CÓDIGO: FOR-SI-010

INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ - INFIBAGUÉ -

FECHA VIGENCIA: 2018/06/12

FICHA TÉCNICA DE INDICADORES POR PROCESO VERSIÓN: 01

DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR

Proceso: GESTION DOCUMENTAL Tipo de Indicador EFICACIA

Nombre del
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL APLICADA CORRECTAMENTE Tablero de Control SI
indicador

Objetivo del Aplicación de las tablas de retencion documental (TRD) Organizar el archivo central de acuerdo con el tiempo relacionado con las
Pertinencia
indicador correctamente al Archivo de Gestion y Central. tablas de retencion documental (TRD)

Definición de
Unidad de medida Porcentaje variables de la Numero de dependencias encontradas en Infibague
Fórmula

Tabla de Retención Documental (Formato FOR-GD-009) aprobada por el

Comitè Institucional de Gestiòn y Desempeño y programación oportuna de
Número de dependencias organizadas de Infibague con TRD transferencias documentales mediante la aplicabilidad de las TRD en los
Fórmula para su Aspectos
aplicada correctamente / total dependencias programadas de Archivos de Gestión. Como resultado se levantará el inventario documental de
Cálculo metodológicos
Infibague *100 cada dependencia en el archivo central, lo cual nos permitirá la consulta e
identificar cuántos archivos de gestión quedan organizados, y el Programa de
Transferencias Documentales.

Grupo de Gestion Documental es la dependencia de INFIBAGUE Periodicidad /

Fuente de los
encargada del procesamiento y divulgación de la información insumo Fechas de Semestral
datos
para el cálculo del indicador. medición

Responsable de Responsable del

generar el Grupo de Gestión Documental seguimiento del Lider del proceso de Gestion Documental - Profesional Universitario.
indicador indicador

BUENO REGULAR MALO

Rangos de
Línea de base 85% Meta 100%
evaluación > o = 100% 84% - 50% < o = 49%
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SEGUIMIENTO AL INDICADOR

Medición
% de
Periodo de Medición Meta del Cumplimiento
Análisis del Resultado Acciones de mejoramiento requeridas Responsable Fecha Limite
indicador

Hacer seguimiento por parte de los superiores

A fecha del mes de Marzo del
Primer Semestre de inmediatos para que los responsables tengan la Responsable del Proceso
100% 2022, tenemos un avance del Junio del 2022
2022 informaciòn institucional organizada, acorde a las de Gestiòn Documental
33%.
Tablas de Retenciòn Documental del Instituto.

Segundo Semestre Responsable del Proceso

100% Diciembre del 2022
de 2022 de Gestiòn Documental

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GRÁFICO DEL COMPORTAMIENTO DEL INDICADOR

FICHA TECNICA INDICADORES POR PROCESO

1
0.9
0.8
0.7
0.6
0.5
0.4
0.3
0.2
0.1
0
Primer Semestre de 2022 Segundo Semestre de 2022
Meta Medición del indicador % de Cumplimiento
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DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR

Proceso: GESTION DOCUMENTAL Tipo de Indicador EFICACIA

Nombre del
EFICIENCIA EN LA ATENCIÓN A CONSULTAS Y REQUERIMIENTOS DE ARCHIVO Tablero de Control SI
indicador

Medir la eficiencia en la atención de consultas y requerimientos del Archivo Contribuir con el buen desempeño del servidor público,
Objetivo del
para satisfacciòn del cliente, tanto interno, como externo e imagen del Instituto. Pertinencia controlando y resolviendo las consultas realizadas por la
indicador
comunidad y los funcionarios a los archivos del Instituto.

No. de consultas documentales atendidas en el tiempo

Definición de
establecido/
Unidad de medida Porcentaje variables de la
No. de consultas documentales
Fórmula
recibidas

El tiempo establecido para la atención de consultas

documentales, es cinco (5) días hábiles; mensualmente se
Fórmula para su (Número de Solicitudes tramitadas oportunamente / Número de Aspectos realiza la recolección de la información proveniente de los
Cálculo solicitudes recibidas) * 100 metodológicos formatos de requerimiento documental que se tramiten en la
dependencia.

Periodicidad /
Fuente de los Formatos FOR-GD-002 Control de préstamo de documentos y devolución
Fechas de Trimestral
datos préstamo expedientes.
medición

Responsable de Responsable del

Lider del proceso de Gestion Documental - Profesional
generar el Grupo de Gestión Documental seguimiento del
Universitario.
indicador indicador

BUENO REGULAR MALO

Rangos de
Línea de base 85% Meta 100%
evaluación > o = 100% 85% - 50% < o = 49%
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SEGUIMIENTO AL INDICADOR
Medición % de
Periodo de Medición Meta del Cumplimient Análisis del Resultado Acciones de mejoramiento requeridas Responsable Fecha Limite
indicador o

De 17 solicitudes sobre control de consulta

Se sigue atendiendo oportunamente,
y prestamo de documentos, oportunamente
Primer trimestre de tanto al cliente externo, como el cliente Responsable del Proceso
100% 100% 100% se resolvieron los mismos 17, dando Marzo de 2022
2021 interno utilizando el formato de control de Gestiòn Documental
cumplimiento a la meta del 100% durante el
de consulta y préstamo.
Trimestre.

Segundo Trimestre Responsable del Proceso

100% Junio de 2022
de 2021 de Gestiòn Documental

Tercer Trimestre de Responsable del Proceso

100% de Gestiòn Documental Septiembre de 2022
2021

Cuarto Trimestre de Responsable del Proceso

100% Diciembre de 2022
2021 de Gestiòn Documental

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GRÁFICO DEL COMPORTAMIENTO DEL INDICADOR

FICHA TECNICA DE INDICADORES POR PROCESOS

100% 100% 100% 100% 100% 100%
100%

90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%
100%

90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%
Primer trimestre de 2021 Segundo Trimestre de 2021 Tercer Trimestre de 2021 Cuarto Trimestre de 2021
Meta Medición del indicador % de Cumplimiento
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DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR

Proceso: GESTION DOCUMENTAL Tipo de Indicador EFICACIA

Nombre del
CUMPLIMIENTO PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION Tablero de Control SI
indicador

Garantizar que INFIBAGUE a través de las Capacitaciones cumpla en

Medir el cumplimiento de las actividades programadas en el Plan
Objetivo del
Institucional de Capacitación y Promover el desarrollo integral del
indicador
talento humano al servicio de INFIBAGUE.
materia archivística y de gestión documental con el ciclo vital de los
Pertinencia
documentos y la implementación de los Instrumentos Archivísticos
para la conservación de la información.

Definición de
N° de Capacitaciones de Archivo ofrecidas / N° de Capacitaciones
Unidad de medida Porcentaje variables de la
programadas.
Fórmula

Es la relación entre el número de personas capacitadas y el número

Fórmula para su (N° de Capacitaciones realizadas / N° de Capacitaciones Aspectos
de capacitaciones programadas en el Plan de Institucional de
Cálculo programadas)*100 metodológicos
Capacitación.

Periodicidad /
Fuente de los
Grupo de Gestión Documental de Infibague. Fechas de Trimestral
datos
medición

Responsable de Responsable del

generar el Grupo de Gestiòn Documental seguimiento del Lider del proceso de Gestion Documental - Profesional Universitario.
indicador indicador

BUENO REGULAR MALO

Rangos de
Línea de base 85% Meta 100%
evaluación > o = 100% 70% - 31% < o = 30%
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FICHA TÉCNICA DE INDICADORES POR PROCESO VERSIÓN: 01

SEGUIMIENTO AL INDICADOR
Medición
% de
Periodo de Medición Meta del Cumplim.
Análisis del Resultado Acciones de mejoramiento requeridas Responsable Fecha Limite
indicador

Se programan las
Continuar con las acciones implementadas
capacitaciones de acuerdo a la
para el cumplimiento del numero de personas
Primer Semestre de disponibilidad de la dependencia Responsable del Proceso
100% capacitadas sobre lo programado con el apoyo de Gestiòn Documental Junio de 2021
2021 y sus funcionarios.
de Contratistas y el Archivo General de la
Nación.

Segundo Semestre Responsable del Proceso

100% Diciembre de 2021
de 2021 de Gestiòn Documental

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FECHA VIGENCIA: 2018/06/12

FICHA TÉCNICA DE INDICADORES POR PROCESO VERSIÓN: 01

GRÁFICO DEL COMPORTAMIENTO DEL INDICADOR

FICHA TECNICA INDICADORES POR PROCESO

100% 100%
1
0.9
0.8
0.7
0.6
0.5
0.4
0.3
0.2
0.1
0
Primer Semestre de 2021 Segundo Semestre de 2021
Meta Medición del indicador % de Cumplim.
0.5
0.4
0.3
0.2
0.1
0
Primer Semestre de 2021 Segundo Semestre de 2021
Meta Medición del indicador % de Cumplim.