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SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN VIGENCIA 2022

OCTUBRE A DICIEMBRE 2022

I
PROCESO
AREA -

T INDICADORES DE
ACTIVIDAD META RESPONSABLES DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES OCTUBRE DICIEMBRE
E SEGUIMIENTO
M

1. Revisión, aprobación, Los procesos de Gestión Documental se realizaron en un el 100%. Se efectuó la Investigación
socialización e Tablas de retención Mesa Directiva, Tablas de retención preliminar sobre la institución, el Análisis e interpretación de la información recolectada y la
Gestión
implementación de las documental Secretaria General, documental elaboración de las Tablas de Retención Documental.
Documental
tablas de retención implementadas encargada de archivo implementadas 100% Con la Resolución 040 de 2022 se reglamentó el comité interno de archivo.
1 documental TRD Ver Anexo Resolución 040 de 2022
El Programa de Gestión Documental PGD de la Asamblea departamental de Santander, argumenta
la importancia de la realización de diagnósticos a la Gestión Documental y Administración de
2. Socialización e Plan de Gestión
Mesa Directiva, Plan de Gestión
archivos de la organización.
Gestión implementación del Plan Documental Desarrollo de entrevistas de los funcionarios de cada unidad administrativa, con el objetivo de
Secretaria General, Documental Socializado
Documental de Gestión Documental Socializado e recolectar información importante para la formulación del PGD a partir de las necesidades existentes
encargada de archivo e Implementado
PGD Implementado en la identificación de las diferentes problemáticas existentes, que permitan dar con la solución y
avanzar en una eficiente administración documental.
1 Ver Anexos - Programa de gestión documental 2020-2023
Se sugiere implementar los archivos de acuerdo a lo establecido en la Ley 594 de 2000, Ley General
de Archivo.
Gestión 3. Mantener actualizados Trasferencias Mesa Directiva,
Archivos de gestión Se presentará en el comité interno de archivo para establecer fechas para que las diferentes áreas
los archivos de cada documentales al Secretaria General,
Documental actualizados que conforman la Asamblea entreguen al Archivo.
dependencia archivo de gestión encargada de archivo
Ver Anexo. Convocatoria al comité de archivo para aprobación de tablas de retención y cronograma
1 para trasferencia de archivos
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Gestión 4. Realización de Comité Comité de gestión

Mesa Directiva, La convocatoria al Primer Comité Interno de Archivo, se realiza para establecer sus directrices y
de Gestión Secretaria General, Cumplimiento 100% aprobación de TRD Y TVD.
Documental documental
1 Documental encargada de archivo Ver Anexo. Convocatoria comité de archivo
5. Desarrollar Se recibió capacitación de las RTD Y TVD, se realizó con la Sra. Mercedes Martínez Correa,
capacitaciones virtuales y Capacitación de los
Gestión Secretaria General, No. de capacitaciones Coordinadora Grupo Gestión Documental, Secretaria General, Gobernación de Santander, en el mes
o presenciales en temas formatos (MECI),
Documental encargado de archivo realizadas de febrero de 2022 a todos los funcionarios de la Asamblea Departamental de Santander.
relacionados con Gestión MIPG
Ver Anexo. Capacitación Tablas RTD
1 documental
Se sugiere implementar un plan de digitalización, para asegurar que el proceso cumpla con los
estándares y controles técnico que exige la norma y asegurar su eficiencia en el producto esperado.
Gestión 6. Sistematización del Digitalización de los Secretaria General, Sistematización del Se han escaneado Ordenanzas, Hojas de vida, Actas y Resoluciones.
Documental archivo de la secretaria archivos encargado de archivo archivo Los documentos digitalizados, se han venido subiendo a la web de la asamblea. En la página de la
general
Asamblea de Santander se encuentran expedientes del año 2022 2021 2020 2019 y r.
1 Ver Anexo. Digitalización de Archivos

No. De auditorías Seguimiento al cumplimiento del Manual del Sistema de Control Interno – MECI implementado
Fortalecimiento del 1. Mantener el Modelo ejecutadas no, de Mesa Directiva, Se realizaron cuatro procesos: Financiera, Jurídica y contratación, Estudio y Aprobación De
Sistema de Control Estándar de Control MECI
auditorías Secretaria General Ordenanzas y Talento Humano. Así mismo, se Socializo el informe de auditoría.
Interno Institucional Interno MECI programadas Ver anexos: Informe de los cuatro procesos auditados
2
Continuar con la socialización de temas – MECI (MANUAL, actividad a desarrollar en el cuarto
Fortalecimiento del 2. Realizar Realizar tres Mesa Directiva, Sensibilización en temas trimestre de 2022. teniendo como adicional un tema importante y es sobre la gestión de riesgos)
Sistema de Control sensibilización virtual y o sensibilizaciones Secretaria General relacionados al MECI Ver Anexo Manual de Gestión Del Riesgo
Interno Institucional presencial en temas MECI
2 Ver anexo Manual Del Sistema De Control Interno MECI

Fortalecimiento del 3. Programación e Se auditaron cuatro procesos: Financiera, Jurídica y contratación, Estudio y Aprobación De
Sistema de Control implementación de Realizar dos auditorias Secretaria General Plan de auditoría interna Ordenanzas y Talento Humano. Socialización del informe de auditoría.
Interno Institucional auditorías internas Ver anexos: Informe de los cuatro procesos auditados
2
Celebración de comité de control interno en fecha 23 de junio de 2022 y 28 de octubre de 2022
Fortalecimiento del Aprobación de la Resolución No. 035 de 2022 “por medio de la cual, se crea el comité Institucional
Sistema de Control 4. Ejecución de comité de Realización de una Mesa Directiva, Activación Comité del
de Control Interno”
control interno reunión de comité Secretaria General control interno
Interno Institucional Ver Anexo Resolución No. 035 de 2022
2 Ver Anexo Acta Comité CICI y citación a comité
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Fortalecimiento del
Sistema de Control 5. Presentación de 100% de información Mesa Directiva,
Informes
Presentación de la totalidad de informes de Ley
informes de ley presentada Secretaria General Ver Anexos Informes Rendidos
2 Interno Institucional
Cumplir el 100% de En el desarrollo de las actividades que se deben realizar para el normal funcionamiento de los
1. Sostenibilidad saneamiento contable,
Dirección
procesos y procedimientos financieros, estos han sido ejecutados en un 100%, por tanto, es
financiera bajo el marco según normatividad y oportuno indicar que los resultados esperados son satisfactorios, en lo que respecta a manejo
Sistema Financiero Administrativa y 100% Cumplimiento
normativo para entidades parámetros de la presupuestal, contable y de pagaduría, cada área a podido trabajar en lo concerniente a sus
Financiera
del gobierno Contraloría General de funciones.
3 la Nación Ver Anexo Avance Sistema Financiero
2. Ejecución del Presupuesto aprobado
presupuesto de ingresos Se ha ejecutado el 87.99.9% de presupuesto aprobado para la vigencia 2022
/ presupuesto Ejecución del
Sistema Financiero y gastos de la Asamblea Presidencia 8.555.961.777/8,469,185,098=87.99.9%
ejecutado presupuesto
de Ver Anexo Ejecución Presupuestal – Gastos
3 Santander
3. Actualizar y mantener Cumplir con el 100%
las políticas financieras y aplicando las políticas Dirección 100% actualizadas y
Se han aplicado las políticas financieras y administrativas, por parte del área de contabilidad,
administrativas según actualizadas, según presupuesto y tesorería, las cuales están siendo actualizadas cada vez, que la Contraloría General
Sistema Financiero Administrativa y mantenidas las políticas
normatividad de la las indicaciones de la de la Republica y la MHCP efectúen modificaciones.
Financiera financieras
Contaduría General de la Contraloría General de Ver Anexo Avance Sistema Financiero
3 Nación la Nación
4. expedición del 100% Dirección
Valor total solicitado CD=/8,469,185,098/8.469.185.098
de los CDP CP OC Expedición del 100 % Administrativa y
Sistema Financiero igual al valor total CP=/8.469.185.098/8.469.185.098
solicitados en la oficina de Financiera
expedido OC= 8.469.185.098/8.469.185.098
presupuesto Oficina de presupuesto
3 Ver Anexo Ejecución Presupuestal - Gastados
1. Seguimiento y control 100% inventarios
a los inventarios de bienes actualizados Mesa Directiva,
En el desarrollo del inventario, se identificó la ubicación de bienes en las instalaciones de la
Almacén e muebles e inmuebles Seguimiento dos veces Secretaria General, Inventario de muebles,
Asamblea del departamento,
inventario pertenecientes a la por año Responsable de enceres y bienes
Anexo comunicación interna de informe de inventario
Asamblea Departamental Inventarios
4 de Santander

2. Realizar las bajas de
activos deteriorados e
Almacén e
inventario inservibles de la Asamblea
Departamental de
4 Santander
3. Realizar la entrega de
Almacén e bienes inservibles al
inventario Departamento de
4 Santander
Funciones 1. Programa de sesiones
Constitucionales y ordinarias y
Legales Asamblea extraordinarias a
Departamental De realizarse durante la
5 Santander vigencia 2023
2.Programación de las
Funciones sesiones
descentralizadas
Constitucionales y
aprobadas,
Legales Asamblea
dentro de los
Departamental De
periodos de
Santander
sesiones
5 ordinarias
3.Realizar el Control
Funciones Político y de Gestión a los
Constitucionales y funcionarios de la
Legales Asamblea Administración Central e
Departamental De Institutos
Santander Descentralizados del
5 Orden Departamental
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Mesa Directiva,
% de inventarios Secretaria General, Informe Inventario de Se realizo el inventario de bienes y equipos de oficina
depurados Responsable de equipo de oficina Anexo comunicación interna de informe de inventario
Inventarios
Mesa Directiva,
Se realizo el inventario de bienes inservibles
Secretaria General, Resolución de inventario
100% de inventarios Se elaboro resolución y o procedimiento de inventario de reintegro y de bajas
Responsable de de reintegro y de bajas
Anexo comunicación interna informe de inventario
Inventarios
La Asamblea Departamental de Santander, dio cumplimiento al compromiso de realizar sesiones
100% de las sesiones Sesiones realizadas
Mesa Directiva, descentralizadas, según cronograma establecido
establecidas en la igual a Sesiones
Secretaria General Ver anexo cronograma de sesiones y consultar el Informe de Gestión de Comunicaciones periodo
vigencia programadas
octubre a diciembre 2022
La Asamblea Departamental de Santander, dio cumplimiento al compromiso de realizar sesiones
Realización de cinco Número de sesiones
Mesa Directiva, descentralizadas, según cronograma establecido
sesiones descentralizadas
Secretaria General Ver anexo cronograma de sesiones y consultar el Informe de Gestión de Comunicaciones periodo
descentralizadas realizadas
octubre a diciembre 2022
Número de debate de La Asamblea Departamental de Santander, en el periodo octubre a diciembre de 22, realizo los
100% de los Control Político No. debates de control político
Secretaria General
funcionarios citados sector central e institutos Anexo consultar el Informe de Gestión de Comunicaciones periodo octubre a diciembre 2022 y
descentralizados cronograma
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La Asamblea Departamental de Santander, ha venido desarrollando las actividades de Suscripción

Funciones 4. Recepción, reparto, 100% de proyectos Mesa Directiva,
Número de proyectos
de las ordenanzas aprobadas en plenaria
Constitucionales y estudio y decisión de los aprobados en plenaria y
radicados en la Secretaría General, En periodo octubre a diciembre 2022, se elaboraron 91 proyectos de ordenanzas
Legales Asamblea proyectos de Ordenanza Número de proyectos
secretaria, aprobados Secretarios de
Departamental De presentados radicados en Secretaria
en plenaria Comisión Consultar Informe de Gestión de Comunicaciones periodo octubre a diciembre 2022 y anexo relación
Santander en plenaria General
5 proyectos de ordenanza
Funciones
La Asamblea Departamental de Santander, ha venido desarrollando las actividades de Suscripción
Constitucionales y 5.Suscripción de las 100% de ordenanzas Mesa Directiva, Porcentaje % de de las ordenanzas aprobadas en plenaria
Legales Asamblea ordenanzas aprobadas en
aprobadas Secretaría General Ordenanzas aprobadas Consultar portal web corporación link Archivo - Asamblea de Santander o el anexo Informe de
Departamental De plenaria Gestión de Comunicaciones periodo octubre a diciembre 2022
5 Santander
Funciones 6. Elaboración,
aprobación, suscripción y La Asamblea Departamental de Santander, ha venido desarrollando las actividades de Elaboración,
Constitucionales y Secretaria General Porcentaje % de
archivo de los informes 100% de actas aprobación, suscripción y archivo de actas de comisión.
Legales Asamblea Miembros y secretarios informes y actas
de Comisión, actas de aprobadas Consultar portal web corporación link Archivo - Asamblea de Santander o el anexo Informe de
Departamental De de Comisiones aprobadas y archivadas
comisión y las actas de Gestión de Comunicaciones periodo octubre a diciembre 2022
Santander
5 las sesiones plenarias
Funciones
Constitucionales y 7. Grabación de las Secretaria General
sesiones de comisión, 100% de sesiones Secretarios de Porcentaje % de Grabación y posterior trasmisión en Redes Sociales (Facebook live) de las sesiones plenarias
Legales Asamblea
plenarias y grabadas Comisión Personal de sesiones grabadas Ver Anexo: Informe de Gestión de Comunicaciones periodo octubre a diciembre 2022
Departamental De
descentralizadas sonido y Grabación
5 Santander
Funciones
Constitucionales y
8. Requerimiento al No. de requerimientos al
Contralor Departamental Mesa Directa, contralor en el año, para La asamblea departamental de Santander no efectuó requerimiento al contralor en el año, para que
Legales Asamblea Dos (2)
para que informe sobre el Secretaría General que informe de sus informe de sus funciones
Departamental De
ejercicio de sus funciones funciones
5 Santander
9. Revisar Ordenanzas
Funciones que incluyan presentar un
Constitucionales y informe a la Corporación 100% de las Secretaria General y se hace la relación de proyectos remitidos a cada comisión con su respectivo ponente
Porcentaje % de
Legales Asamblea en Sesiones Ordinarias y ordenanzas que Secretarios de Anexo Proposiciones 2022
cumplimiento de la meta
Departamental De preparar las incluyan informes Comisión Anexo Informe Secretaria General
Santander proposiciones para los
5 debates respectivos
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10. Aprobación del

presupuesto de la
Funciones Administración Central para
el periodo 2022, adiciones Presupuesto 2023
Constitucionales y
presupuestales, que tenga Aprobación aprobado y adiciones Se aprobó mediante Ordenanza No. 53 de 2022 el Presupuesto Departamental para la vigencia 2023
Legales Asamblea Asamblea en pleno
el presupuesto del año presupuesto año 2023 presupuestales 2022 Ver anexo Ordenanza 53 De 2022
Departamental De
2021 acatando las normas aprobadas
Santander
de presupuesto y demás
asuntos de carácter
5 presupuestal
Funciones
Constitucionales y
11. Elección del Secretario Vinculación de Elección del Secretario General de la Asamblea Departamental de
General de la Asamblea Proceso de selección
Legales Asamblea secretario general Asamblea en pleno Santander vigencia 2023
Departamental de convocado y elección
Departamental De vigencia 2023 Ver anexo
Santander vigencia 2023
5 Santander
Funciones 12. Revisión, actualización,
Constitucionales y aprobación e Reglamento interno 100% de cumplimiento Se aprobó el reglamento interno mediante la Ordenanza No. 045 del 24 de octubre de 2022
Legales Asamblea implementación del Asamblea en pleno
actualizado de la meta Ver anexo ordenanza
Departamental De reglamento interno de la
5 Santander corporación
Funciones 13. Participación de la Participación de la
Asamblea Departamental Mesa Directiva
Constitucionales y Asamblea
de Santander a la Diputados, Secretario 100% de cumplimiento
Legales Asamblea Departamental de Proceso de elección del Secretario General de la Asamblea del Departamento 2023
Confederación Nacional de General, Asesores de la meta
Departamental De Santander a
Asambleas y Diputados de Jurídicos
Santander CONFADICOL
5 Colombia CONFADICOL

14. Verificar el
cumplimiento de los
Funciones mecanismos de rendición la obligación de rendir
de cuentas por parte de
Constitucionales y
los diputados con el fin de ciudadanía, según los Diputados y Secretaria 100% de cumplimiento
Legales Asamblea
contribuir a la
Departamental De
transparencia y garantizar en la ley 1757 de 2015
Santander
el acceso de la
ciudadanía a la gestión
5 del corporado públicos
1. Suministrar la
información requerida por
Defensa de los los diferentes
intereses de la actores de procesos
Asamblea En Los judiciales y extrajudiciales,
Procesos Judiciales Ejercer una defensa
Que Reposen En técnica, basada en la
Las Diferentes normatividad y
Instancias jurisprudencia vigente,
aplicable a cada caso
6 concreto
Defensa de los 2. Realizar el proceso de
intereses de la contratación de las
unidades de apoyo
Asamblea En Los
Procesos Judiciales normativo y de apoyo a la contratos para unidad
gestión observando y
Que Reposen En
cumpliendo la normativa
Las Diferentes
Instancias jurídica y jurisprudencial
6 vigente
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Los diputados tendrán
cuentas a la Informes de Gestión de Rendición de Cuentas presentados por los Diputado en portal web
institucional link
términos establecidos Genera de la meta Archivo - Asamblea de Santander
Ver Anexo pantallazo rendición de cuentas
y la presente
ordenanza
La Asamblea del Departamento de Santander, Frente a los distintos procesos judiciales en los que
es parte (nulidades simples, nulidades electorales, tutelas…), ha venido acatando los términos
procesales y ha atendido autos y sentencias
Presidente, Secretaría
100% de Porcentaje % de - Se realiza seguimiento periódico a los procesos judiciales
General, Asesores
requerimientos requerimientos atendidos - Se asiste a audiencias virtuales
Jurídicos
- Se da contestación a demandas judiciales y tutelas, se interponen alegatos y recursos,
Ver anexo Informe Jurídico Procesos Judiciales
Celebración de contratos de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión y de
unidades de apoyo normativo.
100% elaboración de
Presidente, Secretaría Los contratos se encuentran publicados en portal Secop II junto con los respectivos anexos.
General, Asesores
Porcentaje % de
De manera mensual se efectúa la revisión de cuentas y verificación de los pagos al sistema de
de apoyo normativo cumplimiento de la meta
Jurídicos seguridad social
requeridos
Ver Anexo Informe Contratación 2022
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3. Cumplir los
procedimientos y La Asamblea del Departamento de Santander, Frente a los distintos procesos judiciales en los que
Defensa de los
actuaciones es parte (nulidades simples, nulidades electorales, tutelas…), ha venido acatando los términos
intereses de la
administrativas tendientes 100% de cumplimiento procesales y ha atendido autos y sentencias; de igual manera frente a requerimientos emitidos por
Asamblea En Los Presidente, Secretaría
a emitir las decisiones a los procedimientos y 100% de cumplimiento entes de control.
Procesos Judiciales General, Asesores
para el cumplimiento de actuaciones de la meta
Que Reposen En Jurídicos
las competencias administrativas Ver anexo Informe Jurídico Procesos Judiciales
Las Diferentes
Instancias constitucionales y legales
asignadas a la asamblea
6 departamental
Número de actividades Mesa Directiva,
Seguridad y Salud
1. Revisión, actualizaciónprogramadas / número Secretaría General, Se encuentra actualizado el Plan de Bioseguridad para la Asamblea Departamental de Santander.
e implementación del plan Plan de bioseguridad
en el Trabajo de actividades responsable del Ver anexo Plan De Bioseguridad
7 de Bioseguridad ejecutadas SGSST
Mesa Directiva, La actividad se realizó una única vez, de acuerdo a la normatividad legal vigente resolución 312 del
Seguridad y Salud 2. Evaluación del sistema 100% de cumplimiento
Secretaría General, Evaluación del sistema 2019
en el Trabajo del SG SST responsable del SGSST Evaluación del sistema del SG SST – Estándares Mínimos SG-SST
7 SGSST Ver evidencia tabla de valores y calificación Estándares Mínimos SG-SST
Mesa Directiva,
Seguridad y Salud 3. Establecer y ejecutar el Secretaría General, Plan de Trabajo de
Se ha venido desarrollando actividades programadas en conjunto con el apoyo de la ARL, como son
plan anual de trabajo de 95% de cumplimiento capacitaciones, inspecciones locativas, inspecciones de rutas de evaluación y seguimiento a la
en el Trabajo responsable del SGSST
SG SST elaboración del plan de trabajo (de manera mensual).
SGSST
7 Ver Evidencia Plan De Trabajo capacitaciones con la ARL

Mesa Directiva, Ejecución del Plan de Trabajo para realizar la medición del sistema SG SST previa a la realización
Seguridad y Salud 4.Ejecución de Auditoría 100% de cumplimiento
Secretaría General,
Plan de Auditoría
de auditoria
en el Trabajo interna de SG SST responsable del
SGSST Ver Evidencia Plan De Trabajo con la ARL- informe asesoría en la elaboración de rutas y
7 procedimientos de evaluación
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Se socializaron los beneficios de 0 papel con la finalidad de que los mismos trabajadores y
Mesa Directiva, contratistas de la corporación aporten diferentes estrategias o ideas que contribuyan al ahorro del
Disminuir el consumo
1. Diseño e del papel en las
Secretario General,
Porcentaje% de
papel.
Gestión Ambiental implementación de la Diputados, Estrategias para implementar en 2023
dependencias de la cumplimiento de la meta
estrategia cero papeles funcionarios, cps y - Anexos de evidencias de cuentas de cobro en medio digital
corporación
unidades de apoyo - Respuestas a PQRS en medio electrónico en la medida de lo posible
- Comunicaciones internas de comités vía WhatsApp
8
1. Sistematización del
Prensa Y Digitalización de los Asesores en Medios Se ha venido realizando la digitalización de documentos
archivo de la Secretaria Porcentaje% de
Comunicaciones archivos de Comunicación Ver Anexo Informe de Gestión Documental de octubre a diciembre 2022
9 General cumplimiento de la meta
- Se realizó la publicación y actualización de ponencias,
- proyectos de ordenanza, ordenanzas en el portal web de la Asamblea.
- Se realizó la publicación de formatos y carpetas CONTROL INTERNO en el portal web de la
Asamblea.
- Se realizó la publicación de contratos en el portal web de la Asamblea.
Prensa Y 2. Actualización Página 100% página web y Asesores en Medios Porcentaje % de - se realizó la publicación de proposiciones en el portal web de la Asamblea.
Comunicaciones Web redes sociales de Comunicación cumplimiento del objetivo - En el menú del portal web, se creó la pestaña rendición de cuentas
- Se actualizó la información en las páginas internas de cada uno de los Honorables Diputados
- Se realizó la actualización del formulario de PQRS, de la información del Directorio Institucional,
del calendario de eventos de la web de acuerdo a las sesiones programadas
Ver Anexo Informe de Gestión Documental de octubre a diciembre 2022
9
3. Elaboración y emisión Presidente, Secretaria
Porcentaje % de
Prensa Y de los boletines de prensa 100% de cobertura General, Asesores en Se redactaron y publicaron cuatro boletines de prensa
cumplimiento de lo
Comunicaciones para los medios de informática medios de Ver Anexo Informe de Gestión Documental de octubre a diciembre 2022
establecido
9 comunicación comunicación
Difusión en redes de sesiones ordinarias, debates de control político, estudios de proyectos de
4. Creación y difusión de
Prensa Y Asesores en medios Porcentaje % de ordenanzas, sesiones plenarias, elección de mesa directiva.
información en redes 100% redes sociales
Comunicaciones de comunicación cumplimiento del objetivo Ver Anexo Informe de Gestión Documental de octubre a diciembre 2022
sociales
9