GESTION PLANEACION ESTRATEGICA | FECHA: 04/04/2022 VERSION: 1 FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION CODIGO: F-GPE-02 [PAGINA: 1 de 16 L = 1 ae ns ae | SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION VIGENCIA 2022 ABRIL A JUNIO DE 2022 9 8 | rem é 8 ACTIVIDAD META RESPONSABLES | 'NDICADORES DE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ABRIL A JUNIO = T ‘proceso de Gestién Documental, es decir) | inar sobre la institucién; | Andiisis © rmacion recolectada y Elaboracién de las Tablas de Retencién Documental. ‘Se realizo reunién con secretaria general sobre la necesidad de) a elaboracién del Reglamento intemo de Comité Interno para su z convocatoria, a 1, Revisi6n, | a . ‘ ; 3 | SAREE, [rateertemin| saree. | raecoraan SLSRETRMEISOTE 8 sty ren rnp 1 8 inplsmerisconde | Sieumental” | secelaria genera, TABGS Cave : | 8 lesions | ,cprcbaase | encagada do” | nplomertadas 100% |Las TRO Y TVD, deberin ser ackusizates de acusto @ lot Ss retencién documental Inpleneniadag: wm cambios en la estructura administrativa de la Asamblea, para su & TROD respectiva aprobacién ante el Comité Interno de Archivo 6 Ver: | ANEXO 1. TRD ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER ANEXO 2. REGLAMENTO INTERNO DE COMITE INTERNO DE ARCHIVO ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER | DEBIDAMENTE AJUSTADO POR LA JURIDICA DE LA) ASAMBLEA J Bhp sTAsamiteRn Santana © cate 378 9-38, corca Rovira @Boeosemoieasontsnder, @ womssambleadesantandergoves 7 SwasimmeseGESTION PLANEACION ESTRATEGICA | FECHA: 04/04/2022 ] FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION | VERSION: 1 | CODIGO: F-GPE-02 | PAGINA: 2de 16 | El Programa de Gestién Documental PGD de la Asamblea| dlepartamental de Santander, se tomd como referencia el modelo | sugerido en el Manual de impiementacién de un Programa de | Gestion Documental del Archivo General de la NaciOn, en el que se | 2 argumenta la importancia de la realizacién de diagnésticos a la| z Gestion Documental y Administracién de archivos de la| Z lorganizacién, a través de entrevistas de jos funcionarios de cada| 2 Unidad administrative, con el objetivo de recolectar informacién | 3 mploreioerde | Taegeesston | MesaDireciva, | bien de Gestion | mporante para la fommuleion del POD a pert do es necetdades| 8 inplenmctaat cel alvadse | caeartagener*! | Documental Socializado e | existentes on la identficacién de las diferentes problematicas que 8 Plan de Gestién socializado @ encargada de yer en a Were ol inlet inher Zz Documental PGD | — Implementado archivo Reta Son is CROFT verre en, a aticlacée sciinistracs & documental. La implementacion se realizaré una vez sean = aprobadas las TRD Y TRD en el comité Intemo de Archivo. g COMITE INTERNO DE ARCHIVO ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER. Ver: ANEXO 3. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2020-2028 Z | Be | 3. Mentener Transferencias | _ Mesa Directiva, ‘Se sugiore implementar los archivos de acuerdo a lo establecido en | ea actualizadosles | gocimentales al | Se0*Statia general, | Archivos de gestién | la norma. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivo. Se presentaré Bs archives de cada | eer | encargada de actualizado —_| en el comité interno de archivo para establecer fechas para que las 58 dependencia, adie archivo diferentes areas que conforman la Asamblea entreguen al Archivo. 8 | | z& Mesa Directiva, és | $a 4. Realizacién de ’ re realizar reunién con personal de la secretaria general, Sz | Comité de Gestion | Comité de Gestion | secretaria general, |G, mpimiento 100% , control interno, recursos humanos, calidad y archivo para 2 a jocumental (3) | encargada de Pane ag ane | © cate 3749-26, Garcia Rovira wwwasamblendesantandergovco Of cm = §— G]Jescambicssantanser agp UNNIGESTION PLANEACION ESTRATEGICA FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION "| FECHA: — 04/04/2022 ] fe VERSION: 1 = See CODIGO: F-GPE-02 Sbeeueibs Se recibié capacitacién de las TRD Y TVD, por parte de la Sra. | cit capactaciones Mercedes Martinez Correa, Coordinadora Grupo Gestién s Documental, secretaria general, Gobemnacién de Santander, en el Z I, 4 2a resonaeen | ec eeataciones de | Secretaria General, | 4 de capactaciones | mes de febrero de 2025 a todos los funconaros de le Assntblea 1 bs Presenciales en los formatos (MECI), | encargado de fico Reperne nel oe Beaver 83 temas relacionados MIPG archivo realzacae pertarnental de Sankar 8 ‘con Gestion ers | | socumental ‘ANEXO 4. CAPACITACION TABLAS DE RTD. ae pace a ‘Se sugiere implementar un plan de digitalzacién, para asegurar que el procaso cumpla con los esténdares y controles técnico que exige | i la norma y asegurar su eficiencia en el producto esperado.| . Se ha digitalizado archivo que conforma Ordenarzas, Hojas de z i 1 gs S.Sleegrestoncin det | s*cimaroade ae’ | Sistematizacion det |vida, Actas y Resolucones. Los documentos digiaizados se han | 5 | j archivo vyenido subiendo a la web de la Asamblea Departamental de 5 | 83 secretaria general | era 8 | | Ver: | — Hes ANEXO 6. DIGITALIZACION DE ARCHIVO 2 | | z | 5 4, Mantener el # auditorias Se actualizo el Manual del Sisteria de Control Interno —MEC! a | 2 Modelo Estandar de | ejecutadas!#de | Mesa Directiva | ea 3 Control Intemo - auditorias secretario general | Ver: £ MECI programadas M-Ge-01 Manual Del Sistema De Control Interno -MECI z 8 tt Es i siete ia ae ae Oy Atha BeeneGESTION PLANEACION ESTRATEGICA | FECHA: 04/04/2022 | VERSION: 1 | FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION CODIGO: F-GPE-02 | PAGINA: 4de 16 CONTROL INTERNO | Mesa Directiva | SENSIBILIZACION EN secretario general TEMAS MECI ‘Se pubblico en la pagina web de la Asamblea, la presentacion frente | para conocimiento de todos los funcionarios, asi mismo por correo electrénico, se les envi6 la ruta del mismo, Ver: Anexo M-GE-01 Manual del sistema de interno -MECI CONTROL INTERNO 2auditorias | Secretario General | PLAN DE AUDITORIA Previa aprobacién del Comit Vigencia 2022, cuyas euditoras micaran & partir del mes de julio de 2022. Ver: Anexo Resolucién Comité CONTROL INTERNO 1 Reunién del Mesa Directiva ACTIVACION DEL Comite secretario general COMITE | Anexo M-GE-02 Manual del desarralio de Ja auditoria de la oficina | | de control interno ‘Con la slaboracién de ia Resolucion No 035-2022 dea Comité institucional de Control eguin consta en el acta No 1 de 2022, en donde los temas principales a reviser y eprobar fueron: Resolucién de! Comité institucional de Control Intemo, Plan anual de auditoria Vigencia 2022, Actualizacién del Manual del Sistema de Control interno = MECI y Manual de Auditoria interna Ver: | Durante el segundo trmestre de 2022, se dio cumplimiento mensual ao al reporte del formato F18_CGS Deuda publica a la Contraloria Ee 100% de informes | Mesa Directiva ReOmES General de Santander. a presentados | secretario general = 2 2 oe Anexo evidencias reporte mensual ala contraloria de Santander @Q catio37# 9-28, arcin Rovira GB vrwasambleadesantandergovco Cea Zoxmvearnwr ei,GESTION PLANEACION ESTRATEGICA [ FECHA: 04/04/2022 FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION F-GPE-02 1 | ] En el desarrolo de todas las actividades que se deben | normal funcionamiento de los procesos y 2 Cut 00% farcinon as pou ou GOR or $5 contables segin Direccién indicar que los resultados esperados son satis 3 pecta tal, contable y de pagaduria, por 3 BS marco normativo para | normatividady | Administrativa y | 100% Cumplimiento | f@8Pecta @ manejo presupues Bs entidaciog dil panes dele sllsaik cuanto cada area ha pocido trabajar en lo concerionie 2 sus z gobierno Contacrie General - | dela Nacién Nee = ace | Hes ‘Anexo Avance Contabilidad <2 2.Ejecuci6n del | | Se ha ejecutado un 41% del presupuesto aprobado para vigencia su presupuesto de Presupuesto | 3 BS ingresos y gastos de | probado/presupuest | _Presidencia Ejecucién del presupuesto | Ver: | BS la Asamblea de © ejecutado Anexo ejecucién presupuestal gastos = Santander i i Hace cer acoome i te HEE ‘Se han aplicado las politicas financieras y admit tivas, por parte 3. Actualizar y a allt de drea de contabilidad, presupuesto y tesoreria, las cuales estén 2 mantener las politicas | 9P! siendo actualizadas cada vez que la Contaduria General de la $& potiticas su financierasy | seuaheauce segin |, ,Direccién 100% actualizadas y | Nacién, la Contraloria General de la Republica y el MHCP haga | 3 BS ectvalzades, seain | agminisvatva y | mantenidas les polices | moaficaciones as la Contaduria Financier financieras cs dela Nacién one Ver: | Lt Baal ECs o ‘Anexo Avance Contabilidad 2 | Direceién (CD =3.536.747.257 / 3.536.747.2857 fF £& eee | Administrativa y (CP=3.511 386.223 / 3.511.386,223 | | BS Expedicién del Financiera Valor total solicitado/ Valor | 9¢=3,027.067.423 / 3.027.067.423 | ‘ be pometedte en la 100% total expedido : ae Pees Oficina de Ver: | oe eee ee Presupuesto Anexo sjecucién presupuestal gastos por agrupaciones J © colic 374 9 - 38, Garcia Rovira @ womasambloadesantandergovea OG =| GZ) osombiessrandor ag NOIDFECHA: 04/04/2022 a tt GESTION PLANEACION ESTRATEGICA [eee ‘reat VERSION: 1 bala CODIGO: F-GPE-02 FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION LPAGINA: 60 16 | 7. Seguimiento y T control alos 10096 inverderioe. Se realiz6 el inventario por oficina y se diligencio el formato de los inventarios de bienes | 100% Inv Mesa Directiva, muebles, enceres y bienes. musbies ¢ Inmuebles tzados | socrataria general, | Inventario de muebles, ALMACEN E INVENTARIO. Pertenecientes @1@ | se auimiento 2 responsable de enceres ybienes. | | Ver: Asamblea Inventarios Departamental de | Ye0®s por arto /Anexo certficacion inventarios Santander ae cain ae 2Realizar las bajas ze Total | Mosa Directva BE eerste Ga | %deinventarios | secretaria general, | informe Inventario de | NO S®realizb bejas en los meses de abril a junio. 3a heerblee depurados responsable de equipo de oficina | gp, 22 | Departamental de eenisitoe lnventarios Asamblea __ Santander ‘Anexo certficacién Inventarios wo de abril a ju li bi 22 af iosa Dbeohea: En Jos meses de bri a junio no se realizaren envegas de bienes as de bi 100% de inventario | Se¢retaria general, | Resolucion de inventario $a al Departamento de responsable de ' | de reintegro y de bajas. | yer, 32 Santander | Inventarios Iisseeeeeeeete ae ‘Anexo certficacién Inventarios see | z 5 | BS osh Sl 1p 4 \¥o,¢08 8 ohetitead 100% de I Se dio cumplimiento al cronograma de abril peered 8 las mp negra a junio. Segag chy emmgumey| "cme | Messe, | gy SMe, er SESSSEZE| coisas darantcla | establecidasenla | secretaria general raamarhoaee 52545 << S| realzarse durartela | OP rence prog ‘Anexo Cronograma Abril zs % &| vigencs | ‘Anexo Cronograma Mayo iS f ae ect ee ‘Anexo Cronograma Junio eeaee| @ cotie 374 9 - 36, Garcia Rovira GB wwwasamblondesantandergov.ce OG NEI §— (GS) @acombtessantander aTGESTION PLANEACION ESTRATEGICA FECHA: 04/04/2022 VERSION: 1 FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION ‘ll F-GPE-02 copIGo: ; | PAGINA: 7 de 16 ect ze BO2GES | tassesiones : : ; vee S3S2EE | cewenranion | PesieasonseS | sapiociva | Niro desesees ZESRES | eorobades dentode | sescenralzadas | *2tvelria general realizadas ‘Anexo Cronogrema Abril 5g>325 los periodos de eZo¢s ‘Anexo Cronograma Mayo ge u a ‘sesiones ordinarias Anexo Cronagrama Junio Za Ze | 3, Realizar el Control ‘Se hace la relacién de los debates de control politico que se g $ 2 a8 3 Politico y de Gestion Niimero de debate de | falizaron de abril a junio. 83a Kano O50ne 100% de los Control Politico/No, sector : Seu2 Ee fenconats ol Secretaria General Ver: 225223 Anexo lfome Sesiones sogune vineste SY YG | Orden Departamental at et Yo ay ‘Se aprobaron 10 proyectos de abril a junio de 2022. 8 ’ BEG gee |< Recreen ra | 100% ae proyectos Numero de proyectos | ver 6832 aa | peptyecusde radicados en la probadas en plenaria/ Seeses ‘onienee secretaria, Namero de proyectos | Anexo Proyectos Ordenanzas 2b %es pfecartadoe oi ‘aprobedos en meutiee radicados en secretaria | | BBE 888 poles plenaria General SS" @ cote 378 9-28, careia Rovira fe Gorm | © wwwasamblendesantandergovceGESTION PLANEACION ESTRATEGICA FECHA: 04/04/2022 VERSION: 1 FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION | CODIGO: F-GPE-02 ie PAGINA: Bde 16 | @ 3 Be E & | | ‘Se aprobaron 11 ordenanzas de abril a junio de 2022. | | zogua2 5. Suscripcién de las | 100% de | ate \s | SBgeaé ordenerzes Burda Mesa Directiva, % de Ordenanzas | SSez2 aprobadas en kobre Secretaria General, aprobadas | | 5555 Pe eras aprobadas | ‘Anexo Proyectos Ordenanzas et gw | a" 6S | eg ou | cece naar 3 6 6. Elaboracién, | ese0cke aprobacién, | ZSwGSA | suscripcion y archivo ‘Secretaria General | 5 | S8zBE2 | detosintomesde | 100% de actas Miembros y % de informes y actas | Las actas con corte de 30 de junio son 41 las cuales estén gegezs aprobadas Secretion de | sprobadany archived. | aprobade y pubicadas on el sguene nk ola pagina web dee SESSES | comisiony as actas ‘Comisiones Corporacién https / EQ>< eS | “dela sosiones 8 8 plenarias zy ze ez0<58 Socrsiatia Genera Transmision en redes sociales (Facebook Live) de las sesiones ZSz552 | 7. Grabaciondetas eae de pleneries: 5 | S85m3% | sesionesdecomisién,| 100% de las geben wa ved SESze2 | plonaiesy sesiones grabades omistin oceirergebedee | ver | 3573 eS descentralizadas. Personal ce sonido 38" su berber ‘Anexo: Informe de Gestién Comunicaciones Abril - Junio 2022 | J | | © cate 278 9-30, carcia Rovira @ wornasambleadesantendergovce A ems = — (GS)orcendwnsantonier apnaECHA: 04/04/2022 eee eee 'ERSION: 1 ODIGO: F-GPE-02 FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION =: | PAGINA: Se 16 GESTION PLANEACION ESTRATEGICA Naeem ba SSS NSCS enh ean Citic £0 | | 8G. EH | 2 Requerimientoal | | goz8 g 2 Contralor No. de requerimiantos al | 6398 Departemental para Mesa Directa, | contraloren el afi, para_| No se hizo requerimiento por parte de fa Asamblea 5 | SBS 25 = | qunttore ectre ot 2 Secretaria General | que informe de sus | pee ee 257525 ‘ejercicio de sus, funciones | | z ew | SoS=E | santandervigencia | “isenci# | eee%eu 2028 | y | a. a 8 g 28 é & Tekin. Se realizé un bosquejo de la actualizacién del reglamento interno 29>842ua ; Bem SRz42| —aprobacine | Reglamentointemo 100% de cumplimiento de |4° #°¥8rdo 2 la Ley 2200 del 08 de febrero 2022, 5 {8 ‘Asamblea en Ph ge 383 E ZE) implementacién det omittea en leno lameta 7 3 B= 45 << | regiamento interno de ge SG 5 roo ‘corporaci6n. ‘Anoxo Regiamento interno o 13.Particpacéndelaf ———sSs=~CS~SCS: 7 Teele 2. #2 ql & 820528 Participacion de la so gecaae Pebiee Se participo en la cumbre de mesas Directivas con CONFADICOL, SSZBSE | Contederacion Del 08 al 10 de junio. 5 Ssgesze | Departemental de gever2 Rocce! ge Santander a fereee | Amubony ‘CONFADICOL, TY>SaZ | 2 evaluacisndel_| sop gumplimiento | Severo general | EVALUAGION DEL |NoTmatividad Legal VigentsResolucién 092 del 2019, B2ZZS | sistema del SG-sst ie responsable del SG-| SISTEMA DEL SG-SST | vey, 2 ie oer | Anexo Esténdares Minimos >a ]'Se ha verido realizando las aciividades programadas en él plan d | | ° | anual de trabajo0 con la ARL Positiva y cada mes se tiene una 223 3, Establecer y | dese Directv | aN DETRABAIO DE_|feunién con la Gestora la Dra Luisa con el fn de ir ajustando cicho a8 ejecutar el plan anual ‘cumplimiento pian de acuerdo a las necesidades de la cooperacién g See mes | able del SC- 86-8ST je a pare 222 de trabajo de SG-SST j Teaporieae: FS | gr pa | Ver: Preece ese cee enema ae ‘Anexo ASAMBLEA PLAN DE TRABAJO 2022 __ ga3 . 100% cumplimiento | 3a 4, Ejecucién de Heroine Esta actividad se tiene programada para el 4 trimestre de! 2022, una 233 Aucitoria Interma de rcometaro general | PLANDE AUDITORIA | vez se ejecute el plan de trabajo para realizar la medicién del ge 86-8ST Pe sistema, gar ‘SST o>d a ania DREN, ‘Se socializé sobre la reduccién de papel y asi mismo se revisé en Ze 1. Disefto Disminuirel |, Mesa Directv la oficina de secretaria que fos documentos se imprimieran por ez implementacién de la | consumo de papel Di ae % DE CUMPLIMIENTO | doble cara y se utilizerd el reciclaje. as estrategia cero en ias dependencias | .,,q -putece DE LAMETA os papeles de la corporacion, eet Ver: eens ‘Anexo 4 Indicador reduccién de papel @ calte 374 9 - 3, Garcia Rovira @® vrvwase antandergowco py ASW Has EZ) oesorvecsententer NEES) GESTION PLANEACION ESTRATEGICA awe anes CODIGO: F-GPE-02 FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION DisecsieinRaaia PAGINA: 15 de 16 2 | aes 2 | -S ia ‘ | De acuerdo a la gestién por parte de Gestién Documental, se han | $8 istematizacion del | pigtaizacion de los | Asesores en Medios | % DE CUMPLIMIENTO_ |‘ealizado ciotalizacion de documentos. a2 ee eal archivos" de Gomunezcon DELAMETA | ie ‘Anexo Informe de Gestién Comunicaciones Abril - Junio 2022 | 8 >on ‘Se actualiz6 la pagina web de la corporacién con fos documentos. =o $32 2. Actualizacién | 100% pégina web y | Asesores en Medios | % de cumplimionto del | yop, B39 eee ee eee eee Anexo Informe de Gestién Comunicaciones Abril - Junio 2022 = = a 2 President 5 3. Elaboracién y Tesicerte: ‘Se redactaron y publicaron los siguientes boletines de prensa. 8 88 | bolas depronsa | 100% de cbetira | secrtariagoneral | % decunptiniento colo | yg #2 ara los medios de Pe ee eee iia ‘Anexo Informe de Gestiin Comunicaciones Abril - Junio 2022 & 2 ‘comunicacién | 3 | de comunicacién | 8 | @ 2 +8 Creacién y dfusién de informacién en redes sociales. $8 4 Greacion y ditusion | 190% redes | Asesores en medios | % de cumplimiento del | ye, | Be redes sociales sociales de commnieactan sbiptive ‘Anexo Informe de Gestién Comunicaciones Abril Junio2022 | £ 2 3 | a} @ catie 3789-30, arcia Rovira) wmasamblendesantandergorco Ges GQewecnu: ai!GESTION PLANEACION ESTRATEGICA | FECHA: 04/04/2022 VERSION: 1 FORMATO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCION | CODIGO: F-GPE-02 (PAGINA: 16 de 16 100% de transmisién de sesiones plenarias Asesores en medios de comunicacién (Facebook lve) las | sesiones plenarias | PRENSA Y COMUNICACIONES 100% de cumplimiento T | Transmisin en redes sociales (Facebook Live) de las sesiones plenarias. Ver: Anexo Informe de Gestién Comunicaciones Abril - Junio 2022 Nota: Gada responsable de su proceso realizé envio del informe de gestion ejecutado en los meses de abril a junio con sus respectivas evidencias a la oficina de Control interno -? ¥8e consolido en resumen ejecutivo en este documento, royect: ng. César Andrés Florez Rojas - CPS Apoyo Control interno Reus: Ing. Jorge Arenas Pérez ~ secetaro general @ calte 374 9 - 28, Garcia Rovira Of pam — (G) aasembieosantondor