Unidad de Gestión Documental y

Servicio al Ciudadano

Programa de Control de Documentos Archivísticos

del Archivo General de la Nación
Resolución Jefatural N° 0084-2023-AGN-JEF

Expositora: Dalila Calle Castillo

Contenido Unidad de Gestión Documental y
Servicio al Ciudadano

1. Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA "Norma para la

Valoración Documental en la Entidad Pública”
2. Proceso de actualización del Programa de Control de
Documentos Archivísticos del AGN
3. Comité Evaluador de Documentos – CED
4. Fichas Técnicas (Validación y Suscripción)
5. Tabla de Retención de Documentos Archivísticos
(TRDA)
6. Aprobación del PCDA - Resolución Jefatural N° 0084-
2023-AGN-JEF
7. Ventajas del PCDA
 Marco Normativo Unidad de Gestión Documental y
Servicio al Ciudadano

1. Resolución Jefatural N° 233-2011-AGN/J, que aprueba el

Programa de Control de Documentos del Archivo General
de la Nación.
2. Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J, que aprueba la
Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA “Norma para la
valoración documental en la Entidad Pública”.
3. Resolución Jefatural N° 042-2023-AGN/JEF, que
conforma las Unidades Funcionales dependientes de los
órganos del Archivo General de la Nación.
4. Resolución Jefatural N° 0084-2023-AGN-JEF, que
aprueba el “Programa de Control de Documentos
Archivísticos – PCDA del Archivo General de la Nación”.
Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA
"Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública” Unidad de Gestión Documental
Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J y Servicio al Ciudadano

Generalidades:

• Orientar y regular la valoración documental para la

Objetivo elaboración del Programa de Control de Documentos
Archivísticos (PCDA).

• Pautas y procedimientos para la valoración documental y

Finalidad elaboración del Programa de Control de Documentos
Archivísticos de acuerdo a las normas.

Ámbito de • Es de cumplimiento para la entidad, de conformidad con

el artículo 2° del Reglamento de la Ley N° 25323 de
aplicación Creación del Sistema Nacional de Archivos.
Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA
"Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública”
Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J Unidad de Gestión Documental y
Servicio al Ciudadano

PCDA Dato Importante:

PROGRAMA DE CONTROL DE El 11 de abril de 2023, con

DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS: Es un Resolución Jefatural N°
0084-2023-AGN-JEF, se
documento de gestión archivística que
aprueba el “Programa de
determina las agrupaciones documentales
Control de Documentos
(fondo, sección y serie) y establece los FONDO: AGN. Archivísticos” – PCDA del
valores y periodos de retención de cada SECCIÓN: JEFATURA. Archivo General de la
una de las series documentales del Nación.
archivo de gestión. Está conformado por SERIE : RESOLUCIONES.
la ficha técnica de series documentales y
la tabla de retención de documentos
archivísticos.
Resolución Jefatural N° 0084-2023-AGN-JEF
Unidad de Gestión Documental y
Servicio al Ciudadano

RJ 0084-2023-AGN-JEF ,
aprueba el PCDA del AGN.
Anexos:
-Fichas Técnicas de Series
Documentales
- Tabla de Retención de
Documentos Archivísticos.

El PCDA completo se encuentra

en Portal Institucional.
(www.agn.gob.pe) ó ingresando
al siguiente link
https://www.gob.pe/es/l/4118311
Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA
"Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública”
Unidad de Gestión Documental y
Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J Servicio al Ciudadano

Valoración:
Se aplica a todos los documentos
archivísticos, independientemente
de su medio o soporte.
Procedimiento Archivístico

Permite seleccionar aquellos documentos

Valoración archivísticos que, por su importancia y su
jerarquía, ameriten conservarse.

Identificar y establecer el
valor y el período de
retención de toda serie Se requiere el conocimiento profundo del
documental. contexto de producción de las series
documentales.
 Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA
"Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública”
Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J
Valores de los documentos archivísticos:
Temporal
Valores
Valor que tiene la serie documental, una vez
que los documentos que la conforman hayan
cumplido los fines administrativos, fiscales,
contables, legales, entre otros, que la originó,
siendo innecesarios para la entidad…
Unidad de Gestión Documental
y Servicio al Ciudadano
Permanente
Valor que tiene la serie documental de acuerdo
al marco legal vigente, importancia para la
investigación, derecho de acceso ciudadano,
rendición de cuentas sin prescripción, utilidad
para las investigaciones científicas, sociales,
culturales, la historia o memoria colectiva de la
sociedad, que no puede eliminar.
 Proceso de actualización del Programa
de Control de Documentos Archivísticos del AGN Unidad de Gestión
Documental y Servicio al
Ciudadano

Las UO Las UO elaboran

identifican la la Ficha Técnica
Las UO y el CED
El AC comunica a sección y las de Series El AC recibe, La entidad
reciben el
las UO el inicio series Documentales revisa y, corrige El CED revisa, Aprobadas las aprueba y
asesoramiento
de la elaboración documentales por cada serie las FTSD con la válida y FTSD, el AC oficializa el
orientación y PCDA y se
absolución de
del PCDA, que producen, y que le información suscribe cada elabora la
adjuntando los proponen los corresponde de brindada y la que FTSD TRDA. publica.
consultas del
formatos. valores y el acuerdo a las disponga.
Archivo Central.
período de indicaciones del
retención. AC
Proceso de actualización del Programa
de Control de Documentos Archivísticos del AGN
Unidad de Gestión Documental
y Servicio al Ciudadano

Abog. Fedataria Informática- Dalila Calle Castillo

Comité Evaluador de Documentos
Unidad de Gestión Documental y
Conformación: Servicio al Ciudadano

CED
COMITÉ EVALUADOR DE Resolución Jefatural N° 052-2021-AGN/J, aprueba,
DOCUMENTOS: es Reconformar el Comité Evaluador de Documentos
designado por la más alta (CED) del AGN, integrado por el responsable o
autoridad institucional y es representante de los siguientes órganos:
el encargado de conducir el
-proceso de elaboración del
Programa de Control de
Documentos Archivísticos y
-brindar opinión favorable
sobre la eliminación de los
documentos.
Comité Evaluador de Documentos
Responsabilidad: Unidad de Gestión Documental
y Servicio al Ciudadano

• Es responsable del cumplimiento de las

Titular de la entidad disposiciones establecidas en la presente directiva.

• Es responsable de planificar, ejecutar y monitorear la

Titular o encargado del
valoración de las series documentales que se
archivo central encuentren bajo su custodia.

Titular o representante • Es responsable de identificar y proponer los valores

de la unidad de y periodo de retención de las series documentales
organización de su unidad.

• Es el encargado de revisar, validar y aprobar la

Comité Evaluador de identificación, el nombre el valor y el período de
Documentos retención de cada serie documental que compone el
Programa de Control de Documentos Archivísticos.
 El PCDA Unidad de Gestión Documental
y Servicio al Ciudadano

Ficha técnica de
Compuesto por series documentales

Tabla general de
retención
Obligatorio cumplimiento de instituciones públicas.

PCDA, es aprobado por Resolución del Titular de la Entidad.

Abog. Fedataria Informática- Dalila Calle Castillo

Fichas Técnicas de Series Documentales - FTSD
Unidad de Gestión Documental y
Directiva N° 008-2019-AGN-DDPA Servicio al Ciudadano

FTSD Dato Importante:

El Archivo General de la Nación

cuenta con ciento ochenta y
Fichas Técnicas de Series nueve (189) Fichas Técnicas de
Documentales - FTSD: Es el Series Documentales, de 31
formato utilizado para Unidades de Organización.
describir las series
documentales que conserva Sesenta y dos (62) FTSD son de
en una unidad de valor permanente.
organización, se registra sus
Ciento veintisiete (127) FTSD de
valores y períodos de
valor temporal.
retención.
 FTSD del Archivo General de la Nación

Unidad de Gestión Documental y

Servicio al Ciudadano

FTSD N° 001
Sección:
Jefatura
Institucional
Serie:
Resoluciones
Jefaturales
Valor:
Permanente (P)
Años: 30
FTSD del Archivo General de la Nación

Unidad de Gestión
Documental y Servicio al
Ciudadano

FTSD N° 037
Sección:
Asesoría Jurídica
Serie:
Opiniones
Legales
Valor:
Permanente (P)
Años: 30
FTSD del Archivo General de la Nación

Unidad de Gestión
Documental y Servicio al
Ciudadano

FTSD N° 058
Sección:
Recursos
Humanos
Serie: Proceso
de
Convocatoria
para Contrato
Administrativ
o de Servicios
Valor:
Temporal (T)
Años: 09
FTSD del Archivo General de la Nación

Unidad de Gestión Documental

y Servicio al Ciudadano

FTSD N° 142
Sección:
Archivo
Intermedio
Serie:
Resoluciones
Directorales
Valor:
Permanente (P)
Años: 30
FTSD del Archivo General de la Nación

Unidad de Gestión
Documental y Servicio al
Ciudadano

FTSD N° 154
Sección: Archivo
Notarial
Serie: Opiniones
Técnicas de Archivo
Notarial
Valor: Temporal (T)
Años: 15
 Unidad de Gestión Documental
y Servicio al Ciudadano

Sección: Secretaría General Sección: Control Institucional

Serie: Correspondencia Serie: Correspondencia
Valor: Temporal (T) Valor: Permanente (P)
Años: 07 Años: 30
Tabla de Retención de Documentos Archivísticos -TRDA Unidad de Gestión Documental
y Servicio al Ciudadano
Directiva N° 008-2019-AGN-DDPA

TRDA Dato Importante:

El Archivo General de
la Nación cuenta con
Tabla de Retención de treinta y uno (31)
Documentos Archivísticos Tablas de Retención de
- TRDA: instrumento Documentos
utilizado para registrar las Archivísticos.
denominaciones de las
series documentales, sus
secciones, valores y
periodos de retención.
TRDA del Archivo General de la Nación Unidad de Gestión Documental
y Servicio al Ciudadano

Sección: Jefatura Institucional

TRDA del Archivo General de la Nación Unidad de Gestión Documental
y Servicio al Ciudadano

Sección: Control Institucional

TRDA del Archivo General de la Nación
Unidad de Gestión Documental
y Servicio al Ciudadano
Sección: Administración
TRDA del Archivo General de la Nación
Unidad de Gestión Documental y
Servicio al Ciudadano

Sección: Abastecimiento y Control Patrimonial

TRDA del Archivo General de la Nación
Unidad de Gestión Documental y
Servicio al Ciudadano
Sección: Archivo Histórico
ARCHIVO CENTRAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Unidad de Gestión Documental y
Servicio al Ciudadano

El Archivo Central está ubicado en el Área de Gestión Documental y Servicio al Ciudadano - Sede Correo del AGN
Ventajas del PCDA
Unidad de Gestión Documental y
Servicio al Ciudadano

 Permite identificar las series documentales, en soporte físico y/o

electrónico, generados por las Unidades Orgánicas y Funcionales

 Ayuda a identificar el valor permanente o temporal de la documentación,

así como el periodo de retención en los Archivos de Gestión y el Archivo
Central.

 Permite la eliminación de documentos de las series documentales cuyo

plazo de retención haya vencido.

 Facilita el proceso de organización de documentos para la transferencias

documentales.
“Una Unidad de Gestión Documental
y Servicio al Ciudadano

empresa
es tan
buena
como su
gente que Gracias por su atención y participación.
trabaja dcalle@agn.gob.pe
en ella”

Próxima Capacitación: Jueves 04 de mayo 2023 “Transferencias de Documentos”