REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ”
COLECTIVO ASOTESUCU

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN, EMPRESA PUERTOS DE SUCRE, S.A.
CUMANA-2012

Informe final de pasantías presentado como requisito parcial para optar al título
de Licenciado en Administración, Mención Recursos Materiales y Financieros.

Autora:

T.S.U. ROSYBEL GOMEZ

C.I.: 15.743.922

Cumaná, enero 2012

 I

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ”
COLECTIVO ASOTESUCU

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN, EMPRESA PUERTOS DE SUCRE, S.A.
CUMANA-2012

__________________ _____________________
Licda. Idanis Hernández Licdo. Javier Bondarenko
TUTOR ACADÉMICO TUTOR EMPRESARIAL
C.I.:10.462.606 C.I.:11.528.509

______________________________________
T.S.U. ROSYBEL GOMEZ
PARTICIPANTE

I
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ”
COLECTIVO ASOTESUCU

En mi carácter de tutor académico del Informe Final de Pasantías presentado

por el T.S.U. ROSYBEL GOMEZ, portador de la C.I. Nº 15.743.922, para optar
al título de Licenciado en Administración Mención Recursos Materiales y
Financieros, titulado “DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN,
EMPRESA PUERTOS DE SUCRE, S.A. CUMANA-2012.”, considero que el
presente informe reúne los requisitos y méritos suficientes para ser aceptado y
admitido como culminación de la etapa previa a la formalización del acto
académico.

En la ciudad de Cumaná a los primeros días del mes de Mayo de 2012.

Licda. Idanis Hernández

Tutor Académico
C.I.: 10.462.606
 DEDICATORIA

Este es otro triunfo que se lo dedico a mi Dios.

A mi hija Sybel Angeline que este triunfo te sirva, como fuente de inspiración
para que un futuro te conviertas en una profesional exitosa.

A mi madre y padre por crear en mí esa actitud de mujer inteligente y

luchadora que me caracteriza, la vida no me alcanzara para darles las gracias.

A Cesar Augusto Cedeño por formar parte de mi vida y apoyarme siempre.

A mis hermanos Abelardo, Merybel y Elybel por sus apoyos incondicionales.

A mi amiga que me acompaño siempre durante toda la carrera Marielis Alcalá.

Los adoro!!!
 AGRADECIMIENTO

Primero que nada a Dios por darme la fuerza necesaria e iluminarme en cada
momento.

A mi hija Sybel Angeline por ser mi fuente de inspiración y superación para

seguir adelante y vencer todos los obstáculos que se presentaron.
Te amo hija.

A mis padres Mery de Gómez y Abelardo Gómez, por inculcarme valores y

principios por ser mis impulsadores par a no conformarme con mi titulo de
T.S.U.

Gracias por su apoyo incondicional.

A mi esposo Cesar Augusto Cedeño. Por comprenderme y facilitarme su ayuda

desde el inicio de mi carrera.
Gracias amor.

A mi tutor empresarial Licdo. Javier Bondarenko por facilitarme la información

necesaria para la realización de este informe.
Gracia.

A mi tutora académica Prof. Idanis Hernández, por ayudarme en todo momento

y suministrar las normas para la realización de mi trabajo de pasantías.

Muchísimas gracias.
 ÍNDICE GENERAL

Pág.
DEDICATORIA………………………………………………...……………… IV
AGRADECIMIENTO………………………………………………………….. V
ÍNDICE GENERAL…………………………………………………………… VI
ÍNDICE DE TABLAS……………………………………………………….. VII
ÍNDICE DE FIGURAS…………………………………………………….… VII
RESUMEN…………………………………………………………………..…. VIII
INTRODUCCIÓN……………………………..………………………………. 09
Objetivo General………………………….….…………………………… 11
Objetivos Específicos………..…………………………………………… 11
Metodología……………………………………………………………..… 11

CAPITULO I: ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA

1.1. Reseña Histórica………………………………………………...…. 15
1.2. Organización y Ubicación de la Empresa…………………......... 16
1.3. Misión, visión, objetivos de la institución………………………… 17
1.4. Actividades de la empresa………………………………………… 19
1.5. Estructura organizativa de Puertos de Sucre, S.A..…………… 21
1.6 Estructura organizativa del departamento de la pasantía…….. 29
1.7 Clima organizacional………………………………………...……. 33

CAPITULO II ACTIVIDADES REALIZADAS

2.1 Cronograma de actividades……………………………………… 35
2.2 Actividades realizadas por el pasante………………………….. 36
2.3 Descripción de los conocimientos y experiencias adquiridas
En el departamento de préstamos comerciales……………….. 39
2.4 Aportes, ideas y propuestas realizadas por el pasante al
departamento………………………………………………………. 39
2.5 Aplicación de conocimientos teóricos…………………………… 39

CONCLUSIONES……………………………………………………………… 40
RECOMENDACIONES…………………………………………………………. 41
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………….. 44
Anexos……………………………………………………………………...……. 49
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ”
CONVENIO UNESR - ASOTESUCU

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN, EMPRESA PUERTOS DE
SUCRE, S.A. CUMANA-2012

Autor: Rosybel Gómez

Tutora: Licda. Idanis Hernández
Fecha: Mayo 2012

RESUMEN
En Venezuela son innumerables los puertos existentes que se encargan de prestar
atención tanto al buque como a la carga, entre ellos se hallan los ubicados en el
estado Sucre, los cuales estan administrados por una empresa de carácter
mercantil denominada Puertos de Sucre, S.A. , que contribuye al desarrollo de las
empresas, en cuanto a los servicios, y para la economía social es una meta
universal, ya que además de generar empleo a la población, produce los servicios
necesarios para el bienestar de la sociedad. Se entiende como un punto de
acceso, un área de atraque y desatraque de buques; es la prestación de servicios,
el puerto es una área industrial; de conexión intermodal, logística, almacenamiento
y comercial. Es de resaltar que Puertos de Sucre, S.A. presta servicios portuarios,
de uso de muelle, caleta, estibación, fondeo, alquiler de  áreas de acopio, pases de
vehículos, balanza, habilitación, agua, registro de empresas y arrendamiento, y
tiene como objetivo general la prestación de servicios. Por esta razón, es
importante describir los procedimientos administrativos que se ejecutan en la
Administración de Puertos de sucre para el control de sus egresos e ingresos
(Planificar y coordinar todas las actividades administrativas del puerto, coordinar la
ejecución del presupuesto y velar por su correcto cumplimiento, verificar y coordinar
el cumplimiento de los pagos de los compromisos pendientes, realizar gestiones de
cobranzas de las cuentas en mora, de acuerdo a la política de cobranza de las
unidades estratégicas de negocios) que nacen de la prestación de sus múltiples
servicios a la comunidad en general. Finalmente, para la elaboración del presente
informe de pasantías la metodología empleada fue de tipo documental, con un nivel
de campo y con un diseño descriptivo ya que los datos fueron tomados
directamente de la realidad de los hechos, y los datos fueron recogidos mediante la
técnica de observación directa y las entrevistas no estructuradas.

Palabras Claves: servicios portuarios, ingresos, egresos, procedimientos.

 INTRODUCCIÓN

Hacer un informe de pasantías profesionales supone referir con un

máximo de detalle y objetividad las actividades que se realizan en ese periodo.
La información que suele suministrarse en este tipo de informes tiene que ver
con dos grandes dimensiones. En primer lugar se hace una descripción general
de la organización donde se realizaron las pasantías; información relevante
como: Organigrama de la empresa, funciones, Misión y Visión de la misma,
relación de la empresa con otras organizaciones, procedimientos, líneas de
mandos, entre otras.
En este informe, toda esta información acerca de la empresa y sus
funciones, están contenidas en el Capítulo I: Organización Administrativa de la
empresa.

Una segunda dimensión está referida a las labores ejercidas por la

pasante durante su periplo de pasantías. Esta segunda dimensión toca
aspectos como: funciones del pasante dentro de la empresa, departamentos
donde laboró, aportes que la pasante haya hecho dentro de la organización,
entre otras informaciones que demuestre que la pasante trabajó con tesón a lo
largo de su estadía dentro de la empresa. Estas informaciones respecto a las
funciones y tareas de la pasante dentro de la organización se podrán encontrar
en el Capítulo II: Actividades realizadas por el pasante. De igual forma, este
capítulo deja en evidencia los aportes que la pasante realizó para el
fortalecimiento integral de la empresa.

Son estos los dos grandes aspectos tocados en el presente informe, sin
embargo se debe referir el hecho de que por lo general este tipo de informes no
siempre logran poner de manifiesto las diferentes redes de relaciones que se
generan en la empresa; relaciones que tienen que ver con aspectos ligados a
las vivencias que día a día se presentan en el trabajo dentro de la empresa;
este tipo de informes no muestran, por ejemplo, los niveles de compromiso y
solidaridad que se generan a partir de un espacio laboral compartido con otros
compañeros; estas situaciones también son parte de ese aprendizaje; esas
vivencias también fortalecen a ser profesional.

Finalmente se debe destacar el hecho de que estas pasantías

permitieron que la pasante tuviera la oportunidad de ejercer todos aquellos
conocimientos recibidos en la UNESR; es decir, poner en práctica la teoría, a
eso se le llama praxis o teoría en uso. Fue eso precisamente lo que se hizo. La
realidad laboral es tan enriquecedora como la académica; la primera te permite
desplegar tus conocimientos; no trabajar únicamente desde el plano de la
abstracción y las elaboraciones teóricas; es importante el trabajo en la
empresa; allí se despliegan un sin número de situaciones y experiencias que
no están contenidas en los libros y que a la vez fortalecen la labor profesional.
Objetivo general.

Describir de las actividades que se llevan acabo en el departamento de

Administración en la empresa Puertos de Sucre, S.A

Objetivos específicos.

Conocer los procedimientos administrativos utilizados por el departamento

de Administración de la empresa Puertos de Sucre, S.A.
Identificar los procedimientos actuales aplicados en el departamento de
Administración de la empresa Puertos de Sucre, S.A.
Verificar las posibles fallas presentes en los procedimientos administrativos
actuales de la Administración.

Metodología.

Tipo de investigación.

Documental.

Se puede decir que el tipo de de investigación utilizado fue la

Investigación documental, lo define Hochman, F y Montero, M (1979:66).

Es toda investigación que busca dar respuesta a

problemas significativo de conocimientos, partiendo de
consultas, análisis y critica de fuentes bibliográfica que
puedan ser publicaciones o documentos.

Para Arias, Fidias G. (2006:27) la investigación documental es definida

como:

Un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e

interpretación de datos secundarios, es decir, los obtenidos y
registrados por otros investigadores en fuentes documentales:
impresas, audiovisuales o electrónicas. Como en toda investigación,
el propósito de este diseño es el aporte de nuevos conocimientos.
 se puede decir entonces de acuerdo a los conceptos expuestos que la
investigación fue de tipo documental, ya que se revisaron distintas fuentes
relacionadas con el tema de estudio, así como también diversas normas y
resoluciones.

Investigación de Campo.

La Investigación de Campo Según Best (1974:39) es:

Se refiere a los métodos que utiliza el investigador, los

cuales permiten escoger los datos en forma directa de la
realidad. Son datos primarios por ser originales, de primera
mano producto de la investigación sin interferencia.

De igual manera, Arias Fidias G. (1999:46) define la investigación de

campo: “…consiste en recoger la información directamente del lugar donde se
producen los hechos.” lo que permite inferir, que la investigación que sustenta
este informe de pasantías fue de campo, debido a que el pasante recogió la
información directamente del lugar en estudio, es decir, el departamento de
Administración de Puertos de Sucre. S.A.

Nivel de la Investigación.

La investigación de carácter descriptivo permite conocer y precisar la

naturaleza de una situación tal como existe en el momento en que se realiza el
estudio.

Ezequiel Ander (1976:39) señala:

La investigación descriptiva comprende la descripción, registro, análisis e

interpretación de la naturaleza actual, composición o proceso de los
fenómenos. En enfoques se hace sobre conclusiones dominantes, o sobre
una persona, grupo o cosa, se conduce o funciona en el presente. La
investigación descriptiva trabaja sobre realidades de hechos y sus
característica fundamentales es la de presentarnos una interpretación
correcta.
 La investigación fue de tipo descriptiva, ya que permitió abordar de
forma clara el tema a investigar y todo los aspectos relacionado con el, como
lo son los procedimientos y las actividades que se aplican para lograr el
mejor entendimiento del tema.
La investigación descriptiva trabaja sobre las realidades de hechos y
sus características fundamentales. Al saber, la presentación correcta y
detallada de los procedimientos administrativos llevados acabo en la
Administración de la empresa Puertos de Sucre, S.A.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos:

Entre las técnicas empleadas para la recolección de los datos para

sustentar el informe de pasantías, tenemos la Observación Directa, y las
entrevistas no estructuradas. Mientras que entre los instrumentos usados
figuran el grabador, la libreta de notas, entre otros. En relación a la
Observación Directa Sabino (1978:24) expresa que es:

El uso sistemático de nuestro sentido en la brusquedad de los datos que

necesitamos, para resolver un problema de investigación, observar
científicamente es percibir activamente la realidad exterior, orientándonos
hacia la recolección de datos previamente definidos como el interés en el
curso de una investigación.

Se puede decir entonces que en esta investigación no se perdió de vista

los procedimientos que se realizan en el departamento de Administración,
Cabe resaltar, que el propósito de la organización es múltiple: permite al
analista determinar que se está pagando, a quien y porque .
 CAPITULO I

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE PUERTOS DE SUCRE, S.A.

1.1Reseña histórica.

Al inicio de sus operaciones, la empresa Puertos de Sucre S.A., fue una

dependencia del Ministerio de Hacienda. El 22 de Diciembre de 1.975, se creo
el Instituto Nacional de Puertos (INP), ente adscrito al Ministerio de Transporte
y Comunicaciones (MTC), bajo publicación en Gaceta oficial Nº 1787 edición
extraordinaria, como un organismo autónomo con personalidad jurídica y
patrimonio propio distinto, e independiente del Fisco Nacional.

Posteriormente el Ejecutivo Regional bajo el marco legal contenido en la

Ley Orgánica de Descentralización, Delimitación y Transferencia de
Competencias del Poder Público, promulga la Ley de Puertos del Estado
Sucre, el 16 de marzo de 1992.

El poder Ejecutivo del Estado Sucre, al diseñar la estructura de su

política económica, buscó obtener una institución que además de administrar
los puertos del Estado, propiciará la puerta comercial desde y hasta el exterior.
Con esta nueva institución regional se esperaba que Sucre y su sector
empresarial obtuvieran importantes ventajas e ingresos monetarios adicionales.

El 18 de Febrero de 1994 es creada oficialmente la empresa “Puertos de

Sucre, S.A.”, mediante un convenio entre la Gobernación del Estado Sucre y la
Fundación Para el Desarrollo del Estado Sucre (FUNDES), iniciando sus
actividades en la ciudad de Cumaná, quedando ubicadas sus oficinas
principales en la calle “La Marina”, al final de la Avenida Bermúdez. En esta
sede funcionan las dependencias administrativas y operativas de la empresa,
contando también con oficinas en el puerto de la ciudad de Carúpano.
1.2 Organización y ubicación de la empresa.

Puertos de Sucre, S.A., se encuentra ubicada al Final de la Avenida

Bermúdez, calle La marina, Sector Puerto Sucre. Ciudad de Cumaná, estado
Sucre, situado en la costa oriental de Venezuela, frente a Punta Arenas, en la
entrada del Golfo de Cariaco.

Características Generales:

Muelle tipo espigón. 02 Frentes de Atraque

Lado Norte: 140,70 mts. Más 28,85 (codo) y se prolonga en 20 mts. a través de
un duque de atraque.

Calados: Promedio 35 pies.

Plataforma de Muelle: 24,80 mts. De ancho.

Área de Almacenaje y Acopio: 2 almacenes de 1200 y 1800 mts² y 5

mts. de altura.
Patios: 26.405,51 mts² asfaltados e iluminados.

Maquinarias y equipos: grúas, elevadores y balanza.

Servicios: uso obligado de remolcadores, vigilancia, agua, restaurante,

oficina banco, pesaje de  carga, aguada marina.

Puerto Certificado de acuerdo a la normativa del Código de Protección a

Buques e Instalaciones Portuarias (CPBIP).

Servicio de Cabotaje y atención a cruceros turísticos.

Servicio de Procesos automatizados mediante el sistema informático

(SAIPS).
Una cantidad de 17 empresas de servicios registradas.
1.3 Misión, visión y objetivos empresariales e institucionales.

1.3.1Mision.

La misión fundamental de la empresa “Puertos de Sucre, S.A.” es una

eficiente administración, planificación, coordinación y mantenimiento de los
puertos, explotando plenamente el potencial del mismo, ofreciendo servicios
eficientes, seguros y rápidos. Además de las promoción orientada hacia el
Caribe.

1.3.2Visión

Ser una empresa administradora de servicios portuarios sólida, de

prestigio, confiable, productiva, con calidad de servicios, que contribuya al
desarrollo económico y social de nuestro estado y del sistema portuario
nacional, promoviendo la acción de la iniciativa privada, gestionando recursos
bajo el principio de la autosuficiencia, reafirmando los elementos que la
componen como unidades de negocios con autonomía funcional de gestión.

1.3.3 Objetivos de la empresa.

Puertos de Sucre S.A., es un organismo creado para la canalización,

coordinación y control de los puertos que se encuentran en la jurisdicción del
Estado Sucre, aunque su objetivo general es la prestación de servicios, tiene
otros objetivos más específicos como:

Mantener una organización confiable que le permita al Estado

desarrollar, coordinar, supervisar y aplicar los respectivos controles en
las distintas actividades que se originan en los puertos del Estado.

Proporcionar servicios que satisfagan las necesidades y expectativa de

los clientes, en forma segura puntual, eficiente y con un marcado
carácter ambientalista.
 Mejorar continuamente la calidad de vida de los recursos humanos a
través de justos y adecuados sistema de compensación.

Crear un ambiente de trabajo que fomente la dedicación permanente de

los trabajadores para desarrollar su máximo potencial como individuos y
miembros de un equipo comprometidos al mejoramiento de la
productividad y calidad de servicio en el ámbito portuario.

Orientar su función hacia la creación de nuevas fuentes de trabajo.

Garantizar a través de sus funciones el abastecimiento oportuno, de

manera tal que responda las exigencias de la demanda comercial e
industrial.
Brindar las mejores condiciones que permita a los exportadores e
importadores desarrollar las labores relacionadas con los distintos
procesos que generan sus actividades.

Contribuir en la medida de lo posibilidades a mejorar las condiciones

socioculturales de los integrantes de la comunidades la cual se
desarrollan nuestras actividades.

1.4 actividades de la empresa.

La empresa “Puertos De Sucre, S.A.” cuenta con una estructura superficial

de trabajo que facilita la presentación de un grupo de trabajo y servicios
permitiendo el libre desenvolvimiento de las funciones del Terminal portuario.

Dentro de estos servicios y actividades se encuentra las siguientes:

a) exportaciones e importaciones

b) llenado y vaciado de contenedores

 c) arrendamiento de maquinarias, equipos y vehículo

d) servicio de área de acopio

e) servicio de agua protegidas y uso del muelle

f) almacenamiento de mercancía e instalación del control de puerto

g) arrendamiento de almacenes, silos, áreas administrativas, habilitación
de recursos humanos y demás instalaciones de puerto.

h) abastecimiento de agua, combustible, grasa y lubricantes.

i) pesaje de la balanza.

Los gobiernos regionales asumieron estas funciones a través de las

leyes regionales dictadas por las Asambleas Legislativas Estadales, dándose
de esta manera inicio al proceso de reestructuración portuaria, que incluye la
transferencia de todas las operaciones portuarias al sector privado:
administración, mantenimiento de las infraestructuras físicas y la protección y
resguardo ambiental de las aguas marinas y costeras.

Con este nuevo sistema de libre competitividad todas las operaciones de

estiba, transferencia y actividades de transportación pasaron a mano de las
empresas operadoras portuarias, lo cual ha generado resultados satisfactorios
a nivel regional, que contribuyen al desarrollo de la economía nacional,
reafirmando el éxito de la descentralización de los puertos de Venezuela.
 1.5. Estructura organizativa de la empresa.

JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENCIA

ASESORIA
AUDITORIA
INTERNA
CONSULTORIA
JURIDICA

DIRECCION
EJECUTIVA

RRHH BIENES SEGURIDAD COMPRA PRENSA

ADMINISTRACION CONTABILIDAD PRESUPUESTO INTEGRAL

COORD. .DE CECON COORD. SEG.

VIGILANCIA INDUSTRIAL

UEN PUERTO SUCRE UEN PUERTO DE CARUPANO UEN PUERTO DE GUIRIA

CARUPANOO
GERENCIA DE INFRA GER. OPERATIVA GERENCIA DE INFRA GER. OPERATIVA GERENCIA DE INFRA LIQUIDACION GER. OPERATIVA
LIQUIDACION LIQUIDACION
ESTRUCTURA ESTRUCTURA ESTRUCTURA

SER. TAL SER. BALA DESP TAL SER. BALA DESP

LER GEN ACHO LER GEN ACHO
TAL GEN BALA DESP NZA NZA
LER ERA NZA ERA ERA
ACHO
LES LES LES

Figura 1. Estructura organizativa de Puertos de Sucre, S.A.

 Actualmente, Puertos de Sucre S.A. cuenta con tres unidades
autónomas gerenciales: Gerencia de infraestructura, Gerencia Operativa y
Gerencia Administrativa, de las cuales dependen directamente otras divisiones
departamentales, es decir, dispone de una estructura organizativa conforme a
su tamaño, medios, naturaleza, productos y elementos directivos y ejecutivos.
A continuación se presenta el organigrama de la mencionada empresa para
comprender de forma clara su estructura.
Como se puede observar, la empresa Puertos de Sucre S.A cuenta con
diversas unidades departamentales, las cuales se adecuan a las necesidades y
actividades de la misma, seguidamente se explican las funciones que
desempeña cada unidad:

JUNTA DIRECTIVA:

Generar las políticas a seguir por la empresa.

Aprobar los planes y proyectos que someta a su consideración el

presidente.

Aprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos de la empresa

e informarlo al gobernador del estado.

Aprobar los reglamentos internos de la empresa.

Autorizar al presidente para la elaboración del régimen tarifario

portuario, entre otros.

PRESIDENCIA:

En esta por lo general son aprobadas la mayoría de los planes y

estrategias a ejecutarse en la empresa y en cada una de sus unidades en un
lapso de tiempo determinado para la consecución de los objetivos propuestos,,
además se toman decisiones referentes principalmente a políticas, inversión,
financiamiento de la empresa. Las funciones que le competen a la Presidencia
son:
 Ejercer la representación legal de la sociedad, por ante cualesquiera de
las autoridades civiles, administrativas, militares y judiciales, sin perjuicio
que la Junta Directiva, delegue está función en otras personas o
funcionarios.

Convocar las reuniones de Junta Directiva, ordinarias o extraordinarias.

Suscribir contratos o documentos, que apuntalen la gestión diaria.

Convocar la Asamblea de accionistas cuando lo considere necesario.

Elaborar y mantener un estado sumario, de la situación activa y pasiva

de la compañía.

Presentar a la Junta Directiva, el Régimen Tarifario Portuario,

trimestralmente, para su discusión, enviándolo al ciudadano Gobernador
del estado para su debida y correspondiente aprobación.

CONSULTORÍA JURÍDICA:

Este departamento se encarga principalmente de llevar todo lo referente

a los aspectos legales de la organización, así como de hacer cumplir, por parte
de los Agencias Aduanales y Navieras, todos los requisitos impuestos en los
basamentos legales que regulan la actividad portuaria, acerca de la prestación
de los servicios. Entre sus funciones encontramos:

Asistir y representar judicial y extrajudicialmente a la empresa en cada

una de las áreas de la organización.

Elaborar el certificado de las empresas portuarias, para que puedan

operar en el puerto.

Elaborar convenios de pagos, cuando lo requiera la empresa, a solicitud

de la Presidencia.

Representar a la empresa por ante los tribunales competentes, en

aquellos procesos que así lo ameriten.
 Emitir dictámenes jurídicos, en aquellos casos que le sean solicitados
por la Presidencia de la empresa o sus departamentos.

DIRECCIÓN EJECUTIVA: Entre sus funciones se encuentran:

Aprobar la elaboración de documentos mediante firma, tales como:

órdenes para la realización de cheques, nóminas de pagos, autorización
de viáticos.

Organizar la agenda de actividades del Presidente.

Servir de enlace con los organismos oficiales del estado.

Promover en coordinación con las unidades de Relaciones Públicas y

Comercialización la política de promoción portuaria.

Ayudar a coordinar la política de personal.

PRENSA:

Es el encargado de realizar todos aquellos actos y programas que

cumplan con el propósito de promocionar las relaciones interinstitucionales de
la empresa, así como de mantener estrechas relaciones de amistas con las
Agencias portuarias tanto con las que se encuentran dentro de la
infraestructura portuaria como fuera de ella, sus funciones son las que se
señalan a continuación:

Velar y mantener la imagen positiva de la empresa.

Elaborar boletín informativo interno.

Seleccionar el material a difundirse.

Coordinar con la unidad de comercialización las políticas de

mercadeo de los puertos.
 Promover la participación de la empresa en los diferentes eventos
de trascendencia en donde la empresa Puertos de Sucre S.A. pueda
tener algunas ventajas comparativas.

Mantener al día la información para la página Web de la empresa.

AUDITORIA:

Entre las funciones correspondientes a este departamento se

encuentran:

Vigilar que la estructura orgánica, la división de funciones y los

métodos de trabajo, sean adecuados y eficaces.
Verificar que la empresa se encuentre protegida contra fraudes y
despilfarros o pérdidas.
Verificar que las transacciones diarias se registren en su totalidad
correcta y oportunamente.

Realizar arqueos periódicos de las cajas chicas del puerto.

Coordinar las actividades de auditoría externa anual.

Vigilar que los bienes patrimoniales se hallan legalmente protegidos y

contabilizados.

DIRECCIÓN EJECUTIVA:

Entre sus funciones se encuentran:

Aprobar la elaboración de documentos mediante firma, tales como:

órdenes para la realización de cheques, nóminas de pagos, autorización de
viáticos.

Organizar la agenda de actividades del Presidente.

Servir de enlace con los organismos oficiales del estado.
 Promover en coordinación con las unidades de Relaciones Públicas y
Comercialización la política de promoción portuaria.

Ayudar a coordinar la política de personal.

INFORMÁTICA:

Le corresponde desarrollar técnicas que hagan posible el tratamiento

automático de la información por medio de computadoras, así como también
facilitar la trascripción de datos e informes requeridos en la empresa, alguna de
sus funciones más importantes son:

Mantener en perfecto estado el funcionamiento de todo el sistema de

información.

Mantener actualizados los distintos software que se utilizan en las

unidades estratégicas de negocios.
Coordinar con las distintas dependencias la correcta utilización de los
sistemas de información, para evitar fallas en estos.
Asistir a los departamentos en el manejo más adecuado de los sistemas
de información.

RECURSOS HUMANOS:

El objetivo de esta unidad departamental es fomentar una relación de

cooperación entre los directivos y los trabajadores para evitar los frecuentes
enfrentamientos derivados de una relación jerárquica tradicional, la idea es
hacer que los empleados se comprometan con los objetivos a largo plazo de la
organización, lo que permite que ésta se adapte mejor a los cambios en el
medio portuario, sus funciones principales son:

Elaborar los movimientos quincenales de nóminas.

 Calcular el pago de las utilidades y vacaciones al personal de la
empresa.

Enviar de manera puntual el cálculo de fideicomiso al banco respectivo.

Calcular viáticos, horas extras, descuentos del Seguro Médico, Seguro

Social Obligatorio, seguro de Paro Forzoso, Política Habitacional, Impuesto
Sobre La Renta.

GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA:

Velar el mantenimiento de los equipos, maquinarias, vialidad, interna y

obras civiles en general en coordinación con la gerencia operativa.

Atender en forma especial el mantenimiento del mulle y sus accesorios.

Promover la mayor y mejor utilización de los equipos, durante su

operatividad

Eliminar los desperdicios de materiales y repuestos

Elaborar el plan y programa de mantenimiento.

BIENES:

Entre las funciones correspondientes a este departamento se

encuentran:

Registrar por oficinas los activos de bienes y mobiliario.

Mantener actualizado el valor de los bienes muebles e inmuebles de

Puertos de Sucre S.A. conjuntamente con la unidad de contabilidad.
Llevar el control de ingreso y egreso del material de oficina y establecer
los mecanismos para garantizar su distribución oportuna y racional.
 Organizar y supervisar el archivo general de Puertos de Sucre S.A,
clasificar su información y ubicarlo a la disposición de las distintas unidades
estratégicas de negocios.

ADMINISTRACIÓN:

Desempeña las siguientes funciones:

Planificar y coordinar todas las actividades administrativas del puerto,

objeto de su administración.

Coordinar la ejecución del presupuesto y velar por su correcto

cumplimiento.
Verificar y coordinar el cumplimiento de los pagos de los compromisos
pendientes.
Realizar gestiones de cobranzas de las cuentas en mora, de acuerdo a
la política de cobranza de las unidades estratégicas de negocios.

CONTABILIDAD:

Este departamento se refiere a la identificación, medición, registro, y

comunicación de la información económica de una organización o empresa,
con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad, a
continuación se señalan alguna de sus funciones:

Registrar diariamente todas las operaciones financieras que realizan

las unidades estratégicas de negocios.

Realizar y actualizar todos los libros legales contables, tales como:

diario, mayor, inventario, entre otros.

Realizar el ajuste por inflación fiscal y financiera de los estados

financieros de la empresa.

PRESUPUESTO:
 Su misión es la de elaborar informes que guíen y controlen las
operaciones monetarias de la organización, durante un período determinado,
sus principales funciones son:

Informar acerca de la disponibilidad que presentan las partidas

presupuestarias que componen al presupuesto de gastos de cada
unidad estratégica de negocio.

Realizar el control de gestión presupuestaria de la empresa

identificando fallas y proponiendo medidas correctivas, si fuera el
caso.

Asesorar a las diferentes unidades en lo relacionado a la planificación

presupuestaria, control de gestión y las modificaciones necesarias.

Elaborar el presupuesto de ingresos y gastos de las distintas

unidades estratégicas de negocios, en forma conjunta con ellas.

SEGURIDAD INTEGRAL:

Esta área le compete todo lo relacionado con tareas y planes de

vigilancia y seguridad de las instalaciones portuarias y de todos los equipos
que allí se encuentran, así como también de brindar seguridad a las
mercancías o cargas objeto de operaciones aduaneras tanto principales como
accesorias. Entre las funciones desempeñadas por los integrantes de este
departamento encontramos:

Establecer vigilancia estricta en cuanto a la circulación de personas y

vehículos ajenos al puerto.

Verificar que los vehículos o maquinarias que pernoctan en el puerto

hayan cumplido con el pago respectivo antes de su efectivo egreso.

Elaborar diariamente un informe de novedades a la Gerencia del puerto,

tendiente a dejar constancia por escrito, de cualquier hecho irregular que
sucediere en las instalaciones del área portuaria
 COMPRAS:
Este departamento se realiza todo lo que relaciona con la planificación y
ejecución de las compras, además debe encargarse que la empresa este muy
bien dotada de los distintos materiales utilizados en las demás unidades
departamentales con el fin de prevenir la paralización de ciertas actividades por
la falta de estos. Entre sus funciones encontramos:

Determinar las políticas de compras en función a los objetivos de la

empresa.
Mantener relación permanente con los distintos proveedores.

1.6. Estructura organizativa del departamento donde se realizo las

pasantías.

PRESIDENCIA

ADMINISTRADOR

ANALISTA ANALISTA

ASISTENTE
MENSAJERO INTERNO

MENSAJERO EXTERNO

Fig. Nº 2 Organigrama de la Administración

Descripción de la Administración de Puertos de Sucre, S.A.

ADMINISTRADOR:
 Distribuye y supervisa la documentación referida de la presidencia.

Revisa las órdenes emitidas por la presidencia en cuanto a pagos de

contratistas, servicios, reposición de fondos, trasferencias y otros
conceptos.

Prepara cuadros demostrativos relacionados con el movimiento de la

unidad.

Controla gastos de inversión, de mantenimientos y administrativos.

Lleva el control de las cuentas recaudadoras.

Asiste al director ejecutivo en todas las actividades inherentes a su

administración, en armonía con la gestión administrativa de los puertos.

ANALISTA:

Distribuye y revisa la documentación, que llega y sale de administración.

Revisa las órdenes de pago emitidas por la jefatura de administración, en

cuanto a pagos de contratistas, proveedores, servicios, reposición de
fondos y otros conceptos.

Revisa la preparación de cuadros demostrativos relacionados con el

movimiento de la jefatura de administración

Asiste al jefe de administración, en todas las actividades inherentes a la

administración y dinámica de la gestión administrativa del puerto.

Realiza las conciliaciones de cuenta y prepara la rendición de cuenta que

se le presenta a la presidencia.

Actualización de banco

ASISTENTE:
 Elabora las tareas de carácter administrativo que se realice.

Elabora los cheques para el personal contratado, pago de servicio y todos

los que genere la preparación de cheques.

Archiva documentos

Saca copias

Recibe y envía correspondencia

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR EL

DEPARTAMENTO PARA LA EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES.

PAGO DE PROVEEDORES
 Se realiza la solicitud del servicio, de acuerdo a la necesidad.
 El proveedor emite su factura al departamento.
 Se remite un informe de conformidad por parte del departamento
que se realizo el servicio.
 Se envía la factura a tributo para su respectiva retenciones
 Luego regresa al departamento de administración para calcular y
elaborar el cheque anexándole todos los soporte
 Luego de elaborado se registra en el libro de cheque y en el de
banco.
 se envía a presupuesto para su respectiva codificación
 después de realizado estos paso, se firma por el presidente y el
administrador para entregárselo a el proveedor.
 Esto debe llevar firma y sello del proveedor si es personal jurídica.
 Y por último el vouchet reposa en el departamento hasta que se
envié a contabilidad y auditoria.

PAGO DE NOMINAS
El departamento de recursos humanos envia la nomina con todos sus
respectivos saldos, y a su vez envía a el personal contratado con su recibo de
pago para sacar los cheques, en cambio a el personal fijo según el monto
enviado a el departamento se le realiza una transferencia a el banco para que
se haga efectiva en cada cuenta de los trabajadores.

PAGO DEL BONO DE ALIMENTACION

El departamento de recursos humanos realiza la recarga de cada trabajador,
TEBCA envía a la administración la factura para que se le realice su pago, esta
factura será enviada a tributos, para hacerle su retención, luego se devuelve a
el departamento para sacarle sus cálculos y se elabora el cheque; y es
depositado a la cuenta de TEBCA, para que se haga efectivo.

RENDICION DE CUENTAS
Se concilian todas las cuentas a el final de mes, luego esa información será
vaciada en los formatos de rendición de cuentas, se distribuye los gastos por
partida, se coloca los plazos fijos y luego se compara con los saldos reales,
esta información va a ser suministrada a el presidente de la empresa y el
departamento de auditoría.

PAGO DE DOCEAVO
Consiste en depositarle a las diferentes unidades de estrategias de
negocios, luego de que se envié la rendición de cuenta junto con la
conciliación, se le sacara lo que le corresponde y se le envía por medio de un
depósito o transferencia. Este procedimiento se realiza a l inicio de cada mes.

1.7. Clima organizacional.

La Gerencia Administrativa U.E.N. Cumaná de Puertos de Sucre, S.A.;

están plenamente identificada con los objetivos y metas que quiere a alcanzar
la empresa. De modo, que aunque en todas las empresas existen diversidades
de ámbitos laborales, puertos de sucre específicamente en el departamento de
Administracio, se nota comunicación, control y coordinación entre jefe y
empleados para que se pueda mantener un ambiente sin conflictos y de una
muy buena negociación. Lo mismo sucede con el resto de los departamentos,
puesto que se mantiene un buen trato y compañerismo.

Además, El desempeño del Departamento de recursos humanos es

muy importante e indispensable al momento de la capacitación y
adiestramiento de personal, ya que la empresa requiere de una buena
selección de personal para desempeñar los cargos existentes. Por otro lado, la
empresa cumple con las expectativas salariales y de seguridad social de su
personal, manteniéndose en constante actualización con los requerimientos
exigidos por los organismos gubernamentales (IVSS, Régimen Prestacional de
vivienda y hábitat) de igual manera, cuentan con una convención colectiva,
seguro de H.C.M., delegados sindicales y para dar cumplimiento a la Ley
Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo
(LOPCYMAT) cuentan con delegados de Prevención de accidentes.

Por otra parte, se puede observar la estrecha relación que tiene Puertos
de Sucre con las agencias navieras, ya que a diario mantiene mucha
negociaciones con éstas, lo cual fortalece e incentiva las buenas relaciones
para negociar a futuro y los mecanismos de dirección son muy eficientes ya
que constituyen una excelente guía en la ejecución de las tareas para realizar
la toma de decisiones.

CAPITULO II
ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PASANTE.
Primera semana:
Información general de la empresa
Inducción del departamento
Archivos de documentos.

Segunda semana:
 Envío y recepción de documentos.
Elaboración de cheques.

Tercera semana:
Actualización de bancos.
Conciliciaciones bancarias.
Envío de vouchers para su control posterior.

3.3.-EXPLICACION DETALLADA DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES

DESARROLLADAS EN LAS TRES PRIMERAS SEMANAS

PRIMERA SEMANA:

Información general de la empresa: allí se dio a conocer las

actividades, las funciones primordiales, como esta conformada,
estructurada y administrada la empresa.

Inducción del departamento: por medio de esta actividad se dio a

conocer de manera detallada y precisa las actividades que labora cada
trabajador del departamento, y así enumerar cada tarea que se
ejecutara en el mismo.

Archivo de documentos: es la distribución de los documentos

enviados y recibidos por parte de otras gerencias y se ubican en cada
carpeta.

SEGUNDA SEMANA:

Envío y recepción de documentos: se sellaba en el libro

correspondiente, indicando la hora, la fecha y hacia el departamento
que este iba dirigido.
 Elaboración de cheques: el administrador del departamento
suministra la información y emite la solicitud, el vouchers y el cheque
con sus respectivos soportes para proceder a elaborarlos y colocarle
toda la información necesaria, luego se procede a asentarlo en el libro
de cheques y se remite a el departamento de presupuesto para su
respectiva codificación, y por último se le entregan a sus beneficiarios
por todas las autoridades (si es persona jurídica solamente con sello y
firma, y si es persona natural con la firma y la cedula de identidad es
suficiente).

TERCERA SEMANA:

Actualización de banco: se hace periódicamente la cual consiste en

introducir los cheques que se emitan, la colocación de plazo fijo; todas
las transacciones bancarias que reciba la empresa por ingreso de
servicios, esto con el fin de que se lleve a el día todos los movimientos
para tomar sus respectivas decisiones.

Conciliaciones bancarias: es una comparación de los estados de

cuentas que emite el banco, con la cuenta corriente del departamento;
esto con el fin de llevar un control de las actividades realizadas en
dicho departamento y así saber el saldo en cada cuenta al final de cada
mes. Esta información es necesaria para realizar la rendición de
cuentas que se le presenta al presidente de la empresa.

Envío de vouchers para su control posterior: consiste en ordenar los

vouchers de acuerdo como se vayan generando en un lapso de un
mes, se revisa cada documento si contiene la orden de servicio, orden
de compra, orden de reparación, facturas, retenciones, la solicitud de
material, su respectiva codificación, la firma de todas las autoridades y
el sello de la unidad receptora; junto a esto se levanta un informe y es
enviado a el departamento de auditoria.
3.4 EXPLICACION DETALLADAS DE CADA UNO DE LAS ACTIVIDADES
DESARROLLADAS EN LA PROSECUCIÓN DE LOS OBJETIVOS
ESPECIFICOS.

Conocer los procedimientos administrativos utilizados por la

Unidad de Administración de Presidencia de Puertos de Sucre,
S.A.:

Este objetivo permitio conocer de manera detalla los

procedimiento que se aplica para realizar las actividades. Cada tarea
tiene una manera distinta de ejecutarse.

Identificar los procedimientos actuales aplicados en la Unidad de

Administración de Presidencia de la Empresa Puertos de Sucre,
S.A.

Es necesario ir a la par con los cambios que se establezca

administrativamente y establecerlos como nuevos procedimiento para
ser efectivas las actividades del departamento.

Verificar las posibles fallas presentes en los procedimientos

administrativos actuales de la U.E.N. Administrativa de
Presidencia.

Los procedimientos administrativos poseen un margen de error,

esto nos sirven como experiencia para no volverlos a realizar. Es
necesario que todo se corrija sobre la marcha para así poder establecer
unos procedimientos administrativos confiables y seguros

ANALISIS CRÍTICO DEL TRABAJO REALIZADO DE LA EMPRESA.

 FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Poses personal calificado. Posee la mejor ubicación

geográfica del país para salida
Posee herramientas y al mar, a la creciente
equipos actualizados. producción de cargas de
exportación, así como para
Cumple a cabalidad con los recibir los insumos importados.
objetivos establecidos.
Es un puerto multifuncional.
Excelente remuneración al
personal. Posee instalaciones óptimas
para la prestación de servicios.
Posee una convención
colectiva adaptada a las
necesidades.

DEBILIDADES AMENAZAS

Falta de espacio estructural. No reciben mucho ingreso

No posee una actualización
constante de los manuales
administrativos.
debido a la morosidad de las
empresas.
La desactualizacion de un
sistema informativo.

CONCLUSIONES

Después de haber realizado el análisis interpretativo de las actividades

efectuadas durante el periodo de entrenamiento en el respectivo departamento
Administración de Presidencia de la Empresa Puertos de Sucre S.A., Cumaná,
Edo-Sucre. Se ha llegado a las siguientes conclusiones:

Se observo la amplia colaboración prestada por parte de la empresa y

todos sus trabajadores especialmente los del departamento de
Administración de Presidencia.

Durante el periodo de pasantía note un buen desempeño de las

funciones dentro del departamento de Administración de Presidencia
lo cual es muy importante para el buen desempeño y desarrollo de
dicha empresa.

Se observo que cada procedimiento administrativo que se ha llevado a

cabo necesita pasar por la revisión y aprobación de administración de
Presidencia con la finalidad de que se mantengan en central de cada
una de las operaciones realizadas en la empresa.

RECOMENDACIÓN
 A través de los resultados obtenidos por la presente investigación se
sugiere Al departamento de Administración de Presidencia de la empresa
Puertos de Sucre, S.A; lo siguiente recomendaciones:

Que exista un manual de procedimiento actualizado para la

realización de las actividades del departamento.

Implementación de sistema de reducción de oficios internos que nos

permitirá reducir costo de papelería.

Efectuar pago constante a los proveedores para así mantener un

suministro persistente de mercancía.

BIBLIOGRAFIAS
Chiavenato, I. (1999). Administración de recursos humanos. México:
Editorial Mc.Graw Hill.

FIDIAS, Arias. (1999). Proyecto de investigación (tercera

edición).Editorial episteme ORIAL: caracas

Hernández, R., Fernández, C. y Batista, P. (1998). Metodología de la

investigación. (5a. . ed.) México: Editorial Mc. Graw Hill.

TAYLOR Y FAYOL (1972). Principios de la Administración Científica.

México: Editorial Herrero Hnos.Sus. S.A.