Análisis e implementación de una base de datos para el manejo y

administración de la información en el área comercial

Autor: Douglas Ernesto Soriano Villón

Universidad Politécnica Salesiana
Guayaquil, Ecuador, skate14ds@hotmail.com

Índice
Índice de figuras..........................................................................................................................................2
1. Resumen.............................................................................................................................................3
2. Palabras Clave...................................................................................................................................3
3. Introducción.......................................................................................................................................3

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4. Métodos..............................................................................................................................................4
4.1 Identificar las tablas de la base de datos...........................................................................................4
4.2 Determinar los campos de las tablas.................................................................................................4
4.3 Identificar la llave primaria de cada tabla..........................................................................................6
4.4 Identificar las relaciones entre las tablas...........................................................................................6
4.5 Datos repetidos.................................................................................................................................7
4.6 Creación de la base de datos.............................................................................................................8
4.7 Consultar los datos............................................................................................................................9
5. Resultados........................................................................................................................................10
6. Discusión..........................................................................................................................................10
7. Agradecimientos..............................................................................................................................11
8. Bibliografía.......................................................................................................................................11

Índice de figuras
Ilustración 1: Tabla de los videojuegos........................................................................................................5
Ilustración 2: Tabla de los clientes...............................................................................................................5
Ilustración 3: Tabla de las órdenes..............................................................................................................5
Ilustración 4: Relación de las tablas.............................................................................................................6
Ilustración 5: Datos de la orden de compra no. 1 donde el cliente ha comprado 3 juegos, 2 de ellos
iguales. El problema es que se repite el id de orden y eso no sería posible ya que es nuestra llave
primaria en la tabla. Ademas para cada registro se repite las columnas IDCliente y tipo de pago..............7
Ilustración 6: Tabla adicional para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos.....................7
Ilustración 7: Diseño final de las tablas........................................................................................................8
Ilustración 8: La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes contiene la tabla
Clientes........................................................................................................................................................9
Ilustración 9: Fórmula para buscar datos en tablas.....................................................................................9
Ilustración 10: Resultado en pantalla..........................................................................................................9

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 1. Resumen
Ante la necesidad de administrar información el hombre creó un conjunto de datos que ha sido
organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada
en cualquier momento. La información con la que se va a trabajar puede ser sobre personas,
productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por
columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier
número de filas.

En la actualidad existe una gran variedad de programas para la administración de bases de datos,
entre los más comunes podemos nombrar: Microsoft Access, Visual FoxPro, MySQL data base,
SQL server, Excel. En este caso se ha considerado usar Microsoft Excel para la realización del
proyecto.

2. Palabras Clave
 Base de datos.
 Comercio de videojuegos.
 Excel.
 Implementar.
 Organizar.

3. Introducción

Desde el inicio de la era industrial el hombre siente la necesidad de administrar e interrelacionar

la información con la que interactúa diariamente, para de esa manera optimizar los procesos
relacionados con las distintas actividades comerciales.
El auge de la revolución tecnológica dio cabida a la creación de sistemas informáticos para
facilitar al hombre esta tarea. Con este fin se usan aplicaciones de base de datos diseñadas para

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recoger, gestionar y difundir información de manera eficiente. Es decir, se trata de un programa
que permite crear una interfaz a través de la que el usuario, sea un cliente o trabajadores de la
empresa, puede acceder a una base de datos para obtener información de la misma.
La expresión base de datos comenzó a popularizarse al principio de los años sesenta.
Anteriormente, en el mundo de la informática se hablaba de archivos y conjuntos de datos. Las
colecciones de bases de datos son denominadas, a veces, bancos de datos.
El objetivo del presente trabajo es diseñar una base de datos que permita gestionar la
información de los clientes de una tienda de videojuegos, así como realizar acciones como
buscar, ordenar, hacer cálculos matemáticos de los datos, insertar y compartir información.
Para la realización del proyecto se ha considerado usar Microsoft Excel debido a su diseño
práctico y sencillo de elaboración de tablas para base de datos, y porque nos provee de
herramientas de uso fácil que nos permite entender el funcionamiento de este sistema de
organizar información sin necesidad de tener conocimientos avanzados en programación.

4. Métodos

A continuación, se detalla el proceso que se llevó a cabo para poder implementar nuestra base de
datos correctamente.

4.1 Identificar las tablas de la base de datos

El primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que
ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería se ha determinado
las siguientes tablas:

VIDEOJUEGOS CLIENTES ÓRDENES

4.2 Determinar los campos de las tablas

Una vez identificado las tablas se indicó el nombre de cada una de sus columnas (campos). El
nombre del campo debe ser descriptivo porque nos ayuda a identificar cada una de las
propiedades de un elemento de la tabla.

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 Ilustración 1: Tabla de los videojuegos

Ilustración 2: Tabla de los clientes

Ilustración 3: Tabla de las órdenes

Cabe recalcar que cada tabla se colocó en su propia hoja de Excel, esto para que cuando se tenga
que consultar un dato, la llamada a la hoja específica sea un éxito.

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Los campos de cada tabla dependerán de la información que la empresa, persona o institución
requiera.

4.3 Identificar la llave primaria de cada tabla

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las
tablas. En el caso de la tabla de los videojuegos, el IDVideojuego será la llave primaria ya que es
un código único internacional para cada juego publicado por lo que dicho número jamás se
repetirá.
En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que
identificará de manera única cada una de las filas.

4.4 Identificar las relaciones entre las tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a
través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada
orden de compra quiero saber el nombre del videojuego que ha sido vendido, bastará con
relacionar la columna IDVideojuego de la tabla Órdenes con la columna IDVideojuego de la
tabla de los juegos para conocer el nombre.

Ilustración 4: Relación de las tablas

4.5 Datos repetidos

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Es posible que a medida que vayamos creando la tabla se nos presente casos en que ciertos datos
se repiten en la misma columna. Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una
nueva tabla que almacene la información y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo
llave.
Para seguir con nuestro análisis, se hizo una captura de datos de prueba de una orden, la cual
quedo de la siguiente manera:

Ilustración 5: Datos de la orden de compra no. 1 donde el cliente ha comprado 3 juegos, 2 de ellos iguales. El problema es que se
repite el id de orden y eso no sería posible ya que es nuestra llave primaria en la tabla. Ademas para cada registro se repite las
columnas IDCliente y tipo de pago.

Para resolver este problema se creó una tabla adicional que almacena los videojuegos de cada
orden de compra de la siguiente manera:

Ilustració
n 6: Tabla
adicional
para
minimizar
el espacio
utilizado
por
nuestra
base de
datos.

De esta

manera, el diseño final quedó de la siguiente manera:

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 Ilustración 7: Diseño final de las tablas

4.6 Creación de la base de datos

Una vez hecho el diseño de la base de datos se procedió a crearla en Excel siguiendo dos
recomendaciones:

 Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.

 Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre
los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro
lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el
crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente
tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se
sobrepongan entre sí

4.7 Consultar los datos

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Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, se presentará
la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos
complementarios. Para explicar a detalle se considera las siguientes tablas:

Ilustración 8: La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes contiene la tabla Clientes.

Si al consultar la tabla Ordenes se desea conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha
compra, se puede utilizar funciones de Excel para obtener dicha información. Ya que se está
utilizando tablas de Excel, podemos hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

Ilustración 9: Fórmula para buscar datos en tablas.

Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes, dentro
de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. El resultado nos aparecerá en
la celda donde hemos ejecutado la fórmula:

Ilustración 10: Resultado en pantalla.

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 5. Resultados

Se logró consolidar un sistema de organización de los datos para la administración de la

información de los clientes y ventas de una tienda de videojuego, el cual es operable en su
totalidad de las funciones que demanda.
El resultado mostrado en la ilustración 10 es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el
cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Emilio cuyo Email es el mostrado en la
celda F2. De esta manera se puede relacionar la información de las diferentes tablas en
nuestra base de datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de
funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.

6. Discusión

Globalmente existe una gran comercialización de juegos de video debido al crecimiento de la

población gamer y a las múltiples mejores y lanzamiento de nuevos juegos por parte de los
desarrolladores. Debido a esto es necesario programas de software que ayuden a organizar la
información de alguna tienda, ya sea online o una tienda física.
La base de datos que se implementó en este trabajo presenta un diseño bastante sencillo y
práctico para la entrada y salida de la información, sin embargo, en la realización del mismo se
pudo notar pequeños detalles infructuosos propios de Microsoft Excel, esto debido a que Excel
no es considerado un sistema de gestión de base de datos. Entre las desventajas que se encontró
podemos nombrar las siguientes:

 Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.

 Excel comienza a ponerse lento cuando la base de datos crece en gran manera.
 No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger ciertos datos
de ciertos usuarios.

Pese a todas estas limitaciones, hay un gran número de usuarios que utilizan Excel para guardar
información útil.

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 7. Agradecimientos

A mi mamá por proveerme de los recursos económicos necesarios y poder ejecutar mis
obligaciones. Al profesor por ayudarme de seguir profundizando los conocimientos que se
requieren para ser un buen profesional. A la Universidad por el espacio de estudio e
investigación en donde se llevo a cabo gran parte de este trabajo y principalmente agradezco a
Dios por darme vida cada día, para que pueda seguir aprendiendo y desenvolviéndome.

8. Bibliografía

Aplicaciones e implicaciones de las bases de datos, Introducción a la Informática. 2006-2007

http://users.dsic.upv.es/asignaturas/fade/inf/es/tema5.pdf

DE BRA. The Architectureof Hypertext Systems. Eindhoven University of Technology.

http://wwwis.win.tue.nl/

En tiempos de gamers crece la industria tecnológica (Online)

http://www.industria.misiones.gov.ar/es/noticias/noticias-de-interes-del-sector/405-en-tiempos-de-gamers-
crece-la-industria-tecnologica

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