BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACION

¿Cuál es la importancia de la información documentada?

Dentro de los principales beneficios de mantener y conservar la información

documentada del sistema de gestión de la calidad, es importante resaltar los siguientes,
sin limitarse a los mismos:

1. Define una base para el orden y el equilibrio dentro de la organización, así

como para la mejora continua; al ser flexible y adaptable en todo momento, a
las condiciones del contexto y la experiencia.
2. Otorga confianza al cliente y a las partes interesadas pertinentes, basada en
la capacidad de lograr resultados, y el control resultante de los sistemas
documentados.
3. Coadyuva a un mejor entendimiento de la interrelación de los procesos, al
proveer información coherente de las operaciones y las funciones relacionadas
documentadas en los procesos.
4. Promueve la comunicación de las directrices, políticas y objetivos, a todos los
niveles de la organización, reafirmando el compromiso de la dirección con la
calidad; la seguridad, el ambiente, la seguridad de la información, u otros factores
de éxito definidos.
5. Ayuda a los colaboradores a comprender su función dentro de la
organización, incrementa el sentido del propósito e importancia de su labor y le
permite analizar como su desempeño impacta en los resultados de los procesos y
de la organización.
6. Facilita el entendimiento mutuo entre los colaboradores y la dirección; así
como en las relaciones internas de cliente-proveedor de los procesos.
7. Genera una guía clara sobre la forma en que se deberían llevar a cabo las
actividades para lograr los requisitos específicos de cada proceso.
8. Proporciona un marco de operación claro y eficiente, que a su vez provee la
evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos declarados en la
documentación.
9. Provee una base para auditar y evaluar la eficacia y adecuación continua del
sistema de gestión de la calidad u otros sistemas.

Fases de gestión la información documentada

La gestión de la información puede variar en gran magnitud de una organización a

otra, esto debido a múltiples factores, como nivel de detalle que se quiera controlar, la
complejidad de los procesos internos de la organización e incluso el nivel de madurez del
sistema de gestión, no obstante la mayoría de las organizaciones comparten cuatro pasos
básicos; Elaboración o Actualización, revisión, aprobación y publicación.
Imagen 2: Fases de gestión la información documentada

Cada organización puede personalizar las actividades asociadas a estas etapas, sin
embargo, deben garantizar que sus controles incluyan políticas para la emisión (creación
o actualización), identificación, revisión (control de cambios), aprobación, publicación
(almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad), distribución,
acceso, recuperación, uso, conservación y disposición. final (destrucción o eliminación) de
los documentos del sistema de gestión.

De manera que las versiones vigentes sean idóneas para su uso cuando y donde se
necesiten, se encuentren disponibles en las áreas pertinentes, y estén protegida
adecuadamente (por ejemplo, contra modificaciones no intencionadas, pérdida de la
confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad).

La importancia de contar con un gestor documentar

para la gestión de la información documentada
Documentar el conocimiento de la organización se ha convertido en una ventaja
competitiva en el mercado actual, esto debido a la necesidad de las organizaciones de
adaptar de forma rápida los sistemas a los cambios del entorno.

El gestor documental de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la

información desde la solicitud de la creación de un documento, hasta su archivo
definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y
publicación de los documentos del sistema de gestión, contando, además,
con mecanismos para notificar de cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de

almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la
organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y
eficacia en la gestión.