PLAN MAESTRO DE VALIDACIÓN

XYZ

LINEAMIENTOS GENERALES

1. INTRODUCCIÓN

Consciente de la importancia de las validaciones dentro de las Buenas Prácticas

de Manufactura Vigentes, XYZ ha decidido implementar un Programa de
Validaciones y conforme a las indicaciones dadas por el Informe 32 de la OMS
(documento 823, capítulo 5) genera su Plan Maestro de Validaciones como guía
para el desarrollo de éste, en el cual se describen las directrices para la
implementación y ejecución de las mismas, de acuerdo a la normatividad nacional
vigente.

En este Plan se contemplan los siguientes aspectos:

◎ Políticas de la compañía frente a su programa de validaciones.

◎ Conformación y estructura del Área de Validaciones

◎ Definición y funciones del Comité de Validaciones

◎ Definición del tipo de validaciones que se llevarán a cabo.

◎ Establecimiento de la documentación necesaria para soportar las validaciones

como evidencia de la calidad de sus procesos.

◎ Definición y lineamientos generales de los programas de Calificaciones,

Calibraciones, Control Estadístico en Proceso, Control de Cambios en Equipos

y Procesos.

◎ Metodologías generales de validación de los diferentes productos.

◎ Establecimiento de las responsabilidades de cada una de las áreas técnicas de

la empresa dentro del programa de validaciones.

Con la ejecución del programa de Validaciones descrito en este Plan, XYZ

pretende garantizar a sus consumidores la calidad de sus productos, generando la
evidencia documentada de la reproducibilidad y el grado de estandarización de
sus procesos mediante la optimización de los mismos.

Igualmente, uno de los objetivos principales de la implementación de las

validaciones en XYZ es la disminución de los costos variables en sus productos
causados por los reanálisis, rechazos y reprocesos generados por procesos no
validados.

2. ALCANCE:

Este Plan Maestro cubrirá todos los procesos productivos de XYZ y los aspectos
comprendidos como el entorno de los mismos, a saber:

2.1 Equipos
2.2 Instalaciones (Areas) – Sistemas de Apoyo crítico
2.3 Métodos Analíticos
2.4 Limpieza y Sanitización
2.5 Materiales
2.6 Proveedores
2.7 Personal
2.8 Documentación
2.9 Sistemas de manejo automatizado

3. POLÍTICAS GENERALES:

3.1 XYZ crea un Área de Validaciones independiente y con personal y recursos

propios para la implementación del programa descrito en el presente Plan.
3.2 El Plan Maestro de Validaciones será el documento guía para la ejecución del
programa.
3.3 Como soporte para el Área de Validaciones y entendiendo que esta labor
requiere la participación de todas las áreas técnicas de la empresa, se ha
creado el Comité de Validaciones que estará constituido por el personal que
tenga relación directa o indirecta con la calidad de los productos.
3.4 Los lineamientos establecidos dentro del Plan Maestro de Validaciones de XYZ
cumplen con los requerimientos de validación establecidos en el Manual de
Calidad.
3.5 Las validaciones que se lleven a cabo en XYZ tendrán que seguir los
parámetros establecidos dentro de este Plan Maestro.
3.6 XYZ establecerá las prioridades de validación de sus procesos. Esta
priorización se tendrá en cuenta para la validación de los aspectos
comprendidos como el entorno de los procesos.

CONTINUA: POLITICAS GENERALES

4. ORGANIZACIÓN:

4.1 Estructura Organizacional del Area de Validaciones:

XYZ contará con un área de validaciones que tendrá los recursos económicos,
humanos y tecnológicos requeridos para la ejecución del Plan Maestro de
Validaciones y dependerá directamente de la Gerencia de Aseguramiento de
Calidad.

El área de validaciones estará a cargo de un Coordinador que será el responsable

de dirigir el programa de Validaciones. Contará con dos personas a su cargo que
soportarán la implementación y ejecución de las validaciones.

Adicionalmente, esta área contará con el apoyo directo del Comité de Validaciones
que dará apoyo logístico y coordinará el apoyo operativo de las diferentes áreas
que pertenecen a él y que es necesario para adelantar el proyecto.

El organigrama del área de validaciones es el siguiente:

Las funciones dentro del área son las siguientes:

4.1.1 Coordinador de Validaciones:

⇨ Manejar administrativa y operativamente el área, llevando a cabo las

disposiciones señaladas en el presente Plan Maestro.

⇨ Dirigir y priorizar el trabajo de las personas a su cargo.

CONTINUA: FUNCIONES DE CADA UNO DE LOS MIEMBROS

4.2 COMITÉ DE VALIDACIONES:

El trabajo en validaciones es una labor multidisciplinaria donde se debe involucrar

a todas las áreas de la empresa que se relacionen con la calidad de los procesos
y sus productos de forma directa e indirecta, por lo que XYZ S.A. conformará un
comité de validaciones el cual estará integrado de la siguiente forma:

4.2.1 Integrantes Directos del Comité:

- Gerente de Aseguramiento
- Gerente de Planta
- Jefe de Mantenimiento
- Asistente de Gerencia
- Coordinador de Validaciones

4.2.2 Integrantes Indirectos del Comité:

- Gerente General
- Jefe de Compras
- Representante del Area de Sistemas
- Jefes del Area Productiva
- Jefe de Almacenes
- Personal de Aseguramiento de Calidad
- Cualquier otra persona que sea necesario involucrar de acuerdo a los temas a
tratar.

4.3 MISION DEL COMITÉ:

Dar todo el apoyo al área de validaciones de XYZ S.A., de forma que se genere un
programa de validaciones de sus procesos productivos y su entorno, que garantice
la calidad de sus productos, la reducción de los costos asociados a estos y el
cumplimiento de las regulaciones vigentes.

4.3.1 Funciones del Comité:

▪ Establecer las prioridades de los procesos a ser validados, así como los tipos

de validación asociados a cada uno de estos.

▪ Aportar soluciones e ideas para el desarrollo del programa de validaciones.

CONTINUA: FUNCIONES DEL COMITÉ DE VALIDACIONES

4.3.2 Responsabilidades de los Integrantes Indirectos del Comité:

Gerente General:

▪ Aprobar y facilitar la consecución de los recursos necesarios para implementar

el programa de validaciones.

Jefe de Compras:

▪ Colaborar con el desarrollo e implementación del programa de Certificación de

Proveedores.

CONTINUA: RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES INDIRECTOS

5. DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS QUE SE DESARROLLAN EN XYZ:

Para definir los diferentes tipos de procesos que se desarrollan en la planta se

procedió a agrupar la totalidad de los productos que se manejan en las áreas
productivas, de acuerdo a las operaciones similares que involucran, pudiendo
establecer de esta forma que, los procesos que se manejan en la planta son:

5.1 Sólidos no estériles

5.1.1 Cápsulas
5.1.2 Tabletas
5.1.3 Grageas
5.1.4 Polvos para reconstituir

5.2 Líquidos no estériles:

5.2.1 Suspensiones
5.2.2 Jarabes

5.3 Líquidos Estériles

5.3.1 Soluciones estériles bebibles
5.3.2 Gotas

5.4 Semisólidos No estériles:

5.4.1 Cremas

Los productos que se relacionan con estos procesos se presentan en el Apéndice

#5.

5.5. OPERACIONES QUE SE RELACIONAN CON LOS PROCESOS QUE SE

DESARROLLAN EN XYZ:

Como base para el desarrollo de las metodologías generales de validación, se

muestra a continuación los diagramas de flujo correspondientes a los procesos de
fabricación de las formas farmacéuticas mencionadas en los numerales 5.1, 5.2,
5.3 y 5.4.

Para validar cualquiera de los productos que maneja XYZ se debe hacer una
adaptación de dichas metodologías a los procesos específicos, plasmarlas en un
Protocolo de validación, para finalmente desarrollar el protocolo y culminar la
validación con el respectivo informe.

5.5.1. Formas farmacéuticas Sólidas:

Los diagramas de flujo de tipo general, que describen los procesos de
manufactura que desarrolla XYZ para este tipo de productos, se encuentran a
continuación.

Cualquier otro producto que trabaje XYZ en un futuro deberá ser relacionado en la
sección de apéndices del presente programa - Apéndice # 1, y su proceso de
manufactura y entorno, deberán ser sometidos a todas las consideraciones
indicadas en el presente Plan Maestro, dentro de las cuales se deberá desarrollar
para cada proceso el respectivo diagrama de flujo y metodología general de
validación.

5.5.1.1 Formas Sólidas por Vía Húmeda.

 TABLETAS
CAPSULAS

GRAGEAS

CONTINUAN: DIAGRAMAS DE FLUJO PARA LOS DIFERENTES PROCESOS

6. PRIORIZACION DE LOS PROCESOS A VALIDAR:

En XYZ la prioridad de validación de sus procesos estará dada por la criticidad de

los mismos. De la misma manera, los procesos a validar darán la prioridad para la
validación del entorno.
Los criterios a tener en cuenta para establecer la criticidad de los procesos serán
los siguientes, en el mismo orden:

1. Productos Estériles Inyectables

2. Productos Estériles oftálmicos
3. Productos de Alta potencia y baja dosis
4. Productos con Problemas de disolución
5. Productos con Problemas de uniformidad de contenido
6. Productos con Problemas de estabilidad
7. Productos con Problemas de formulación
8. Productos con Problemas a nivel del proceso productivo
9. Productos con Alto grado de importancia comercial
10. Productos con Alto costo por lote
11. Productos con Altos volúmenes de productividad
12. Productos con Problemas de limpieza
13. Productos con Problemas de características organolépticas
14. Productos con Otros tipos de problemas

Para iniciar el desarrollo del programa de validaciones y teniendo en cuenta los

parámetros anteriores, el Comité de Validaciones de XYZ elaborará un listado de
15 productos a validar considerándolos como los más críticos, y para los cuales el
tipo de validación será concurrente. Las fechas estimadas para la realización de
las validaciones, se señalan en el cronograma de validaciones del Programa de
calificaciones.

Para hacer la priorización con los demás productos que se manejan en XYZ se
deberán tener en cuenta los parámetros citados anteriormente y se podrá emplear
el modelo establecido en el Apéndice #2 del presente Plan Maestro, en el cual se
dan pautas generales para manejar un sistema de ponderación de variables, que
facilite la toma de decisiones.

CONTINUAN CONSIDERACIONES PARA LA PRIORIZACION DE PROCESOS

A VALIDAR

7. DEFINICIÓN DE TIPOS DE VALIDACIÓN A DESARROLLAR:

Para tomar la decisión de qué tipo de validación (prospectiva, retrospectiva,

revalidación o concurrente) se debe aplicar en cada caso específico, se deben
tener en cuenta los aspectos de criticidad, operaciones que involucran y si se
encuentran comercializados o no.

A continuación se mencionan los tipos de validación y su aplicación práctica.

7.1. VALIDACIÓN PROSPECTIVA:

Este tipo de validación aplica para aquellos productos que no han salido aún al
mercado. XYZ realizará este tipo de validaciones para aquellos procesos nuevos
que la empresa determine como críticos y se realizará empezando los estudios de
validación desde el mismo momento de la fase de desarrollo.

Las etapas que se desarrollaran dentro de este tipo de validación se presentan en

el esquema a continuación:

DIAGRAMA DE FLUJO DE LA VALIDACION PROSPECTIVA:

Para la realización de las validaciones prospectivas se seguirán los siguientes
pasos de acuerdo al esquema:

a- Desarrollo del producto: incluye la realización de los estudios de

preformulación y definición de la formula a trabajar. Este paso no se considera
como etapa propia del proceso de validación pero se deberán documentar los
ensayos realizados ya que esta información resulta de gran valor en las etapas de
optimización del proceso.

b- Optimización del proceso: Una vez definida la formula a trabajar se procederá

a hacer su optimización definiendo las mejores condiciones para el proceso. Por lo
que en esta etapa se procederá a realizar las calificaciones de los equipos e
instalaciones involucradas en el proceso así como la calibración de la
instrumentación que interviene en su monitoreo y control.

CONTINUAN CONSIDERACIONES ACERCA DE LOS CRITERIOS PARA

DECIDIR EL TIPO DE VALIDACION (Incluye validación concurrente y
retrospectiva)

7.4. REVALIDACIÓN:

Es la repetición de un proceso de validación o una parte del mismo.

Esta se desarrollará en los casos en los cuales:

- Se haya vencido el plazo dado como vigencia a las validaciones de determinados

procesos.

- Dentro del programa de control de cambios en equipos o procesos se detecten

variaciones a nivel de estos, que puedan llevar a que el proceso salga de control o
a que se deba considerar como un proceso diferente al validado debido a sus
nuevas características.

- Los controles estadísticos en proceso señales que el proceso esta fuera de

control y se presenten unidades rechazadas de forma continua.

En los casos en los cuales se deban desarrollar revalidaciones estas podrán ser
de tipo:

- PROSPECTIVO: en el caso en el cual se tengan procesos validados que hayan

presentado cambios cuyas nuevas características lo constituyan como un proceso
diferente.

- CONCURRENTE: en los casos en los cuales la revalidación se deba hacer

debido a que la fecha de vigencia de la validación haya vencido y el tipo de
proceso se considere como critico (ej: esterilización) y no se pueda por ello
desarrollar una validación de tipo retrospectivo basados en los datos del control
estadístico en proceso.

- RETROSPECTIVA: En los casos en los que los procesos que no se consideren

críticos hayan sido validados e implementado en ellos programas de control
estadístico en proceso que demuestren que estos se han encontrado bajo control
en el tiempo.
8. ESTABLECIMIENTO DE LOS SUBPROGRAMAS QUE INVOLUCRA EL PLAN
MAESTRO:

Dentro del programa global de validaciones se involucraron cinco subprogramas

que son la base para el desarrollo de las validaciones de cualquier proceso, estos
son:

1- Programa de Aseguramiento Metrológico

2- Programa de Calificaciones
3- Programa de Control estadístico en proceso
4- Programa de control de cambios en procesos
5- Programa de control de cambios en equipos

Adicionalmente se involucrará de forma indirecta el programa de Mantenimiento

preventivo de la empresa el cual es uno de los mayores soportes de un programa
de validación debido a que es una herramienta para evitar que debido a fallas en
los equipos o instalaciones los resultados de una validación pierdan vigencia y
lleven a tener que hacer recalificaciones y/o revalidaciones.

9. ESTABLECIMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

Todas las actividades que se generen del programa de validaciones, deberán ser
documentadas siguiendo las pautas establecidas en los diferentes programas del
Plan Maestro, y en el caso especifico de las calificaciones y validaciones se
deberán seguir las pautas que se presentan a continuación para la presentación
de los respectivos protocolos e informes.
9.1 PROTOCOLO DE VALIDACIÓN O CALIFICACIÓN:

El objetivo de este documento es hacer una descripción del sistema en estudio

(proceso, equipo, etc.) indicando cuales son sus puntos críticos, sus
especificaciones, las metodológicas a utilizar para evaluarlos, y la aprobación de
dicho protocolo por parte del Comité de Validaciones, con el fin de que las
actividades que en él se plasman puedan ser llevadas a cabo.

El formato base que se deberá llevar en XYZ para este documento es el que se
indica a continuación, aunque se deberá tener en cuenta que procesos específicos
pueden implicar pequeñas modificaciones:

a. TÍTULO
b. PÁGINA DE PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN (ver modelo apéndice #3)
c. TABLA DE CONTENIDO
d. JUSTIFICACIÓN
e. OBJETIVOS
f. ALCANCE

g. RESPONSABILIDADES
En este ítem se deben mencionar los responsables de plantear la metodología del
estudio, de realizar los muestreos o pruebas requeridas, de realizar los análisis
requeridos en el desarrollo de la metodología (físico-químicos-microbiologicos), de
realizar el análisis de datos e informe y de aprobar el protocolo.

h. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

Para el caso de Validación de procesos se debe tener en cuenta: Materiales
(especificaciones, métodos analíticos, condiciones de almacenamiento,
precauciones de manejo, forma de muestreo), formulación, instrucciones de
fabricación, equipos e instalaciones involucrados, diagrama de flujo (partir el
proceso en operaciones individuales y validarlas por separado), identificación de
operaciones y puntos críticos del proceso, muestreo y análisis en proceso y
producto terminado, métodos de análisis.
En el caso de calificación operacional equipos, este punto debe incluir:
descripción, identificación de Componentes del sistema, principio de Operación,
referenciar calificación de instalación, identificación de puntos críticos de
operación del equipo, referenciar procedimientos operativos estandard de monte y
desmonte, operación, mantenimiento preventivo, limpieza.

i. MATERIALES REQUERIDOS:
La descripción de los materiales necesarios debe incluir: equipos requeridos para
el desarrollo de las pruebas, instrumentos requeridos para el desarrollo de las
pruebas, reactivos y/o materiales (materias primas/material de empaque)
requeridos para la realización de las pruebas.

j. INSTRUCCIONES DE SEGURIDAD:
Las medidas de seguridad necesarias para el desarrollo de las pruebas y manejo
de los materiales requeridos.

k. ESTABLECIMIENTO DE NECESIDADES DE VALIDACIÓN Y/O

CALIFICACIÓN
En este ítem se deben incluir las necesidades del entorno del proceso,
pre-requisito para la realización de la validación

l. ESPECIFICACIONES Y CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Para el caso de validación de procesos se deberán dar los límites dados para
producto intermedio y producto terminado. Igualmente se deberá citar origen de
las especificaciones.

m. METODOLOGIAS DE ENSAYO:
Este punto comprende:
- Diseño experimental que indique la forma de evaluar los puntos críticos de los
equipos o procesos y la forma de desafiarlos
- Documentación que soporte la necesidad de realizar las pruebas y la forma de
hacerlas si aplica
- Descripción detallada de las pruebas a realizar y numero de réplicas para cada
prueba (indicar en el caso de validación de procesos cuantos lotes evaluar)
- Plan de muestreo: cantidad de muestra, puntos de muestreo, numero de
muestras, propósito de tomarla muestra, análisis a aplicar a cada muestra
- Análisis en proceso y en producto terminado (en el caso de validación de
procesos)
- Formatos para la toma de datos
- Pruebas de estabilidad (en caso de que se requieran)

n. DOCUMENTOS DE RESPALDO (Bibliografía)

El formato en que se deben presentar los protocolos de validación o calificación se
encuentra reportado en el Anexo No. 3.

CONTINUAN CONSIDERACIONES ACERCA DEL PROTOCOLO DE

VALIDACION

9.2 INFORME DE VALIDACIÓN O CALIFICACIÓN:

El formato base que se deberá llevar en XYZ para este documento es el que se
indica a continuación, aunque se deberá tener en cuenta que procesos específicos
pueden implicar pequeñas modificaciones:

A. PROTOCOLO DE VALIDACIÓN O CALIFICACIÓN

B. TITULO
C. TABLA DE CONTENIDO
D. NECESIDADES DE VALIDACION O CALIFICACION PREVIAS:
E. DATOS ORIGINALES:
F. ANÁLISIS DE RESULTADOS:
G. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
H. PAGINA DE APROBACION
I. BIBLIOGRAFIA

El formato en que se debe presentar el informe de validación o calificación se

encuentra reportado a continuación.

Este Informe de validación o calificación siempre se deberá presentar incluyendo

el protocolo.

10. PROCEDIMIENTOS PARA EVALUAR LA FUNCIONALIDAD Y

DESARROLLO DEL PLAN MAESTRO

XYZ determinará una serie de indicadores de desempeño los cuales se aplicarán

para la evaluación de dicho programa y que le servirán como un mecanismo de
retroalimentación, pudiendo determinar con ellos las acciones correctivas que
pueda requerir el programa con el fin de que este permita cumplir con los objetivos
corporativos para las cuales fue diseñado y que se han establecido dentro del Plan
Maestro de validación.

CONTINUAN CONSIDERACIONES ACERCA DE LOS RESPONSABLES DE LA

EVALUACION, LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO, LA PERIODICIDAD Y EL
INFORME DE EVALUACION
Anexo No.1
LISTADO DE NUEVOS PRODUCTOS XYZ

TIPO DE FECHA
VALIDACION APROXIMADA DE
FECHA PRODUCTO PROPUESTO VALIDACION
Anexo No. 2
METODO DE PONDERACION DE VARIABLES CRITICAS PARA SER
UTILIZADO EN LA PRIORIZACIÓN DE PROCESOS A VALIDAR:

Este método puede ser utilizado por XYZ para el establecimiento de las
prioridades de validación y como herramienta para establecer la criticidad de sus
procesos.

1. Metodología General:

a. Establecer las variables técnicas y subjetivas más importantes involucradas en

el proceso a priorizar en cuanto a su necesidad de validación.
b. Establecer un valor entre 1 y 5 para cada una de las variables técnicas
dependiendo del grado de criticada y/o impacto que pueda influir negativamente
en la calidad del producto, siendo 1 lo menos critico y 5 lo mas crítico.
VALOR
VARIABLES TÉCNICAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO SUGERIDO

Producto estéril Inyectable 5

Producto estéril oftálmico 5
Alta potencia y baja dosis 5
Problemas de disolución 5
Problemas de uniformidad de contenido 3
Problemas de estabilidad 5
CONTINUAN VARIABLES

Otros tipos de problemas 1

c. Establecer un valor entre 1 y 5 para cada una de las variables subjetivas

dependiendo del grado de criticidad y/o impacto que pueda influir negativamente
en la actividad comercial de la empresa, siendo 1 lo menos crítico y 5 lo mas
crítico.
 VARIABLES SUBJETIVAS INVOLUCRADAS VALOR
EN EL PROCESO SUGERIDO
Alto grado de importancia comercial
Alto costo por lote
Altos volúmenes de productividad
Otras Variables

Estos valores se deberán establecer individualmente para cada producto, basados

en el conocimiento del negocio por parte de los funcionarios de XYZ.
La anterior apreciación es de tipo subjetivo y en ella se evaluará para cada
producto el grado de impacto sobre la actividad comercial que pudiera tener cada
una de esas variables.
Estas variables subjetivas se evaluaran en su totalidad para cada producto.

d. Obtener el valor acumulado de las variables subjetivas y multiplicarlo por el

valor de la sumatoría obtenida de las variables técnicas, para obtener una
respuesta por cada producto.

f. Desarrollar un listado de los productos involucrando las diferentes variables

descritas anteriormente que pueda tener.

g. Asignar el valor global estimado para cada una de las variables involucradas, y
obtener una calificación individual para cada producto.

h. A mayor calificación dada a un producto será mayor su necesidad de validación.

2. Ejemplo:

CONTINUA EJEMPLO
Anexo No.3 - FORMATOS
1. PAGINA DE PRESENTACION DE LOS PROTOCOLOS DE VALIDACION O
CALIFICACION:

XYZ
PROTOCOLO DE VALIDACION No.

TITULO DEL PROTOCOLO:

NOMBRE DEL PRODUCTO:

POTENCIA:
TAMAÑO DEL LOTE:
FECHA DE ELABORACION DEL PROTOCOLO:
FECHA DE REVISION:
FECHA DE APROBACION:

ELABORO:

(Nombre y Cargo)
REVISARON:

(Nombre y Cargo) (Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo) (Nombre y Cargo)

APROBARON:

(Nombre y Cargo) (Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo) (Nombre y Cargo)

ANEXO No. 4.
FORMATO INVENTARIO DE EVALUACIONES DEL PROGRAMA DE VALIDACION

INVENTARIO DE EVALUACIONES DEL PROGRAMA DE VALIDACIÓN

FECHA TOPICO DE EVALUACIÓN NUMERO DE EVALUACIÓN ARCHIVADO EN: RESPONSABLE
(CONSECUTIVO)
Anexo No. 5.
LISTADO DE PRODUCTOS DE XYZ DE ACUERDO CON LA FORMA
FARMACEUTICA