GASEOSAS DE CÓRDOBA S.A.

CENTRO DE DISTRIBUCION DE IBAGUÉ

Ibagué, 05 Septiembre de 2014

INFORME Nº 032

Para: Sr. Manuel Alberto Santos

Gerente de Ventas

De: Jefe de Auditoría.

Asunto: Inventario de Empaque y Producto Cierre de Agosto de 2014

Alcance: Se validó la existencia del acta de inventarios; se verificó adecuadas condiciones para el
almacenamiento del producto terminado en el almacén 300; se realizó inventario físico de las existencias de
bebida, envase, cajas y elementos en Planta; se efectuó conciliación del informe VDI302 (Informe de
Inventario de Vehículos AS-400) contra el almacén 301(SAP); se analizó la razonabilidad de los documentos
registrados antes, durante y después del inventario; validación de la adecuada grabación de las actas de
roturas y desperfectos (Expendido y Almacén Producto terminado), así como la entrega, recepción y registro
de las actas de consumo; verificación del reconteo de Diferencias de inventarios y los motivos que los
originaron; análisis y verificación de la información de materiales en terceros, mercancías en tránsito y
documentos inconclusos; confrontación de las planillas liquidadas manualmente y en ceros; cruce del
informe Tpcheque al 40% de las salidas e ingreso de los vehículos versus controles de portería (forma 01-
900).

Recomendaciones:

Ref. Recomendaciones
Programar la reunión de inventarios con anticipación, con el fin de finiquitar detalles del cierre de
1
mes, adquiriendo compromisos que fortalezca a una buena ejecución del inventario y la
(**)
organización del mismo.
Validar la información grabada en el sistema contra los elementos físicos, de forma que se
2 garantice el correcto procedimiento de envío de los elementos desde el Almacén General,
evitando traumatismos en el área que recibe.
Informar de manera periódica a las Mercaderistas las fechas de vencimiento de los productos en
bodega, con el fin de coordinar una entrega efectiva, sin devoluciones por fechas cortas.
3
Retroalimentar y realizar seguimiento al operario de cargue de vehículo de Supermercados,
para que la labor se efectué a cabalidad, sin afectar la entrega.

* Aspectos que representan un nivel de criticidad alto.

** Aspectos que han sido evidenciados con anterioridad.

Aspectos sobresalientes: Se evidenció control y seguimiento a las diferencias del inventario de vehículos
SAP contra AS-400, así como su respectivo ajuste a cierre de mes; se evidenció correcta grabación de las
actas de desperfectos, rotura y consumo; apropiado seguimiento a la mercancía en tránsito y documentos
inconclusos; la totalidad de las planilla liquidadas en ceros se observaron debidamente autorizadas por la
Gerencia de Ventas; la ubicación del producto en el almacén 300 era acorde a lo registrado en el programa
WM; los precierres diarios son efectuados a diariamente, de acuerdo a lo establecido por la Compañía; en
verificación de la razonabilidad de los registros en los controles de portería no se observó novedades; La
Jefatura de Empaque y Producto junto con los Supervisores del área, efectúa seguimientos mensuales a la
operación nocturna, emitiendo informe a la Gerencia de Ventas de las novedades evidenciadas.
Procedimientos con oportunidad de mejora:
R. Hallazgos
En validación del cumplimiento
de los compromisos plasmados
en el acta de inventario del mes
de Agosto de 2014; el Jefe de
Empaque y Producto indicó que
esta no se viene realizando
desde hace aproximadamente 3
meses.
1 Es de anotar que la iniciación del
(**) inventario se dio inició a las
11:30Am, al indagar al Jefe de
EYP, manifestó que debido al
armado de ofertas para
supermercados el día anterior,
impidiendo así, la terminación
temprana del cargue de los
vehículos y la organización de la
bodega.
Durante el conteo del inventario
físico, se evidenció una remisión
del 28 de Agosto/14
correspondientes a 14560 vasos
16 onzas, que no se habían
ingresado al inventario.
2 correcto procedimiento de
El Jefe de EyP, indicó que no se
ingresó las cantidades debido a
que el Almacén General trocó la
referencia de los vasos y las
cantidades no fueron enviadas
en la totalidad.
En seguimiento a los motivos de
devolución de supermercados,
se evidenció que el 72%
corresponde a mal cargue y
fechas corta.
Es de anotar que el producto que
mayor incidió en las
devoluciones de Supermercados
con fecha corta fue la gaseosa
Pet600mlX15.
3 algún producto solicitado por el
El Jefe de Empaque y Producto
argumentó que este producto
para el mes de Agosto/14 fue
enviado desde la Planta en
Piedecuesta, lo que implicó que
llegara 15 días después de la
producción, quedando así, el
producto con una fecha de
vencimiento en el Cedi de 45
días.
Recomendaciones Acciones correctivas
Programar la reunión de
inventarios con anticipación, El Jefe de Empaque y Producto,
con el fin de finiquitar detalles indicó que a partir del mes de
del cierre de mes, Septiembre/14 se efectuarán las
adquiriendo compromisos actas de inventarios, con el fin
que fortalezca a una buena de dar cumplimiento con lo
ejecución del inventario y la dispuesto por la Compañía.
organización del mismo.
El Jefe de Almacén, comentó
que se tendrá en cuenta las
recomendaciones y se verificará
Validar la información
los elementos a despachas
grabada en el sistema contra
junto con las referencia para la
los elementos físicos, de
detección oportuna de
forma que se garantice el
novedades, evitando así afectar
el proceso.
envío de los elementos desde
el Almacén General, evitando
Agregó que para el 03 de
traumatismos en el área que
Septiembre/14 se envió la caja
recibe.
de vasos pendientes y se
corrigió la referencia de la
remisión.
El Jefe de Empaque y Producto,
Informar de manera periódica
manifestó que a partir de
a las Mercaderistas las
Septiembre/14 se seguirán
fechas de vencimiento de los
compartiendo los correos de las
productos en bodega, con el
fechas de vencimientos a las
fin de coordinar una entrega
Mercaderista, para que en caso
efectiva, sin devoluciones por
de presentar fecha corta en
fechas cortas.
Supermercado, este no sea
Retroalimentar y realizar
digitado; agregó que el tema de
seguimiento al operario de
los malos cargues, se
cargue de vehículo de
retroalimentará al operario para
Supermercados, para que la
que se verifique el producto,
labor se efectué a cabalidad,
corroborando así, la veracidad
sin afectar la entrega.
del cargue.
Otros Aspectos:

Se indagó al área de Empaque y Producto por los controles aplicados para el inventario de elementos
asignados a las ofertas de Supermercados, manifestando que no se tiene ningún registro para comparar las
cantidades consumidas contra las existentes y las dadas de baja; debido a que la totalidad asignadas en
elementos (Fundas, Vasos y demás) son llevadas directamente al gasto.

El Jefe de Empaque y Producto afirmó que se vienen adelantando consultas a la División Nacional de
Logística sobre el adecuado procedimiento a realizar; lo anterior con el propósito de incluir este tipo de
elementos en el inventario SAP y así tener mayor control sobre las cantidades consumidas en las ofertas y
las cantidades físicas en el Centro de Distribución.

Las novedades y observaciones registradas en este informe fueron comentadas con la Gerencia de Ventas,
quien estuvo de acuerdo con el contenido del mismo. Los papeles de trabajo de la verificación reposan en
los archivos de este departamento, para efectos de cualquier aclaración.

Cordialmente,

Karina Alexandra Charry Diaz

Jefe de Auditoria

Copia. Dra. Mónica Janeth López Zapata, Directora de Auditoria.

Sr. César Augusto Pérez Palomino, Auditor Sénior.
Sr. Julian Andres Duran, Jefe de Empaque y Producto
Archivo.