CASO

PRÁCTICO
GESTIÓN DE
PROYECTOS
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INDICE

1. Introducción al Caso Práctico...............................................................................................3

2. Inicio del Proyecto................................................................................................................5
3. Planificación del Proyecto..................................................................................................10

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1. Introducción al Caso Práctico

En el periodo de septiembre de 2013 a enero de 2014 tuve el privilegio de

dirigir un proyecto de voluntariado para la traducción al español del libro: A Pocket
Companion to PMI's PMBOK Guide. Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton
Zandhuis. Editorial: Van Haren Publishing.

La traducción de este libro fue posible gracias a la labor desinteresada del

siguiente equipo de voluntarios del PMI: Jose Daniel Esterkin (Capítulo de Buenos
Aires); Javier Martín (Capítulo de Barcelona); Ariana Cisilino, Fernando Lucas, Jose
Ramón Arlandis y José Lopezosa (Capítulo de Valencia); Mercedes Martinez y un
servidor (Capítulo de Madrid). Adicionalmente participaron 13 revisores externos del
PMI. No menos importante fue la inestimable ayuda de Anton Zandhuis, uno de los
autores, y Bart Verbrugge, Director Editorial.

Todo aquel que haya trabajado con voluntarios sabe que uno de los principales
retos en este tipo de proyectos es que a los voluntarios no se les puede exigir un
determinado desempeño: es fundamental que estén motivados y hagan lo que se les
pide voluntariamente. Si no está claro qué tienen que hacer, cómo o cuándo deben
hacerlo, si las herramientas son demasiado complejas, las tareas demasiado largas,
etc., entonces ya no pueden mantener la atención en el proyecto, dado que todos
tienen otras actividades profesionales y personales que atender. Otro reto importante
es que el equipo era virtual, sin financiación para una reunión presencial que facilitara
la formación del equipo, como hubiera sido deseable. Todas estas restricciones
influyeron en las herramientas informáticas empleadas (TALAIA OpenPPM tuvo un
especial protagonismo 1 ) y en la forma de segmentar el trabajo y avanzar por
iteraciones semanales.

La comunicación ha sido otro importante desafío, sobre todo con el equipo

extendido del PMI, autor y editor. Con estos dos últimos interesados la comunicación
tenía que ser en inglés. Pude comprobar que es muy cierto el dicho: Hasta que no hay
entregables, lo único que hay es comunicación: Su lógica intranquilidad solo comenzó
a disminuir a partir de la entrega de los primeros borradores.

También tuvimos nuestra buena dosis de riesgo en este proyecto: ¿Qué

pasaría si los revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o los revisores de
la Editorial se quejaban de falta de rigor y calidad de la traducción?

1
Para mayor información sobre las herramientas usadas, véase el post Herramientas
para un proyecto de voluntariado: http://goo.gl/z24odI

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Finalmente, hay que decir que el proyecto tuvo un notable éxito, y yo una de las
mejores satisfacciones de mi carrera como director de proyectos: El libro ya está en
las librerías, hemos contribuido a nuestra comunidad profesional, nos han felicitado
por la traducción y lo más importante para mí: he conocido (en nuestra profesión,
como en cualquier otra, trabajando es como se conoce a la gente) a un grupo de
excelentes colegas y he aprendido mucho de ellos.

Si le interesa acceder en modo lectura a la información de gestión del proyecto,

igual que un interesado más, puede usar las siguientes coordenadas para acceder al
proyecto en TALAIA OpenPPM (con el rol interesado):

 Dirección: http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/
 Usuario: pmpeople
 Contraseña: pmpeople

Si desea acceder al entorno compartido en Asana puede usar mi usuario de

PMPeople:

 Dirección: www.asana.com
 Usuario: jose.barato@pmpeople.es
 Contraseña: pmpeople

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2. Inicio del Proyecto

Este proyecto tuvo un arranque muy rápido y efectivo: Los 4 capítulos del PMI
implicados aprobaron la iniciativa en sus respectivos comités y se nombró al Director
del Proyecto. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de inicio,
podrán ver, entre otra información, el acta de constitución y el registro de interesados.
En el enlace de documentación de inicio pueden acceder a la documentación de
soporte en Google Drive.

Acta de Constitución del Proyecto

PMI Madrid
Ficha de Proyecto

Proyecto: Ejercicio: Epígrafe de

inversión:
Traducción del Libro Edición de Bolsillo del 2013 PMIMAD023
PMBOK
Director del Proyecto: Departamento:
Jose Barato Nuevos Servicios y Proyectos
Singulares
Patrocinador: Cliente:
Francisco Javier Rodríguez Blanco Van Haren Publishing

Descripción:
En 2011, PMI Holanda dio soporte a la publicación de un libro resumen en inglés de la
Guía del PMBOK 4ª edición, titulada A Pocket Companion to PMI's PMBOK Guide.
Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis. Editorial: Van Haren
Publishing. En 2013 se actualizó la guía a la 5ª edición y se lanzó un programa para
traducir el libro con voluntarios del PMI al alemán, holandés, francés y español. Este
proyecto consiste en la traducción al español con 8 voluntarios del PMI: Madrid,
Barcelona, Valencia y Buenos Aires.

Necesidad de Negocio:
 La Guía del PMBOK está diseñada principalmente como material de referencia,
pero no es el mejor material de estudio o difusión.
 Creciente demanda de la comunidad de habla hispana sobre buenas traducciones
del material relacionado con la Guía del PMBOK, debido al importante crecimiento
en socios del PMI (crecimiento del 54% anual en España) y número de certificados

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PMP (crecimiento del 62% anual en España).

 Los cursos para preparar el examen son caros (el precio medio por alumno supera
los 1.000€) y el índice de aprobados es bajo (2-3 de cada 5 candidatos suspenden).

Principales Objetivos:
 Proporcionar a los miembros de los capítulos del PMI de habla hispana una
introducción de la Guía del PMBOK en español, fácil y accesible.
 Los capítulos participantes en el proyecto recibirán un porcentaje de las ventas de
la edición en español así como descuentos para miembros y descuentos especiales
por volumen para eventos.
 Contribución directa de los capítulos participantes a la difusión del PMI.

Principales Restricciones:
 Traducción con el esfuerzo de voluntarios en equipo virtual.
 Hito externo para lanzar la publicación en febrero de 2014.
 Consistencia con la traducción española de la Guía del PMBOK 5ª edición.

Principales Riesgos:
¿Los revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o de la Editorial se
quejarán de falta de rigor y calidad de la traducción?

Principales Supuestos:
 El equipo de voluntarios tiene buen nivel de inglés, es efectivo y se mantiene
estable.
 Habrá 5 semanas para traducir y después otras 5 semanas para revisar.
 Se respetan los derechos de propiedad.
 Soporte efectivo de un autor y de la Editorial.

Principales Entregables:
Traducción y revisión del texto y las imágenes.

Principales Exclusiones:
Negociación de los acuerdos con la Editorial.

Fecha de inicio prevista: Fecha de fin Duración en días:

prevista:
30/09/2013 31/01/2014 90
Coste Externo (1+2): Coste Interno (3+4):
0€ 35.350 €

Servicios Externos: Servicios (1): 0 €

1. PMI Madrid no subcontratará servicios de otros 0 €
proveedores en este proyecto.

Otros Gastos Externos: Otros (2): 0 €

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1. PMI Madrid no contempla otro tipo de gastos externos en 0€

este proyecto.

Gastos de Viajes: Viajes (3): 0 €

1. PMI Madrid no financiará gastos por desplazamientos en 0 €
este proyecto.

Personal interno Departamento: Dedicación Tarifa: Interno (4):

asignado: (horas): 1.010 35.350 €
1. Voluntarios PMI Madrid 365 35,00 12.775 €
€
2. Voluntarios PMI Barcelona 115 35,00 4.025 €
€
3. Voluntarios PMI Valencia 415 35,00 14.525 €
€
4. Voluntarios PMI Buenos Aires 115 35,00 4.025 €
€

Documentos adjuntos:
1. Referencia del libro original en http://www.amazon.com/Pocket-Companion-
Amazon PMBOK-Guide-
Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bk
2. Correo de lanzamiento (autor, http://goo.gl/CuV8nf
patrocinador y responsables del
PMI)

AUTORIZACIONES:

Francisco Javier Bart Verbrugge

Rodríguez Blanco

PMI Madrid, Presidente Van Haren Publishing,

Publishing Director

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Registro de Interesados

PMI Madrid
Registro de Interesados

Interesados Externos:
Clasif Fase Poder
i- de /
Expectati Posible cació +inter Interé
Nombre Rol Requisitos vas influencia n és s*
Anton Autor Consistenci Traducció Cambios en a Tradu 5/5
Zandhuis a con n de alta el original. favor c-ción
PMBOK 5. calidad Gestión.
Bart Editor Lector Libro Peticiones de a Edició 5/5
Verbrugge público en publicado maquetación favor n
general. en febrero y marketing.
2014
Diana Revisor Lector Alta Cambios de neutra Edició 2/3
Hochraich Editorial público en calidad redacción l n
general. inicial de español.
la
traducción
Revisores Revisores Consistenci Difusión Cambios de a Tradu 2/3
PMI externos a con PMI redacción favor c-ción
Buenos PMI PMBOK 5. español.
Aires Buenos Lectores
Aires Latam.
Revisores Revisores Consistenci Difusión Cambios de a Tradu 2/3
PMI externos a con PMI redacción favor c-ción
Barcelona PMI PMBOK 5. español.
Barcelona Lector
general.
Revisores Revisores Consistenci Difusión Cambios de a Tradu 2/3
PMI externos a con PMI redacción favor c-ción
Valencia PMI PMBOK 5. español.
Valencia Lector
general.
Revisores Revisores Consistenci Difusión Cambios de a Tradu 2/3
PMI Madrid externos a con PMI redacción favor c-ción
PMI PMBOK 5. español.
Madrid Lector
general.
Elisabeth Presidenta Consistenci Difusión Cambios de a Public 3/4
Duocastella PMI a con PMI redacción favor a-ción
Barcelona PMBOK 5. español.
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Xavier Presidente Consistenci Difusión Cambios de a Public 3/4

Mulet PMI a con PMI redacción favor a-ción
Valencia PMBOK 5. español.

Interesados Internos:
Clasif Fase Poder
i- de /
Expectati Posible cació +inter Interé
Nombre Rol Requisitos vas influencia n és s*
Javier Consistenci Cambios de
Patrocinad Difusión a Public 5/5
Fdez. a con redacción
or PMI favor a-ción
Blanco PMBOK 5. español.
Voluntario
José D. PMI Consistenci
Esterkin a con
Buenos
PMBOK 5.
Aires
Lectores
Ariana Proyecto
Latam.
Cisilino de
Jose voluntaria
Voluntario do. Cambios en
Ramón
s PMI Alta la traducción a Tradu
Arlandis
Valencia 5/5
Fernando calidad de y la favor c-ción
Consistenci la redacción.
Lucas
a con traducción
José PMBOK 5. .
Lopezosa Lector Difusión
Voluntario general.
Javier PMI.
PMI
Martín
Barcelona
Mercedes Voluntaria
Martinez PMI
Madrid
(*)
De 1 (más bajo) a 5 (más alto)
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3. Planificación del Proyecto

Al tratarse de un proyecto interno, sin flujo de caja, los costes de contabilizarán

en horas de voluntarios a una tarifa estándar. En este proyecto los miembros del
equipo ya estaban asignados desde un principio. En el resto de las áreas de gestión,
la planificación estuvo muy influida por los hitos externos y la necesidad de
seguimientos semanales significativos para los voluntarios. Si acceden a los detalles
del proyecto en TALAIA, pestaña de planificación, podrán ver, entre otra información,
el enunciado del alcance, la EDT, el diccionario de la EDT, los entregables, las
actividades, los hitos, el cronograma, las estimaciones de coste y la línea base de
costes. En el enlace de documentación de planificación pueden acceder a la
documentación de soporte en Google Drive.