EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE: MEMORIA

INSTITUCIONAL EN LA GESTIÓN DE CALIDAD1

Alfonso Rubio Hernández2

RESUMEN

En el año 2005, la Universidad del Valle (Santiago de Cali, Colombia)

comenzó a proyectar su Sistema de Archivo. Desde entonces hasta hoy,
el llamado Archivo Central de la Universidad, donde se custodian sus
fondos históricos, atiende principalmente las consultas y préstamos
documentales internos, pero no es usual en él la investigación con fines
históricos, de ahí que esta ponencia se dedique a considerar el potencial
que encierran sus fondos para la historia cultural y la necesidad de que
para ello estén debidamente integrados y organizados dentro de un
sistema de archivo que cumpla con criterios de calidad.

Palabras clave: Sistema de archivo. Memoria institucional. Historia

cultural. Gestión de calidad.

1 INTRODUCCIÓN

L
os archivos universitarios son inmejorables depósitos documentales para el estudio
de la historia social de la cultura. Las universidades son instituciones educativas que
normatizan saberes y prácticas de aprendizaje en múltiples y diversos campos
disciplinares y profesiones. El funcionamiento regular de las mismas a través de la
producción de series documentales que dan cuenta de un desarrollo gubernativo,

1
Trabalho do Eixo Temático “Os sistemas de arquivo e a memória institucional” apresentado em 31 de agosto
de 2017 no VIII Congresso Ibero-Americano de Arquivos Universitários (CIAU).
2
Doutor em Sistemas de Informação e História da Ciência, pela Universidad de Zaragoza, Espanha; Professor do
Departamento de História e editor da revista Historia y Espacio na Universidad del Valle (Univalle), em Cáli,
Colômbia. E-mail: alfonso.rubio@correounivalle.edu.co.

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administrativo, legislativo y académico, forman una memoria institucional que permite

analizar la evolución de su historia en el contexto político- cultural de una determinada
sociedad. Pero para ello, para contar con esa memoria y moldearla a intereses investigativos,
es necesario implementar un sistema de archivo que mediante procesos de calidad se oriente
principalmente a ofrecer servicios de excelencia a sus usuarios, siendo el investigador
todavía el más olvidado de ellos en la Universidad del Valle, a pesar de sus más de setenta
años de historia.
A mediados del siglo XX, el Departamento del Valle del Cauca (Colombia) contaba con
una baja preparación académica y profesional, factor que influía negativamente en el
crecimiento del sector industrial. La dirigencia vallecaucana, dentro de un Plan de Desarrollo
para la región, se propuso entonces formar personal capacitado para administrar las nuevas
empresas, conocer y adecuar nuevas tecnologías e investigar los productos del agro. Entre
otras instituciones, en junio de 1945, se creó una de educación superior, la Universidad
Industrial del Valle. El contexto de su creación estaba determinado internacionalmente por la
coyuntura económica de la posguerra y, nacionalmente, por el comienzo de una segunda
fase de desarrollo industrial, caracterizada por la producción de bienes intermedios y por la
inversión extranjera3.
Al terminar la década del cincuenta, la Universidad contaba con cinco Facultades:
Ingeniería Química, Arquitectura, Ingeniería Electromecánica, Medicina y Ciencias
Económicas, así como las escuelas de Topografía, Enfermería y Tecnología de Laboratorio.
Hacían parte de la entidad 556 estudiantes, 174 profesores y 159 personas en el sector
administrativo. La universidad en esta época, con el apoyo posterior de las autoridades
municipales y departamentales, se regionaliza en relación con su entorno más cercano.
Surgen relaciones fundamentadas en el provincianismo, el clientelismo y la endogamia al
depender excesivamente de los poderes políticos más cercanos y no logra todavía conseguir

3
Sobre la historia de la Universidad del Valle, cf. ORDÓÑEZ BURBANO, Luis Aurelio. Universidad del Valle 60
años, 1945-2005: atando cabos en clave de memoria. Cali: Programa Editorial U. del V., 2007 y PÉREZ, Carlos E.
(dir.). Universidad del Valle: 65 años (1945-2010). Cali: Programa Editorial U. del V., 2010. Sobre la dinámica
particular de algunas universidades latinoamericanas, cf. Historia de las universidades de América Latina.
México DF: Unión de Universidades de América latina, 1999.

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una real independencia gubernativa.

Después de sucesivas crisis temporales inmersas en protestas estudiantiles que se
recrudecen en el contexto de las agitaciones europeas de 1968, comienza a experimentar un
incremento y diversificación de facultades y titulaciones; una considerable expansión
cuantitativa de las matrículas, con mayor presencia femenina en las aulas; un incremento del
personal docente y de los graduados y una ampliación de la participación del sector privado.
Ya en 1980, el Decreto 80, que modificó la educación superior en Colombia y organizó el
sistema de educación post-secundaria como un servicio público con una función social,
marcó un hito en la educación superior del país, impulsando la investigación y el espíritu
crítico orientada a generar conocimientos, a crear y adecuar tecnologías. A partir de
entonces, paulatinamente la Universidad se vio inmersa en una corriente neoliberal y se
asiste a una regeneración de conocimientos que ofrece nuevas perspectivas en perjuicio de
las humanidades.
Son las necesidades laborales, la demanda ejecutante del mercado, la búsqueda de la
rentabilidad y los formalismos técnicos los que siguen caracterizando el momento presente,
con grupos de investigación gestionados como empresas. Se facilita la movilidad estudiantil y
laboral; los planes de estudio se estructuran básicamente en tres niveles (grado, maestría y
doctorado) y se cuantifican mediante los llamados créditos académicos para valorar el
esfuerzo de los estudiantes en superar los cursos. Después de más de setenta años de
historia, con una nueva y dura crisis debida al narcotráfico en los años noventa, actualmente
la Universidad del Valle ha conseguido estabilizarse y, teniendo en cuenta todas sus sedes,
podemos contabilizar un aproximado de treinta mil estudiantes, 252 programas académicos
(160 de pregrado y 92 de posgrado), 450 grupos de investigación y mil profesores vinculados.
Gran parte de la excelencia académica de la región, de su ciencia y tecnología, se ha
generado en esta universidad pública, sin que esto menosprecie los aportes de las
universidades privadas.

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2 INTERÉS POR LA MEMORIA INSTITUCIONAL

Hay razones poderosas por las que los archivos universitarios interesan desde la
memoria institucional que conservan, desde su parcela histórica, que todavía no es
suficientemente explotada científicamente por la investigación. Existen saberes comunes y
universales (filosofía, derecho, física, química, medicina) que se han enriquecido y
diversificado en otros campos especulativos impensables antes del desarrollo capitalista de
la segunda mitad del siglo XX (ingenierías de sistemas, tecnologías de la información y la
comunicación, gestión de organizaciones, planificación territorial, gerencia financiera
internacional) de los que hay que contextualizar su origen, sus prácticas de estudio y
aprendizaje para saber qué los hace posibles dentro de su utilidad social 4.
El saber que transmiten las universidades está conectado con un pasado que no ha
dejado de configurar comunidades científicas cuyos productos académicos dan cuenta de las
corrientes intelectuales de cada momento histórico. En cada uno de estos momentos deben
valorarse las circunstancias políticas de cada universidad en relación al sistema universitario
de cada país y en relación a un panorama cultural y universitario global, donde se debaten las
ideas y las prácticas que dan a conocer y amplían los conocimientos.
Los fondos universitarios permitan articular el análisis institucional, sus cambios
legislativos, sus reformas educativas, con las prosopografías de profesores y alumnos que
conforman los cuadros dirigentes, por un lado; y los cuadros académicos por otro. Grupos
sociales, procedencia, sistemas de reclutamiento, redes de poder, tramas clientelares, todo
ello interesa a la propia historia de la universidad sin que pueda desligarse de la historia
política.
El patrimonio documental de la universidad está constituido básicamente por el
conjunto de documentos producidos o recibidos por sus órganos de gobierno (centrales y

4
Sobre la utilidad de los fondos universitarios para la historia, cf. LLUCH ADELANTADO, Ascensión. Los fondos
universitarios para la historia de las universidades. En MUNDET, Cruz. Archivos universitarios e historia de las
universidades. Madrid: Instituto Antonio Nebrija de estudios sobre la Universidad/ Universidad Carlos III de
Madrid, 2003, p. 13-60; y HERNÁNDEZ SANDOICA, Elena. Los archivos universitarios y la historia de las
universidades. Perspectiva de los investigadores. En MUNDET, Cruz. Op. cit., p. 97-129.

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periféricos) y por las personas físicas al servicio de la entidad en el ejercicio de sus funciones
docentes, investigativas y administrativas. De manera funcional, sus series documentales
podemos clasificarlas en algunos grupos fundamentales que orientan su potencial
investigativo hacia la historia social de la cultura5:

1. Documentación gubernativa: actas o acuerdos de los diferentes órganos de

gobierno que fijan las políticas de la institución

2. Documentación legislativa: resoluciones, estatutos, planes de estudio, ordenanzas,

que permiten conocer el grado de aplicación práctica de las políticas trazadas así
como la estructura, la organización y el funcionamiento institucional.

3. Documentación económica: presupuestos, contratos, compras, libros contables, que

permiten recomponer la evolución del lado material de la universidad.

4. Documentación de personal docente, estudiantil y administrativo. Son las series de

expedientes personales, nóminas, expedientes disciplinarios, convocatorias,
nombramientos, cursos de formación, relaciones sindicales. Posibilitan abordar el
funcionamiento interno universitario relacionándolo con las funciones
administrativas y educativas de su personal.

5. Documentación académico-administrativa: matrículas, exámenes, convenios,

intercambios, pasantías. Permiten la elaboración de estadísticas con fines socio-
educativos.

6. Documentación científica: proyectos de investigación, tesis de grado, de maestría,

de doctorado; revistas. La investigación científica es fuente productora y
consumidora de información y al mismo tiempo generadora de documentación que
posibilita el seguimiento de las modas científicas.

5
Sobre las series documentales universitarias y la potencialidad de su uso, cf. PESET, Mariano. Los archivos
universitarios: su contenido y sus posibilidades”. En VV.AA. Estudios en recuerdo de la profesora Sylvia Romeu.
Valencia: Universitat de Valencia, 1989, p. 759-772; y VIVAS MORENO, Agustín y PÉREZ ORTIZ, Guadalupe. Series
documentales para la investigación en historia de las universidades. Investigación Bibliotecológica, vol. 25, n° 55,
sept.-dic. 2011, p. 13-61.

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Como un fondo por el cual se puede medir la evolución del patrimonio bibliográfico y
documental, se sitúa la documentación de las bibliotecas universitarias, donde podemos
incluir (es el caso de la Universidad del Valle) las donaciones y depósitos documentales
externos. Las bibliotecas constituyen el apoyo básico a la docencia y la investigación y a
través de sus fondos se puede conocer la evolución de sus servicios, los objetivos de
investigación, las líneas de interés, los objetivos de las nuevas adquisiciones.
De manera general, a través del siguiente organigrama se despliegan y clasifican
actualmente sus distintas series documentales.

3 MEMORIA INSTITUCIONAL Y GESTIÓN DE CALIDAD

La personalidad de la Universidad del Valle complejiza la sistematización de sus

desarrollos archivísticos, así como el grado de acceso a sus fondos documentales y el grado
de explotación con provecho científico. Organización y difusión se convierten entonces en
claves del potencial de acceso a investigadores. Los fondos documentales de la Universidad
del Valle han sufrido especiales avatares debidos principalmente a su peculiar contexto
histórico. Dispersiones y rupturas en el funcionamiento regular vienen sucediéndose desde
su creación hasta que por fin a partir de fines de los años noventa, con una mayor estabilidad
político-social del país, se consigue dar mayor continuidad a los procesos académico-
administrativos que irán ampliando la formación universitaria y por ende, la formación de su
archivo universitario, cuya organización es respaldada definitivamente con la Ley nacional
594 del año 2000, la Ley General de Archivos, mejorando así sus condiciones de posibilidad
historiográfica.
A partir de esta Ley se observan avances legislativos en materia archivística como
disciplina y la acción política toma conciencia de los mismos. Los fondos documentales del
Archivo de la Universidad del Valle hasta entonces habían permanecido dispersos,
desorganizados y sometidos a la responsabilidad de las distintas oficinas administrativas. La
expansión archivística se tradujo en una intervención conjunta de la documentación
acumulada y de la que viene produciéndose cotidianamente, mediante la elaboración y

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puesta en marcha de un proyecto archivístico de identificación y valoración de series

documentales mediante la cumplimentación y aplicación de Tablas de Retención
Documental.
La metodología uniforme y las tareas encaminadas a la elaboración y ejecución de
proyectos están desarrolladas por lo que se conoce como "gestión de proyectos” o "Project
management”, una metodología conocida sobre todo en ámbitos industriales. En el año
2005, al crear el Sistema de Archivos de la Universidad del Valle, donde estuvimos presentes
haciendo parte de su Comité de Archivos, se elaboró un proyecto que ofrecía servicios
relacionados con el uso de técnicas archivísticas en el marco de implementar o mejorar los
Sistemas de Gestión de la Calidad dentro de la Universidad.
La calidad como filosofía de gestión está tan popularizada que ya atiende a esta
metodología sobre "gestión de proyectos”, sea en el servicio archivístico o sea en cualquier
otro tipo de servicio (la gestión de nóminas, la gestión de correspondencia) dentro de una
institución determinada. La implementación del sistema de calidad y la búsqueda de su
certificación es voluntaria, si bien, toda organización o empresa que mantenga servicios o
productos certificados se presenta en el marco empresarial y social como una entidad mucho
más atractiva. Pensando en una función clave de las organizaciones como la de "servir”,
entenderíamos por calidad el nivel de excelencia que las mismas han decidido dar a sus
servicios para satisfacer a sus usuarios6.
En ellas, el concepto de "excelencia” nos indica la presencia de un nivel normalizado
de perfeccionamiento del servicio. Los usuarios de una organización deben ser
caracterizados para distinguir sus diferencias. La organización decide el "nivel de excelencia”
según sus posibilidades y recursos, según su nivel de competitividad o su ciclo de trabajo.
Esta definición nos permite entender el archivo como una organización en sí misma
orientada a la calidad, desde una doble perspectiva:

1. El archivo como parte integrante de una entidad inmersa en un proceso de calidad.

Un subsistema dentro de un sistema organizativo que debe funcionar con la misma
6
HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis y MORO CABERO, Manuela. Normativa ISO 9000 y gestión de archivos
administrativos. Crónica de un encuentro anunciado. Archivamos, n° 36-37 (2° y 3° trimestre 2000), p. 22-32.

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dinámica que el todo al que pertenece y asumir la función que dicha entidad le haya
asignado en el proceso de consecución del certificado de calidad. El archivo
entendido como soporte.

2. El archivo como un microorganismo que debe orientarse a la consecución de un

servicio de calidad. De esta forma, la clásica representación piramidal de la
estructura de un archivo (1. Organización; 2. Factor humano; 3. Usuarios) evoluciona
hacia intereses muy distintos, mostrando al usuario en el vértice de la misma y no en
la base (1. Usuarios; 2. Factor humano; 3. Organización).
Desarrollar una función de calidad en una organización requiere una elevada inversión
económica, el compromiso de todos los recursos humanos y la utilización de diversas
técnicas que permitan su dinamización y mantenimiento. Tanto en el desarrollo de las
funciones propias de una entidad, como en la propia puesta en marcha de un sistema de
archivo de calidad; y tanto en la perspectiva del archivo como subsistema, como en la del
archivo como microorganismo, las técnicas y la metodología empleadas por el "Project
management” vienen a apoyar el desarrollo de un sistema organizado para rediseñar o
diseñar servicios y productos que respondan a las necesidades y expectativas del usuario.
Las facetas archivísticas que pueden fortalecer la difusión de los fondos universitarios
con fines investigativos son muchas y los historiadores, como un tipo de usuario que debe
poseer "cultura documental”, todavía desconocen el potencial que encierran.

4 CONCLUSIONES

En razón de la Ley 594 de 2000, la Ley General de Archivos y de lo logrado hasta

ahora, debemos reclamar mayores cuidados de la documentación contenida en el llamado
Archivo Central de la Universidad del Valle, mejores y más detallados instrumentos de
descripción de la misma y una conveniente difusión de sus fondos para darlos a conocer y
ponerlos en disposición de los estudiosos.
La lectura política de la documentación administrativa de la U. del Valle puede

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conducirnos al análisis de los procedimientos institucionales del poder académico. El estudio

de los libros de actas de los órganos rectores centrales como el Consejo Superior, la Junta de
Seguridad Social, la Rectoría, el Consejo Académico y de los órganos dependientes como los
Consejos de Facultad, además de otras series documentales dedicadas al control gubernativo
y administrativo interno, puesto en relación con un contexto interpretativo amplio de
carácter socio-cultural, debe ser un enfoque necesariamente digno de mayor atención en la
recepción historiográfica colombiana.
El concepto de archivo universitario debe adquirir una nueva dimensión definiéndolo
no sólo por su carácter patrimonial o administrativo, sino también por su finalidad histórica.
Los archivos universitarios siguen siendo fundamentales para el análisis de las
representaciones, que evolutivamente van reconfigurando sus rituales acomodándose a los
cambios sociales y a la renovación constante de la comunidad académica. Discursos
simbólicos que relacionan el poder político (nacional/departamental/local) con prácticas
concretas que influyen en el terreno de lo pedagógico, en la exploración y renovación de los
planes de estudio y los métodos de enseñanza, en la innovación tecnológica, en el
pensamiento científico y humanista, en una historia, en definitiva, cultural que tiene como
premisa la intervención de cuantos ámbitos disciplinares puedan ser útiles en su objeto de su
estudio.

THE UNIVERSIDAD DEL VALLE ARCHIVES: INSTITUTIONAL MEMORY IN

THE QUALITY MANAGEMENT

ABSTRACT

In 2005, the Universidad del Valle (Santiago de Cali, Colombia) started to

project its Archive System. From then on, the so called University Central
Archive, where its historical records are kept, deals mainly with requests
for information and loans of internal documents. However, historical
research is not common in it, and, therefore, this lecture will consider
the potencial this records hold for cultural history, as well as the need to
keep them properly integrated and organized within an archive system
which meets quality standards.

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Keywords: Archive system. Institutional memory. Cultural history.

Quality management.

REFERENCIAS

HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis; MORO CABERO, Manuela. Normativa ISO 9000 y gestión de
archivos administrativos: crónica de un encuentro anunciado. Archivamos, n° 36-37 (2° y 3°
trimestre 2000), p. 22-32.

HERNÁNDEZ SANDOICA, Elena. Los archivos universitarios y la historia de las universidades:

perspectiva de los investigadores. En MUNDET, Cruz (ed.). Archivos universitarios e historia
de las universidades. Madrid: Instituto Antonio Nebrija de estudios sobre la Universidad/
Universidad Carlos III de Madrid, 2003, p. 97-129.

HISTORIA de las Universidades de América Latina. México DF: Unión de Universidades de

América latina, 1999.

LLUCH ADELANTADO, Ascensión. Los fondos universitarios para la historia de las

universidades. En MUNDET, Cruz (ed.). Archivos universitarios e historia de las
universidades. Madrid: Instituto Antonio Nebrija de estudios sobre la Universidad/
Universidad Carlos III de Madrid, 2003, p. 13-60.

ORDÓÑEZ BURBANO, Luis Aurelio. Universidad del Valle 60 años, 1945- 2005: atando cabos
en clave de memoria. Cali: Programa Editorial U. del V., 2007.

PÉREZ, Carlos E. (dir.). Universidad del Valle: 65 años (1945-2010). Cali: Programa Editorial U.
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Estudios en recuerdo de la profesora Sylvia Romeu. Valencia: Universitat de Valéncia, 1989, p.
759-772.

VIVAS MORENO, Agustín; PÉREZ ORTIZ, Guadalupe. Series documentales para la

investigación en historia de las universidades. Investigación Bibliotecológica, vol. 25, n° 55,
sept.-dic. 2011, p. 13-61.

Trabalho recebido em: 13 jun. 2018 Trabalho aceito em: 20 jun. 2018

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