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01 Ttulo: Control de la documentacin

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NDICE 1.- OBJETO 2.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.- ALCANCE 4.- RESPONSABILIDAD 5.- DESARROLLO 6.- CAMBIOS DE LA DOCUMENTACIN 7.- REGISTROS DE CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE 8.-CONTROL DE EDICIONES

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1.- Objeto El objeto de este procedimiento es mantener un sistema de control que permita la elaboracin, aprobacin, actualizacin, identificacin y distribucin de la documentacin y datos de origen interno y los documentos de origen externo que afecten al sistema de Calidad y Medioambiente de GUTEL, S.L. En cuanto a registros de calidad establece un mtodo para identificar, codificar y archivar los registros del sistema de Calidad y Medioambiente. 2.- Documentos de referencia DC1.00 Manual de la Calidad. 3.- Alcance Documentacin interna: afecta a toda la documentacin que genera el Sistema de la Calidad y Medioambiente en la propia empresa. Manual de la Calidad. Procedimientos del Sistema de Gestin. Instrucciones de trabajo.

Documentacin externa: es la documentacin referente a Calidad elaborada o recopilada por fuentes externas a la propia empresa. Se considera documentacin externa a aquellos documentos utilizados en la organizacin para el desarrollo normal de la prestacin del servicio, incluyendo a las operativas de trabajo determinadas por cualquier parte como clientes o proveedores. La legislacin aplicable se considera documentacin externa y est contemplada en el sistema de gestin. La documentacin externa que se considere confidencial por parte del cliente deber ser tratada como tal. 4.- Responsabilidad Todo el personal de GUTEL es responsable de que se haga cumplir este procedimiento. El mantenimiento de la documentacin del sistema es responsabilidad del responsable de Calidad y Medioambiente. La conservacin de registros es responsabilidad de los respectivos propietarios de los mismos.

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5.- Desarrollo 5.1 Codificacin y trazabilidad El sistema de codificacin de la documentacin del sistema de Calidad y Medioambiente se realizar de la siguiente forma: El cdigo del documento tendr la estructura DCN:XX, donde N determina el nivel del documento: N=1 para documentos nivel 1 (Manual de la Calidad) N=2 para documentos nivel 2 (Procedimientos del Sistema) N=3 para documentos nivel 3 (Instrucciones de trabajo) XX numeracin comenzando por 01, etc., salvo el Manual de la Calidad que ser 00. Todos los documentos estarn firmados por la persona que los edita y el responsable que los aprueba. En el caso de los documentos nivel 1 y 2 sern editados por el responsable de Calidad y Medioambiente y aprobados por la Direccin del Centro. Los documentos debern llevar nmero de edicin y fecha de sta, paginacin y un historial de los cambios realizados y sus causas. Cualquier modificacin de una parte de un procedimiento, dar lugar a la emisin de una nueva revisin del documento completo y a la sustitucin completa del mismo. Las responsabilidades de la edicin y aprobacin quedan definidas en los documentos correspondientes a travs de las firmas de los responsables, que podrn ser reemplazadas con idntica validez por su imagen digital en las ediciones informticas. La documentacin interna ser, en los casos que sea posible, accesible a travs de la red informtica del centro. Cualquier persona puede tener acceso a sta, bien en su propio puesto de trabajo o bien a travs de su responsable de departamento. Pueden utilizarse otras vas de comunicacin como tablones informativos o mail. La distribucin se realizar a todos los agentes de la organizacin a travs de sistema informtico. Las variaciones de documentacin sern comunicadas a los interesados por este mismo medio.

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5.2 Manual de la Calidad El Manual de Calidad de GUTEL, S.L., se realizar siguiendo las directrices de las normas UNE-EN-ISO 9001:2000 y UNE-EN-ISO 14001:2004. Cuando la Direccin o el Responsable de Calidad y Medioambiente, considere necesario entregar un ejemplar fuera de la distribucin establecida, porque requiera ser conocido por personas distintas de la organizacin, pero que no se considera necesario que sean ejemplares mantenidos al da, se podr entregar dicha copia, con la indicacin: "Copia no controlada", o "Slo para informacin". La entrega de estas copias no controladas es potestativa de la Empresa, no pudindose nadie considerar con derecho a ella. Cuando se decida la entrega de una de estas copias, ser siempre de la ltima revisin emitida, con nota de acompaamiento que actuar como acuse de recibo. 5.3 Procedimientos del Sistema de Gestin Los procedimientos de gestin son los documentos que desarrollan lo indicado en el Manual de la Calidad y, por tanto, los captulos de las normas UNE-EN-ISO 9001:2000 y UNE-EN-ISO 14001:2004. Su edicin y aprobacin se realizar de acuerdo con lo indicado en el apartado 5.2. Cualquier departamento puede proponer modificaciones de los documentos, pero ser el emisor quien las realice tras el estudio correspondiente, en el que podrn participar otros. El trmite de aprobacin y distribucin ser similar al empleado para el documento original. 5.4 Instrucciones de trabajo Los Instrucciones de trabajo se utilizan para trabajos, procesos u operaciones que requieren mayor nivel de detalle en su explicacin. Las instrucciones de trabajo sern editadas por cada departamento y aprobadas por el responsable de l. 5.5 Planes de Calidad Los Planes de Calidad que pudieran ser emitidos a peticin de un cliente, sern editados y aprobados con el mismo criterio y nivel que los Procedimientos del sistema de Gestin.

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6.- Cambios de la documentacin 6.1 Documentacin Interna 6.1.1 Actualizacin Las actualizaciones y cambios de la documentacin de origen interno, pueden surgir a travs del usuario o de una auditora. Cualquier propuesta de cambio o actualizacin ser notificada al Responsable de Calidad, quien la presenta al Comit de Calidad con objeto de analizar la viabilidad y necesidad del cambio. Los documentos/datos modificados son siempre revisados y aprobados antes de su distribucin, por los mismos responsables, a no ser que se especifique lo contrario en el Comit de Calidad. La documentacin del sistema no podr ser modificada ni alterada al estar protegida contra ediciones. Tampoco se permitir la impresin de los documentos sin autorizacin expresa del responsable de calidad. Los documentos obsoletos sern sustituidos por los vigentes y se conservarn por parte del responsable de Calidad. 6.2 Documentacin Externa 6.2.1 Actualizacin La documentacin externa es actualizada por fuentes externas a GUTEL. Es distribuida internamente por los responsables definidos a los destinatarios finales. Las fuentes de actualizacin pueden ser de diferente procedencia, considerndose de especial importancia por su naturaleza los siguientes documentos: Las especificaciones de reparacin de los fabricantes. Comunicados de requisitos de clientes. Circulares. Mail informativo. Pginas Web.

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7.- Registros de Calidad y Medioambiente Registro es el formato cumplimentado que evidencia la conformidad/implantacin correcta de los requisitos del sistema de la calidad. Todos los registros de calidad sern legibles y se guardarn y se conservarn en unas condiciones donde no se deterioren y se evite su prdida, de forma que se pueda acceder a ellos fcilmente. 7.1 Registros a establecer Los registros establecidos para evidenciar la efectividad del Sistema de Calidad y Medioambiente de GUTEL, S.L. son los siguientes: 1.- Informe mensual de Calidad y Medioambiente. 2.- Revisiones por la Direccin. 3.- Informes de auditoras internas del Sistema. 4.- Informes de las no conformidades. 5.- Acciones correctoras y preventivas. 6.- Formacin y adiestramiento. 7.- Inspeccin y ensayos. 8.- Certificados de calibracin. 9.- Quejas de clientes. 10.- Cuestionario de satisfaccin de clientes. 11.- Entregas de residuos txicos y peligrosos. 12.- Registro de identificacin y evaluacin de aspectos medioambientales. 13.- Registros de legislacin y requisitos legales. 14.- Registros de incidentes, accidentes y simulacros medioambientales. 15.- Registros de comunicacin medioambiental.

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7.2 Creacin, mantenimiento y conservacin La responsabilidad de creacin, mantenimiento de los registros de Calidad y Medioambiente, son los indicados en la tabla siguiente:
Registro Cuestionario de satisfaccin de clientes Quejas de clientes Registros de comunicacin medioambiental Informes de las no conformidades Acciones correctoras y preventivas Formacin y adiestramiento Inspeccin y ensayos Certificados de calibracin Revisiones por la Direccin Informe mensual de Calidad Entregas de residuos txicos y peligrosos Registro de identificacin y evaluacin de aspectos medioambientales Registros de legislacin y requisitos legales Registros de incidentes, accidentes y simulacros medioambientales Informes de auditoras internas del Sistema Creacin Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable HH. Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable Calidad Responsable Calidad de de de de de RR. de de de de de de de de de Mantenimiento y conservacin Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable RR. HH. Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable de Calidad Responsable de Calidad

7.3 Perodo de conservacin Todos los registros de la Calidad y Medioambiente se conservarn durante un perodo de tiempo, a fin de que puedan ser consultados para analizar tendencias y la necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas o para comprobar la efectividad de stas. El perodo mnimo de conservacin ser de tres aos, excepto los registros de formacin que se conservarn por tiempo indefinido.

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8.- Control de ediciones Edicin Fecha 0 9-01-05 1 7-02-06 Cambio Creacin Revisin y actualizacin Motivo del cambio Integracin con Sistema de Gestin Medioambiental

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