Tema 13 Introducción Entorno EXCEL

Objetivos
• Crear libros de trabajo y hojas de

cálculo.
Contenidos
• Crear un libro de trabajo.

• Importar un archivo de texto abriéndolo en
Excel.
• Agregar una hoja de cálculo a un libro
existente.
• Copiar y mover hoja de cálculo.
Objetivo 1: Crear libros de trabajo y
hojas de cálculo
Crear un libro de trabajo
Un libro de Microsoft Office Excel

es un archivo que contiene una o
más hojas de cálculo que puede
utilizar para organizar distintos
tipos de información relacionada.
Hoja de cálculo
Crear Hojas de Cálculo y Libro de Trabajo

1 Microsoft Excel Básico 2016
hojas de cálculo
Abrir un nuevo libro en blanco
1. Haga clic en Archivo > Nuevo.

Libro en blanco
2. En la Portada, haga doble clic en Libro en
blanco.
También existe un método abreviado de
teclado para crear rápidamente un nuevo
libro en blanco, que es presionando CTRL
+ U.

hojas de cálculo
Buscar un nuevo libro en una
plantilla
Plantillas
1. Haga clic en Archivo > Nuevo.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
o Para usar una de las plantillas de
ejemplo que se incluyen con Excel, en la
portada, desplácese hasta la plantilla que
desee y, a continuación, haga doble clic en
la plantilla.

hojas de cálculo
Importar un archivo de texto
abriéndolo en Excel
Puede abrir un archivo de texto que creó en

otro programa utilizando el comando Abrir.
Abrir un archivo de texto en Excel no cambia el
formato del archivo; puede verlo en la barra de
título de Excel, donde el nombre del archivo
conserva la extensión del nombre de archivo
Archivo de texto
de texto (por ejemplo, .txt o .csv).

hojas de cálculo
Agregar una hoja de cálculo a un
libro existente
Excel le proporciona tres hojas de cálculo en un libro, Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos
pero puede agregar más hojas de cálculo (y otros siguientes:
tipos de hojas, como una hoja de gráfico, una hoja de • Haga clic en el botón Nueva hoja en la parte inferior de la pantalla.
macro o una hoja de cuadro de diálogo), cambiarles

el nombre o eliminarlas según sea necesario.
El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece
en la ficha de hoja correspondiente, en la parte
inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el
nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede
especificar un nombre más adecuado a cualquier
hoja de cálculo.

hojas de cálculo
Copiar y mover hoja de cálculo

Mover una hoja de cálculo en un libro
Seleccione la pestaña
de la hoja de cálculo
y arrástrela al lugar
donde quiere que
esté. Damos clic y arrastramos al
nuevo lugar donde queremos
ubicarlo.

hojas de cálculo
Copiar una hoja de cálculo a un
libro nuevo
1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de

3
hoja de cálculo y seleccione Mover o copiar.
1
2. Pulse en Crear una copia.
3. En Al libro, seleccione (nuevo libro) u otro libro
que tenga abierto.
4. Seleccione Aceptar. 2
5. Presione CTRL + TAB para volver al otro libro.
4

hojas de cálculo
Copiar una hoja de cálculo en el
mismo libro
1. Presione CTRL y arrastre la pestaña de hoja de

cálculo a la ubicación de la pestaña que quiera, o
3
haga clic con el botón derecho en la pestaña de
hoja de cálculo y seleccione Mover o copiar.
1
2. Seleccione la casilla Crear una copia.
3. En Antes de la hoja, seleccione dónde quiere
colocar la copia. 2
4. Seleccione Aceptar.
4

hojas de cálculo
Cambiar el nombre de una
pestaña de hoja de cálculo
1. Haga doble clic en la pestaña de hoja de cálculo.

2. Escriba un nuevo nombre.
2
1

Microsoft Excel
Básico 2016
Sesión 02
Navegar en Hojas de Cálculo y Libros de Trabajo
Objetivos
• Navegar en las hojas de cálculo.

• Crear hipervínculos
Contenidos
• Buscar datos dentro de una hoja de cálculo.

• Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de
una hoja de cálculo.
• Agregar y desactivar los hipervínculos.
Objetivo 1: Navegar en las hojas de
cálculo.
Buscar datos dentro de una La opción Buscar y reemplazar en Excel sirve para buscar elementos en el libro, como un
hoja de cálculo número o una cadena de texto en particular.
En la pestaña Inicio en el grupo En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desee buscar, o bien
Edición, haga clic en Buscar y haga clic en la flecha del cuadro Buscar y haga clic en una búsqueda
seleccionar. reciente que se encuentre en la lista.
Para buscar texto o números,

haga clic en Buscar.
Para buscar y reemplazar texto

o números, haga clic en
Reemplazar.
Navegar en hojas de cálculo y libros de trabajo

cálculo.
Haga clic en Opciones para definir en más detalle su búsqueda y, a

continuación, siga uno de estos procedimientos:
Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en

el cuadro Dentro de, seleccione Hoja o Libro.
Búsqueda con detalles.
Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga

clic en Por filas o Por columnas.
Para buscar datos con detalles específicos, en el cuadro Buscar

dentro de, haga clic en Fórmulas, Valores o Comentarios.
Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas,

seleccione la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas.
Para buscar celdas que contengan solo los caracteres que

escribió en el cuadro Buscar, seleccione la casilla Coincidir con el
contenido de toda la celda.

cálculo.
Puede usar caracteres comodín, como un asterisco (*) o un Para reemplazar texto o números, escriba el nuevo texto o número en
signo de interrogación (?), en sus criterios de búsqueda: el cuadro Reemplazar con, y haga clic en Reemplazar o Reemplazar
todos.
Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres.

Por ejemplo, s*l devolverá tanto "sal" como "señal". Si queremos que nuestra
búsqueda tenga reemplazo.
Use el signo de interrogación para buscar un solo carácter.

Por ejemplo, s?l devolverá "sal" y "sol".

cálculo.
Seleccionar celdas, rangos, filas o
columnas de una hoja de cálculo Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas
Para seleccionar Haga esto
Una sola celda Haga clic en la celda o presione las flechas para moverse hasta ella.
En una hoja de cálculo, puede seleccionar celdas, rangos, filas o
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la
columnas para, por ejemplo, aplicar formato a los datos de una última celda, o bien, mantenga presionada la tecla Shift mientras
selección o para insertar otras celdas, filas o columnas. También presiona las flechas para extender la selección.
puede seleccionar todo o parte del contenido de una celda y También puede seleccionar la primera celda del rango y, a
activar el modo de edición para modificar esos datos. continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las
flechas. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar
F8.
En una tabla de Microsoft Excel se pueden seleccionar celdas y Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga
rangos del mismo modo que se seleccionan en una hoja de grande presionada la tecla Shift mientras hace clic en la última celda del rango.
Puede desplazarse para que se vea la última celda.
cálculo. Sin embargo, la selección de filas y columnas de tabla es Todas las celdas de una Haga clic en el botón Seleccionar todo .
diferente al modo en que se realiza en las hojas de cálculo. hoja de cálculo
Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar

CTRL+E.
Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual.
Si presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona la hoja de cálculo
completa.

cálculo.
Celdas o rangos de Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a Filas o columnas no Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la
celdas no continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras adyacentes selección, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace
adyacentes selecciona las demás celdas o rangos. clic en los encabezados de columna o fila de otras filas o
También puede seleccionar la primera celda o rango de columnas que desee agregar a la selección.
celdas y, a continuación, presionar Shift+F8 para agregar otra La primera o la Seleccione una celda de la fila o columna y, a continuación,
celda o rango no adyacente a la selección. Para detener la última celda de una presione CTRL+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA
adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar fila o columna IZQUIERDA para las filas, FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO
Shift+F8. para las columnas).
Una fila o columna Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna. La primera o la Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una
completa última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.
hoja de cálculo o de Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una
una tabla de hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o
Damos clic Microsoft Office formato.
Encabezado de fila. Excel
Encabezado de columna Celdas hasta la Seleccione la primera celda y, a continuación, presione
También puede seleccionar celdas de una fila o de una última celda CTRL+Shift+FIN para extender la selección de celdas hasta la
columna si selecciona la primera celda y, a continuación, utilizada de la hoja última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior
presiona CTRL+Shift+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA de cálculo (esquina derecha).
IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO inferior derecha)
para las columnas). Celdas hasta el Seleccione la primera celda y, a continuación, presione
Note Si la fila o columna contiene datos, CTRL+Shift+FLECHA comienzo de la hoja CTRL+Shift+INICIO para extender la selección de celdas hasta
selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si de cálculo el comienzo de la hoja de cálculo.
presiona CTRL+Shift+FLECHA por segunda vez, se selecciona
la fila o columna completa.
Filas o columnas Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O
adyacentes bien, seleccione la primera fila o columna, y mantenga
presionada la tecla Shift mientras selecciona la última fila o
columna.

cálculo.
Seleccionar filas y columnas de una tabla de Excel

Seleccionar el contenido de una celda
Para seleccionar el Haga esto
contenido de una
celda
Para seleccionar el Haga esto Una columna de Haga clic en el borde superior del encabezado de la columna o
contenido de una tabla con o sin en la columna en la tabla. Aparecerá la flecha de selección
celda encabezados de siguiente que indica que al hacer clic se seleccionará la
En la celda Haga doble clic en la celda y, a continuación, desplácese sobre tabla columna.
el contenido de la celda que quiera seleccionar.
En la barra de Haga clic en la celda y, a continuación, desplácese sobre el
fórmulas contenido de la celda que quiera seleccionar en la barra de
fórmulas. Nota Al hacer clic una vez en el borde superior, se
Mediante el teclado Presione F2 para editar la celda, use las teclas de dirección seleccionan los datos de columna de tabla; al hacer clic dos
para ubicar el punto de inserción y, a continuación, presione la veces, se selecciona toda la columna de la tabla.
tecla Shift más la tecla de dirección para seleccionar el
contenido. También puede hacer clic en cualquier punto de la columna
de tabla y, a continuación, presionar CTRL+BARRA
ESPACIADORA. O bien, puede hacer clic en la primera celda de
la columna de tabla y, a continuación, presionar
CTRL+Shift+FLECHA ABAJO.
Nota Si presiona CTRL+BARRA ESPACIADORA una vez, se

seleccionan los datos de columna de tabla; si presiona
CTRL+BARRA ESPACIADORA dos veces, se selecciona toda la
columna de tabla.

Una fila de tabla Haga clic en el borde izquierdo de la fila de tabla. Aparecerá la cálculo.
flecha de selección siguiente que indica que al hacer clic se
seleccionará la fila.
Puede hacer clic en la primera celda de la fila de tabla y, a

continuación, presionar CTRL+Shift+FLECHA DERECHA.
Todas las filas y Haga clic en la esquina superior izquierda de la tabla.

columnas de la Aparecerá la flecha de selección siguiente que indica que al
tabla hacer clic se seleccionarán los datos de toda la tabla.
Haga clic dos veces en la esquina superior izquierda de la

tabla para seleccionar toda la tabla, incluidos los encabezados
de tabla.
También puede hacer clic en cualquier punto de la tabla y, a

continuación, presionar CTRL+E para seleccionar todos los
datos de la tabla. O bien, puede hacer clic en la celda superior
izquierda de la tabla y, a continuación, presionar
CTRL+Shift+FIN.
Presione CTRL+E dos veces para seleccionar toda la tabla,

incluyendo los encabezados de tabla.

Objetivo 2: Crear hipervínculos
Agregar o quitar hipervínculos
En una hoja de cálculo, haga clic en la celda en la que desea Asimismo, puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en
crear un hipervínculo. la celda o el gráfico y, a continuación, hacer clic en Hipervínculo en el menú
También puede seleccionar un objeto, como una imagen o contextual, o bien, presionar CTRL+ALT+K.
un elemento de un gráfico, que desee usar para representar
el hipervínculo.
En la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en
Hipervínculo.

Crear un hipervínculo a un nuevo archivo En Cuándo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo más
adelante o en Modificar documento nuevo ahora para especificar cuándo
desea abrir el archivo nuevo para modificarlo.
En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.

Crear un hipervínculo a un archivo o página web

En el cuadro Texto, escriba el texto que desea usar para Existente
representar el hipervínculo.
En Vincular a, seleccione Archivo o página Web existente.
Para mostrar información útil cuando se coloque el puntero sobre

el hipervínculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que
desee en el cuadro Información en pantalla. Haga clic en Aceptar.
Finalmente generamos el hipervínculo en la hoja de cálculo.
Se crea un nuevo
archivo de Excel
llamado Factura.

Para seleccionar un archivo, haga clic en Carpeta actual y, después, Puede cambiar la carpeta actual seleccionando otra carpeta en la
haga clic en el archivo con el que quiere establecer el vínculo. lista Buscar en.

Para seleccionar la página Web, haga clic en Páginas consultadas y, Para seleccionar el archivo que ha usado recientemente, haga clic
a continuación, haga clic en la página Web con la que desea en Archivos recientes y, a continuación, haga clic en el archivo con
establecer el vínculo. el que desea establecer el vínculo.
Clic en el archivo reciente
Clic en la página en la en el que se desee
que se desee establecer establecer el vínculo.
el vínculo.

Para escribir el nombre y la ubicación de un archivo o página Web

conocido con los que desea establecer el vínculo, escriba dicha
información en el cuadro Dirección.
Si desea crear un hipervínculo a una ubicación específica del

archivo o la página Web, haga clic en Marcador y, a continuación,
haga doble clic en el marcador que desea utilizar.
El mensaje de información
aparece en el hipervínculo
creado.

Crear un hipervínculo a una ubicación específica del libro En el cuadro “o seleccione un lugar de este documento”, en
“Referencia de la celda”, haga clic en la hoja de cálculo con la que
desea establecer el vínculo y, a continuación, escriba la referencia
Para establecer un vínculo a una ubicación del libro actual, haga de la celda en el cuadro “Escriba la referencia de celda” y haga clic
clic en Lugar de este documento. en Aceptar.
En la lista que aparece bajo Nombres definidos, haga clic en el

nombre que representa las celdas con las que desea establecer el
vínculo y haga clic en Aceptar.
Escribimos la referencia.
Clic en la hoja de cálculo en la

que desee establecer el
hipervínculo, o en los nombres
definidos.

En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para


Al dar clic en Referencia1 me dirijo a la

celda C8 de la hoja de cálculo Hoja3

Crear un hipervínculo a una dirección de correo
electrónico
En el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba la dirección
que desee.
Cuando se hace clic en un hipervínculo a una dirección de correo
electrónico, el programa de correo electrónico se inicia
automáticamente y crea un mensaje con la dirección correcta en el
cuadro Para, siempre que haya instalado un programa de correo
electrónico. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo
electrónico.
En Vincular a, haga clic en Dirección de correo electrónico.
En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para



el hipervínculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que Quitar o desactivar los hipervínculos
Para quitar un hipervínculo y conservar el texto, haga clic con el
botón secundario en el hipervínculo y haga clic en Quitar
hipervínculo.
También puede crear un hipervínculo a una dirección de correo

electrónico en una celda escribiendo la dirección directamente en
dicha celda. Por ejemplo, se crea automáticamente un hipervínculo
cuando se escribe una dirección de correo electrónico como, por
ejemplo, alguien@ejemplo.com.

Microsoft Excel
Básico 2016
Sesión 03
Dar formato a hojas de cálculo y libros de trabajo
Objetivos
• Dar formato a hojas de cálculo.

• Configurar página.
• Cambiar la apariencia de la hoja
de cálculo.
Contenidos
• Cambiar el color de texto.
• Cambiar el nombre de una hoja de cálculo.
• Cambiar el orden de las hojas de cálculo.
• Configurar página.
• Insertar y eliminar filas y columnas.
• Cambiar la apariencia de la hoja de cálculo.
• Insertar encabezado y pie de página.
Objetivo 1: Dar formato a hojas de
cálculo.
Cambiar el color del texto
Cambiar el color del texto de una celda o de un

rango de celdas
1. Seleccione la celda o el rango de celdas que

contenga los datos a los que quiere dar
formato. También puede seleccionar una
parte del texto dentro de una celda.
2. En la pestaña Inicio, elija la flecha junto a
Color de fuente.
3. En Colores de temas o en Colores estándar,
elija un color.

cálculo.
Cambiar el formato de color de una etiqueta de

hoja de cálculo
1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña Al cambiar de una hoja de cálculo a otra se ve el
de hoja de cálculo cuyo color quiera cambiar. efecto de cambio de color de etiqueta (en este
2. Elija Color de etiqueta y, después, seleccione caso amarillo).
el color que quiera usar.
Amarillo

cálculo.
Cambiar el nombre de una
hoja de cálculo 1. Haga doble clic en la pestaña de hoja y escriba el nuevo nombre.
2. Haga clic derecho la pestaña de hoja, seleccione Cambiar nombre
y escriba el nuevo nombre.
De forma predeterminada, Excel asigna 3. Use el método abreviado de teclado (Alt+O > HF > C) y escriba el
automáticamente los nombres de hoja de cálculo nuevo nombre.
como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc., pero puede
cambiar el nombre fácilmente. 1
3

cálculo.
Cambiar el orden de las
hojas de cálculo
3. Asegúrese de la opción “Crear una copia” está

1. Seleccione la hoja que desea mover
desactivada.
2. Posiciónese sobre
la pestaña de la Asegurarse de que la
hoja y haga clic opción esté desactivada.
con el botón
derecho del
mouse, seleccione
la opción del
menú contextual
“Mover o copiar”.

cálculo.
4. Seleccione la hoja (Hoja 1) que estará después

5. La Hoja2 se trasladará antes de la Hoja1.
de la hoja que está a punto de mover (Hoja 2).

Objetivo 2: Configurar página
Configurar página
Opciones de la ficha Página
Haga clic en la pestaña Diseño de página, en el

grupo Configurar página, haga clic en Iniciador del
cuadro de diálogo.

Opciones de la ficha Márgenes Opciones de la ficha Encabezado de página

Opciones de la ficha Hoja

Objetivo 3: Cambiar la apariencia de
la hoja de cálculo
Insertar y eliminar filas y
columnas 2. Seleccione Inicio > Insertar > Insertar columnas de hoja
o bien, haga clic con el botón derecho en la parte
superior de la columna y seleccione Insertar.
Insertar una columna
1. Seleccione la letra de la parte superior de una

columna para seleccionar toda la columna.
Clic derecho en la parte

superior de la columna,
seleccionar Insertar.

la hoja de cálculo
Eliminar una columna Eliminar una fila
1. Seleccione la columna. 1. Seleccione la fila.

2. Seleccione Inicio > Eliminar > Eliminar 2. Seleccione Inicio > Eliminar > Eliminar filas de
columnas de hoja. O bien, haga clic con el hoja. O bien, haga clic con el botón derecho
botón derecho en la parte superior de la en la fila seleccionada y elija Eliminar.
columna y seleccione Eliminar.
Clic derecho en la parte

superior de la columna,
seleccionar Eliminar.

la hoja de cálculo
Insertar una celda
1. Seleccione una celda o un rango de celdas.

2. O bien, haga clic con el botón derecho en las 3. En el cuadro
celdas seleccionadas y elija Insertar. Insertar,
seleccione una
opción

la hoja de cálculo
Cambiar la apariencia de la
hoja de cálculo
Cambiar los colores del tema
1. Para crear su
propio conjunto
de colores, haga
Para cambiar a otro clic en
tema, haga clic en Personalizar
Diseño de página > colores.
temas y a continuación, 2. Para cada color
seleccione la que desee. del tema que
desea cambiar,
haga clic en el
botón junto a
color y elija un
color en Colores
del tema.

la hoja de cálculo
Ajustar la altura de la fila y
el ancho de columna
Establecer un ancho específico para una 3. En Tamaño de

columna celda, haga clic en
Ancho de columna.
1. Seleccione la columna o columnas que desea
cambiar.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga
clic en la opción Formato.
4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee.
Presione Aceptar.

la hoja de cálculo
Ajustar la altura de la fila y
el ancho de columna
3. En Tamaño de celda,
Establecer un alto específico para una columna
haga clic en Alto de
fila.
1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga
clic en la opción Formato.
4. En el cuadro Alto de
fila, escriba el valor
que desee y, después,
haga clic en Aceptar.

la hoja de cálculo
Insertar encabezado y pie
de página Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página.
3. Para agregar o editar un encabezado o pie de página, haga clic en el cuadro
de texto izquierdo, central o derecho del encabezado o pie de página
Agregar o cambiar los encabezados o pies de ubicado en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo
página en la vista Diseño de página (debajo de Encabezado o encima de Pie de página).
4. Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de página.
1. Haga clic en el lugar de la hoja de cálculo

donde quiere agregar o cambiar el
encabezado o pie de página.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga
clic en Encabezado y pie de página. Encabezado
Pie de página

Microsoft Excel
Básico 2016
Sesión 04
Personalizar opciones y vistas
Objetivos
• Visualizar y ocultar partes del programa.

• Personalizar el documento y el
programa.
• Conocer las herramientas de
visualización.
Contenidos
• Ocultar o mostrar hojas de cálculo.
• Ocultar o mostrar columnas y filas.
• Personalizar la barra de herramientas de acceso
rápido.
• Cambiar las vistas de la hoja de cálculo.
• Cambiar vistas de ventana.
• Modificar las propiedades del documento.
• Herramientas de Zoom.
• Mostrar fórmulas.
Objetivo 1: Visualizar y ocultar
partes del programa.
Ocultar o mostrar hojas de
cálculo En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción
Formato. En Visibilidad, haga clic en Ocultar y mostrar y,
después, haga clic en Ocultar hoja.
Ocultar una hoja de cálculo
Selecciona una de las hojas de cálculo

Mostrar una hoja de trabajo oculta Mostrar una ventana de libro oculta
En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en
opción Formato. En Visibilidad, haga clic en Ocultar y Mostrar.
mostrar y, después, haga clic en Mostrar hoja.
En Mostrar libro,
haga doble clic en
la ventana de libro
que desee mostrar.

Ocultar o mostrar columnas
y filas En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la
opción Formato.
Ocultar una o más filas o columnas
Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.
Siga uno de estos

procedimientos:
• En Visibilidad,
elija Ocultar y
mostrar y, a
continuación,
haga clic en
Ocultar filas o en
Ocultar
columnas.

Mostrar una o más filas o columnas ocultas

• En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila o en
Ancho de columna y, después, escriba 0 en el
cuadro Alto de fila o Ancho de columna. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.
Siga uno de estos procedimientos:
• Para mostrar las filas ocultas, seleccione la fila
por encima y por debajo de las filas que desea
mostrar.
Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las
columnas adyacentes a cada lado de las columnas
que desea mostrar.
La fila 3 está oculta,

seleccionamos las dos filas
adyacentes para mostrarla.

• En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila o en Ancho Mostrar todas las filas y columnas ocultas al mismo
de columna y, a continuación, escriba el valor que desee tiempo
en el cuadro Alto de fila o Ancho de columna.
Para seleccionar todas las celdas de una hoja, siga uno
de los procedimientos siguientes:
• Haga clic en el botón Seleccionar todo o presione
Ctrl+E.
La fila 3 se mostrará. Siga los mismos pasos ya mencionados en la ficha

Formato.

Vista Normal
Cambiar las vistas de la hoja
de cálculo
Esta es la vista que usamos por defecto cuando estamos
trabajando en una hoja de cálculo en Excel.
Estos comandos están localizados en la esquina inferior

derecha de la página.

Vista Diseño de página Vista Salto de página
Esta opción te permite ver cómo se verá la hoja de cálculo Esta vista te permite cambiar la ubicación de los saltos de
impresa y que así puedas hacer las modificaciones página, que resulta especialmente útil cuando imprimimos
necesarias en la hoja de cálculo. documentos con gran cantidad de información.

Organización de libros
Cambiar vistas de ventana
Si queremos trabajar con más de un libro a la vez, podemos
verlos simultáneamente. Excel nos da la posibilidad de ver
cuatro libros a la vez. Para ello, pinchamos en Organizar
Para cambiar de la ventana que estemos
todo, y ahí podemos elegir entre 4 formas diferentes de
utilizando a otra de otro libro, vamos a la pestaña
mostrarnos los libros: Mosaico, Horizontal, Vertical y
Vista, grupo Ventana, opción Cambiar Ventanas.
Cascada.
Nos saldrá un desplegable con el listado de todos
los libros que tenemos abiertos. Damos clic en el
libro con el que queremos trabajar.

Mostrar fórmulas
Mostrar u ocultar fórmulas
Puede controlar la visualización de las fórmulas de las

siguientes maneras:
Presione CTRL+` (acento grave).

Cambia a esta manera
Vamos a cambiarlo a una vez que presioné
visualización de Ctrl + `.
fórmula.

Objetivo 2: Personalizar el
documento y el programa.
Modificar las propiedades

del documento Para agregar o cambiar las propiedades, mueva el puntero
sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la
información.
Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en Información
para ver las propiedades del libro.
Haga clic en la pestaña Archivo de nuevo para volver al

libro. Los cambios que haya realizado se guardarán
automáticamente.

documento y el programa
Personalizar la barra de
Agregar un comando a la barra de herramientas de acceso
herramientas de acceso rápido rápido
La barra de herramientas de acceso rápido es una En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña o el grupo
barra de herramientas que se puede personalizar y correspondiente para mostrar el comando que desee
que contiene un conjunto de comandos agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, por
independientes de la ficha en la cinta de opciones que ejemplo, la pestaña Diseño de página.
se muestra. Esta barra se puede mover desde una de
las dos ubicaciones posibles y se le pueden agregar
botones que representan comandos.

Haga clic derecho, y, a continuación, haga clic en la Este sería el nuevo ícono agregado a la barra de
opción Agregar a la barra de herramientas de acceso herramientas de acceso rápido
rápido del menú contextual.
Nuevo ícono agregado

(Diseño de página)

Eliminar un comando de la barra de herramientas de

acceso rápido
Haga clic derecho en el comando que desee quitar de la

barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación,
haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso
rápido en el menú contextual.

Objetivo 3: Conocer las
herramientas de visualización.
Seleccionar una configuración de zoom

Herramientas de Zoom
En la pestaña Vista, en el grupo Zoom tiene las siguientes
opciones:
Acercar o alejar rápidamente la visualización de una hoja
de cálculo
En Excel, en la barra de estado, haga clic en el control

deslizante del Zoom.
• Zoom: Acerca o aleja el documento a la distancia que

le sea más cómoda.
Haga clic en - o + zoom para incrementar o disminuir el • 100%: Aplica un zoom del 100% al documento.
zoom en forma gradual. • Ampliar selección: Acerca la vista en la hoja de cálculo
para que el rango de celdas seleccionado rellene toda
la ventana.

Microsoft Excel
Básico 2016
Sesión 05
Configurar Hojas de Cálculo y Libros de Trabajo
Objetivos
• Establecer parámetros de impresión.

• Guardar libros de trabajo.
• Inspeccionar documentos de Excel.
Contenidos
• Establecer un área de impresión.

• Guardar libros de trabajo en formatos de archivo
alternativos.
• Imprimir todo o parte de un libro de trabajo.
• Establecer escala de impresión.
• Imprimir encabezados o títulos en cada página.
• Inspección de los documentos de Excel.
Objetivo 1: Establecer parámetros
de impresión.
Establecer un área de
impresión Para ver todas las áreas de impresión y asegurarse de que son
las que quiere, haga clic en Vista > Ver salt. Pág. de página en el
grupo Vistas de libro. Cuando guarde el libro, se guardará
Establecer una o varias áreas de impresión también el área de impresión.
1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas

que quiera definir como área de impresión.
Clic en Ver salto. Pág.
2. En el grupo Configurar página de la pestaña
Diseño de página, haga clic en Área de
impresión y en Establecer área de impresión.

de impresión.
Agregar celdas a un área de impresión existente

2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo
Configurar página, haga clic en Área de
1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas
impresión y, a continuación, haga clic en
que desea agregar al área de impresión
Agregar al área de impresión.
existente.
Seleccionar celdas para

agregar al área de
impresión

de impresión.
Borrar el área de impresión

Área de impresión
agregada (Página 2) 1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo
en la que desea borrar el área de impresión desde
la vista Salto de Página y seleccionar toda la hoja
de impresión que deseo eliminar.
Seleccionar celdas del área de

impresión que deseo eliminar
Página 1
Cuando guarde el libro, se guardará también el área de impresión.

de impresión.
Hacer clic derecho en el área de impresión seleccionada y marcar

“Excluir del área de impresión”.

de impresión.
Imprimir todo o parte de un libro
de trabajo 2. Haga clic en Archivo y luego haga clic en Imprimir o presione
Ctrl+P.
3. Haga clic en el botón Imprimir o ajuste la opción
Configuración antes de hacer clic en el botón Imprimir.
Imprimir varias hojas de cálculo a la vez
1. Seleccione las hojas de cálculo que quiera imprimir. Pueda

pulsarlas con la tecla Ctrl.
Podemos
configurar aquí Hojas de cálculo
antes de presionar seleccionada listas
el botón Imprimir para impresión
Pulse las hojas que desee

imprimir con la tecla Ctrl.

de impresión.
Imprimir toda la hoja de cálculo o una parte
2. Haga clic en Archivo y después en Imprimir.
3. En Configuración, haga clic en la flecha situada junto a
1. Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de cálculo Imprimir hojas activas y seleccione la opción que
y después seleccione el rango de datos que desea imprimir. corresponda.
Seleccionamos este
grupo de celdas.
4. Haga clic en Imprimir.

de impresión.
Imprimir una tabla de Excel
2. Haga clic en Archivo y después en Imprimir.
1. Haga clic en una celda de la tabla para activar la tabla. 3. En Configuración, haga clic en la flecha situada junto a
Imprimir hojas activas y seleccione Imprimir la tabla
seleccionada.
Clic en una celda para

activar la tabla
4. Haga clic en Imprimir.

de impresión.
Establecer escala de impresión

2. En la pestaña Página, active la casilla Ajustar a.
Imprimir una hoja para ajustar el ancho de página
1. En la pestaña Diseño de página, seleccione Configurar

página.
3. En el cuadro Página de ancho por, escriba 1 (para ancho de

una página).
4. En el cuadro Alto, escriba 0 para que el número de páginas
de alto quede sin especificar.

de impresión.
Vista preliminar de
impresión antes de los
cambios especificados 2. En la pestaña Página, active la
casilla Ajustar a.
Vista preliminar de
impresión después de los
cambios especificados

de impresión.
Imprimir encabezados o títulos en
cada página 3. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
Puede ver cómo se imprimirá la hoja en el panel de vista
previa.
Imprimir encabezados de fila y columna en cada página
impresa
1. Haga clic en la hoja.

2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Opciones de la
Vista preliminar de
hoja, seleccione la casilla de verificación Imprimir en
impresión antes de los
encabezados.
cambios especificados

Objetivo 2: Guardar libro
de trabajo.
Guardar libros de trabajo en
formatos de archivo alternativos 2. Debajo de Guardar como, elija el lugar donde desea guardar
el libro. Por ejemplo, para guardar en su escritorio o en una
carpeta del equipo, haga clic en Equipo.
Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar
un libro existente en su ubicación actual, debe usar Guardar
como para guardar el libro por primera vez, en una
ubicación diferente, o para crear una copia del libro en la
misma ubicación o una ubicación distinta. A continuación le
mostramos cómo hacerlo:
1. Haga clic en Archivo > Guardar como.
3. Haga clic en Examinar para encontrar la ubicación que desea

en su carpeta Documentos.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el
libro nuevo. Escriba un nombre diferente si está creando una
copia de un libro existente.

Objetivo 2: Guardar libro
de trabajo.
5. Para guardar el libro

en un formato de
archivo diferente
(como .xls o .txt), en la
lista Guardar como
tipo(debajo del cuadro
Nombre de archivo),
elija el formato que
desee.
6. Haga clic en Guardar.
3. Debajo de Guardar libros, asegúrese de que la opción

Guardar información de Autorrecuperación cada n minutos
Activar Autorrecuperación
está activada.
1. Haga clic en Archivo > Opciones. 4. Establezca los minutos para la frecuencia con que desea que
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Excel realice una copia de seguridad de su trabajo y, a
Guardar. continuación, haga clic en Aceptar.

Objetivo 3: Inspeccionar
documentos de Excel.
Inspección de los documentos de
Excel
Buscar y quitar datos ocultos e información personal
Inspector de documentos le ayuda a buscar y quitar datos

ocultos e información personal de los libros Excel. Es aconsejable
usar el Inspector de documento antes de compartir una copia
electrónica del libro, como en datos adjuntos de correo
electrónico.
1. Abra el libro en el que desee buscar datos ocultos o
información personal.

2. Haga clic en Archivo > Guardar como y escriba un nombre en 3. En la copia del libro original, haga clic en Archivo >
el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del Información.
libro original. 4. Haga clic en Comprobar si hay problemas y luego haga clic
en Inspeccionar documento.

5. En el cuadro Inspector de documento, active las 6. Haga clic en

casillas de los tipos de contenido oculto que Inspeccionar.
desee que se inspeccionen. 7. Revise los
resultados de la
inspección en el
cuadro
Inspector de
documento.
8. Haga clic en la
opción Quitar
todo situada
junto a los
resultados de la
inspección de
los tipos de
contenido
oculto que
desee quitar del
documento.


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Objetivos

• Crear libros de trabajo y hojas de

• Crear un libro de trabajo.

Crear un libro de trabajo

Un libro de Microsoft Office Excel

Crear Hojas de Cálculo y Libro de Trabajo

Abrir un nuevo libro en blanco

1. Haga clic en Archivo > Nuevo.

Crear Hojas de Cálculo y Libro de Trabajo

Crear Hojas de Cálculo y Libro de Trabajo

Puede abrir un archivo de texto que creó en

Crear Hojas de Cálculo y Libro de Trabajo

pero puede agregar más hojas de cálculo (y otros siguientes:

macro o una hoja de cuadro de diálogo), cambiarles

Crear Hojas de Cálculo y Libro de Trabajo

Copiar y mover hoja de cálculo

Crear Hojas de Cálculo y Libro de Trabajo

1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de

Crear Hojas de Cálculo y Libro de Trabajo

1. Presione CTRL y arrastre la pestaña de hoja de

Crear Hojas de Cálculo y Libro de Trabajo

1. Haga doble clic en la pestaña de hoja de cálculo.

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• Navegar en las hojas de cálculo.

• Buscar datos dentro de una hoja de cálculo.

Para buscar texto o números,

Para buscar y reemplazar texto

Navegar en hojas de cálculo y libros de trabajo

Haga clic en Opciones para definir en más detalle su búsqueda y, a

Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en

Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga

Para buscar datos con detalles específicos, en el cuadro Buscar

Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas,

Para buscar celdas que contengan solo los caracteres que

Navegar en hojas de cálculo y libros de trabajo

Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres.

Use el signo de interrogación para buscar un solo carácter.

Navegar en hojas de cálculo y libros de trabajo

Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar

Navegar en hojas de cálculo y libros de trabajo

Navegar en hojas de cálculo y libros de trabajo

Seleccionar filas y columnas de una tabla de Excel

Nota Si presiona CTRL+BARRA ESPACIADORA una vez, se

Navegar en hojas de cálculo y libros de trabajo

Puede hacer clic en la primera celda de la fila de tabla y, a

Todas las filas y Haga clic en la esquina superior izquierda de la tabla.

Haga clic dos veces en la esquina superior izquierda de la

También puede hacer clic en cualquier punto de la tabla y, a

Presione CTRL+E dos veces para seleccionar toda la tabla,

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Agregar o quitar hipervínculos

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Crear un hipervínculo a un archivo o página web

En Vincular a, seleccione Archivo o página Web existente.

Para mostrar información útil cuando se coloque el puntero sobre

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Para escribir el nombre y la ubicación de un archivo o página Web

Si desea crear un hipervínculo a una ubicación específica del

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En la lista que aparece bajo Nombres definidos, haga clic en el

Clic en la hoja de cálculo en la