TEMA 11.

EL ARCHIVO
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 1º
COMUNICACIÓN Y ATENCIÓN AL CLIENTE

LA CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Para tener los documentos localizados debemos archivarlos siguiendo unos criterios. A estos criterios se les denomina
sistemas de ordenación. En función del tipo de documento que se vaya a archivar utilizaremos un sistema de ordenación
u otro o la combinación de ambos.

 La ordenación alfabética

La ordenación alfabética consiste en clasificar los documentos siguiendo la secuencia del alfabeto, de la A a la Z, letra a
letra, empezando por la primera de cada palabra. Para ello se tiene en cuenta el nombre de la persona o empresa a que
se refiere el documento.

Cuando los nombres están compuestos por más de una palabra hay que establecer cuál es la palabra de orden o palabra
ordenatriz, es decir, aquella que vamos a tomar como clave o referencia.

Las normas para la ordenación alfabética varían si se trata de ordenar el nombre de una persona física o de una empresa
o una institución.

En el caso de NOMBRES DE PERSONAS:

Tomamos como palabra ordenatriz el primer apellido de la persona:

* Si coincide el primer apellido, se ordena por el segundo.

* Si coincide el primer y el segundo apellidos, cogemos como referente el nombre. Si hay dos nombres, el
segundo no lo tendremos en cuenta.

* En el caso de que coincidan los apellidos y el nombre de la persona, se ordena por la población y, dentro de
ésta, por el nombre de la calle.

* En el caso de apellidos compuestos, separados por un guión, se considera el primer apellido como uno solo.

* Las preposiciones, contracciones y artículos, no se consideran al ordenar.

En el caso de EMPRESAS E INSTITUCIONES:

Tomaremos como palabra ordenatriz la primera palabra de la razón social de la empresa, teniendo en cuenta las
siguientes normas:

* Los artículos o preposiciones que precedan al nombre de empresas (por ejemplo: La, De, Los, El, etc.) no se
tienen en cuenta como palabras ordenatrices.

*Cuando la razón social incluye un nombre propio se sigue el mismo criterio que para la ordenación de los
nombres de personas físicas, tomando como palabra ordenatriz el primer apellido.

* Cuando la primera palabra de la razón social sea una palabra genérica, como sociedad, bar, ferretería, no la
tendremos en cuenta, ya que podemos encontrarnos con muchas empresas con la misma palabra genérica.

* Las expresiones Hijos de, Herederos de, Viuda de, etc., no se tienen en cuenta a la hora de ordenar.

* Los nombres de organismos e instituciones se ordenan teniendo en cuenta su nombre genérico como palabra
ordenatriz.

* En el caso de empresas que sean conocidas por sus siglas se tomarán éstas para clasificarlas, de lo contrario, se
toma el nombre completo de la sociedad.

* Para los nombres de las empresas extranjeras siempre tendremos en cuenta la primera palabra de su razón
social como palabra ordenatriz.
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* Cuando los nombres incluyen números, éstos se consideran como si estuvieran escritos en letras.

 La ordenación numérica

El sistema de ordenación numérica consiste en organizar la documentación siguiendo el orden de los números
naturales, asignando uno a cada documento.

Para asignar el número que vamos a darle a cada documento podemos:

*Asignar un número consecutivo en función de algún criterio (por ejemplo: por orden de llegada del
documento).

*Asignar un número a determinados asuntos (por ejemplo: los pedidos empezarían por 1, los albaranes por 2, las
facturas por 3).

 La ordenación alfanumérica

La ordenación alfanumérica consiste en asignar a los documentos una combinación de números y letras. Este sistema
permite muchas variaciones, entre otras:

* Una sola letra y varios números (Ejemplo: P/357).

* Un solo número y varias letras (2/BG).

* Letras seguidas de números (DL/37).

* Números seguidos de letras (48/JV).

 La ordenación cronológica

Consiste en clasificar los documentos según sea su fecha: por el año, mes y día de cada uno.

Decimos que el orden es ascendente cuando la documentación se ordena desde la fecha más antigua hasta la más
reciente, y de orden descendente cuando se ordena desde la más reciente hasta la más antigua.

 La ordenación por materias

Consiste en agrupar los documentos por temas o asuntos. Dentro de cada materia podemos ordenar la documentación
con el sistema alfabético, con el numérico, etc.

 La ordenación geográfica

Consiste en organizar la documentación en función de los lugares asociados a la misma, es decir, el domicilio de la
persona o empresa, el lugar de emisión o destino, etc. Se puede tener en cuenta el país, comunidad autónoma, provincia,
localidad.

Dentro de este sistema se puede a su vez utilizar el orden alfabético, el numérico, etc.