DOCUMENTOS LEGALES PARA LA CREACIÓN DE EMPRESAS

Acta de constitución

¿Qué es el acta de constitución?

El acta de constitución es un documento que los socios fundadores de una empresa

firman ante notario aportando la información necesaria para poder proceder al registro de
su sociedad en el Registro Mercantil, además sirve los socios para demostrar su
voluntad de formar una sociedad que, desde ese momento, quedará regida por lo
dispuesto en esta escritura, así como por lo que establezcan los estatutos de la empresa
y la legislación aplicable.

¿Qué información debe incluirse en el acta de constitución?

Dentro del proceso del acta de constitución de una empresa, los estatutos de la sociedad
son el horizonte de ésta. Los estatutos incluyen los siguientes datos:

Nombre. La denominación de la sociedad, tal y como se desea hacer pública.

La constitución de la sociedad obedece a un fin y éste queda recogido en el objeto social.

Es preciso aclarar cuáles son las actividades que permitirán llevarlo a cabo.

Dirección. Es el domicilio social, a donde irán dirigidas todas las notificaciones y

comunicaciones que la administración le haga llegar y desde donde se remitirán.

Capital social. Son las participaciones en que se desglosa y el valor nominal de cada

una, así como los derechos que atribuyen a los socios.

Administración o Gerencia. Al leer los estatutos de la sociedad debe ser posible

conocer la forma en que ésta se organizará. Un dato que no puede faltar en este apartado
es el número de administradores, así como la duración de su cargo y, caso de que fuera
aplicable, el sistema de retribución.

Toma de decisiones. La forma en que se llegue a los acuerdos debe constar por
escrito. En esta parte tan importante del acta de constitución, dentro de los estatutos debe
quedar clara la manera de deliberar y adoptar acuerdos dentro de la sociedad.
La sociedad se constituida por escritura pública:

1) El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el

nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de
identificación legal; con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de
que se deriva su existencia

2) La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como

se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula el Código.

3) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el

mismo acto de constitución

4) El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una

enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación
en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma
indeterminada o que no tengan una relación directa.

5) El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado
en el acto de la constitución. En las sociedades por acciones deberá expresarse, además,
el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del
capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no
podrá exceder de un año

6) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y

facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas
y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad

7) La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en

sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en
los asuntos de su competencia

8) Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que
han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de
las reservas que deban hacerse

9) La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma

10) La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los
bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en
que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie
11) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo
del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y,
en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables
componedores

12) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a

la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no
corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados

13) Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley
o en los estatutos, y

14) Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad,
estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.

Colombia Art. 110 CCom, CDC, C Co https://leyes.co/codigo_de_comercio/110.htm

 Registro mercantil ante la Cámara de Comercio.

Es el registro que deben hacer los comerciantes (personas naturales y jurídicas) y los
establecimientos de comercio en las cámaras de comercio con jurisdicción en el lugar
donde van a desarrollar su actividad y donde va a funcionar el establecimiento de
comercio para dar cumplimiento a una de las obligaciones mercantiles dispuestas en
el Código de Comercio decreto 410 de 1971.

 Tramitar el RUT – Registro Único Tributario ante la DIAN.

Si tienes que declarar renta o no, primero hay que tener claro que el RUT o Registro
Único Tributario es el sistema que utiliza la DIAN para identificar, ubicar y clasificar la
función de las personas y entidades dentro del sistema tributario, basándose en su
actividad económica, comercial, patrimonio, aportes y consumos.

Una vez generado el RUT, la DIAN asigna al usuario un Número de Identificación

Tributaria o NIT para identificar de manera individual a las personas o empresas, evitando
así errores de clasificación y un mejor control sobre su actividad económica y
cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Tramitar el RIT – Registro de Información Tributaria

El Registro de Información Tributaria- RIT, es el mecanismo de identificación, ubicación y

clasificación de los contribuyentes del Impuesto de Industria y Comercio, Avisos y
Tableros. La inscripción en el RIT se debe efectuar dentro de los dos meses
siguientes a la fecha de iniciación de operaciones.
 Solicitar el permiso para facturar ante la DIAN.

Las facturas y documentos generados en Alegra cumplen con todos los requisitos de la

DIAN. Si eres responsable de IVA (antes régimen común) debes solicitar una resolución
para generar facturas de papel, de forma electrónica o documento equivalente al POS
para poder facturar bajo la modalidad que te encuentras obligado a hacerlo

1. Ingresa a la plataforma de la DIAN  www.dian.gov.co

2. Ve a “Portal Transaccional”

3. Da clic en la opción “Usuario Registrado”

4. Inicia sesión

5. Cuando ingreses, das clic en el menú en “Numeración para facturación”

6. En el menú desplegable le das clic a la opción “Solicitar numeración de

facturación”

7. Verifica que tus datos estén correctos y haz clic en “Ingresar”

8. En el cuadro que te aparece das clic en “Aceptar”

9. Revisa nuevamente tus datos y das clic en “Autorizar rangos”

10. En el cuadro que te aparece das clic en “Aceptar” e ingresa la información

solicitada

11. Elige el tipo de numeración, y escribe un prefijo (para facturación electrónica se

recomienda FE) y das clic en “Ingresar”

12. Das clic en el botón “Borrador” y luego en “Definitivo” para finalizar el proceso

Solicitar el registro de libros ante la Cámara de Comercio.

Solo las personas jurídicas deben cumplir con el requisito de inscribir ante la Cámara de
Comercio los siguientes libros: 
 
 El libro de registro de socios, accionistas o asociados
 El libro de actas de asamblea de accionistas o asociados y junta de socios
Requisitos para solicitar el registro de libros
 Presentar el formato de solicitud de libros diligenciado y firmado por el representante legal
y/o revisor fiscal inscrito de la entidad que contenga lo siguiente:

 
 Fecha de solicitud
 Nombre completo de la entidad a quien pertenezcan los libros.
 Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir.
 Cantidad de hojas útiles de cada libro y en que numeración comienza y en cual
numeración termina. Ejemplo: 10 hojas, desde la hoja 11 a la hoja 20.
 Código de cada libro, si es de hojas continuas

Requisitos de los libros

 
 Se registran libros únicamente en blanco.
 Cada libro debe presentarse: debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que
pertenecen y su destinación. (Ej. libro de actas), cada libro debe llevar una numeración
sucesiva y continua.
 Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, debe crearse un código para
cada libro.

Requisitos para registrar nuevos libros

Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno
de estos requisitos:
 
 Traer copia de la última hoja utilizada del libro anterior.
 Presentar certificación del revisor fiscal o del contador público que certifique sobre la
terminación del libro.
 En caso de pérdida presentar copia del denuncio.

Permiso de sanidad

 La inspección comprende tres etapas, a saber:

(i) Preparación de la inspección, incluida la investigación de antecedentes
(ii) inspección in situ del objeto, que puede incluir la toma de muestras u otro tipo de
material probatorio, de conformidad con las especificaciones dictadas en el manual
de normas y procedimientos que se apliquen para el tipo de objeto de inspección,
vigilancia y control sanitario y
(iii) evaluación y emisión de concepto sanitario. Como resultado de la inspección
sanitaria se puede originar un concepto sanitario, o la aplicación de medidas de
control.
De acuerdo con lo establecido en la Resolución 2674 de 2013, el concepto sanitario es
aquel que se emite “por la autoridad sanitaria una vez realizada la inspección, vigilancia y
control al establecimiento donde se fabriquen, procesen, preparen, envasen, almacenen
transporten, distribuyan, comercialicen, importen o exporten alimentos o sus materias
primas. Este concepto puede ser favorable o desfavorable, dependiendo de la situación
encontrada”.

Permiso Bomberil

La visita técnica de inspección ocular de seguridad por parte del cuerpo de bomberos

busca identificar los posibles riesgos conexos a incendios y seguridad humana que dicho
establecimiento puedan inducir al entorno o la comunidad en general.
El concepto técnico emitido por el Cuerpo Oficial de Bomberos mediante una visita o
inspección técnica ocular para la revisión del sistema de protección contra incendios
(SPCI) y las condiciones de seguridad humanas (SH)  en edificaciones y
establecimientos.
A través de la inspección se revisan las condiciones de seguridad humana, riesgos de
incendio, materiales peligrosos y sistemas de protección contra incendios que se
presentan en las edificaciones o establecimientos, también se realizan las pruebas de
presión a las redes hidráulicas del establecimiento.

Autorización Sayco y Acinpro

El Certificado de Sayco y Acinpro, es el valor que deben pagar las personas al tener un
establecimiento y reproducir música o vídeos para el público, por concepto de derechos
de autor

Cuando una persona decide explotar alguna obra musical debe acudir a dicha entidad,
donde se realizará un estudio que permita hacer uso de esa obra, al pagar el valor
acordado, la entidad emite el certificado de Sayco y Acinpro, y un paz y salvo, en el cual
se autoriza el uso de las obras que la entidad representa.