MANUAL DE OPERACIONES DE LA OFICIALÍA DE PARTES DEL MUNICIPIO DE PUERTO VALLARTA,

JALISCO.
OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y OPERACION

Este Manual de Procedimientos y Operación de la Oficialía de Partes del Municipio de Puerto

Vallarta, Jalisco es un documento normativo e informativo, cuyos objetivos son:

 Describir el deber ser, del personal del área de Oficialía de Partes del Municipio de Puerto
Vallarta, Jalisco en los procedimientos y tratamiento de la información que se recibe por
correspondencia ciudadana e institucional en Puerto Vallarta, Jalisco.

 Mostrar en forma ordenada y secuencial las actividades que se desarrollan dentro de un

procedimiento dirigido al gobierno municipal de Puerto Vallarta a través de la
correspondencia que se recibe todos los días, haciendo referencia a otros documentos
utilizados en la realización de las actividades institucionales.

 Servir de marco de referencia y guía para llevar a cabo el trabajo diario , orientadas a la
consecución de los objetivos de la administración pública, además de contribuir a la justa
asignación de trabajo, capacitación y medición de su desempeño.
.

 Actuar como medio de captura de información, comunicación y seguimiento para apoyar la

mejora regulatoria de la función pública.

 Implementar formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la
realización de las actividades Delimitando las responsabilidades y competencias de todas
las personas que componen la organización, para detectar omisiones y evitar duplicidad de
funciones, que repercutan en el uso indebido de los recursos.

 Contribuir a optimizar la función pública con base en el personal únicamente necesario para
llevar a cabo los presentes objetivos.

MARCO JURÍDICO

1. Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos; Artículo 8o. Los

funcionarios y empleados públicos respetarán el ejercicio del derecho de petición, siempre
que ésta se formule por escrito, de manera pacífica y respetuosa; pero en materia política
sólo podrán hacer uso de ese derecho los ciudadanos de la República. A toda petición
deberá recaer un acuerdo escrito de la autoridad a quien se haya dirigido, la cual tiene
obligación de hacerlo conocer en breve término al peticionario.
Artículo 108. Para los efectos de las responsabilidades a que alude este Título se
reputarán como servidores públicos a los representantes de elección popular, a los
 miembros del Poder Judicial de la Federación, los funcionarios y empleados y, en general,
a toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en
el Congreso de la Unión o en la Administración Pública Federal, así como a los servidores
públicos de los organismos a los que esta Constitución otorgue autonomía, quienes serán
responsables por los actos u omisiones en que incurran en el desempeño de sus
respectivas funciones.

2. Ley de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco.

Artículo 127. Los servidores públicos del Municipio se dividen de conformidad con la
naturaleza de su encargo y a las funciones que desempeñen, atendiendo a lo dispuesto
por la ley estatal que regula a los servidores públicos; Artículo 129. Cada servidor público
es directamente responsable de su actuación ante el titular de la dependencia o entidad
municipal en que labore. Artículo 141. Para los efectos de las responsabilidades a que
alude este capítulo, se consideran como servidores públicos municipales a los miembros
del Ayuntamiento o del Concejo Municipal en su caso, y en general a toda persona que
desempeñe un cargo o comisión, de cualquier naturaleza en la administración pública
municipal, así como a quienes presten servicios en los organismos públicos
descentralizados municipales, órganos derivados de contratos de fideicomiso público y
empresas de participación municipal mayoritaria, quienes son responsables por los actos
u omisiones en que incurran por el desempeño de sus respectivas funciones, pudiendo en
consecuencia proceder en su contra la autoridad respectiva.

3. Ley de Responsabilidades políticas y administrativas del estrado de Jalisco.

Artículo 46.La Ley General de Responsabilidades Administrativas es de observancia
obligatoria en el Estado de Jalisco y de carácter principal frente a las disposiciones locales.

Los servidores públicos y los particulares quedarán sujetos a lo dispuesto por la Ley General
de Responsabilidades Administrativas en todas las materias que regula y que corresponden
a las siguientes
La responsabilidad administrativa se exige a todos los(as) servidores(as) públicos(as) por
actos u omisiones que afecten la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que
deben observar en el desempeño de sus empleos, cargos o comisiones.

4. Ley para los(as) servidores(as) públicos del Estado de Jalisco y sus Municipios.
Artículo 46.La Ley General de Responsabilidades Administrativas es de observancia
obligatoria en el Estado de Jalisco y de carácter principal frente a las disposiciones locales.

Los servidores públicos y los particulares quedarán sujetos a lo dispuesto por la Ley General
de Responsabilidades Administrativas en todas las materias que regula y que corresponden
a las siguientes

5. Reglamento Orgánico del Gobierno y la Administración Pública del Municipio de

Puerto Vallarta, Jalisco. Artículo 1. La materia del presente Reglamento es la
organización del gobierno y la administración pública municipal, y se expide… Artículo 2.
Las disposiciones contenidas en este ordenamiento son de interés público, y tienen como
finalidad determinar la forma de organización y funcionamiento del Ayuntamiento de Puerto
 Vallarta, Jalisco, y la distribución general de las funciones y servicios que competen a este
orden de gobierno, entre los diversos órganos y dependencias de la administración pública
municipal.

6.- Manual de Operaciones y Procedimientos del Gobierno de Puerto Vallarta, Jalisco.

Donde extraemos los siguientes cuadros organizativos y operacionales.

MANUAL DE OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS SGPVR/2018

FECHA: 15/03/2018
SECRETARIA GENERAL
VERSIÓN
: 1RA VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DE ACT IVIDADES

ACTIVIDAD DOCUMENTO Ó CLASIFICA

CÓDIGO DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD FINAL
INICIAL PROGRAMA CIÓN

Atención al
ciudadano, Los ciudadanos
Se da seguimiento en
recibir y verificar hacen su
SGPVR-RC-011 Recepción el departamento interno
los documentos. trámite en el
requerido.
Recepción de lugar indicado.
oficios.

Del manual organizacional de la Secretaría General del Gobierno de Puerto Vallarta, Jalisco, se
derivan el siguiente organigrama. (Pág. 17).
Del MO-SG (Pag. 57),

La importancia de este departamento es tal, que permite brindar atención y asesoría al gobernado
para garantizar su acceso a la información pública del H. Ayuntamiento, dando trámite y respuesta
a las solicitudes de información, permitiendo cumplir con los objetivos de la función pública; así
como canalizar la información en tiempo y forma toda documentación a las dependencia de este
gobierno para que brinden una atención de calidad al gobernado en su Derecho de acceso a la
información y petición.

Contando con las siguientes plazas (Pág. 59 MO-SG)

Correspondiendo al personal las siguientes funciones y atribuciones:

JEFE (A) DE OFICIALÍA DE PARTES

Es el responsable de recibir, vincular, mantener y organizar de manera permanente la información

que se genere entre los particulares, asociaciones civiles, iniciativa privada, entidades federales y
estatales para con el gobierno municipal de Puerto Vallarta, dentro de un sistema que permita
seguir la huella de cualquier documento desde que se presenta en ventanilla, hasta su entrega en
las diferentes dependencias de la administración pública municipal de Puerto Vallarta, Jalisco.

Realizando las siguientes

FUNCIONES

I. Asesorar con eficacia y eficiencia, en los trámites y procedimientos al ciudadano que

demanda los servicios de la administración pública municipal.
II. Recibir y canalizar los recursos, iniciativas, quejas y/o documentos dirigidos a las
dependencias del gobierno municipal.
III. Firmar y revisar documentos que sean de su competencia.
IV. Las demás que le sean asignadas.

ATRIBUCIONES

I. Mantenerse informado sobre las funciones y de cómo se organiza la administración

pública para brindar una atención óptima y de calidad al gobernado.
 II. Foliar consecutivamente, y acusar de recibo todos los documentos recibidos en su
ventanilla. Generando una base de datos digital que contenga al menos:
a) Folio consecutivo de ingreso.
b) Fecha y hora de recepción.
c) Nombre de quien presenta si es particular; o nombre de la empresa y quien
presenta.
d) Dependencia a la cual se dirige.
e) Síntesis de escrito.

III. Disponer de una bitácora de registro general, donde asentará; folio, fecha, quien
presenta y dependencia a donde se dirige así como un extracto del documento.

III. Llevar o mandar los oficios y correspondencia recibida a las diferentes dependencias a
los que los documentos se dirijan en el menor tiempo posible. Clasificar y guardar los
documentos en archivos quincenales generales que se conformaran con todos los
expedientes recibidos.

SECRETARIA (O)

Redacta los oficios, cartas y demás documentos que solicita su jefe (a) inmediato superior, así
como la recepción de correspondencia interna y externa de la oficialía de partes. Además de
mantener informado al jefe (a) de los acontecimientos y novedades cotidianas; coadyuva en las
demás actividades que ayuden a la mejora continua de la función pública municipal.

FUNCIONES

I. Cuidar eficazmente el orden administrativo de la oficialía de partes y coadyuvar junto

con el jefe (a) el buen desempeño de la oficialía. Para lo cual deberá conocer los
nombres de los diferentes actores de las diversas dependencias administrativas del
municipio.
II. Con profesionalismo preservará la gestión documental en la recepción, registro,
clasificación seguimiento y despacho de los oficios para la integración de los
expedientes de los archivos de trámite.
III. Apoya con honestidad, profesionalismo y capacidad las labores administrativas que
requiera el jefe (a) en la consecución de los fines de la función pública.
IV. Informa al ciudadano con objetividad las áreas diversas de la administración pública
municipal.
V. Auxiliar en la agenda del jefe (a) inmediato superior.

ATRIBUCIONES.

I. Elaborará una base de datos digital que permita conocer los oficios que llegaron por
día, así como una breve síntesis con su consecutivo.
II. Actualizará al día la bitácora de oficios enviados con los datos al menos de folio
consecutivo, nombre del solicitante, fecha de recepción y dependencia a la que se
envía.
III. Redacta oficios, entrega diversos documentos a dependencias recabando acuses de
recibo para seguimiento de la gestión de documentos.
 IV. Separa, organiza, clasifica y archiva la documentación recibida formando expedientes
quincenales.
V. Conocerá y se capacitara las diferentes áreas de la función pública municipal; así como
sus principales funciones.
VI. Las demás que le sean encomendadas.

AUXILIAR TECNICO DE LA INFORMACIÓN

Auxilia en las labores de oficina en el departamento, cumpliendo con respeto, lealtad, honestidad y
actitud de servicio, agilizando los procesos de trabajo en los que participe; Auxilia en las funciones
de mensajería, atención al ciudadano y labores administrativas encomendadas por el jefe (a)
inmediato superior, entre otras.

FUNCIONES

I. Presta atención y ayuda a la secretaria del departamento, realizando labores de oficina

que se le encomienden, como son elaboración de escritos, requisiciones de material y
herramientas necesarias para el cumplimiento del fin de la oficialía de partes.
II. Apoya brindando información al ciudadano que busca orientación e información de las
diferentes dependencias de gobierno municipal.
III. Lleva a cabo las funciones que le sean delegadas por su jefe inmediato, ya sean
administrativas o de oficina.
IV. Realiza labores de mensajería interna y externa a las diferentes áreas del gobierno
municipal; Apoya en el manejo del archivo de oficialía de partes, tanto de su creación,
guarda y custodia del mismo; canaliza la correspondencia para que la información
llegue pronta y expedita.
V. Las demás funciones que le sean asignadas.

*Para su revisión

c.c.p. archivo GGF