Alcance: Aplica desde la asignación de recursos,

Objetivo: Asegurar que las compras, documentos y recursos financieros, cumplen con las especificaciones técnicas y de
ejecución de las compras y organización y control
calidad requeridas por el cliente y el SGI de (NOMBRE DE LA EMPRESA)
de la documentación utilizada en el SGI.

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

PLANEAR

Requisitos del cliente, contratos, requisitos de ley. Programar pago a proveedores, definir presupuesto de Pólizas de cumplimiento, Cámara de Comercio
acuerdo a las necesidades de la empresa. vigente.

Programar pago de: impuestos, parafiscales, Seguridad Presupuesto por proyecto o general de la empresa,
Documentos de legalización de la empresa, Social, DIAN, Auditorias, servicios públicos, cheques, consignaciones, nomina de los
obligaciones financieras, colaboradores.

Planillas de pago de parafiscales, DIAN, SOI,

Consignaciones, recibos de luz, agua, teléfono,
Pago de nómina, pago de servicios públicos, pago de nomina, definir pago para renovar Cámara de internet, pagina Web, Mensajería, alquiler de
aportes Parafiscales. Comercio, y vencimiento de requisitos legales. vehículos,

Cuentas por pagar a proveedores, impuestos pendientes,

parafiscales vencidos.
Orden de compra aceptada, facturas, cheques,
comprobantes de egreso, producto o servicio
adquirido, evaluación a proveedores, inscripción a
Identificar la necesidad de compra, consultar proveedores, listado de proveedores aceptados,
Orden de compra o servicio, mantenimientos programados. acciones correctivas tomadas, devolución de
disposición de recursos.
pedidos.

Listado de documentos internos y externos,

Recepción de información física o magnética de clientes Solicitar, Identificar y definir la necesidad de crear,
distribución de documentos internos y externos,
internos o externos. modificar o anular documentos.
documentos externos y obsoletos identificados.

Objetivo: Asegurar que las compras, documentos y recursos financieros, cumplen con las especificaciones técnicas y de
calidad requeridas por el cliente y el SGI de (NOMBRE DE LA EMPRESA).
ENTRADAS
Pólizas de cumplimiento, Cámara de Comercio vigente.
Presupuesto por proyecto o general de la empresa,
cheques, consignaciones, nomina.
Planillas de pago de parafiscales, DIAN, SOI, Consignaciones,
recibos de luz, agua, teléfono, internet, pagina Web,
Mensajería, alquiler de vehículos,
Orden de compra aceptada, facturas, cheques,
comprobantes de egreso, producto o servicio adquirido,
evaluación a proveedores, inscripción a proveedores,
listado de proveedores aceptados, acciones correctivas
tomadas, devolución de pedidos.
Listado de documentos internos y externos, distribución de
documentos internos y externos, documentos externos y
obsoletos identificados.
Compras realizadas, registros
de evaluación de proveedores.
Alcance: Aplica para la asignación de recursos,
ejecución de las compras y organización y control
de la documentación utilizada en el SGC.
ACTIVIDADES SALIDAS
HACER
Obligaciones financieras, servicios publico, pólizas
Ejecutar las ordenes de compra, elaborar el con pagos al día.
presupuesto de la empresa.
Compras realizadas.
Evaluar, reevaluar a los proveedores, hacer
devoluciones en caso que sean necesarias e informarle
al proveedor. Proveedores evaluados.
implementar los cambios en documentos nuevos o
modificados, divulgarlos, distribuirlos, identificarlos,
almacenarlos, preservarlos, recuperarlos.
Documentación implementada y controlada.
Registros de control implementados
VERIFICAR
Inspeccionar el producto o servicio comprado para
verificar si cumple con las especificaciones del cliente, Registros de control.
de ley, empresa.
 Alcance: Aplica para la asignación de recursos,

Objetivo: Asegurar que las compras, documentos y recursos financieros, cumplen con las especificaciones técnicas y de
ejecución de las compras y organización y control
calidad requeridas por el cliente y el SIG de (NOMBRE LA EMPRESA).

de la documentación utilizada en el SGI.

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Controlar los gastos de la empresa Registro de evaluación.

ficha de indicadores.

Inspeccionar con periodicidad la implementación,

divulgación, distribución e identificación de los Informe de gestión del proceso.
documentos de la empresa.

Seguimiento y medición del proceso.

MEJORAR
Tomar acciones correctivas, preventivas o de mejora, Acción implementada.
Auditorias, revisión por la Dirección. según sea el caso
Informe de gestión del proceso.
 FICHA DEL INDICADOR NUMERAL DE LA NORMA NTC ISO 9001:2008 RECURSOS

4.2.3 Control de documentos Humanos Ambiente de trabajo

Buena iluminación y
INDICADOR: Cumplimiento control de documentos 4.2.4 Control de Registros Gerente ventilación
FORMULA: # de documentos creados - # de documentos Asistente
6.1 Provisión de Recursos
modificados - # de documentos anulados

FRECUENCIA: Trimestral 7.4 Compras Infraestructura y equipos

instantes para bodega y
META: 100% 8.3 Control del producto no conforme archivo, software
8.4 Análisis de datos contable.

INDICADOR: Evaluación de Proveedores 8.5.1 Mejora Continua

FORMULA:(# PROVEEDORES ACEPTADOS)/(#TOTAL DE
PROVEEDORES EVALUADOS) X100 8.5.2 Acción Correctiva
FRECUENCIA: Trimestral
META:≥90%
FORMULA:(PRESUPUESTO EJECUTADO)/(PRESUPUESTO
PROGRAMADO)X100
FRECUENCIA: Trimestral
META: ≥90%
SEGUIMIENTO REQUISITOS DE LEY DOCUMENTOS
Flujos de Caja VER: VER:

Ordenes de Compra y verificación del producto comprado

MATRIZ IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES
Requisitos del cliente, matriz de requisitos legales
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
RESPONSABLE REGISTROS

VER:
Auxiliar administrativa

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS