MANUAL

DE
FUNCIONES

CARRERA:
Contaduría General
MATERIA:
Gabinete Contable
ESTUDIANTES:
 Itsel Aliaga Paye
 Noelia Quenta Condori
 Jhoel Mamani Aranda
 Archiel Aro
 Rodrigo Ramos Ticona
AÑO:
2023
INTRODUCCION

El Manual de Funciones es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar la
forma como está estructurada la organización y que sirva como guía para todo el personal,
el cual contiene esencialmente la descripción de las funciones de todos los puestos de la
empresa. También se suele incluir en este documento la descripción de cada puesto, el
perfil y las competencias propias de cada cargo.

Específicamente, el manual, es la versión detallada de la descripción de los objetivos,

funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la
estructura de la organización.
El Manual de Funciones debe ser considerado como un instrumento dinámico, sujeto a
cambios que surgen de las necesidades propias de la organización, por cuanto debe ser
flexible a los cambios, tanto los relacionados con el factor humano como estructural.
El manual de funciones tiene por objeto el decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que
se espera de el en materia de funciones, tareas, responsabilidades, e interrelaciones dentro y
fuera de la empresa.

DEFINICIONES

 Definición de cargo:
Según Criden y Sherman: Cargo es “una unidad de la organización, cuyo conjunto de
deberes y responsabilidades lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y
responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempeña,
proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los
objetivos en una organización”
 Descripción de cargos:
Los términos “cargo” y “puesto” deben ser correctamente diferenciados ya que, la cantidad
de puestos es el número total de empleados en la institución y los cargos
es el título de uno o varios puestos. Por ejemplo, si hay 10 analistas en una organización,
entonces existen 10 puestos. El cargo es solamente 1, el de analista.
 Análisis de cargos:
El análisis de cargos pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación,
las responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser
desempeñado de manera adecuada. Este análisis es la base para evaluar y clasificar
los cargos, con el propósito de compararlos. Para esto lo primero que debemos
delimitar son las competencias necesarias para cada cargo, que es la valoración no
sólo del conjunto de los conocimientos apropiados (saber) y las habilidades y
destrezas (saber hacer) desarrolladas por una persona sino de apreciar su capacidad
de emplearlas para responder a situaciones, resolver problemas y desenvolverse en
el mundo. Igualmente, implica una mirada a las condiciones del individuo y
disposiciones con las que actúa, es decir, al componente actitudinal y valorativo
(saber ser) que incide sobre los resultados de la acción. Por lo tanto, la competencia
es "un saber hacer frente a una tarea específica, la cual se hace evidente cuando el
sujeto entra en contacto con ella.

ELEMENTOS DEL MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: Son el conjunto de datos que describen el cargo.

NOMBRE DEL CARGO: Denominación otorgada al cargo dentro de la empresa NIVEL
FUNCIONAL: Es el ordenamiento establecido para los diferentes cargos tomando como
base los niveles jerárquicos actuales establecidos por la empresa como lo son: Nivel
Directivo, Nivel Asesor, Nivel Técnico y Nivel Operativo.
DEPENDENCIA: Se determina de acuerdo donde se ubique el cargo y según las directrices
establecidas internamente por la empresa.
- CARGO A QUIEN REPORTA: Hace referencia al cargo de la persona responsable de la
dependencia (gerente, supervisor o coordinador) a la cual está ubicado el cargo.
- CARGOS QUE LE REPORTAN: Hace referencia a los cargos que hacen parte de su
dependencia, que jerárquicamente deben realizar sus labores de acuerdo a las directrices de
este cargo.
- NÚMERO DE CARGOS: Corresponde al número de cargos de igual denominación.
PROPÓSITO PRINCIPAL: Es el resumen de la razón de ser y la función primordial del
cargo.
COMPETENCIAS BÁSICAS: Hace referencia a las habilidades que deben tener todos
los colaboradores de una empresa, desde el cargo superior hasta el inferior. PERFIL
REQUERIDO: Se refiere a los requisitos académicos y de experiencia laboral.
COMPETENCIAS FUNCIONALES: Se refiere a la capacidad real para desarrollar las
funciones individuales de cada cargo, tienen relación con el desempeño o resultados
concretos y predefinidos que cada uno debe mostrar.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES: Conjunto de características de la
conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño de cada cargo, atiende
a la motivación, aptitudes, actitudes, habilidades y rasgos de personalidad.
COMPETENCIAS FUNCIONALES: Se refiere a la capacidad real para desarrollar las
funciones individuales de cada cargo, tienen relación con el desempeño o resultados
concretos y predefinidos que cada uno debe mostrar.

UTILIDAD Y OBJETIVOS DE UN MANUAL DE FUNCIONES

El Manual de Funciones permite:

En primer lugar, Documentar los distintos puestos de trabajo de la organización mediante
una descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y sistemas.
Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional de la organización. Facilitar el
control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de servicios, estableciendo las
bases para una adecuada definición de objetivos.
También hace posible efectuar el desarrollo de una valoración de puestos de trabajo
ajustada a sus contenidos y exigencias. De esta manera, la política retributiva, allá donde la
legislación y normativa lo permitan, considerará la aportación diferencial, a los resultados
de la organización, de cada uno de los puestos de trabajo. También de sus características
diferenciales.
Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen desempeño del puesto de
trabajo.
Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del rendimiento de las personas
que desempeñan los puestos de trabajo mediante sistemas más válidos y fiables.
Analizar las funciones identificando potenciales duplicidades en actividades, funciones,
tareas, responsabilidades…
Hacer posible la elaboración de planes de formación y el desarrollo de procesos de
selección más eficaces. Al aportar un conocimiento más preciso del contenido de los
distintos puestos y del perfil de exigencias de cada uno de ellos.
Finalmente, facilitar la función de prevención de riesgos laborales.
En la administración pública, constituye un elemento clave para la correcta elaboración de
la Relación de Puestos de Trabajo.

METODOLOGIA PARA ELABORAR EL MANUAL DE FUNCIONES

El proceso de elaboración del Manual de Funciones: Para la elaboración del Manual de

Funciones se asimila a cualquier proyecto que requiere organizar, los elementos del proceso
de administración, es decir en Planeación, Organización, Ejecución y Control.
1. PLANEACION
Problema
Justificación
Marcos de referencia
Metodología
Actividades
 Cronograma
Costos

2. ORGANIZACIÓN
Asignación de tareas al equipo Capacitación al
equipo y a los funcionarios Asignación de
presupuestos y equipos

3. EJECUCION DEL PROYECTO DE ELABORACION DEL MANUAL DE

FUNCIONES
Asignación de tareas en equipo: Consiste en realizar tareas de forma colectiva,
basándose en liderazgo, comunicación y reflexión grupal siendo los roles más
importantes el de liderazgo y el establecimiento de roles.
Capacitación al equipo y a los funcionarios: Es desarrollar e impartir programas de
entrenamiento que doten a los empleados de las habilidades necesarias para
realizar su trabajo. También proporcionan apoyo y orientación a los empleados, y
les ayudan a alcanzar su máximo potencial. Asignación de presupuestó y equipos:
La asignación presupuestaria es un instrumento que permite planificar, organizar,
dirigir y controlar cada uno de recursos de la empresa, el mismo debe cumplirse de
manera obligatoria con el fin de gestionar y programar los ingresos y egresos
para el adecuado financiamiento.
Entrevista individual: Es una técnica de recopilación de información que tiene lugar
cara a cara entre el evaluador y la persona entrevistada.
Entrevista en grupo: Es un proceso de selección mediante una reunión entre varios
candidatos que optan al mismo puesto de trabajo. Es un método de entrevista que
permite conocer cómo se desenvuelven los participantes con otros compañeros y
cómo es su actitud a la hora de trabajar en equipo.
Reunión con los jefes: Son actividades exclusivas del ámbito laboral, estas
funcionan como espacios donde los trabajadores de una empresa pueden
 convivir durante cierto periodo de tiempo, con el objetivo de discutir asuntos de
importancia para la empresa.
Observación del puesto de trabajo: Consiste en recoger los elementos relacionados
con el puesto que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal
con el ocupante o con su jefe directo.
Experiencia de los empleados de la empresa: La experiencia del empleado se puede
definir como el impacto acumulativo de las interacciones de los trabajadores con
la organización a lo largo de todo su recorrido profesional. Cuestionarios
permanentes de encuestas y entrevistas: es un procedimiento dentro de la
investigación en la que las personas recopilan información mediante el
cuestionario previamente diseñado, sin modificar el entorno ni el fenómeno donde se
recoge la información ya sea para entregarlo en forma de tríptico, gráfica, tabla o
escrita. Se realizan los cuestionarios permanentes y entrevistas a: Titulares
 Jefes
 Supervisores
 Subalternos
Panel de expertos: Es una instancia compuesta por el grupo de evaluadores con
reconocida experiencia en los campos relacionados con el (los) tema(s) de los
programas y/o proyectos que se van a someter a su consideración. Su concepto debe
ser consensuado.
Hoja de Ruta: La hoja de ruta es un documento donde se registran todos los datos,
eventos y requerimientos que tenga la empresa.
El ordenamiento de información: Es una herramienta que permite organizar y
agrupar información en categorías y subcategorías para una mejor comprensión y
gestión.

4. INDUCCION, CAPACITACION E IMPLEMENTACION

5. CONTROL
Mediante verificación y evaluación para mejorar y perfeccionar.
Una vez concluido los anteriores procesos se cumplirá las siguientes fases:

Fase I. Descripción de la empresa

Fase II. Clasificación de cargos
Fase III. Recolección de información
Fase IV. Análisis e interpretación de la información
Fase V. Construcción y redacción del manual
Fase VI. Revisión y correcciones
Fase VII. Entrega del manual definitivo
Fase VIII. Inducción a los empleados

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA PUBLICA

Para facilitar la lectura del manual de funciones se presenta el siguiente organigrama:
Las funciones se detallan siguiendo el orden jerárquico dispuesto en el organigrama,
primero se mencionan los puestos que dependen del Director Ejecutivo y luego los puestos
que dependen de la Subdirección de Desarrollo y Subdirección de Administración
respectivamente.

Los puestos se distribuyen jerárquicamente de forma descendente en Departamentos,

Divisiones y Secciones. Como, por ejemplo:

 FUNCIÓN DEPARTAMENTO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 FUNCIÓN SECCIÓN MESA DE ENTRADAS
 FUNCIÓN SECCIÓN DESPACHO
 FUNCIÓN SECCIÓN COMPRAS
 FUNCIÓN SECCIÓN MAYORDOMÍA Y MAESTRANZA
 FUNCIÓN DIVISIÓN DE PERSONAL
 FUNCIÓN SECCIÓN ANÁLISIS LEGAL
 FUNCIÓN SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
 FUNCIÓN DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Y ADMINISTRACIÓN DE
CRÉDITOS
 FUNCIÓN DIVISIÓN REGISTRACIÓN DE DESEMBOLSOS Y COBRANZAS
 FUNCIÓN DIVISIÓN GESTIÓN DE FONDOS
 FUNCIÓN DEPARTAMENTO SEGUIMIENTO DE CRÉDITOS (MORA,
APLICACIÓN y COBRANZAS)
 FUNCIÓN SECCIÓN ACUERDOS Y CONVENIOS
 FUNCIÓN SECCIÓN GESTIÓN DE DEUDORES
 FUNCIÓN DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
 FUNCIÓN DIVISIÓN SUB JEFATURA DE CONTABILIDAD.
 FUNCIÓN SECCIÓN REGISTRACIÓN CONTABLE FONDOS PROPIOS Y DE
TERCERO
 FUNCIÓN DIVISIÓN SISTEMAS.
EJEMPLO DE UN MANUAL DE FUNCIONES:
 LOGO DE LA MANUAL DE FUNCIONES Y Página :1/1
EMPRESA RESPONSABILIDADES 4
Fecha :
Revisión 0 Nombre del Cargo y Función
5 Código : MF
6
NOMBRE DEL CARGO:

UBICACIÓN DEL CARGO :

8
1
9
1

DESCRIPCION DEL CARGO :

RELACIONES 10 1

Reporte a :

Supervisa a : 11 1

FUNCIONES :

NOTA : las funciones son enunciativas y no limitativa

12
10

RESPONSABILIDADES :

REQUISITOS:
13

grado de institución : actitudes:

experiencia :

1 3

2
 PASOS DE UN MANUAL DE FUNCIONES
o Primero se tiene un encabezado:

 1LOGO DE LA EMPRESA; identificación de la empresa.

 2 REVISION nunca se suele tener un manual perfecto .El cero significa, que es el
primer documento.
 3numero de PÁGINA y lo que esta después de esa barra del lado posterior es la
cantidad que tiene este manual.
 4en la FECHA, se pone la creación y también puede ser cuando ha sido mejorado o
modificado.
 5 NOMBRE DEL CARGO Y FUNCIÓN en nombre y cargo se debe especificar.
 6 tiene un código .es depende del criterio de la empresa .
 7 NOMBRE DEL CARGO tiene que constituir con él , NOMBRE QUE TIENE EN
EL ORGANIGRAMA ; lo que muestra la estructura , tanto jerárquica como
funcional de una empresa.
 8 UBICACIÓN DEL CARGO; nos ayuda mucho, tiene que coincidir.
 9 EN DESCRIPCIÓN DE CARGO; es donde ponemos el resumen, a que se refiere
o lo que debe hacer. El que debe hacer, como lo hace y el por qué.
 10 LAS RELACIONES; un cargo en la cual siempre es necesario este punto.
 REPORTE A: depende de algún u otro cargo.
 SUPERVISA A: tiene dependientes este cargo quienes son sus subordinados.
 11 en FUNCIONES; describe de la forma más detallada su es importante que sea
claro.
 Nota; las funciones establecidas son enunciativas y no limitativas.
 12 RESPONSABILIDADES; es conjunto de actividades y dependiendo de la
empresa. Conjunto de funciones y no hacer las responsabilidades o conjunto de
responsabilidades y no hacer las funciones.
 REQUISITOS
 Grado de institución; nivel de formación académica.
 Experiencia; experiencia en cargos anteriores.
 Actitudes ; tiene que tener actitud o buen trato al cliente.
1LOGO DE LA EMPRESA; identificación de la empresa.
2 REVISION nunca se suele tener un manual perfecto .El cero significa , que es el primer
documento.
3numero de PÁGINA y lo que esta después de esa barra del lado posterior es la cantidad
que tiene este manual.
4en la FECHA, se pone la creación y también puede ser cuando ha sido mejorado o
modificado.
5 NOMBRE DEL CARGO Y FUNCIÓN en nombre y cargo se debe especificar.
6 tiene un código .es depende del criterio de la empresa .
7 NOMBRE DEL CARGO tiene que constituir con él , NOMBRE QUE TIENE EN EL
ORGANIGRAMA ; lo que muestra la estructura , tanto jerárquica como funcional de una
empresa.
8 UBICACIÓN DEL CARGO; nos ayuda mucho, tiene que coincidir.
9 EN DESCRIPCIÓN DE CARGO; es donde ponemos el resumen, a que se refiere o lo que
debe hacer. El que debe hacer, como lo hace y el por qué.
10 LAS RELACIONES; un cargo en la cual siempre es necesario este punto.
REPORTE A: depende de algún u otro cargo.
SUPERVISA A: tiene dependientes este cargo quienes son sus subordinados.
11 en FUNCIONES; describe de la forma más detallada su es importante que sea claro.
Nota; las funciones establecidas son enunciativas y no limitativas.
12 RESPONSABILIDADES; es conjunto de actividades y dependiendo de la empresa.
Conjunto de funciones y no hacer las responsabilidades oconjunto de responsabilidades y
no hacer las funciones.
REQUISITOS
Grado de institución; nivel de formación académica.
Experiencia; experiencia en cargos anteriores.
Actitudes ; tiene que tener actitud o buen trato al cliente.