Módulo II: Datos y Formatos de Celdas

2.1 Tipos y errores de datos.

Un archivo de Excel puede tener un número ilimitado de hojas de trabajo, y cada hoja
de trabajo está compuesta por más de 17 mil millones de celdas. Una celda puede
tener cualquiera de estos tres tipos básicos de datos.
● Un valor numérico
● Texto
● Una fórmula
Una hoja de trabajo también puede contener gráficos, diagramas, imágenes, botones y
otros objetos. Estos objetos no están contenidos en celdas. En cambio, ellos se
encuentran en la capa de dibujo de la hoja de trabajo, la cual es una capa invisible
encima de cada hoja de trabajo.
● Valores numéricos: Los valores numéricos representan una cantidad de
algún tipo: cantidad de ventas, número de empleados, pesos atómicos,
resultados de exámenes, etc. Los valores también pueden ser fechas (13 Jul,
2020) u horas (como 3:34 a.m.).
● Entrada de texto: La mayoría de hojas de cálculo también incluyen texto en
algunas de las celdas. El texto puede servir como fuentes de datos, como en
una lista de empleados, etiquetas para los valores, encabezados de
columnas, o instrucciones acerca de la hoja de cálculo. El texto es usado
usualmente para clarificar que significan los valores en una hoja de trabajo o
de dónde vienen los números. El texto que empieza con números también es
considerado texto, si escribes 12 empleados en una celda, será tratado
como texto.
● Fórmulas: Las fórmulas son las que hacen a una hoja de cálculo una hoja de
cálculo. Excel deja que puedas introducir fórmulas flexibles que usan valores
(o incluso texto) para calcular un resultado. Cuando introduces una fórmula
en una celda, el resultado de la fórmula aparece en la celda. Si cambias
cualquiera de las celdas usadas por una fórmula, la fórmula se recalcula y
muestra el nuevo resultado.
2.3 Introduciendo texto y números en tus hojas de trabajo
Para introducir un valor numérico en una celda, mueve el puntero de la celda a la celda
apropiada, escribe el valor y luego pulsa Enter o una de las teclas de navegación con
flechas. El valor se mostrará en la celda y aparecerá en la barra de Fórmulas cuando la
celda está seleccionada.

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Puede incluir puntos decimales y símbolos de moneda al ingresar valores, junto con
signos más, menos y comas (para separar los miles). Si precede un valor con un signo
menos o lo encierra entre paréntesis, Excel lo considera un número negativo.

Introducir texto en una celda es tan fácil como introducir un valor numérico: activa la
celda, escribe el texto y luego presiona Enter o una tecla de navegación. Una celda
puede contener un máximo de unos 32.000 caracteres, más que suficiente para
almacenar un módulo completo de este curso. Aunque una celda puede contener una
gran cantidad de caracteres, descubrirás que no es posible mostrar todos estos
caracteres. La siguiente figura muestra la barra de fórmula expandida para todo el
contenido de una celda.

¿Qué pasa cuando introduces un texto que es más largo que el ancho actual de su
columna? Si las celdas inmediatamente a la derecha están en blanco, Excel mostrará
el texto en su totalidad, mostrando el contenido sobre las celdas adyacentes. Si una
celda adyacente no está en blanco, Excel mostrará la mayor parte del texto que sea
posible. (El texto completo está contenido en la celda; simplemente no se muestra.) Si
necesitas mostrar una larga cadena de texto en una celda adyacente a una celda no
vacía, tienes unas cuantas opciones:

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 ● Edita tu texto para hacerlo más corto.
● Aumentar el ancho de la columna (arrastrar el borde en el despliegue de la letra
de la columna).
● Usar una fuente más pequeña.
● Envolver el texto dentro de la celda de manera que ocupe más de una línea.
Elija Inicio > Alineación > Ajustar texto. De esta forma la celda ajustará su largo
para mostrar todo el texto.

2.2.1 Introduciendo Fechas y horas

Excel trata fechas y horas como tipos especiales de valores numéricos. Las fechas y
horas son valores que están formateados para que parezca que como fechas u horas.
Si trabajas con alguno de estos datos, necesitas entender cómo el sistema de fechas
de Excel funciona.

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 ● Introduciendo fechas: Excel maneja las fechas usando un sistema de
números seriales. La fecha más antigua que Excel entiende es el 1 de enero
de 1900. Esta fecha tiene un número serial de 1. El 2 de enero de 1900 tiene
un número serial de 2 y así para todas las demás fechas. Este sistema hace
que sea sencillo manejar fechas en fórmulas, por ejemplo, puedes usar una
fórmula para calcular el número de días entre dos fechas.
La mayoría de las veces, no tienes que preocuparte por el sistema de
números de series de fechas de Excel. Simplemente puedes introducir una
fecha en un formato de fecha común, y Excel se encarga de los detalles
entre bastidores. Por ejemplo, si necesitas introducir el 1 de junio de 2016,
puedes hacerlo escribiendo el 1 de junio de 2016 (o utilizando cualquiera de
los diferentes formatos de fecha). Excel interpreta su entrada y almacena el
valor 42522, que es el número de serie para esa fecha.
Para comprobar esto solo hace falta cambiar el formato del número de serie
de la siguiente forma
Paso 1: Introduce una fecha en una celda cualquiera de Excel

Paso 2: En el menú desplegable de la sección Formato en la pestaña Inicio

selecciona General.

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 Paso 3: Ahora se muestra el número de serie de la fecha que introducimos.

2.2 Reemplazo y pegado especial de datos

Después de introducir un valor o texto en una celda, puedes modificarlo de varias
maneras:
● Borrar el contenido de la celda.
● Reemplazar el contenido de la celda con otra cosa.
● Editar el contenido de la celda.
2.2.1 Borrando los contenidos de la celda
Para borrar los contenidos de una celda, haz clic en la celda y presiona la tecla
Retroceso.

Para borrar más de una celda, selecciona la cela que quieres borrar y luego presiona la tecla
Retroceso o Supr. De esta forma se borrarán los contenidos de la celda, pero no el formato
(tales como negritas, cursivas o un formato de número diferente) que hayas aplicado
anteriormente a la celda.

● Borrar todo: borra todo de la celda: su contenido, su formato y su comentario de celda

(si tiene uno).
● Borrar formatos: borra solo el formato y deja el valor, el texto o la fórmula.

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 ● Borrar contenido: borra solo el contenido de la celda y deja el formato. Esto tiene el
mismo efecto que presionar la tecla Retroceso.
● Borrar comentarios: borra el comentario (si existe) adjunto a la celda.
● Borrar hipervínculos: elimina los hipervínculos contenidos en las celdas
seleccionadas. El texto y el formato permanecen, por lo que la celda todavía parece
tener un hipervínculo, pero ya no funcionará como tal.
● Quitar hipervínculos: elimina los hipervínculos en las celdas seleccionadas, incluido el
formato de la celda.

2.2.2 Reemplazando los contenidos de la celda

Para reemplazar el contenido de una celda con otra cosa, simplemente activa la celda y escribe
tu nueva entrada, que reemplazará los contenidos anteriores. Cualquier formato aplicado a la
celda permanecerá en su lugar y se aplicará al nuevo contenido.
También puede reemplazar el contenido de la celda arrastrando y soltando o pegando datos desde el
Portapapeles. En ambos casos, el formato de la celda será reemplazado por el formato de los nuevos
datos. Para evitar pegar el formato, selecciona Inicio ➪ Portapapeles ➪ Pegar ➪ Valores (V) o Inicio ➪
Portapapeles ➪ Pegar ➪ Fórmulas (F).

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2.2.3 Editando los contenidos de una celda
Si la celda contiene solamente unos pocos caracteres, reemplazar sus contenidos tecleando
nuevos datos usualmente es la opción más sencilla. Sin embargo, si la celda contiene mucho
texto o una fórmula compleja y lo único que necesitas es una pequeña modificación,
probablemente necesites editar la celda en lugar devolver a introducir la información.
Cuando quieras editar los contenidos de una celda, puedes usar una de las siguientes maneras
de entrar en el modo de edición de celdas.
● Hacer doble-clic en la celda para editar sus contenidos directamente en la celda.
● Selecciona la celda y presiona F2 para editar los contenidos de la celda directamente
en ella.
● Selecciona la celda que quieres editar y haz clic dentro de la barra de Fórmula
para editar los contenidos en ella.
Todos estos métodos causan que Excel entre en el modo de Edición. Cuando Excel entra en
este modo. Cuando Excel entra en este modo, la barra de Fórmula habilita dos íconos:
Cancelar (la X) e Introducir (la marca de verificación). La siguiente figura muestra estos dos
íconos. Al hacer clic en el icono Cancelar, se cancela la edición sin cambiar el contenido de la
celda. (Presionar Esc tiene el mismo efecto). Al hacer clic en el icono Introducir se completa la
edición e ingresa el contenido modificado en la celda. (Presionar Enter tiene el mismo efecto).

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Cuando comienza a editar una celda, el punto de inserción aparecerá como una barra vertical,
y podrás realizar las siguientes tareas:
● Agregar nuevos caracteres en la ubicación del punto de inserción. El cual se
puede mover
o Usando las teclas de navegación para moverse dentro de la celda.
o Al presionar Inicio para mover el punto de inserción al comienzo de la celda.
o Al presionar Fin para mover el punto de inserción al final de la celda.

● Seleccionar varios caracteres. Presiona Shift (⇧ Shift) mientras usa las teclas de
navegación.
● Seleccione caracteres mientras está editando una celda. Use el ratón. Solo haz clic
y arrastra el puntero del mouse.
2.2.4 Usado un formulario para introducir datos
Muchas personan usan Excel para manejar listas e las cuales la información está dispuesta en
filas. Exel ofrece una forma simple de introducir datos en este esquema. Esto va a funcionar
tanto para rangos normales de datos o para tablas. La siguiente figura da un ejemplo.

Desafortunadamente este comando no se encuentra por defecto en la Cinta de Opciones. Para

activarlo hay que seguir los siguientes pasos.

Paso 1: Haz clic derecho en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y selecciona

Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, y luego haz clic en Más Comandos.

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Paso 2: En la lista desplegable Comandos disponibles en selecciona Comandos que no
están en la cina de opciones.

Paso 3: En la caja la izquierda que contiene los comandos selecciona Formulario.

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Paso 4: Haz clic en el botón Agregar para añadir el botón a tu Barra de Herramientas de
Acceso Rápido.

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Paso 5: Una vez hagas clic en Aceptar. El ícono aparecerá en tu barra de herramientas de
acceso rápido.

Usar el formulario es muy sencillo, para editar una entrada solo tienes que situarte encima de
celda editar y hacer clic en el botón que acabamos de añadir.

Cuando aparezca el cuadro de diálogo del formulario puedes buscar la celda que quieras editar
usando la barra de desplazamiento o moverte individualmente usando los botones Buscar
Siguiente y Buscar Anterior los editar los campos que necesites.

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Para guardar la edición simplemente necesitas presionar Enter y tu edición se almacenará. El
cuadro de diálogo no se cerrará, sino que mostrará los datos de la siguiente celda. Nota como
en la siguiente imagen los datos y el indicador de la celda cambia.

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 Añadir una fila completa sigue un procedimiento parecido al de editar una celda. Debes
hacer clic en el botón de Formulario que acabamos de añadir en la Barra de Herramientas de
Acceso Rápido. Cuando haz clic en Nuevo.

Luego de hacer clic en el botón los campos de texto aparecerán en blanco.

Rellenamos los campos de texto, y tecleamos Enter. Los nuevos datos serán añadidos al final.

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