DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR Concepto sobre el pasivo que la comisin de contabilidad del IMCP, A.C.

seala en su boletn C-9, se puede decir que los documentos y cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisicin de mercancas o servicios o por la obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo. Podemos mencionar algunas cuentas por pagar como son: Dividendos Proveedores Documentos por pagar Impuestos por pagar Otros Los documentos y cuentas por pagar que tienen principalmente como origen la adquisicin de mercancas o servicios, y la obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo. El citado boletn describe estos conceptos como: Prestamos de instituciones de crdito, de particulares, de compaas filiales, de accionistas o funcionarios, etc., prestados tanto por adeudos obtenidos a travs de contratos formales de crdito, como por adeudos amparados por simples ttulos de crdito o bien por crditos no documentados en los cuales exista un convenio escrito acerca del vencimiento. En el caso de contratos formales de crdito, estos pueden consistir por lo general en prstamos hipotecarios, refaccionarios, de habilitacin o avio, emisin de obligaciones, etc. Ciertos casos de obligacin provenientes de operaciones bancarias de descuento de documentos. La experiencia ha de mostrado que en ocasiones, la operacin bancaria de descuentos de documentos constituye una tpica operacin crediticia, garantizada bsicamente por la solvencia y en forma secundaria por los documentos descontados. Esta situacin se presenta cuando el origen de los documentos por cobrar no es el de las operaciones normales de la empresa, o bien que usualmente los documentos son rescatados y pagados directa e indirectamente por la empresa, por la que el pasivo contingente de los documentos descontados se convierte en un pasivo repetitivo. Adeudos provenientes de la adquisicin de bienes o servicios para el consumo o beneficio de la misma empresa Cobros anticipados a cuenta de futuras ventas de mercancas de prestacin de servicio Adeudos por la adquisicin de bienes o servicios inherentes a las operaciones principales de la empresa como son obligaciones derivadas de la compra de mercancas para su venta y procesamiento Las deudas a largo plazo son liquidadas en varios aos y la parte que se vence en el ao siguiente o durante el ciclo financiero a corto plazo, si este es mayor de un ao, debe considerarse como un pasivo circulante y presentarse en los estados financieros como tal, generalmente con el enunciado de porcin de la deuda a largo plazo con vencimiento a un ao. Los documentos y cuentas por pagar generalmente incluyen los documentos por pagar a bancos y proveedores, la porcin de la deuda a largo plazo con vencimiento a un ao, cuentas por pagar a proveedores y otros, anticipos de clientes, compaas afiliadas y dividendos por pagar. El pasivo debe valorizarse de acuerdo con su monto nominal o restitucin de pago y los pasivos expresados en moneda extranjera, con su conversin al tipo de cambio vigente a la fecha de los estados financieros.

El registro de los documentos y cuentas por pagar se hacen generalmente destinando una cuenta de mayor para cada uno de los conceptos que integran los documentos y cuentas por pagar. Los conceptos ms usuales son como sigue: Documentos por pagar a bancos Documentos por pagar a proveedores Porcin de la deuda a largo plazo con vencimiento a un ao Cuentas por pagar a proveedores Cuentas por pagar varios Anticipo de clientes Compaas afiliadas Dividendos por pagar El termino compaas afiliadas se utiliza cuando las compaas tienen accionistas comunes. Estas cuentas se manejan para registrar las transacciones nter compaas como: Compras de bienes, prestacin de servicios, prstamos etc., de las compaas afiliadas. Estas cuentas forman un concepto separado de las cuentas por pagar debido a que la naturaleza del beneficiario les confiere una caracterstica especial en cuanto a su exigibilidad. Los documentos y cuentas por pagar con vencimiento a corto plazo forman parte del pasivo circulante, en caso contrario deber ser clasificados y presentados como pasivos no circulantes. La presentacin en el estado de situacin financiera debe efectuarse en relacin con la procedencia de los pasivos, por mercancas recibidas, por prstamos, por gastos pendientes de pago, etc. El concepto de importancia relativa de las partidas es fundamental para el anlisis del estado de situacin financiera por lo que deben mostrrsele las cuentas en renglones genricos. Los conceptos que normalmente forman este grupo son: documentos por pagar a bancos, a proveedores, a otros; porcin de la deuda a largo plazo con vencimiento a un ao; anticipos de clientes; compaas afiliadas y dividendos por pagar. En el caso de existir alguna partida de importancia relevante entre estos conceptos, es conveniente distinguirla de las dems ya sea mostrndola dentro del cuerpo del estado de situacin financiera o mediante una nota. Si existen saldos deudores de importancia que forman parte de las cuentas por pagar a favor de proveedores deben ser reclasificados al activo como anticipos a proveedores o como inventario, segn su procedencia y aplicacin final que tenga. Los intereses no devengados incluidos en los saldos de la cuenta de pasivo debern reclasificarse y compensarse con los intereses por el mismo monto que se encuentren en pagos anticipados, por no presentar un pasivo a la fecha del estado de situacin financiera. PAGOS ANTICIPADOS 1. CONCEPTO. Los pagos anticipados representan una erogacin efectuada por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propsito no es el de venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo.

Ejemplos:

Rentas de locales o equipos pagados antes de disfrutar el derecho de uso de los bienes. Impuesto predial y derechos pagados antes de que se hayan devengado. Primas de seguros y fianzas liquidadas por perodos que an no se cumplen. Intereses pagados por anticipado. Material publicitario que vaya a servir para lanzar al mercado un nuevo producto con una campaa que an no se inicia. 2. DIFERENCIAS CON OTROS CONCEPTOS. Los pagos anticipados representan el derecho a bienes o servicios para uso exclusivo de la empresa y que no sern utilizados en el proceso productivo, por lo que deben cargarse al tipo de gasto que le corresponda. Los pagos diferidos se distinguen del activo diferido en lo siguiente: Los pagos anticipados corresponden a servicios pendientes de recibir, mientras que los conceptos de activo diferido representan servicios ya recibidos. Los pagos anticipados corresponden a servicios que normalmente se disfrutan durante un ejercicio. En cambio los beneficios que aportan los activos diferidos alcanzan muchos ejercicios segn el perodo de amortizacin. Los pagos anticipados se aplican a los gastos de operacin. Los activos diferidos se amortizan. La presentacin en el balance es diferente. El valor de los pagos anticipados que se muestra al usuario es el valor pendiente de aplicar, por su parte, los activos diferidos muestran valor original, amortizacin acumulada y valor neto pendiente de amortizar. 3. TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA. Debern valuarse al tipo de cambio existente el da del pago e irse amortizando sobre este monto. 4. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES. Realizacin. Periodo contable. 5. REGLAS DE VALUACIN. Estas partidas se valan a su costo histrico. Se aplican a resultados en el perodo durante el cual se consumen los bienes, se devengan los servicios o se obtienen los beneficios del pago hecho por anticipado. Cuando se determine que estos bienes o derechos han perdido su utilidad, el importe no aplicado deber cargarse a los resultados del perodo en que esto suceda. 6. REGLAS DE PRESENTACIN. Los pagos anticipados forman parte del activo circulante cuando el periodo de beneficios futuros es menor de 1 ao o menor del ciclo financiero a corto plazo. De existir pagos anticipados por perodos superiores a un ao o al ciclo financiero debern reclasificarse contra el pasivo correspondiente.