Lic.

Luis Antonio Hevia Jimnez, Oficial Mayor del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Yucatn, con las atribuciones y facultades que me confieren los artculos 27 fraccin III y 31 fracciones II, IX, X y XI del Cdigo de la Administracin Pblica de Yucatn, artculo 11 apartado A fraccin XVI y apartado B fracciones I y XV del Reglamento del Cdigo de Administracin Pblica del Estado de Yucatn, expido el siguiente documento:

MANUAL D E PROCE D IMIE NTOS PARA LA AD MINISTRACIN Y CONTROL D E ALMACE NE S GE NE RALE S.

Ener o 2009

NDIC E
Pg. 1. Glosario de Trminos 2. Marco Legal 3. Propsito 4. Alcance 5. De las Disposiciones Generales 6. De los Recursos Humanos 7. Del Encargado de Almacn 8. Del Equipo de Trabajo del Almacenista 9. De la Operacin del Almacn 10. De la Entrada y Salida del Almacn 11. De las Mermas Mercanca ya Caducada 12. Inventario Fsico 12.1 De las Condiciones del Almacn para el Conteo Fsico del Inventario 13. De la Seguridad Fsica 13.1 Custodia Fsica 13.2 Robos Siniestros 14. De los Requisitos de los Formatos de Control 15. De las Atribuciones de la Oficiala Mayor 16. Cumplimiento 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 15 16 16 16 18 19 20

17. Transitorios 18. Anexos 18.1. Anexo 1 18.2 Anexo 2

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1 . Gl o sar i o d e T r m i n o s.
En los trminos de este manual se entender por: Alm ac enes G ener ales: Inmuebles para depsito, recepcin, revisin, manejo, guarda, expedicin, suministro y control de recursos materiales de las Dependencias o Entidades. B ase de datos: Hoja de registro en donde se vaca informacin (manual o electrnicamente.) Dependenc ias: Organismos centralizados del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado. DCPIA: Direccin de Control Patrimonial, Inmobiliario y Almacenes de la Oficiala Mayor del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado. Entidades: Lo conforman los Organismos Pblicos Descentralizados, las Empresas de Participacin Estatal Mayoritaria y los Fideicomisos Pblicos. Enc ar g ado de Alm ac n: Servidor pblico responsable de la administracin de los recursos materiales del almacn general. Inventar io: Relacin de recursos materiales existentes en un almacn. Mar bete: Etiqueta para adherir a los recursos materiales para identificar el contenido, precio, caractersticas y en su caso caducidad de los mismos. N ivel ptim o de inventar io: Existencia recomendable de recursos materiales para el funcionamiento en un almacn. O bsoleto: Recursos materiales que se encuentran en desuso, inadecuados o anticuados. O .M.: Oficiala Mayor. R ec ur sos m ater iales: Todos los bienes muebles y consumibles que las Dependencias y Entidades utilizan para realizar sus funciones. Siniestr o: Todo suceso que conlleve a la prdida parcial o total de los recursos materiales y que puede ser por caso fortuito o de fuerza mayor. Sistem a de Alm ac n: Proceso establecido por la Oficiala Mayor para la administracin y control de los almacenes generales. Va O fic io: Escrito impreso o medio magntico autorizado a travs del cual las Dependencias o Entidades se dirigen hacia la O.M.

2 . Mar c o Legal .
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Ley de Bienes del Estado de Yucatn. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Servicios relacionados con Bienes Muebles. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico de Yucatn. Ley de Acceso a la Informacin Pblica para el Estado y los Municipios de Yucatn. Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Yucatn. Ley de Proteccin al Ambiente del Estado de Yucatn. Cdigo de la Administracin Pblica del Estado de Yucatn. Reglamento del Cdigo de la Administracin Pblica del Estado de Yucatn. Decreto nmero 684 publicado el 16 de junio de 2006 en el Diario Oficial del Gobierno del Estado de Yucatn.

3 . P r o p si to .
Establecer las normas y procedimientos de aplicacin general para todas las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal que administren y controlen Almacenes Generales contenidos en el presente manual.

4 . A l c an c e.
El presente manual tendr aplicacin obligatoria para las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica del Estado de Yucatn referidas en los artculos 22 Y 48 del Cdigo de la Administracin Pblica de Yucatn.

5 . D e l as D i sp o si c i o n es Gen er al es.
Se entendern como atribuidas a las Dependencias y Entidades las disposiciones normativas que se establecen en el presente manual, sin perjuicio de las que les confieran otros ordenamientos. El Director de Administracin o equivalente de cada una de las Dependencias y Entidades tendr las siguientes responsabilidades: Implementar el sistema de almacn establecido por la O.M. Designar al encargado de almacn de la Dependencia o Entidad. Facilitar a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad la inspeccin fsica del inventario del almacn de la Dependencia o Entidad. Vigilar el correcto funcionamiento del almacn de la Dependencia o Entidad. Cumplir con lo establecido en el presente manual. El Director de Administracin o equivalente de las Dependencias o Entidades tendr las siguientes facultades: Podr delegar en las unidades administrativas de su Dependencia o Entidad, mediante va oficio, las responsabilidades asignadas en el presente manual.

6 . D e l o s Rec ur so s Hum an o s.
El almacn deber contar con un encargado quien ser la persona responsable de la administracin de los recursos materiales del mismo. El responsable deber ser seleccionado entre aquellos que por su experiencia y conocimiento cubra el perfil adecuado para realizar esta funcin. Los dems puestos administrativos y de oficina de almacn se establecern de acuerdo con las necesidades y funciones de ste. Se definirn para el personal de cada almacn, hasta donde sea posible, sus funciones de recepcin, almacenamiento, despacho y ayuda en el control de los inventarios.

7 . D el En c ar gad o d e A l m ac n .
Es obligacin del encargado de almacn: Recibir, identificar y revisar el estado fsico de los recursos materiales que entren al almacn. Revisar que los requerimientos de informacin de los recursos materiales por almacenar estn completos; debiendo de cumplir los siguientes requisitos: a) b) c) d) e) f) g) Concepto. Folio. Fecha. Capacidad. Caducidad. Firmas de revisin y aprobacin de las entradas y salidas de los bienes. Distribucin de copias de las requisiciones.

Tener un registro actualizado de movimientos del almacn de la Dependencia o Entidad. Exhibir al momento en que la O.M. le requiera o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad el registro actualizado de movimientos de almacn. Generar y enviar a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad un reporte de inventario trimestral segn formato anexo (anexo 1). Controlar las entradas y salidas de producto del almacn. Custodiar todo los recursos materiales guardados en el almacn tanto en su cantidad como de su buen estado.

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8 . D el Eq ui p o d e T r ab aj o d el A l m ac en i sta.
Deber contar de manera enunciativa y no limitativa con los siguientes recursos materiales: Un rea administrativa con: a. Instalaciones amplias y seguras para el manejo del inventario. b. Activos fijos como: bscula, tarimas, anaqueles, escritorios, sillas, equipo de cmputo, mquina de escribir, mesa de trabajo, sumadoras y todos aquellos bienes que faciliten o permitan su labor de acuerdo a la naturaleza de los bienes almacenados. c. Bienes de consumo como: papelera, material de limpieza, fumigantes, insecticidas. d. Equipo de seguridad e higiene: extintores, botas, guantes, delantales y fajas.

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9 . D e l a Op er ac i n D el A l m ac n .
El encargado tendr el nivel ptimo de inventario de conformidad con lo aprobado por la Direccin Administrativa a la cual est adscrito.

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1 0 . D e l a En tr ad a y Sal i d a d el A l m ac n .
Los conceptos de entrada de los recursos materiales son: Compras. Transferencias recibidas de otras Dependencias o Entidades. Devoluciones. Donaciones. Comodatos. Los conceptos de salida de los recursos materiales son: Transferencias otorgadas a otras Dependencias o Entidades. Devoluciones. Mermas (Mercanca daada u obsoleta). Consumo interno. Robo o siniestro. Donaciones. Comodatos.

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1 1 . D e l as Mer m as o Mer c an c a y a Cad uc ad a.

El manejo de artculos considerados de alto riesgo como medicamentos, lubricantes, combustibles y otros deber apegarse a lo establecido en las regulaciones ambientales y sanitarias estatales y federales vigentes. El encargado de almacn dar aviso al Director Administrativo o su equivalente de la Dependencia o Entidad, para que tramite el destino o en su caso, la destruccin de mercancas o artculos y productos de consumo obsoletos, en caducidad o en mal estado. Es responsabilidad del Director Administrativo o su equivalente de la Dependencia o Entidad: Solicitar por escrito a la Secretara de Salud o a la Secretara de Desarrollo Urbano y Medio Ambiente, segn sea el caso, una evaluacin tcnica que d soporte administrativo y seguridad a la destruccin de materiales considerados nocivos o altamente contaminantes. Informar por escrito a Contralora Interna y a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad, sobre el proceso de destruccin de materiales que se le haya autorizado realizar. La destruccin de materiales nocivos deber estrictamente apegarse a lo establecido en las disposiciones normativas y legales vigentes en la materia y ser respaldado con un acta administrativa que indique la evaluacin tcnica y el finiquito de este proceso. Se deber anexar al acta administrativa de destruccin de material y suministros en mal estado la evaluacin tcnica de las Secretaras de Salud y/o de Desarrollo Urbano y Medio Ambiente. Las Dependencias o Entidades que cuenten con recursos materiales que por razones justificadas fuesen dados de baja y que queden catalogados como obsoletos y cuenten con un inventario debern de informar por va oficio a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad. La O.M. podr decidir si los recursos materiales obsoletos son objeto de transferencia a otra Dependencia o Entidad. El proceso de transferencia de los recursos materiales obsoletos se har de conformidad con lo que establezca la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad.

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1 2 . In v en tar i o F si c o .
El conteo fsico al cien por ciento del inventario del almacn de la Dependencia o Entidad se har de manera obligatoria cuando menos dos veces al ao; uno al final del primer semestre y el segundo al cierre de cada ejercicio, as como cuando exista cambio de autoridad administrativa o cuando la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad lo requiera. El procedimiento que deber seguir es: 1. 2. El Director de Administracin o su equivalente en la Dependencia o Entidad designar al personal que realizar el inventario. La O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad llevar a cabo un segundo conteo del inventario del almacn en la Dependencia o Entidad con el fin de identificar cualquier error cometido en el primer conteo.

12. 1 De las condiciones del alm acn para el conteo fsico del inventario .
Previo a la realizacin del inventario fsico del almacn debern haber estado cumplidas las siguientes indicaciones: Todos los recursos materiales estarn ordenados y separados de acuerdo a sus caractersticas fsicas y funcionales con el fin de facilitar la toma fsica de inventarios. Las cajas, envases y dems empaques de recursos materiales cerrados de origen, deben de ostentar en un lugar visible el marbete de identificacin, ya sea en el anaquel en el que estn contenidos o en el mismo estante. Determinar el manejo de la recepcin y entrega de las mercancas antes de la fecha del da del inventario por parte del responsable del almacn, tratando de evitar las entregas el da del inventario. Al trmino del inventario fsico se levantar una constancia de hechos en la que intervendrn el Director Administrativo o su equivalente en la Dependencia o Entidad, la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad, y la Secretara de la Contralora General del Estado, y el encargado del almacn. La constancia de hechos del inventario fsico se har en el formato anexo del presente manual (anexo 2).

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1 3 . D e l a Segur i d ad F si c a.
13. 1. C ustodia Fsica
El almacn deber ser un lugar estructurado y planificado para custodiar, proteger, controlar y mantener en buen estado fsico los recursos materiales. Los almacenes tendrn un sistema de seguridad acorde a las necesidades especficas del mismo. La custodia fiel y eficiente de los recursos materiales debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad del Director de Administracin o su equivalente en la Dependencia o Entidad y del encargado del almacn. Los almacenes de las Dependencias o Entidades debern tener s las condiciones as lo permiten un acceso de entrada y uno de salida. Slo personal autorizado por el Director de Administracin o su equivalente en la Dependencia o Entidad y la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad podr tener acceso al almacn.

13. 2. Robos o Siniestros.

Cuando se presenten casos de robos que afecten los recursos materiales de las Dependencias o Entidades, se proceder a lo siguiente: Interponer la denuncia correspondiente de manera inmediata ante la autoridad judicial competente. Notificar por va oficio a la Contralora General del Estado y a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad anexando copia de la denuncia respectiva. Elaborar y resguardar un expediente el cual debe contener una relacin de los recursos materiales sustrados, la baja respectiva, copia del acta de hechos y copia de la denuncia interpuesta. Cuando se presenten casos de siniestros que afecten los recursos materiales de la Dependencia o Entidad, se proceder a lo siguiente: Notificar va oficio a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad y a la Contralora General del Estado del siniestro ocurrido. Elaborar un acta de hechos con intervencin del Titular de la Dependencia o Entidad, la Secretara de la Contralora General del Estado, el Director de Administracin o su equivalente y el encargado del Almacn. 16

 Enviar por va oficio a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad copia del acta de hechos citada en el prrafo que antecede. El acta de hechos deber contener como requisitos mnimos los siguientes: a) Fecha y hora del levantamiento del acta. b) Nombre y firma de los funcionarios pblicos que intervienen. c) Descripcin de los hechos. d) Relacin de recursos materiales afectados. e) Acuerdos, y a) Elaborar y resguardar un expediente el cual contenga la relacin de los recursos materiales siniestrados, la baja respectiva y copia del acta de hechos.

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1 4 . D e l o s Req ui si to s d e l o s F o r m ato s d e Co n tr o l .
Los formatos de las requisiciones, entradas y salidas, a utilizar para el control de los recursos materiales de los almacenes de las Dependencias o Entidades debern contener como mnimo. Concepto Un Folio consecutivo Fecha Hora Descripcin (especificando unidades o piezas) Firmas de elaboracin, revisin, autorizacin y recepcin.

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1 5 . D e l as A tr i b uc i o n es d e l a Ofi c i al a May o r
La Oficiala Mayor por su conducto o en quien decida delegar dicha responsabilidad tendr las siguientes atribuciones: I. Supervisar el cumplimiento de las normas establecidas en este documento. II. Difundir el presente manual a las dependencias y entidades.

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1 6 . Cum p l i m i en to
El seguimiento y verificacin del cumplimiento del presente manual est a cargo del Titular de la Dependencia o Entidad correspondiente o en quien se delegue dicha responsabilidad y de la Oficiala Mayor.

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1 7 . T r an si to r i o s
I. El presente manual entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diario Oficial del Gobierno del Estado de Yucatn. Quedan sin efecto todos los manuales, polticas, lineamientos y criterios administrativos que al respecto se hayan emitido con anterioridad o que se opongan a este manual.

II.

G O B IER N O DEL ESTADO DE YU CATN

( R B R ICA ) _________________________ LIC. LU IS AN TO N IO HEVIA JIMN EZ O FICIAL MAYO R DEL PO DER EJECU TIVO

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1 8 . A n exo s.
18. 1 Anex o 1
SECRETARA DIRECCIN DEPARTAMENTO

INFORME TRIMESTRAL DE EXISTENCIAS DE ALMACN

TIPO DE REGISTRO DIARIO: SISTEMA DE COMPUTO FOLIOS DE ENTRADA CLAVE 1 2 3 4 5 6 7 # DESCRIPCIN DEL ARTCULO UNIDAD DE MEDIDA TARJETAS KARDEX TIPO DE ARTICULOS PERODO REPORTADO

FOLIOS DE SALIDA EXISTENCIAS IMPORTE OBSERVACIONES

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18. 2 Anex o 2
CONSTANCIA DE HECHOS: Lugar y Fecha: En la ciudad de Mrida, Yucatn, estando presentes en el lugar que ocupa el Almacn de ________________________________________________________, siendo las ______ horas del da ______ de ___________________ de 20__. Motivo: Hacer constar el resultado obtenido en el Inventario Fsico del Almacn de la Dependencia o Entidad o Direccin antes mencionado, esto en cumplimiento con lo establecido en el Manual de Procedimientos para la Administracin y Control de Almacenes Generales. Intervienen: Por la Dependencia, Entidad o Direccin el o la C. __________________________________________ Responsable del Almacn el o la C. _______________________________________________________ Por la Oficiala Mayor __________________________________________________________________ Por la Secretara de la Contralora General del Estado__________________________________________ Para hacer constar los siguientes hechos: Con fecha antes mencionada se procedi a realizar el Inventario Fsico en el almacn de recursos materiales de la Dependencia, Entidad o Direccin, observndose lo siguiente: ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________ Cierre de la Constancia. No habiendo otro asunto que tratar, se cierra la presente constancia, siendo las _______ horas del da de su inicio, firmando al margen y al calce, todos los que en ella intervinieron para dejar constancia Legal y Administrativa. ____________________________ C. Responsable de Almacn ____________________________ C. Jefe de Recursos Materiales

_______________________________ C. Por la Oficiala Mayor ______________________________________ C. Director Administrativo

____________________________ C. Por la Contralora General del Edo.

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