"Decenio de la Igualdad de oportunidades para mujeres y hombres"

"Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional"

Lima, 23 de Marzo de 2022

INFORME N° -2022-SGVC-GSFP/ONPE

A: IRIS PATRICIA ALFARO BAZAN

Gerente de la Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios(e)

De : LUIS ALBERTO CAMINO PALOMINO

Sub Gerente de Verificación y Control

Asunto : Solicito habilitación de un ambiente (oficina 1304) para Archivo de

Gestión.

Tengo el agrado de dirigirme a usted para saludarla cordialmente, en relación al

asunto de la referencia informando lo siguiente:

1. OBJETO
El presente tiene por objeto solicitar habilitación de un ambiente para archivo
de gestión a fin de resguardar y conservar el acervo documentario de la
Subgerencia de verificación y control (SGVC).

2. BASE LEGAL

2.1. Manual de Conservación Documental, aprobado mediante RJ N°

136- 2015-J/ONPE del 05 de mayo de 2015.
2.2. Manual de Prevención de Sinestros para los Archivos de la Oficina
Nacional de Procesos Electorales, aprobado mediante RJ N° 027-
2016- J/ONPE del 29 de enero de 2016.
2.3. Ley N° 28094, Ley de Organizaciones Políticas y sus modificatorias
(en adelante LOP).
2.4. Resolución Jefatural N° 001669-2021-JN/ONPE del 30 de noviembre
2021, que aprueba el Reglamento de Financiamiento y Supervisión
de Fondos Partidarios (en adelante RFSFP).
2.5. Resolución Jefatural N° 00902-2021-JN/ONPE del 30 de septiembre
del 2021, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones
de la ONPE.

3. ANTECEDENTE
3.1. En la actualidad la Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios
(GSFP) dispone de dos archivos de gestión, ambos espacios
ubicados dentro de las oficinas 1303 y 1304 del piso 13 de la Sede
Washington.
3.2. El primer archivo de gestión aproximadamente con 10m2, ubicado
en la oficina 1303 custodia documentos tales como:
- Rendiciones de cuenta de Candidatos del proceso electoral
ERM 2018

Se encuentra conservada en archivadores de palanca, colocados

dentro de cajas de cartón y armarios de melanina, puesto que no se
cuenta con anaqueles de metal e implementos necesarios para la

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 conservación de la documentación establecidas en la normas del
Archivo General de la Nación.

PROCESO DEPARTAMENTO CANT.EXP.CANDIDATOS

ERM 2018 Amazonas 300
ERM 2018 Áncash 500
ERM 2018 Apurímac 400
ERM 2018 Arequipa 600
ERM 2018 Ayacucho 790
ERM 2018 Cajamarca 824
ERM 2018 Callao 100
ERM 2018 Cusco 600
ERM 2018 Huancavelica 400
ERM 2018 Huánuco 600
ERM 2018 Ica 403
ERM 2018 Junín 800
ERM 2018 La Libertad 500
ERM 2018 Lambayeque 393
ERM 2018 Lima 1200
ERM 2018 Loreto 300
ERM 2018 Madre de Dios 147
ERM 2018 Moquegua 132
ERM 2018 Pasco 234
ERM 2018 Piura 400
ERM 2018 Puno 500
ERM 2018 San Martín 300
ERM 2018 Tacna 196
ERM 2018 Tumbes 134
ERM 2018 Ucayali 207
TOTAL   10,960

PROCESO CANT.EXP.CANDIDATOS
ECE 2020 1500
EG 2021 2500

3.3. El segundo archivo de gestión aproximadamente con 10m2, se

encuentra ubicado en la oficina 1304 sede Washington, custodia
documentos de la serie documental: Partidos Políticos.

Se encuentra conservada en archivadores de palanca y cajas

archiveras, debidamente clasificadas, rotuladas y puestas sobre
anaqueles de metales, cuentan con un inventario.

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 CAJAS ARCHIVERAS (archivos
ARCHIVADORES DE
AÑO  corrientes, movimientos
PALANCA 
regionales) 

2016  49  1 
2017  46  3 
2018  61  12 
2019  48  7 
2020  24    3
TOTAL  228  26 

4. ANÁLISIS
4.1. En el marco del documento del antecedente 2.1) mediante el cual se
dictan los lineamientos para la conservación del acervo documental
que custodia la ONPE, y documento del antecedente 2.2) el cual
contiene información sobre el marco estratégico y las medidas de
prevención y protección del acervo documental.
4.2. Actualmente contamos con dos archivos de gestión cada uno
aproximadamente de 10m2, el cual se encuentran en su máxima
capacidad de uso. Adicional el archivo de la oficina 1303 no cuenta
con los implementos necesarios para la conservación de la
documentación establecida en las normas del Archivo General de la
Nación, motivo por el cual la documentación en custodia se
encuentra almacenadas en condiciones no aptas.

4.3. En virtud a lo señalado, la SGVC maneja alta carga de documentos

que ingresan y se emiten hacia y desde está subgerencia, tales
como:

- Rendiciones de ingresos y gastos de organizaciones políticas

con motivo de la presentación de la Información Financiera
Anual.
- Informes técnicos de verificación y control y archivos corriente
elaborados por los Auditores, con motivo de la revisión de la
Información Financiera Anual.
- Rendiciones de ingresos y gastos de organizaciones políticas y
candidatos con motivo de la presentación de información
financiera de campaña electoral.
- Informes técnicos de verificación y control y archivos corriente
elaborados por los Auditores de la GSFP, con motivo de la
revisión de la información financiera de campaña electoral de
las organizaciones políticas y candidatos
- Expedientes de procedimientos sancionadores referentes a la
presentación de la Información Financiera Anual de las
organizaciones políticas.
- Expedientes de procedimientos sancionadores referentes a la
presentación de la información de campaña electoral de las
organizaciones políticas y candidatos.
- Documentación y archivos corrientes referentes al
Financiamiento Público Directo de organizaciones políticas.

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 - Otra documentación propia de la gestión de cada Jefatura.

4.4. En ese sentido, la actual capacidad física en la infraestructura de los

archivos de gestión, resulta claramente insuficiente para afrontar
nueva documentación en el corto y mediano plazo, considerando
que son objeto de constantes consultas y por ende deben ser
organizados según las necesidades y espacio físico con los que se
pueda contar

4.5. En consecuencia con lo señalado, la Subgerencia de verificación y

control tiene proyectado la habilitación e implementación de un
Archivo de Gestión, haciendo uso del espacio total la oficina N°
1304, acondicionando el espacio con los implementos a fin de
facilitar la conservación y disminuir el deterioro de la documentación
en custodia, tales como:

- Anaqueles
- Equipo deshumedecedor
- Coche para transportar documentos
- Cámaras de video vigilancia
- Detectores de humo
- Extintor
- Anaqueles simples y dobles
- Escalera metálica
- Cajas archiveras tapa separada.
- Mesa para el trabajo técnico archivístico

5. CONCLUSIÓN
5.1. Los espacios de archivos de gestión que actualmente contamos
resulta insuficiente para resguardar las nuevas documentaciones y
expedientes. Adicional una de ellas no dispone con los implementos
necesarios según normado por el archivo general de la Nación.
5.2. La SGVC solicita la habilitación e implementación del espacio total
de la oficina 1304 a fin de acondicionarlo para uso exclusivo de
archivo de gestión, a fin de poder resguardar y conservar acervo
documentario
6. RECOMENDACIÓN
6.1. Se recomienda poner de conocimiento el presente a la Gerencia de
Administración para las acciones correspondientes.

Para tal efecto se anexa lo siguiente:

- Fotografías de las condiciones que actualmente se
encuentra los dos archivos de gestión.
- Fotografía de la oficina que se requiere dispone para
implementación de archivo.

Sin otro particular, quedo de Usted.

cc:

(LCP/lca)

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