HISTORIA

Luego de que la empresa Intuit Inc. fuera fundada en 1983 por el economista Scott Cook y el
ingeniero Tom Proulx, en Mountain View, California, EE. UU, la compañía desarrolló Quicken, un
programa de gestión financiera para uso personal, del hogar y para las empresas más pequeñas.
Quicken fue el antecedente de QuickBooks, sin embargo, no funcionaba como un sistema de partida
doble. Más tarde, en mayo de 2002, Intuit lanzó QuickBooks Enterprise Solutions, un servicio
similar a su antecesor, pero especializado para el uso empresarial.
VERSION INICIAL
El lanzamiento inicial de QuickBooks tuvo su origen en la versión DOS, es decir, la base de
código de Quicken. El sistema se hizo popular entre los propietarios de pequeñas empresas que no
tenían capacitación formal en contabilidad. Muy pronto, QuickBooks se posicionó en el mercado de
software de contabilidad para pequeñas empresas, ocupando más allá del 85 por ciento de la
demanda. Hoy en día sigue encabezando el mercado, ya que cuenta con casi 6 millones de usuarios
a nivel mundial.1
No obstante, sus primeras versiones no fueron del todo satisfactorias para los contadores
profesionales, pues el sistema poseía controles de seguridad deficientes y no se adaptaba a todos los
estándares requeridos de la contabilidad.
Desde entonces hasta ahora, Intuit ha permanecido en constante mejoría, incorporando mayores
capacidades en las nuevas versiones de QuickBooks.
¿Qué es?
QuickBooks es un sistema de contabilidad electrónica, desarrollado y comercializado por la
empresa estadounidense Intuit Inc. Hoy en día está dirigido principalmente a las Pequeñas y
Medianas Empresas (PYMES) y sus herramientas abarcan la generación, el timbrado y la emisión
de facturas electrónicas, así como el pago y la gestión de las mismas, la recepción de pagos
comerciales, el control de inventarios, la creación de reportes financieros, diversas funciones de
nómina, entre otras características. Este sistema cuenta con versiones para escritorio y también con
modalidad en la nube.
Versiones internacionales
Las versiones de este producto están disponibles en múltiples países. Las regiones canadienses,
británicas y australianas de Intuit ofrecen versiones de QuickBooks que respaldan las necesidades
únicas del cálculo de impuestos de cada región, como el impuesto a las ventas GST, HST o PST de
Canadá, el IVA para la edición del Reino Unido y el impuesto a las ventas GST13 de Australia. La
edición QuickBooks UK también incluye soporte para el IVA irlandés y sudafricano. QuickBooks
Enterprise se retiró del mercado de UKI en el año 2014.
En América Latina, QuickBooks lanzó su versión en español para México, además, el programa se
adaptó a las necesidades del país ya que cuenta con los impuestos más utilizados del Servicio de
Administración Tributaria (SAT), pero incluso se pueden personalizar a las necesidades de cada
usuario. 
La versión para Mac (OSX) solo está disponible en los Estados Unidos, mientras que QuickBooks
Desktop solo está disponible en alquiler y suscripción para usuarios en el Reino Unido e Irlanda.

Versiones internacionales
Las versiones de este producto están disponibles en múltiples países. Las regiones canadienses,
británicas y australianas de Intuit ofrecen versiones de QuickBooks que respaldan las necesidades
únicas del cálculo de impuestos de cada región
La edición QuickBooks UK también incluye soporte para el IVA irlandés y sudafricano.
En América Latina, QuickBooks lanzó su versión en español para México, además, el programa se
adaptó a las necesidades del país ya que cuenta con los impuestos más utilizados del Servicio de
Administración Tributaria (SAT). 
La versión para Mac (OSX) solo está disponible en los Estados Unidos, mientras que QuickBooks
Desktop solo está disponible en alquiler y suscripción para usuarios en el Reino Unido e Irlanda.

Características
Intuit ha integrado en QuickBooks distintas características basadas en la web, entre ellas se incluyen
el acceso remoto, la asistencia remota de nómina y subcontratación, diversas funciones de pago
electrónico, banca en línea, conciliación de cuentas, características de mapeo a través de la
integración con Google Maps, opciones de marketing a través de Google y funcionalidad mejorada
de correo electrónico por medio de Microsoft Outlook y Outlook Express.
¿Qué características tiene QuickBooks?

El QuickBooks cuenta con ciertas características que lo distinguen de los softwares tradicionales: 

- Es intuitivo: la gran ventaja de este tipo de software es que no necesitas ser un experto para
familiarizarte con su uso; solo necesitas dejarte guiar por la curiosidad y la intuición. 
- Emisión ilimitada de facturas electrónicas: existen muchos softwares en mercadotecnia
que te permiten realizar la facturación de tus transacciones, pero solo pueden emitir un
número determinado de facturas; y si bien QuickBooks posee diferentes planes para que tu
acceso sea limitado, su uso es gratuito y aún en su versión base te permitirá realizar
facturación en gran cantidad.
- Portabilidad: un software de contabilidad es eficaz si te permite desde cualquier lugar, ya
sea desde la oficina o tu hogar, con él debes poder acceder desde cualquier punto y con
cualquier soporte electrónico, ya sea Tablet, celular o PC, de esto se trata la portabilidad. 
- Es seguro: cuando utilizamos un software para guardar información valiosa, es muy
importante que este sea seguro, por lo que los sistemas cuentan con una serie de contraseñas
y passwords para asegurar un buen encriptado. Además, una señal fundamental es que si
varios usuarios eligen el software porque funciona, es confiable y un espacio virtual seguro
para guardar la información. 
 - Ofrece varias funciones: estas son algunas de las funciones a tener en cuenta cuando
contrates el software: puedes controlar tus ingresos y egresos, crear reportes personalizados
de tus finanzas, es eficaz para realizar trámites o transacciones bancarias y de gran ayuda
para la gestión de tributos y ventas, puede ser utilizado por muchos usuarios, genera alertas
para avisar sobre pagos de facturas, puedes elegir la moneda en la cual realizar las
transacciones, cuenta con el respaldo de un soporte técnico, varias de sus funciones son
automáticas. 

Las principales funciones de QuickBooks:

- Ordena y unifica la información de clientes, proveedores, empleados y cualquier otra
categoría necesaria.
- Registra todos los ingresos y egresos en tiempo real.
- Genera reportes contables que permiten tener visibilidad y trazabilidad de sus finanzas.
- Incluye roles de acceso para definir permisos para agregar o modificar información.
¿Quiénes necesitan QuickBooks?
QuickBooks es ideal para empresas medianas que estén creciendo y adaptándose al mercado,
también para empresas que tienen varias subsidiarias pequeñas o medianas. También puede ser
utilizado por empresas de una sola persona y muchísimas empresas grandes confían su contabilidad
a QuickBooks.

¿Para qué sirve QuickBooks?

QuickBooks es un sistema para contadores que cumple con varias funciones de facturación
electrónica, organiza la información contable de la empresa, genera reportes sobre el estado
contable de la empresa, controla el inventario, ¡y más!
- Facturación electrónica. Tanto las personas físicas como morales tienen la obligación de
emitir factura detallando los ingresos que perciben durante su ejercicio contable; es por esto
por lo que QuickBooks, ofrece a los usuarios una manera rápida y fácil de llevar a cabo la
facturación. Si bien el SAT cuenta con un sistema de facturación online y gratuito, muchos
contribuyentes se rehúsan a utilizarlo debido a que incluye una serie de pasos tediosos y
para nada prácticos, sobre todo para aquellos que deben facturar una gran cantidad de
transacciones. Por el contrario, QuickBooks te ofrece la función de guardar tu lista de
clientes y de esta manera generar facturas de manera automática, junto con otras
acciones que facilitan cualquier proceso administrativo. Sumado a que puedes hacer esto a
través de tu dispositivo móvil, solo siguiendo unos simples pasos. Otra de las ventajas de
facturar con QuickBooks es que estas tendrán validez oficial y contarán con todos los
requisitos que se solicitan en el SAT; además están disponibles para descargarlas en el
formato que prefieras. A su vez, la facturación con QuickBooks, te da la posibilidad de
seguir tu facturación en tiempo real, así como cancelarlas o generar otros comprobantes de
pago que se requieran. Por otra parte, no debes preocuparte por el almacenamiento de la
información, debido a que el sistema está guardado en la nube por lo que te permitirá
sincronizar con todas las cuentas con las que desees compartir los datos.  
 - Funciones contables. La facturación no es la única función que realiza QuickBooks ya que
te brinda un gran abanico de herramientas que puedes utilizar en beneficio de tu
negocio. Una de esas funciones es que puedes centralizar tus cuentas en un solo sitio y de
allí podrás controlar ingresos y egresos, recibos o facturas o cotizar productos, con lo cual,
podrás administrar tu negocio de manera más eficiente. 

- Acceso total a la información de tu empresa. El sistema QuickBooks te permite estar al

tanto de todas las transacciones y procesos que se lleven a cabo en la empresa. En la
pantalla de inicio, podrás acceder a los datos de facturación de clientes, así como aquellos
relacionados a las compras, ventas, pérdidas o ganancias. En el menú de “Ventas” tendrás a
disposición información más detallada de tus movimientos financieros si así lo deseas, e
incluso de los movimientos bancarios si deseas vincular las cuentas. Por otro lado, también
cuenta con la sección de “Empleados” en la que podrás ver sus reportes o crearlos de
manera automática. 

- Reportes personalizados. Estos reportes resultan un gran instrumento evaluativo a la

hora de analizar tus finanzas o de aplicar estrategias que mejoren el desempeño de la
empresa además de facilitar el camino a una buena toma de decisiones. Una de las
características que poseen estos reportes generados con QuickBooks es que puedes generar
varios de ellos, ya sea si estás interesado en evaluar tus ventas o las pérdidas. Por otra parte,
te permite programar su emisión de manera periódica, en el lapso que elijas y enviarlos por
correo electrónico. 

- Conexión con tu banco. QuickBooks te permite vincular su sistema con tus cuentas
bancarias, lo que será más eficaz para ti debido a que podrás controlar los gastos e ingresos
sin errores.

- Control de inventario. Lo que diferencia a QuickBooks de cualquier otro sistema contable

es que cuenta con una función de control de inventario que te permitirá automatizar el
registro del stock de productos. Y debido a que este posee un registro de tus movimientos
de contabilidad, puede realizar un inventario teniendo en cuenta los datos relevados y de
esta manera no solo ahorras recursos sino también tiempo. 

- Administración multimoneda. Esta función de QuickBooks te permitirá realizar tus

movimientos bancarios o transacciones en la moneda que quieras., ya que puedes
configurar tu cuenta y elegir la moneda que desees para llevar a cabo tus operaciones.
 
- Administración de usuarios. Si necesitas compartir información el sistema QuickBooks te
permite agregar colaboradores a tu perfil y de la misma manera administrarlos para
permanecer en sincronía. QuickBooks le abre el acceso a los usuarios para que puedan con
la información, pero esto será determinado por el propietario del perfil; qué información o
funciones estarán disponibles para cada uno, depende del administrador. 
¿Cuáles son las ventajas de usar QuickBooks?
 - Mejorar el análisis de sus finanza, seguro y eficaz, ahorro de tiempo y dinero mediante una
optimización de los procedimientos, respaldo de registros en entorno seguros.
- Permite analizar de mejor manera las finanzas, lo que tiene un impacto directo sobre la
toma de decisiones
- Una de las ventajas más representativas de QuickBooks es que condensa toda la
información contable de una compañía en un solo lugar, la nube. Lo cual es sumamente
beneficioso para aquellos que deseen acceder a los datos financieros en tiempo real.  A su
vez esto significa que, ante la competencia, la empresa puede tomar decisiones mejor
posicionadas además de controlar las actividades que desempeña la empresa. 
- Seguro y eficaz. El uso de QuickBooks trae consigo ventajas en cuanto al acceso de la
información ya que se puede permitir o restringir quiénes pueden utilizar la misma o
editarla. Esto significa que toda aquella información allí ingresada sea a prueba de errores
además de implicar de manera directa, el ahorro en los tiempos de trabajo.
- Es un soporte que optimiza los proceso. QuickBooks funciona bajo compañías SaaS
(Software as a Service) los cuales tienen la función de otorgarle a la empresa el soporte
suficiente que le permita a la misma aprovechar todas las funciones del sistema, ya sea
actualizando y capacitando cualquier módulo que se requiera. 

¿Cuáles son las desventajas de QuickBooks? La principal desventaja de QuickBooks es el tiempo

necesario para poder utilizar el sistema contable en la organización. Aunque no debería haber
problemas, la implementación del sistema implicará un cambio de formas de trabajar y que debe
informarse a todas las partes relevantes en el negocio. Lo bueno es que ante cualquier problema o
dificultad se puede contar con el soporte oficial de QuickBooks para hacer la transición sencilla y
amena para toda la organización.

¿Qué tan confiable es QuickBooks? Como vimos anteriormente, QuickBooks almacena toda la
información en la nube y es por esta razón que el riesgo a perder los datos o que se infiltren es muy
bajo o casi nulo. A su vez, los datos están encriptados de tal manera que aquel que quiera
hacer uso de estos debe contar con usuario y contraseña. Sin embargo, como sabemos una
contraseña puede perderse e incluso ser vulnerada de tal manera que un tercero podría acceder a tu
información y ante este riesgo, QuickBooks ofrece un proceso de autentificación para que el
sistema se asegure de que eres tú.  Si precisas de este paso, se enviará un código a través de tu
correo electrónico o SMS que luego deberás ingresar a la plataforma para ingresar.