Fecha Manual Creacién; | 7022-04-20 Gestion estratégica y Relaciones Maas eeparoe Ciaigoz ae =r a ay Idioma: Castellano Versign: | 01 Elaborado por: Revisado por: ~Aprobado por: a Abas! Veg, SAID ‘ery Bein Mary Bein Prombtora de prtcipacién Dinectora de Gestion Estatégica y | _Direstra de Gestion Estatégica y ‘Ciudaiana Relaciones Inferacionales (encargada)_| Relaciones Intemacionales (encargada) INTERNACIONALES 1. FICHA DEL MACROPROCESO GESTION ESTRATEGICA Y RELACIONES ‘Nombre del Macro proceso: (Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales ‘Tipo de proceso: |Asesoria. lenaponuniladel penceene Director de Gestion Estratégica y Relaciones| Internacionales. J Planificacion Estratégiea y Proyectos. weoasnan J+ Gestién Institucional. le Control de la Gestién. le Capacitacion Municipal, CECAMI. [Dirigir y coordinar 1a formulacién limplementacién del Plan Estratégico Institucional, [Plan Operativo Anual, planes y proyectos de inversion anuales y plurianuales, y Ia Agenda de |Cooperacién Internacional para optimizar el uso ide los recursos piiblicos de inversién del GADMI ja través de la eficiente gestién por procesos, gestién por proyectos, gestién por resultados, gestién del cambio de 1a cultura organizacional, |capacitacién municipal e innovacién de la gestién| municipal, a fin de entregar al ciudadano bienes y servicios de calidad.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 2 de 1.1 Mapa de interrelaciones de procesos 41 A continuacién, se presenta un diagrama de la vision general del macro proceso “GESTION ESTRATEGICA Y RELACIONES INTERNACIONALES”. ‘MACROPROCESO SUBPROCESOS PLANIFICACION ESTRATEGICA Y ‘PROYECTOS GESTION INSTITUCIONAL PROCESOS CONTROL DE GESTION CAPACITACION MUNICIPAL Planificaci6n Estratégica Institucional. Plan de Inversiones. Cooperacién Internacional. Gestién del Sistema Integrado. Seceién Atencién ciudadana y recepcién de archivos. Seccién Archivo Institucional. Call Center. 1.2. Riesgos de soborno de los procesos que son parte de Gestion Estratégica y relaciones Internacionales Los riesgos de sobomno de los procesos que integran el macro proceso de Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales, han sido identificados y priorizados en el documento “Matriz de Identificacién, evaluacién, andlisis y gestidn de Riesgos y Oportunidades”Manual del Proceso Gestin Estratégica y Relaciones Internacionales DESCRIPCION DE LOS PROCESOS Pagina: 3 de 41 2. PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Y PROYECTOS 2.1. Fichas del proceso Planificacién Estratégica Y proyectos [Nombre del proceso: |Planificacién Estratégica Institucional [Responsable del proceso: Responsable [Cooperacién Intermacional, de Planificacién Estratégica | |Alcance: El proceso tiene un alcance que establece lal [Planificacién Institucional del Municipio de San| [Miguel de Ibarra y la operatividad de los programas y sus proyectos para cada afio calendario durante una ladministracién, [Objetivo proceso: del Determinar las estratégicas para la operatividad de los| lprogramas municipales. Disparador: lInicio de una nueva administracién municipal. \Insumos: Deseripeién Plan Politico presentado ante el Concejo Nacional Electoral por la Autoridad ganadora de un Proceso electoral. Plan de desarrollo y ordenamiento territorial. Plan de uso y gestién del suelo. Plan nacional de desarrollo. Planes provinciales, Planes regionales. Planes nacionales. Planes internacionales. |Proveedores: [Internos: /Direccién de Participacién Ciudadana. /Secretaria General. /Externos: © Concejo Nacional Electoral. © Secretaria de Planificacién. Recursos: Tee. Falta Personal de apoyo Mobiliario Presupuesto Espacio de trabajo definitivo Subprocesos: Elaboracién del Plan Estratégico Institucional. Elaboracién del Plan Operativo Anual. Elaboracién del Plan Anual de Inversiones.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 4 de aL |Productos/Servicios del proceso: je Plan Estratégico Institucional. Plan Operativo Anual. Plan Anual de Inversiones. |Tipo de usuario: Interno: Direcciones Departamentales. Funcionarios del Municipio de San Miguel de| Tearra. Extern Instituciones del Gobierno. Gobiernos Parroquiales. Gobiernos Municipales. Gobiernos Provinciales. Actores de la sociedad civil. Universidades. Requisitos Legales: [Requisitos internos: Requi Plan Politico presentado ante el Concejo Nacional Electoral por la Autoridad ganadora de un Proceso electoral. Plan de desarrollo y ordenamiento territorial Plan de uso y gestién del suelo. Normas Técnicas de Control Interno, 2021. \s legales: Constitucién de la Repiblica del Ecuador-2018. Cédigo Orgénico de Organizacién Territorial, Autonomia y Descentralizacién, COOTAD- 2020. Cédigo Orginico de Planificacién y Finanzas Piblicas. COPFP-2019. Normas Técnicas emitidas por la SENPLADES, 2018. Plan y Politicas Nacionales de la Provincia y del Cantén. 2.2. Glosario de términos TERMINO DEFINICION GADMI Gobierno Auténomo Descentralizado de Ibarra. 2.3. Lineamientos del proceso Planificacién Estratégica y Proyectos NA 2.4, Actividades del proceso Planificacién Estratégica Y Proyectos #_| Actividad Responsable | Deseripcin Documento 1 _ | Planificar Tas |Director dei C 7 actividades necesarias | Area. Revisién dela documentacién. | Ctonograma de para la elaboracién del Responsable de Actividades.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 5 de 41 Plan __Estratégicos | planificacion | Reuniones para andlisis con el institucional. Institucional. | equipo de apoyo y responsables de la Direccién, Definir el mimero de talleres requeridos dependiendo del ‘ nimero de _—_direcciones. ener talleres de ae ae a Informe de eae levantamiento de informacién | ‘*/*"°5- relacionada con la misién de la institucién y ejecutarlos. Revisar la informacion Generar mesas de trabajo para y socializar con todos revisar la informacién y | Informe de los actores socializar con todos los actores | avance. involucrados. involuerados. Plan Estratégico ae ae Elaboracién del documento y | Institucional. ee socializacién con los actores. | Informe — de. Institucional. sas socializacién, Con los resultados de la ejecucién de actividades y los arrojados por las herramientas de control y mejora como auditorias, levantamiento y cierre de no conformidades, revision de los ee e resultados de los procesos, Planificacton | Recesidades de recursos, riesgos, | Informe de Mejora del proceso. | petrategica y | OPOMtunidades, investigaciones | revisién del Cooperacion > | ati sobomo y otros, se realiza el | Proceso, Internacional, | 28élisis y se toma las decisiones correspondientes. Los resultados se envian al director de la Unidad para su revisiOn, aprobacién de actividades propuestas = y solicitud de recursos de ser necesario. 2.5. Documentos referenciales del Proceso Planificacién Estratégica y Proyectos NA 2.6. PROCESO PLAN ANUAL DE INVERSIONES 2.7. Ficha del proceso Plan Anual de Inversiones [Nombre del proceso: [Plan Anual de Inversiones [Responsable del proceso: [Responsable de Planificacién Estratégica _y| |Cooperacién Internacional.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 6 de 41 |Alcance: [Aplica para el desarrollo de todos los proyectos de inversién que la municipalidad planitica dentro del |periodo econémico anual. Inicia con la emisién de| directrices de parte de la direccién responsable del lprocedimiento y finaliza con la priorizacién de| lproyectos de inversién a ser desarrollados por cada| tuna de las direcciones en un periodo determinado. lObjetivo proceso: del: [Establecer sistematica y ordenadamente los pasos| para la construccién de la Planificacién Anual de lInversiones del Gobierno Auténomo [Descentralizado de San Miguel de Ibarra, alineado a) los objetivos cantonales, provinciales y nacionales. Disparad lor: Solicitud del director departamental. Solicitud de la Direcci6n Financiera. Insumos: Deseripeién [+ Requerimientos de Proyectos priorizados en] PDOT's. © Requerimientos de —las._Direcciones| departamentales. Requerimientos de proyectos priorizados. Plan Nacional de Desarrollo. Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. Plan Estratégico Institucional. Planificacién Participativa. Informacién Primaria, Proveedores: |Internos: le Direcciones. ls Unidades Operativas. |Externos: ‘© Gobierno Nacional. |* Organismos de Participacién Ciudadana. |* GAD’s parroquiales. © Falta Personal de apoyo * Mobiliario '* Presupuesto '* Espacio de trabajo definitivo Productos/Servicios del proceso: ¢ Plan Anual de Inversiones. ‘Tipo de usuario: Interno: Alta Direccién, Proceso de las Direcciones. Dependencias del GADMI. Instancias de participacién ciudadana, Externo: AME.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 7 de 41 [Requisitos Legales: [Requisitos internos: je Normas Técnicas de Control Interno, 2020. |Requisitos legales: J+ Constitucién de la Repiblica del Ecuador-2018, I+ Cédigo Orgénico de Organizacién Territorial, Autonomia y Descentralizacién, COOTAD-| 2016. l= Cédigo Orgénico de Planificacién y Finanzas| Pablicas. COPFP-2015. le Normas Técnicas emitidas por la secretaria de| Planificacién. l* Plan y Politicas Nacionales de la Provincia y del| Cantén. 2.8. Glosario de términos [TERMINO [DEFINICION IGADMI [Gobierno Auténomo Descentralizado del Municipio de| [San Miguel de Ibarra. [AME [Asociacién de Municipalidades del Ecuador. PDOT [Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. GAD parroquiales [Gobieos Auténomos Descentralizados Parroquiales. |Hermanamientos [Acto Legal entre pueblos o ciudades de distintas zonas| igeograficas y politicas se emparejan para fomentar el contacto humano y los enlaces culturales. Normalmente, launque no siempre, las ciudades hermanadas suelen| itener caracteristicas parecidas. ineamientos del proceso Plan Anual de Inversiones * Ella director/a de Gestion Estratégica y Relaciones internacionales es responsable de la emisién de las directrices para la elaboracién y priorizacién de programas y proyectos a ser formulados por cada una de las direcciones departamentales del Gobierno Municipal de San Miguel de Ibarra. ‘+ Elresponsable de Planificacién Estratégica y Proyectos esté a cargo de la preparacién de los informes de acuerdo a cada etapa de la elaboracién de los respectivos planes institucionales. * El técnico de Planificacién Estratégica brinda el apoyo técnico durante la ejecucién de los talleres y consolidacién de la informacién por cada una de las direcciones departamentales del Gobiemo Municipal.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 8 de 41 2.10. Actividades del proceso Plan Anual de Inversiones Responsable _| Descripcién Documento EI director de Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales, una vez que se emite el informe de seguimiento y evaluacién al Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial por la unidad responsable y en cumplimiento de la Determinar las Directrices sae ordenanza al finalizar el periodo econdmico, una | Directrices. Presupuestarias - vez puesto en conocimiento del consejo de Planificacién, se procede a determinar las directrices sobre las cuales se formulard los programas y proyectos de inversién del nuevo periodo (mayo-junio). 2 El director de Gestion Estratégica y Relaciones Director de ; i a ; c Internacionales debe solicitar a ia Direccién Determinar la | Gestién ane oe ; ; emion Financiera la estimacién provisional de los estimacién Estratégicn —y | ents Memorando. : ingresos para el préximo ejercicio fiscal (Art.235 presupuestaria. | Relaciones s ; COOTAD). Internacionales. ; El director de Gestion Estratégica y Relaciones Director de s a “1 aa ; : et Internacionales, en funcién del eéleulo definitivo Enviar In anti | Gestion, de ingresos y egresos enviado por la Unidad de Estratégica—y te p Memorando. Financiera, solicita a cada Direccién el envio de los programas, proyectos, procesos o servicios a ejecutar durante el afio. (ART. 237 COOTAD). requerimientos | Relaciones Internacionales EI responsable de Planificacién Estratégica y Proyecto, mediante memorando, oficiard a la Responsable de | siceccién para que comunique a les dependencias Formular los requerimientos | unidad d° | denartamentales el eronograma con el cual de cada una de | jMtud cumplirin las actividades previas a la| Memorando. las direcciones | SV8*8I2 ~—-Y | formulacién de los programas y proyectos de departamentales. | Cooperacion inversién, los cuales deberan cumplir con la * | Internacional. g alineaci6n a los instrumentos de planificacién y responderan al diagnéstico de cada drea. El técnico de Planificacién Estratégica apoya durante los talleres de socializacion de lineamientos para formulacién de programas y proyectos planificados por la direccién de Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales, | __ Memorando. asi como recabara la informacién de los planes operativos de cada direccién departamental con los programas y proyectos de inversién que | dispongan de marco lgico Responsable de la Unidad de Capacitar sobre | Planificacién los lineamientos. | Estratégica Cooperacién Internacional. Responsable de Blaborar ol | J, Unidad de |b sgcnico de Planificacién Estratégica consolida | Plan Planificacién i 4 operativo borrador del] statésiea | 8 informacién y prepara el borrador del Plan | OPE Plan, Coopetion > | Operative Anu ‘Semaabe InternacionalManual del Proceso Gestin Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 9 de 4a 7 Responsable de la Unidad de] El responsable de Planificacién Estratégica Revisar el | Planificacién _| revisa la informacién de acuerdo a las metas y M : documento. Estratégica | la informacién y elabora el Plan Operativo Seats Cooperacién ” | Anual (Art, 233 COOTAD). Internacional. 8 Responsable de | El responsable de Planificacién Estratégica estd a la Unidad de| cargo de la elaboracién del informe POA Actualizar el | Planificacién _| incorporados los cambios o sugerencias de las | Informe plan. Estratégica | Direcciones respecto de los programas,| POA. Cooperacién "| subprogramas y proyectos para enviar a la Internacional. __| Direceién Financiera. (Art. 239 COOTAD). 9 El responsable de Planificacién Estratégica Responsable de| recepta y entrega a la Direccién para su Legalizacién | la Unidad de | respectiva legalizacién por parte de los directores | pia. anual centrega del Plan | Planificacion | de todas las dependencias de la Municipalidad, el) 4. Anual de | Estratégica | Plan Anual Comprometido PAC- instrumento| 17 siones Inversiones. | Cooperacién | necesario como insumo para la Unidad de : Internacional. | Seguimiento y Control. 10 Con los resultados de la ejecucion de actividades y los arrojados por las herramientas de control y Responsable de | Meio" como auaitorias, levantamiento y cierre a Unidad de | 4° 80 conformidades, revisién de los resultados Mejora del | Planificacion | 4° !0sprocesos, necesidades de recursos, riesgos, | Informe de : oportunidades, investigaciones antisoborno y| — revisién del proceso. Estratégica 5 rae Cooperacién ” | 0708, € Tealiza el anélisis y se toma tas] Proceso, Intemacionat, | d&eisiones correspondientes. Los resultados se "| envian al director de la Unidad para su revisién, aprobacién de actividades propuestas y solicitud de recursos de ser necesario. 2.11. Actividades del proceso Plan Anual de Inversiones NA 2.12. Proceso de Cooperacién Internacional 2,13. Ficha del proceso Cooperacién Internacional [Nombre del proceso: (Cooperacién Internacional z [Responsable de Planificacién Estratégica y) Responsable del proceso: ICooperacién Intemacional. [Gestionar la Cooperacién Intemacional para el [Aleance: icumplimiento de las competencias del GADMI. objetivo dej|Fitmar alianzas estratégicas con actores internos y| bee lexternos con el fin de apoyar la planificacién| Deseripcién : lestratégica operativa. po [+ Solicitud de busqueda de fondos y/o cooperacién| e técnica,Manual del Proceso Gestién Estratégiea y Relaciones Internacionales Pigina: 10 de 41 | © Informacion de existencia de cooperadores} nacionales o internacionales. Insumos: Proyectos priotizados en PDOT’s. Requerimientos de las_Direcciones departamentales. Requerimientos de actores de cooperacién. Recursos: Falta Personal de apoyo Mobiliario Presupuesto Espacio de trabajo definitivo eee. [Subprocesos: INA. Proveedores: |Internos: ls Direeciones. l* Unidades Operativas. [Externos: | Cancilleria. AME. Organizaciones o particulares cooperantes. GAD‘s parroquiales. Productos/Servicios del proceso: Convenios. Contratos. Acuerdos de cooperacién Interinstitucional. Cartas de entendimiento, [Tipo de usuario: Interno: Alta Direceién, Proceso Juridico. Dependencias del GADMI. Externo: '* Cooperantes Internacionales, '* Instituciones del Gobierno central. je _Actores del territorio. [Requisitos Legales: Requisitos internos: le COOTAD. Arts.: 28, 53, 54 lit. j), 55, lit. n)| 105,106,116,124,126,131, 293 y 314. . Requisitos legales: * Constitucién de la Repiblica del Ecuador 2008. Arts.: 3,133, 238, 264, 403, 416 y 423. le Cédigo Organico de Planificacién y Finanzas| Publicas. Arts.: 29, 34, 65, 66 y 68. 2.14. Glosario de términos TERMINO [DEFINICION Jde 41 |GADMI [AME PDOT [Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. [GAD parroquiales |Gobiernos Auténomos Descentralizados Parroquiales. [Hermanamientos [Acto Legal entre pueblos o ciudades de distintas zonas| lgeogréficas y polfticas se emparejan para fomentar el lcontacto humano y los enlaces culturales. Normalmente, launque no siempre, las ciudades hermanadas suelen| tener caracteristicas parecidas. 2.15. Lineamientos del proceso Cooperacién Internacional NA 2.16. Actividades del proceso Cooperacién Internacional # Actividad Responsable Descripcién Documento 1 Descripcin de la|* Propuestas de politica y een de | *tividad, incluyendo, | normativa. piace de existir. ~—‘las|e Base de datos (Oferta y aes | eae necesidades de| demanda de cooperacién ee Bt ae Y | decisiones, caso en el| internacional). oe que se envia a la|e Planes, estrategias Internacional. actividad actin correspondiente. » POAy PAC. P © Convenios. Responsable de Planificacién oo . Ejecutar Bouatépica ‘i * Acuerdos de cooperacién Cooperacién Interinstitucional. eect © Cartas de entendimiento; hermanamientos. a oe + Infome de seguimiento y rca evaluacién. ee y © Informes de resultados Internacional. eae 4 Con los resultados de la ejecucién de actividades y los arrojados por las Responsable de la | Herramientas’ de Mejora del aad de Gestion | COMPLY mejoracomo | © Informe de revisién del proceso Tact auditorias, Proceso. levantamiento y cierre de no conformidades, revision de los resultados de los procesos, necesidadesManual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 12 deat de recursos, riesgos, oportunidades, investigaciones antisoborno y otros, se realiza el andlisis y se toma las decisiones correspondientes. Los resultados se envian al director de la Unidad para su _revisidn, aprobacién de actividades propuestas y solicitud de recursos de ser necesario, 2.17. Documentos referenciales del proceso Cooperacién Internacional NA 3. DESCRIPCION DEL PROCESO GESTION INSTITUCIONAL 3.1. Ficha del proceso Gestién Institucional Nombre del proceso: \Gestin Institucional Responsable del proceso: [Responsable de la Unidad de Gestién Institucional |Aleance: (Desde la planificacién del Sistema Integrado, para, Imediante instrumentos, _metodologias lineamientos, poner a funcionar plenamente el Sistema de Gestién Integral de Calidad y 'Antisoborno hasta generar un pensamiento de| mejora continua en los colaboradores de la) Institucién con el funcionamiento del Sistema) |Integrado, objetivo del proceso: | Mejorar la Atencién Ciudadana y los procesos del] SIG, mediante la generacién y aplicacién del Sistema Integrado y la formulacién de compromisos len el marco del cumplimiento de objetivos| \determinados. Disparador: \Deseripeién implementacién y mejora del Sistema Integrado, le _Funcionamiento del SIG. + Decision de la Alta Direccién de lal Insumos: Plan Estratégico Institucional. POA. PDOT, | Proveedores: [Internos: |e Todos los procesos del GADMI /Externos: °_Ciudadania.Manual del Proceso Gestin Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 13 deat Gobierno. Entidades Publicas. Entidades Privadas. I— Recursos: Equipos Informaticos. Sistemas Informaticos. Espacios fisicos que cumplan normas de| seguridad ocupacional. Insumos y materiales de oficina. 2 copiadoras de acuerdo definidas de acuerdo | las necesidades del proceso. 2 funcionarios. |Subprocesos: Gestién del Sistema Integrado. Atencién Ciudadana y Recepcién —de| Documentos. Gestién Documental y Archivo. Call Center. |Productos/Servicios del Proceso: Manual de procesos. Procedimientos e instructivos de! SGI. Informes trimites administrativos de atencién| ciudadana. ‘Actas de revisiones del Sistema de Gestién| Integrado. Portafolio de Productos y Servicios. Kiosko de Servicios. Propuesta de estructura orgénica y Estatuto| Organizacional por Procesos. . oan [Tipo de usuario: Interno: Todos los procesos del GADMI. Concejales. Externo: Entidades piblicas. Entidades privadas. Juntas Cantonales. Ciudadania, le le [Requisitos Legales: [Requisitos internos: J Reglamento de la Organizacién y Gestion de Atencién al Cliente y Archivo Documental. le Estatuto orgénico por procesos. l* Norma ISO 9001 J» Norma ISO 37001 [Requisitos legales: © Constitucién de la Repiiblica del Ecuador 2008, Arts.: 3,133, 238, 264, 403, 416 y 423. l* COOTAD. Arts. 28, 53, 54 lit. j), 55, lit. n) 105,106,116,124,126,131, 293 y 314Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pigg 4 ie 41 © Ley Orgénica para la Optimizacién y Eficiencia de Tramites Administrativos. © Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. ‘Norma Técnica Nacional para la Organizacién y| Mantenimiento de los Archivos Piblicos. 3.2. Glosario de términos y abreviaturas [TERMINO DEFINICION GADMI Gobiemo Auténomo Descentralizado Municipal de San] Miguel de Ibarra. COOTAD, CédigoOrganico de Organizacién territorial, Autonomia y Descentralizacién, CALL CENTER Centro de Asesoramiento Telefénico Institucional. POA Plan Operativo Anual, PDOT Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. PEI Plan Estratégico Institucional. SIG ‘Sistema de Gestién Integrado (Calidad y Antisoborno). 3.3. Lineamientos del proceso Gestién Institucional { Los directores deben garantizar la aplicacién del SIG en el trabajo diario. Los directores deben realizar el anilisis de resultados de su proceso. Todo el personal que esté en Atencién Ciudadana debe cumplir con los tiempos establecidos para cada tramite. * Todos los funcionarios deberin cumplir con el e6digo de ética y el instructivo para Atencién Ciudadana. * Todo el personal que est en Atencién Ciudadana, debe Ilenar los registros requeridos en términos de calidad (veracidad) y tiempo. 3.4, Ficha del subproceso Gestién del Sistema Integrado Nombre del Proceso: [ Gestién Institucional Nombre del Subproceso: Gestién del Sistema Integrado Desde la definicién del cronograma de implementacién del SIG, control de la ejecucién de Alc is as . : ae lactividades, funcionamiento hasta el informe para la Revision de la Direccion, ‘Objetivo delMejorar los procesos mediante un SIG en | subproceso: funcionamiento. Descripcién ||, ‘© Decision de la Alta Direccién, Disparador: eee ¢ _Funcionamiento del SIG. ‘[insumos: je _Cronograma de Implementacién.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 15 de 41 Presupuesto. PEI. POA. PAC. Auditorias internas. Documentos del SIG. Norma ISO 9001. Norma ISO 37001. Estatuto orgénico por procesos. Internos: | l* Todos los procesos del GADMI. ee lExternos: Je_NA Productos/Servicios dello SIG en funcionamiento: |Subproceso: © Revisiones de la Direccién. © Informes de Auditorias, © Informe de solucién de No] conformidades - Producto no Conforme. © Aplicacién de herramientas —de| mejoramiento. ©_Informe de capacitaciones. Tnterno: Alta Direccién. Direccién de Gestién Estratégica y Relaciones ITipo de usuario: Internacionales. Je Procesos del GADMI. Externo: l-_Ciudadania, 3.5. Actividades del subproceso Gestién del Sistema Integrado #_[ Actividad Responsable | Deseripein Documento 1 5 El responsable de Gestién Penance 12) Responsable de la| Institucional, revisa el implementacién =| Unidad de | cronograma para implementar entrada en Gesti . . Cronograma. fancionamiento del | Gesti6n el SIG para su ejecucién y SGL Institucional. actividades adicionales i necesarias. 2 Cronograma El responsable de Gestién | (Actividades Seat Responsable de la | 5, stitucional, con su equipo de | ejecutadas). Bjecucién del | Unidad de Con su equipo — ae apoyo, coordina la ejecucién | Norma ISO ae de las actividades del | 9001. institucional. cronograma, ra) 37001.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 16 de 4 Control de a ejecucién de las actividades. Responsable de la Unidad de Gestion, Institucional. Con las actividades ejecutadas, el responsable de la unidad revisa que los resultados hayan sido los esperados. Caso contrario, y si las actividades no fueron ejecutadas _correctamente, solicita al funcionario que realiz6 su correccién, regresa Para la n de actividades del SIG, estin definidos los siguientes documentos principales de apoyo: © Estatuto orgdnico por procesos, Manual del SGI. Procedimiento para _el control de la informacién documentada. © Procedimiento para la aplicacién de auditorias internas en el SGI del GADMI. * Procedimiento para la gestién de procesos © Procedimientos acciones correctivas. © Procedimiento para la atencién de quejas_y reclamos de la ciudadania. ‘© Procedimiento de detecciin de no conformidades 0 producto no conforme, Cronograma (Actividades ejecutadas). Manual del SGI. Procedimiento para el control de la informacion documentada, Procedimiento para la aplicacién de auditorias internas en el SGI del GADMI Procedimiento para la gestion de procesos. Procedimientos aceiones correctivas. Procedimiento para la atencién de quejasy reclamos de la ciudadania, Procedimiento de deteccién de no conformidades 0 producto no conforme. Mejora del proceso. Responsable de la Unidad de Gestion Institucional Con los resultados de la ejecucién de actividades y los arrojados por las herramientas de control y mejora como auditorias, levantamiento y cierre de no conformidades, revisién de los resultados de los procesos, necesidades de recursos, riesgos, oportunidades, investigaciones antisoborno y otros, se realiza el andlisis y se toma las decisiones correspondientes. Los Informe de revision del Proceso.Manual del Proceso Gestin Estratégica y Relaciones Internacionales Pégina: 17 de 41 resultados se envian al director de la Unidad para su revision, aprobacién de actividades propuestas solicitud de recursos de ser necesario. 3.6. Documentos referenciales del subproceso Gestién del Sistema Integrado © Norma ISO 37001. Norma ISO 9001. © Manual del SGI. ‘« Estatuto orgénico por procesos. * Procedimiento para el control dela informacién documentada. + Procedimiento para la aplicacién de auditorias intemnas en el SGI del GADMI. # Procedimiento para la gestién de procesos. # Procedimientos acciones correctiva. + Procedimiento para la atencién de quejas y reclamos de la ciudadania, # Procedimiento de deteccién de no conformidades o producto no conforme. 3.7. Ficha del subproceso Seccién Atencién Ciudadana y Recepeién de Documentos \Nombre del Proceso: |Gestién Institucional [Nombre del Subproceso: [Atencién Ciudadana y Recepeién de Documentos [Desde la atencién al ciudadano que solicia informacion para realizar sus trémites, recepcién de| |Alcance: documentos de acuerdo a los requisitos establecidos| por la institucibn, hasta la entrega de los documentos il tramite a la direccién correspondiente. se Informar, orientar y asesorara los ciudadanos para la Objective | Gellrealizacién de sis trémites mediante la entrega eer loportuna de requisitos. ; : Je Requerimiento ciudadano. Disparador: Je _Recepeién de documentos. je PDOT. je PEI. je POA. Deseripcién |!nsumos: > PAC. le Documentos entregados por los duefios de los| procesos. J» _Portafolio de productos y servicios. |Internos: Je Alta Direccién. ee Js Direcciones asociadas a los trémites municipales, [Externos: je Ciudadania. le Entidades piblicas.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 18, | del Entidades privadas. Productos/Servicios Subproceso: del’ Informacién verbal sobre los requerimientos paral los diversos trimites. Informes trimites administrativos de atencién| ciudadana, Quipux, entregando los documentos a las| direcciones correspondientes Informe de quejas y reclamos. Encuestas de satisfaccién. ‘Tipo de usuario: Interno: Direcciones del GADMI. Informes de acuerdo a solicitud. Externo: Ciudadania. Entidades piblicas y privadas. 3.8. Acti jades del subproceso Atencién Ciudadana Actividad Responsable Descripeién Documento Dotar de recursos de acuerdo al POA. Responsable de Ta | De acuerdo a lo establecido en Unidad Gestion Institucional. de | el PEI y en el POA, se ird| POA. cumpliendo la dotacién de | PEI. recursos. Revisar el modelo de gestién. Responsable de la Unidad Gestion, Institucional. ‘Como forma de planificacion se dispone el modelo de gestién de atencién ciudadana, el mismo que es revisado al ‘menos una vez.al afio, que se aplica en las actividades del | Patio de Servicios. Modelo de Gestién del Patio de Servicios. de Informar sobre los. requisitos de acuerdo a los requerimientos. Asistente Atencién Cliente. El usuario se acerca a la ventanilla, solicita informacién y la asistente brinda la informacién | Portafolio de completa de acuerdo al | Servicios. de | Portafolio de servicios y| Ticket con ‘al | demas consideraciones que el | requisitos. usuario debe tomar en cuenta | Pégina web del para presentar su | GADMI. requerimiento especifico, se | Kiosko de entrega un ticket al usuario, el | servicios. usuario dispone de la misma informacién ¢ la pagina web institucional. Ingresar ‘tramites municipales con documentacién habilitante. Asistente Atencién Cliente. El ciudadano se acerca al area de informacién previo el pago de tasas, de ser el caso, en Recaudacién, donde se_le de Ticket con turno para recepeién de documentos.Manual del Proceso Gestin Estratégica y Relaciones Internacionales Pégina: 19 de 41 revisa los documentos habilitantes, en caso de no estar completos informa al usuario y en caso de si estarlo se entrega un tumo para recepcién de documentos. Sistema s, El asistente recepta | Documental Asistente de ‘ ‘ Aa i a documentacién y se procede | Quipux. Recibir documentacién. ee de de acuerdo al Instructivo de | Instructivo ee Atencién de Peticiones. Atencién de Peticiones. G : : E] asistente de Recepcién de Hav tee cin | Asistente —_&° | Documentos registra el envio | Sobre de entrega ilitante a ladireccién | Recepcidn de mos Coamspsnticaia Documentos, | ¥€l funcionario receptor firma | de documentos. la recepcién correspondiente. Se envia al responsable de la Unidad de Desarrollo Generar el informe de | Asistente de | Institucional un informe | Sistema hentai Atencién al | mensual, donde se detalla las | Documental Cliente. novedades presentadas en la | Quipux. ejecucién de las labores y se sugiere mejoras en el proceso. Con los resultados de la ejecucién de actividades y los arrojados por las herramientas de control y mejora como auditorias, ievantamiento y cierre de no conformidades, revisién de los resultados de los procesos, necesidades de Responsable de la | recursos, riesgos, Mejorarel proce, | Unidad de) oporinidades, weston el : eee Gestion investigaciones antisobomo y | Yoo Institucional. otros, se realiza el andlisis y se ‘ toma las_—_decisiones correspondientes. Los resultados se envian al director de ta Unidad para su revision, aprobacién de actividades propuestas y solicitud de recursos de ser necesario, 3.9. Documentos referenciales del subproceso Atencién Ciudadana ‘© Instructivo para atencién de Peticiones FICHA DEL SUBPROCESO ARCHIVO INSTITUCIONAL |Nombre del Proceso: |Gestién InstitucionalManual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 20 dedi Nombre del Subproceso: [Archivo Institucional [Desde la produccién o recepcién documental, sul Alcance: Imanejo técnico hasta la determinacién de su destino] final. | Manejar téenicamente la documentacién del GADMI| [para que la misma sea de facil acceso, consulta para [preservar la informacién y ahorro de recursos. \Objetivo del| |subproceso: |Generacién de documentos en las dependencias| ‘Disparador: ab Imunicipales. Plan Estratégico Institucional. Estatuto Orgdnico por Procesos. POA. PAC. Documentos. Descripcién _|Insumos: vee ee Internos: ‘* Dependencias municipales. 'Proveedores: |Externos: © Ciudadania. #_Entidades piiblicas y privadas. Productos/Servicios de ‘Subproceso: Diagnéstico archivistico institucional. Documentacién archivada, Aprobar Cuadro de clasificacién documental. Aprobar Tabla de plazos de conservacién. Registros de capacitacién. Informes de coordinacién de proyectos de| digitalizacién, Interno: | © Direcciones del GADMI ‘Tipo de usuario: Externo: J Ciudadania, Entidades piiblicas y privadas. 3.10. Actividades del subproceso Archivo Institucional Actividad Responsable | Descripcion Documento Analista de Planificar actividades | Gestin Se planifica las actividades a | Plan de Trabajo del mensualmente. Documental —_y | realizarse. Archivo. Archivo. ] El analistarecibe la Recibir los documentos | Analista de | documentacién generada en generados. en _ las | Gestion las ditecciones del GADMI y | Sistema Documental direcciones del| Documental | procede a clasificar para | QUiPUX- GADMI. Archivo. Jestablecer su uso, si es [respuesta de un _ trémiteManual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 21 de 41 extermo los asignaré al asistente, si no, lo asigna al Archivo Central. Entregar respuestas. Analista de Gestién Documental Archivo. El ciudadano se acerca al area de Archivo Institucional y solicita la entrega de la respuesta al trimite solicitado, previo a la entrega del ticket de ingreso de documento. Sistema Documental Quipux. Ticket con tumo para recepcién de documentos. Coordinar y autorizar las transferencias de los Archivos de Gestién al Archivo Central. Analista_ de Gestion Documental y Archivo. El analista recibe los documentos y procede a revisar y —aprobar los documentos entregados con el Cuadro General = de Clasificacién Documental y la Tabla de Plazos de Conservacién Documental Institucional, de acuerdo a la Norma Técnica vigente. Cuadro General de Clasificacién: Documental Institucional. Coordinar proyectos de digitalizacién del fondo documental. Analista de Gestion Documental Archivo. El analista coordina los proyectos de digitalizacién de acuerdo a la planificacién mensual. Plan de Trabajo. Realizar el diagnostic archivistico. Analista de Gestion Documental Archivo. El analista’realiza el diagnéstico de la situacién actual y real de los archivos de la institucién, de acuerdo a la planificacién mensual. Plan de Trabajo. Mejorar el proceso. Responsable de la Unidad de Gestion Institucional. Con los resultados de la ejecucién de actividades y los atrojados por las herramientas de control y mejora como auditorias, levantamiento y cierte de no conformidades, revision de los resultados de los procesos, necesidades de recursos, riesgos, oportunidades, investigaciones antisoborno y otros, se realiza el andlisis y se toma las decisiones correspondientes. Los resultados se envien al director de la Unidad para su revisién, aprobacién de actividades propuestas solicitud de recursos de ser necesario. Informe de revision del Proceso.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 22 de 41 3.11. Documentos referenciales del subproceso Gestién Documental y Archivo © Norma archivistica 3.12. Ficha del subproceso Call Center Nombre del Proceso: |Gestién Institucional Nombre del Subproceso: [Call Center ‘Aleance: [Desde la solicitud del usuario a través de medios| lelectrénicos hasta la entrega de informacion| lrequerida. [Objetivo subproceso: del] [Atender ¢ informar mediante el servicio del Call |Center los requerimientos de los usuarios. Disparador: Solicitud de informacién a través de medios| lelectrénicos. Descripeién |!asumos: Plan Estratégico Institucional. Estatuto Organico por Procesos. POA. PAC. Portafolio de Productos y Servicios del GADMI. Pégina WEB institucional. Aplicaciones informéticas. |Proveedores: lInternos: ‘© Dependencias municipales. Externos: © Ciudadania. + Entidades piiblicas y privadas. [Productos/Servicios ‘Subproceso: delle Informe de seguimiento de tramites en linea. Informe de atenciones realizadas. [Tipo de usuario: Interno: le Direcciones del GADMI. Externo: Ciudadania, Entidades piblicas y privadas. 3.13. Actividades del subproceso Call Center # [Actividad Responsable | Deseripeidn Documento 1 | Planiticar actividades | Responsable 4°) 5. sjanifca las actividades a | Plan de Trabajo del mensualmente. Gestion | realizarse. Call Center. Pagina “ i El asistente atiende el pedido | institucional. I f " Ee 2 seein Gaistente del Cell Get ciudadano e identifica cul | Canal de denuncias. es su requerimiento. Aplicaciones informéticas.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 23 de 41 Pégina web - : Bl asistente informa sobre los | institucional. Informar los requisitosy | Asistente del Call | El #sis 7 : 7 servicios y los requisitos que | Canal de denuncias. Serres creado center brinda la institueién. Aplicaciones informaticas. x El asistente elabora informes Elaborarinformes. | ASistente del Call | mensuales de las actividades | !™forme - enter. realizadas. actividades, am y El asistente coordina con el : ‘Actualizar el Portafolio ; Portafolio de de Productos Asistente del Cail| TesPanssble ¢! Pedido d° | productos y Servicios del GADMI. | Center. a zacion ce Productos Y | Servicios del servicios con los duefios de los | Servicios procesos. Gi Actualizacién: del Kiosko de Servicios. | Asistente del Call Center. El responsable de Desarrollo Institucional sumilla.— al Asistente las solicitudes de actualizacién de requisitos, para que proceda a registrar en el Kiosko de Servicios. Kiosko de Servicios del GADMI. Realizar seguimiento de | Asistente del Call tramites en linea. Center. El asistente revisa diariamente el sistema de administracién de los trémites en linea e informa las novedades al responsable de Gestion Institueional Sistema de tramites en linea. Responsable de la Mejorarel proceso. | Unidad de Gestion Institucional ‘Con los resultados de la ejecucién de actividades y los arrojados por las herramientas de control y mejora como auditorias, ievantamiento y cierre de no conformidades, revisin de los resultados de los procesos, necesidades de recursos, riesgos, oportunidades, investigaciones antisoborno y otros, se realiza el andlisis y se toma las _—_decisiones correspondientes. Los resultados se envian al director de la Unidad para su revisién, aprobacién de actividades propuestas solicitud de recursos de ser necesario. Informe de revision del Proceso. 3.14. Documentos referencias del subproceso Call Center © Portafolio de Productos y Servicios del GADMI. * Kiosko de Servicios del GADMI.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 24 de 41 4, DESCRIPCION DEL PROCESO CONTROL DE LA GESTION 4.1. Ficha del proceso Control de la Gestion [Nombre del proceso: [Control de la Gestion [Responsable del proceso: Responsable de Control de la Gestion Desde la recepcién de la necesidad de control ye Imensual, recopilacién de la informacién los ee iprocesos, consolidacién, hasta la entrega del informe| ide resultados de la gestién. (Coordinar el seguimiento y evaluacién de la gestin Imunicipal mediante la aplicacién de la metodologfa |Gobiemno por Resultados GpR en el GAD Municipal i lde Ibarra, apoyar a los procesos municipales: en el JObletivo del} -umplimiento de las obligaciones que determina la| Gee ILOTAIP, recomendaciones de auditoria, andlisis a| llos resultados de la gestién presupuestaria, y en la| lformulacién de proyectos de ordenanzas,| Iresoluciones y modelos de gestién. le Necesidad de control y transparencia, : i J> Solicitud de Alta Direecién, Disparador: le Fechas determinadas en leyes, reglamentos o| normas internas y/o externas. |e Informacién de las direcciones segtin los| ee literales del Art. 7 LOTAIP. J> Lineamientos y guias metodolégicas. Je Informes de auditoria externas. Insumos: ’ 4 © Informacién financiera. Js Plan Operativo Anual. © Plan Anual de Inversiones. je PEL. |Internos: je Alta direccién. le Todos los procesos del GADMI. |Proveedores: /Externos: © Consejo de Participacién Ciudadana y Control Social. ¢ _Contraloria General del Estado. le Implementacién de la metodologia GpR. J+ Autoevaluacién al cumplimiento de las obligaciones de transparencia. : l* Seguimiento y evaluacién a la gestién con| [Subprocesos: vinculacién a la planificacién institucional! (Presupuesto). Js Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de auditoria.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 25 de 41 Formulacién de proyectos: modelos de gestion, ordenanzas y resoluciones. Recursos: vee Computadora. Equipo de oficina. Impresora. 2 personas. Presupuesto. Productos/Servicios del proceso: Informes trimestrales del seguimiento _y| evaluacién de los indicadores de gestién con la| metodologfa Gobierno por Resultados GpR. Informes mensuales del cumplimiento de las| obligaciones de la LOTAIP con su respectiva| autoevaluacién. Informes trimestrales de la evaluacién de la| gestién con vinculacién a la planificacién| institucional (Presupuesto I-G, PAI, POA, PP). Informes trimestrales del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de auditorfa. Elaboracién de proyectos de ordenanzas, resoluciones y modelos de gestién. Interno: Alta Direccién. Todos los procesos del GADMI. [Tipo de usuario: Externo: Consejo de Participacién Ciudadana. Contraloria General del Estado. Ciudadania en general. Requisitos internos: ¢ Resolucién Administrativa No. 54-IMI-GERI-| 2021 Cédigo de Etica. © Resolucién Administrativa No. 52 DGE-| GADMI-2020 Comité de Transparencia. © Resolucién Administrativa No. 679-AM-DTH- 2020 Estatuto Orgénico de Gestion ae Organizacional por Procesos. Resolucién Administrativa No. 53 DGE- GADMI-2020 Plan Estratégica Institucional. Resolucién Administrativa No. 160-2020- GADMI/DGE Equipo Técnico de Rendicién de| ‘Cuentas. Resolucién Administrativa No. 12-DGECE- 2018 Implementacién metodolégica Gobierno| por Resultados.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pégina: 26 de 41 '* Resolucién Administrativa No. 24 DGE/GADT- 2020 Comité de Gestién de la Calidad de| Servicio y Desarrollo institucional. Ordenanza de Presupuesto. Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial ppor. © Ordenanza de Sistema de Participacion Ciudadana y Control Social. Requisitos legales: ‘© Constitucién de la Republica del Ecuador. |* Cédigo Orgénico de Organizacién Territorial, Autonomia y Descentralizacién COOTAD. ‘© Cédigo Orginico de Planificacién y Finanzas Pablicas. © Ley Organica de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica, literales del Art. 7] LOTAI. © Ley Organica de la Contraloria General del Estado. '*_Normas de Control Interno. 4.2. Glosario de términos y abreviaturas del proceso Control de la Gestion [TERMIN DEFINICION [GADMI Gobiemo Auténomo Descentralizado del Municipio de| _|San Miguel de Ibarra. GpR Gobiemo por Resultados. PDOT Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. LOTAIP Ley Orgénica de Trasparencia y Acceso a la Informacién| Piblica, (COOTAD Codigo Orgénico de Organizacién Territorial Autonomia y Descentralizacién, PRESUPUESTO I-G Presupuesto de Ingresos y Gastos. POA. _|Plan Operativo Anual. [PEI Plan Estratégico Institucional. PP _ | Presupuesto participativo. 4.3. Lincamientos del proceso Control de la Gestion © La metodologia Gobierno por Resultados GpR seré de uso obligatorio para todas las direcciones del GAD Municipal de Ibarra, unidades operativas, empresas piblicas y demas adscritas. ¢ Las recomendaciones de auditoria son de cardcter obligatorio de conformidad al Art. 92 de la Ley Organica de la Contraloria General del Estado.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 27 de 41 ‘© Lainformacién que determina el Art. 7 de la LOTAIP debe ser publicada en la pagina web de la institucién hasta el 10 de cada mes. © Los indicadores de gestién permiten medir el desempefio de conformidad al Art.77 de la Ley Orgénica de la Contraloria General del Estado. © El seguimiento y evaluacién a la gestién institucional se realiza en base a la planificacién institucional. Las informaciones de parte de los poseedores de la informacién deberdn enviar en los 5 primeros dias del mes siguiente al que corresponde los datos. © Para la elaboracién de proyectos, debe considerarse al menos un tiempo de 15 dias laborables, a partir de la recepcién de la informacién técnica. © Los requirentes para la elaboracién de proyectos, deben conocer y utilizar los lineamientos establecidos en la Guia de Elaboracién de Proyectos, bajo el formato de la secretaria técnica de Planificacion. 4.4. Actividades del proceso Control de la Gestién # | Actividad Responsable Descripcion Documento 1 |Planificar el proceso. 2 [Crear acceso a Jos usuarios de la herramienta GpR. 3 | Implementar la metodologia GpR. 4. Ficha del subproceso Implementacién de la metodologia GpR Nombre del Proceso: [Control de la Gestion Nombre del Subproceso: limplementacién de la metodologia GpR [Desde la recepcién de la informacién por parte de los| |Alcance: Iprocesos del GADMI hasta la claboracién del| [informe de seguimiento y evaluacién, lObjetivo dell(Generar informes oportunos para la toma de| |subproceso: Idecisiones por parte de los procesos. Fae [Envio de recordatorio sobre el requerimiento de| ea jinformacién para la elaboracién de los informes. J» Informacion financiera. J+ Plan Operativo Anual. |Descripcidn | Insumos: [+ Plan Anual de Inversiones. Je Presupuesto institucional. je _Cumplimiento de planes. Internos: oe * Todos los procesos del GADMI. /Externos: Empresas Piblicas Municipales.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 28 de 41 Productos/Servicios dell nformes de seguimiento. ISubproceso: [Tipo de usuario: Interno: j* Alta Direccién. © Direccién de Gestién Estratégica y Relaciones| Internacionales. le Procesos del GADMI. Externo: © Ciudadania en General. ¢ __Entes de Control. 4.6. Actividades del subproceso Implementacién de la metodologia GpR. #_| Actividad Responsable Deseripcion Documento H Se genera la planeacion Planificar el | Responsable de Control | donde se determina las : poses: de la Gestién. fechas para la elaboracién | Plan de trabajo. de los informes. 2 Permanentemente se actualiza los nombres de Crear acceso a los usuarios y las claves dé los usuarios dea | Responsable de Control | cada direccién en la| Solicitud de herramienta | de la Gestién. herramienta GpR, _ de_| claves. GpR. acuerdo a la solicitud de claves presentada por el interesado. 3 Guia metodolégica en 12) Responsable de Control | Capacitacién a los usuarios | de uso GpR. oot de la Gestién. de la herramienta GpR. zs Listado de asistentes. 4 ‘Apoyo en el ingreso de la informacién de cada unidad de acuerdo a los i requerimientos que pueden , set verbales: _objetivos téenicamente en | Responsable de Control | operatives, ‘metas, | Acta de la aplicacién de b : de la Gestion. Pprocesos, indicadores; en | reunién. la metodologia Leiria s oe irecciones que tienen proyectos de inversién, aplicar la ficha de seguimiento fisico financiero del proyecto. 3 Se procede a la generacion Reportar '°5 | Responsable de Control | de: Reportes resultados de la . "i de la Gestién. = Procesos Sistema GpR. gestién en la evaluados.ILOTAIP. Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 29 de 41 Therramienta > Tablero a GpR. indicadores. = Ranking institucional. = Reporte de ficha informativa del proyecto. 6 Blaborar informe con Tos famine resultados de la gestién y | Informe de gestion en base a Responsable de Control | determinacién de alertas y | Gestién con la Fear tess | de Gestion. acciones de mejora y se | metodologta oe centrega a la Direccién de | GpR. 2 Gestién Estratégica. 7 Con los resultados de la ejecucién de actividades y Jos arrojados por las herramientas de control y mejora como auditorias, levantamiento y cierre de no conformidades, revisién de los resultados de 0s | iesrme de Mejorar el | Responsable de Control | procesos, necesidades de | Informe de proceso. de la Gestién. recursos, riesgos, oportunidades y otros, se | PT°*S?- realiza el anilisis y se toma las decisiones correspondientes. Los resultados se envian al director de la Unidad para su revision y aprobacién de actividades propuestas. 4.7. Documentos referenciales del subproceso Gestién del Sistema Integrado NA 4.8. Ficha del subproceso Seguimiento y Autoevaluacién al Cumplimiento de las Obligaciones de Transparencia que determina el Art. 7 LOTAIP [Nombre del Proceso: [Control de la Gestién : [Seguimiento y Autoevaluaci6n al Cumplimiento de Nombre del Subproceso: las Obligaciones de Transparencia [Desde la recepoién de la informacion por parte de los| |Alcance: |procesos del GADMI relacionados con la LOTAIP,| : hasta la elaboracién del Informe de seguimiento y| levaluacién, [Apoyar en el proceso de transparencia y en el Descripcion ea: del} cumplimiento de las obligaciones que determina la|| Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 30 det Publicacién en la pagina web del GAD Municipal, de Disparador: barra la informacién que determina el Art. 7 de la| LOTAIP. ‘© Informacién finaneiera, Plan Operativo Anual. Insumos: © Plan Anual de Inversiones. © Toda la informacién que determina los literales| del Art. 7 de la LOTAIP. Internos: Oe © Todas las dependencias municipales. Externos: + NA /Productos/Servicios dellinformes de las unidades poseedoras de la) ‘Subproceso: formacién. Interno: * Alta Direecién. * Direccién de Gestin Estratégica _y| Relaciones Internacionales. © Direcciones del GADMI. Externo: © Ciudadania en General. # _Entes de Control: CPCCS. Tipo de usuario: 4.9. Actividades del subproceso Seguimiento y Autoevaluacion al Cumplimiento de las Obligaciones de Transparencia que determina el Art. 7 LOTAIP [# | Actividad Responsable Deseripcion ‘Documento 1 [Se genera la planeacién Planificar el | Responsable de Control | donde se determina las | pian etry proceso. de la Gestion. fechas para la elaboracién | Pn de trabajo. de los informes. 2 Memorando. Solicitud de la informacién de Ia LOTAIP a todas las | Guia Re ii a . Rogues. | Responsable de Contol ecciones en: te. | metodoliica + metodologia determinado | determinado por el CPCCS. por el CPCCS. 2 En base a las Matrices segin guia metodolégica Consolidar a | Responsable de Control | #te*minado por el CPCCS informacion, de la Gestion. ‘se consolida la informacién | Matrices. del GAD Municipal de Ibarra.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 31 de 41 Solicitar de publicacién en la pagina web. Responsable de Control de la Gestién. Elabora informe con todos los cambios de la informacién —_mensual, incluido los anexos para que se abran los respectivos links. Memorando. Informacién a ser publicada. Autoevaluar ell cumplimiento de Ja normativa. Responsable de Control de la Gestién. Elaborar informe ejecutivo de acciones cumplidas y/o por cumplir, = autoevaluacién de cumplimiento segin metodologia determinado por el CPCS. Memorando. Guia metodol6gica para la autoevaluacién al cumplimiento de la transparencia activa. Informe _ de autoevaluacién. Mejorar el proceso. Responsable de Control de la Gestion. Con los resultados de la ejecucién de actividades y los arrojados por las herramientas de control y mejora como auditorias, levantamiento y cierre de no conformidades, revisién de los resultados de los procesos, necesidades de recursos, riesgos, oportunidades y otros, se realiza el andlisis y se toma las decisiones correspondientes. Los resultados se envian al director de la Unidad para su revisiOn y aprobacién de actividades propuestas. Informe de revision del proceso. 4.10. Documentos referenciales del subproceso Seguimiento y Autoevaluacion al Cumplimiento de las Obligaciones de Transparencia que determina el Art. 7 LOTAIP ‘* Guia metodolégica para la aplicacién de parémetros técnicos para el cumplimiento de Ja transparencia activa — art. 7 de la ley orgénica de transparencia y acceso a la informacién piblica—LOTAIP. ‘* Guia metodolégicapara la autoevaluacién al cumplimiento de la transparencia activa— art. 7 de la ley orgénica de transparenciay acceso a la informacién publica—LOTAIP. 4.11. Ficha del subproceso Evaluacién a la Gestién Institucional en base a la informacién presupuestaria |Control de la GestiénManual del Proceso Gestion Estraté; ica y Relaciones Internacionales Pégina: 32 de 41 Nombre del Subproceso: [Evaluacién a la Gestién Institucional en base a lal jinformacién presupuestaria Aleance: [Desde la recopilacion de la informacién de ejecucién| [presupuestaria hasta la elaboracién del informe de| [cumplimiento. Objetivo del subproceso: [Evaluar la gestién institucional en base a la ejecucién| [presupuestaria por resultados para crear alertas en ell lgrado de cumplimiento de la ejecucién! presupuestaria de ingresos y gastos. |Disparador: Anélisis presupuestario, Deseripeién Insumos: Informacién financiera. Plan Estratégico Institucional. Plan Operativo Anual. Plan Anual de Inversiones, Proveedores: Internos: * Todas las dependencias municipales. Productos/Servicios ‘Subproceso: del [Informe ejecucién presupuestaria de ingresos y| lgastos. [Tipo de usuario: * Direccién de Gestidn Estratégica | Relaciones Internacionales. ‘* Direcciones del GADMI. Externo: © Ciudadania en General. © _Entes de Control: CPCCS. 412. Actividades del subproceso Evaluacién a la Gestién Institucional en base a la informacién presupuestaria # | Actividad Responsable Deseripcion Documento T Se genera la planeacion Planificar el | Responsable de Control | donde se determina 188 | pian ge triba proceso, de la Gestion fechas para la elaboracién | P14" ¢¢ trabajo. de los informes. 2 En base a la informacion ei financiera que se recibe | Cx iytas querir para cumplir con el literal | © : informacién parsed de Control | 5 del Art. 7 dela LOTALP, eae financiera. ee se realiza el anilisis | C° MBres0S Y | financiero de ingresos y | °° gastos 3 | Analizar la | Responsable de Control | Anilisis de la ejecucién | Andlisis de ¢jecucién de la Gestién. presupuestaria de ingresos | tendencias.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 33 de 41 presupuestaria gastos versus planificado. de ingresos. Comportamiento de los ingresosy andlisis de cartera vencida. 4 | Analizar Ta a ejecucién Responsable de Control | Anélisis ejecucion aon Andlisis de Hesperia | dee Gi. Peers panicipatne” | cumplimiento, 3 Informe ejecutivo _ con Blaborar Responsable de Control | resultados, — desviaciones, | Memorando informe. de la Gestién. alertas y propuesta de | anexo informe. acciones correctivas. 7 Con los resultados de la ejecucién de actividades y los arrojados por las herramientas de control y mejora como auditorias, levantamiento y cierre de no conformidades, revisién de los resultados de los Informe de Mejorar el sable de Control | procesos, necesidades de oe apes tes de | revision del proceso. de la Gestién. recursos, riesgos, oportunidades y otros, se | Proceso realiza el andlisis y se toma las decisiones correspondientes. Los resultados se envian al director para su revisién y aprobacién de actividades propuestas. 4.13. Documentos referenciales del subproceso Evaluacién a la Gestién Institucional en base a la informacién presupuestaria Manual del instructor: Gerencia financiera municipal 4.14. Ficha del subproceso Seguimiento al Cumplimiento de las recomendaciones de Auditoria [Nombre del Proceso: [Control de la Gestion [Seguimiento al Cumplimiento de —_Ias| |Nombre del Subproceso: lrecomendaciones de Auditoria. Desde la notificacién de las recomendaciones de] lauditoria, en conjunto con los procesos involucrados, |Alcance: hasta determinar acciones correctivas y medios de| lverificacién, para dar cumplimiento a las| recomendaciones.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 34 de 41 | Objetivo dellCoordinar con los process municipales el subproceso: cumplimiento de las recomendaciones de auditoria, A El seguimiento al cumplimiento de —_las| Disparador: ee recomendaciones de auditoria, Deseripcién | Insumos: Informacién financiera. Plan Estratégico Institucional. ‘© Plan Operativo Anual. ‘© Plan Anual de Inversiones. + _Informes de auditoria, Subproceso: Internos: Feahadenreuees '* Todos los procesos municipales. Externos: ¢ _Contraloria General del Estado. Productos/Servicios dellinforme de seguimiento al cumplimiento de recomendaciones de auditoria. ‘Tipo de usuario: Interns © Alta Direecién. le Direccién de Gestién Estratégica y Relaciones| Internacionales. ‘© Direcciones del GADMI. ¢ Externo: ¢ Ciudadania en General. |e _Entes de Control: CPCCS, CGE. 4.15. Actividades del subproceso Seguimiento al Cumplimiento de las recomendaciones de Auditoria # | Actividad Responsable Descripeién. Documento Planificar el Responsable de Control | donde se determina las Se genera la planeacién proceso. de la Gestién. fechas para la elaboracién | Pa” de trabajo. de los informes. 2 De Ia pagina web de la ae c Requerir | Contralorfa General del | Soren informes de | ResPonsable de Control | Estado, se identifica los ecb = i rs de la Gestién. informes aprobados, y se | “Probados por la auditoria. ado Contraloria pone en conocimiento de General del todos los involucrados. nn = | Estado. 3 ial i ij A todas las direcciones eee involucradas sees | Matiz de de auditoria que le corresponde a cada responsable del proceso. Responsable de Control de la Gestion, comparte la matriz de | seguimiento seguimiento y evaluacién | evaluacién a las al cumplimiento de | recomendaciones recomendaciones de | de auditori auditoria_para_identificarManual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 35 de 41 las acciones y medios de verificacién del cumplimiento 0 no de cada recomendacién. Capacitar a todos los involucrados. Responsable de Control de la Gestin. Por cada informe de auditoria se determina que normas de control interno incumplieron y se organiza talleres para socializar la determinacién de responsabilidades en caso de no cumplir con las recomendaciones de auditoria. Taller de capacitacién en base a normativa vigente. la Evaluar el cumplimiento de las recomendaciones de auditoria. Responsable de Control de la Gestién. En base a los informes de cada direccién y a la matriz, de seguimiento de las recomendaciones de auditoria se determina recomendaciones cumplidas versus. el mimero de recomendaciones de cada informe. Informe a Direccién Gestién Estratégica. la de Mejorar el proceso. Responsable de Control de la Gestién. Con los resultados de la ejecucién de actividades y los arrojados por las herramientas de control y mejora como auditorias, levantamiento y cierre de no conformidades, revision de los resultados de los procesos, necesidades de recursos, riesgos, oportunidades y otros, se realiza el andlisis y se toma las decisiones correspondientes. Los resultados se envian al director para su revisién y aprobacién de actividades propuestas. Informe revision Proceso. de del 416. Documentos referenciales del subproceso Seguimiento al Cumplimiento de las recomendaciones de Auditoria NA 4.17. Ficha del subproceso Formulacién de proyectos: modelos de gestién, ordenanzas y resoluciones [Nombre del Proceso: [Control de la Gestion |Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 36 de 41 Nombre del Subproceso: Formulacién de proyectos: modelos de gestion, ordenanzas y resoluciones. Aleance: |Desde la recopilacién de las ideas, informes técnicos,. hasta la formulacién del proyecto de modelo de| igestion, ordenanza y resolucién. Objetivo del subproceso: [Proponer iniciativas de modelos de gestion de| lproyectos de inversion, resoluciones administrativas ly ordenanzas para fortalecer la gestién institucional. Disparador: [Necesidad de formulacién de proyectos de inversién, Iresoluciones administrativas y ordenanzas. Insumos: Deseripeién le Informacién financiera. le Plan Estratégico Institucional ! Plan Operativo Anual. | Plan Anual de Inversiones. Proveedores: Internos: l* Todas las dependencias municipales. Externos l* Banco de Desarrollo Ecuador B.P. Banco Mundial. Secretaria Técnica de Planificacién. Ministerio de Economia y Finanzas, ve. Productos/Servicios del| ‘Subproceso: [Modelo de gestion del proyecto, de resolucién| ladministrativa, de ordenanza. (Tipo de usuario: Intern: ls Alta Direccién. | Direccion de Gestién Estratégica y Relaciones| Internacionales. i Direcciones del GADMI. Externo: Ciudadania en General. Banco de Desarrollo Ecuador B.P. Banco Mundial. Secretaria Técnica de Planificacin. Ministerio de Economia y Finanzas. 4.18. _ Actividades del subproceso Formulacién de proyectos: modelos de gestién, ordenanzas y resoluciones # | Actividad Responsable Deseripeién Documento Planificar el | Responsable de proceso. de la Gestion. Se genera la planeacién Control | donde se determina las fechas para la elaboracién de los informes. Plan de trabajo.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pégina: 37 de 41 Motivar. Responsable de Control de la Gestion. La autoridad y/o unidad requirente solicita el requerimiento. Memorando. Formular modelo gestion. de Responsable de Control de la Gestion. En el modelo de gestién de un proyecto: datos generales del proyecto, diagnéstico, matriz de marco légico, viabilidad y plan de sostenibilidad, presupuesto y fuentes de financiamiento, estrategia de ejecucién, estrategia de seguimiento y evaluacién, anexos. Modelo de gestion del proyecto de inversién. Guia metodolégica para la formulacién de proyectos de la secretaria técnica de Planificacién- Banco de Desarrollo del Ecuador BDE. Formular proyectos Ordenanzas. de Resoluciones y Responsable de Control de la Gestién. Formular la motivacién de la propuesta, contenido en titulos, capitulos, articulos, transitorias, en base a la normativa vigente. Resolucién administrativa. Ordenanza Municipal. Modelos de ordenanzas resoluciones de otros municipios del pais. Aprobar Certificar. Responsable de Control de la Gestién. Previo a la aprobacién se acompafia un informe juridico. Informe Juridico. Aprobacién. Certificacién, Mejorar Proceso. el Responsable de Control de la Gestién. Con los resultados de la ejecucién de actividades y los arrojados por las herramientas de control y mejora como auditorfas, levantamiento y ciere de no conformidades, revision de los resultados de los procesos, necesidades de recursos, riesgos, oportunidades y otros, se realiza el andlisis y se toma las decisiones correspondientes. Los resultados se envian al director para su revision y aprobacién de actividades propuestas. Informe de revision del Proceso.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 38 de 41 4.19. Documentos referenciales del subproceso Formulacién de proyectos: modelos de gestin, ordenanzas y resoluciones * Gufa metodolégica para la formulacién de proyectos de la secretaria técnica de Planificacién- Banco de Desarrollo del Ecuador BDE. * Modelos de ordenanzas y resoluciones de otros municipios del pafs. 5, PROCESO DE CAPACITACION MUNICIPAL 5.1. Ficha del proceso Capacitacién Municipal [Nombre del proceso: [Capacitacién Municipal |Responsable del proceso: |Responsable del CECAMI. [Desde los requerimientos de Talento Humano, la |Alcance: [busqueda de proveedores internos y/o externos hasta| la capacitacién y entrega de certificados. ‘© Apoyar con capacitacién para mantener y/o| |Objetivo del alcanzar la competencia requerida por el SGI| proceso: para el personal del GADMI. le _Capacitar a la comunidad. [Informe de evaluacién de desempefio del personal del GAD Municipal de Ibarra. J+ Generar oferta de capacitacién en temas de actualidad contando auspiciadas por entidades| patrocinadoras. Deteccién de necesidades de la poblacién. [Disparador: Descripeién ——— J» Plan anual de capacitacion interna. [Insumos: Je Plan anual de capacitacién externa. Convenios de cooperacién interinstitucional. |Internos: © Direccién de Talento Humano. * Alta Direccién. |Proveedores: |Externos: © Entidades auspiciantes de las capacitaciones, como universidades, institutos tecnol6gicos, fundaciones y empresa privada. [» Infraestructura adecuada (aulas, proyectores,| Recursos: amplificacién, televisién, copiadora). Je_2 personas. Subprocesos: le NAL [Productos/Servicios del proceso: |e Registro de cursos impartidos. Interno: iripe ac ae: le se GADMI. J+ Comunidad en general. [Requisitos Legales: [Requisitos internos:Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 39 deat J+ Estatuto Orgénico Funcional del GAD Municipal de Tbarra. © Ordenanza de creacién del CECAMI de! 17 de mayo de 1995, |Requisitos legales: le Constitucién Politica del Ecuador art. 26. © COOTAD art. 54. Je Agenda 2030 objetivo 4. 5.2. Glosario de términos [TERMINO [DEFINICION IGADMI (Gobiemo Auténomo Descentralizado del Municipio de| [San Miguel de Ibarra. [cooTAD, [Cédigo Orgénico de Organizacién Territorial. [CECAMI [Centro de Capacitacién del Municipio de Ibarra. 5.3. Lineamientos del proceso Capacitacién Municipal Entrega de certificados de acuerdo al instructivo Gestién Capacitacién del CECAMI. © Socializacién del curso (disefio del arte publicitario) en coordinacién con la Direccién de Comunicacién del Municipio de Ibarra y difusién en los medios publicitarios con los que ‘cuenta el GAD Municipal de Ibarra. 5.4, Actividades del proceso Capacitacién Municipal ‘Actividad Responsable Deseripeién ‘Documento En base al plan anual de capacitacién interna, de la oferta de —_potenciales cooperantes, se procede a realizar un plan anual de capacitacién que estard a cargo del CECAMI. Responsable del CECAMI. Plan de beara capacitacién. Con los datos analizados, se planifica la ejecucién mensual Determinar el plan de de las capitaciones internas y capacitacién intemoy | Responsable del | externas, donde constard el externo a ejecutarse | CECAMI. nimero de _participantes por mes. méximo, infraestructura necesaria, promocién de la misma. Plan intemo y externo mensualizado. En base a las capacitaciones | Convocatoria al mensuales determinadas, se | curso. procede a la ejecucién del plan, | Lista de inscritos. para lo cual se realiza: Lista de * Seleccién del curso en | aprobados. coordinacién con las | Certificados de entidades patrocinadoras y | participacién. Responsable del ecru CECAMI.Manual del Proceso Gestion Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 40, | de 41 | la Direccién de Talento | _ Humano del GAD Municipal de Ibarra. * Promocién del curso. ‘© Proceso de inseripeién de Jos participantes. © Desarrollo y tutoria de Ia capacitacién. | Evaluacién. Emisién de certificados. Informe de capacitacién (lista de asistencia, De acuerdo al Instructivo Monitorear la Gestién Capacitacién del efectividad del plan | Responsable del) Crcan, se procede a ooo CECAMI . | de capacitacién, monitorear la eficacia del curso. resultados de pruebas y tareas, fotografias otros). Instructivo Gestién Capacitacion del CECAML Con Tos resultados de la ejecucién de actividades y los arrojados por las herramientas de control y mejora como auditorias, levantamiento y cierre de no conformidades, revisién de los resultados de los Mejorar el proceso, | Responsable del | procesos, necesidades de CECAMI. recursos, riesgos, oportunidades y otros, se realiza el andlisis y se toma las decisiones _correspondientes. Los resultados se envian al director de la Unidad para su revision y aprobacién de actividades propuestas. Informe de revision del proceso. 5.5. Documentos referenciales del proceso Capacitacién Municipal © Instructivo Gestién Capacitacién, del CECAMI.Manual del Proceso Gestién Estratégica y Relaciones Internacionales Pagina: 41 de 41 6. ANEXOS Formato Codigo Nombre del Formato (Fisico/ Ubicacién Blectrénico) — Matriz de Identificacién, evaluacién, GERI-GIMZ- | snétisis y gestion de Riesgos y|Electrénico | Dropbox 001 i Oportunidades 7. CONTROL DE CAMBIOS Resumen de modificaciones con relacion a la version anterior ‘Nro. a ran ‘Aprobado Version | Fecha Rev. | Descripeién de la modificacién Se on 2022-04-20 | Creacién de documento M. Beltran