Máster

Curso

Tableros de Control Dinámicos

Rentabilidad - Estrategia - Crear Valor - Negociación - Entrenamiento Mental

Programas de Entrenamiento en Negocios por Enrique MACIEL

Comunicación / Creatividad / Finanzas
28 de enero de 2023
enriquemaciel@hotmail.com Enrique Maciel Meza
 Reporte Ejecutivo Curso de Negocios
enriquemaciel@hotmail.com

Retos del Curso

En el curso Tableros de Control Dinámicos aprendimos la forma de diseñar Dashboards (tableros) a partir de
una base de datos en Excel, y posteriormente, agregar tablas dinámicas con gráficos y finalmente botones de
interacción con un tablero maestro . Ahora aplicaremos en la vida real los elementos aprendidos:

Líderes IBERO
OBJETIVO PERSONAL

Fortalecer Liderazgo y Comunicación Efectiva.

Posicionamiento estratégico de una Imagen Corporativa de cada participante.
Establecer herramientas de análisis financiero y operativo para mejorar resultados de cada participante.

RETOS DEL MES

1. Diseñar e implementar un tablero de control dinámico con información real de mi trabajo.

2. Documentar en mis apuntes, el paso 1 y generar mi conclusión después de 2 semanas de implementación.

Tableros de Control Dinámicos en Excel (Microsoft) 2

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Vista final de Tablero de Control con 6 gráficas dinámicas controladas por los botones de segmento en la parte inferior.

Ingresos por Coordinación / Producto

$329,424
$313,895
Coord 2 $284,010
TDC
$333,288
$332,103 PYME
PERSONALES
$329,427 HIPOTECARIO
$289,642
AUTO
Coord 1 $346,501
$343,623
$318,298

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A partir de la base de Excel que se te fue enviada, se explica en este documento cada uno de los pasos
para la generación del tablero de control dinámico:

Paso 1 Crear Gráfica de Ventas Trimestrales

a) Se selecciona la tabla de información desde la celda A1 hasta G415.
b) En la barra de opciones seleccionar “Insertar”, “Tabla Dinámica”, “de una Tabla o Rango”, “Nueva hoja de cálculo”, “Aceptar”.

Barra de Opciones Excel

c) Se nombra la nueva pestaña, por ejemplo “Tabla Dinámica Ventas Trimestrales”.

d) Se posiciona el cursos en la tabla dinámica, en la parte derecha de la pantalla, en los Campos de la Tabla Dinámica, el campo “Fecha” se posiciona en
Filas, el campo “Monto” en Valores, y se decodifican los valores con formato de moneda. La tabla dinámica se muestra en años. Se abren los
trimestres en cada año.

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e) Se posiciona el cursor en la tabla dinámica, en la Barra de Opciones se selecciona “Insertar”, “Gráfico de Líneas”, “Línea con Marcadores”, “Aceptar”.
f) La gráfica se muestra con Botones de Tabla Dinámica, los cuales se deben de quitar: seleccionar la gráfica, en la Barra de Opciones seleccionar
“Análisis de Gráfico Dinámico”, en la parte derecha de la pantalla seleccionar “Botones de Campo”, “Ocultar todos”. Se selecciona el título de la
gráfica “Total”, y se elimina. Se da forma a la gráfica como rectángulo, con el fin de que se pueda colocar en el lienzo respectivo para la gráfica de
ventas. Se selecciona la gráfica, botón derecho, “Formato del área del gráfico”, aparecerá el cuadro Formato de área. Se selecciona “Relleno y
líneas”, “Borde”, “Sin línea”, Aceptar. Se selecciona el indicador de líneas de gráfica “Total”, se elimina.
g) Quedó lista la primera gráfica como se muestra a continuación.

$200,000
$150,000
$100,000
$50,000
$-
Trim.1 Trim.2 Trim.3 Trim.4 Trim.1 Trim.2 Trim.3 Trim.4 Trim.1 Trim.2 Trim.3 Trim.4 Trim.1 Trim.2 Trim.3 Trim.4 Trim.1 Trim.2 Trim.3 Trim.4
2017 2018 2019 2020 2021

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Paso 2 Crear Gráfica de Ventas por Región

a) Se selecciona la tabla de información desde la celda A1 hasta G415.

b) En la barra de opciones seleccionar “Insertar”, “Tabla Dinámica”, “de una Tabla o Rango”, “Nueva hoja de cálculo”, “Aceptar”.
c) Se nombra la nueva pestaña, por ejemplo “Tabla Dinámica Ventas por Región”.
d) Se posiciona el cursor en la tabla dinámica, en la parte derecha de la pantalla, en los Campos de la Tabla Dinámica, el campo “Estado” se
posiciona en Columnas, el campo “Monto” en Valores, y se decodifican los valores con formato de moneda. Se selecciona la tabla desde la
celda A4 a F5, copiar y se pega abajo. El monto de cada estado quedó pegado como valor, por lo tanto, se tiene que referenciar cada celda de
cada estado hacia el valor que le corresponde en la tabla dinámica del mismo estado.
e) Se selecciona de la celda A7 a F8, en la Barra de Opciones se selecciona “Insertar”, “Mapas”, “Mapa Coroplético”, “Aceptar”.
f) Se selecciona el Mapa, botón derecho, “Formato del área del gráfico”, aparecerá el cuadro Formato de área. Se selecciona “Relleno y líneas”,
“Borde”, “Sin línea”, Aceptar”. Se elimina el título del gráfico.

Inciso d) y e) Inciso f)

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Paso 3 Crear Gráfica de Ventas por Ejecutivo

a) Se selecciona la tabla de información desde la celda A1 hasta G415.

b) En la barra de opciones seleccionar “Insertar”, “Tabla Dinámica”, “de una Tabla o Rango”, “Nueva hoja de cálculo”, “Aceptar”.
c) Se nombra la nueva pestaña, por ejemplo “Tabla Dinámica Ventas por Ejecutivo”.
d) Se posiciona el cursor en la tabla dinámica, en la parte derecha de la pantalla, en los Campos de la Tabla Dinámica, el campo “Ejecutivo” se
posiciona en Filas, el campo “Monto” en Valores, y se decodifican los valores con formato de moneda.
e) Se posiciona el cursor en la tabla dinámica, en la Barra de Opciones se selecciona
“Insertar”, “Gráfico de Barras horizontales 2D”, “Aceptar”.
f) La gráfica se muestra con Botones de Tabla Dinámica, los cuales se deben de quitar:
seleccionar la gráfica, en la Barra de Opciones seleccionar “Análisis de Gráfico
Dinámico”, en la parte derecha de la pantalla seleccionar “Botones de Campo”, “Ocultar Perla $809,210
todos”. Se selecciona el título de la gráfica “Total”, y se elimina. Se selecciona el
indicador de líneas de gráfica “Total”, se elimina. Pedro $783,510
g) Se selecciona la gráfica, en la Barra de Opciones “Diseño”, “Agregar Elemento de
Gráfico”, “Etiqueta de Datos”, “en el centro”. Enrique $824,248
h) Se seleccionan las cifras de la gráfica, “Inicio”, “Color de Fuente”, se selecciona color
blanco. Cada barra se puede editar con diferente color. Andrea $803,243

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Paso 4 Crear Gráfica de Ventas por Producto

a) Se selecciona la tabla de información desde la celda A1 hasta G415.

b) En la barra de opciones seleccionar “Insertar”, “Tabla Dinámica”, “de una Tabla o Rango”, “Nueva hoja de cálculo”, “Aceptar”.
c) Se nombra la nueva pestaña, por ejemplo “Tabla Dinámica Ventas por Producto”.
d) Se posiciona el cursor en la tabla dinámica, en la parte derecha de la pantalla, en los Campos de la Tabla Dinámica, el campo “Producto” se
posiciona en Filas, el campo “Monto” en Valores, y se decodifican los valores con formato de moneda.
e) Se posiciona el cursor en la tabla dinámica, en la Barra de Opciones se selecciona “Insertar”, “Gráfico de Anillos”, “Aceptar”.
f) La gráfica se muestra con Botones de Tabla Dinámica, los cuales se deben de quitar: seleccionar la gráfica, en la Barra de Opciones seleccionar
“Análisis de Gráfico Dinámico”, en la parte derecha de la pantalla seleccionar “Botones de Campo”, “Ocultar todos”. Se selecciona el título de la
gráfica “Total”, y se elimina.

g) Se selecciona la gráfica, en la Barra de Opciones “Diseño”, “Agregar Elemento de

$658,851 $650,401
Gráfico”, “Etiqueta de Datos”, “mostrar”. Se selecciona la gráfica, botón derecho,
“Formato de área de gráfico”, “Borde”, “sin línea. Se seleccionan los anillos, en el AUTO
cuadro de formato de área de gráfico, “Opciones de Serie”, “Tamaño del Agujero HIPOTECARIO
del Anillo”, reducir hasta 50%. PERSONALES
h) Se seleccionan las cifras de la gráfica, “Inicio”, “Color de Fuente”, se selecciona $603,537 PYME
$676,911
color blanco. Cada anillo se puede editar con diferente color.
TDC

$630,511

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Paso 5 Crear Gráfica de Ingreso por Coordinación

a) Se selecciona la tabla de información desde la celda A1 hasta G415.

b) En la barra de opciones seleccionar “Insertar”, “Tabla Dinámica”, “de una Tabla o Rango”, “Nueva hoja de cálculo, “Aceptar”.
c) Se nombra la nueva pestaña, por ejemplo “Tabla Dinámica Ventas por Producto”.
d) Se posiciona el cursos en la tabla dinámica, en la parte derecha de la pantalla, en los Campos de la Tabla Dinámica, el campo “Coordinación”
se posiciona en Filas, el campo de “Producto” en las columnas, el campo “Monto” en Valores, y se decodifican los valores con formato de
moneda.
g) Se posiciona el cursor en la tabla dinámica, en la Barra de Opciones se selecciona
“Insertar”, “Gráfico de Barras horizontales 2D”, “Aceptar”. $329,424
h) La gráfica se muestra con Botones de Tabla Dinámica, los cuales se deben de $313,895
quitar: seleccionar la gráfica, en la Barra de Opciones seleccionar “Análisis de Coord 2 $284,010
Gráfico Dinámico”, en la parte derecha de la pantalla seleccionar “Botones de TDC
$333,288
Campo”, “Ocultar todos”. Se selecciona el título de la gráfica “Total”, y se elimina. $332,103 PYME
Se selecciona el indicador de líneas de gráfica “Total”, se elimina. PERSONALES
i) Se selecciona la gráfica, en la Barra de Opciones “Diseño”, “Agregar Elemento de
Gráfico”, “Etiqueta de Datos”, “en el centro”. $329,427 HIPOTECARIO
j) Se seleccionan las cifras de la gráfica, “Inicio”, “Color de Fuente”, se selecciona $289,642
AUTO
Coord 1 $346,501
color blanco. Cada barra se puede editar con diferente color.
$343,623
$318,298

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Paso 6 Creación del Tablero de Control

a) Se abre una nueva hoja de trabajo dentro del mismo archivo de Excel y se le nombra “Tablero de Control Dinámico”.
b) FONDO: si se desea agregar fondo a la hoja de trabajo en Excel, en el Tablero de Opciones se selecciona “Disposición de página”, “Fondo”, y se
inserta la imagen desde un archivo, internet o una nube. Es recomendable que la imagen tenga colores neutros y estandarizados, para que la
información de las gráficas y tablas se pueda leer de manera clara. Para quitar la cuadrícula de Excel, en el Tablero de Opciones se quita la
selección en “Líneas de cuadrícula”.
c) Se crearán los lienzos en los cuales se colocarán las 5 gráficas y el título del Tablero de Control Dinámico: en el Tablero de Opciones se selecciona
“Insertar”, “Ilustraciones”, “Formas” y se elige la forma que se desee para el lienzo, por ejemplo, el rectángulo con esquinas redondeadas. Se
coloca en la hoja de trabajo, se le da color (puede incluir transparencia: se selecciona la figura, botón derecho, formato de forma, relleno,
transparencia y se elige el porcentaje), y se colocan todos los lienzos que se requieran para las gráficas creadas a partir de las tablas dinámicas.

Recomendable dejar un espacio en la parte

inferior o a un lado para colocar los botones
de segmentación. Los botones generarán el
dinamismo del tablero

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d) Se agrega título en cada cuadro o lienzo: “insertar”, “texto”, “cuadro de texto”, se coloca en la parte superior de cada cuadro, se da formato de
color. Para agregar el ícono: “insertar”, “ilustraciones”, “íconos”, se escribe el nombre de lo que se busca, por ejemplo “gráficas”, y se selecciona.

e) En cada recuadro se agrega título y si se desea el ícono.

f) Para pegar las gráficas en cada recuadro / lienzo, se copian las gráficas de cada hoja de cálculo, y se pegan en el tablero (el pegado es simple,
“pegar” o “Ctrl + V”. Se ajusta el tamaño del gráfico para que quede en el recuadro. Si se desea, se puede quitar el fondo de la gráfica para que
se vea el fondo del recuadro transparente (se selecciona la gráfica, botón derecho, formato de área de gráfico, “sin relleno”).

g) Se repite el mismo proceso de pegar las gráficas en cada uno de los cuadros blancos o lienzos en donde le corresponde cada gráfica.
h) En el momento en que se encuentren colocadas todas las gráficas, se encuentra listo el tablero para el último paso: los botones dinámicos.
i) Se selecciona cualquier gráfica, por ejemplo, la de “Ventas Trimestrales”, en el Tablero de Opciones se selecciona “Análisis de Gráfico Dinámico”,
“Insertar Segmentación de Datos”, aparecerá un cuadro de diálogo, en el cual se seleccionarán los botones que se desean incluir (por ejemplo,
años, producto, coordinación, ejecutivo), “aceptar”. Cada cuadro de segmentación se coloca en el lugar que se guardó para los botones. Si se
desean botones más pequeños, se seleccionan los cuadros de segmentación, en Tablero de Opciones, “Segmentación”, “Columnas”, se escribe 2
o 3. Se ajusta el tamaño de los cuadros de segmentación.
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j) Cada cuadro de segmentación en este momento está ligado a la gráfica que se seleccionó para crearlos. Si se aprietan los botones, solamente se
cambiará la información la gráfica ligada. Ahora es necesario ligar a cada Cuadro de Segmentación con todas las gráficas del tablero: Se
selecciona un Cuadro de Segmentación, botón derecho del mouse, “Conexiones de informes”, se abre cuadro de diálogo y se seleccionan todas
las tablas y/o gráficas que se desean conectar, “aceptar”.
k) Se repite el proceso para cada Cuadro de Segmentación, con el objeto de conectar cada cuadro con cada gráfica.
l) Se ha completado el Tablero de Control Dinámico. Ya se pueden presionar los botones de los cuadros de Segmentación y todas las gráficas se
encuentran conectadas.

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