IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA 5’S EN LA OFICINA DE

DIVISIÓN DE EDUCACIÓN A DISTANCIA “ODESAD”

PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO DE LA OFICINA ODESAD

Presentado por:
VALENTINA ESTELA BRUNO SIERRA
HEILER DAVID CABRERA MADERA
ANDRÉS FELIPE CASTRO UPARELA
MARÍA DANIELA COLÓN BARRETO
LAURA CORTES CASTAÑO
KARLETH SLEY ESCOBAR DÍAZ
ESTEFANY PAOLA FLÓREZ DE LA OSSA
LIRIS MARÍA LLORENTE MANGONES
LOANA MARÍA LLORENTE ROMERO
DENIS LUGO MEDINA
BRYAN DAVID MADRID FIGUEROA
MARÍA ANDREA MORELO GÓMEZ
LAURA CAMILA NORIEGA MOLINA

Tutor:
Ing. MARÍA TRINIDAD PLAZA. Msc.

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
FACULTAD DE INGENIERÍAS
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
MONTERÍA, CÓRDOBA
2019, II
 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN..............................................................................5
2. JUSTIFICACIÓN...............................................................................6
3. OBJETIVOS......................................................................................7
3.1. Objetivo general..........................................................................7
3.2. Objetivos específicos...................................................................7
4. MARCO CONCEPTUAL.....................................................................8
5. METODOLOGÍA..............................................................................11
5.1. Conformación del comité...........................................................11
5.2. SEIRI: ELIMINAR LO NECESARIO Y CLASIFICAR LO UTIL.....12
5.3. SEITON: ORDEN EN LA UBICACIÓN DE CADA ELEMENTO/
DOCUMENTO.....................................................................................15
5.4. SEISO: EVITAR ENSUCIAR Y LIMPIAR ENSEGUIDA...............17
5.5. SEIKETSU: DEFINIR LOS ESTANDARES DE ORDEN Y
LIMPIEZA..........................................................................................19
5.6. SHITSUKE: DISCIPLINA CREAR HABITOS DE ORDEN Y
LIMPIEZA.........................................................................................20
6. EQUIPO DE TRABAJO....................................................................21
6.1. Responsabilidades de la gerencia y del personal de Seguridad y
Salud en el Trabajo............................................................................21
6.2. Responsabilidad de los líderes..................................................21
6.3. Responsabilidad de los trabajadores........................................22
7. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN.................................................22
8. INTERVENCIÓN..........................................................................23
9. RESULTADOS.................................................................................27
10. CONTROL DE CAMBIOS..............................................................27
11. BIBLIOGRAFÍA............................................................................28
12. ANEXOS............................................................................................................29
 TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Técnica 5'S....................................................................................................11
Ilustración 2 Archiveros y estantes ...................................................................................12
Ilustración 3 Categorización de lo necesario.....................................................................12
Ilustración 4 Categorización de lo innecesario..................................................................13
Ilustración 5 Eliminación de papeles................................................................................13
Ilustración 6 Eliminación de cartón..................................................................................13
Ilustración 7 Eliminación de elementos en mal estado.....................................................14
Ilustración 8 Clasificación.................................................................................................14
Ilustración 9 Final de la clasificación................................................................................14
Ilustración 10 Archivero 1 (antes) ....................................................................................15
Ilustración 11 Archivero 1 (después) ................................................................................16
Ilustración 12 Archivero 2 (antes) ....................................................................................16
Ilustración 13 Archivero 2 (después) ................................................................................17
Ilustración 14 Antes de la limpieza (papeles y cartón)......................................................17
Ilustración 15 Antes de la limpieza (CD)...........................................................................18
Ilustración 16 Proceso de la eliminación-limpieza............................................................18
Ilustración 17 Limpieza de papel, cartón y elementos......................................................19
Ilustración 18 Clasificación de archiveros.........................................................................20
Ilustración 19 Separación de los documentos...................................................................20

TABLA DE ANEXOS

ANEXOS 1 Evaluación inicial..........................................................................29

ANEXOS 2 Observaciones evaluación inicial .................................................33
 1. INTRODUCCIÓN

El orden y el aseo en el trabajo son de mucha importancia para la salud, la

seguridad, la calidad, la productividad, la protección al medio ambiente y la
competitividad de la empresa. Como tal, son primordiales para la eficiencia
personal y organizacional porque ayudan a la empresa a optimizar el tiempo y a
reducir los costos de operación. Así mismo dichos factores contribuyen a disminuir
la presencia de accidentes e incidentes de trabajo, facilitando la detección
temprana de aspectos potenciales que pueden ocasionar eventos inesperados.

En el tiempo en que el estado del ambiente se encuentra desordenado, sucio, con

suelos resbaladizos, materiales colocados fuera de lugar y acumulación de material
sobrante o de desperdicio, ocurren muchos accidentes, los trabajadores se
desmotivan a realizar un buen trabajo y cuando se almacenan productos
combustibles o inflamables, se presentan factores de riesgo de incendio que pueden
poner en peligro los bienes patrimoniales de la empresa y la vida de sus ocupantes.

El programa de orden, aseo y limpieza se basa en la representación de acciones que

son principios expresados con cinco palabras y para implementarlas se trabajan
por etapas: clasificar, ordenar, limpiar, bienestar personal, disciplina. Cada palabra
tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde
trabajar.

De esta manera se implementó el programa de orden y aseo a la oficina ODESAD

en la universidad de Córdoba, para ello se conformó un comité de
Personas encargado de realizar las actividades de orden y limpieza, se establecieron
las 5 etapas en que se realizaría el mismo (5’S) y se ejecutaron, luego se
establecieron todas las responsabilidades con las que los jefes y trabajadores
debían cumplir.
 2. JUSTIFICACIÓN

Con la visión clara de mejorar la implementación de alternativas que permitan una

transformación a nivel integral de la organización, nace Lean Manufacturing, en
Japón, dónde se adopta una cultura de mejoramiento en las plantas de fabricación,
en los puestos de trabajo y en la línea de producción; teniendo presente los
problemas de las áreas de la organización y contando con la colaboración y
acompañamiento de los directivos.
Alrededor de Lean hay un número de técnicas que permiten la mejora de sistemas
continuos, estas técnicas han sido dividas para ser utilizadas según cómo
sean necesarias, ya sea para el diagnóstico del sistema a nivel operativo o como
técnica de seguimiento. En el caso de herramientas operativas se encuentra 5s,
SMED, TPM, KANBAN. Específicamente para 5s que es iniciada por Toyota en
Japón en 1960 y que representa 5 nombres de acciones a realizar con el fin de
mejorar de manera permanente las condiciones del área de trabajo en la
empresa, con el objetivo de lograr un mejor entorno laboral y una mayor
productividad.
Para la seguridad y salud en el trabajo esta herramienta es muy útil y efectiva, ya
que permite la prevención de enfermedades o accidentes en el lugar de trabajo, por
medio de estrategias para la limpieza, orden, acopio y seguridad. Siendo aplicable
para todos los ambientes de trabajo ya sean oficinas, salones de clase, laboratorios,
talleres, repostería o tiendas de barrio; ocasionando así logros trascendentes, pues
un ambiente agradable, limpio y ordenado mejora la calidad, productividad y
seguridad de todos.
La filosofía de 5s se desarrolla en 5 pasos las cuales significan:
Seiri (Eliminar): En este paso se separan aquellos artículos que son prioritarios
de aquellos que no lo son, eliminándolos y dejando solo los necesarios en el lugar
de trabajo.
Seiton (Ordenar): Se identifican los artículos necesarios, colocando los artículos
en un lugar determinado, verificando que exista un lugar para cada cosa y
marcando en el suelo las áreas de los elementos y actividades.
Seiso (Limpieza): Hacer de la limpieza del ambiente de trabajo algo rutinario,
conservando los elementos en un buen estado y si es necesario se remplazando los
elementos faltantes.
Seiketsu (Estandarizar): Es la consolidación del trabajo realizado en las otras 3
actividades, de tal manera que permita desarrollar estándares para cada puesto de
trabajo.
Shitsuke (Disciplina): Es hacer de los métodos estandarizados un hábito que
permita construir una cultura de utilización permanente de 5s.
Esta herramienta brinda la prevención de eventualidades que sin lugar a dudas
afectan el normal funcionamiento de la organización como por ejemplo; como
elementos rotos que pueden causar cortes o infecciones en los operarios; retraso
por el desorden en el lugar de trabajo o una respuesta ineficaz al cliente a causa del
mismo; desanimo por parte de los empleadores y por esto baja en la productividad
de esa zona de trabajo, accidentes entre personas y materiales por la ubicación de
un elemento en un lugar indebido.
El ambiente de trabajo sano influye positivamente en el desempeño de los
trabajadores y que su satisfacción es un elemento fundamental para alcanzar el
éxito de la empresa, pues el bienestar físico y mental de los trabajadores es
indispensable para un óptimo rendimiento. La integración de un ambiente en
orden y limpio, y trabajadores comprometidos y a gusto con la organización,
permite la eliminación de numerosos riesgos de accidente, simplifica el trabajo,
aumenta el espacio disponible, mejora la productividad y el aspecto del centro de
trabajo, crea y mantiene hábitos laborales correcto.

3. OBJETIVOS

3.1. Objetivo general

Ofrecer una ambiente laboral seguro, ordenado, limpio y saludable en la oficina
ODESAD, mediante la implementación de la herramienta 5´S, que permita mejorar
las condiciones ambientales con el fin de llevar hacia el bienestar laboral y personal
de cada uno de los trabajadores, optimizando el proceso y el espacio físico.

3.2. Objetivos específicos

• Aplicar la 5 S: Disciplina, para reducir las causas potenciales de accidentes y
aumentar la conciencia de cuidado y conservación de los equipos y demás recursos
de la empresa.
• Aumentar la motivación personal de quienes hacen parte de la oficina para
que hagan un mejor manejo de la documentación, es decir, generar un sentido de
pertenencia.
• Promover la disciplina, y el orden y el aseo personal, para garantizar el
respeto por los estándares definidos y su mejoramiento continuo
• Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, la
eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas,
contaminación, etc.
• Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las
acciones de orden y limpieza de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5
etapas.
 4. MARCO CONCEPTUAL

Seguridad: es un conjunto de sistemas, medios organizativos, medios humanos y

acciones dispuestas para eliminar, reducir o controlar los riesgos y amenazas que
puedan afectar a una persona, entidad, instalación o a un objeto.
Salud: Estado en que un ser u organismo vivo no tiene ninguna lesión ni padece
ninguna enfermedad y ejerce con normalidad todas sus funciones, es decir, el
concepto de salud está vinculado a un estado de bienestar físico, mental y social, y
no sólo a la ausencia de enfermedades (OMS).
Trabajo: Esfuerzo personal para la producción y comercialización de bienes y/o
servicios con un fin económico, que origina un pago en dinero o cualquier otra
forma de retribución.
Seguridad y salud en el trabajo: es aquella disciplina que trata de la
prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo,
y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto
mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el
trabajo que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y
social de los trabajadores en todas las ocupaciones.
Higiene industrial: es la ciencia y arte dedicados al reconocimiento, evaluación y
control de aquellos factores ambientales o tensiones emanadas o provocadas por el
lugar de trabajo, que puede ocasionar enfermedades entre los trabajadores o los
ciudadanos de la comunidad.
Orden: es una secuencia en la cual son colocadas cosas, ideas o personas en un
espacio o tiempo determinado.
Limpieza: todas aquellas acciones que permiten eliminar la suciedad del algo o
alguien, la finalidad de la limpieza no es más que la eliminación total de aquellas
bacterias o microorganismos que se encuentran en el cuerpo y en los diferentes
entornos en donde se desenvuelven las persona y que puedan ser nocivos para la
salud.
Riesgo: se define como la combinación de la probabilidad de que se produzca un
evento y sus consecuencias negativas. Los factores que lo componen son la
amenaza y la vulnerabilidad.
Accidente de trabajo: es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o en
ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
Enfermedades laborales: Es enfermedad laboral la contraída como resultado
de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en
el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar
Programa de aseo: el programa de orden y limpieza en los lugares de trabajo
tiene como objetivo evitar los accidentes que se producen por golpes y caídas como
consecuencia de un ambiente desordenado o sucio, suelos resbaladizos, materiales
colocados fuera de su lugar y acumulación de material sobrante o de desperdicio.
5´s: Es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento
Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del
mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. En Ingles se ha dado en
llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”.
Clasificación y Descarte (seiri): Consiste en identificar y clasificar los
materiales indispensables para la ejecución del proceso. El resto, se considerará
material innecesario y por lo tanto se eliminará o separará. A partir de ese
momento, se realizará un inventario estándar de cada puesto de trabajo. De esta
forma, el trabajador dispone de las herramientas que realmente necesita y ya no
existirán otros elementos que puedan dificultar su trabajo. Tiene como objetivo:
1. Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y
seguros.
2. Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.
3. Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.
4. Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor
cansancio físico y mayor facilidad de operación.
Organización (seiton): En segundo lugar, se procede a ordenar los materiales
indispensables, facilitando las tareas de encontrar, usar y reponer estos útiles. Con
ello se consigue eliminar tiempos no productivos asociados a la búsqueda de
materiales y desplazamientos innecesarios. Se debe marcar la ubicación de cada
material, componente o herramienta, para ello nos servimos de etiquetas, moldes,
dibujos, señales, etc. Tiene como objetivo:
1. Menor necesidad de controles de stock y producción.
2. Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del
trabajo en el plazo previsto.
3. Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta.
4. Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y también de los
daños a los materiales o productos almacenados.
5. Aumenta el retorno de capital.
6. Aumenta la productividad de las máquinas y personas.
7. Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y
mental, y mejor ambiente.
Limpieza (seiso): Es indispensable localizar y eliminar la suciedad del puesto de
trabajo, así como su correcto mantenimiento. Disponer de un estándar adecuado
de limpieza y organización repercute directamente en la motivación del personal,
además de reducir en gran medida los accidentes y lesiones. Tiene como objetivo:
 1. Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer
cosas dos veces
2. Facilita la venta del producto.
3. Evita pérdidas y daños materiales y productos.
4. Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

Higiene y Visualización (seiketsu): El proceso de estandarizar trata

de distinguir fácilmente una situación “normal” de una “anormal”, es decir, el
personal debe ser capaz de discernir cuando las tres eses anteriores se están
aplicando correctamente y cuando no.
Es imprescindible que todo el personal de planta disponga de la formación
adecuada para identificar este tipo de situaciones. De esta forma, el personal se
siente más valorado y aumenta su motivación. A su vez, los operarios son más
polivalentes y son capaces de detectar pequeños fallos en su puesto, que a
posteriori pudieran desencadenar problemas más graves. Tiene como objetivo:
1. Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores.
2. Evita daños de salud del trabajador y del consumidor.
3. Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.
4. Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo.

Compromiso y Disciplina (shitsuke): Las 5S no tienen un fin definido. Es un

ciclo que se repite continuamente y en el que se debe de disponer de una disciplina
para mantener un puesto de trabajo ordenado y limpio.
El éxito en la implantación de las 5S, genera un espacio de trabajo mucho más
agradable, se reducen stocks, accidentes y se aumenta la productividad y
satisfacción del personal de la empresa. Por ello la prioridad es mantener esta
disciplina de una forma rigurosa y constante.
Kaizen: es un sistema de calidad que se enfoca en la mejora continua a través de
esfuerzos progresivos a fin de cambiar el statu quo.
 5. METODOLOGÍA

Para la implementación del programa de orden y aseo en de la oficina de División

de Educación abierta y a distancia de la Universidad de Córdoba, “ODESAD”, se
contó con el trabajo de 13 estudiantes encargados del apoyo logístico para la
realización de las actividades requeridas para aplicar la técnica 5’s en el lugar
antes mencionado. Además, se contó con la supervisión por parte del jefe Edwin
Pérez Ballesteros y su secretaria Clara…. Y la coordinadora del programa de
orden y aseo, la Ing. María Trinidad Plaza Msc. Inicialmente se procedió a
realizar la evaluación de la oficina y la respectiva revisión del cumplimiento
de ciertos requisitos tomando como referencia los formularios establecidos
en el programa de orden y aseo de la Universidad. (Ver ANEXO 1.
EVALUACIÓN DEL ENTORNO, ANEXO 2. OBSERVACIONES)

5.1. Conformación del comité

ÁREA
División de apoyo logístico.
Supervisor de actividades.
Coordinadora del programa.

El programa se realizó en 5 etapas distribuidas de la siguiente manera:

“5S” JAPONÉS ESPAÑOL
S1 SEIRI Clasificar
S2 SEISO Limpiar
S3 SEITON Ordenar
S4 SEIKETSU Normalizar o estandarizar
S5 SHITSUKE Autodisciplina

Ilustración 1 Técnica 5'S

Fuente: https://www.eoi.es/blogs/karlasugeilyalmonte/2011/12/16/kaizen-y-las-5s/
 5.2. SEIRI: ELIMINAR LO NECESARIO Y CLASIFICAR LO UTIL
Antes de comenzar se hizo un inspección de las áreas donde se encontraban los
documentos para poder separar aquellos que no eran necesarios de los sí y Se
observó cómo estos estaban clasificados. Así, la actividad anterior conto con
colocar los nombres más visibles (cartulina) en los archivadores o gavetas para
clasificar de la mejor manera los documentos.
1. Se inspeccionó la cantidad y espacio disponible de que cada archivero.

Ilustración 2 Archiveros y estantes.

2. se categorizó los documentos necesarios e innecesarios para cada área.

Ilustración 3 Categorización de lo necesario

 Ilustración 4 Categorización de lo innecesario

3. se desecharon los documentos innecesarios y que se encontraban en mal

estado.

Ilustración 5 Eliminación de papeles

Ilustración 6 Eliminación de cartón

 Ilustración 7 Eliminación de elementos en mal estado

4. se clasificaron los documentos útiles.

Ilustración 8 Clasificación

Ilustración 9 Final de la clasificación

 5.3. SEITON: ORDEN EN LA UBICACIÓN DE CADA ELEMENTO/
DOCUMENTO
En la fase de ordenar, se hizo una organización de los documentos más importantes
anteriormente catalogados en buen estado, dicha organización se hizo por
archiveros en donde se ubicaron los documentos de manera que sea fácil a la hora
de buscarlos.
Elementos encontrados en cada archivero y/o estantes
ARCHIVEROS CONTENIDO
Archivero #1 Libros, manuales, objetos electrónicos
Archivero #2 Documentos de convenios
Tabla 1. Clasificación de archiveros

La organización del lugar y de los archiveros quedó como se evidencia a

continuación:
1. En el archivero 1, se organizaron los manuales y libros para luego ubicarlos
en su lugar.

Ilustración 10 Archivero 1 (antes)

 Ilustración 11 Archivero 1 (después)

2. En el archivero 2, se ordenaron los convenios de acuerdo a las indicaciones

de los supervisores ya que algunos tenían más prioridad que otros.

Ilustración 12 Archivero 2 (antes)

 Ilustración 13 Archivero 2 (después)

5.4. SEISO: EVITAR ENSUCIAR Y LIMPIAR ENSEGUIDA

En esta fase, al momento de hacer cada organización se procedía a limpiar el área

en que se trabajaba. Se requirió el uso de bolsas negras y cajas de cartón recicladas
para los CD para separar los residuos papel y cartón y los EPP para el equipo de
trabajo (guantes, tapabocas y bata).

Ilustración 14 Antes de la limpieza (papeles y cartón)

 Ilustración 15 Antes de la limpieza (CD)

Ilustración 16 Proceso de la eliminación-limpieza

 Ilustración 17 Limpieza de papel, cartón y elementos

5.5. SEIKETSU: DEFINIR LOS ESTANDARES

DE ORDEN Y LIMPIEZA

Al momento de iniciar las fases se dio a conocer que esta técnica es un proceso
constante, es decir son ciclos repetitivos que se deben realizar y tener presente en el
área de trabajo. El objetivo, es a medida que un documento no sea necesario este
sea eliminado y acumulado para no generar la aparición de la suciedad y el
desorden (NORMALIZACION).
  Se ordenaron los documentos por archiveros

Ilustración 18 Clasificación de archiveros

 Se organizaron los documentos de tal manera que no estuvieran mezclados

Ilustración 19 Separación de los documentos

Se indicó la regularidad y frecuencia de orden y aseo en el área de trabajo. Nuestro

equipo, se encargara de ir días después para observar cómo están implementando
la técnica para promover la mejora continua.

5.6. SHITSUKE: DISCIPLINA CREAR HABITOS DE ORDEN Y

LIMPIEZA

Esta fase es lograda por la disciplina de las anteriores fases, ya que sin las demás no
se puede llegar a esta. Se hizo un comunicado a los residentes en el área de trabajo
a tener en cuenta indicaciones, como el mantener organizado el lugar a medida que
lleguen los documentos y almacenar todo en los archiveros solo lo más importante
y lo que sea necesario guardar.
 6. EQUIPO DE TRABAJO

El equipo de trabajo es un grupo de personas organizadas, que trabajan juntas para

lograr una meta, en el orden, aseo y limpieza, una empresa debe tener un buen
grupo de trabajo en el cual todos tengan responsabilidades claras, aprovechar las
capacidades que tiene cada uno de los integrantes y ubicarlos en lo que se
desempeñan mejor, aprovechar sus atributos al máximo para así conformar un
excelente equipo y escoger líderes en cada área de trabajo que tengan la capacidad
de manejar las responsabilidades y lograr sostener el programa.

6.1. Responsabilidades de la gerencia y del personal de Seguridad y

Salud en el Trabajo

 Todos los miembros de la oficina ODESAD deben conocen el programa de

SST.

 ODESAD debe participar activamente de este y mantenerlo en desarrollo.

 La universidad de Córdoba debe brindar los espacios pertinentes para ellos

asistir a las capacitaciones.

 La universidad de Córdoba debe suministrar los recursos necesarios para el

desarrollo de las 5s.

6.2. Responsabilidad de los líderes

 Los líderes (en este caso los estudiantes de SST). Su responsabilidad es

explicar que se va a implementar del programa y como aplicarlo.

 Compartir entre nuestro equipo de trabajo las ideas que cada uno propuso,

plantearlas adecuadamente y llevarlas a cabo.

 Concientizar e informar a los trabajadores de cómo implementar y mantener

este programa constantemente.

 Manejar la información y saber guiar a los compañeros en todo el proceso.

 6.3. Responsabilidad de los trabajadores.

 Estar dispuestos a escuchar las propuestas, manejarlas e implementarlas

adecuadamente.

 Aceptar los cambios, adaptarlos y participar de estos activamente.

 Aplicar continuamente el programa.

 Informar a los líderes de los utilices que se agoten o que no tengan en

existencia y preguntar en caso de dudas.

 Plantear dudas siempre que las tengan, informar ideas de avance y proponer

soluciones frente a inconvenientes.

7. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN

Al implementar un programa de orden y aseo en cualquier área es de vital

importancia hacer una respectiva verificación o comprobación de la efectividad que
este generó, para ello se deben realizar inspecciones cada determinado tiempo y
evaluaciones en el área mejorada. Además, se debe dar conocer al personal
involucrado sobre dichas actividades, es decir hacer una retroalimentación.
Intensidad de las jornadas de inspección: Al menos dos veces al año
Reconocimientos:
 Se entregarán premios a las áreas o zonas que se mas se destacaron en su
orden y aseo.
 Se hará reconocimiento público a las áreas o zonas de mejor desempeño
y calificación.
Para poder evaluar cada área y determinar qué zonas serán las premiadas, se deben
establecer unos criterios de evaluación basados en el modelo anexo. El sistema será
el siguiente:
CUMPLE 1
NO CUMPLE 0
NO APLICA

A partir de la evaluación anterior se deben tomar distintas acciones:

  Si el resultado de la calificación en cada una de las áreas o zonas donde se
implementó el programa de orden y aseo da como resultado 0 entonces se
deberán tomar acciones correctivas para mejorar el lugar.
 Si el resultado de la calificación en cada una de las áreas o zonas donde el
programa de orden y aseo fue implementado es de 1 entonces se considera
que se puede mejorar, pero no es de carácter urgente, es decir no es
prioritario.
Luego de que se obtengan los resultados del formato de inspección, estos deben ser
tabulados en Excel, lo cual permitirá que se obtengan porcentajes, además la
información debe ser llevada a modo estadístico, es decir se debe elaborar un
gráfico el cual será presentado a las personas involucradas

8. INTERVENCIÓN

1 cronograma de actividades
Tabla 1 Cronograma de actividades realizadas en ODESAD

FECHA HORA ACTIVIDAD DESCRIPCION

30/09/2019 1:55 PM – Presentación, desalojo de Se procedió a
2:00 PM la oficina y utilización de presentar el grupo
los EPP de trabajo ante el
señor Edwin Pérez
encargado de la
oficina, este nos
contextualizó la
oficina, procedió a
desalojar a su
secretaria y
procedimos a
utilizar los EPP
(guantes,
tapabocas
y bata)
30/09/2019 2:00 PM – Clasificación de la Se nos mostró la
3:00 PM documentación pequeña bodega
donde se guardaban
diferentes
documentos
históricos de la
oficina, allí se
procedió a clasificar
los documentos que
son importantes
y los que debían
ser
 desechos, todo esto
en compañía del
señor Edwin Pérez
30/09/2019 3:00 PM – Eliminación del material Los documentos que
5:30 PM que debía ser desecho fueron clasificados
como no
importantes,
tuvieron que ser
rasgados en muchas
partes ya que estos
contenían
información
personal y datos
confidenciales.
01/10/2019 1:55 PM – Presentación, desalojo de Se procedió a
2:00 PM la oficina y utilización de presentar el grupo
los EPP de trabajo ante el
señor Edwin Pérez.
encargado de la
oficina, cabe
resaltar que eso se
tuvo que realizar
nuevamente debido
a que el grupo fue
dividido en equipos
de trabajo, este nos
contextualizo la
oficina, procedió a
desalojar a su
secretaria y
procedimos a
utilizar los EPP
(guantes, tapabocas
y bata)
01/10/2019 2:00 PM – Clasificación de la La documentación
3:00 PM documentación que no pudo ser
terminada el día
anterior, fue
retomada por el
grupo de trabajo, allí
nuevamente fueron
clasificados en
compañía del señor
Edwin Pérez.
01/10/2019 3:00 PM – Eliminación del material Los documentos que
4:30 PM que debía ser desecho fueron clasificados
como no
 importantes,
tuvieron que ser
rasgados en muchas
partes ya que estos
contenían
información
personal y datos
confidenciales.
01/10/2019 4:30 PM – Entrega de la Se hizo entrega de la
5:30 PM documentación eliminada documentación
eliminada a un
funcionario de
servicios generales
de la universidad
02/10/2019 9:00 AM- Clasificación y eliminación Se continuó
11:30AM de la documentación. clasificando la
documentación de
las áreas faltantes
y posterior a ello se
realizó su
eliminación,
actividades
realizadas bajo la
supervisión del
Señor Edwin Pérez
03/10/2019 9:00AM- Organización de la Se organizó la
10:30AM documentación en las documentación que
estanterías estipuladas clasificó para
conservar en los
archiveros
estipulados por la
secretaria Clara
Muñoz, debido a que
la acción de archivo
debe ser realizada
directamente por
ella en base a la
normatividad que
los rige.

2. Reuniones periódicas: se recomienda a los trabajadores de la oficina

ODESAC establecer un vínculo con el programa de ingeniería industrial, para la
implementación del programa 5S de una manera constante dentro de un periodo
de
tiempo establecido entre ambas partes, debido a que pudimos constatar que en
dicha oficina nunca se le había aplicado este tipo de técnicas, por la alta
acumulación de documentos que no servían o ya no eran utilizados, se encontraron
documentos de la década del 90, muestra clara de nunca haber implementado una
técnica de limpieza.
3. identificación de los casos mejorados:
Ver ilustración 11 y 13 en el punto 5.3
Ver ilustración 17 en el punto 5.4

4. interiorización del programa:

1. para quienes cumplen

2. para quienes no cumplen

 9. RESULTADOS

Con la implementación de este programa de 5s se optimizaron recursos y

mejoraron las condiciones de seguridad industrial, beneficiando a funcionarios y
personal de aseo. Además, se generaron algunos beneficios como son:

 Más seguridad
 Se mantiene un mejor ambiente de trabajo para el desarrollo de actividades

De igual forma, gracias al 5s, se obtuvo una mayor visibilidad de los documentos de
mayor importancia de la división de educación a distancia para su búsqueda y
utilización, se disminuyó en cierta medida los riesgos biológicos y mecánicos, se le
dio una mejor organización a archivadores y documentos generando mayor espacio
para guardar documentos futuros, brindando una mejor utilización del espacio en
el mismo.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION N° DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

No aplica No aplica No aplica
11. BIBLIOGRAFÍA

 Progressaleancom . (2013) . Progressa Lean Expertos en Lean

Manufacturing, Kaizen y Mejora Continua . Consultado el 7 de mayo de
2019, de https://www.progressalean.com/kaizen-mejora-continua/
 Ingenieriaindustrialonlinecom . (2019) . Ingenieriaindustrialonlinecom .
Consultado el 7 de mayo de 2019, de
https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-
ingeniero-industrial/gestion-y-control-de-calidad/metodologia-de-las-5s/
 Plaza, Maria. "Seguridad industrial". Universidad de Córdoba. Montería
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 ARL SURA. (2019). Orden y aseo en el trabajo. Colombia. Recuperado de:
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 Eduardo Gonzalez. (2015). Orden y limpeza en los lugares de
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 Programa de orden y aseo (2017), UNIVERSIDAD DE CORDOBA
 https://books.google.es/books?hl=es&lr=&id=NJtWepnesqAC&oi=fnd&pg
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 http://www.edutecne.utn.edu.ar/5S/5s_inicio.pdf
 https://prevencionar.com/category/gestion-prevencion/
 Libro lean Manufacturig conceptos, técnicas e implantación Autores: Juan
Carlos Hernández Matías---Antonio Vizán Idoipe
12. ANEXOS

ANEXOS 1 Evaluación inicial

INDICADOR ASPECTO CUMPLE NO NO
CONSIDERADO CUMPLE APLICA
Funcionamiento de X
las luminarias
Cables eléctricos X
canalizados
Mesa de trabajo sin X
vidrio
Las sillas son X
adecuadas
Las posturas son X
ergonómicas
Sistema de X
ventilación se
encuentra en buen
estado
Los pasillos de X
circulación están
señalizados
Paredes en buen X
estado
Los peldaños de las X
CONDICIONES escaleras cuentan con
DE SEGURIDAD pasamanos,
antideslizantes y
están en buen estado
Los techos están en X
buen estado
Las áreas de X
almacenamiento se
encuentran
señalizadas
Señalización de X
información y de
prevención en cuanto
al área y las vías de
evacuación
Extintores o equipos X
contra incendios con
su respectiva
señalización
Hay ruido X
Espacios adecuados X
en el lugar de trabajo
Los toma corrientes X
están protegidos y
 con identificación de
voltaje
El estado del equipo X
de protección
personal
Ha recibido x
inducción para la
utilización del equipo
de protección
personal
Elementos regados o X
tirados
Los elementos y X
materiales en general
almacenados o
archivados se tienen
identificados
Los lugares de X
archivo, y
almacenamiento se
clasifican por
tamaño, forma y peso
Se realiza inducción X
al puesto, por los
jefes encargados
Pausas activas X
durante la jornada
laboral
Mantenimiento X
preventivo a las
herramientas de
trabajo
En el puesto hay X
manual de
procedimientos
Los recipientes X
existentes son
suficientes
Los recipientes se X
encuentran pintados
MANEJO DE con el color
RESIDUOS correspondiente
Los recipientes están X
identificados y
debidamente
señalizados
El personal hace X
selección y
separación adecuada
de los residuos
 Se cumple con la X
frecuencia para llevar
los recipientes al
centro de acopio
asignados
Se reportan los daños X
de los equipos
Se reportan las fugas X
de agua
UTILIZACION Se reportan los daños X
DE RECURSOS de los servicios
sanitarios
oportunamente
Se dejan los equipos X
encendidos
innecesariamente
Se reciclan los X
materiales y se les da
buen uso
Orden de mesas, X
sillas, escritorios
Baños de damas y X
caballeros se
encuentran en buen
estado
Vias de circulación X
y/o evacuación sin
obstáculos
Cajones y escritorios X
en orden
Hay elementos que X
no pertenecen al área
ORDEN Y ASEO Los pisos se X
encuentran limpios
La ubicación de X
implementos de aseo
es la adecuada
Los desechos están X
identificados y
localizados
Los objetos X
personales están
ubicados en casilleros
Las canecas son X
suficientes para la
producción de
desechos
Las ventanas se X
encuentran limpias
Las paredes se X
encuentran limpias
 La señalización X
existente está en
buen estado y limpia
Los servicios X
sanitarios están
dotados de papeleras
Los servicios X
sanitarios están
dotados de papel
higiénico y
dispensadores de
papel
La información que X
contienen los avisos y
carteleras es legible y
actualizada
Los empleados tienen X
buena presentación
personal
ESTADO DE LAS Ventanas y vidrios en X
INSTALACIONES buen estado
Techos en buen X
estado
Lámparas en buen X
estado
Baños damas y X
caballeros están en
buen estado
Lavaplatos, posetas o X
lavamanos están en
buen estado
Las puertas están en X
buen estado
Fumigación X
Las canecas se X
encuentran tapadas
ANEXOS 2 Observaciones evaluación inicial
OBSERVACIONES
AREA: Oficina de División de educación a distancia ODESAD
FECHA: 06/10/2019

CONDICIONES DE SEGURIDAD
Las luminarias presentan en buen estado, sin embargo, la oficina cuenta con
separadores que por su tiempo estan causando enfermedades en los
trabajadores. Las sillas y mesas se encuentran en buen estado, al igual que los
archivadores y estanterías de los documentos.

MANEJO DE RESIDUOS
La oficina realiza muy poco manejo de residuos, el cual se hace de manera
oportuna dos veces al día, en general los desechos eliminados son papeles.

UTILIZACION DE RECURSOS
Siempre que ocurre un daño o falla es inmediatamente reportado. Al salir las
luminarias, aires acondicionados y demás recursos se apagan o desconectan para
no ocasionar gastos excesivos mientras la oficina no es utilizada.

ORDEN Y ASEO
El lugar permanece limpio, luego de la intervención de los estudiantes se
organizó la parte documental de la oficina, la cual era la que estaba en mal estado
y desorganizada.
ESTADO DE LAS INSTALACIONES
Las instalaciones en general están en buen estado, el único factor en contra es la
humedad causada por los separadores.