Estaciones

de Servicio

Módulo de Administración

1
 Índice
Introducción ........................................................................................................................................... 4
Sectores ................................................................................................................................................... 5
Rubros ..................................................................................................................................................... 5
Rubros mayores ..................................................................................................................................... 6
Declaración de impuestos internos ..................................................................................................... 7
Datos de productos ............................................................................................................................... 7
Precios ..................................................................................................................................................... 9
Existencia ................................................................................................................................................ 10
Otros códigos ......................................................................................................................................... 11
Relaciones ............................................................................................................................................... 11
Promociones/Combos .......................................................................................................................... 12
Combos / Promociones ........................................................................................................................ 13
Modificación o alta de componentes .................................................................................................. 13
Productos de oferta ............................................................................................................................... 14
Ficha de stock ......................................................................................................................................... 15
Actualiza precios unitarios ................................................................................................................... 16
Actualiza precios de venta aplicando porcentaje de utilidad ........................................................... 17
Provincias ............................................................................................................................................... 18
Localidades por provincias .................................................................................................................. 18
Zonas ....................................................................................................................................................... 18
Actividades ............................................................................................................................................. 19
Datos de Vendedores ............................................................................................................................ 19
Datos de clientes .................................................................................................................................... 20
Personales ............................................................................................................................................ 20
Datos Impositivos ............................................................................................................................... 20
Cuenta corriente ................................................................................................................................. 21
Resumen de cuentas .............................................................................................................................. 22
Facturas ................................................................................................................................................... 23
Remitos ................................................................................................................................................... 23
Listas de precios (descuentos / incrementos) .................................................................................... 24
Datos de operarios .................................................................................................................................. 25
Facturación – Administración ............................................................................................................. 26
Cambio de precio unitario ................................................................................................................... 27
Cambio de total de un producto ......................................................................................................... 27
Cambio de precio unitario en facturación de cuentas corrientes con remitos .............................. 28
Facturación - Cuentas Corrientes individuales ................................................................................. 28
Facturación - Cuentas corrientes grupales ......................................................................................... 29
Facturación - Cobranzas de cuentas corrientes ................................................................................. 30
Movimientos de Stock - Notas de Altas y Bajas ................................................................................ 32
Ingresos y egresos varios ...................................................................................................................... 33
Caja de tesorería .................................................................................................................................... 34
Saldos anteriores y nuevos saldos ........................................................................................................ 35
Impresión Caja de tesorería ................................................................................................................. 35

2
Factura Complemento .......................................................................................................................... 36
Por Fecha ............................................................................................................................................. 36
Por Planilla .......................................................................................................................................... 36
Cambio de password de usuarios ........................................................................................................ 37
Cambio de Cuentas en los comprobantes de ventas ......................................................................... 37
Libro iva Ventas ..................................................................................................................................... 38
Resumen por rubros ............................................................................................................................. 39
Impresión libro iva ventas .................................................................................................................... 1 39
Consulta por tipos de comprobantes .................................................................................................. 40
Búsqueda de comprobantes ................................................................................................................. 41
Comisiones a Operarios ....................................................................................................................... 42
Por comprobantes ............................................................................................................................... 42
Por productos ...................................................................................................................................... 42
Por Rubros ........................................................................................................................................... 42
Planillas de Turnos ...................................................................................................................................43
Consulta entre fechas de las planillas generadas ............................................................................... 43
Ventas por planilla, sector y rubro ...................................................................................................... 44
Ventas por aforadores y control de facturación ................................................................................. 44
Control de facturación en línea ........................................................................................................... 45
Funciones de playa ................................................................................................................................ 47
Planillas de turnos .............................................................................................................................. 47
Resumen de caja diaria ......................................................................................................................... 48
Modificación de aforadores .................................................................................................................. 49
Configuración de surtidores ................................................................................................................ 50
Configuración de turnos ...................................................................................................................... 51
Configuración cierre de día ................................................................................................................. 51
Funciones de Shop ................................................................................................................................ 52
Planillas de turnos .............................................................................................................................. 52
Configuración de turnos .................................................................................................................... 53
Caja diaria ............................................................................................................................................ 53
Tanques ................................................................................................................................................... 54
Detalle de tanques .............................................................................................................................. 54
Compras y ajustes ............................................................................................................................... 55
Movimientos de tanques ..................................................................................................................... 56
Inventarios .............................................................................................................................................. 57
Toma de inventarios ........................................................................................................................... 57
Carga de inventarios ........................................................................................................................... 58
Impresión de informes ....................................................................................................................... 59
Informes .................................................................................................................................................. 60
Ventas ................................................................................................................................................... 60
Productos ............................................................................................................................................. 61
Clientes ................................................................................................................................................. 61
Compras ............................................................................................................................................... 62

3
 Introducción

Desde este módulo se realizan todas las operaciones relacionadas con la gestión,
informes, estadísticas, control y seguimiento de todas las operaciones y movimien-
tos relacionados con ventas y cobranzas. En administración se configuran los turnos,
surtidores, cierres y tanques.
Desde aquí se controlan y confirman las operaciones que se gestan en las planillas de
turnos de los diferentes puntos de ventas.
Se globalizan los movimientos de fondos de todos los módulos en tesorería.

Administración se integra con todos los módulos:

Proveedores
Valores
Bancos
Tarjetas
Tienda
Playa
Contable
Parámetros

4
Sectores

Se declaran sectores como lugares de venta físico donde se encuentran productos, es

decir, en estos lugares existen productos con control de existencia, de esta manera al
sectorizar se logra un control de los movimientos de los productos, individualmente
por unidad de negocio. Detalle o Nominación
Numeración del Sector

En caso de
combustibles,
utilizados en la
definición
de tanques y
surtidores
por ej.

Tipo de imágen

Detalle de Sectores Tipo de imágen

Existentes

Rubros

En los productos se hace necesario realizar agrupaciones por determinadas

características, procedencias, lugares, condiciones, etc. A éstas el sistema los trata
como rubros y dependen del sector de venta, estos grupos son homogéneos de esta
manera se da la condición exacta para contabilizar los asientos de ventas, es por ese
motivo que se ingresan los alias contables aquí.
Sector Código de Rubro Descripción de Rubro

Detalle de
Ingresos Brutos
Codificación Contable
Rúbros
Existentes Si el rubro permite
facturar sin stock
Por informe en libro
IVA, por Tipo de
Venta.
-Consignado
-No consignado
-Directo

Reemplaza las leyendas que se

imprimen por defecto en la emisión
de los comprobantes. Pueden ser
hasta de 40 caracteres.

5
 Rubros mayores

Al igual que en los rubros son agrupaciones, pero de un nivel mayor y no dependen
de los sectores. Los rubros mayores se utilizan principalmente para informes y estadís-
ticas.

Código de agrupación Detalle

Acepta y registra
lo ingresado
Rubro mayores
existentes

Elimina un rubro
existente
Ejemplo de Codificación

Sector Rubro

00 Playa

00 01 Aditivos Bardahl

01 Lubricentro

01 01 Aditivos Bardahl

01 05 Aditivos Castrol

Rubro Mayor

13 Aditivos

6
Con el propósito de lograr uniformidad y practicidad al tener que aplicar los impues-
tos o determinadas características a cada producto (ver Datos Productos, en este
mismo módulo) estos se codifican, evitando repetición de datos y agilidad a la hora
de actualizar los mismos.

Declaración de impuestos internos

Importe fijo de
Descripción o suma al precio
Código Nominación Neto

Porcentaje Detalle de
sobre precio impuestos
Neto existentes

Datos de productos

Es en este punto del menú se dan los ingresos, bajas o modificaciones de todos los
artículos que se manejan en la empresa.
Los Sectores, rubros, rubros mayores, impuestos internos deben estar generados
para ingresar nuevos productos, ya que serán datos solicitados como nomencladores
para la calificación de los artículos.

7
 Código de producto, iden-
tificación interna el sistema
registra todas las operaciones
Código de sector por este código.

Código y detalle
rubro mayor
(Al digitar enter en el
campo vació se
Descripción presenta la ayuda)
del producto
Código y detalle de
rubro
Promoción o Combo
Unidades de venta
-Unidad
-Litros
-M3
-Etc
Controla por ej. Que si
es unidad
No deja vender con
decimales Inhabilitado para la
venta, sin movimiento
de stock.
Se mueve producto Capacidad es la cantidad del producto
anterior discriminada
ej. Aceite x 4 lts
Se mueve al próximo en unidad es 1(un) envase que es como se vende y
producto la capacidad seria 4
que es la cantidad de lts
tipo de producto utilizada para informes y estadísticas
se diferencian los
productos con
Existen productos donde es necesario que en la
aforador o sin
venta solicite el ingreso del precio unitario
aforador, los tipos son:
ej. Servicios varios, para no crear códigos por
-Liquido
cada uno de ellos
-Aceite
-Gnc Clase de producto:
-Otro 1-De Reventa (Habilitados para la venta con movimiento de stock)
2-Consignados (Habilitados para la venta con movimiento de stock).
3-Recetas (Habilitados a la venta, con movimiento de stock propio y
componentes)
4-Promociones/combos (Habilitados a la venta, con movimiento de
stock propio y componentes)
5-Materia Prima (inhabilitados a la venta con movimiento de stock)
6- componentes de promociones/Combos (Habilitados para la venta
en forma individual o como parte de una promoción, con movimiento
de stock)
7-Servicios (Habilitados para la venta, sin movimiento de stock)
8- Internos (inhabilitado para la venta con movimiento de stock)

8
Precios
Los impuestos internos son codificados y declarado
el procedimiento de cálculo en otra tabla, para lograr
la uniformidad de estos impuestos, aquí solo es
ingresado el código, participando el procedimiento en
el calculo del precio de venta.

Costo neto,
este dato es
alimentado Fechas última
por el ingreso actualización
de las facturas
de compras, Cálculo según
pero también declaración
puede ser Las alícuotas
ingresado de iva están
manualmente. codificadas y
se aplican a
cada producto
según los re-
querimientos.

El precio neto puede ser
ingresado manualmente o
calculado en forma reversa al
ingresar el precio de venta,
también es calculado a partir
del costo neto aplicando el
porcentaje de utilidad.
El precio de venta solo puede ser ingresado
o modificado manualmente con permiso
especial del usuario. Este dato es logrado
siempre por calculo entre el costo y la
utilidad, posee redondeo en los decimales
Porcentaje que sera aplicado al
costo neto obteniendo
como resultado el precio neto
que mas los impuestos se
logra el precio de venta.

Detalle de los cambios

de precios producidos,
mostrando el anterior
y el nuevo

9
 Existencia

DEBO ® controla dos tipos de existencias según el lugar:

-la existencia del o los salones de ventas (shop, lubricentro, repuestos, etc.
Según sector de venta)
-la existencia del deposito

Mediante comprobantes internos el depósito alimenta la existencia de los salones de

ventas y son las compras las que mantienen la existencia en el depósito.

Fecha y número de
comprobante del
último inventario

Stock mínimo,
máximo y
punto de reposición

Existencias,
este dato no
puede
ser variado
manualmente
Solo es permitido
por algún tipo de
comprobante de
ingreso o egreso.

Volver al Modificar
Cada turno cuando se abre inicio datos
registra por cada producto el
estado del stock, registrando el Solo se pueden eliminar
inicial, las entradas y las salidas. productos que no
Para controlar la existencia del tengan movimientos
salón de ventas además de los
ingresos y egresos propios se
registran los movimientos
producidos por la administración,
por ej. Comprobantes manuales

10
Otros códigos
En esta solapa se ingresan los códigos por los cuales se puede acceder al producto

Sinonimia, en este se ingresan todos los

diferentes códigos de barra o codificación
que se desee para acceder a un mismo
producto.
Ej. Un producto con diferentes sabores
posee un código de barra por cada sabor
y la empresa no desea controlar stock
por sabores y decide globalizarlo en un
mismo producto.

Los proveedores tienen su código propio para cada

producto y lo imprimen en las facturas de compras, al
registrar este dato (que es solicitado cuando cargamos
una compra) podemos acceder a nuestro código in-
gresando este, dándole agilidad a la carga de compro-
bantes de compra.

Relaciones
En esta solapa se relacionan los iguales productos de distintos sectores con un código
en particular.

Código de relación, numérico de 8 se

ingresa manualmente.

Muestra los productos

relacionados, con doble
clic se puede acceder al
producto seleccionado.

11
 Promociones/Combos

Cuando el producto es un Combo muestra

los artículos, Componentes, la cantidad y el
costo de cada uno de ellos determinando el
costo
del combo.

Cuando el producto forma parte o es com-

ponente de
un combo muestra todos los combos en los
que participa

12
Combos / Promociones
La creación de combos nuevos o modificación de los existentes se realiza desde este
menú.
Para crear un combo nuevo primero se debe dar de alta como productos el código de
la promoción y existir los códigos de los productos integrantes.

Alta de Combos

Código que identifica

Descripción o detalle
al combo
Se incorporan Sinónimos:
productos 0 - para los productos
componentes que no son sinónimos.
y cantidades. 1- sinónimo por defecto,
en el caso de que el
operador presione enter
sin seleccionar otro
sinónimo tomara este
para descontar stock.
2 – Sinónimo para la
elección.

Modificación o alta de componentes

Detalle de productos que

forman parte del combo,
informando cantidad, costo y
utilidad.

13
 Productos de oferta
A los artículos se le puede cambiar el precio de venta declarándolos como ofertas,
este precio puede ser menor o mayor al precio de venta actual.

Sector de venta Precio actual

Código
del producto
Tipo de operación
Porcentaje que
se aplica al
precio según el
tipo de
operación

Fecha en la que
vence la oferta
Imprime detalle Precio de la oferta
Detalle de las
de todas ofertas
ofertas existentes,
existentes
las que están en
color rojo son
vencidas

14
Ficha de stock
Muestra analíticamente ordenados por fecha y hora todos los movimientos de ventas,
compras, altas, bajas producidos por productos, cuando este tiene deposito habilita
una segunda solapa para consultar las dos fichas.

Fecha inicial
Cantidad en Identificación y final
depósito del producto de la consulta

Cantidad
en salón de
ventas
Descripción
de los
movimientos
del lugar
de Venta o
Deposito

Fecha y hora

Tipo y número
de Ingreso o Saldo de la
comprobante egreso al existencia
stock
Precio unitario

Código del
cliente en
ventas
O código del
proveedor en
compras

15
 Actualiza precios unitarios
Aplica un porcentaje de aumento o disminución del precio de venta a grupos de
productos recalcula el precio neto y el iva. Da la opción de marcar los productos a los
cuales se debe afectar.

Selección por proveedor Selección por rubro mayor

Selección Selección
por sector por rubro

Ingreso de
porcentaje
y tipo de
operación

Se puede elegir los productos a los cuales se aplicara

el cambio o con marcar lo aplica a todos los productos
y con desmarcar los libera.

16
Actualiza precios de venta aplicando porcentaje de utilidad
Este porcentaje se aplica por rubros al costo de cada producto, y mas los impuestos
da como resultado el precio de venta.

Sector de venta

Rubro al cual
se aplica el
porcentaje de
utilidad

Aplica los
cambios
Porcentaje de
utilidad

17
 Para lograr uniformidad en la información a los fines de informes y estadísticas se
codifican las nomenclaturas.
Provincias

Localidades por provincias

Zonas
Ingreso de las divisiones de mayor grado para agrupar localidades

18
Actividades
División según la actividad que desarrolla el cliente

Datos de Vendedores
Para relacionar al cliente con el vendedor que lo atiende.

19
 Datos de clientes
Los datos de los clientes se encuentran divididos por temas separados en solapas dife-
rentes.

Personales
Nombre o
Código detalle

Codificación para
una mejor
identificación y
agrupación
Datos de los clientes
recordatorios
o modalidades Vendedor que
de operación lo atiende
Fecha de
ingreso

Datos Impositivos

En cuentas
corrientes tipo
Código de de comprobante
responsabilidad que emite en los
cierres de
periodos

Comprobante que
emite
diariamente, para
el caso de las
ctas ctes, puede
operar con remitos
o facturas

Tipo de cuenta o
forma de pago

20
Cuenta corriente

Monto autorizado para extraer

en cta cte. Sobrepasando este
se opera de contado
Código de lista de precio, si el
Si es una Saldo de la cliente opera con precios
sub-cta cta cte especiales.
número de la
cta madre
y número de
legajo o
identificación
en la empresa
poseedora de la
cuenta madre.

Tipo de
liquidación y
estado de la
Si es una cuenta
cuenta madre
o grupal Obliga a tomar
los despachos
Si al facturar del surtidor
solicita los
datos del
conductor

Cuando se
Comprobante de Consulta opera con más
despacho, con datos de la de una lista de
de surtidor, fecha y cuenta del precios, en el
hora como respaldo cliente facturar solicita
de la venta que lista se
aplica
Al cierre del periodo a
que precio se
facturan los remitos Consulta
comprobantes
con detalle del
cliente
Autoriza al
operario
entregar dinero
en efectivo
como anticipo a
este cliente

21
 Resumen de cuentas
Resumen de las operaciones realizadas por un cliente con arrastre de saldos anterio-
res al momento del periodo solicitado, se puede indicar que incluya o no los remitos
o las facturas de contado, desde aquí también se puede solicitar que presente un
análisis de la deuda donde muestra solamente facturas impagas y pagos a cuentas
Cliente

Periodo

Observaciones
Detalle de
comprobantes,
si se hace doble
click en este se
muestra el
detalle del
mismo

Opciones

22
Cuando se hace doble click sobre un comprobante se muestra el detalle del mismo.

Facturas

Remitos

23
 Listas de precios (descuentos / incrementos)
Se pueden generar listas de precios especiales que afecten a un producto o a todo
un rubro o todo un sector, en el caso de que sea un producto el precio deseado se
ingresa manualmente y en los otros casos se ingresa un porcentaje de incremento o
descuento.
Estas listas son identificadas por un código que luego se aplican en los datos del clien-
te en la solapa de cuenta corriente.

Identificación de la lista Observaciones o detalle recordatorio

Tipo de selección
Producto o Rubro al
Sector de venta
que será aplicado
Tipo de operación
Aceptar el
ingreso

Ingreso del
precio manual

Porcentaje que se aplica a los Detalle de listas existentes, si

productos, en rubros el ingreso es se hace doble
manual y por productos Click en la descripción lo
individuales se calcula según el presenta para
ingreso del precio modificarlo

24
Datos de operarios
Detalle de datos personales, permisos, claves de identificación y lugar de trabajo

Código de identificación, Nombre y apellido Datos de domicilio

al digitar enter presenta
ayuda

Turno al que esta

afectado

Planilla a la que
esta afectado

Sector y rubro en el
que le
es permitido fac-
turar

Comprobantes en
los que se lo auto-
riza a utilizar en los
facturadores

Lugar de trabajo

Ingreso y modificación
de la clave personal de
facturación

25
 Facturación – Administración
Desde este se tiene acceso a todos los comprobantes generados en los puntos de ven-
tas, además, se pueden ingresar comprobantes manuales, anular comprobantes, apli-
car o asignar comprobantes a planillas de turno, confeccionar comprobantes nuevos
e imprimirlos por impresoras fiscales o en genéricas para los pre-impresos, también se
pueden facturar remitos de un cliente determinado con impresión de la factura.

Datos del cliente Numero de planilla de turno, si se hace doble click Como será pagado
sobre planilla se puede aplicar el comprobante a la
planilla o modificar la planilla a la cual esta afectado.
Datos del operario
que confecciona o
confecciono
el comprobante.

Numeración del
comprobante

Barra de ingreso de
Como será pagado productos por sector
Cuerpo del compro- y código
bante Al digitar (D) el
Donde se muestran ingreso se hace
en detalle Por Detalle, sin pro-
Los ítems ducir movimiento de
productos

Impresión del com-

probante, con salida
según parámetros
de la terminal

Se puede cambiar el
alias contable al cual
se acreditara el neto
del comprobante.

Finalizar la consulta
o confección del
comprobante

26
En el facturador de administración se pueden realizar cambios en algunos ítems que
se detallan a continuación, estos cambios solo pueden ser realizados por personas
que estén autorizadas ya que se debe ingresar un código de primer nivel.

Cambio de precio unitario

Al posicionar el Mouse
sobre Unitario en la barra
de ingreso de renglones,
nos permite cambiar el
precio de venta unitario
del producto que se esta
ingresando.
Solicita el precio unitario
final y el impuesto inter-
no unitario, el cálculo del
iva se realiza automáti-
camente.
Luego de este ingreso
se recalcula el total del
ítem.

Cambio de total de un producto

Si se posiciona el Mouse
sobre sub-total en la ba-
rra de ingreso de ítems
y se hace doble click,
nos permite cambiar el
total de ítem, pudiendo
desglosar en neto, iva
e impuesto interno, no
realiza cálculos solo
registra lo ingresado por
el usuario.

27
 Cambio de precio unitario en facturación de cuentas corrientes con
remitos

Al marcar los remitos

que se desean facturar,
el sistema presenta en
el cuerpo de la factura
los ítems a facturar, si se
hace doble click en un
ítems se solicita el cam-
bio del precio unitario
de este producto, el sis-
tema recalcula la factura
a partir del ingreso de
este nuevo dato.

Facturación - Cuentas Corrientes individuales

La facturación de cuentas corrientes con remitos se puede realizar de dos formas,
una es la automática es decir el sistema selecciona todos los remitos pendientes de un
periodo y los cancela generando la factura resultado de la operación, y la segunda
es la manual o con elección de los remitos que se desean facturar, en esta opción se
puede facturar todos los ítems de un remito o facturar un ítems determinado en
todos los remitos (ej. El gas oil de todos los remitos luego la súper de todos los remi-
tos) o también eligiendo ítems en los remitos, quedando de esta manera los compro-
bantes pendientes de facturar hasta que se los cancele en forma total.
Puntos de venta
Cliente de remitos
Periodo de facturación
Código del cliente a
quien se desee registrar
la factura

Modalidad de factu-
ración: Automática o
Manual
Forma de liquidación,
Mensual, Quincenal, Etc.
Detalle de todas las
cuentas que estan en
condiciones de ser
facturadas, con enter
sobre el registro se lo
selecciona
Barra de mensajes

28
 Modalidad de factu-
ración: Automática o
Manual

Precio al que serán fac-

turados los remitos.

Detalle de remitos y
cuerpo del mismo.
Es aquí donde se elige
facturar todo el remito o
solo un item, cada remito
se puede abrir para
ver el cuerpo, con click
derecho sobre el mismo
presenta opciones.

Muestra el total en pesos

de los remitos seleccio-
nados

Confirma la selección y
procede a facturar

Facturación - Cuentas corrientes grupales

Estas cuentas son aquellas donde el cliente posee por ej. Una flota de móviles y desea
controlar las cargas realizadas por cada conductor, obteniendo informe analítico por
cada uno de ellos.
Pero requiere que la factura por cierre de periodo se realice a una sola cuenta, agru-
pando los remitos de todos los conductores en esta.
Para esta modalidad se debe crear una cuenta individual por cada conductor y una
cuenta madre o grupal.
Cuenta madre o grupal

La modalidad de factu-
ración solo puede ser
Automática

Cuentas y detalle de
comprobantes de las
cuentas pertenecientes a
la cuenta madre

Acepta la selección y
factura

Barra de mensajes

29
 Facturación - Cobranzas de cuentas corrientes
Los remitos son cancelados con la facturación y estas con los recibos de cobranza

Fecha de Número de
Cliente recibo recibo

Analisis de deuda, presen- Nro de asiento generado

ta todos los comprobantes
que el cliente adeuda y los
pagos a cuenta si los tuvie-
ra, el usuario selecciona lo
que esta cobrando.
con el recibo, al hacer
doble click se ingresa a
la consulta del asiento.

30
 Comprobantes seleccionados

Control entre comprobantes a
cancelar y los pagos
Cambio del alias contable
que se acredita en el asiento
Luego de la selección de comprobantes
que se cancelaran se pasa a los pagos,
y es aquí donde se elige la forma de
pago, los l tipo de moneda, cheques o
retenciones que se le practicaran

Impresión recibo de cobranza

31
 Movimientos de Stock - Notas de Altas y Bajas
Cuando los productos de un sector de ventas tienen declarado que manejan stock en
deposito, la manera de incrementar el stock en el salón de ventas, es a través de los
comprobantes internos denominados Notas de Altas/Bajas, No solo son utilizados en
este caso, sino también se puede aumentar o disminuir los stock del salón de ventas o
deposito por otros motivos como pueden ser roturas, vencimientos.
Operario responsable del
movimiento
Tipo de movimiento, Dpto a
Vtas, Vtas a Vtas
Tipo de comprobante, que
puede ser nota de alta o
nota de baja de stock

Numero correlativo

Los productos ingresados

en este sector tienen salida
o disminución el stock.

Los productos aquí decla-

rados tienen ingreso o alta
de stock

Barra de ingreso de produc-

tos, muestra la existencia a
momento.

Si se pulsa F1 cuando pide

el numero de comprobante
se ingresa a la consulta,
esta se presenta ordenada
por tipo y numero de mayor
a menor

Detalle de la Impresión que

se emite como documento
por cada comprobante con-
feccionado.

32
Ingresos y egresos varios
En las empresas se producen ingresos y egresos de fondos que no están abarcados
por ninguno de los módulos y que deben impactar contablemente como también en
la caja de tesorería, estos pueden ser imputados desde aquí.

Fecha del com- Tipo de comprobante Nro interno, correlativo Detalle del movimiento y por-
probante que se produce

Nro del comproban- Alias contable que Alias contable que

te que respalda el se debita se acredita para el
movimiento comprobante.
Grilla de compro-
Importe de la ope- bantes ingresados,
ración haciendo doble click
sobre uno de ellos
Tipo de fondo ej. se ingresa para ser
Efectivo, Cheque, borrado.
Etc.

33
 Caja de tesorería
Todos los ingresos y egresos de fondos producidos en los distintos módulos del sis-
tema se reflejan o impactan en una caja global de la empresa, denominada caja de
tesorería. Esta se cierra y arrastra saldos anteriores.

Nro de caja correlativo Fecha de cierre Planillas de turnos involucradas

de playa y shop

Cierra la caja
y los compro- Aceptar, pre-
bantes en los senta listado
distintos módu- de todas las
los, actualiza operaciones
saldos para realizadas por
próxima caja. los módulos

Ingreso de
comentarios o
detalle manual

Planillas sin cierre de

caja de tesorería

34
Impresión Caja de tesorería

Saldos anteriores y nuevos saldos

35
 Factura Complemento
Desde aquí se consulta y genera el comprobante por lo no facturado en los productos
que poseen aforadores, es decir cuando se cierra un turno las cantidades vendidas
son tomada por la diferencia entre el estado de inicio y final del aforador, los com-
probantes que se producen por las ventas tienen que completar esta cantidad, si no
es así se genera una factura complemento por la diferencia.
Desde el modulo de Parámetros en Globales se indica si se desea emitir automática-
mente la complemento en cada cierre de turno y por que tipo de combustible.
Al no ser indicado por parámetro la factura por las diferencias en los turnos se puede
realizar en este proceso.
Por Fecha
Periodo des- Búsqueda
de y hasta, Entre Fechas
verifica y con-
trola horas.
Acepta la
Detalle del solicitud
producto
Tipo de
Lts vendidos combustible
por aforadores que se desea
controlar

Lts registrados Precio unitario

con algún tipo del producto
de compro-
bante
Importe total a
Diferencia en facturar
lts, esta es la
que genera la
complemento.

Por Planilla
Lugar
Búsqueda por
N° de Planilla Planilla
Acepta la
Detalle del solicitud
producto

Tipo de
Lts vendidos combustible
por aforadores que se desea
controlar
Lts registrados
con algún tipo Precio unitario
de compro- del producto
bante

Diferencia en Importe total a

lts, esta es la facturar
que genera la
complemento.

36
Cambio de password de usuarios
Cada usuario puede cambiar su identificación cuando lo desee.

Cambio de Cuentas en los comprobantes de ventas

Cuando se produce un error al confeccionar los comprobantes de ventas en la asigna-
ción del cliente, se puede cambiar el código de cliente a quien le pertenece el com-
probante (remitos, facturas notas de créditos o debitos).

37
 Libro iva Ventas
Este reporte tiene varias opciones de consultas, la emisión con formato definitivo se
encuentra en el botón libro.

38
Resumen por rubros

Impresión libro iva ventas

39
 Consulta por tipos de comprobantes
Cuando se necesita buscar comprobantes filtrados clase y tipo utilizamos este punto
del menú.

Resultado de la bús- Fecha y hora Si son del tipo Resumen agrupando el

queda, con totales desde – hasta AoB cuerpo de los compro-
por comprobantes, bantes por rubros.
si se hace doble
click en el mismo se
ingresa al detalle de
este.

Puntos de ventas o Las clases de com- Presentación Resumen por dia y

sucursales. Si se desea probantes se presen- analítica de por sucursal
filtrar por este. tan como ayuda al comprobantes
presionar enter sobre
este, estos pueden ser
FT-Factura NC-Notas
de créditos, etc.

40
Búsqueda de comprobantes
Cuando se busca algún comprobante ya sea de ventas, compras, stock, bancos, etc.
lo podemos hacer por este punto, introducimos un numero o buscamos por fechas,
cuando localizamos el o los formularios buscados si se hace doble click sobre ellos se
presenta una copia del mismo.
Cuando no se
Tipo de compro- ingresa un número,
bante que se desea se debe ingresar la
consultar fecha desde y hasta
de búsqueda

Numero de comprobante,
no se solita la sucursal ya
que el sistema presentara el
numero buscado en todos
los puntos de ventas.

Detalle de comprobantes

Barra de mensajes

Cuando los comprobantes

no muestran el numero de
asiento es porque están
aplicados a una planilla
de turno y el asiento fue
realizado por esta, o sino
este comprobante fue
ingresado por el facturador
de administración y se tomo
la elección de no realizar la
contabilización del mismo.

Muestra de una copia con

todos los detalles del com-
probante.

41
 Comisiones a Operarios
Cuando se requiere calcular comisiones a los operarios de playa o de los shop se rea-
liza a partir de la confección de comprobantes que cada uno de ellos realizo en los
turnos de trabajo, esta comisión se puede calcular de tres formas distintas:

Por comprobantes Operario Se puede filtrar la Periodo solicitado de

consulta por rubros o cálculo
tomar todos.

Detalle de los com-

probantes facturados
por el operario

Impresión del informe

Por productos

Resumen por producto

generado a partir de las
ventas facturadas.

Por Rubros

Resumen por rubros a

partir de las ventas factu-
radas por el operario.

42
Planillas de Turnos
Consulta de comprobantes confeccionados o emitidos por planillas

Si lo que deseamos es controlar los comprobantes que se emitieron durante un turno

o planilla de turno, ya sea en playa o shop es a este punto del menú donde debemos
ingresar, además podemos posicionarnos sobre los comprobantes y hacer doble click
para que nos muestre el detalle del mismo.

Numero de planilla Descripción de apertura

y cierre de la planilla.
Lugar donde se genera
la planilla de turno

Analítico de comproban-
tes confeccionado en el
turno

Impresión del informe

Consulta entre fechas de las planillas generadas

Se realiza entre fechas y por lugar de venta o lugar donde se generan estas planillas

Detalle de planillas con

fecha y hora de apertura
y cierre, también mues-
tra el estado.
Entre otras cosas se
puede observar que
se generan dos plani-
llas por turno horario,
también el tiempo entre
cierre y apertura de las
planillas.

43
 Ventas por planilla, sector y rubro
Esta consulta detalla los productos con precio unitario y la cantidad vendida.

Lugar de origen de la planilla Nro de planilla Se puede seleccionar

un rubro determinado o
todos.

Analítico de productos
vendidos en la planilla
y selección de sector y
rubro.

Ventas por aforadores y control de facturación

Al ejecutar este punto del menú lo que se puede controlar es la falta de facturación o
la sobre facturación en una planilla de turno, este control se logra en productos que
tengan aforadores como son los combustibles, ya que obtiene la venta del aforador
inicial y final del turno y lo confronta con la venta facturada.
Planilla desde y hasta

Detalle por producto

aforado, cantidades ven-
didas y facturadas

Diferencia en lts o m3

Diferencia en pesos e
informe de diferencia
en iva

44
Control de facturación en línea
Este proceso es utilizado para controlar la facturación de los shop en línea, pudiendo
abrir cada comprobante que se termina de imprimir en el shop. Si este elemento es
acompañado por una verificación visual, se logra un control exhaustivo de los cajeros
en el procedimiento de confeccionar ticket.

Fecha y hora de inicio y Frecuencia para refrescar

fin del control los datos en pantalla

Lugar de venta donde se

desea enfocar el control

Analítico de comprobantes
clasificados por fecha y
hora de confección, es aquí
donde se debe hacer doble
click en el comprobante
para verlo en detalle.
También se muestra la forma
de pago, iva, planilla de
turno, código de operario e
importe

Tipo de control
Analítico
Total por horas

Control total por horas

Cantidad e importe de
comprobantes que se
realizaron entre horas.

Cantidad total de com-

probantes

Importe total

45
 Periodo de consulta

Detalle de las facturas

existentes en el periodo
solicitado, con esta
información se puede
realizar un control entre
lo aforado y lo facturado

Cuando se hace doble

click en la factura la
muestra en detalle

46
Funciones de playa
Planillas de turnos
En este proceso se verifica, controla y confirman planillas de turnos rendidas por los
operarios de playa, desde la administración cuando realizar el conteo del dinero y la
comprobación de lo rendido utiliza este punto del menú.

Nro de planilla de Datos que identifican al Datos de apertura y Operarios que trabajaron
turno turno cierre en el turno
Siempre la localiza-
ción de los turnos se
realiza por este nro.

Botones para acceder

a las funciones de:
Rendiciones parciales
Tarjetas contado
Cheques del turno
Otros despachos
Tarjetas de créditos
Facturas comple-
mento
Configuración de
impresión

Rendición realizada
por los operarios al
cierre de turno

Sumatoria de las ren-

diciones parciales

Total rendido es la
sumatoria de actual
mas parcial

Cierre definitivo, luego de

esto las planillas no pue-
den ser modificadas

Se puede sacar un cierre de Total en ctas ctes separado Emisión de la planilla según
dia, se debe ingresar nro de por tipo de comprobantes configuración
planilla desde y hasta. en FT y RE

Al pulsar doble click muestra el asiento generado en el cierre de turno

47
 Resumen de caja diaria
Si la información que se desea obtener es un resumen de turnos por día, o agrupar
planillas para obtener un resumen se debe ingresar a este punto.

Detalle de planillas con total recaudado y

lugar de venta

Selección de planillas
que se desea agrupar

48
Modificación de aforadores
Puede suceder que los operarios de playa ingresen erróneamente alguno de los afo-
radores manuales o que se produjera mal un cierre de turno en los automáticos, esta
herramienta permite corregir estos errores.

Descripción del turno Detalle de apertura y cierre

Se debe ingresar el nro de

planilla a modificar

Se puede modificar el
precio unitario, el esta-
do inicial o final de los
aforadores, como también
los litros/m3 vendidos por
cada surtidor

Playa
Cuando se realiza un cambio en uno o más aforadores, si en la
confirmación del cierre de turno de la planilla se habría generado
una o más facturas complemento el sistema confecciona notas
de créditos cancelando estas facturas. Luego realiza una nueva
factura complemento si fuera necesario y la imprime en el punto
de venta declarado en parámetros.

Administración
Cuando por parámetros se declara que la factura complemen-
to se emite por administración, al modificar los aforadores no
realiza nota de créditos porque aun no se ha emitido la factura
complemento, lo hará cuando por administración se confirme la
planilla.

49
 Configuración de surtidores
Se dan de alta o modifican la configuración de los surtidores que posee la eess.

Sector o lugar de venta de Detalle de tanques existentes. Dato informativo de las islas
productos con aforadores Cuando se hace click en el y los surtidores que estan
tanque permite dar de alta a dentro de ella.
un nuevo surtidor.

Detalle de surtidores depen-

diendo del tanque que succio-
nan, si los tanques están
sifonados se deben declarar
como uno solo.

Código numérico del surtidor

Aforadores digital y numérico

Nro de planilla del turno que

lo ha tomado

Cuando se realizan cierres en

el controlador de surtidores y
no se cierra el debo estos son
acumulados como cierres
parciales

Tanque del que succiona

Tipo de cierre Borra o elimina toda

Automático: Comunicación la configuración
con controlador de surtidores.
Manual: Cierre por aforadores
iniciales y finales. Elimina o borra un
surtidor

Código en el controlador de Nro de isla en la que En cierres manuales,

surtidores que se correspon-
de con el código propio
se encuentra tipo de calculo con res-
pecto a los aforadores
iniciales y finales.
(+) Final – inicial = Lts
(-) inicial – final = Lts

50
Configuración de turnos
Esta configuración se realiza para distribuir los surtidores dependiendo de la cantidad
de horas de trabajo y de los encargados que manejan dinero, es decir si la playa de
combustible esta dividida en líquidos y gnc y en cada una de ellas hay un encargado
que maneja la billetera, se crearan dos turnos con un mismo horario y distintas res-
ponsabilidades con respecto a los surtidores.
Estos turnos son identificados numéricamente, y en un mismo horario no se puede
entregar la responsabilidad sobre un mismo surtidor.

Lista de los turnos existentes Detalle de los surtidores toma-

dos por tipo de combustible

Horarios:
Mañana
Tarde
Noche

Lugar donde se produ-

ce la venta (cuando se
desea separar los lu-
gares físicos donde se
producen las ventas)

Planilla control de
stock, cierre de día y
turnos que no poseen
surtidores, ej. Lavade-
ros, etc.

Para generar nuevos turnos

Configuración cierre de día

Se declara en que turno se realiza el cierre de día en forma conjunta con el controla-
dor de surtidores.

51
 Funciones de Shop
Planillas de turnos

Para poder controlar y modificar los datos de las rendiciones realizadas por los opera-
rios de los shop se debe acceder a este punto.

Nro de planilla de turno Datos que identifican al turno Fecha y hora de apertura y
cierre

Si se hace click en
los botones se puede
consultar el detalle de
cheques, tarjetas, rendi-
ciones parciales.

Ultima rendicion que el

operario realizo.

Rendiciones parciales
entregadas al encargado
o ingresadas al buzon.

Rendición total realizada

por el operario.

Ctas ctes con facturas

y ctas ctes con remitos,
se realiza la separacion
porque en el asiento con-
table se divide en ctas
transitorias los remitos ya
que se realiza el asiento
definitivo cuando son
facturados.

Total rendido por el ope- Se solicita un resumen

rario y diferencia de caja entre numero de planillas,
con respecto a la venta obteniendo así un informe
registrado con compro- diario, semanal, mensual.
bantes.

Cierre definitivo de la
planilla, luego de esta
operación la planilla solo
se puede consultar.

52
Configuración de turnos
Se debe armar los turnos de shop por el lugar de venta y el horario, no se permite te-
ner mas de un turno por lugar y horario ya que un operario debe cerrar su caja para
poder abrir otro.

Caja diaria
Se seleccionan las planillas que participan del informe.

53
 Tanques
Detalle de tanques
Las altas, modificaciones y eliminación de los tanques se deben realizar por este pro-
ceso.

Los tanques son identificados Producto, este tiene que ser declara-
numéricamente do del tipo Liquido, gnc o aceite.

Sector de venta, este podría

ser:
Si se desea separar
Playa combustibles líquidos
Playa combustibles gnc (en
este caso también se debe
crear un tanque para los
gaseosos).
Si no se desea separar
Playa Combustible
Este sector tiene que ser
declarado como que tiene
surtidores para que permita
la creación del tanque.

Capacidad de llenado del

tanque.

Existencia al último cierre de

turno en playa o a la última
compra.

Fecha de actualización según Eliminar un tanque Porcentaje de exis-

el movimiento de compra o tencia en tanques
cierre de turno.

Generar un tanque Modificar datos del

nuevo. tanque

54
Compras y ajustes
Para realizar un ajuste en los tanques, ingresamos a este procedimiento, como tam-
bién podemos ingresar comprobantes de compras, como así las mediciones físicas.

Nro de tanque Detalle del tanque

Fecha del movimiento

Tipo de comprobante:
FT-Factura
NC-Nota de crédito
ND-Nota de debito
+ -Ajuste en mas
- -Ajuste en menos
Z -Medición fisica

Nro de comprobante

Litros/m3 para ajustar Detalle de existencia Deshace lo ingresado,

del tanque. volviendo a nro de
tanque.

55
 Movimientos de tanques
Impresión de los movimientos de ingresos, egresos y ajustes de los tanques.

Fecha del movimiento Lts/m3 de ingresos y Saldo o existencia

egresos.

Tipo y nro de comprobante Lectura física, tomada Diferencias en litros y en

Los RD son los egresos de algún controlador de porcentaje.
producidos por los cierres tanques con tele medición
de turnos. o del varillado

56
Inventarios
Toma de inventarios
Es la selección e impresión de los productos que se desea controlar, estas tomas se
numeran para luego realizar el ingreso de lo contado o inventariado.
Se puede seleccionar un sector o un gran rubro o un rubro completo y se muestran
los productos seleccionados, estos deben ser marcar otorgando la posibilidad de ele-
gir desde un solo producto a todos dentro de la selección.

Detalle, comentario, Fecha de toma Lugar físico de la Operario que realiza el

motivo del inventario. toma inventario

Nro de inventario

Selecciones globales
de sector, rubro o gran
rubro.

Orden o clasificación en
la impresión

Cuerpo o detalle de los

productos que pueden
ser marcados para ser
inventariados

Graba o registra los pro-

ductos marcados para
inventariar

57
 Carga de inventarios
Una vez realizado el conteo de la mercadería seleccionada se debe ingresar para co-
rregir las existencias en el sistema.

Nro de inventario Fecha de emisión de Lugar Operario que genero la

la toma toma

Operario que realiza el

ingreso de las cantida-
des contadas.

Detalle de los artículos

inventariados

Cantidad contada,
se puede marcar los
productos que no fueron
contados.

Ordenamiento, para la
consulta e impresión Tipo de impresión: Aceptar y registrar
Reducida o con detalles el inventario
de valores y costos

58
Impresión de informes
Existen dos posibilidades en la emisión de inventarios.

Reducida

Detallada

59
 Informes
Ventas
Ventas de combusti- Ventas de combustibles Informe de de volúme- Venta de combustibles
bles por aforador. Las por surtidor. Cantidades nes de venta para res. con cortes o promedios
cantidades e importes e importes por cada sur- (1104/2004). Este infor- cada 7 días, proyectado
son tomadas desde los tidor se puede seleccio- me es configurable en si mensual, porcentaje de
aforadores. nar por productos para mostrar los datos diferencia entre sema-
tal como son pedidos en nas
la resolución.
Ventas y costo de venta,
Informe configu-
el costo es promedio del
rable en paráme-
periodo solicitado. (Pue-
tros, se pueden
de ser Neta o Bruta)
configurar 13
columnas.
Rentabilidad dependien-
te de los plazos de pago Venta realizada en
y los diversos medios. la mañana, tarde o
noche
Ventas por tipo de
Venta. Detalle de ventas
por forma de
pago, estas pue-
Promedio por clase de den ser Efectivo,
comprobantes. Canti- tarjeta Debito o
dad e importes crédito etc.

Venta con detalle

Ventas realizadas en la de productos por
modalidad otros despa- sector y rubro.
chos

Ventas y compras
entre fecha con
Detalles de Ventas en detalle de produc-
Cuentas corriente y tos y solicitando
remitos pendientes. rubro desde y
hasta.

Detalla los remitos que Ventas y compras

una factura cancelo. producidas en un
También muestra los producto
datos del conductor
asignado a cada remito. Ventas Generales.
Se pueden filtrar
por varios niveles
Ventas realizadas con el (Sector, rubro, Ru-
medio de pago tarjetas. bro mayor, fecha o
planilla etc.)

Emite las dife-

rencias de caja
Ventas realizadas a Muestra los compro- Muestra los comproban- producidas en los
precios diferenciales, bantes que cancelan tes que son de combus- turnos
no muestra los compro- vales. Entre fecha tibles y no se tomaron
bantes que cancelan los despachos de con-
remitos trolador de surtidores

60
Productos
Genera rótulos para Lista los productos de Lista productos separa- Lista productos por
góndolas acuerdo al filtro selec- dos por el rubro código de agrupación
cionado seleccionado.

Lista las promo-

ciones/ combos
seleccionadas y sus
Listado de Rubros y componentes
rubros mayores

Entre fecha lista los

productos entre el
Totales de inventarios más vendido y el
tomados, se puede menos
seleccionar entre
fecha o entre numero Controla el estado
de inventarios. de los productos
filtrados.

Muestra los productos

vendidos por compro-
bantes

Lista los movimientos Lista los productos Lista de precios

de stock realizado con stock crítico general, se pueden
con notas entre fecha seleccionar listas de
precios diferenciales

Clientes
Lista los clientes, Rotula los datos de los Lista los movimientos Cálculos de los desvíos
con múltiples filtros clientes realizados por los clien- promedios por cobran-
tes con múltiples filtros. zas de cuenta corriente
entre fechas.

Lista las cobranzas

realizadas entre fechas.
Resumen por fecha, por
comprobante, analítico
por comprobante

Detalle de ventas en
cuenta corriente.

Detalle de las ventas

realizas por cliente

Lista vales por fecha y por
el estado de los mismos.
Detalle extendido de
clientes.
Muestra el ranking de clientes de
acuerdo a las compras realizadas Lista los documentos
por los mismos. Se puede selec- pendientes a cobrar
cionar sector producto

61
 Compras

Realiza notas de pedidos y ordenes de

compra.

62