Tablas Dinmicas y Elementos Calculados

n un post anterior habamos hablado de Campos Calculados de una Tabla Dinmica de

#Excel. Ahora vamos a ver un caso un tanto especial en el que necesitamos calcular la variacin porcentual de cierta magnitud econmica entre los aos 2010 y 2011. El problema es que la informacin de partida no distingue entre ambos aos, sino que simplemente existe un campo (una columna) con la fecha. Lo vamos a resolver por dos mtodos. Primero emplearemos frmulas matriciales y en segundo lugar lo haremos creando unElemento calculado en una Tabla dinmica. Puede consultar el post donde hablbamos de: Tablas dinmicas y Campos Calculados

Datos de origen (Hoja1)

Partimos de una pequea base de datos, de nicamente dos columnas: 1. Fecha. El primer da de cada mes de los aos 2010 y 2011. En total 24 registros (filas) 2. Importe. Es el valor de cierta magnitud econmica. Podra se por ejemplo la facturacin de una empresa

Resolucin con frmulas matriciales

En la propia Hoja1 vamos a resolver nuestro caso aplicando una funcin matricial. Para saber cmo se ha de trabajar con este tipo de funciones puede consultar el post siguiente: Funciones matriciales en Excel

La celda F5 es: {=SUMA(Importe*(AO(Fecha)=F$4)*(MES(Fecha)=$E5))} La frmula est entre llaves lo que indica que es una frmula matricial. Cuando nosotros escribimos la frmula no ponemos las llaves, esto lo hace Excel, al validar la frmula. Las frmulas matriciales no se validan pulsando ENTER, se han de pulsar simultneamente las tres teclas siguientes: CONTROL + MAYSCULAS + ENTER La tecla de MAYSCULAS es la tecla SHIFT. Los rangos empleados son: y y Fecha =Hoja1!$B$5:$B$28 Importe =Hoja1!$C$5:$C$28

La frmula se ha de copiar al rango F5:G16. Para crear la columna H, simplemente aplicamos la frmula que nos da la variacin porcentual entre los valores del ao 2010 y los valores del ao 2011, que es lo que estamos buscando. La celda H5 es: =+G5/F5-1 Luego se la dota con formato de porcentaje, y obtenemos un 20% que es el incremento experimentado entre el importe del ao 2010 (1.000) y el importe del ao 2011 (1.200), para el mes de enero. Se copia hacia abajo y se obtienen los porcentajes de variacin por cada mes.

Aadimos columnas para el ao y el mes (Hoja2)

No es muy ortodoxo aadir a una base de datos nuevos campos (columnas) que se calculan con informacin ya contenida en la propia base de datos. Pese a sta recomendacin general, en este caso, vamos ha aadir la columna Mes y la columna Ao, que se calculan utilizando la frmula de Excel MES y AO. Estas frmulas han de estar aplicadas a una fecha vlida nos proporcionan precisamente el mes y el ao de esa fecha. Lo de "aplicadas a una fecha vlida" es importante. Por este motivo hemos necesitado que la columna de Fecha sea una fecha vlida, y hemos tenido que tomar el primer da de cada uno de los meses considerados. As la primera fecha es el 1-enero-2010, y no hubiera valido haber puesto simplemente enero-2010 sin indicar el da. Una fecha vlida debe indicar el da, el mes y el ao.

En la columna B aparece la fecha en formato mmm/aaaa. Son fechas vlidas ya que aunque no veamos el da, esto es por el formato, pero la fecha est introducida como dia-mes-ao. La celda D5 es: =MES(B5) La celda E5 es: =AO(B5)

Resolucin con Tabla Dinmica

Primero creamos una Tabla dinmica como la siguiente.

Hemos puesto el Mes en rtulos de fila, el Ao en rtulos de columna y el Importe como datos en Valores. En Excel 2007, con el cursor situado en la tabla dinmica pinchamos arriba sobre la pestaa "Herramientas de tabla dinmica". Luego sobre Frmulas.

Deseamos elegir Elemento calculado pero vemos que aparece deshabilitado, en color gris. Para que podamos tener disponible esta opcin debemos situar el cursor del ratn exactamente sobre la celda B4 o C4 de la tabla dinmica que es donde se encuentran los indicadores de los aos 2010 y 2011.

Ahora si podemos insertar un Elemento calculado. Aparecer la ventana donde podemos construir nuestro elemento calculado.

Al elemento calculado le denominaremos Var.% ya que representar la variacin porcentual. La frmula que pondremos es: ='2011'/ '2010'-1 Pero no debemos escribir la frmula tecleando los aos sino eligiendo los Elementos con el ratn. Elegimos el elemento del ao 2011, pulsamos luego sobre el smbolo de dividir (/), pulsamos sobre el elemento del ao 2010, y finalmente restamos uno. Con ello se genera la columna correspondiente al elemento calculado Var.%. La nueva columna se formatea en formato de porcentaje y tendremos ya creada nuestra Tabla dinmica con elemento calculado.

Crear lista de frmulas

Podemos crear una lista con todas las frmulas creadas en la tabla dinmica tanto de elementos calculados como de campos calculados. Para ello, site el cursor en la tabla dinmica y elija 'Herramientas de tabla dinmica', Frmulas, y 'Crear lista de frmulas'.

Esto genera una nueva hoja en la que obtendremos el listado solicitado.

Bajo este listado aparece el siguiente comentario.

Notas: y y Cuando una celda se actualiza con ms de una frmula, el valor lo establece la frmula con la ltima orden de resolucin. Para cambiar el orden de resolucin de varios elementos o campos calculados, en la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Frmulas y, a continuacin, seleccione Orden de resolucin.

Tablas Dinmicas y Campos calculados

as Tablas Dinmicas han supuesto la revolucin en Hojas de Clculo de los ltimos aos.

Permiten generar informes rpidos y flexibles. Si usted llega a conocer bien su funcionamiento puede cambiar radicalmente la gestin de su departamento o unidad de negocio. En este artculo vamos a crear una Tabla Dinmica partiendo de una base de datos. En la tabla dispondremos de los costes de diferentes departamentos de la empresa para el ao 2010 y la previsin para 2011. Crearemos un campo calculado que nos permita observar el incremento de cada departamento en estos aos. La base de datos de partida es sencilla.

&RVWHSRU3UR\HFWR\'HSDUWDPHQWR

En Excel 2007 vamos al men Insertar y luego Tabla Dinmica. Siguiendo unos sencillos pasos llegamos a crear una tabla dinmica como la que se muestra en la siguiente imagen:

Disponemos de los costes del ao 2010 y la previsin para 2011 por cada uno de los departamentos. Los cuatro proyectos se han establecido como filtro de pgina en la parte superior de la tabla dinmica. Ahora deseamos disponer de una columna ms que nos indique la variacin porcentual experimentada por los costes entre los aos 2010 y 2011. Este objetivo se podra lograr por varios mtodos:

1. Escribiendo en la celda D5 la frmula: =C5/B5-1. Esta frmula nos da el incremento en

tanto por uno. Para verlo en porcentaje basta pulsar sobre el icono de porcentaje (%). 2. Establecer la frmula anterior pero vinculando sobre las celdas C5 y B5. En este caso veremos que la frmula utiliza la funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS. Esta forma de trabajar tiene la ventaja de que sta funcin apunta a la tabla dinmica y por tanto no perdemos el vnculo dinmico con la base de datos. 3. Crear un campo calculado. Este es el mtodo que utilizaremos en este artculo.

Creacin del campo calculado

En Excel 2007 con el cursor sobre la tabla dinmica veremos arriba una nueva opcin denominada: Herramientas de tabla dinmica

Al pulsar sobre ella se abren un nuevo men sobre el que pulsaremos sobre Formulas.

La imagen anterior puede diferir de la que usted pueda ver en pantalla, ya que en Excel 2007 la cinta de opciones muestra diferentes iconos, o los muestra ms o menos resumidos en funcin de la resolucin de su pantalla y del tamao de ventana que utilice. Al pulsar sobre Frmulas elegimos Campo calculado.

Aparece una ventana denominada Insertar campo calculado en el que crearemos la frmula: =2011 /2010 -1 La frmula se crea introduciendo los campos (columnas) de la tabla dinmica. En este caso calculamos el porcentaje de variacin por la clsica frmula: Valor Final / Valor Inicial -1 Expresin que es igual a la siguiente: (Valor Final Valor Inicial) / Valor Inicial En nuestro caso los costes del ao 2010 son los valores iniciales y las previsiones para 2011 son los valores finales.

Esto genera una nueva columna que denominamos Var.% que recoge la variacin porcentual de los costes entre los aos 2010 y 2011. Inicialmente los valores que nos dan estn en tanto por uno y hemos de ser nosotros los que debemos dar formato a esos valores como Porcentaje de dos decimales.

Los campos calculados son muy tiles al trabajar con tablas dinmicas y tienen la ventaja de que no perdemos el vnculo dinmico con la base de datos.

Grfico Dinmico
Sita el cursor sobre la tabla dinmica y pulsa sobre la opcin que vers arriba denominada Herramientas de tabla dinmica. Luego pulsa sobre el icono que te permite crear un grfico dinmico tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Elegimos el tipo de grfico y de forma instantnea dispondremos de un grfico muy flexible con muchas opciones que podemos modificar.

Ejercicio propuesto
En la Hoja3 disponemos de una base de datos con 200 registros con los siguientes campos: Fecha, Artculo, Facturacin y Unidades. Nuestro objetivo es crear una tabla dinmica agrupada por meses y trimestres en la que introducimos un campo calculado que nos proporcione el precio medio de venta en cada mes. Todos los datos de la base de datos son aleatorios. As la fecha es un valor aleatorio del primer semestre del ao 2011, y se genera con la frmula: =ALEATORIO.ENTRE(FECHA(2011;1;1);FECHA(2011;6;30)) Los posibles artculos son cinco y se generan aleatoriamente con la frmula: =ELEGIR(ALEATORIO.ENTRE(1;5);Art1 ;Art2 ;Art3 ;Art4 ;Art5 ) En Excel 2003 y anteriores para que no de error la frmula ALEATORIO.ENTRE debemos haber activado el complemento de Herramientas para anlisis. Esto se puede activar en el men Herramientas, Complementos. Agrupando las fechas simultneamente por meses y por trimestres obtenemos la tabla dinmica que se muestra en la imagen.

Ahora hemos de crear el campo calculado que insertar una nueva columna en la tabla dinmica. Pretendemos calcular el precio medio, por tanto hemos de dividir la facturacin entre el nmero de unidades.

La tabla dinmica que obtenemos ya incorpora el campo calculado Precio medio.

Los resultados numricos que usted obtenga sern diferentes de los que se muestran en la anterior imagen, esto es debido a que la base de datos trabaja con valores aleatorios. Podemos ver cmo cambian los valores de la tabla dinmica al actualizarla. Para ello pulse con el botn derecho del ratn sobre la tabla dinmica y elija Actualizar.

Excel 2010
Para crear un campo calculado en Excel 2010 sigue estos pasos:

1. Partimos de los datos originales

2. Creamos la tabla dinmica pulsando sobre: Insertar, Tabla dinmica, y diseamos la tabla segn nuestras preferencias 3. La tabla dinmica ya esta creada. Ahora nos situamos con el cursor dentro de cualquier celda de la tabla dinmica y veremos arriba una pestaa denominada Herramientas de tabla dinmica. Esta pestaa tiene dos sub-pestaas denominadas: Opciones y Diseo. Nos situamos en Opciones. 4. Pinchamos sobre Clculos y luego sobre Campos, elementos y conjuntos, y finalmente pinchamos sobre Campo calculado. 5. Luego se siguen los pasos vistos en Excel 2007 ya que el proceso de creacin del campo calculado es similar.

Funciones matriciales en Excel

as funciones matriciales en Excel permiten efectuar clculos muy interesantes y

proporcionan a la hoja de clculo una enorme potencia. Las funciones matriciales, en general, abarcan varias celdas, aunque en algunos casos nicamente se centran en una nica celda. Las frmulas matriciales se identifican ya que se encuentran entre corchetes {}. Veamos algunas aplicaciones.

Hoja 'Formula'
Las frmulas matriciales pueden abarcar varias celdas o una sola. En esta hoja vamos a ver la potencias de clculo de este tipo de expresiones cuando arrojan el resultado en una sola celda.

Para introducir una frmula matricial se han de seguir tres pasos: 1. Seleccionar el rango en el que la frmula matricial dejar sus valores. Si la frmula matricial no abarca ms de una celda simplemente no situaremos en esa celda. 2. Escribir la frmula propiamente dicha 3. Para validar no se ha de pulsar INTRO, sino que lo que hemos de pulsar es la combinacin de tres teclas: CONTROL+MAYUSCULAS+INTRO