Auditoria de Estados Financieros CAPITULO 4 PAPELES DE TRABAJO Objetivo Dejar evidencia suficiente y competente de la informacion que el Contador Publico va registrando sobre los datos de la empresa, asi como de los procedimientos utilizados. Ademas de que esta evidencia, contenga todo lo necesario que facilite y sirva de base fidedigna para la emisi6n del Dictamen.‘Auditoria de Estados Financieros PAPELES DE TRABAJO are nL ed yrs ecte enced *Hoja de Trabajo *CédulasSumarias *Cédulas de Detalle y Bee M CLs hy Indices y MarcasAuditoria de Estados Financieros Qué son los papeles de trabajo? Los papeles de trabajo son los documentos en los que el auditor registra los datos y la informacién obtenidos en su examen y las pruebas realizadas, Los papeles de trabajo son el conjunto de cédulas y documentos que labora y obtiene el Contador Publico en el desarrollo de las diversas fases de la auditoria. Nota: A partir del uso de la computadora como instrumento de trabajo en la auditoria, una cantidad importante de trabajo que transcrita en archivos electrénicos y no tienen una representacién fisica en una hoja de papel, como lo tenian tradicionalmente. En la actualidad, la tendencia a documentar en archivos electrénicos va en aumento y, aunque todavia se maneja un volumen importante en papel, la tendencia seré a una disminucién hasta alcanzar un minimo, que dejaré por el contrario que la mayor parte del trabajo realizado quede documentada en archivos electrénicos. la documentacién de la auditoria se define como el registro puntual de los procedimientos de auditoria realizados, la evidencia relevante obtenida de la auditoria y las conclusiones que el auditor alcanzo. La documentacién también se conoce como los “papeles de trabajo". El archivo de auditorfa 0 papeles de trabajo, comprende una o més carpetas u otro medio de almacenamiento, en forma fisica o electronica, que contiene los registros que comprenden la documentacién de la auditoria. Propésito e importancia de los papeles de trabaj Una de las normas de auditoria generalmente aceptade aplicable al Contador Puiblico como profesional al ejecutar el trabajo es: “La obtencién de la evidencia suficiente y competente. Por tanto, el cumplimiento de esta norma, le serviré de base al Licenciado en Contaduria para emitir su opinién en el Dictamen (el cual serd analizado mas adelante). ° Israel Osorio Sanches, “Auditaria I; Fundamentos de Auditoria de Estados Financieros”; Cuarta Edicién; Cengage Learning, 2007, México, P. 225 y 227 » Gabriel Sinchez Curiel, “Auditoria de Estados Financleros, Practica Moderna Integra Edici6n; Pearson, 2006, México. P.28 "Segunda 36Auditoria de Estados Financieros La obtencién de la evidencia suficiente y competente se encuentra plasmada en los llamados papeles de trabajo que ya comentamos con antelacién. Por tanto; el objetivo e importancia de los papeles de trabajo son: = En los papeles de trabajo, el Contador Publico respalda y fundamenta sus informes: + Dictamen. * Carta de observaciones. = Sirven de fuente de informacién posterior a: + Las autoridades fiscales. + Las autoridades judiciales. * Otro Contador Pubico que desee opinar sobre el trabajo realizado. + Al propio cliente o entidad auditada + Con ellos se evidencia el trabajo realizado, su aleance, sus limitaciones y su oportunidad. + Ellos sirven para comprobar que el Contador Publico realizé un trabajo de calidad profesional. + Sirven de guia para la realizacién de futuras auditorias y como referencia para determinar la consistencia en a aplicacién de principios de Contabilidad generalmente aceptados de un ejercicio a otro. Los papeles de trabajo constituyen la base en la cual el Contador Publico respalda su opinién; y ellos van a ser fuente de informacién y comprobacién a futuro del trabajo de auditoria realizado y por la responsabilidad e importancia que implican para el auditor, la propiedad de esos papeles de trabajo son unica y exclusivamente del Contador Piblico 0 Licenciado en Contaduria. En los papeles de trabajo del Contador Piblico, se encuentran plasmados todos los datos contenidos en las cuentas que integran los Estados financieros de la entidad auditada como lo son: © Actives. © Pasivos. 37Auditoria de Estados Financieros © Capital Contable. © Ingresos. © Egresos. © Indicadores financieros. Obtenidos de los registros, expedientes, declaraciones, etc. del cliente; motivo por el cual esta informacién es: Confidencial. Los papeles de trabajo o cédulas de auditorfa son propiedad del auditor, él los preparé y son la prueba material del trabajo efectuado; pero esta propiedad no es irrestricta, ya que por contener datos que pueden considerarse confidenciales, queda obligado a mantener discrecién absoluta con respecto a la informacién que contienen, Es decir, que aunque son de su propiedad queda obligado por el secreto profesional a no revelar por ningin motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesién (a menos que lo autorice él o los interesados, y salvo los informes que establezcan como obligatorio las leyes respectivas). Clasificacién de los papeles de trabajo. Se acostumbra clasificar los papeles de trabajo desde dos puntos de vista: 1- — Porsuuso a) Papeles de uso continuo b) Papeles de uso temporal Por su uso. Los papeles de trabajo pueden contener informacién util para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores de un afio o indefinidos, cuadros de organizacién, catélogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad més 0 menos permanente, se acostumbra a conservar este tipo de papales en un expediente especial, en particular cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables. 2- Por su contenido a) Hoja de trabajo b) Cédulas sumarias 0 de resumen ¢) Cédulas de detalle o descriptivas 4d) Cédulas analiticas o de comprobacién 38Auditoria de Estados Financieros Por su contenido. Aunque su disefio y contenido son tan variados como la propia imaginacién, en la secuela del trabajo de auditoria existen papales clave cuyo contenido es mas o menos definido y que los hace caracteristicos: a) La Hoja de Trabajo es la que muestra los grupos o rubros que integran los estados financieros. 39Auditoria de Estados Financieros b) Las Cédulas Sumarias muestran las cuentas de mayor que forman un rubro de los estados | Casale lode del Caml pn ome Cownemealoteet 20 fe ©) Las Cédulas de Detalle relacionan las partidas que componen su cuenta mayor de la balanza de comprobacién. d) Las Cédulas Analiticas o de Comprobacién contienen el trabajo efectuado para verificar el grado de correccién de una partida u operacién.Auditoria de Estados Financieros éQué elementos deben contener los papeles de trabajo? Deben contener los elementos: ‘¢ Nombre de Ia empresa a que se refieren © Fecha de cierre del ejercicio examinado © Titulo o descripcién breve de su contenido © Fecha en que se preparé ‘Nombre de quién lo preparé © Fuente de donde se obtuvieron los datos (cuando proceda) ‘* Descripcién concisa del trabajo efectuado © Conclusion aAuditoria de Estados Financieros éPara qué sirven los indices en los papeles de trabajo? Sirven para facilitar su localizacién, los papeles de trabajo se marcan con indices que sefialan con claridad la seccién del expediente en el que deben ser archivados, y en consecuencia, donde podrén localizarse para el caso de que se les necesitara después. En términos generales, el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. EI sistema puede ser alfanumérico, 0 sea, pueden utilizarse letras, nimeros 0 le combinacién de ambos, que es el método més generalizado en la practica de la auditoria; donde las letras simples indican las cuentas de ACTIVO, las letras dobles las cuentas de PASIVO Y CAPITAL y las decenas las cuentas de RESULTADOS, (a Letra o ndmero Para las cuentas de a (aja y Bancos 5 Cuentas por cobrar c Inventarios v ‘Activo Fjo w argos Diferidos y Otros. Documentos por Pagar 8B CCuentas por Pagar ca Impuestos por Pagar HH Pasivo a Largo Plazo uw Reservas de Pasivo aR Créditos Diteridos 3s Capitaly Reservas 10 Ventas 20 costo de Ventas 30 Gastos Generales 40 Gastos y Productos Financieros so Otros Gastos y Productos aAuditoria de Estados Financieros De Igual manera, y siempre de forma piramidal a la Cédula Sumaria, Cédulas de Detalle y Cédulas de Comprobacién se les irin asignando los siguientes indices: indice Paral Coauler a Sumaria de Caja y Bancos Aa Detale de Fondos de Caja aaa ‘Arqueo de los Fondios de Caja aa Estucio de movimientos anormales en el ejecicio. Indice iH Para la Cédula: az Detalle de Bancos aaa Concliaeién Bancaria Are Confirmacién Bancaria Aza Corte de Chequeras éPara qué sirven las marcas en los papeles de trabajo? Sirve para facilitar la transcripcién e interpretacién del trabajo realizado. Su utilizacion es de lo mds comin y facilita extraordinariamente, la transcripcidn del trabajo que realiza el auditor ejecutante y, por otro lado, la interpretacién de dicho trabajo por parte del supervisor que revisa. Con Ia finalidad de ahorrarse tiempo y papel, es necesario utilizar marcas estandarizadas de representacién simbdlica, las que nos indican: Un hecho, una técnica o un procedimiento. Es conveniente que al principio del expediente de papeles de trabajo se definan los indices a utilizar, asi como su significado. Asimismo, se Indicara que las marcas se anotaran con lépiz de color. * \srael Osorio Sanchez, “Auditoria |; Fundamentos de Auditoria de Estados Financieras”; Cuarta Edicin; Cengage Learning, 2007, México, P. 244 y 245. 3Auditoria de Estados Financieros Marcas utilizadas en los papeles de trabajo Ejemplo. DESPACHO ISRAEL OSORIO LARA CONTADOR PUBLICO. CUENTE _ FECHA DE AUDITORIA MARCAS DE AUDITORIA (GENERALES. / Sumas y céleulos verificados, Comprobante examinado que retine requisitos fiscales Comprobante examinado que no retine requisites fiscales. Deficiencia corregida Cotejado contra auxiliares, 7 Prueba de inventarios, CUENTAS POR COBRAR ¥ POR PAGAR, C — Conformidad recibida. | Incontormidad no aclarada. IA Inconformidad aclarada P Pago posterior examinado. IMPORTANTE 1. Sélo excepcionalmente se utilizaran otras marcas de auditoria; para cual quier aclaracién u observacién que no quede cubierta por lay marcas arr 11 indicadas, se sarin niimeros dentro deun circulo en la siguiente forma. 1, 2, 3, etedtera Esta cédula forma parte integrante de los papeles de trabajo de cada a ditoria, Favor de poner el encabezado correspondiente con los datos del cliente, techa de la auditoria, etcétera, 3. En la pane inferior de cada cédula se pondrin bay marcas o ndmeros uti zados, explicando el significado de cada uno, Papeles del archivo permanente... > Es conveniente contar con un archivo permanente de archivos de trabajo, tales como: ‘+ Historia de la Compaiiia. © Escritura Constitutiva y sus modificaciones. * Israel Osorio Sanchez, “Auditora I; Fundamentos de Auditoria de Estados Financieros"; Cuarta Edicion; Cengage Learning, 2007, México, P. 52.255, 44Auditoria de Estados Financieros Actas 0 extractos de las Actas de Asamblea de Accionistas. © Extractos de Actas del Consejo de Administracién. + Contratos y Convenios. © Contrato Colectivo de Trabajo. Contrato de servicios técnicos. Contrato de regalias. Contratos de comisiones. Contratos de arrendamientos. Planes de pensiones o jubilaciones. Contratos de préstamo hipotecario o de habilitacién o avio, * Sistema de Contabilidad. © Grafica de organizacién: Personal y Funciones, Catdlogo de cuentas e instructivo para su manejo. Politicas de contabilidad. Sistemas de archivo. + Informacién Financiera. © Balances Generales comparativos, Estados de Resultados comparativos. Estado de Variaciones en el Capital Contable. Estado de Cambios en la Situacién Financiera Estado comparativo de adiciones y bajas de activo fij. Anélisis de las depreciaciones y amortizaciones acumuladas. ‘Andlisis de la reserva para cuentas incobrables. Analisis de ventas por afios en forma comparativa. Comentario: Mi opinién al respecto es que gracias a la evolucién de la tecnologia y todos los programas computacionales especificos en materia de Contabilidad, los papeles de trabajo se han simplificado significativamente, al grado supongo que a desaparecer en un futuro cercano. Toda la informacién recabada por el Auditor y su personal, debe estar perfectamente disponible, para entender de donde se obtuvieron los resultados del también con la finalidad de entender porque se llego a dicho resultado. 45Auditoria de Estados Financieros Inclusive la participacién del cliente en los procesos de Auditoria, que son de suma importancia, debe quedar asentado todos los comentarios y ayuda del cliente, informes y comentarios que formaron parte del dictamen y sobre todo en temas que el desconoce por el mismo giro y operacién de la empresa. Preguntas de autoevaluacién Que son los papeles de trabajo? éCudl es la importancia de los papeles de trabajo? Qué datos se encuentran plasmado en los papeles de trabajo? De quién es la propiedad de los papeles de trabajo? éCémo se clasifican los papeles de trabajo? Qué elementos deben contener los papeles de trabajo? éPara qué sirven los indices en los papeles de trabajo? éPara qué sirven las marcas en los papeles de trabajo? 46Auditoria de Estados Financieros Bibliografia Capitulo 4 a. 2 3; Israel Osorio Sanchez. Auditoria |; Fundamentos de Auditoria de Estados Financieros, Cuarta Edicién; Cengage Learning, 2007, México. Alberto Napolitano Niosi, Fernando Holguin Maillard, Alberto Tejero Gonzalez; Auditoria de Estados financieros y su documentacién; Instituto Mexicano de Contadores Publics, Tercera Edicién, 2013, México, Victor Manuel Mendivil Escalante; Elementos de Auditoria; Cengage Learning, Sexta Edicién; 2013, México. ar