5A Instructivo 2011 v1

ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C.
Secretara
EDUCACIN
Validador Excel
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN
ANEXO 5A
ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C. Secretara
Temas a tratar:
Instructivo para descargar anexo 5A de la pagina SED Habilitar Macros en Excel Encabezado Detalle Validacin del archivo Depuracin de Inconsistencias Generacin del archivo plano Cargue del Archivo Plano Copia de Respaldo IMPORTANTE Contactos
Validador Excel Anexo 5A 2
EDUCACIN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
1. INSTRUCTIVO PARA DESCARGAR EL ANEXO 5A DE LA PGINA DE LA SED
EDUCACIN
Digitar en el Internet Explorer la siguiente direccin de correo: http://matriculabd1.redp.edu.co/C600/ El sistema presentar la siguiente pantalla:
El Usuario es: el cdigo Dane de 12 dgitos del colegio y la clave es: 4573621
Validador Excel Anexo 5A
EDUCACIN
El Sistema desplegar la siguiente ventana:
Se elige la opcin Anexo 5A y se da clic en continuar.
EDUCACIN
Luego presione la opcin, DESCARGUE AQU UN INSTRUCTIVO Y LA PLANTILLA PARA ARMAR ARCHIVO, aqu se descarga la documentacin necesaria para el diligenciamiento de la informacin.
EDUCACIN
Ahora el sistema da la opcin de guardar el archivo en la carpeta que el usuario elija. Despus de seleccionar destino presione guardar.
El archivo descargado es un archivo comprimido en formato ZIP, que contiene un macro en Excel para el diligenciamiento del Anexo 5A y una presentacin en Power Point con este instructivo. Validador Excel Anexo 5A 6
2. Habilitar Macros en Excel

LAS MACROS DEBEN SER HABILITADAS CADA VEZ QUE ABRA EL ARCHIVO
EDUCACIN
Office 2003 o anteriores:

Antes de ingresar a la plantilla, debe abrirse Excel y elegir: Herramientas, Opciones, Seguridad, Seguridad de macros.
EDUCACIN
Office 2003 o anteriores: en la ventana emergente de Nivel de Seguridad,

Seleccionamos Medio y damos Clic en Aceptar. Cerramos el archivo y volvemos a abrirlo, al abrir presenta la ventana de Advertencia de seguridad en la cual elegimos Habilitar Macros

EDUCACIN
Office 2007 y 2010 Antes de ingresar a la plantilla, debe abrirse Excel y seguir los siguientes pasos: - Botn de Office Opciones de Excel Centro de confianza Configuracin del centro de confianza Configuracin de macros

Botn de Office Opciones de Excel Centro de confianza Configuracin del centro de confianza Configuracin de macros Deshabilitar todas las macros con notificacin (se
sugiere, sin embargo esta eleccin depende del nivel de seguridad deseado)
EDUCACIN
.Office 2007 y 2010:
10
EDUCACIN
Despus de habilitar los macros abra el archivo. En Office 2007 y 2010 le aparecer esta notificacin como una advertencia, oprima Opciones y en la ventana emergente marque Habilitar este contenido.
11
DILIGENCIAMIENTO
EDUCACIN
Este es el archivo en Excel con unas macros diseadas que facilitan su diligenciamiento y evitan los errores de digitacin.
Este archivo debe ser modificado, se debe Copiar su formato para diligenciamiento en otra hoja de calculo, esta herramienta esta diseada bajos los parmetros requeridos de la informacin, su alteracin o presentacin en otro formato evita que la informacin sea presentada como se requiere y esta ser
invalida
12
3. Encabezado
EDUCACIN
Se digita nicamente el cdigo DANE de 12 dgitos
Cdigo DANE errado: Muestra mensaje de error
Cdigo DANE correcto: Se autocompleta la dems informacin
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4. Detalle
EDUCACIN
Se digita la informacin por estudiante, en las variables que usan codificacin especfica, se muestra un cuadro emergente con la orientacin:
IMPORTANTE El Carcter y la Especialidad son exclusivos para los grados 10, 11 y 12. Para los dems grados el Carcter es 0 y la especialidad 00. Si el colegio es Acadmico para los grados mencionados el carcter es 1 y la especialidad 05, si el colegio es tcnico el carcter es 2 y la especialidad es la que ofrece el Colegio
Se puede digitar la informacin o elegirla de la lista desplegable de la celda:
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4. Detalle
EDUCACIN
En la opcin Metodologa: se debe elegir la modalidad del Colegio, es decir la que qued estipulada en la licencia de funcionamiento.
1 Educacin Tradicional 2 Escuela nueva 3 Post primaria 4 Telesecundaria 5 SER 6 CAFAM 7 SAT 8 Etnoeducacin 9 Aceleracin del Aprendizaje 10 Programa para Jvenes en extraedad y Adultos (Decreto 3011) 11 Preescolar Escolarizado 12 Preescolar No Escolarizado/Semiescolarizado 13 SAT presencial La mayora de Colegios tienen educacin Tradicional, pero es necesario verificarlo contra la licencia.
4. Detalle
EDUCACIN
Tipo Jornada = La jornada en que esta estudiando el alumno del registro Carcter = El carcter que tiene la institucin ( Acadmico, Tcnico o no aplica para los grados menores a 9 ) Especialidad = la especialidad con que cuenta la institucin para el caso de carcter Acadmico es Acadmico solo aplica especialidad para los grados mayores a 9 de lo contrario es no aplica (00) Grupo = el curso en el cual esta ubicado el alumno ( 01 A) Tipo Documento = Seleccione el tipo de documento que posee alumno, extranjero (3) Documento = Este NO debe llevar guiones ni comas ni puntos ni separador alguno. Departamento o Municipio = En el lugar de expedicin, de residencia y de nacimiento seleccionar del listado el departamento y el municipio para que la macro codifique en la casilla del lado el correspondiente, para el caso de extranjero seleccione extranjero en departamento y en municipio de expedicin y nacimiento solamente. Apellidos y Nombres = Estos NO deben llevar tildes, ni apostrofes, ni puntos, ni espacios antes ni despus de la ultima letra Fecha nacimiento = debe colocar la informacin completa as: da dos cifras (02) mes dos cifras (05) ao cuatro cifras (1998) e ir separado por (/) Sit _acad_ano_anteior = situacin acadmica ao anterior si se marco en repitente (S) en esta casilla debe colocar el por que de la repitencia, (no estudio, reprob o no culmino estudios).
5. Validacin del archivo

Cuando se termine de digitar la informacin de todos los estudiantes se debe hacer clic en el botn Generar Archivo
EDUCACIN
La aplicacin proceder a realizar las validaciones y presentar mensajes orientadores para depurar inconsistencias en caso de existir, el tiempo de validacin por registro oscila de 5 a 10 segundos segn la configuracin del computador en que se realice el proceso La validacin se har en forma secuencial por cada tipo de error, y al finalizar si no encuentra mas errores o inconsistencias el validador creara el archivo .txt.
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6. Depuracin de inconsistencias
EDUCACIN
La aplicacin proceder a realizar las validaciones y presentar mensajes orientadores para depurar inconsistencias en caso de existir, tales como:
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EDUCACIN
Si el alumno que esta ingresando se encuentra en extra edad confirmada, envi la plantilla va EMail (al personal de apoyo asignado a su localidad)especificando en el correo todos los datos de los alumnos que se encuentran en extraedad.
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EDUCACIN
20
EDUCACIN
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7. Generacin del archivo plano
EDUCACIN
Luego de que el usuario realice las correcciones y se aprueben todas las validaciones, se muestra la siguiente ventana: Se debe seleccionar la ruta donde se almacenar el archivo (el nombre se asigna automticamente) plano a enviar.
Luego se informar mediante esta ventana la creacin exitosa del archivo:
22
7. Generacin del archivo plano
EDUCACIN
En la ruta seleccionada en el punto anterior debe estar el archivo plano generado:
El nombre del archivo se construye automticamente con el cdigo Dane de 12 dgitos.

** Por favor no modifique este nombre de archivo a menos de que este seguro de que no coincide con su cdigo Dane de 12 Dgitos**
23
8. Cargue del archivo plano
EDUCACIN
Despus de confirmar que el archivo generado por la plantilla del validador corresponde con el cdigo Dane de 12 dgitos del colegio, se ingresa a la pgina de la SED http://matriculabd1.redp.edu.co/C600/ .
El Usuario es: el cdigo Dane de 12 dgitos del colegio y la clave es: 4573621
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EDUCACIN
El Sistema desplegar la siguiente ventana:
Se elige la opcin Anexo 5A y se da clic en continuar.
EDUCACIN
Luego se elige la opcin examinar, para cargar el archivo plano.
EDUCACIN
El sistema da la opcin de elegir la carpeta donde se encuentra el archivo plano y permite seleccionar el archivo grabado.
EDUCACIN
Elegir enviar archivo.
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9. Copia de Respaldo
EDUCACIN
Despus de que el archivo fue cargado exitosamente es necesario enviar una copia del archivo .txt generado al correo sedanexo5a@gmail.com, lugar en el cual quedara la copia de respaldo de su informacin, si este correo no es enviado el proceso no ha finalizado y usted no tendr soporte de la elaboracin del anexo 5A, de este correo no abra respuesta positiva solo en caso de que lo que enva no corresponda a lo esperado.
Si el archivo cargado en el aplicativo tiene fallas su copia de respaldo almacenado en el correo sirve como backup de su proceso.
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EDUCACIN
La plantilla NO debe ser modificada, NO se debe Copiar su formato para diligenciamiento en otra hoja de calculo, esta herramienta esta diseada bajos los parmetros requeridos de la informacin, su alteracin o presentacin en otro formato evita que la informacin sea presentada como se requiere y esta ser invalida
1. No olvide validar las macros cada vez que abra su archivo, esto para que las ayudas de la plantilla se desplieguen, sean visibles y lo guen en el correcto diligenciamiento. 2. El Carcter y la Especialidad son exclusivos para los grados 10 ,11 y 12. Para los dems grados el Carcter es 0 y la especialidad 00. 3. Si el colegio es Acadmico para los grados 10, 11 y 12 el carcter es 1 y la especialidad 05, si el colegio es tcnico el carcter es 2 y la especialidad es la que ofrece el Colegio 4. Por favor no modifique el nombre de archivo que genera la plantilla a menos de que este seguro de que no coincide con su cdigo Dane de 12 Dgitos 5. Recuerde digitar los nombres y apellidos de los estudiantes en maysculas sin tildes , guiones, ni apostrofes, y los documentos de identidad no llevan puntos ni guiones
EDUCACIN
CONTACTOS
En caso de tener algn problema con el proceso, la plantilla o el cargue de la informacin por favor escribir a:
Cada correo electrnico que envi al apoyo de su localidad o al enviar el archivo de respaldo debe cumplir con este protocolo en el espacio del asunto
Protocolo Correo Electrnico: en el Asunto ( Localidad( Bosa) - Nombre colegio(
instituto xxxxx) - Anexo 5A)


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1. INSTRUCTIVO PARA DESCARGAR EL ANEXO 5A DE LA PGINA DE LA SED

Validador Excel Anexo 5A

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1. INSTRUCTIVO PARA DESCARGAR EL ANEXO 5A DE LA PGINA DE LA SED

El Sistema desplegar la siguiente ventana:

Se elige la opcin Anexo 5A y se da clic en continuar.

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1. INSTRUCTIVO PARA DESCARGAR EL ANEXO 5A DE LA PGINA DE LA SED

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1. INSTRUCTIVO PARA DESCARGAR EL ANEXO 5A DE LA PGINA DE LA SED

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2. Habilitar Macros en Excel

Office 2003 o anteriores:

Validador Excel Anexo 5A

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2. Habilitar Macros en Excel

Office 2003 o anteriores: en la ventana emergente de Nivel de Seguridad,

Validador Excel Anexo 5A

2. Habilitar Macros en Excel

Validador Excel Anexo 5A

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2. Habilitar Macros en Excel

.Office 2007 y 2010:

Validador Excel Anexo 5A

ALCALDA MAYOR DE BOGOT D.C. Secretara

2. Habilitar Macros en Excel

Validador Excel Anexo 5A

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Validador Excel Anexo 5A

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Se digita nicamente el cdigo DANE de 12 dgitos

Cdigo DANE errado: Muestra mensaje de error

Cdigo DANE correcto: Se autocompleta la dems informacin

Validador Excel Anexo 5A

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Se puede digitar la informacin o elegirla de la lista desplegable de la celda:

Validador Excel Anexo 5A

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5. Validacin del archivo

Validador Excel Anexo 5A

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7. Generacin del archivo plano

Luego se informar mediante esta ventana la creacin exitosa del archivo:

Validador Excel Anexo 5A

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7. Generacin del archivo plano

En la ruta seleccionada en el punto anterior debe estar el archivo plano generado:

El nombre del archivo se construye automticamente con el cdigo Dane de 12 dgitos.

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