Vy MN-DIRES-OT SiG SONcHO| = DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION- ese CONCEIO MUNICIPAL DE viLLAViceNcio | conIGo: _PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 0 VWiseNcia | 42/00/2008 Pigina I de 22 CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION VERSION 6 VILLAVICENCIO. CM CONCE MUNICIPA| JO L DE VILLAVICENCIO | Gesfider cour proyceictt — | Nit. 800.104.048-2 VILLAVICENCIO 2021CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO conigo; | MN-PIRES-01 SG [PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 6 nes MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION- |VIGENCIA_|_12/02/2021 ‘se Pagina 2 de 22 Contenido 1 2. 3. 14. OBJETIVO.. 1.3, DEFINICIONES 24, RESENA HISTORICA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO. 2.2. LOCALIZACION 2.3. CLIENTES - PARTES INTERESADAG.... 24. PRODUCTOS Y SERVICIOS. 25. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO. 3.1. FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. 3.2. PLANIFICACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. 3.3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION CALIDAD 3.4. EXCLUSIONES... 4.0. ESTRUCTURA DEL MODELO..... 4.1, ESTRUCTURA DE PROCESOS DEL SISTEMA... 42, DOCUMENTOS DEL SISTEMA... GENERALIDADES DEL MANUAL SIG... PRESENTACION DE LA ENTIDAD 2.4.1. Requisitos de los Clientes y Partes Interesadas... 25.1, Mision . 252. 2.5.1. Principios y valores corporativos. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION oo em VV oon inv 4.1.1. Procesos del sistema © Procesos misionales = Procesos de apoyo. © Proceso de evaluaciOn wn... 41.2. Procesos caracterizados 4.1.3. Informacién documentad: 4.2.3. Control de documentos.CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO eopen: |MN-PIRES-OL PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 06 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION- | _VIGENCIA | _12/02/2021 a6 Pagina 3 de 22 4.2.4. Control de informacion Documentada.. 4.2.4. Procedimientos obligatorios del Sistema integrado de Gesti6n.... 5.0. POLITICAS Y OBJETIVOS DE CALIDA 5.1. OBJETIVOS INSTITUCIONALES Y DE CALIDAD. 5.2. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION..... 5.2.1. Responsabilidad y autoridad 5.2.2, Representante de la Direccion 5.2.3. Comunicacién Intema.... : senses . 5.3. REVISION POR LA DIRECCION.. _ 7 6. GESTION DE LOS RECURSOS. 6.1. Provision de los Recursos Financieros. 6.2. TALENTO HUMANO... 63. INFRAESTRUCTURA. 7. PRESTACION DEL SERVICIO 7.4. COMUNICACION CON EL CLIENTE. 7.2. PROPIEDAD DEL CLIENTE.. “ 7.3, ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS ... a 8.1, SATISFACCION DEL CLIENTE. een 82, SEGUIMIENTO Y MEDICION... 8.2.1. Auditoria interna... 83. CONTROL DE SALIDAS NO CONFORMES. 84. ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA..... ANEXO 1 bwMN-DIRES-O1 | || Concrso| PROCESO DE BIRECIONAMENTO EsTRATEGICO | VEnSION 06 RUNICIA BAEINIGERAS| MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. | VIGENCIA | _ 12/02/2023 \y|__CONCEIO MuNicipaL DE viAviceNciO | coDico: at CA i sic Piigina 4 de 22 rm soo os oe22 DECLARACION DEL COMPROMISO DEL PRESIDENTE DEL CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO EI Concejo Municipal de Villavicencio consciente de la importante funcién democratica que cumple con el Ejercicio del Control Politico, el Estudio y aprobacién de Proyectos de acuerdo y los espacios de Participacién ciudadana, ha desarrollado e implementado mecanismos gerenciales como el Sistema de Gestidn de Calidad basado en la Norma 1SO 9001: 2015 Y MIPG, como referente permanente e instrumento eficaz para la mejora continua de los procesos y procedimientos en cumplimiento de la misién institucional y la satisfaccion de los ciudadanos y las demés partes interesadas. La Gestion del Concejo Municipal de Villavicencio y todos sus Integrantes se enmarca en la Integracion de estos sistemas, interiorizandolos y aplicéndolos dentro de las actividades diarias con el fin de lograr el compromiso de “Garantizar el cumplimiento del contro! politico, control especial y gestion de acuerdos, propiciando la participacién ciudadana en cumplimiento de las obligaciones constitucionales y de ley” De esta forma, “fortalecer el sistema integrado de gestién, mejorando el desempefio de los procesos, optimando de manera integral el talento humano, incrementando sus competencias para crear un ambiente laboral estable, satisfaciendo las necesidades de os usuarios”. Seran nuestros objetivos, con el que se busca mejorar continuamente y ser modelo a nivel Nacional, reconocido por una gestién efectiva, transparente, cercana a la ciudadania y con un alto grado de credibilidad en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, H.C. OSCAR YESID RODRIGUEZ CANON Presidente Concejo Municipal de Villavicencio — 2021 4cooico: MN-DIRES-01 CAN 22mm or muaeanao a 1 Seyep0 PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO ed won AMI2ies | MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION- 4. GENERALIDADES DEL MANUAL SIG 4.4. OBJETIVO Describir el Sistema integrado de Gestién del Concejo Municipal de Villavicencio, su alcance, sus caracteristicas de funcionamiente, la interaccién entre sus procesos y los mecanismos que permiten mantenerlo, con el fin de asegurar que las funciones constitucionales y legales propias de la Corporacién cumplen con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2015 y los lineamientos de MIPG. 4.2. ALCANCE EI Presente Manual aplica para todos los procesos, funcionarios y servidores piiblicos del Concejo Municipal de Villavicencio. 1.3. DEFINICIONES Los términos y definiciones se acogen a los establecidos en la Norma ISO 9001:2015. 2. PRESENTACION DE LA ENTIDAD 2.1. RESENA HISTORICA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO El Concejo Municipal de Villavicencio, es una corporacién politico administrativa de eleccién popular integrada por diecinueve (19) concejales elegidos por un periodo Constitucional; de cuatro (4) afios y reelegibles indefinidamente, quienes representan al pueblo. ‘Se puede deducir por las fuentes documentales que reposan en la Corporacién, que el Concejo Municipal de Villavicencio para el afio de 1914, ya funcionaba, esto se evidencia en el libro de correspondencia 1914-1924, aunque no se cuenta con evidencia de Acuerdos Municipales de los afios 1914 a 1931. Los Proyectos de Acuerdo mas antiguos que se conservan en el Archivo de la entidad datan del afio 1932, con el Acuerdo 001 de 1932, donde trata de la modificacién del Acuerdo No. 08 de 1926 y el Acuerdo 012 del 29 de noviembre 1947 “Por el cual se dicta el Reglamento Interno del Concejo y se adopta el Acuerdo 007 de 1925. ©| CAN |_concuomunectratpevuavicencio | cooico MEE DIRELOL | | CONCEJO| PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 06 = BOREIBAS) saanuat oes sistema ntecnaoo oe cesniow. | WoENcA ofan ra eon 4002 sig yaa 5 de En el ultimo periodo constitucional, e! Concejo ha tenido una serie de modificaciones representativas motivadas en el deseo de hacer de éste una entidad moderna y modelo a nivel nacional, dentro de estos cambios se puede destacar la modificacién su planta de personal administrativo pasando de 3 funcionarios a 14, ademas previa autorizacion de la Alcaldia se realizaron adecuaciones locativas y se ha generado un cambio de imagen corporativa. Los presidentes de los titimos dos (2) periodos constitucional han sido: 2020: JORGE ENRIQUE GARCIA CANGREJO 2019: MARIO GERMAN REY REY 2018: MIGUEL GIOVANNI BELTRAN KNORR 2017: OSCAR ARMANDO ALEJO CANO 2016: CARLOS ALBERTO CARRENO PEDRAZA 2015: JOSE ANTONIO PEREZ CASIANO. 2014: MIGUEL GIOVANNI BELTRAN KNORR 2013: JOSE ANTONIO PEREZ CASIANO 2012: OSCAR ARMANDO ALEJO CANO Para la vigencia 2021, fue electo el Honorable Concejal OSCAR YESID RODRIGUEZ CANON, y GLADYS PATRICIA BETANCOURT PINTO como Secretaria General de la Corporacién por primera vez. 2.2. LOCALIZACION En la actualidad tiene sede en la Calle 40 No. 32-38, con NIT No, 800104.048-2, predio que es de propiedad de la Alcaldia y que ha sido entregado en calidad de Comodato. 2.3. CLIENTES ~ PARTES INTERESADAS, EI Concejo Municipal de Villavicencio ha identificado dos tipos de clientes uno final, que esté constituido por los ciudadanos de! Municipio y otro inmediato que esta dado por los actores municipales que pueden tramitar Proyectos de Acuerdo ante la Corporacién y son sujetos de control politico, asi: Alcaldia municipal, Entes descentralizados, Contraloria y Personeria Municipal.T ‘MN-DIRES-0T \\g|___ CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO copiso: CONCEJO | PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 06 BARMISJRS) MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION- | wisencn | sa/eapecea | an *agina 7 de rorororee SiG Las Partes interesadas', en el Caso del Concejo Municipal estan dadas por los Entes de Control, las veedurias ciudadanas, Organizaciones No Gubernamentales (ONG) y Contratistas. 2.4. PRODUCTOS Y SERVICIOS Los productos y servicios del Concejo Municipal de Villavicencio estén enmarcados en su funcién constitucional y legal: * Estudio y aprobacién de Proyectos de Acuerdo * Control Politico sobre los Secretarios de despacho, directores de departamentos administrativos, representantes legales de entidades descentralizadas y demas funcionarios del orden municipal designados para periodos fijos, al Personero y Contralor. 1s de los Clientes y Partes Interesadas Los requisitos de los clientes y partes interesadas estén establecidos en la Constitucién Nacional, Leyes, Decretos y demas normatividad aplicable a los Concejos municipales, especificamente lo descrito en: * Ley 136 de 1994 ‘Por la cual se dictan normas tendientes a modemizar la organizacion y funcionamiento de los municipios ~ Capitulo III” + Ley 1551 de 2012 “Por la cual se dictan normas para modemizar la organizacién y el funcionamiento de los municipios. - Capitulo III" ‘+ Ley 974 de 2005 “Por la cual se reglamenta la actuacién en bancadas de los miembros de las Corporaciones ptiblicas y se adecua el reglamento del Congreso al Régimen de Bancadas” * Ley 617 de 2000 “por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el decreto extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley organica de presupuesto, el decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacion y se dictan normas para la racionalizacién del gasto puiblico nacional’ * Acuerdo 263 de 2015 “Por medio del Cual se adopta el nuevo reglamento interno del Concejo Municipal de Villavicencio.” \Entendidas como individues u organizaciones extemas a la Corporacién que estén involucrados con el desemperio de la misma o que realzan verificacién y seguimiento a la gestion,was | CAN |_oxcuomuneratcevuancenco | congo, [SORT | ; COncEso| PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 6 MWMISARAS) MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. |_VIGENGIA | 42/02/2021 eat sie [Pina 8 ae 22 2.5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 25.4. Mision “El Concejo Municipal de Villavicencio es la Corporacién Politico administrativa de eleccién popular que representa de manera democratica los Villavicenses, quien cumple con las funciones consagradas en la constitucién politica y la legislacion nacional, con el fin de garantizar el ejercicio responsable de control politico, el tramite de proyectos de acuerdo, promoviendo iniciativas de desarrollo integral y sostenible para la ciudadania.” 2.5.2. Vision “En el afio 2023 El Concejo Municipal de Villavicencio aumentara su reconocimiento de manera regional y nacional, diferenciandose por su gestién administrativa, cercania a la ciudadania y con un alto grado de credibilidad en el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales 2.5.1. Principios y valores corporativos Los valores institucionales que inspiran y soportan la gestién del Concejo Municipal de Villavicencio relacionados a continuacién, son los definidos en la Declaracin de Principios y Valores éticos, Resolucién 189 de 25 de septiembre de 2008. * Compromiso: Es la capacidad de alinearse y tomar como propios los proyectos y propésitos institucionales. * Honestidad: Es la mas grande virtud y un principio rector que mueve al hombre a actuar con rectitud, honradez y veracidad en todo y cada uno de los actos de la vida y evidenciada en actuaciones claras y transparentes * Transparencia: La transparencia en la funcién piblica se evidencia a través de garantizar el derecho de todos los ciudadanos a conocer informacion propia de la actividad de la instituci6n, observando claridad en su trabajo y accesibilidad con quien tengan interés juridico y legitimo en los asuntos de su competencia, brindando informacién comprensible y verificable. + Responsabilidad: Es la obligacion moral y la disposici6n de responder siempre eficaz y honestamente con las tareas, obligaciones y compromisos asignados, aportando lo mejor de si mismo. Ser responsable implica capacidad para reconocer y hacerse cargo de las consecuencias de sus actuaciones y omisiones. * Calidad: La Calidad es una filosofia de trabajo, consistente en desempefiar bien las funciones, actividades y tareas asignadas de manera que satisfaganCONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO. | _cooico: | MN-PIRES-o1 PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 06 "MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. _VIGENCIA_| 12/02/2024 ‘se Pagina 9 de 22 permanentemente las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos Con el propésito de generar confianza y que al ciudadano se le considere el eje principal de la Gestién del Concejo para la prestacién de servicios, nuestros procesos estaran orientados hacia el mejoramiento integral de la calidad de vida de nuestros usuarios y beneficiarios y a incrementar su nivel de satisfaccion * Confianza: Es la proyecci6n de la credibilidad en el actuar, se materializa en acciones consistentes entre lo que se dice y lo que se hace. + Lealtad: Es el compromiso que tenemos a defender lo que creemos y en quien creemos; es ser fiel y firme en pensamiento, palabra y obra con una institucién que ha depositado su confianza en nosotros. * Respeto: Es el valor fundamental para la convivencia social, implica aceptar que todos somos diferentes y Unicos, es aceptar al otro, reconocer y no vuinerara sus derechos; también incorpora el aprecio por el entorno o medio ambiente, su cuidado y la observancia de conductas para preservarlo y dignificarlo. + Voluntad de Servicio: Es la disposicién para cumplir las funciones asignadas como servidores puiblicos con toda la atencién y esmero, privilegiando el interés general sobre el particular, proyectando el trabajo cotidiano hacia la eficiencia y eficacia de! servicio que prestamos a la ciudadania, fin ultimo y razén de ser de las entidades publicas. * Solidaridad y Cooperacion: Es actuar en unién, sintiendo como propias las causas, intereses y responsabilidades de otros, de manera desinteresada y oportuna, expresando un alto grado de integracion. 3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION EI modelo del Sistema de Gestién Integral de! Concejo Municipal de Villavicencio, se caracteriza porque permite ver la entidad como un solo sistema, representado en el modelo de procesos, asegurando que en cada proceso de la Corporacién se desempefie de una manera eficaz y eficiente. El Concejo Municipal de Villavicencio, consciente de los beneficios administrativos del Modelo Estandar de Control Intero y de la Norma ISO 9001:2015, integrd dichos modelos en el Sistema Integrado de Gestién — SIG, e cual permite fortalecer los procesos y optimizar los recursos de la Entidadce -|conceso municipat ve vizavicencio | conigo: [MNPIRES-OT : iL : | | CONCEUG|_PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 06 BEMISIRAS) eanuac oc sistema mteGRapo De Gesrion- | WGENGA | “27a stoves sis El Sistema de Calidad se enfoca en la administracién y definicién de acciones para mejorar el desempefio de la institucién, mientras que el Sistema de control interno se centra en la configuracién de estructuras de control de gestion. La Articulacion de estos sistemas se caracteriza por la adopcién de un modelo basado en la gestion por procesos y la mejora continua de los mismos mediante la aplicacion del ciclo PHVA (Planear ~ Hacer — Verificar — Actuar), permitiendo articular la operacion de la Entidad a partir del cumplimiento de los requisitos, la medicién del desempefio y el mejoramiento continuo. 3A. FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL A continuacién se presentan los elementos sobre los cuales se fundamenta el modelo Carécter integral de la Gestion: para adoptar la propuesta de un Sistema de gestion integral es necesario reconocer que la gestién de! Concejo Municipal de Villavicencio es una sola, pues obedece a una sola unidad de propésito que es Ia vision y a una sola naturaleza que es la misién. Esta condicién integral significa también que la gestion incluye las cuatro etapas del ciclo PHVA (Planear ~ Hacer - Verificar— Actuar). * Centralidad de los procesos: el fundamento del Sistema de Gestion Integrado es el modelo de procesos de la Corporacién representado en su Mapa de procesos. * Suficiencia del Modelo de Procesos: teniendo en cuenta que el modelo de procesos es una representaci6n de la realidad de la entidad, el Mapa de procesos deberia ser suficiente para para cubrir todas las necesidades y los requisitos de gestién de la organizacién. + Desdoblamiento de la Gestién: a partir de! modelo de procesos del Concejo Municipal de Villavicencio, seré posible desdobiar la gestion hasta el nivel de desagregacién que se considere necesario para hacerlo practico en la entidad. + Dinémica del modelo de procesos: el modelo de procesos adoptado para el Concejo Municipal de Villavicencio, debe ir cambiando a medida que cambia la realidad de la organizacion que él pretende describir, por lo tanto sera objeto de revision periédica y sistematica para ajustarlo a los elementos determinantes del contexto en que se mueve la Corporacién, tanto en el Ambito interno como externo._|___CONCEIO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO conico; | MN-PIRESO1 CONCEJO|_ PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION | 06 | MARESIRSS) maNuAL DEL sistEMA INTEGRADO De GesTiOn. | VIGENCIA | 12/02/2021 | Gaareeir "agina Ul de | mw ecorosow2 SIG 3.2. PLANIFICACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION La planificacién del sistema se inicié con la definicién de un plan de implementacion del Sistema de Gestion de Calidad y MIPG, bajo los parémetros de la Norma NTC ISO 9001: 2015 y MIPG. Para el 2021 se realiza la restructuracién del Sistema Integrado de Gestion, Actualizando EI Planteamiento Estratégico, Los procedimientos, las Caracterizaciones de proceso, los Indicadores de Gestion, el Manual de Calidad, los Formatos y los Documentos del Sistema Integrado de Gestién del Concejo Municipal de Villavicencio, creando un clima de calidad organizacional, cumpliendo con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2015 dando continuidad a los lineamientos. Para el 2021 se actualiza la planeaci6n estratégica y se adopta la politica de Calidad y el mapa de procesos del concejo municipal de Villavicencio a través de la resolucién 100.35.79-012 del 2021 3.3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION CALIDAD “El Sistema Integrado de Gestion implementado en el Concejo Municipal de Villavicencio tiene como alcance “Prestacién de servicios para el debate y / 0 aprobacién de proyectos de acuerdo, participacién ciudadana y ejercicio de contro! politico para el beneficio de la poblacién de Villavicencio.”. 3.4. EXCLUSIONES No son aplicables al Concejo Municipal de Villavicencio los siguientes requisitos de la ISO 9001:2015 ISO 9001:2015 (7.1.5) Recursos de seguimiento y medicién; la Corporacién Concejo Municipal de Villavicencio, no utiliza dispositivos de seguimiento y medicién en el cumplimiento de su misi6n institucional. (6.3). Disefio y desarrollo de los productos y los servicios. Ei Concejo Municipal de Villavicencio no disefia ni desarrolla productos, debido a que ejerce el Control Politico y realiza la Gestion de Acuerdos en el municipio, de acuerdo con el marco normativo que le aplica (8.4.1 b y c) La corporacion no presta sus servicios a través de terceros y no integra inguin proceso externo para la prestacién del servicio. aCONCEIO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO. | copigo, | MN-DIRES-OF PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 06 MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. |_VIGENCIA_| _ 12/02/2021 ‘sie Pagina 12 de 22 Nota: Para nuestro sistema de gestion frente a la norma ISO 9001:2015 no se podran ejecutar los numerales anteriormente nombrados. 4.0. ESTRUCTURA DEL MODELO 4.4. ESTRUCTURA DE PROCESOS DEL SISTEMA EI Concejo Municipal de Villavicencio ha establecido un modelo de operacién por procesos en el cual las actividades se ejecutan de acuerdo con el ciclo PHVA, buscando mejorar el desempefio para responder a las necesidades y expectativas de las partes interesadas. EI Modelo del Sistema de Gestion Integral del Concejo Municipal de Villavicencio tiene un total de nueve (9) procesos, categorizados en cuatro grandes grupos: procesos estratégicos, procesos de apoyo, procesos misionales y procesos de evaluacién de acuerdo con la propuesta establecida por la ISO 9001:2015. La estructura de! modelo se observa en el mapa de procesos de la entidad, en el cual se identifican gréficamente los procesos que le permiten cumplir su mision CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO (Gelee es Papert| MN-DIRES-O1 aa» | CAN) _Sonceomunicrat oe muavicencio | cooic: | | CONCE UO _ PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO_|_VERSION _| 06 MMIMGIRAG) manuat DEL sistema INTEGRADO DE GESTION. |_VIGENCIA | 32/02/2021 eee x 7 3 de 22 SIG 4.1.1. Procesos del sistema * Procesos Estratégicos Este tipo de procesos fijan los Objetivos, las politicas y las estrategias para el cumplimiento de la Misién y la Visi6n de la Institucién, incluye los procesos de Direccionamiento estratégico y de Mejora continua. El proceso de Direccionamiento estratégico es el que le da a la entidad su orientacion. Es el proceso “conductor” de los demas que conforman el Sistema de Gestion integral. En él se agrupan los requisitos relativos a las responsabilidades de la alta direccion en el Modelo MIPG y en el Sistema de Gestion de Calidad ISO 9001:2015 EI Proceso de Mejora continua tiene como objetivo asesorar en la implementacion y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestién (SIG) con el fin de promover la mejora continua de los procesos del Goncejo Municipal de Villavicencio. * Procesos misionales Retine e interrelaciona los procesos que dan como resultado el cumplimiento de la mision © raz6n de ser de la Institucién. Para el caso del Concejo Municipal incluye el unico proceso de Gestién Politica. * Procesos de apoyo Proporcionan el soporte y proveen los recursos necesarios para e! cumplimiento de los objetivos de los Procesos estratégicos, misionales y de evaluacién de la Corporacion. En total son cinco (5) procesos asf: Gestién de Administrativa, Gestion documental, Gestion talento humano, Gestion de las TIC’S y Gestién Financiera. * Proceso de evaluacién La Corporacién cuenta con un proceso que se denomina Gestién de la Evaluacion y seguimiento cuyo objetivo es verificar de manera permanente y sistemética la efectividad del Sistema Integrado de Gestion de la entidad - SIG; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecucién de los Planes, programas y proyectos y los resultados de gestién, con el propésito de detectar desviaciones y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento del Concejo Municipal de Villavicencio.a || CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO conigo: | MN-PIRES@ | | CONCEJO| PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION oo MMISRAS) MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION- wee [ s2/oz/aoa smc ocore sig o 4.1.2. Procesos caracterizados EI Sistema Integrado de Gestién de la Corporacién cuenta con caracterizaciones por proceso las cuales estan publicadas en la pagina oficial del Concejo Municipal de Villavicencio (www.concejodevillavicencio.gov.co ~ SIG), en las cuales ademas de mostrar la interaccién con otros procesos del sistema, se muestran las relaciones con entidades externas (cuando aplica) y se muestran las actividades principales de cada proceso siguiendo el ciclo PHVA (Planear — Hacer — Verificar — Actuar). Con base en lo anterior los procesos también muestran interacciones entre ellos mismos siguiendo la secuencia: salidas de planear, son las entradas del hacer, salidas del hacer son las entradas del verificar, salidas del verificar entradas del actuar. 4.1.3. Informacion documentada Los procedimientos son la forma detallada para llevar a cabo 0 ejecutar un proceso y definen entre otras cosas: quién hace qué, dénde cuando, cémo. Los procedimientos se encuentran controlados_ «sy_~—sdispuestos. «= ens la_—Ssipagina’ «web wwww.coneejodevillavicencio.gov.co — SIG, para su consulta y aplicacion 4.2. DOCUMENTOS DEL SISTEMA El Concejo Municipal de Villavicencio define una estructura documental que establece los parametros generales para la elaboracién de documentos, su codificacién, emision, revision, aprobacién, modificacién, actualizacién, control de cambios, distribucién, eliminacién, manejo e identificacién de documentos obsoletos, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos de Control de registros y control de documentos, evidenciados en el proceso de Mejora Continua, 4.2.3. Control de documentos Los documentos del Sistema Integrado de Gestién se controlan siguiendo la metodologia establecida en el procedimiento control de documentos. En este procedimiento se describen los controles necesarios para la aprobacion, revisién, actualizacion, identificacion de cambios y de la versién vigente de los documentos, incluidas las disposiciones legales aplicables sobre el control de documentos establecidas en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).CAN momuraLevuauicencio | conic CONCEJO| PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION | MUNICIPAL anual DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. |_VIGENCIA ne eoocorowea SiG ]MN-DIRES-O1 | 4.2.4. Control de informacién Documentada La informacién documentada del Sistema integrado de Gestin del Concejo Municipal de Villavicencio se controlan siguiendo la metodologia establecida en el procedimiento control de documentos el cual define los parémetros necesarios para: su identificacion, almacenamiento, proteccién, recuperacion (acceso), tiempo de retencién y disposicion final, en coherencia con las disposiciones legales aplicables sobre el control de registros establecidas en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). 4.2.3. Listados de Control Maestro El control de documentos, registros del sistema y normatividad aplicable es responsabilidad del proceso de Mejora Continua través del Listado maestro, tablas de retencién documental y matriz de requisitos legales. 4.2.4, Procedimientos obligatorios del Sistema Integrado de Gestion El Concejo Municipal de Villavicencio documento los procedimientos requeridos por la Norma ISO 9001:2015 de acuerdo con lo establecido asi: Procedimiento de control de documentos Procedimientos Salidas No conforme. Procedimiento Auditorias internas Procedimiento Acciones Correctivas. Procedimiento revision por la Direccién. oe ena 5.0. POLITICAS Y OBJETIVOS DE CALIDAD “En el Concejo Municipal de Villavicencio nos comprometemos en el estudio y aprobacién de proyectos de acuerdo, al ejercicio del control politico y generar espacios para la participacién ciudadana dentro del marco de la constitucién, la normatividad legal vigente y los requisitos de nuestro sistema integrado de gestién, contribuyendo al mejoramiento continuo de la Corporacién a fin aumentar la satisfaccin de las necesidades de los villavicenses" 5.1, OBJETIVOS INSTITUCIONALES Y DE CALIDAD Los objetivos institucionales se definieron de manera coherente con la politica de calidad como un medio para enmarcar las acciones de la Corporacién hacia propésitos comunesi » | SSnceo | PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 06 | BARMIGIBAS| manual DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. | VIGENCIA | _12/02/2021 | eon ‘ste igina 16 de 22 que de manera consolidada faciliten el cumplimiento de su misién y de sus propositos relacionados con el Sistema de Gestion. > Garantizar el cumplimiento del control politico, control especial y gestion de acuerdos, propiciando la participacién ciudadana en cumplimiento de las obligaciones constitucionales y de ley. > Fortalecer el desempefio de los procesos y Mantener de manera integra las competencias del talento humano. > Mejorar las condiciones y el mantenimiento de infraestructura fisica y tecnoldgica, ademas de Aumentar el control documental y herramientas archivisticas. > Mejorar continuamente el sistema de gestion de calidad y Generar satisfaccién ala ciudadania en la atencion 5.2. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION 5.2.1. Responsabilidad y autoridad Las responsabilidades y autoridades que tienen cada uno de los cargos que hacen parte de la estructura organizacional de! Concsjo Municipal de Villavicencio, estan estipuladas en el “Manual especifico de funciones, competencias laborales y requisites de Ia planta de empleos del Concejo Municipal de Villavicencio’ adoptado mediante Resolucién No.052 de 2019 y modificado por la resolucién 073 de 2019. 5.2.2, Representante de la Direccion El Concejo Municipal de Villavicencio nombré a la Secretaria General de a Corporacion como Representante de la Direccién para efectos de garantizar la implementacion, operacién y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestion basado en la Norma ISO 9001:2015 y el Modelo MIPG. §.2.3. Comunicaci6n Interna El Concejo Municipal de Villavicencio promueve una adecuada comunicacién al interior de los procesos del Sistema Integrado de Gestion, mediante los siguientes canales: * Escrito: para transmitir mensajes e informacién de caracter individual se emplea la nota interna y para difundir mensajes masivos se hace uso de las circulares y de los correos electrénicos institucionales. * Verbal: La Corporacién cuenta con diferentes comités que se reunen periédicamente y ademas se realizan reuniones generales conforme a las 16DIRES-01 CAN\\|_2xcomnertoemunneence | ence | ; PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION _ 06 Pagina 17 de 22 na oo sas 0182 SiG Necesidades, con el fin de transmitir y comunicar informaci6n relacionada con las actividades que se estan desarrollando en la entidad. Para generar cultura de la calidad se realizan capacitaciones periddicas en temas de calidad y control interno y se difunden boletines técnicos relacionados con la tematica 5.3. REVISION POR LA DIRECCION Anualmente se efectuara la revision del Sistema de Gestion de Calidad de acuerdo con los parametros definidos en las Norma ISO 9001: 2015, La informacién para la revision al igual que los resultados de esta y las conclusiones, compromisos, decisiones y acciones a tomar, se registran en un Acta de reunion. 6. GESTION DE LOS RECURSOS 6.1. ProvisiOn de los Recursos Financieros EI Proceso de Direccionamiento Estratégico formula el plan de accion, en donde se establecen las actividades y metas para la vigencia; las necesidades y requerimientos del Concejo para el desarrollo de este plan y el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales se canalizan a través del Proceso de Gestion Administrativa quien consolida y mantiene actualizado el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad. EI Presidente, Mesa Directiva y el Proceso de Gestion financiera mediante el Procedimiento de ejecucién presupuestal garantizan la asignacién de los recursos necesarios para la operacién eficaz y eficiente de los procesos. EI seguimiento y control de presupuesto asignado y las politicas y directrices que aseguran el correcto empleo de los recursos y consolidacin de los Estados financieros € realizado por el proceso de Gestién financiera. 6.2. TALENTO HUMANO El Concejo Municipal de Villavicencio cuenta con el “Manual especifico de funciones, competencias laborales y requisitos de la planta de empleos del Concejo Municipal de Villavicencio" adoptado mediante Resolucién No.073 de 2019, e cual especifica el perfil y los requisitos que debe cumplir la persona que desemperia determinada labor. SONCEJO MUUNICIRAG| MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO OE GESTION. |_ViGENCIA | 3/02/2023 |+) CAN) Sone mustcpat oe viuavicencio | covico: [MN-DIRESOI | | CSnceo | PROCESO DE DIRECIONAMIENTOESTRATEGICO | VERSION | BRMISIRAE) MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION- _VIGENCIA | _ 12/02/2021 ‘| gina 18 de 22 eames si | fn Ademés e! Concejo anualmente desarrolla un Plan Institucional de Capacitacién, el cual busca mejorar las habilidades y competencias de las personas que desemperian los empleos. 6.3. INFRAESTRUCTURA EI Concejo Municipal de Villavicencio proporciona los recursos necesarios que posibilitan al personal dar cumplimiento a sus funciones, al igual que un espacio laboral adecuado y el equipo, herramientas y sistemas informaticos convenientes para el desarrollo eficaz de los procesos. 7. PRESTACION DEL SERVICIO 7.1. COMUNICACION CON EL CLIENTE El Concejo Municipal de Villavicencio mantiene comunicacién continuamente con el cliente inmediato (Alcaldia municipal, Entes descentralizados, Contraloria y Personeria Municipal) a través del correo institucional y otros medios escritos como oficios y circulares), asi como via telefonica existe interaccion permanentemente. Entre la ciudadania y el Concejo Municipal los canales de comunicacién estan previstos en el procedimiento Atencién al ciudadano y PORSF y en el Proceso Gestién Politica La pagina web (www.concejodevillavicencio.gov co), actéa como el principal instrumento de integracién y comunicacin a nivel municipal y nacional, la cual cumple los requerimientos de la Estrategia Gobiemo en linea a fin de cumplir Con la ley 1712 de transparencia y del derecho de acceso a a informacion publica nacional, reglamentado por el decreto 103 de 2015, de interés a la comunidad general y demas partes interesadas. 7.2. PROPIEDAD DEL CLIENTE Se considera propiedad del cliente toda informacién o documento recibidos por el Concejo Municipal de Villavicencio por parte de Alcaldia municipal, Entes descentralizados, Contraloria, Personeria Municipal y ciudadania, que sea utilizada para el cumplimiento de su misi6n.MN-DIRESOT CAN |_cxeemimaratoewmuanerao —[ cooco Copter jo |_PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION | 06 MUNIGIBAL) januat DEL sisTeMA inrEGRADO DE GesTion” | VGENGIA | 33/03/2021 aaina 19 de 22 se soomeowe2 SiG Pai 7.3. ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS El Concejo Municipal realiza adquisici6n de los bienes y servicios necesarios para cumplir su misién constitucional a través del proceso de Gestion Administrativa y en cumplimiento de la Ley 80 de 1993, Decreto 1150 de 2007 y Decreto 1510 e 2013 8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA 8.1. SATISFACCION DEL CLIENTE EI Concejo Municipal de Villavicencio cuenta con una ventanilla Unica constituida mediante Resolucién No.180 de 2014, que tiene la responsabilidad de recibir y controlar el tramite de las quejas, reciamos, derechos de peticién y direccionar al responsable para su solucién y respuesta. Asi mismo en la pagina web del Concejo se cuenta con herramientas para crear peticiones, quejas y reciamos y un espacio de preguntas frecuentes. La percepcién del cliente inmediato y final se mide a través de encuestas que estan publicadas en la pagina web. 8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICION Se han establecido indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad para efectuar el seguimiento y medicién de los procesos segiin le sea aplicable. La medicion de la efectividad se enfoca principalmente a la medicién del cumplimiento de los objetivos de la instituci6n a través de sus procesos misionales, los cuales estén formulados en el Plan de accion. El seguimiento y control de estos indicadores lo hace cada lider de proceso y lo consolida Direccionamiento estratégico generando informes de retroalimentacién, orientados a que los procesos mejoren el cumplimiento de sus actividades y por ende sus resultados 8.2.1. Auditoria interna Para determinar que el Sistema Integrado de Gestion - SIG del Concejo Municipal de Villavicencio es conforme con las disposiciones planificadas, esta implementado y se mantiene en forma eficaz, eficiente y efectiva, se establecié el procedimiento de Auditoria interna el cual es aplicado por el Profesional Universitario de Control Interno.= CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO coDico: ;| MN-DIRES-OT 2 v ws . | CONCEJO| PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 05 4 MRMIRAS) Manuat DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION- Misencia_| —aason/20a1 aor gina 20 de rm eoosoeoue2 sig A través del proceso de Gestién de la Evaluacién y seguimiento, se evala periddica y sistematicamente el desempetio de los procesos y se retroalimenta para fortalecer el mejoramiento continuo. 8.3. CONTROL DE SALIDAS NO CONFORMES Las disposiciones relativas al tratamiento de las salidas no conformes se establecen en el procedimiento de salidas no conformes; en el cual se especifican los criterios para identificarlo, controlario y tratarlo. Aplica solamente para el proceso misional de Gestion Politica. 8.4. ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA Los lideres efectiian el seguimiento, medicién y andlisis de los procesos y del producto/servicio, siendo los responsables de formular las acciones correspondientes de acuerdo a los resultados de la medicién para lo cual se aplica el procedimiento de Acciones correctivas y de mejora. Igualmente se generan acciones corque ayuden a prevenir como resultado de la autoevaluacién de los procesos, las auditorias internas y externas, quejas y reclamos, producto no conforme y la administracién de riesgos. 8.5. Matriz de riesgos Los lideres y responsables efectian el seguimiento y andlisis de los procesos, siendo los responsables de formular las acciones correspondientes de acuerdo a los resultados de la medicién para lo cual se aplica la metodologia establecida por la corporacién para su tratamiento. CONTROL DE CAMBIOS CAMBIO FECHA | ELABORO APROBO __| VERSION | | Representante de | Creacién 2o1ai10/20 | __Asesor SiG ia drecaen a1 | Rafael Melo Corredor. | Representante de [ Modificacién 2016/09/25 wear aia eee 02 Maria Alejandra |_Meaiteaciin | zotzioarne | Mata lean -_Presdencia 03 »[MN-DIRES-OI waa) CAN) _Soseio Muncie e uawicencio | ooo j | | CONGELo|_PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 06 Z SENETRAT wana oe sisteMa WreGRADO oe Gestion. [SENCA | sa7eaaazi tac g00 osos82 SiG PASAT Bold Actualizacion de T Presidente y eliminacion | 2o1e/oa/ie | Maria Alejandra Presidencia 04 de la norma GP1000 sat Maria Alejandra ; 2020/09/21 pieces Presidencia ‘Adlualizacion de la Diego Fabian Bemal ; : ploneaciin estatequa, | 202V0127 Faia Presidencia 7 Rai | Give Pati Botrcourt Peto | Contre! intemo Oscar Yesid Rodriguez Cafién | Presidente| CAA fomeio munca oe viuavicencio coniag: | MNDIRES-OL i] £J@|_PROCESO DE DIRECIONAMIENTO ESTRATEGICO | VERSION 06 | SONS MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. _VIGENCIA | 12/02/2024 eaelon ‘Pagina 22 de 22 sac on wou sic ANEXO 1 “MAPA DE PROCESOS” " CONCEJO MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO Gratin con Progen