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  • Adminis Traci On General Sextae Dic I On

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    Adminis Traci on General Sextae Dic i On

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    PARTE NNTRODUCCION A LATEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION | mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas las actividades orientadas a la produccidn de bienes (productos) 0 a la presta- cidn de servicios (actividades especializadas} son planeadas, coordinadas, disigidas y controladas en las organizaciones, las cuales estan constituidas por personas y por recursos no humanos (como recursos fisicos y materia- les, financieros, tecnolégicos, de mercadeo, etc.). La vida de las personas depende de las organizaciones y estas tiltimas dependen del trabajo de las primeras. Las personas nacen, crecen, aprenden, viven, trabajan, se divierten, se relacionan y mueren dentro de organizaciones extremadamente heterogéneas y diversificadas, cuye tamafio, ca~ racteristicas, estructuras y objetivos son diferentes. Algunas organizaciones, llamadas empresas, tienen animo de tucro y otras, como, el Ejército, la Iglesia, los servicios publicos de naturaleza gratuita, las entidades filantrépicas, etc., no lo tienen. La Teo- ria de las Organizaciones (TO) es el campo del conocimiento humano que se ocupa del estudio de las organizaciones en general. Debido al volumen y a la complejidad de las operaciones que realizan, las organizaciones necesitan ser administradas cuando afcanzan cierto desarrollo. Este proceso requiere un canjunto de personas distribuidas en diversos niveles jerarquicos que se ocupan de asuntos diferentes. La administracién es la conduccién racional de las actividades de una organizacién, con o sin dnimo de lucro. Ella implica la planeacién, la organizacién (estructura), la direccién y el control de todas {as activi- dades diferenciadas por la divisién del trabajo, que se ejecuten en una organizacion. Por tanto, la administracién es imprescindible para la existencia, la supervivencia y el il 2 INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION éxito de las organizaciones. Sin ella, las organizaciones jamas encontrarian con- diciones para existir y crecer. La Teoria General de la Administracién (TGA) es el campo del conocimiento humano que se ocupa del estudio de la administracién en general, independientemente de si ésta se aplica en organizaciones con dnimo de lucto (empresas) 0 en aquellas que no lo tienen. La TGA estudia la administracién de las organizaciones. Hoy en dfa la administracién se muestra como una de las dreas del conocimien- to humano mas compleia y llena de desafios. El profesional que la utiliza como me- dio de vida puede trabajar en los niveles mas variados de una organizacién: descle el nivel de supervisién elemental hasta el de alta direccién. Puede trabajar en las diver- sas especializaciones de la administraci6n, sea en la administracién de la produccién (de los bienes o de los servicios prestados por la organizacidn), en la administracién financiera, en la administracién de recursos humanos, en la administracién de mer- cados 0 incluso en la administracion general. En cada nivel y en cada especializacién de la administracién las situaciones son muy diferentes. Ademés, las organizaciones también son diferentes y diversificadas en extreme. No existen dos organizaciones iguales, asf como no existen dos personas idénticas. Cada una tiene sus objetivos, su campo de actividad, sus directivos y su personal, sus problemas internos y externos, su mercadbo, su situacién financiera, su tecnologia, sus recursos basicos, su ideologia y su politica de negocios, etc. En cada organizacion el administrador soluciona problemas, dimensiona recur- sos, planea sv aplicacién, desarrolla estrategias, diagnostica situaciones, etc, Cada uno de estos aspectos es exclusivo de esa organizacién. Un administrador que ha tenido éxito en una organizacién puede no tenerlo en otra. Cuando una organizacion quiere contratar un ejecutivo para sus cuadros administrativos, los candidatos se so- meten a un sinntimero de pruebas y entrevistas para investigar en profundidad sus conocimientos, las caracter(sticas de su personalidad, su pasado profesional, su for- maci6n escolar, sus antecedentes morales, su éxito o fracaso en determinadas activi- dades y muchos otros aspectos, entre los cuales pueden citarse su situacién conyugal © su estabilidad emocional. Esto se debe a que el ejecutivo diffcilmente puede pasar de una organizacién a otra sin que se presente algtin problema de adaptacién. Aun- que el ejecutivo tenga profundos conocimientos de administracién y su curriculum profesional sea excelente, no se le juzgaré por lo que sabe con respecto a las fun- ciones que ejerce en su especialidad sino por la manera como ejecuta su trabajo y los resultados que obtiene con los recursos disponibles. Levitt', profesor de adminis- 1 ‘Theodore Levitt, “The Manageztal Merry-go-round”, en Harvard Business Review. 1974. Reproducido en “O Carrossel dos Administradores”, Revista Expansio, 18 de septiembre de 1974, pp. 52.68, INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION 3 tracién de Harvard Business School, niega la existencia del administrador profesional porque mientras un abogado 0 un médico san considerados profesionales porque pasaron pruebas de conocimientos en su profesién, no ocurre lo mismo con el admi- nistador, Cuyo conocimiento es apenas uno de los multiples aspectos en la evalua- cién de su capacidad profesional. Las organizaciones apenas si lo evaléan por sus conocimientos técnicos de administracién; en cambio, tienen muy en cuenta su modo, de actuar, sus actitudes, su personalidad y su filosofia de trabajo. Seguin Levitt, la fina- lidad es verificar si esas cualidades se adaptan a los nuevos estandares, a la situacién de la empresa y al personal que trabajar con él, pues no existen administradores con una manera Unica de conducirse 0 de actuar sino directivos con temperamentos y modos de actuar propios, quienes en determinadas condiciones ejecutan de manera correcta tareas especificas en ciertas empresas. Asi mismo, Levitt recuerda el princi- pio de incertidumbre de Heisenberg, segtin el cual el proceso de observacién dle un fenémeno produce la alteracién del mismo. Si, en fisica, la observacién de los ato- mos equivale a alterar la posicién y la velocidad de éstos, en 1a administracion de una organizacién, la presencia de un profesional en determinada funcién afecta y modi- fica esa funcién, independientemente de qué labor realice. La presencia de otro pro- fesional producird otro tipo de alteracién. Ademas, si la modificacién ocurre, la ma~ rnera de actuar debe ser, y acaba siendo, diferente? De lo anterior se concluye que la administracion no es una actividad mecénica que dependa de ciertos habitos fisicos que deben ser superados 0 corregidos a fin de lograr un comportamiento correcto. Aunque puede enseiarse lo que un administra dor debe hacer, tal hecho no lo capacitaré efectivamente para aplicarlo en todas las, organizaciones. EI éxito de un administrador en ia vida profesional no est4 correlacionado del todo con |o que le ensefiaron ni con su brillantez académica ni con su interés personal en poner en practica fo que aprendid. Estos aspectos son importantes pero estén condicionados por caracteristicas de personalidad y por el modo particular de actuar. El conocimiento tecnolégico de la administracién es importantisimo, basico e indispensable, pero depende, sobre todo, de la personali- dad y del modo de actuar de! administrador, 0 sea, de sus habilidades, Existen por lo menos tres tipos de habilidades necesarias para que el administra- dor pueda ejecutar con eficacia el proceso administrativo: la habilidad técnica, la humana y la conceptual’ 2 Ibid, p. 5A 3 Robert L. Katz, "Skills ofan Esfective Administrator” en Harvard Business Review, enero-febrero, 1955, pp. 38-42 4 INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION imientos, métodos, técnicas y icas de acuerdo con su instruc- © — Habitidad técnica: capacidad para utilizar con equipos necesarios para cumplir tareas espe cién, experiencia y educacion. * — Habilidad humana: capacidad de discernimiento para trabajar con personas, comunicarse, comprender sus actitudes y motivaciones, y aplicar un liderazgo eficaz. © Habilidad conceptual: capacidad para comprender la complejidad total de la organizacién y la adaptacion del comportamiento de la persona centro de aquélla. Esta habilidad permite que la persona proceda de acuerdo con todos los objeti- vos de la organizacién y no sdio segtin los objetivos y las necesidades de su departamento o grupo inmediato. La combinacidn adecuada de esas habilidades varia a medida que un individuo asciendle en la escala jerarquica, descie posiciones de supervision hasta posiciones de alta direccién‘, ‘A medida que se asciende en los niveles de la organizacién, disminuye la nece- sidad de habilidades técnicas y aumenta ia necesidad de habilidades conceptuales. Niveles administrativos ae aha Institucional direccisn Conceptuales Intermedio Gerencia Operacional Supervision FIGURA 1.1 Habilidades necesatias en los diferentes niveles de la organizacién. 4 Paull Hersey y Kenneth H, Blanchard, Psicologia para Adiministradares de Empresas: A Utilizacae de Recursos Humanos, Sao Paulo, Editorial Pedagogica e Universitaria, Rio de Janeiro, Fundacao Naclona} Material Escolar, 1976, p.7. INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA apMaNisTRACION 5 En los niveles inferiores, los supervisores requieren considerable habilidad técnica para instruir y formar técnicos y demés subordinados. En los niveles més altos, los ejecutivos no precisan conocer en detalle las tareas espectficas ejecutadas en el nivel operacional. A pesar de que varie la proporcién de las habilidades técnicas y concep- tuales necesarias en los diferentes niveles de la organizacién, en apariencia el deno- minador comtin crucial en todos los niveles es la habilidad conceptual. La TGA se propone desarrollar la habilidad conceptual, sin prescindir por com- pleto de las habilidades humanas y técnicas. En otros términos, pretende desarrollar la capacidad de pensar, definir situaciones organizacionales o empresariales comple- jas, diagnosticar y plantear soluciones. Las aplicaciones practicas de la TGA se desa- rrollan a través de las diferentes disciplinas especializadas en administracién. CAP{TULO LA ADMINISTRACION Y SUS PERSPECTIVAS OBJETIVOS Definir qué es la administracion y qué es la TGA. ©) Mostrar la importancia de la administracion en la actualidad y como se ha tomado una actividad imprescindible en la conduccion de la sociedad moderna © Explorar el contenido y el objeto de estudio de fa administracisn. ©) Proyectar las perspectivas futuras de la administracién y la creciente complejidad de su papel en el mundo actual. n una época de complejidades, cambios ¢ incertidumbres como la que atrave- samos hoy, la administracién se ha convertido en una de las areas mas impor- tantes de la actividad humana. Vivimos en una civilizacién donde el esfuerzo cooperativo del hombre es la base fundamental de la sociedad. La tarea basica de la adiministracion consiste en llevar a cabo las actividades con la participacion de las personas. Ya sea en fas industrias, en el comercio, en las arganizaciones de servicios puibli- cos, en los hospitales, en las universidades, en las instituciones militares o en cualquier otra forma de empresa humana, la eficacia con que las personas trabajan en conjunto para conseguir objetivos comunes depende principalmente de la capacidad de quienes ejercen la funcion administrativa. El avance tecnoldgico y el desarrollo del conocimiento 6 LA ADMINISTRACION Y SUS PERSPECTIVAS. 7 humano por si solos no producen efectos si la calidad de la administracién de grupos organizados de personas no permite una aplicacién efectiva de los recursos humanos y materiales, La administraci6n, con sus nuevas concepciones, como se vera més adelante, es considerada una de las principales claves para la solucién de los problemas mas graves que afligen el mundo en la actualidad Peter Drucker’, autor de clara tendencia neoclasica, afirma que no existen paises desarrollados ni paises subdesarrollados, sino simplemente paises que saben admi- nistrar la tecnologia existente y sus recursos disponibles y potenciales, y paises que toda- via no saben hacerlo. En otros términos, existen paises administrados y paises subadministrados, En cualquier organizacion, el trabajo de} administrador —sea un supervisor de pri- mera linea o el dirigente maximo de la organizacién— es esencialmente el mismo. En este sentido, no hay distincién basica como administradores entre directores, gerentes, jefes o supervisores. Independientemente de la posicién o el nivel que ocupe el adminis- trador, cuando éste debe responder por la participacién de los subordinados sélo puede alcanzar resultados a través de la efectiva cooperacion de éstos. Esa tarea implica la utili zacion de principios bien diferentes de los aplicados por el contador, el economista, el vendedor, 0 el ingeniero en el ejercicio de sus ocupaciones. Aunque Ja tarea que corres: ponde al administrador puede variar infinitamente, y aunque el dirigente maximo de una organizacién tenga una autoridad mucho mas amplia y elevada que la del supervisor de nivel mas bajo, la premisa permanece: todos los que logran resultados a través del desem- pehto de los subordinados tienen basicamente las mismas funciones administrativas. La tarea de administrar se aplica a cualquier tipo o tamafio de organizacion, sea ésta una gran empresa, una cadena de supermercados, una escuela, un club, un hospital o una empresa de consultoria. Toda organizacién, sea industrial o de cualquier tipo de servicio, necesita ser administrada de modo adecuado para alcanzar sus objetivos con mayor efi ciencia y economia de accién y de recursos. Debido a sus limitaciones fisicas, biolégicas y psiquicas, el hombre necesita cooperar con otros hombres para alcanzar objetivos en conjunto. Cualesquiera sean estos objetivos (empresariales, comerciales, militares, reli- giosos, caritativos o educativos), la coordinacién del esfuerzo humano es un asunto esen cialmente administrativo. Cuando se requiera la cooperacin organizada y formal de los individuos para alcanzar uno o mas objetivos comunes, el componente bésico y funda- mental de esa asociatién es la administracion (la funcién de lograr que las personas rea- licen muy bien las actividades, con optimas resultados). A partir del momento en que las organizaciones alcanzaron cierto tamaiio y complejidad, su administracién comenz6 a presentar dificultades y desafios ignorados hasta entonces por los directives. De ahi sur- | Peter F Drucker, Uma Era de Descontinviidade. Rio de Janeiro, Zahar Editores, 1970, 8 INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION gid la creciente necesidad de desarrollar una teoria de la administracion que permitiese ofrecer a los directivos de las organizaciones modelos y estrategias adecuados para la solucién de sus problemas empresariales CONTENIDO Y OBJETO DE ESTUDIO DE LA ADMINISTRACION La palabra administracién viene del latin ad (direccién, tendencia) y minister (subordina cién u obediencia), y significa cumplimiento de una funcién bajo el mando de ot7o; esto es, prestacién de un servicio a otro. Sin embargo, el significado original de esta palabra sufrié una radical transformacién. La tarea actual de Ja administracidn es interpre-tar los objetivos propuestos por la organizacién y transformarlos en accién organizacional a través de la planeacién, la organizacién, la direccién y el control de todas las actividades realizadas en las Areas y niveles de la empresa, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera mas adecuada a la situacién. Por consiguiente, administracién es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos. EI significado y el contenido de la administracién experimentan una formidable ampliacién y profundizacién en las diversas teorias que se presentaran en este libro. El propio contenido de estudio de Ja administracidn varia enormemente segiin la teoria 0 escuela considerada. Normalmente, cada autor o estudioso de la administracién tiende a abordar las variables y los asuntos caracteristicos desde la orientacién teérica de su es- cuela o doctrina. Ademés, una de las razones que nos Ilev6 a escribir este libro fue la necesidad de presentar las principales teorias de la administraci6n, sus respectivos temas y sus contenidos. Pretendemos mostrar no s6lo el enfoque y el contenido especificos de una corriente, sino también una visién amplia, simplificada, comparativa y, sobre todo, critica de cada una de las teorias para no correr el riesgo de dejar alguna por fuera. La Teoria General de la Administracién comenzé por lo que denominaremos “énfa sis en las tareas” (actividades ejecutadas por los obreros en una fabrica), segtin la admi nistracién cientifica de Taylor. Posteriormente, el énfasis fue en la estructura, con la teo rfa clésica de Fayol y con la teoria de la burocracia de Weber: luego aparecié la teoria estructuralista, La reaccién humanistica surgié con el “énfasis en las personas”, a través de la teorfa de las relaciones humanas ampliada mas tarde por la teoria del comporta miento y por la teoria del desarrollo organizacional. El “énfasis en el ambiente” se inicié con la teorfa de los sistemas, siendo perfeccionada por la teoria situacional que Hevé al “énfasis en la tecnologia”. Cada una de Jas cinco variables enumeradas —tareas, estructu ra, personas, ambiente y tecnologia— originé en su momento una teoria administrativa diferente y marcé un avance gradual en el desarrollo de la Teoria General de la Adminis- tracién (TGA) La ADMINISTRACION ¥ SUS PERSPECTIVAS TABLA 1,1 Teorfas administrativas mas importantes y sus enfoques principales. ENFASIS. TEORIAS ADMINISTRATIVAS ENFOQUES PRINCIPALES En las tareas Administraci6n cientifica Racionalizacidn del trabajo en el nivel coperacional. En la estructura Teoria clasica ‘Organizacién formal. Teoria neoclasica Principios generales de la administracién. Funciones del administrador. Teoria de la burocracia Organizacién formal burocritica. Racionalidad organizacional, Teorla estructuralista Enfoque maltiple: Organizacién formal e informal Analisis intraorganizacional y andlisis interorganizacional. Enlaspersonas | Teoria de las relaciones humanas | Organizacién informal Motivacién, liderazgo, comunicaciones y-dinamica de grupo, Teoria del comportamiento Estilos de administracion, corganizacional Teoria de las decisiones. Integracién de los abjetivos oxganizacionales eindividuales. Teoria del desarrollo organizacional | Cambio oxganizacional planeado. Enfoque de sistema abierto, Enelambiente | Teoria estructuralista Anélisis intraorganizacional Teoria neoestructuralista y analisis ambiental. Enfoque de sistema abierto, Teoria situacional ‘Analisis ambiental (imperativo ambiental) Enfoque de sistema abierto. Enla tecnologia | Teoria sitvacional Administracién de la tecnologia o.contingencial {imperativo tecnol6gico) Cada teoria administrativa quiso privilegiar una de esas cinco variables, omitiendo 0 relegando a un plano secundario las demas. 10 INTRODUCTION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION ecereewreneeereceneecnctet ANOS TEORIAS. 1903 Administracién cientifica 1909 ——____________» Teoria de la burocracia 1916 ——_______-» Teoria clasica 1932 ——____» Teoria de las relaciones humanas 1947 ——__________» Teorfa estructuralista 195] ———___— Teoria de los sistemas 1953 > _Enfoque sociotécnico 1954 —____ Teorla neoclésica 1957 ——__ Teoria del comportamiento 1962 —— Desarrollo organizacional 1972 ———— _ Teoria situacional FIGURA 1.1 Principales teorias que influyeron en el pensamiento administrative actual. ESTADO ACTUAL DE LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION, (TGA) Al esbozar los pasos graduales de la TCA, queremos demostrar el efecto acumulativo y paulatino de las diversas teorias con sus contribuciones y puntos de vista’. Todas las teorias administrativas presentadas son validas, aunque cada quien le dé valor solo a una o algunas de las cinco variables basicas. En realidad, cada teoria administrativa surgié ‘como una respuesta a los problemas empresariales més importantes de su época. En este sentido, todas tuvieron éxito al presentar soluciones especificas para tales problemas. En. cierto modo, todas las teorias administrativas son aplicables a las situaciones actuales; por consiguiente, el administrador necesita conocerlas bien para tener a su disposicién un abanico de alternativas interesantes para aplicar en cada situacién. La moderna indus- tria automovilistica utiliza los principios de la administracién cientifica en sus lieas de montaje. y los principios de las teorias cldsica y neoclasica en su estructura organizacional. La organizacién empresarial como un todo puede explicarse mediante la tearia de la buro: cracia. Los supervisores son preparados seguin el enfoque de la teoria de las relaciones 2 Idalberto Chiavenato, "Novas Abordagens na Teoria Administ de Janeiro, abril junio, 1979, Vol. 19, No. 2, pp. 27-42 iva’ en Revista de Adiministracdo de Empresas, Rio LA ADMINISTRACION Y SUS PERSPECTIVAS = 11 humanas, los gerentes se preocupan por fa teoria del comportamiento organizacional, y los directivos del area de recursos humanos, por la teoria del desarrollo organizacional Las relaciones de este tipo de empresa con la comunidad se estudian con Ia lente de la teoria estructuralista, de la neoestructuralista y de la teoria situacional, y su interrelacién con la tecnologia es explicada por esta tiltima teoria. El estado actual de la TGA es bastan- te complejo: se caracteriza por una variedad enorme de enfoques con respecto a su objeto de estudio e implica una amplia gama de variables que deben tomarse en consideracion Hoy en dia la TGA estudia la administracién de las empresas y demas tipos de orga- nizaciones desde el punto de vista de la interaccidn e interdependencia entre las cinco variables principales, cada una de las cuales es objeto especifico de estudio por parte de una 0 més corrientes de la teoria administrativa. Las cinco variables basicas (tareas, es~ tructura, personas, tecnologia y ambiente) son los componentes esenciales en el estudio de la administracién empresarial. E} comportamiento de esos componentes es sistémico y complejo: cada cual influye en los demas componentes. y a su vez es influenciado por éstos. Las modificaciones que se llevan a cabo en uno de ellos provocan cambios en mayor o menor grado en Jos demas. Su comportamiento conjunto es diferente de la suma de los comportamientos de cada componente considerado de manera aislada. Adecuar esas cin- co variables es el principal desafio de la administracién. Estructura Personas \ OWGANIZACION sj ¥ axe B Pe * \ \ x 4 $e a ¥ Ambiente }<—--{ Tecnologia FIGURA 1.2 Las cinco variables basicas de la teoria general de la administracién 12 INTRODUCCION A LA TEORTA GENERAL DE LA ADMINISTRACION \cosnsnnnnsnnnsenensnsnecc Debido a la creciente importancia de la administracion y a los nuevos y complejos desafios que ella enfrenta, algunos autores e investigadores se han concentrado en ciertos aspectos 0 variables aisladas del enorme contexto de variables que intervienen (cada una de las cuales tiene su propia naturaleza, impacto, duracién, importancia, etc.) en la es~ tructura y el comportamiento de las organizaciones, A medida que la administracion enfrenta nuevos desafios y situaciones, las doctrinas y las teorias administrativas necesi tan adaptar sus enfoques o modificarlos por completo para que continuen siendo utiles y aplicables; este hecho explica, en parte, los avances graduales de la TGA en el siglo XX. El resultado de tal comportamiento de las teorias es la creciente complejidad que acabamos de analizar. El lector notara que para la teoria clasica, pionera en la historia de la administra- cién, el campo de estudio de la administracién eran, en principio, los métodos y el proce- so de trabajo de cada obrero. Después de algunas décadas, ese campo fue elevandose gra- dualmente en nivel y en amplitud organizacional hasta llegar, con la teoria situacional, al contexto ambiental, que pertenece mas a la esfera externa que interna de la organizacion. La teoria administrativa se ha venido ampliando con gran rapidez, lo cual dificulta la familiarizacion del estudiante de administracién, asi sea de modo superficial, con Ja muestra representativa de la literatura existente sobre esta area. E] objeto de estudio de la administracién fue siempre la accién organizacional, que en principio se entendi6 como un conjunto de cargos y tareas, después como un conjunto de drganos y funciones; posteriormente se desdobl6 en una compleja gama de variables hasta llegar a la concepcién de sistema. Las teorias administrativas mas recientes estu- dian la organizacion como un sistema compuesto de subsistemas que interactéan entre si y con el ambiente externo. Obviamente, el objeto de estudio de la administracion se amplié sustancialmente con el surgimiento de una cantidad de variables importantes para su comprensién. LA ADMINISTRACION EN LA SOCIEDAD MODERNA A pesar de que la administracién es una disciplina relativamente nueva, su desarrollo fue muy rapido. La propia historia del pensamiento administrativo proporciona una perspec tiva de las contribuciones y de los problemas y situaciones con que se enfrenté durante las uiltimas siete décadas en el mundo industrial. La administraci6n es un fendmeno universal en el mundo moderno. Cada organiza cidn y cada empresa requieren tomar decisiones, coordinar multiples actividades, dirigir personas. evaluar el desempefio con base en objetivos previamente determinados, conse- guir y asignar diferentes recursos, etc. Toda organizacién 0 empresa necesita que los administradores realicen numerosas actividades administrativas orientadas hacia areas 0 problemas especificos. El profesional, sea ingeniero, economista, contador, médico, etc., La ADMINISTRACION ¥ SUS PERSPECTIVAS 13 necesita conocer profundamente su especialidad, y cuando es promovido en su empresa a supervisor, jefe, gerente o director. a partir de ese momento debe ser administrador. En- tonces debe cumplir una serie de responsabilidades que le exigitan conocimientos y adoptar posiciones completamente nuevas y diferentes que su especialidad en ningtin momento le ensend. De ahi, el cardcter eminentemente universal de la administracién: cada empre- sa necesita no sélo un administrador sino un equipo de administradores en los diferentes niveles, areas y funciones para sacar adelante las diversas especialidades dentro de un conjunto integrado y armonioso de actividades orientadas a alcanzar los objetivos de la empresa. Esta es Ja causa de que muchos profesionales de nivel superior regresen a las aulas universitarias a tomar cursos de administracién. Cuando son promovidos del nivel operacional donde ejecutan sus especialidades al nivel intermedio, dejan de ser ingenie- ros, economistas, contadores, médicos, etc., y se convierten en administradores. Como el administrador no es el ejecutar sino el responsable del trabajo de otros, no puede darse el lujo de cometer errores 0 de recurrir a estrategias de ensayo y error, lo cual implica conducir a sus subordinados por el camino menos indicado. El administrador es un pro- fesional cuya formacién es extremadamente amplia y variada: necesita conocer discipli- nas heterogéneas como matemiticas, derecho, psicologia, sociologta, estadistica, etc.; precisa tratar con personas que ejecutan tareas 0 que planean, organizan, controlan, ase- soran, investigan, etc., que jecrarquicamente estén en posiciones subordinadas, iguales 0 superiores a la suya; requiere estar atento a los eventos pasados y presentes asi como a las previsiones futuras, pues su horizonte debe ser muy amplio por cuanto es responsable de la direccién de otras personas que siguen sus érdenes y orientaciones; debe tratar con eventos internos (es decir, que ocurren dentro de la empresa); y externos (ubicados en el ambiente en que se realiza la tarea y en el entorno general de la empresa); necesita ver més alla que los demas, pues debe estar identificado con los objetivos que la empresa pretende alcanzar a través de la accién conjunta de todos sus estamentos. El administra- dor no es un héroe al cual querernos exaltar, sino un agente de cambio y de transforma- cién de las empresas, que las conduce por nuevos rumbos, nuevos procesos, nuevos obje- tivos, nuevas estrategias, nuevas tecnologias; un agente educador que, con su direccién y orientacién, modifica los comportamientos y actitudes de las personas; un agente cultu- ral en la medida en que, con su estile de administracion, modifica la cultura organizacional existente en las empresas. Pero, mas que eso, el administrador deja huellas profundas en la vida de las personas a medida que trata con ellas y con sus destinos en las empresas y, al tiempo, su actuacidn influye en el comportamiento de los consumidores, proveedores, competidores y demas organizaciones humanas. La administracion se volvié tan importante como el mismo trabajo por ejecutar, a medida que éste fue especializéindose y que la magnitud de las operaciones fue creciendo de modo alarmante. La administracién no es un fin en si misma, pero si un medio de lograr que las cosas se realicen de la mejor manera posible, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia. Estos conceptos se analizaran més adelante. 14 IntRopucci6 A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION PERSPECTIVAS FUTURAS DE LA ADMINISTRACION Bennis? predijo que en los proximos 25 a 50 afios el mundo veria el fin de la forma orga- nizacional de hoy (la organizacin burocratica) y el surgimiento de sistemas nuevos mas adecuados a las exigencias de ta posindustrializacion. Tal prediccion se basa ex el princi- pio evolutivo segiin el cual cada época desarrolla un tipo de organizacién apropiado a sus caracteristicas. Bennis destaca que las debilidades de la organizacién burocratica seran los gérmenes de los futuros sistemas organizacionales: con esta afirmacién se refiere a* © Los cambios répidos ¢ inesperados, principalmente en el campo del conocimiento y de la explosion demografica, que imponen nuevas y crecientes necesidades que las actuales organizaciones no estan en condiciones de atender. El crecimiento de las organizaciones, que se vaelven complejas e internacionales © Lasactividades actuales, que exigen personas con competencias diversas y altamen te especializadas, lo cual implica problemas de coordinacién y, principalmente, de seguimniento de los cambios acelerados. En las préximas décadas la tarea administrativa serd incierta y desafiante, pues se veré afectada por un sinntimero de variables, cambios y transformaciones lJenos de ambi- giedad e incertidumbre, El administrador se enfrentaré con problemas multifacéticos cada vez més complejos que los anteriores, y deberd dedicar su atencidn a eventos y gru- pos ubicados dentro y fuera de la empresa, los cuales le suministrarén informacion con- tradictoria que complicara su diagnostico perceptivo y su visién de los problemas por resolver o de las situaciones por enfrentar, como las exigencias de la sociedad, de los clientes, de los proveedores, de las agencias reguladaras, los desafios de los competidores, las expectativas de la alta direccidn, de los subordinados, de los accionistas, etc. Sin em- bargo, todas esas exigencias, desafios y expectativas sufren profundos cambios que sobre- pasan la capacidad del administrador para seguirlos de cerca y comprendertos de manera adecuada. Con la inclusién de nuevas variables, a medida que el proceso se desarrolla, esos cambios tienden a aumentar y crean una turbulencia que perturba y complica la tarea administrativa de planear, organizar, dirigir y controlar una empresa eficiente y eficazmente. Basil y Cook ° se refieren a la necesidad de establecer funciones administra- tivas volatiles y transitorias para que el administrador pueda enfrentar esa turbulencia: a 'Warcen G. Bennis, en Stephen J. Carroll J. Frank T: Paine y John B, Miner. “Organizations of the Future", en The Management Process. Cases and Readings. Nueva York, MacNiillan Publishing, 1973, p. 378 4 Toid. pp. 378-380, § Douglas Basil y Curtis Cook, 0 Empresario diante das Transformagaes Soctais, Econémicas ¢ Tecnologicas, Sio Paulo, McGraw-Hill de Brasil, 1978, pp. 135-140. LA ADMINISTRACION ¥ SUS PERSPECTIVAS 15 pesar de que todos los individuos vuelven rutinario gran parte de su comportamiento para simplificar el proceso de la vida diaria, existen numerosos cambios en el medio am biente que sobrepasan los limites normales del comportamiento condicionado. El futuro parece complicar esa realidad pues, sin duda, innumerables factores causarén profundos impactos en las empresas En las proximas décadas, los principales desafios para la administracién seran los siguiente: © Crecimiento de las onganizaciones. las organizaciones exitosas tienden al crecimiento ya la ampliacién de sus actividades, bien sea en términos de tamaiio y recursos, de la expansion de sus mercados o del volumen de sus operaciones. El crecimiento es una consecuencia inevitable del éxito organizacional. A medida que una organizacién crece, se presenta una subdivision interna (di- visién del trabajo) y una especializacién de los érganos y, en consecuencia, una mayor necesidad de coordinacidn e integracidn de las partes responsables de garanti- zat la eficiencia y la eficacia. Dado que el mundo externo se caracteriza por cambios répidos y constantes, para enfrentarlos con éxito los administradores “generales”, dotados de habilidades genéricas y variadas, tendrdn perspectivas mas promisorias que los administradores “especialistas", concentrados en pocas habilidades gerenciales. = Competencia mas aguda: a medida que aumentan los mercados y los negocios, cre cen también los riesgos en la actividad empresarial. El producto o servicio que de muestre ser superior 0 mejor sera el que tenga mayor demanda. La fabricacin de tal producto o la prestacion de tal servicio implicaré mayores inversiones en investi- gaci6n y desarrollo, perfeccionamiento de Ja tecnologia, disolucién de viejos depa tamentos y creacién de otros y de nuevas divisiones, busqueda incesante de nuevos mercados y necesidad de competir con otras organizaciones para sobrevivir y crecer. + Sofisticacion de la tecnologia: con el progreso de las comunicaciones, del computa dor y del transporte, las organizaciones y las empresas han internacionalizado sus operaciones y actividades. La tecnologia proporcionaré eficiencia y precision mayo- res, y liberara tiempo que podra dedicarse a tareas mas complejas que exijan planeacién y creatividad. La tecnologia introducira nuevos procesos e instrumentos que afectarn la estructura y el comportamiento de las organizaciones. © Tasas elevadas de inflacion: los costos de la energfa, de Jas materias primas, de la fuerza laboral y del dinero se elevan continuamente. La inflacién exigira, cada vez més, mayor eficiencia en la administracién de las organizaciones y empresas para que éstas puedan obtener mejores resultados con ies recursos disponibles y los progra- mas de reduccién de costos de operacién. La inflacién impondré de modo inevitable nuevas presiones y amenazas sobre las organizaciones con dnimo de lucro: éstas deberan luchar por las utilidades y la supervivencia a través de mayor productividad 16 INTRODUCCION A LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION Globalizacién de la economia e internacionalizacion de los negocios. la actividad de exportacién y la creacidn de nuevas subsidiarias en territorios extranjeros son un fendmeno reciente, ocurrido después de las dos guerras mundiales, que influiré en las organizaciones del futuro y su administracién. La competencia se torna mundial debido al intercambio global. Protagonismo mayor de las organizaciones. a medida que crecen, las organizacio nes se vuelven mas competitivas, mas sofisticadas tecnolégicamente, més internacio nales y, con esto, aumentan su influencia ambiental. En otros términos, paulatina. mente las organizaciones Ilaman més la atencién del entorno y del publico, pasando a ser mas notorias ante la opinion publica. El protagonismo de la organizacion (su capacidad de llamar la atencion de los dems) puede ser positivo (imagen positiva de la organizacién frente al piiblico) o negativo (imagen negativa). En todo caso, la organizacién jamés sera ignorada por los diversos sectores: consumidores, provee dores, prensa, sindicatos, gobiernos, etc.,. hecho que influiré en su comportamiento. TTodos estos desafios obligaran a que la administracion de las organizaciones y em- presas tenga en cuenta /a administracion de Ja incertidumbre. Los cambios rapidos y repentinos, el crecimiento organizacional, fa competencia de las demas organizaciones y empresas, el desarrollo tecnolégico, los fendmenos econdémicos de la inflacién, la internacionalizacién de las actividades, el protagonismo y el peso de la opinién publica haran que las organizaciones del futuro (y del nuevo milenio) deban tener en cuenta, no solo la previsién, la continuidad y la estabilidad, sino también lo imprevisible, la discon: tinuidad y la inestabilidad en todos los sectores de la actividad empresarial. En estos tiempos seran necesarias nuevas formas y modelos de organizacién, y sera imprescindi ble una nueva mentalidad en los administradores. ARTE LOS ORIGENES DE LA ADMINISTRACION a administracion, tal como la conocemos hoy, es el resultado histérica € integrado de la contribucién acumulada de numerosos pioneros: fildsofos, fisicos, economistas, estadistas e incluso empresarios que con el transcurso del tiempo fueron desarrollando y divulgando obras y tearfas en su campo de actividades. Por tanto, no es de extrafiar que la administracién moderna utilice ampliamente ciertos conceptos y principios descubiertos y empleados en las ciencias matematicas (incluso en la estadistica), en las ciencias humanas (psicologia, sociologia, biclogia, educacién, etc.), en las ciencias fisicas (fisica, quimica, etc.), ast como en derecho, ingenierfa, etc La historia nos demuestra que la mayor parte de la: tivas militares, sociales, poltti- cas, econdmicas y religiosas tuvieron una estructura organica piramidal. Sin embargo, aunque no siempre fue asf, esa pirémide refleja una estructura jerarquica que concentra en el vértice las funciones de poder y de decisi6n. La teorfa de la estructura jerarquica no es nueva: Plat6n, Aristoteles, Hamurabi, efc., ya hablaban de ella. La Biblia nos cuenta los consejos de Jetr6, suegro de Moisés y sacerdote de Madian, quien notando las dificultades de su yerno para atender a! pueblo —que debia hacer fila todo un dia para conocer las decisiones sobre cada caso— y juzgar sus querellas, le pregunto a Moisés' 1 Bxodo, Cap.18, v. 13-27. Los onicewes pe ta apministraciOn 27 — sQué es esto que haces con el pueblo? sPor qué te sientas ti solo, y todo el pueblo aguarda de pie delante de ti, desde la mahana hasta el atardecer? A lo que respondié Moisés: — Porque el pueblo viene a mi para consultar a Dios. Cuando tiene alguna querelta viene a mf para que yo juzgue entre uno y otro, y le haga saber los mandamientos y las leyes de Dios. Jetr6, entonces, lo amonest6: — Lo que haces no estd bien. Sin duda, desfalleceras, y también este pueblo que esta contigo, pues el trabajo es muy pesado para ti; no podrés hacerlo solo. Escucha, pues, mis palabras. Yo te aconsejaré y Dios estar contigo. Sé el representante del pueblo ante Dios. Lleva a Dios sus causas, enséiales los mandamientos y las leyes, y muéstrales el camino por donde deben andar y lo que deben hacer. Busca entre el pueblo hombres capaces, que teman a Dios, hombres de verdad, que aborrezcan la avaricia, Ponlos sobre el pueblo por jefes de millar, de centena, de cincuentena y de decena para que juzguen a este pueblo permanentemente, Toda causa grave juzgala td, mas toda causa pequefia ellos mismos la juzgaran. Serd asi mas facil para ti, y ellos lievardn la carga contigo; si esto hicieres y Dios asi lo mandare, podras soste~ nette, Asi también, todo este pueblo volverd en paz a su lugar. El texto biblico cuenta que Moisés sigui6 los consejos de su suegro: escogié. hombres capaces en todo Israel y les delego autoridad para que fueran sus represen- tantes (jefes de millar, de centena, de cincuenta y cle decena), y desde ese momento pasaron a impartir justicia conforme al nivel de competencia delegada. Todas las causas simples las juzgaban ellos mismos, mientras que sdlo las mas graves eran llevadas a Moisés, Ciertas referencias historias acerca de las magnificas construcciones erigidas durante la Antigiiedad en Egipto, Mesopotamia y Asiria, atestiguan la existencia de dirigentes capaces de planear y guiar las actividades de millares de trabajadores en monumentales obras que perduran todavia. Los papiros egipcios que datan, aproxi- madamente, del afio 1300 a. de C. indican la importancia de la organizacion y admi- nistracién de la burocracia pdblica en el antiguo Egipto. En China, las parabolas de Confucio sugieren practicas para la buena administracin publica. 22 Los ORIGENES DE LA ADMINISTRACION, Consejo de la lider Moisés del Asignacién hose trabajo Planeacién ela proteccién Relaciones tribales Benjamin Dirigente de millar Dirigente de milla Dirigente de centena Dirigente de centena Dirigente de cincuentena Oirigente de cincuentena Dirigente de centena Dirigene | | Dirigente J | Dirigente de de de decena | decena J | decena Oiigente oe decena Oirigene Ditigente ce de decena decena FIGURA 11.1 Reorganizacién de acuerdo con el Exodo. Fuente: Ernest Dale, Organization, Nueva York, American Manaxeiment Associaton, Inc, 1967. Dirgente || Dirgente} | Dirgente J | Dirigente de e de de decena J} | decena } | decena } | decena ‘Los ORIGENES DE LA ADMINISTRACION 23. CRONOLOGIA DE LOS PRINCIPALES EVENTOS DE LOS ORIGENES DE LA ADMINISTRACION? ANOS AUTORES EVENTOS: 4000 a. C. | tgipcios Reconocimiento de la necesidad de planear, organizar y controlar. 2600 a.C. | Egipcios Descentralizaci6n en la organizacién, 20002. C. | Egipcios Reconocimiento de fa necesidad de Srdenes escritas. Uso de consultoria de statt 1800 a. C. | Hamurabi Empleo de control escrito testimonial; (Babilonia) establecimiento del salario minimo; reconocimiento de que [a responsabilidad no puede transferitse 1491 aC. | Hebteos Conceptos de organizacién; principio escalar; principio de excepci6n. 600a.C. | Nabucodonosor (Babilonia) | Control de la produccién ¢ incentivos salaciales. 500a.€. | Mencio (China) Reconacimiento de la necesidad de sistermas y esténcares, 400.a.C. | Sécrates (Grecia) Enunciado de la universalidad de la administracién. Ciro (Persia) Reconacimiento de la necesidad de las relaciones humanas; empleo del estudio de movimientos, distribucién jo de materiales. Plat6n (Grecia) del principio de la especializacién, 175.a.C. | Catén (Roma) Uso de las descripciones de funciones. 284 Diocleciano (Roma) Delegacin de autoridad. 1436 Arsenal de Venecia Contabilidad de costos; verificaciones y balances para control; numeracién de inventarios; empleo de la técnica de linea de montaje; aso de fa administracion dle pessonal; cestandarizaci6n de partes, contra de inventario y de costos. 1525 Nicolés Maquiavelo (talia) | Principio de consenso, reconocimiento de la necesidad de cohesién en la organizacién; enunciado de las cualidades del fiderazgo; descripcién de técticas poltticas. 1767 Sic James Stuart (Inglaterra) | Yeorla de la fuente de autoridad; impacto de la automatizacién; diferenciacién entre gerentes Y trabajadotes, basada en las ventajas de la especializacién. Continéa., 2 Adaptado de Pradip N. Khandwalla, The Design of Organizations, Nueva York, Harcourt Brace Jovanovich, Inc., 1977, pp. 170,172, 24 Los oriceNes DE LA ADMINISTRACION CRONOLOGIA DE LOS PRINCIPALES EVENTOS DE LOS ORIGENES DE LA ADMINISTRACION ANOS AUTORES EVENTOS 1776 ‘Adam Smith (Inglaterra) Principio de especializacién de los trabajadores; concepto de control. 1799 Eli Whitney (Estados Unidos) | Método cientifico; empleo de fa contabilidad de costos yy del control de calidad; reconocimiento de la amplitud administrativa 1800 James Watt Procedimientos estandarizados de operacién; Mathew Boulton {Inglaterra) | especificaciones; métodos de trabajo; planeacién; incentivo salarial; tiempos estandares; seguros mutuos alos ‘empleados; utilizacién de la auditor'a. 1810 Robert Owen (Inglaterra) Aplicacién de practicas de personal; entrenamiento de los ‘obreros; planes de vivienda para éstos 1832 Charles Babbage (Inglaterra) | Enfasis en el método cientifico y en la especializacién;

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