MANUAL BASICO DE WEBEX Webex es un servicio de web conferencias y soluciones de colaboracin, lo que significa que nos permite crear

una conferencia por internet en la cual adems de vernos los unos a los otros podemos tambin compartir documentos y trabajar en ellos de forma segura es decir, sin que nadie ms que los participantes puedan tener acceso a la informacin que se est compartiendo. Puede parecer muy complicado, pero en realidad es un sistema muy fcil de usar y en este tutorial veremos cmo. Entrando a nuestra cuenta Primero debemos entrar a nuestra cuenta, Webex no es un servicio gratuito por lo que debemos ingresar en el sitio seped.com.mx en el cual debemos estar previamente dados de alta. En esta pgina ingresamos nuestro nombre de usuario y contrasea

Planeando nuestra conferencia Una vez adentro damos clic en My Webex para poder comenzar a planear nuestra conferencia

Nota: dependiendo de si se ha usado Webex previamente o no en la computadora en la que estamos trabajando, se nos pedir que instalemos algn programa o que se ejecute alguna aplicacin, no hay ningn riesgo con ella as que debemos dar siguiente o aceptar a lo que nos vaya pidiendo.

La forma ms rpida y fcil de planear y crear una conferencia es con la opcin Iniciar una reunin de un clic

Al dar clic en esa opcin veremos lo siguiente:

La opcin que debemos escoger es En la red

Ahora lo que vamos a hacer es planear nuestra conferencia, se nos piden alguna informacin para la conferencia siendo lo ms importante el tema y la contrasea

Despus de eso damos clic en Guardar e iniciar sesin que est en la parte de debajo de la pantalla

Y listo! Ya estamos en una conferencia por internet donde veremos lo siguiente:

Descripcin de la aplicacin Ahora explicaremos las partes que componen la interfaz o pgina de Webex Del lado derecho tenemos las opciones de comunicacin que tenemos en la conferencia: Participantes: todos los que estn conectados a la conferencia y que por tanto pueden participar en ella

Con nuestros participantes podemos comunicarnos de dos maneras, por chat o por audio y video

Una opcin til es la de poder seleccionar a quien enviamos el mensaje de chat

Ahora la opcin ms viva y til para comunicarnos que es el video, ah podemos ver a los que estn conectados usando cmara web.

Configurando audio Para poder usar la videoconferencia de forma correcta necesitamos configurar el audio de la computadora donde trabajamos lo que haremos de la forma siguiente: En el men Audio escogemos la opcin Asistente para la configuracin de audio

Aqu debemos seguir las indicaciones que nos indica el asistente:

Una vez configurado vamos al men Audio y escogemos Entrar en la audio conferencia

Nos saldr una pequea pantalla en la cual escogemos la opcin Usar auricular de la computadora y luego en Llamar usando la computadora para as poder usar el micrfono de la computadora ya sea que est integrado o que sea de escritorio

No daremos cuenta de que todo funciona bien por dos cosas:

En nuestro nombre de participante ahora aparece el dibujo de unos auriculares:

En la parte de abajo a la derecha aparece el dibujo de un micrfono y la leyenda Hablar

Invitando participantes a la conferencia Hasta ahora solo nosotros estamos conectados a la conferencia, para invitar a ms participantes podemos hacerlo de dos maneras: En la parte de abajo a la derecha de la ficha participantes vemos un pequeo dibujo de una silueta humana y un signo de ms.

Damos clic en l para que nos despliegue la opcin de invitar participantes usando correo electrnico y usando Webex.

Nos saldr una ventanita donde podremos escribir los correos, separados por comas, de todos los participantes que queremos invitar (hasta 500).

La otra forma es hacerlo desde el men Participantes que funciona de la misma manera que acabamos de ver

Los participantes invitados deben haber recibido un correo como el siguiente:

Podemos ver que tiene la informacin de la conferencia como es el nombre y la contrasea, una lista de pasos de cmo podemos entra a esta conferencia y el link que hay que usar para poder acceder a ella.

Agendando la conferencia La otra forma de crear una conferencia es agendandola, de tal forma que no necesitamos ingresar a ella de inmediato sino la agendamos para un da y hora en particular. Para ello vamos a Meeting center

Y veremos la siguiente pantalla:

Como podemos observas a la izquierda tenemos una serie de opciones que podemos usar, en este caso iremos a la opcin Planificar una reunin

En Planificar reunin veremos un formulario que hay que llenar con la informacin de nuestra conferencia, es aqu donde indicaremos cuando ya que hora se realizar la conferencia as como el asistente a ella los cuales especificaremos anotando sus correos.

Esta informacin les llegara por correo a los invitados, igual al que vimos anteriormente, adems una ves iniciada la conferencia tambien podemos invitar a mas asistentes, como ya hemos visto.

Soluciones de colaboracin Webex tiene varias herramientas de colaboracin que tiene por objeto que los asistentes a la conferencia puedan ser testigos de la presentacin de un tema y adems poder ellos mismos participar en la conferncia y ser ellos mismos los presentadores. Lo primero es ver quien es el presentador

En la imagen anterior vemos que tenemos dos participantes, uno de ellos es el organizador de la conferencia, es decir es quien la creo e invit a ms participantes. El organizador es el organizador por defecto en la conferencia, esto lo sabemos por el circulo azul y verde que est a la izquierda del nombre del organizador. Cualquier participante puede ser el presentador y tener control de la reunin, para ello debe pedir al organizador, ya sea por chat o por video, que le pase la bolita, esto se puede hacer arrastrando la bolita con el ratn hasta el nombre de quien queremos que sea el presentados.

Webex nos pide que confirmemos este cambio de presentador

Ahora podemos ver que la bolita ha cambiado a otro participante, este a su vez puede pasarle la bolita a otro participante. Sin embargo, el organizador puede regresarse la bolita o pasrsela a otro participante aunque alguien ms sea el presentador. Este es un privilegio del organizador, ya que l es efectivamente el moderador de la conferencia.

Ahora que ya sabemos quin es el presentador, veremos que podemos compartir con los dems, estas opciones estn en el men compartir

Presentacin o documento Esta opcin como su nombre lo indica nos permite compartir algn documento que queramos que los dems vean para ello debemos solo escoger el documento y este se compartir con los dems en la parte izquierda de la pantalla

Una opcin interesante es que podemos realizar anotaciones o subrayar partes del documento con las opciones que estn debajo del nombre del documento, solo el que es presentador puede hacerlo

Compartir una aplicacin Esta opcin permite compartir con los dems una aplicacin desde nuestra computadora, desde el procesador de texto hasta el explorador de internet. Nos saldr una pantalla en la cual podemos escoger la aplicacin y que adems da la opcin de abrir otra aplicacin.

Al compartir una aplicacin los participantes podrn ver una pantalla donde se ve la aplicacin compartida, pero ellos no la pueden modificar solo observarla

Algo importante que sealar es que tenemos varias opciones al compartir la aplicacin, estas opciones estn en la parte inferior izquierda de la pantalla. Con esas opciones podemos seguir viendo a los participantes, chatear con ellos y verlos por video

El que comparte la aplicacin tiene ms opciones, entre ellas un botn de stop para terminar de compartir la aplicacin

Pizarra blanca Esta opcin permite poner una representacin de un pizarrn blanco donde el presentador puede hacer anotaciones y al pasarles la bolita a los dems participantes, ellos tambin pueden hacerlo.

Compartir escritorio Esta es una de las opciones ms interesantes, ya que literalmente podemos compartir todo lo que hacemos en nuestra computadora, visualmente no parecer muy diferente de compartir aplicacin, pero da al presentador la posibilidad de cambiar de una ventana a otra sin tener que compartir una por una, de tal modo que la presentacin puede ser muy vivida. El presentador debe ser consciente de que todo lo que hace, los dems lo pueden ver, por lo que debe ser discreto con las cosas personales que tenga en su computadora.

En la parte inferior derecha, vemos la opciones que tenemos, e igual que antes, podemos ver que rol estamos teniendo, en este caso estamos viendo el escritorio

CONCLUSIONES: Webex es un servicio muy til, pero para poder aprovecharlo al mximo hay que practicar un poco. Las opciones aqu revisadas son las ms bsicas, asi que el lector tiene que dedicarle tiempo a la herramienta para poder comprender todo su potencial.