CAMARA DE SENADORES REGLAMENTO-ESPECIFICO SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA CAMARA DE SENADORESambla Legishatva Plninacional de Bolua Cénara de Senadores RESOLUCION DIRECTIVA N° 1 5Gr2020.2021 La Paz, 12 de julio de 2024 DIRECTIVA DE LA CAMARA DE SENADORES. visTos: La Nota CITE: MEFPIVPCFIDGNGP/UNPE N° 1499/2021 de 02 de julio de 2021 el informe UP N° 12/2021 de 08 de jlo de 2021, informe Legal DGAL —UAL_N’ 21612021 de 08 ¢e ulo de 2021, todo lo demas que ver convino, se tuvo presente y, CONSIDERANDO: Que, el articulo 160 Numerales 1 y 5 de la Constitucién Politica del Estado ‘establecen como una de las alribuciones de la Cémara de Senadores atender todo lo relativo a su economia y rgimen interno. Que, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1178 de 20 de julio de 1990 de ‘Administracion y Control Gubernamentales, y disposiciones reglamentarias, las entidades del sector publica se ‘encuentran en la obligacién de emit los regiamentos especificos de los Sistemas identificadas en la referida Ley, Que, segtin lo establecido en las Normas Basicas del Sistema de Organizacién ‘Administrativa, aprobadas mediante Resolucién Suprema N° 217056, de 20 de maya de 1997; el Sistema de COrganizacién Administrativa es el conjunto ordenado de normas, citeios y metodologias, que a partir del marco juridico administrative dei sector publica, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Arwial, regulan el proceso de estructuracién arganizacional de las entidades publicas, contribuyendo al logro de los abjetivos insfitucionales, asi como optimizer la estructura organizacional del aparato estatal, reorientandolo para prestar un mejor servicio a los usuarios, de forma que acompatie eficazmente los cambios que se producen en el plano econdmico, politica, social y tecnolégico, Que, os incisos b) yc) del punto 4 de las referidas Normas Basicas sefialan que ‘cada entidad del Sector Publco elaborard en el marco de Jas normas basicas, su Reglamento Especifico para la implantacién del Sistema de Organizacién Administratva, mismo que debera ser compatilizado por el organo rector Que, el Articulo 36 Incisos b) y j) del Reglamento General de la Camera de Senadores aprobado mediante Resolucion Camaral N° 008/2012-2013 alribuye a la Directiva de la Camara de Senadores la facultad de velar por el cumplimiento de las normas constitucionales y reglamentarias que regulan su funcionamiento y el de la Camara; asi como el de dictar resoluciones de aplicacion obligaloria para las Comisiones, Comités, Brigadas, Bancadas y Sistemas Técnico Legislativo y Sistema Administrativo CONSIDERANDO: Que, mediante Nota CITE. MEFP/VPCFIDGNGP/USPIN® 1499/2021 de 02 de julio de 2021, a Directora General de Normas de Gestién Publica safala que de la revision efectuada al Reglamento Especifico, se consideran pertinentes las modificaciones fealizadas a ocho Articulos, puesto que se encuentran en ‘el marco de las Normas Basicas del Sistema de Organizacion Administrativa, aprobades mediante Resolucién ‘Administrative 217055 de 20 de mayo de 1997, por tanto, corresponde su aprobacion mediante Resolucién expresa ‘debiéndose remitir copia de la misma y del reglamento aprobado a la Direccion General de Normas de Gestion Publica para su registro y archivo, Por aitimo, recuerdan al Oficial Mayor asegurarse que los cargos consignados y las responsablidades establecidas en ol RE-SOA, se encuentren contempladas en la estructura organizacional y el manuel de funciones vigente. Que, mediante Informe UP N° 12/2021 de 06 de julio de 2021 el Jefe de Planificacion de la Cémara de Senadores sefiala que las modificaciones, ajustes y actualizaciones fueron realzadas en el marco de la normative legal vigente y concluye solicitando la aprobacion de Reglamento Especific del Sistema {de Organizacién Administrativa-(RE SOA) por haber sido modificados 8 articulos del mismo y recomienda se proceda @ elaborar el informe legal y Resolucién de aprobacion correspondiente, solioitando asi mismo la abrogacion dl Reglamento Especitioo del Sistema de Organizacién Administrativa de la Camara de Senadores, aprotad mediante Directiva Camaral N"086/2013-2014 de fecha 28 de agosto de 2013. Que, la Diteccién General de Asuntos Legales mediante Informe Legal D.G.A.L- UAL. N° 215/2021 de 08 de jullo de 2021, luego de realizar el andlisis de la normative legal correspondiente, Concluye sefialando que encontrandose compatibilzado el Reglamento Especitico del Sistema de Organizacién ‘Administratva de la Camara de Senadores por el Organo Rector tal y como pravé el punto 4 inciso e) de las Normas, asicas del Sistema de Organizaciin Administrativa, aprobadas mediante Resolucion Suprema N® 217056, de 20 cde mayo de 1997, corresponde la aprobacién mediante Resolucién expresa, POR TANTO, La Directiva Camaral, en uso de las atribuciones conferidas en el articulo 36 incisoj) del Reglamento General de la Cémara de Senadores, con el voto de la mayoria de sus miembros presentes, Direcein: Plaza Murillo~ AserableaLegislatva Plurnacional de Bolivia elf (591-2) 2158701 - worw.senado.bo LaPaz- Boliviaramble Legistatwa Tturinacional de Lolevia Camara de Senaderes RESUELVE: ARTICULO PRIMERO. - APROBAR el Reglamento Especifico del Sistema de COrganizacion Administrativa de la Camara de Senadores (RE-SOA) en sus 4 Capitulos y 27 Articulos, que en anexo forma parte indivisible de la presente Resolucion, ARTICULO SEGUNDO. - ABROGAR el Reglamento Especifico del Sisteme de COrganizacion Administratva de la Camara de Senadores, eprobado mediante Direcva Camaral N°086/2013-2014 de fecha 28 de agosto de 2013. ARTICULO TERCERO. - ENCOMENDAR @ la Jefatura de Planiicacion, la ejecucién y cumplimiento de la presente Resolucion Administrava, debiendo, en coordinacién con ol érea de Informatica proceder al colgado del Reglamento en la pagina web de la Camara de Senadores, Registrese, comuniquese y archivese, wl PRESIDENTE SAMARA De SENADORES LEOELATMAR Oc Se dehy A'SECRETARIA DE SENADORES GANARA DE SENADORES: | Sete CEGSLATMPLURNICONAL Direcci6n: Plaza Murillo ~ Asarnblea Legsativa Plurinacional de BolWia~ Tel: (581-2) 2158701 ~ www senado.bo a Pox Boliviaae sang ee eracon rik REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA INDICE CAPITULO | DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 1. (OBJETIVO DEL REGLAMENTO) ARTICULO 2. (ALCANCES)... ARTICULO 3. (BASE LEGAL)... Ea ARTICULO 4. (ELABORACION Y APROBACION DEL REGLAMENTO). ARTICULO 5. (REVISION Y ACTUALIZACION DEL REGLAMENTO ). ARTICULO 6. (RESPONSABLES DE LA IMPLANTACION EJECUCION Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA)... ARTICULO 7. (DIFUSION). Articulo 8. INCUMPLIMIENTO) ARTICULO 9. (PREVISION)... CAPITULO I eas ARTICULO 10. (OBJETIVO DEL PROCESO DE ANALISIS ORGANIZACIONAL)... ARTICULO 11. (MARCO DE REFERENCIA PARA EL ANALISIS ORGANIZACIONAL ARTICULO 12. (PROCESO DEL ANALISIS ORGANIZACIONAL ARTICULO 13. (ANALISIS COYUNTURAL). ARTICULO 14. (UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO DE ANALISIS ORGANIZACIONAL)... ARTICULO 15. (PERIODO DE EJECUCION DEL PROCESO DE ANALISIS ORGANIZACIONAL). 3 CAPITULO II etic PROCESO DE DISENO © REDISENO ORGANIZACIONAL .. ARTICULO 16. (Objetivo del proceso de Disefio 0 Redisefio Organizacional ARTICULO 17. (PROCESO DE DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL) ARTICULO 18. (COMUNICACION Y COORDINACION ORGANIZACIONAL).. 12 ARTICULO 19. (SERVICIO AL USUARIO). 3 ARTICULO 20. (FORMALIZACION Y APROBACION DE MANUALES). ARTICULO 21, (UNIDAD RESPONSABLE DEL DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL)..Sica Ear | atone a2) REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA ARTICULO 22, (PERIODO DE TIEMPO PARA LA EIECUCION DEL PROCESO DE DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL) CAPITULO LV... ro Soe IMPLANTACION DEL DISENO ORGANIZACIONAL... Tae é ARTICULO 23. (OBJETIVO DEL PROCESO DE IMPLANTACION DEL DISENO 0 REDISENO ORGANIZACIONAL)..ocesninsninnnn cane oie ARTICULO 24. (PLAN DE IMPLANTACION). ARTICULO 25. (REQUISITOS PARA LA IMPLANTACION....... ARTICULO 26. (UNIDAD ORGANIZACIONAL RESPONSABLE DE LA EJECUCION DEL PROCESO DE IMPLANTACION DEL DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL).... ARTICULO 27, (PERIODO DE TIEMPO PARA LA EJECUCION DEL PROCESO DE IMPLANTACION DEL DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL 15 16 16 16 16 17 7 = =F Nombre Cargo Firma Fecha Rens | amma | dane e | = Ruiz | Planificacién 6/07/2021 og. Trsoh dein | eta de Unidad de Andinia Cameco nem | te naed osroriz021 ! / _| Considerado | bos. Rosangeia | Director Genera de Asuntor por Kreio Veltguer tepates osrorrae21 Aprobado | directv cimare de por: ‘Snares | = - lREGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA CAMARA DE SENADORES CAPITULO! DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 1. (OBJETIVO DEL REGLAMENTO). El objetivo del Reglamento Especifico del Sistema de Organizaci6n Administrativa es regular la implantacién del Sistema de Organizacion Administrativa en Cémara de Senadores, disponiendo lo siguiente: a) La realizacién de los procesos para el andlisis, disefio e implantacién de la estructura organizacional ») La asignacién de funciones para cada uno de los procesos mencionados. ©) La determinacién periodos de ejecucién de cada proceso. ARTICULO 2. (ALCANCES). El presente RE-SOA es de aplicacién obligatoria en Camara de Senadores abarcando la totalidad de dreas y unidades organizacionales, asi como para todos y cada uno de sus servidores puiblicos sin distincion alguna de jerarquia ARTICULO 3. (BASE LEGAL). Constituyen la base legal del Reglamento, las siguientes disposiciones: a) Constitucién Politica del Estado. b) Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracién y Control Gubernamentales ©) _ Resolucién Suprema N° 217055, de 20 de mayo de 1997, que aprueba las Normas Basicas del Sistema de Organizacién Administrativa, a) Decreto Supremo N° 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, Reglamento de la Responsabilidad por la Funcién Publica 2) Decreto Supremo N° 26237, de 29 de junio de 2001, que modifica los articulos 12, 14 al 16, 18, 21 al 31 y 67 del Reglamento de Responsabilidad por la Funcion PublicaREGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA ARTICULO 4, (ELABORACION Y APROBACION DEL REGLAMENTO). |. El Jefe de la Unidad de Planificacién es responsable de la elaboracion del RE-SOA. I El Oficial Mayor debera remitir el RE-SOA al Organo Rector para su compatibilizacién. Una vez dectarado compatible por el Organo Rector, la Directiva Camaral debera aprobar el documento mediante Resolucién de Directiva Camaral. ARTICULO 5. (REVISION Y ACTUALIZACION DEL REGLAMENTO. El presente Reglamento sera revisado por la Unidad de Planificacion, en funcién de la experiencia de su aplicacién; de la dinamica administrativa; de las modificaciones de la Estructura Organizacién de la Cémara de Senadores y/o modificaciones de las Normas Basicas del Sistema de Organizacién Administrativa (NB-SOA). La compatibilizacién de las modificaciones al RE-SOA seguir el procedimiento establecido en el precedente. ARTICULO 6. (RESPONSABLES DE LA IMPLANTACION EJECUCION Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA) En el marco de lo dispuesto por el Articulo 27 de la Ley N° 1178, es responsabilidad del OFICIAL MAYOR (MAE) la implantacion de este sistema. El Jefe de la Unidad de Planificacion es responsable de su ejecucion y del seguimiento de la implantaci6n del sistema. El analisis, disefio e implantacién de la estructura organizacional de la Camara de Senadores es también responsabilidad de las areas y unidades organizacionales, asi como de todos los servidores ptiblicos del Camara de Senadores en su ambito de competencia. Las funciones de emisién de instructivos, coordinacién, evaluacién, seguimiento y consolidacién de la ejecucién de los procesos de andlisis, disefio e implantacién del disefio organizacional seran realizadas por la Unidad de Planificacion. ARTICULO 7. (DIFUSION). Una vez aprobado el presente documento deberé ser difundido entre los servidores puiblicos de Camara de Senadores, por el Jefe de Unidad de Planificacién. J(meee) | sew REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA Articulo 8. (INCUMPLIMIENTO). El incumplimiento a las disposiciones previstas en el presente Reglamento y las acciones Contrarias a estas disposiciones, estén sujetas a la determinacion de responsabllidades y Sanciones, en el marco de lo dispuesto por la Ley N° 1178 de Administracién y Control Gubernamentales, los Decretos Supremos Reglamentarios N° 23318-A y N° 26237 y otras disposiciones reglamentarias y complementarias. ARTICULO 9. (PREVISION). En caso de advertise omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretacion del presente Reglamento Especifico, éstas serdn solucionadas en los alcances y previsiones de las Normas Basicas del Sistema de Organizacién Administrativa, aprobadas mediante Resolucién Suprema N° 217055, de 20 de mayo de 1997. _ _ CAPITULO Il ANALISIS ORGANIZACIONAL ARTICULO 10. (OBJETIVO DEL PROCESO DE ANALISIS ORGANIZACIONAL) Tiene como objetivo evaluar si la estructura organizacional de la Camara de Senadores Fespecto al desarrollo de sus competencias ha constituido un medio eficiente y eficaz para el logro de los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico institucional (PEI). ARTICULO 11. (MARCO DE REFERENCIA PARA EL ANALISIS ORGANIZACIONAL) Constituye como marco referencial para el realizar el Analisis Organizacional de la entidad: a) Reglamento General de la Camara de Senadores. b) Resolucién Suprema N° 217065, que aprueba las Normas Basicas del Sistema de Organizacién Administrativa. ©) Otras disposiciones legales vigentes en materia de organizacién, aplicables a la Camara de Senadores. 4d) Plan de Desarrollo Econémico Social (PDES). e) Plan Estratégico institucional (PEI), f) El Plan Operativo Anual de la gestion pasada y actual. 9) Seguimiento y Evaluacién del Plan Operative Anual actual. h) EI Manual de Organizacién y Funciones (MOF).=e pode Waa = REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA i) EL Manual de Procesos y Procedimientos. j) Informes de Auditoria, ARTICULO 12. (PROCESO DEL ANALISIS ORGANIZACIONAL) El proceso del Analisis Organizacional deberd contener la etapa de andlisis retrospectivo, la etapa de analisis prospectivo y la formalizacién del Analisis Organizacional: |. Etapa de Anali Retrospectivo Deberd efectuarse la evaluacién cuantitativa y cualitativa de los resultados alcanzados en la gestin pasada, respecto a lo programado, estableciendo si la estructura organizacional ha coadyuvado al logro de los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Pian Estratégico Institucional (PEl). El andlisis retrospectivo deberd realizarse con base enlos siguientes puntos: a) Los servicios proporcionados a los usuarios, de forma directa o por terceros considerando: i. Su calidad, cantidad y cobertura. Su oportunidad y frecuencia. Si han satisfecho las necesidades de los usuarios tanto internos como externos. b) Los procesos y procedimientos, considerando: i. Si han permitido proporcionar los servicios de manera efectiva y eficiente. ji, Silas operaciones, componentes de los procesos, han sido asignadas a cada rea y unidad organizacional. ll, Silos resultados obtenidos de cada proceso estan de acuerdo con los objetivos y estrategias institucionales establecidos en el Plan Estratégico Institucional (PEI). c) Las unidades y areas organizacionales, considerando:‘ioe ar [ tnt joer REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA i. Silas funciones de las unidades y areas organizacionales guardan relacion con los procesos, operaciones y procedimientos que realizan. |i, Si existe duplicidad de funciones entre dos o mas unidades. iil, Si realizan funciones que no les corresponden. iv. Si tienen delimitado claramente el limite de su autoridad. v. Si estan ubicadas en el nivel jerarquico que les corresponde. d) Los canales de comunicacién, considerando: i. Si estan formaimente establecidos. il. Si la informacién que se maneja guarda las caracteristicas de oportunidad, claridad y confiabilidad. ll. Etapa de Anilisis Prospectivo Debera evaluarse la situacion futura que afrontaré Camara de Senadores para cumplir con los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico Institucional, con el fin de detectar si existe la necesidad de realizar ajustes o cambios a la estructura organizacional. EI analisis prospectivo se realizara una vez que se tenga definido y aprobado el POA para la siguiente gestion. El andlisis prospectivo deberd realizarse con base a los siguientes criterios: a) Ser estratégico, en la medida que refleje los alcances del Plan Desarrollo Econdmico y Social y el Plan Estratégico institucional. b) Estar enmarcado en el Presupuesto de Recursos y Gastos programados | ¢) Multidimensional, en cuanto considera y analiza tendencias globales, regionales y locales. d) Multisectorial, en cuanto analiza los impactos del desarrollo social, econémico, cultural y tecnoldgico del pais en la entidad. Resultado y Formalizacién del Analisis OrganizacionalREGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA, Los resultados y conclusiones del Andlisis Organizacional deberan ser formalizados en el documento del Analisis Organizacional, que contenga las recomendaciones precisas que sirvan de insumo para la toma de decisiones por las instancias correspondientes, sobre, al menos, los siguientes aspectos: a) Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear éreas y unidades organizacionales en funcién de lograr los objetivos y estrategias institucionales establecidos en el Plan Estratégico institucional. b) Reubicar unidades dentro de la misma estructura c) Redefinir canales y medios de comunicacién interna, 4) Redefinir instancias de coordinacién interna y de relacién interinstitucional. e) Redisefiar procesos, ARTICULO 13. (ANALISIS COYUNTURAL). La estructura organizacional también podra ser ajustada cuando sea necesario en base a un andlisis coyuntural a fin de responder a cambios del entorno que afecten el ejercicio de la gestion y/o al cumplimiento de los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico institucional. La MAE-Oficial Mayor deberé aprobar tanto el informe de anilisis como la propuesta de ajuste en el menor tiempo posible. ARTICULO 14. (UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO DE ANALISIS ORGANIZACIONAL). La Unidad de Planificacién es responsable del proceso de Analisis Organizacional, debiendo coordinar esta labor con todas las unidades organizacionales de la Camara de Senadores EI documento final del Analisis Organizacional debera ser consolidado por la Unidad de Planificacion y presentado al Oficial Mayor (MAE) para su conocimiento y aprobacién. ARTICULO 15. (PERIODO DE EJECUCION DEL PROCESO DE ANALISIS ORGANIZACIONAL). El Analisis Organizacional, debe efectuarse hasta el mes de junio de cada gestién fiscal, periodo que podra ser modificado de acuerdo a los plazos establecidos para la elaboracion y presentaci6n del POA o de acuerdo a requerimiento.Fetes 28 C REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE _ORGANIZACION ADMINISTRATIVA. CAPITULO II PROCESO DE DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL ARTICULO 16. (OBJETIVO DEL PROCESO DE DISENO © REDISENO ORGANIZACIONAL) Tiene por objeto disefiar y/o ajustar la estructura organizacional de la Camara de Senadores con base en las recomendaciones del Anélisis Organizacional y/o a las funciones y atribuciones planteados en el Reglamento General de la Camara de Senadores, el Plan Nacional de Desarrollo Econémico y Social y el Plan Estratégico institucional. Los resultados que se obtengan del proceso de Disefio 0 Redisefio Organizacional, deberan permitir a la Camara de Senadores, adoptar una estructura organizacional apropiada y bien dimensionada para cumplir los objetivos y estratégicas Institucionales establecidas en el Plan Estratégico Institucional y satisfacer las necesidades de sus usuarios. ARTICULO 17. (PROCESO DE DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL) El proceso de Disefio 0 Redisefio Organizacional, comprende las siguientes etapas: |. Identificacién de los usuarios y las necesidades de servicio: Todas las dependencias de la Camara de Senadores, y otras Unidades Organizacionales, deberan identificar el segmento de los usuarios intemnos y externos de los productos y servicios emergentes de las competencias establecidas para la Camara de Senadores y sus Unidades Organizacionales, identificando sus requerimientos, a fin de crear nuevos servicios o redisefiar los existentes, todo en funcién al marco legal que establece las competencias y alcances de los mismos. Los usuarios internos estén constituidos por los funcionarios de las unidades organizaciones de la entidad.—m | sake ae REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA Los usuarios externos corresponden a Entidades del Estado, actores sociales, Cooperacién internacional, Gobiernos Auténomos Municipales, Gobiernos Autonomos Departamentales y Poblacién en General. ll. Identificacién y evaluacién de los productos y servicios prestados Los productos y servicios ofertado y efectivamente prestados a usuarios externos y/o intemos, deberadn ser catalogados y evaluados en funcién de la demanda de los usuarios y de su contribucién a los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico Institucional de la Camara de Senadores. | Il. Disefio y/o redisefio de los procesos, resultados e indicadores: Debera procederse al disefio de los procesos necesarios para la generacion de servicios y bienes, que coadyuven al logro de objetivos y satisfagan las demandas de los usuarios, seguin las actividades inherentes a estos procesos, su cardcter secuencial, las unidades encargadas de su realizacién y los requerimientos de recursos, de manera que cumplan con las caracteristicas de calidad, cantidad, oportunidad y frecuencia. El disefio o redisefio deber considerar las siguientes modalidades: a) Anivel de grandes operaciones, cuando su ejecucién no requiera un procedimiento especifico y su frecuencia no sea rutinaria. b) A nivel de operaciones menores, cuando su ejecucién requiera un procedimiento especifico, su frecuencia hace que sea de caracter rutinario, haciendo viable su estandarizacién. Los resultados del proceso de disefio o redisefio deberan permitir la eliminacién de las operaciones y las tareas ineficientes, superpuestas o duplicadas. IV, Identificacién de unidades y conformacién de areas organizacionales que llevaran a cabo las operaciones especificando su ambito de competencia: En base a las operaciones que componen los diferentes procesos para el logro de los productos y servicios que oftece la Camara de Senadores y a la identificacion de los usuarios y de sus necesidades, deberan establecerse y/o ajustarse las distintasgem a3? Fetes UL: 2025 REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA. unidades organizacionales de la Camara de Senadores. Para este efecto las mismas Podran ser agregadas, desagregadas, de acuerdo a su especialidad, con ambitos de competencia claramente definidos Deberé limitarse la creacién de areas organizacionales, velando que no exista duplicidad de funciones y atribuciones, tanto horizontal como verticalmente, y en sujecién a lo establecido en el Reglamento General de la Camara de Senadores. La agrupacién de unidades que guarden relacion entre si daré lugar a la conformacion de un area organizacional, cuyo Ambito de competencia debera estar claramente delimitado. V. Establecimiento de niveles jerarquicos de la institucién La definicién de niveles jerarquicos de la Camara de Senadores, deberd sujetarse a lo establecido en el Reglamento General de la Camara de Senadores, reconociendo los siguientes niveles jerarquicos dentro de su estructura organizacional: ESSN oreo Drees | Directiva Camaral, Comisiones/Comités/Brigadas. [Bancadas Ejecutivo Secretaria General, MAE/Direcciones | Operative __ Departamentos/Jefaturas/areas/Unidades VI. Clasificacién de Unidades Organizacionales y Asignacién de Autoridad Las Unidades Organizacionales en la Camara de Senadores por su contribucién al logro de los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico Institucional, se clasificaran de acuerdo a los siguientes criterios: a) Sustantivas: Cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de la institucion. b) Incluye a unidades sustantivas temporales: Que cumplen funciones que contribuyen al logro de objetivos en un periodo de tiempo determinado, en el marco de los convenios y contratos especiales que definen sus caracteristicas de operaciénPhin 2a feotonsoe J: 221 REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA ©) Administrativas: Cuyas funciones contribuyen indirectamente al cumplimiento de los objetivos de la institucién y prestan servicios en las unidades sustantivas para su funcionamiento. 4) De asesoramiento: Cumplen funciones de caracter consultivo y no ejercen autoridad lineal sobre las demas unidades. A cada unidad organizacional deberé asignarse la autoridad lineal y/o funcional Necesaria para la gestion de las operaciones asignadas segiin su jerarquia. Asimismo, debera definirse la dependencia jerérquica de la unidad en funcién a las caracteristicas de sus operaciones, vi. Alcance de Control | EI nivel que corresponde a la Direccién General de la estructura central, podré contar ‘con un maximo de cuatro jefaturas de unidad, cuya creacién debera ser debidamente justificada y por debajo de las jefaturas de unidad no podra crearse ningun otro nivel jerarquico inferior. ARTICULO 18. (COMUNICACION Y COORDINACION ORGANIZACIONAL) La comunicacién y coordinacién organizacional comprende: |. Definicion de canales y medios de comunicacién Una vez definidas las areas y unidades organizacionales, se estableceran los canales y medios de comunicacién, segtin el tipo de informacién que se maneja, de acuerdo a los siguientes criterios: a) Por el establecimiento de relaciones de autoridad linea y funcional, con caracter recfproco y que deberan ser utilizados permanentemente. b) Porla especificacién de las caracteristicas de la informacion que se genera, la cual debe ser util y adecuada para todos los usuarios y para el proceso de toma de decisiones. ) Por el establecimiento de la periodicidad y el medio oral o escrito; en caso de ser escrito, debera determinarse claramente el contenido y la forma (narrativa, estadistica 0 grafica) de la informacién a transmit.eae M224 REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE = ORGANIZACION ADMINISTRATIVA, d) Por el tipo de informacién a transmitir: |. Descendente. Cuando Ia informacién fluye de los niveles superiores de la estructura organizacional siguiendo el orden de jerarquia y el conducto regular. Este tipo de comunicacién deberé necesariamente efectuarse por escrito en forma de Instructivos u otros instrumentos que deben establecerse previamente. ii, Ascendente. Cuando la comunicacién fluye de los niveles inferiores de la estructura organizacional para los superiores, respetando el orden jerarquico y siguiendo el conducto regular. Esta informacion debe ser transmitida en través de informes y/o reportes de los resultados alcanzados para la oportuna toma de decisiones. ili, Cruzada. Se da entre una unidad organizacional y otra de nivel jerarquica menor, igual o superior, es decir, el mensaje no sigue el canal descendente y/o ascendente, sino que emplea una comunicacion directa a fin de lograr rapidez y Comprension en la informacion que se desea transmitir, por lo que es importante determinar que tipo de informacién sera en forma cruzada. ©) La regularidad del tipo de informacion que se transmite, clasificando la misma | considerando su importancia, destino y tipo en: i. Informacién confidencial. Cuando se establezca que todo documento o asunto es confidencial y que ser supervisado directamente por la autoridad ejecutiva de mayor jerarquia, manteniendo un control directo del mismo. ii, Informacién rutinaria. Es la informacién que fluye por toda la institucion y se refiere a la generada por procedimientos que se desarrolian en el cumplimiento de tareas inherentes a cada drea 0 unidad organizacional. Il. Determinacién de instancias de coordinacién interna: La Camara de Senadores de acuerdo a sus requerimientos, podra crear las instancias de coordinacién interna, para el tratamiento de asuntos de competencia compartidaPies et REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE __ORGANIZACION ADMINISTRATIVA entre areas y unidades, que no pudieran resolverse a través de gestiones directas: pueden ser consejos, comités, comisiones o se designaran responsables que realicen labores de coordinacién intema Toda relacién directa y necesaria de coordinacion que surja de estas instancias debera estar estipulada como funcién especifica de las unidades organizacionales que corresponda al Manual de Organizacién y Funciones de la institucién. Las instancias de coordinacién que se conformen se clasificaran en: a) Comités, cuya funcién sera la de establecer acciones y procesos y procedimientos de trabajo enmarcados en los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico Institucional; podran ser informativos, de asesoramiento o de resolucién de problemas. Tendran la potestad de recomendar soluciones y estaran conformados por personal de nivel ejecutivo y operativo. Estos comités podrén ser permanentes o temporales. b) Comisiones, que se conformaran con el propésito de cumplir una misién espectfica a cuyo término se disolveran. Estos podran estar conformados por personal de diferentes niveles de la estructura de la Camara de Senadores y pueden ser de caracter técnico o administrativo. La creacién de una instancia de coordinacién interna en la Camara de Senadores, cualquiera fuera ésta, debera contar con un instrumento que establezca: a) Las funciones especificas que debe desempefar. b) La unidad organizacional encargada de la instancia. ¢) Elcaracter temporal o permanente. d) La periodicidad de las sesiones. e) Documentacién de la evidencia de sus decisiones. ARTICULO 19. (SERVICIO AL USUARIO). La Unidad de Planificacién, en coordinacién con la Direccién de Recursos Humanos, debera generar mecanismos de orientacién que faciliten las gestiones de los usuarios, como ser etreros que contengan en forma literal 0 grafica del flujo de un trémiteREGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA También se pueden definir canales y medios que permitan la resolucién de asuntos individuales de los usuarios y de interés publico para la recepcién, registro, canalizacion y seguimiento de sugerencias, reclamos, denuncias 0 cualquier otro asunto similar. ARTICULO 20. (FORMALIZACION Y APROBACION DE MANUALES). EI disefio organizacional debera formalizarse en el Manual de Organizacion y Funciones y en el Manual de Procesos y Procedimientos, los cuales deberan ser aprobados mediante Resolucion de Directiva Camaral expresa @) El Manual de Organizacién y Funciones debe contener informacién sobre las disposiciones legales que regulan la estructura, los objetivos institucionales, el organigrama, el nivel jerarquico y relacion de dependencia de las unidades y areas organizacionales, funciones inherentes a cada una de las ellas, las relaciones intra e interinstitucional b) El Manual de Procesos y Procedimientos debe describir la denominacién y objetivo del proceso, las normas de operacién, la descripcién del proceso y sus Procedimientos, los diagramas de flujo, los formularios ARTICULO 21, (UNIDAD RESPONSABLE DEL DISENO 0 REDISENO ORGANIZACIONAL). La unidad responsable de coordinar, consolidar y formalizar en un documento, todo el Proceso de Disefio o Redisefio Organizacional es la Unidad de Planificacién en coordinacién con las Unidades Funcionales de la Camara de Senadores. ARTICULO 22. (PERIODO DE TIEMPO PARA LA EJECUCION DEL PROCESO DE DISENO © REDISENO ORGANIZACIONAL) El proceso de Disefio o Redisefio Organizacional se realizaré hasta el mes de septiembre de la gestion fiscal, coincidiendo con la preparacién del Plan Operativo Anual de la entidad, que requerira de una estructura organizacional ajustada a sus necesidades y procesos para que tal estructura funcione.er REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA CAPITULO IV IMPLANTACION DEL DISENO ORGANIZACIONAL ARTICULO 23, (OBJETIVO DEL PROCESO DE IMPLANTACION DEL DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL). La implantaci6n del Disefio o Redisefio Organizacional tiene por objeto la aplicacién de la nueva estructura organizacional en la Camara de Senadores con la finalidad de cumplir con 'os objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico institucional. ARTICULO 24. (PLAN DE IMPLANTACION). | Para la implantaci6n de la estructura organizacional obtenida como resultado del andlisis y disefio organizacional descrito en los articulos anteriores, deberd elaborarse un plan de implantacion que debera ser aprobado por (MAE) Oficial Mayor, conteniendo: a) Objetivos y estrategias de implantacién. Se deberd establece los resultados que Se espera alcanzar en la implantaci6n de la estructura organizacional adoptada, incluyendo la descripcién de las actividades que se desarrollaran para alcanzar dichos objetivos. b) Cronograma. Se deberd determinar las fechas y los plazos en que se llevaran a cabo las actividades de implantacion. | ¢) Recursos. Se deberé definir los recursos humanos, materiales y financieros que se estimen necesarios para implantar el plan d) Responsables de la implantacién. se estableceran los responsables involucrados de cada unidad de la Camara de Senadores. ¢) Programa de difusién. Se tiene que disefiar programas de difusion y orientacion mediante manuales, guias o instructivos, a fin de internalizar, adiestrar y/o capacitar a funcionarios involucrados, sobre los cambios que se van a introducir en la estructura organizacional de la Camara de Senadores. f) Seguimiento. Deberd realizarse acciones de seguimiento para realizar los ajustes necesarios en la estructura que esta implantada y funcionando.(ae edt REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA ARTICULO 26. (REQUISITOS PARA LA IMPLANTACION). Es un requisito para la implementacién del Sistema de Organizacion Administrativa la puesta en marcha del Plan Operativo Anual, sus bases estratégicas, asimismo es fundamental contar con recursos humanos, fisicos y financieros previstos. ARTICULO 26. (UNIDAD ORGANIZACIONAL RESPONSABLE DE LA EJECUCION DEL PROCESO DE IMPLANTACION DEL DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL), El proceso de implantacion estara dirigido, coordinado y supervisado por la Unidad de Planificacién, procedera a la implementacién del disefio organizacional en coordinacién con demas las unidades organizacionales de la entidad. ARTICULO 27. (PERIODO DE TIEMPO PARA LA EJECUCION DEL PROCESO DE IMPLANTACION DEL DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL La implantacién de la estructura disefiada o redisefiada, deberé realizarse hasta enero de cada gestién fiscal, luego del proceso de Disefio o Redisefio Organizacional. La implantacién podra proporcionar los elementos para realizar cambios en el Plan Operativo Anual, si corresponde, conforme lo establecen las Normas Basicas del Sistema de Programacién de Operaciones.REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA. CAMARA DE SENADORES CAPITULO | DISPOSICIONES GENERALES | ARTICULO 1. (OBJETIVO DEL REGLAMENTO). EI objetivo del Reglamento Especifico del Sistema de Organizacién Administrativa es regular la implantacién del Sistema de Organizacién Administrativa en Cémara de | Senadores, disponiendo lo siguiente: 4} Larealizacién de los procesos para el andilsis, disefio implantacién delaestructura | organizacional. ») La asignacién de funciones para cada uno de los procesos mencionados. ¢) La determinacion periodos de ejecucién de cada proceso. ARTICULO 2. (ALCANCES). El presente RE-SOA es de aplicacién obiigatoria en Cémara de Senadores abarcando la lotalidad de éreas y unidades organizacionales, asi como para todos y cada uno de sus servidores pUblicos sin distincién alguna de jerarquia. ARTICULO 3. (BASE LEGAL). Constituyen Ia base legal del Reglamento, las siguientes disposiciones: a) Constituci6n Politica del Estado. b) Ley'N°1178, de 20 de julio de 1990, de Administracién y Control Gubernamentales. ¢} _ Resolucion Suprema N° 217055, de 20 de mayo de 1997, que aprueba las Normas Basicas del Sistema de Organizacién Administrativa. d) —_Decreto Supremo N° 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, Reglamento de la Responsabilidad por la Funcién Publica 2) Decreto Supremo N° 26237, de 29 de junio de 2001, que modifica los arficulos 12, 14 al 16, 18, 21 al 31 y 67 del Reglamento de Responsabilidad por la Funcién Publica,( Pgeae ues? fetewcnie (202 a REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA ARTICULO 4, (ELABORACION Y APROBACION DEL REGLAMENTO). |. Gl Jefe de Ia Unidad de Planificacién es responsable de la elaboracién del RESOA. IL El Oficial Mayor deberé remifir el RESOA al Organo Rector para su compatibilizacién, Una vez declarado compatible por el Organo Rector, Ia Directiva Camaral debera aprobar el documento mediante Resolucién de Directiva Camara. ARTICULO 5. (REVISION Y ACTUALIZACION DEL REGLAMENTO. EI presente Reglamento sera revisado por la Unidad de Planificacién. en funcién de la experiencia de su aplicacién; de la dinamica administrativa; de las modificaciones de la Estructura Organizacién de la Cémara de Senadores y/o modificaciones de las Normas Basicas del Sistema de Organizacién Administrativa (NB-SOA). La compatibilizaci6n de las modificaciones al RE-SOA seguird el procedimiento establecido en el precedente. ARTICULO 6. (RESPONSABLES DE LA IMPLANTACION EJECUCION Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA) En el marco de lo dispuesto por el Articulo 27 de la Ley N° 1178, es responsabilidad del OFICIAL MAYOR (MAE) Ia implantacién de este sistema, El Jefe de la Unidad de Plonificacién es responsable de su ejecucién y del seguimiento de la implantacién del sistema, El andlisis, disefio e implantacién de la estructura organizacional de la Camara de Senadores es también responsabilidad de las Greas y unidades organizacionales, asi como de todos los servidores pUblicos del Cémara de Senadores en su Gmbito de competencia, Las funciones de emision de instructivos, coordinacién, evaluacién, seguimiento y Consolidacién de Ia ejecucién de los procesos de andlisis, diseho e implantacién del diseno organizacional serdn realizadias por la Unidad de Planificacién. ARTICULO 7. (DIFUSION). Una vez aprobado el presente documento deberd ser difundido entre los servidores pUblicos de Cémara de Senadores, por el Jefe de Unidad de Planificacién.wy (aaa a REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA Articulo 8. (INCUMPLIMIENTO). El incumplimiento a las disposiciones previstas en el presente Reglamento y las acciones contrarias a estas disposiciones, estan sujetas a la determinacién de responsabilidades y sanciones, en el marco de lo dispuesto por la Ley N° 1178 de Administracién y Control Gubemamentales, los Decretos Supremos Reglamentarios N° 23318-A y N° 26237 y otras disposiciones reglamentarias y complementarias. ARTICULO 9. (PREVISION). En caso de advertise omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretacion del presente Reglamento Especifico, éstas seran solucionadas en los alcances y previsiones de las Normas Bdsicas del Sistema de Organizacién Administrativa, aprobadas mediante: Resolucién Suprema N° 217055, de 20 de mayo de 1997, CAPITULO II ANALISIS ORGANIZACIONAL ARTICULO 10. (OBJETIVO DEL PROCESO DE ANALISIS. ORGANIZACIONAL) Tiene como objetivo evaluar si la estructura organizacional de la Cémara de Senadores respecto al desarrollo de sus competencias ha constituido un medio eficiente y eficaz para €l logro de los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico Institucional (PEI). ARTICULO 11. (MARCO DE REFERENCIA PARA EL ANALISIS ORGANIZACIONAL) Constituye como marco referencial para el realizar el Analisis Organizacional de la entidad: a} Reglamento General de la Camara de Senadores. b]_Resolucién Suprema N° 217055, que aprueba las Normas Basicas del Sistema de Organizacién Administrativa, €] Otras disposiciones legales vigentes en materia de organizacién, aplicables a la Camara de Senadores. 4d} Plan de Desarrollo Econémico Social (PDES).. e) Plan Estratégico institucional (PEI). {}_E/Plan Operativo Anual de la gestién pasada y actualwe REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE _ ORGANIZACION ADMINISTRATIVA. 9) Seguimiento y Evaluacién del Plan Operative Anual actual. h) El Manual de Organizacién y Funciones (MOF). i) EL Manual de Procesos y Pracedimientos. i) Informes de Auditoria. ARTICULO 12, (PROCESO DEL ANALISIS ORGANIZACIONAL) El proceso del Andiisis Organizacional deberd contener Ia etapa de andliss retrospectivo, a etapa de anéilsis prospective y la formalizacién del Andlisis Organizacional: |. Etapa de Andlisis Retrospectivo Deberd efectuarse la evalvacién cuantitativa y cualitativa de los resultados alcanzados en Ia gestion pasada, respecto a lo programado, estableciendo si la estructura organizacional ha coadyuvado al logro de los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico institucional (PEI). El andiisis retrospective deberd realizarse con base enlos siguientes puntos: 4) Los servicios proporcionados a los usuarios, de forma directa o por terceros considerando: i. Su calidad, canfidad y cobertura, ji. Su oportunidad y frecuencia, li. Sihan satisfecho las necesidades de los usuarios tanto intemos como externos. 'b) Los procesos y procedimientos, considerando: i. Sihan permitido proporcionar los servicios de manera efectiva y eficiente. ji, Silas operaciones, componentes de los procesos, han sido asignadas a cada rea y unidad organizacional. il, Si los resultados obtenidos de cada proceso estén de acuerdo con los objelivos y estrategias institucionales establecides en el Plan Estratégico institucional (PEI). ¢} Las unidades y areas organizacionales, considerando: 2a Se REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA. i. Silas funciones de las unidades y Greas organizacionales guardan relacién con los procesos, operaciones y procedimientos que realizan, Si existe duplicidad de funciones entre dos o més unidades, Sirealizan funciones que no les corresponden, iv. Sifienen delimitado claramente el limite de su autoridad. V._ Siestan ubicadas en el nivel jerarquico que les comesponde. d) Los canales de comunicacién, considerando: i, Si estan formaimente establecidos. ji. Sila informacién que se maneja guarda las caracteristicas de oporlunidad, claridad y confiabilidad. Il, Etapa de Andlisis Prospective Deberd evalvarse la situacién futura que atrontard Camara de Senadores para cumplir con los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico Institucional, con el fin de detectar si existe la necesidad de realizar justes 0 cambios Gla estructura organizacional. EI andlisis prospectivo se realizaré una vez que se tenga definido y aprobado el POA Para la siguiente gestion. El andllsis prospective deberd realizarse con base a los siguientes criterios: a Ser estratégico, en Ia medida que refleje los alcances del Plan Desarrollo Econémico y Social y el Plan Estratégico institucional. 'b) Estar enmarcado en el Presupuesto de Recursos y Gastos programados ¢) Multidimensional, en cuanto considera y analiza tendencias globales, regionales y locales. @) Multsectorial, en cuanto analiza los impactos del desarrollo social, econémico, cultural y tecnolégico det pais en la enfidad, lll, Resultado y Formalizacién del Andilisis Organizacional Los resultados y conclusiones del Andlisis Organizacional deberan ser formalizados en el documento del Analisis Organizacional, que contenga las recomendaciones precisas(em sain Fecueensie 2022 Si REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE _ ORGANIZACION ADMINISTRATIVA ue sirvan de insumo para Ia toma de decisiones por las instancias correspondientes, sobre, al menos, los siguientes aspectos: @) Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear Greas y unicdades organizacionales en funcién de lograr los objetives y estrategias inslitucionales establecidos en el Plan Estratégico institucional b) Reubicar unidades dentro de la misma estructura. ¢) Redefinir canales y medios de comunicacién intema. d) Redefinir instancias de coordinacién intema y de relacién interinstitucional. e) Redisenar procesos. ARTICULO 13. (ANALISIS COYUNTURAL). La estructura organizacional también podré ser ajustada cuando sea necesario en base a un andilsis oyuntural a fin de responder a cambios del entorno que afecten el ejercicio de 'a gestion y/o al cumplimiento de los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico institucional. La MAE-Oficial Mayor deberé aprobar tanto el informe de andlisis como la propuesta de gjuste en el menor tiempo posible, ARTICULO 14, (UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO DE ANALISIS ORGANIZACIONAL). la Unidad de Planificacién es responsable del proceso de Analisis Organizacional, debiendo coordinar esta labor con todas las unidades organizacionales de la Camara de Senadores EI documento final del Andlisis Organizacional deberé ser consolidado por la Unidad de Planificaci6n y presentado al Oficial Mayor (MAE) para su conocimiento y aprobacién. ARTICULO 15. (PERIODO DE EJECUCION DEL PROCESO DE ANALISIS ORGANIZACIONAL). £1 Analisis Organizacional, debe efectuarse hasta el mes de junio de cada gestién fiscal, periodo que podré ser modificado de acuerdo a los plazos establecides para la elaboracién y presentacién del POA o de acuerdo a requerimiento.gas, 96037 REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA CAPITULO III PROCESO DE DISENIO O REDISENO ORGANIZACIONAL ARTICULO 16. (Objetivo del Proceso de Disefio 0 Redisefio Organizacional) Tiene por objeto disefiar y/o aijustar la estructura organizacional de la Camara de Senadores con base en las recomendaciones del Analisis Organizacional y/o a las funciones y atribuciones planieados en el Reglamento General de la Camara de Senadores, el Plan Nacional de Desarrollo Econémico y Social y el Plan Esiratégico Insiitucional, Los resultados que se obtengan del proceso de Diseflo o Redisefio Organizacional, deberdn permitir a la Camara de Senadores, adoptar una estructura organizacional apropiada y bien dimensionada para cumplir los objetivos y estratégicas Institucionales establecidas en el Plan Estratégico institucional y satisfacer las necesidades de sus usuarios. ARTICULO 17. (PROCESO DE DISENO 0 REDISENO ORGANIZACIONAL) El proceso de Disefto 0 Rediserio Organizacional, comprende las siguientes etapos: 1. Identificacién de los usuarios y las necesidades de servicio: Todas las dependencias de la Camara de Senadores, y otras Unidades Organizacionales, deberan identificar el segmento de los usuarios internos y extemos de los productos y servicios emergentes de las competencias establecidas para la Camara de Senadores y sus Unidades Organizacionales, identificando sus requerimientos, a fin de crear nuevos servicios 0 redisefar los existentes, todo en funcién al marco legal que establece las competencias y alcances de los mismos. Los usuarios intemos estan constituidos por los funcionarios de las unidades organizaciones de la entidad. Los usuarios externos corresponden a Entidades del Estado, actores sociales, Cooperacién intermacional, Gobiernos Auténomos Municipales, Gobiernos Auténomos Departameniales y Poblacién en General.eee sour eesene 22 REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA Nl Identificacién y evaluaci6n de los productos y servicios prestados Los productos y servicios ofertado y efectivamente prestados a usuarios externas y/o intemos, deberdn ser catalogados y evaluados en funcién de la demanda de los usuarios y de su contribuci6n a los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Esiratégico institucional de la Camara de Senadores. Ill. Disefo y/o redisefio de los procesos, resultados e indicadores: Debera procederse al disefto de los procesos necesarios para la generacién de servicios y bienes, que coadyuven al logro de objetivos y satistagan las demandas de 'os usuarios, segin las actividades inherentes a estos procesos, su caracter secuencial, las unidades encargadas de su realizacién y los requerimientos de recursos, de manera que cumplan con las caracteristicos de calidad, cantidad, oportunidad y frecuencia. El disefio 0 rediseio deberd considerar las siguientes modalidades: a) A nivel de grandes operaciones, cuando su ejecucién no requiera un Procedimiento especifico y su frecuencia no sea rutinaria. b) Anivel de operaciones menores, cuando su ejecucién requiera un procedimiento especifico, su frecuencia hace que sea de cardicter rutinario, haciendo viable su estandarizacion. Los resultados del proceso de diseno 0 redisefio deberdn permitir la eliminacién de las operaciones y las tareas ineficientes, superpuestas 0 duplicadas. IV. Identificacién de unidades y contormacién de dreas organizacionales que llevardén a cabo las operaciones especificando su dmbito de competencia: En base a las operaciones que componen los diferentes procesos para el logro de los Productos y servicios que ofrece la Camara de Senadores y a la identificacin de los usuarios y de sus necesidades, deberdn establecerse y/o ajustarse las distintas unidades organizacionales de la Camara de Senadores. Para este efecto las mismas podran ser agregadas, desagregadas, de acuerdo a su especialidad, con dmbitos de competencia claramente definidos.Piha 1047 tone J: 201 REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ea ORGANIZACION ADMINISTRATIVA Deberd limitarse la creacién de dreas organizacionales, velando que no exista duplicidad de funciones y atribuciones, tanio horizontal como verlicalmente, yen sujecion a lo establecido en el Reglamento General de la Camara de Senaciores. La agrupacién de unidades que guarden relacién entre si daré lugar ala conformacién de un Grea organizacional, cuyo dmbito de competencia deberd estar cloramente delimitado, V. Establecimiento de niveles jerérquicos de la institucion La definicién de niveles jerérquicos de la Cémara de Senadores, deberd sujetarse «lo establecido en el Reglamento General de la Camara de Senadores, reconociendo los siguientes niveles jerérquicos dentro de su estructura organizacional: Eee Directivo Directiva Camaral, | Comisiones/Comités/Brigadas /Bancadas [Ejecutivo Secretaria General, MAE/Direcciones | Operative __| Departamentos/Jefaiuras/areas/Unidade VI. Clasificacién de Unidades Organizacionales y Asignacién de Autoridad Las Unidacles Organizacionales en la Camara de Senadores por su contribucién allogro de los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Estratégico Insfitucional, se clasificaran de acuerdo a los siguientes criterios: 4) Sustantivas: Cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de la insiitucion. 5) Incluye a unidades sustantivas temporales: Que cumplen funciones que contribuyen al logro de objetivos en un periodo de tiempo determinado, en el marco de los convenios y contratos especiales que definen sus caracteristicas de operacién ¢] Administrativas: Cuyas funciones contribuyen ingirectamente al cumplimiento de {os objetivos de la institucion y prestan servicios en las unidades sustantivas para su funcionamiento,REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA dl) De asesoramiento: Cumplen funciones de cardcter consultive y no ejercen utoridad lineal sobre las demas unidades. 4 cada unidad organizacional deberd asignarse a autoridad lineal y/o funcional necesaria para la gestién de las operaciones asignadas segun su jerarquia. Asimismo, deberd definise la depenciencia jerérquica de la unidad en funcién a las Caracteristicas de sus operaciones. Vil. Alcance de Control Elnivel que corresponde a la Direccién General de la estructura central, podré contar con un maximo de cuatro jefaturas de unidad, cuya creacién deberd ser debidamente lustificada y por debojo de las jefaturas de unidad no podré crearse ningin otro nivel jerarquico inferior, | ARTICULO 18. (COMUNICACION Y COORDINACION ORGANIZACIONAL) La comunicacién y coordinacién organizacional comprende: |. Definicién de canales y medios de comunicacién Una vez definidas las éreas y unidades organizacionales, se establecerdn los cancles y medios de comunicacién, segtn el tipo de informacién que se maneja, de acuerdo a los siguientes criterios: ©) Por el establecimiento de relaciones de autoridad linea y funcional, con cardcter reciproco y que deberdn ser utilizados permanentemente. 6] Por la especificacién de las caracteristicas de la informacién que se genera, la cual debe ser util y adecuada para todos los usuarios y para el proceso de toma de decisiones. ¢) Por el establecimiento de la periodiciciad y el medio oral o escrito; en caso de ser escrito, debera determinarse claramente el contenido y la forma (narativa, estadistica o gréfica) de la informacién a transmitir. d) Por el tipo de informacién a transmitir:geo 334017 etude (02023 REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA i. Descendente. Cuando Ia informacién fluye de los niveles superiores de la estructura organizacional siguiendo el orden de jerarquia y el conducto regular. Este tipo de comunicacién deberé necesariamente efectuarse por escrito en forma de Instructives u oiros instrumentos que deben establecerse previamente, Ascendente. Cuando la comunicacién fluye de los niveles infetiores de la estruciura organizacional para los superiores, respetando el orden jerdrquico ysiguiendo el conducto regulaw. Esta informacién debe ser transmitida en través de informes y/o reportes de los resultados alcanzados para la oportuna toma de decisiones, ii, Cruzada. Se da entre una unidad organizacional y otra de nivel jerarquica menor, igual o superior, es decir, el mensaje no sigue el canal descendente y/o ascendente, sino que emplea una comunicacién directa a fin de lograr rapidez y comprensién en Ia informacién que se desea transmifir, por io que es importante determinar que tipo de informacién sera en forma cruzada. €) La regularidad del tipo de informacién que se transmite, clasificando la misma considerando su importancia, destino y tipo en: i. Informacién confidencial. Cuando se establezca que todo documento o asunto es confidencial y que sera supervisado directamente por la autoridad ejecutiva de mayor jerarquia, manteniendo un control directo del mismo. Informacién rutinaria. Es la informacién que fluye por toda Ia institucién y se refiere a la generada por procedimientos que se desarrolian en el cumplimiento de tareas inherentes a cada érea 0 unidad organizacional. Il, Determinacién de instancias de coordinacién interna: la Camara de Senadores de acuerdo a sus requerimientos, podré crear las instancias de coordinacién interna, para el tratamiento de asuntos de competencia compartida enire areas y unidades, que no pudieran resolverse a través de gestiones directas:ign 14a REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE | ‘ORGANIZACION ADMINISTRATIVA Pueden ser consejos, comités, comisiones 0 se designarén responsables que realicen | labores de coordinacién interna, Toda relaci6n directa y necesaria de coordinacién que surja de estas instancias debera estar estioulada como funcién especifica de las unidades organizacionales que Corresponda al Manual de Organizacién y Funciones de Ia instituci6n. Las instancias de coordinacién que se conformen se clasificaran en: @) Comités, cuya funcién sera la de establecer acciones y procesos y procedimientos de trabajo enmarcades en los objelivos y estrategias insfitucionales establecidas en el Plan Estratégico institucional; podrén ser informativos, de asesoramiento o de resolucion de problemas. Tendran la Potestad de recomendar soluciones y estaran conformados por personal de nivel ejecutivo y operativo. Estos comités podran ser permanentes o temporales. b) Comisiones, que se conformaran con el propésio de cumplir una misién especifica a cuyo término se disolverén. Estos podrén estar conformados por personal de diferentes niveles de Ia estructura de la Camara de Senadores y pueden ser de cardcter técnico 0 administrativo. La creacién de una instancia de coordinacién intema en la Camara de Senadores, ‘cualquiera fuera ésta, deberd contar con un instrumento que establezca: 4) Las funciones especificas que debe desempefiar. | b) La unidad organizacional encargada de Ia instancia. | El carécter temporal o permanente. d) La periodicidad de las sesiones. @) Documentacién de la evidencia de sus decisiones. ARTICULO 19. (SERVICIO AL USUARIO). La Unidad de Planificaci6n, en coardinacién con la Direccién de Recursos Humanos, debera generar mecanismos de orientacién que faciliten las gestiones de los usuarios, ‘como ser letreros que contengan en forma literal o gréifica del flujo de un tramite.Pigese 80017 = “ REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE _ ORGANIZACION ADMINISTRATIVA También se pueden definir conales y medios que permitan la resolucién de asuntos individuales de los usuarios y de interés pUblico para la recepcién, registro, canaiizacién y seguimiento de sugerencias, reclamos, denuncias 0 cualquier otro asunto similar, ARTICULO 20. (FORMALIZACION Y APROBACION DE MANUALES). 81 disenio organizacional deberé formalizarse en el Manual de Organizacién y Funciones y en el Manual de Procesos y Procedimientos, los cuales deberdn ser aprobacios mediante Resolucién de Directiva Camaral expresa. @) El Manual de Organizacién y Funciones debe contener informacién sobre las disposiciones legales que regulan la estructura, los objetives institucionales, el Qrganigrama, el nivel jerdrauico y relacién de dependencia de las unidades y Greas organizacionales, funciones inherentes a cada una de los elias, las felaciones intra ¢ interinstitucional 5) El Manual de Procesos y Procedimientos debe describir la denominacién y objetivo del proceso, las normas de operacién, la descripcién del proceso y sus procedimientos, los diagramas de fivjo, los formularios ARTICULO 21. (UNIDAD RESPONSABLE DEL DISENO O REDISENIO ORGANIZACIONAL). la unidad responsable de coordinar, consolidar y formalizar en un documento, todo el Proceso de Disefio o Redisefio Organizacional es la Unidad de Planificacién en Coordinacién con las Unidades Funcionales de la Camara de Senadores. ‘ARTICULO 22. (PERIODO DE TIEMPO PARA LA EJECUCION DEL PROCESO DE DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL) 8 proceso de Disefio 0 Redisefto Organizacional se realizaré hasta el mes de septiembre de Ia gestién fiscal, coincidiendo con la preparacién del Plan Operative Anual de ta entidad, que requeriré de una estructura organizacional cjustada a sus necesidades y Procesos para que fal estructura funcione.| trate 2000 REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE __ORGANIZACION ADMINISTRATIVA, CAPITULO IV IMPLANTACION DEL DISERIO ORGANIZACIONAL ARTICULO 23. (OBJETIVO DEL PROCESO DE IMPLANTACION DEL DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL). Laimplantacién del Diserio 0 Redisefio Organizacional tiene por objeto la aplicacién de la nueva estructura organizacional en la Camara de Senadores con la finalidad de cumplir con los objetivos y estrategias institucionales establecidas en el Plan Esiralégico Institucional, ARTICULO 24. (PLAN DE IMPLANTACION). Para la implantacién de la estructura organizacional obtenida como resultado del andiisis y disefio organizacional descrito en los arficulos anteriores, deberd elaborarse un plan de implantacién que deberé ser aprobado por (MAE) Oficial Mayor, conteniendo: ) Objetives y estrategias de implantacién, Se ceberd establece los resultados que se espera alcanzar en la implantacién de la estructura organizacional adoptada, incluyendo la descripcién de las actividades que se desarollarén para alcanzar dichos objetivos. 5) Cronograma. Se debera determinar las fechas y los plazos en que se llevaran a cabo las actividades de implantacion. c) Recursos. Se deberd definir los recursos humanos, materiales y financieros que se estimen necesarios para implantar el plan @} Responsables de Ia implantacién. se establecerdn los responsables involucrados de cada unidad de ia Camara de Senadores. €} Programa de difusién. Se tiene que disenar programas de difusién y orientacin mediante manuales, guias 0 insiructivos, a fin de inlemalizar, adiestar y/o Capacitar a funcionarios involucrados, sobre los cambios que se van a introducir en la estructura organizacional de la Camara de Senadores. f} Seguimiento. Deberd realizarse acciones de seguimiento para realizar los ajustes necesarios en la estructura que esta imploniada y funcionando,i REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE = ORGANIZACION ADMINISTRATIVA ARTICULO 25. (REQUISITOS PARA LA IMPLANTACION). Es un requisito para la implementacién del sistema de Organizacién Administrativa la Puesta en morcha del Plan Operativo Anual, sus bases estratégicas, asimismo es fundamental contar con recursos humanos, fisicos y financiers previstos. ARTICULO 26. (UNIDAD ORGANIZACIONAL RESPONSABLE DE LA EJECUCION DEL PROCESO DE IMPLANTACION DEL DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL). El proceso de implantacién estard dirigido, coordinado y supervisado por la Unidad de Planificacién, procedera a la implementacién del disefio organizacional en coordinacién con demés las unidades organizacionales de la entidad. ARTICULO 27. (PERIODO DE TIEMPO PARA LA EJECUCION DEL PROCESO DE IMPLANTACION DEL DISENO O REDISENO ORGANIZACIONAL Laimplantacién de la estructura disefiada 0 redisefiada, deberd realizarse hasta enero de | cada gestion fiscal, luego del proceso de Disefio 0 Redisefio Organizacional. La implantacién podré proporcionar los elementos para realizar cambios en el Plan Operative Anual, si corresponde, confome lo establecen las Normas Bésicas del Sistema de Programacién de Operaciones.