UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE HONDURAS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

CARRERA DE INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA

GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Gestión de las Comunicaciones
1. Factor crítico para el éxito del proyecto.
2. Comunicación abierta y honesta en todo momento.
3. Comunicación constante con los interesados.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios

para asegurar que las necesidades de información del proyecto y de sus
interesados, que satisfagan a través del desarrollo de objetos y de la
implementación de actividades diseñadas para lograr un intercambio eficaz de
información.
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Planificar la Gestión de las • Plan de Gestión de Comunicaciones
Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones • Comunicaciones del Proyecto

• Información de Desempeño
Monitorear las Comunicaciones • Solicitudes de Cambio

La comunicación efectiva crea un puente entre los

diversos interesados, cuyas diferencias pueden
impactar en el proyecto: comunicación clara y
concisa.
 CONCEPTOS CLAVE
▪ Comunicaciones: Medios para los cuales la información puede ser
enviada.
▪ Comunicación: Proceso de intercambio de información, de forma
intencional o voluntaria, entre individuos / grupos.
interna / externa, formal / informal, escrita / oral
ascendente / descendente y horizontal
consciente o inconsciente
esfuerzo para evitar malentendidos
 CONCEPTOS CLAVE
Mecanismos de Comunicación Dimensiones de la Comunicación
✓ En forma escrita ✓ Interna
✓ Hablados ✓ Externa
✓ Formales o informales ✓ Formal
✓ A través de gestos ✓ Informal
✓ A través de los medios ✓ Enfoque jerárquico
✓ Elección de palabras ✓ Oficial
✓ No oficial
✓ Escrita y oral

▪ Los Directores de Proyectos emplean la mayor parte de su tiempo en actividades de comunicación, ya

que, esta desarrolla las relaciones necesarias para lograr los objetivos del proyecto.
▪ Las comunicaciones pretenden evitar malentendidos y mala comunicación.
▪ Los malentendidos se pueden reducir pero no eliminar.
 5C’s de las Comunicaciones
Los malentendidos se pueden reducir pero no eliminar. Con el uso de
las 5C’s de las comunicaciones escritas o habladas (no redes
sociales):
1. Correcto: Gramática y ortografías correctas
2. Conciso: Expresión concisa y eliminación del exceso de palabras
3. Claro: Propósito y expresión claros, dirigido a las necesidades del
lector.
4. Coherente: Flujo de ideas coherente y lógico
5. Controlado: Flujo controlado de palabras e ideas.
 5C’s de las Comunicaciones
▪ Escuchar de forma activa
▪ Conciencia de las diferencias culturales
▪ Conciencia de las diferencias personales
▪ Capacidad de persuasión
▪ Negociación
▪ Gestionar las expectativas de los interesados
 CONSIDERACIONES SOBRE ADAPTACIÓN
ASPECTO CONSIDERACIONES
Interesados Los interesados son internos/externos a la organización, o ambas cosas?
Ubicación física Cuál es la ubicación física de los miembros del equipo?
El equipo está ubicado en el mismo lugar?
Está el equipo en la misma zona geográfica?
Está el equipo distribuido en múltiples zonas horarias?
Tecnologías de las De qué tecnología se dispone para desarrollar, registrar, transferir transmitir y
Comunicaciones recuperar los objetos de comunicación?
Qué tecnologías son las más adecuadas y eficientes en materia de costos para
comunicarse con los interesados?
Idioma Se utiliza un solo idioma o varios idiomas en el proyecto?
Se han efectuado provisiones para ajustarse a la complejidad de los miembros del
equipo de diferentes grupos lingüísticos?
Gestión del Conocimiento La organización cuenta con un repositorio formal o informal de gestión del
conocimiento?
ENTORNOS ÁGILES / ADAPTATIVOS
✓ Necesidad de comunicar detalles cambiantes y emergentes con
mayor frecuencia y rapidez.
✓ Acceso de los miembros del equipo a la información, frecuentes
controles del equipo y ubicación de los miembros del equipo en el
mismo lugar.
✓ Publicación de información del proyecto de manera transparente y
realización de revisiones periódicas para promover la
comunicación.
PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
▪ Requisitos de comunicación de los interesados
▪ Información a comunicar, idioma, formato y detalle
▪ Plazo y frecuencia de distribución de información
▪ Responsable de comunicar
▪ Responsable de autorizar la divulgación
▪ Grupos o personas que recibirán la información
▪ Tecnologías que se utilizarán
▪ Glosario de terminología común
▪ Restricciones derivadas de la legislación vigente
 TIPOS DE COMUNICACIONES
✓ Comunicación Interactiva
✓ Comunicación tipo Push (empujar)
✓ Comunicación tipo Pull (tirar)

N (N - 1) N= cantidad de personas
2
REGLAS BÁSICAS DE LAS REUNIONES
✓ Convocatoria formal y con antelación suficiente
✓ Propósito y tiempo limitado
✓ Puntos a tratar y agenda para cada punto
✓ Reuniones periódicas pero no frecuentes
✓ Convocar a las personas adecuadas
✓ Informar a los asistentes de sus responsabilidades
✓ Determinar las reglas del comportamiento
✓ Fijar acuerdos con responsables y plazos
✓ Realizar acta de la reunión con acuerdos adoptados
 GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
Es el proceso de garantizar que la recopilación, creación, distribución,
almacenamiento, recuperación, gestión, monitoreo y disposición
final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

Este proceso va más allá de la distribución de información relevante y

procura asegurar que la información que se comunica a los
interesados del proyecto haya sido generada y formateada
adecuadamente, y recibida por la audiencia prevista.
GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
MONITOREAR LAS COMUNICACIONES
Es el proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de
información del proyecto y de sus interesados.

Determina si los objetos y actividades de comunicación planificados

han tenido el efecto deseado de aumentar o mantener el apoyo de
los interesados a los entregables y los resultados esperados del
proyecto.
MONITOREAR LAS COMUNICACIONES