Ciclo

contable
Ciclo
contable

El ciclo contable se define como el proceso de analizar las actividades de una empresa,
recolectar y procesar información relacionada a esas actividades y resumir la información en
reportes financieros. La imagen siguiente nos ayuda a conocer los cuatro pasos que lo com-
ponen.

Paso uno Analizar las transacciones

Registrar las transacciones
Paso dos Parte 1. Postear las entradas del libro diario al libro mayor
Parte 2. Preparar el balance
Resumir los efectos de las transacciones
Paso tres Parte 1. Postear las entradas del libro diario al libro mayor
Parte 2. Preparar el balance
Preparar los reportes
Parte 1. Hacer ajustes a las entradas
Paso cuatro
Parte 2 Preparar los estados financieros
Parte 3. Cerrar los libros

Imagen 1: El ciclo contable

Los sistemas de información contable de las empresas multinacionales están preparados para
procesar grandes cantidades de información diaria, mensual y anualmente. En el caso de los
pequeños empresarios, el nivel de actividad es menor y tal vez su actividad diaria no es mu-
cha, pero en ambos casos, el sistema contable debe de seguir los pasos del ciclo contable.

Análisis de las transacciones

Recordemos la ecuación contable:

Activos = Pasivos + Patrimonio

Ambos lados de la ecuación siempre deben de estar balanceados. Esto quiere decir, que
cualquier movimiento que se registre de un lado, por ejemplo los activos, tiene que verse
reflejado del lado de los pasivos y el patrimonio o capital. A continuación podemos analizar
un ejemplo con una empresa ficticia:
 Efecto en términos de la Ecuación Contable
Actividades de la empresa
(Transacción)
Activos = Pasivos + Patrimonio

+$400,000 (efectivo)
1. Se invierten $400,000 en efectivo
+$400,000 (capital pagado)

2. Se pide al banco un préstamo por +$250,000 (efectivo)

$250,000 en efectivo +$250,000 (préstamo bancario por pagar)

3. Se compra un terreno por $70,000 y un -$200,000 (efectivo)

edificio por $500,000, pagando $200,000 +$70,000 (terreno)
en efectivo e incurriendo en una hipoteca +$500,000 (edificio)
por $370,000 +$370,000 (hipoteca por pagar)

-$850,000 (efectivo)
Se compra equipo por $850,000 en efectivo
+$850,000 (equipo)

Tabla 1: Transacciones y su efecto en las cuentas

Este ejemplo nos ayuda a ver de una manera un poco más clara cómo actúan las actividades
de una empresa con el aumento o disminución de las cuentas.

Registro de transacciones

Para registrar las transacciones diarias de una empresa se utiliza el Libro Diario. Los siguien-
tes tres pasos nos ayudan con el proceso:

1. Identificar las cuentas involucradas en la transacción.

2. Determinar si las cuentas aumentan o disminuyen.

3. Para cada cuenta, determinar la cantidad que aumenta o disminuye.

No importa si la transacción parece muy complicada, el seguir estos tres pasos nos simplifi-
can el análisis y registro de los movimientos de la empresa. Veamos un ejemplo:

El día 20 de julio del año presente se pidió al banco un préstamo por $300,000.

Siguiendo los pasos:

1. Las cuentas involucradas son Efectivo y Préstamo por pagar.

2. Como el efectivo es un activo, este aumenta con el débito. Y el préstamo por pagar
también aumenta (porque ahora la empresa le debe más dinero al banco).

3. La cantidad que aumenta al efectivo será $300,000 y la cantidad que aumenta al

préstamo por pagar es $300,000 también.

Efectivo $300,000

Préstamo por pagar $300,000

Resumen de los efectos de las transacciones

A estas alturas, si se han registrado todas las transacciones de la empresa, al final del trimes-
tre o año se podría evaluar la información para determinar cuánto efectivo se tiene y hacer
análisis de cada cuenta, pero esto sería muy tedioso. Imagine tener que buscar entre miles
de entradas de registros para encontrar información acerca de cada cuenta.

Algo que hace mucho más simple el análisis de las cuentas individualmente son las cuentas
T. Éstas son algo así como gráficos que nos permiten estudiar el comportamiento de la cuen-
ta durante cierto periodo.

A continuación un ejemplo de la cuenta T:

 Efectivo

#1
$300,000

#2 #3
$150,000 $350,000

#5 #4
$500,000 $640,000

#7 #6
$200,000 $100,000

#9 #8
$760,000 $10,000

#10
$80,000

Total débitos Total créditos

$1,990,000 $1,100,000

Balance
$890,000

Cada número representa una transacción correspondiente a un día específico en el que se

realizó la transacción. Así, esta cuenta T nos muestra un resumen de las actividades y mon-
tos que modificaron la cuenta de efectivo durante un periodo de tiempo. Del lado izquierdo
encontramos los débitos a esta cuenta y del lado derecho sus créditos. Para encontrar el
balance, sencillamente se resta el total de créditos al total de débitos.
Es importante aclarar que los créditos y los débitos se comportan de manera diferente con
los activos, los pasivos y el patrimonio. En el caso de los activos, como el efectivo, los in-
crementos se representan como débitos (lado izquierdo) y las disminuciones se representan
como créditos (lado derecho). Pero en el caso de los pasivos y el patrimonio, los incrementos
se representan como créditos (del lado derecho) y las disminuciones como débitos (del lado
izquierdo).

Cada una de estas cuentas se registra en lo que se conoce como “Libro Mayor”, en el que
usualmente se destina una página para cada una de las cuentas contables de una empresa.

Preparación de los reportes

Con la información registrada, clasificada y resumida, ahora sigue el paso de preparar los re-
portes contables que necesitamos para analizar el desempeño de la empresa durante el año.