Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Evaluacion de La Gestion de Informacion para Mejora en Toma de Decisiones
Evaluacion de La Gestion de Informacion para Mejora en Toma de Decisiones
Las organizaciones se enfrentan en la actualidad a retos cada vez más crecientes. Las
características del mundo empresarial les exigen que sean capaces de convertirse en
organizaciones inteligentes, desechando normas y estados mentales no válidos y cultivando
nuevos y expansivos patrones de pensamiento, para lo cual se hace imprescindible
gestionar la información en cada una de ellas. La investigación que se resume propone un
procedimiento de gestión de información en empresas cubanas de recuperación de materias
primas, con el objetivo de mejorar y optimizar sus procesos de toma de decisiones. Se
utilizaron como métodos investigativos teóricos el inductivo deductivo, sistémico-
estructural, analítico-sintético; y empíricos, la entrevista, la encuesta, el análisis documental
y la observación. Su importancia radica en que por primera vez en la organización se
realiza un abordaje formal a esta problemática. Se propone un procedimiento de gestión de
información, cuyo diseño resulta novedoso en el marco de la organización estudiada. En el
procedimiento se definieron las dimensiones para el análisis, y se utilizan herramientas
como el método OVAR, que permite identificar los indicadores de eficiencia y de esfuerzo,
y el tablero de control, que contribuye a dar seguimiento a los indicadores, y está orientado
principalmente a medir la eficacia en el cumplimiento de los objetivos asociados a metas
estratégicas. Se validó utilizando el criterio de especialistas. Se proponen conclusiones y
recomendaciones.
Introducción
La empresa objeto de estudio no está exenta de estos problemas, dado que pese a los
esfuerzos de los directivos de la entidad por gestionar la organización, no están
formalmente identificadas las necesidades de información en cada uno de los niveles
jerárquicos de dirección, que le faciliten la toma de decisiones; no están debidamente
delimitados los flujos y recursos de información, y no se conoce cuáles son los excesos,
duplicidades o carencias en los sistemas de información vigentes en la organización.
Sumado a ello mediante una encuesta aplicada a personal de la entidad se evidenció que
existe desconocimiento sobre las técnicas y métodos de ejecutar y evaluar la gestión de la
información.
Teniendo en cuenta lo anterior, se tiene como problema de la investigación: ¿Cómo evaluar
el proceso de gestión de la información para lograr el mejoramiento del proceso de toma de
decisiones en las empresas de recuperación de materias primas?
La novedad científica del estudio radica en la realización del procedimiento para evaluar
los sistemas de información en las empresas de recuperación de materias primas, realizado
sobre la base de los modelos más representativos de los últimos años y utilizando técnicas e
instrumentos que contribuyen a implementar los objetivos propuestos.
Métodos Teóricos:
Analítico-sintético: para desarrollar el análisis del objeto de estudio (tanto teórico como
práctico), a través de su descomposición en los elementos que lo integran, determinando así
las variables que más inciden y su interrelación como resultado de un proceso de síntesis.
Desarrollo
1. Argumentación empírica.
La investigación que se resume en el siguiente artículo fue realizada entre los años 2015 y
2017. Para sustentar la idea de la investigación, se realizó una encuesta a 22 dirigentes del
primer nivel de la Empresa de Recuperación de Materias Primas Camagüey (100%),
resaltando los siguientes resultados:
El 85% refirió no poseer ningún conocimiento para el diseño de los sistemas de gestión de
información.
1. Argumentación teórica.
Según González (2007) un sistema de gestión de información: “es la gestión de todos los
recursos de información que se generan dentro y fuera de la organización orientados a la
obtención de ventajas competitivas y a proveer a la organización de servicios de calidad,
mediante el uso de tecnologías, en función de satisfacer las necesidades de información de
sus clientes y alcanzar el desarrollo estratégico y las metas de la organización”. La autora
de este trabajo coincide con Barrios (2001), que valora la gestión e integración de los
recursos de información como elemento fundamental para el desarrollo estratégico de la
organización.
Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestión de la
información en las organizaciones, se encuentran:
Kendall (1997) ofrece una clasificación muy detallada de SGI dependiendo del tipo de
empresa, los cuales pueden ser:
La gestión de información tiene como uno de sus aspectos más relevantes la toma de
decisiones. Una decisión puede ser descrita como la respuesta a un problema o la elección
entre distintas alternativas para conseguir unos objetivos.
En dependencia de su naturaleza las decisiones a tomar pueden ser estructuradas y no
estructuradas. Las decisiones estructuradas son las que pueden definir a través de reglas y
procedimientos establecidos, son repetitivas y fácilmente automatizables mediante
aplicaciones informáticas. Por otra parte, las decisiones no estructuradas no son repetitivas
y no poseen reglas predefinidas, sino que deben ser creadas para cada ocasión y por lo
general al analizarlas no hay un histórico, se requiere intuición y sentido común. Estas
decisiones no son fácilmente automatizables, sino que los sistemas que las soportan
funcionan brindando apoyo al decisor sin remplazar su juicio. (Ballester, 2009) Para
gestionar eficientemente la información y que la misma repercuta positivamente sobre la
toma de decisiones, deben crearse efectivos sistemas soportados en las tecnologías
modernas para su intercambio y tratamiento, los cuales deben ser evaluados periódicamente
con el objetivo de corregir desviaciones, fallas, inconsistencias, duplicidades y carencias.
De lo anterior se deriva la necesidad del estudio de la gestión de información dentro de las
organizaciones.
1. Procedimiento propuesto.
o Análisis del modelo conceptual investigativo.
A continuación, se procederá a una breve explicación de cada una de las fases del
procedimiento.
Esta fase es de vital interés para lograr el compromiso y la participación de todos los
implicados, acciones importantes al respecto son la formación y el trabajo en equipos. Para
la conformación del grupo de trabajo se tendrá en cuenta la participación de especialistas de
todas las áreas de la organización, el equipo de dirección y representantes de las distintas
organizaciones que la forman, pueden ser invitados actores del entorno como clientes,
proveedores y la comunidad. Las acciones de capacitación deben estar dosificadas a lo
largo de todas las fases del procedimiento, siguiéndose el principio de ejecutarlas en el
momento preciso y necesario de acuerdo con las exigencias de cada una de ellas. Para la
detección de las necesidades de capacitación relacionadas con el funcionamiento del grupo
se establece que el mismo analice el pasado y presente de la gestión de información
cumpliendo con el principio de aprender haciendo.
Se realiza a través de la metodología métrica versión 3, la cual cuenta con las siguientes
fases: inventario de información, entrevista a directivos y diseño del cuestionario para
recopilar información sobre la gestión de la información en la organización. Como
resultados de su aplicación se contará con una descripción de la estructura de la
información en la organización con la finalidad de esquematizar sus flujos, de los
elementos necesarios para generar un inventario de información y de los procesos, sus
lógicas y límites que permitan conformar el mapa informacional de las actividades de la
organización. Métrica 3, define al diagrama de flujo como una técnica apropiada para
reflejar de una forma clara los movimientos de los datos a través de sus transformaciones
como resultado de la ejecución de los procesos. Para su aplicación se deben descomponer
sucesivamente los procesos que se desarrollan, desde el nivel general, hasta llegar al nivel
de detalle necesario para reflejar toda la semántica que debe soportar el sistema en estudio.
Finalmente se pretende recopilar elementos importantes de la organización en términos de
uso y tratamiento de información y determinar los puntos débiles y fuertes del sistema para
su posterior análisis.
En esta fase se deben determinar los indicadores que permiten valorar y emitir criterios
sobre el actual desempeño del sistema en la organización. En función de los objetivos
estratégicos definidos por la organización y la aplicación de una entrevista a los directivos
de la entidad, se determinarán los retos estratégicos de información y variables de acción
para alcanzar los objetivos deseados, así como los responsables de su ejecución, en función
de la gestión de la información, para lo cual se propone la aplicación del método OVAR,
que es una herramienta del Sistema de Control de Gestión (SCG) muy utilizada en la
literatura internacional moderna por su cualidad de focalizar los aspectos esenciales sobre
los que hay que actuar en un sistema, departamento, servicio o área de una organización.
De esta acción se derivarían los aspectos más relevantes sobre los que hay que accionar
para alcanzar los resultados esperados dentro del sistema.
Ahora bien, para evaluar los indicadores resultantes de la aplicación del método se procede
al diseño de un cuestionario donde se recoge información de cuatro variables
fundamentales: necesidades y usos de la información (requerimientos informativos y modo
de utilización de la información); recursos de información (que incluye la propia
información en bruto y procesada y sus formatos, las fuentes de información, servicios,
sistemas, personas, tecnologías, entre otros aspectos); los flujos de información (que debe
analizar la entrada y salida de información desde y hacia en entorno, el movimiento de
información dentro de la organización, canales de comunicación por los q transita la
información, los ciclos de circulación de la información, etc.); y la cultura informacional
(conocimiento del personal acerca del manejo de la información).
Para ello se hace necesario el diseño del Tablero de Comando (TC), tomando como base
los flujos y mapas confeccionados en la fase 2 de diagnóstico: El equipo encargado del
Tablero de Comando deberá generar una pequeña lista de procesos fundamentales,
identificar cuáles son críticos para cada objetivo estratégico del mapa de estrategia y luego
asignar una calificación o ponderación a la capacidad de los procesos de lograr dicho
objetivo. Esto permitirá que la organización identifique el impacto estratégico de cada
proceso. Los procesos que tienen una alta ponderación, pero ofrecen poco sustento
constituyen riesgos de desempeño para la organización. De igual modo, a todos los
procesos significativos se les debe asignar también una calificación o jerarquía basada en su
impacto para mejorar el desempeño de cada objetivo estratégico.
En esta fase se debe tratar de disminuir la brecha entre las necesidades de información
existentes en la organización, arrojadas en el diagnóstico, y las necesidades deseadas por la
organización. Además de proponer medidas para minimizar la acción de los puntos débiles
del sistema de gestión analizado.
Para la determinación del coeficiente de argumentación (Ka) se usaron los criterios de alto,
medio y bajo, y la escala del coeficiente de conocimiento. De estos resultados se puede
inferir que los 31 (100%) encuestados tienen un coeficiente de argumentación alto, al ser su
puntuación igual o mayor a 0.8.
Para evaluar los aspectos descritos se utilizaron cinco categorías, C1: muy adecuada; C2:
bastante adecuada; C3: adecuada; C4: poco adecuada y C5: no adecuada.
Conclusiones:
Una vez culminada la presentación del procedimiento para la evaluación del Sistema de
Gestión de Información se considera lo siguiente:
Referencias bibliográficas:
(2), 214-228.
Días, M. (2011). Reflexiones sobre el desarrollo de las nuevas tecnologías en la
organización y representación de la información. Ciencias de la información, volumen
42 (1). Recuperado el 20 de enero de 2014, de
www.redalyc.org/articulo.oa?id=181418901008.
Bastante
Ítems Muy adecuada Adecuada Poco adecuada No adecuada
adecuada
I1 31 31 31 31 31
I2 27 31 31 31 31
I3 28 31 31 31 31
I4 25 31 31 31 31
I5 31 31 31 31 31
I6 17 31 31 31 31
I7 28 31 31 31 31
I8 25 31 31 31 31
TOTAL 212 248 248 248 248
Promedio N-
Ítems C1 Sum a
Fila Prom.
0.0
I1 0.00 0.00 0.14
0
1.1
I2 1.13 1.13 -0.99
3
1.3
I3 1.30 1.30 -1.16
0
0.8
I4 0.86 0.86 -0.73
6
0.0
I5 0.00 0.00 0.14
0
0.1
I6 0.12 0.12 0.02
2
1.3
I7 1.30 1.30 -1.16
0
0.8
I8 0.86 0.86 -0.73
6
5.5
Suma 5.58
8
0.7
Puntos de corte
0
García Rodríguez Edelys. (2018, octubre 4). Evaluación de la gestión de información para
la mejora del proceso de toma de decisiones en empresas cubanas de recuperación de
materias primas. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/gestion-informacion-mejora-
proceso-de-toma-de-decisiones/