CAPITULO 13 La planificacion de los RRHH rel andlisis y disefio de los puestos de trabajo MAPA CONCEPTUAL Planificacién * Tipos * Enfoques *Inventario Conceptos relativos a puestos * Analisis * Disefo apr LANIFICACION DE LOS RRHH Y EL ANALISIS Y DISENIO DE LOS PUESTOS.,. 323 Escaneado con CamScannerALGUNAS CUESTIONES PREVIAS {Qué utilidad tiene planificar las necesidades futuras de recursos humanos? {Qué es un puesto de trabajo? {en qué consiste el disefio de los puestos de trabajo? {Por qué se analizan los puestos de trabajo? {Qué métodos de anilisis existen? wry yNr INTRODUCCION La planificaci6n es una funcién de la direccién de empresas que consiste en establecer un futuro deseable y determinar los medios que son necesarios para con- seguirlo. Cuando esos medios se refieren a las personas que serdn necesarias en el futuro, se habla de planificacién de los RRHH, que es una funcién esencial de la direccién de RRHH. Al planificar los RRHH que serdin necesarios en el futuro, se han de disefiar los puestos de trabajo que se precisardn, agrupando funciones y responsabilidades. Esos puestos de trabajo se analizan como paso previo al desarrollo de otras funciones de la direccién de RRHH. El anilisis de los puestos es preciso para tomar decisiones de seleccién de RRHH, de orientacién, de formacién, de ubicacién, de Temuneraci6n, etc. En ocasiones, del andlisis de los puestos de trabajo se deduce la conveniencia de redisefiarlos. Planificacién de RRHH, andlisis y disefio de puestos son, por consiguiente, tres, cuestiones muy interrelacionadas. 1. LA PLANIFICACION DE LOS RRHH _Elentorno en el que se desenvuelve actualmente la empresa se caracteriza pot la rapidez de los cambios que inciden en la direccién de los RRHH. Para asegurar que las decisiones directivas se ajustan a las necesidades de la empresa, es preciso obser- var constantemente los cambios de las condiciones del entorno e idear las estrategias més adecuadas. Al procedimiento utilizado para vincular la problemética propia de los recursos humanos a | aie fos recu losRRHH, futuras necesidades de la empresa, se le denomina planificacién 42 oe _Generalment, |a planificacién de los RRHH se define como “el proceso de an ae de los RRHH precisos para hacer frente a las necesidades de Ia ors tn habida cuenta de las nuevas politicas, sistemas y programas que se han d¢ 324 COMPORTAMIENTO HUMANO Y HABILIDADES DIRECTIVAS Escaneado con CamScannerdesarrollar para alcanzar los objetivos de la organizacién en un entorno répidamente cambiante”. Los objetivos de la planificacién de los RRHH son permitir a la empresa anti- ciparse a sus necesidades futuras de RRHH ce identificar las prdcticas convenientes para hacer frente a esas necesidades. Se trata de asegurar que habré personas disponibles, con las caractertsticas y capacidades necesarias, cuando la organizacién las necesite y donde las necesite. Una planificacién adecuada ha de permitir a la empresa un mayor control de su futuro ayudéndola en la preparacién de los sucesos futuros, anticipando los cambios y desarrollando los cauces de accién adecuados a esos cambios. Cuando una organi- zaci6n es capaz de aprovechar los futuros cambios de su entorno, mejora su propio futuro. No todas las organizaciones planifican sus necesidades de RRHH. Muchas con- sideran que es una actividad compleja y frustrante, mientras que otras simplemente estiman que no es necesaria, Sin embargo, la falta de planificacién hace que las personas tengan que hacer frente a los hechos después de que sucedan, obligdndolas aadoptar un comportamiento reactivo en lugar de proactivo. Entonces, la organiza- cién puede ser incapaz de anticipar adecuadamente un incremento de sus necesida- des de personal. En el mejor de los casos, puede verse obligada a reclutar personal altima hora, lo cual, a su vez, puede imposibilitar la consecucién de los mejores candidatos. En el peor, puede encontrarse sin los RRHH suficientes para atender asus necesidades, lo cual, a su vez, puede dar lugar a estrés de los empleados, difi- cultades para atender la demanda, pérdida de clientes, reduccién de la cuota de mer- cado, y, desde Iuego, falta de aprovechamiento de las posibilidades de desarrollo de la organizaci6n. La planificacién de los RRHH se inserta en el marco de la planificaci6n gene- ral de la empresa, que, a su vez, constituye la primera de las fases del proceso de direcci6n. Como se estudié con cierto detalle en el tercer capitulo, la direccién es un proceso encaminado a conseguir los objetivos de la organizacién mediante la aplicacién de los factores disponibles, desarrollando las funciones de planificacién, organizacién, gestion y control. La planificacién comporta el establecimiento de objetivos y la decisién sobre las estrategias, las tareas y los medios humanos materiales necesarios para alcan- zar esos objetivos. La planificacién es previa a las otras funciones de direccién; es imposible organizar, gestionar y controlar con eficacia sin unos planes adecuados. Es un proceso dinémico que desarrolla la capacidad de las organizaciones para fijarse un objetivo en forma conjunta y observar, analizar y anticiparse a los desaffos Y Oportunidades que se presentan, tanto con relaci6n a la realidad interna como a las Condiciones externas de la organizaci6n, para lograr dicho objetivo. LA PLANIFICACION DE LOS RRHH Y EL ANALISIS Y DISEN}O DE LOS PUESTOS... 925 Escaneado con CamScannerFigura 13.1. ee (C conict <= Gestion La planificacién es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situaci6n actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos. Es el proceso de seleccionar informacién y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales. Planificar significa que se estudian anticipadamente los objetivos y las acciones sustentando los actos con algtin método, plan o I6gica. La planificacién establece los objetivos de la organizacién y define los procedimientos adecuados para alcanzar- los; es la gufa para que la organizacién obtenga y aplique los recursos para el logro de los objetivos, y para que los miembros de la organizacién tomen decisiones con- gruentes con los objetivos y procedimientos escogidos. Evidentemente, la parte més compleja del proceso es la que concierne a la direc- cién general de la empresa, es decir, la determinacién de los objetivos generales, el estudio del entorno (para prever las oportunidades y amenazas que plantea), el anélisis de la organizaci6n (para determinar sus fortalezas y sus debilidades), la determinacién de las estrategias y, finalmente, el establecimiento de los medios de todo tipo necesarios para desarrollar esas estrategias. Plat La planificacién de Recursos Humanos es el proceso que busca asegurar el 6ptimo aprovechamiento del personal con que cuenta la empresa, y proporcionar los recursos humanos relacionados con las necesidades futuras de la organizacién. Planificar los RRHH comporta realizar una planificacién general de la empresa en la que se determinen los objetivos, la evoluci6n previsible del entorno, las a nes que desarrollard la empresa para alcanzar los objetivos en ese entorno, y, consi- guientemente, los puestos de trabajo que se necesitardin y que se habrin de cubrir para poder desarrollar esas acciones, sea con recursos humanos internos 0 que S& habrén de conseguir en el exterior. La planificaci6n de los RRHH comporta, en primer lugar, la previsién de la demanda, es decir, la anticipacién del niimero de personas de cada tipo que seran necesatae Para llevar a cabo el trabajo de la organizacién en una fecha futura, ¥ de ie oars isponible, es decir, las necesidades que se estima que se encontrar con los medios humanos disponibles. Por diferencia entre ambas se deter 326 ~COMPORTAMIENTO HUMANO Y HABILIDADES DIRECTIVAS dl Escaneado con CamScannermina las necesidades de RRHH, Por ejemplo, si un despacho de abogados estima que necesitaré ocho contables durante el préximo ato fiscal, y espera que se queden en la organizacién los seis que se encuentran actualmente en staff, su necesidad de este tipo de especialistas sera de dos contables. Tabla 13.1. La necesidad de RRHH se estima por diferencia entre: 1. Demanda prevista 2. Oferta disponible prevista Tanto si se prevé la existencia de un déficit, como si se espera un exceso, hay que ajustar esa diferencia, Algunos especialistas definen la planificacién estratégica de RRHH como “la determinacién de excedente o déficit de personal, y la consiguiente aplicacién de un programa de RRHH para responder a tal determinacién”. Figura 13.2. Objetivos Entorno previsible I Acciones I Puestos de trabajo eR | Exceso Déficit I Correccién Para la adecuada planificaci6n de los recursos humanos es preciso contar con un inventario. 2. TIPOS DE PLANIFICACION. ENFOQUES En la planificacién de los RRHH pueden seguirse distintos enfoques. Los planes a corto plazo suelen tener un horizonte temporal no superior a un - Algunos autores a la planificacién a corto plazo le denominan planificacién aifio, UAPLANIFICACION DE LOS RRHH Y EL ANALISIS Y DISENO DE LOS PUESTOS... 327 Escaneado con CamScannertéictica porque constituye una téctica para alcanzar los objetivos que se tienen a largo plazo. Evidentemente, los planes a corto plazo tienen que estar integrados con los planes a largo. Si falta esta coordinacién, como a menudo sucede en la prictica, los planes a corto plazo contribuyen muy poco 0 nada a la consecucién de los deseos que se tienen a largo plazo. Los planes a largo plazo tienen una duracién variable. Algunas empresas pla- nifican a s6lo dos afios, mientras que otras tienen planes a veinte 0 treinta afios, pero el horizonte temporal més habitual esté comprendido entre tres y cinco afios. Los planes a corto plazo han de ser congruentes con los planes a largo plazo; en realidad, los objetivos a corto plazo, de los que parten aquellos, han de ser un instru- mento para alcanzar los objetivos a largo plazo, en los que se basan los planes a largo. La forma més extendida de planificaci6n a largo plazo es la denominada pla- nificacién estratégica que es aquella que comporta la realizaci6n de las siguientes tareas: 1, Determinar la misién principal de la organizacién. Pl . Analizar el entorno de la organizaci6n. . Analizar los puntos fuertes y débiles del interior de la organizacién. Fijar objetivos a alcanzar en un plazo de cinco afios. ww Desarrollar estrategias para implementar los planes. En conjunto, la planificacién estratégica es un proceso sistemético que da sen- tido, direcci6n y continuidad a las actividades diarias de una organizacién, le per- mite visualizar el futuro e identificar los recursos, principios y valores requeridos para llevar a buen término sus objetivos. Para ello debe seguir una serie de pasos y estrategias que definan los objetivos a corto, mediano y largo plazo, al identifi- car metas y objetivos con el fin de desarrollar estrategias para alcanzarlos. En con- secuencia, es necesario contar con herramientas de diagnéstico, andlisis, reflexién y toma de decisiones en torno al camino que debe recorrer la organizacién. Otra diferencia de enfoques importante es la relativa a la planificacién formal y ala informal: * Como resultaré razonable, s6lo las empresas de cierto tamafio realizan una pla- nificacién formal. Las empresas pequefias, sin embargo, aunque no planifican formalmente, 10 hacen de modo informal, previendo las necesidades de distintos tipos de capa- cidades que van a ir teniendo segtin las oportunidades y amenazas que se preven en el entorno, y segiin las posibilidades que tiene la empresa de aprovechar las unas y amortiguar las otras, sobreviviendo en el entorno cambiante e incluso fainter hacia el tamafio considerado idéneo para el cumplimiento de sus objetivos. 926 +COMPORTAMIENTO HUMANO Y HABILIDADES DIRECTIVAS Escaneado con CamScanner3, ELINVENTARIO DE RRHH El inventario de RRHH es una “base de datos” que concentra todos los datos « informacién sobre los trabajadores, a partir de la cual seré posible determinar el ‘encial humano con que cuenta la empresa, ubicando y clasificando a los elemen- tos mas id6neos con los que se podré disponer para la cobertura de puestos vacantes. Bs el registro 0 catalogacién pormenorizada de la informaci6n sobre el personal de la empresa en cuanto a sus datos generales de identificacién, instruccién, capaci- tacién, experiencia, trayectoria en la empresa, perfil actitudinal y de personalidad, asi como desempefio laboral, El inventario de RRHH constituye una base (generalmente informatizada) que concentra todos los datos e informacién sobre los empleados, a partir de la cual sera posible determinar el potencial humano con que cuenta la empresa, ubicando y clasificando a los elementos més idéneos con los que se podré disponer para la cobertura de vacantes. Evidentemente, el inventario de RRHH constituye la informacién basica sobre las personas que forman la organizacién, y es indispensable como punto de partida para la planificacién. El inventario de recursos humanos se suele organizar clasificando la informa- ci6n del personal de acuerdo a los siguientes grupos de datos: 2) Datos personales: nombre y apellidos del trabajador, DNI, edad, estado civil, teléfonos, direccién particular, nimero de la seguridad social. b) Datos generales: tipo de contrato, ubicacién orgdnica, fecha de ingreso, catego- rfa, y puesto o cargo actual. ©) Aspectos curriculares: informaci6n referente al grado de instrucci6n, especia- lizaci6n, capacitacién dentro y fuera de la empresa, experiencia profesional y empresarial fuera de la empresa, publicaciones, investigaciones, distinciones, ejercicio docente, etc. d) Desempefio laboral: informacién relativa a los resultados de las evaluaciones de desempefio aplicadas al trabajador desde su ingreso a la empresa, faltas, absen- tismo, etc, 8 Antecedentes laborales (datos muy relacionados con los del apartado anterior, Pero con mayor incidencia en aspectos cualitativos): informacién de méritos y deméritos registrados durante la trayectoria del colaborador en la empresa. Carrera profesional: diferentes puestos de trabajo desempefiados por el colabora- dor, con las indicaciones de las acciones de promocién, ascenso o transferencia de las que haya sido objeto, asf como el tiempo de permanencia en cada puesto. Evaluacién psicotécnica: informacién relativa a los resultados de las pruebas Psicotécnicas realizadas por el trabajador. 8) LAPLANIFICACION DE LOS RRHH Y EL ANALISIS Y DISENO DE Los PUESTOS.,. 329 Escaneado con CamScannerh) Habilidades, capacidades y actitudes de la persona, en la medida en que se dis. ponga de estos datos. i) Rango salarial: informacién sobre su estructura retributiva actual y la futurible j) Otros datos: informacién sobre prevencién de riesgos laborales, maquinaria, ins. trumentos y herramientas a su cargo (automévil, caja de herramientas, ordena. dor, aparatos de medicién,...), ete. La informaci6n puede completarse con otros datos disponibles, como los refe- rentes a intereses profesionales y personales, metas y expectativas de la Persona, e informacién proveniente de su plan de carrera profesional (cuestiones que se tratardn en otro capitulo). Existen programas informéticos que se comercializan para inventariar RRHH, bien de forma aislada o bien de forma integrada con otros elementos propios de la direccién de los RRHH y de otras areas de la empresa (producci6n, finanzas, etc. Como puede observarse, el inventario de RRHH contiene datos tanto cuantita- tivos como cualitativos. Ha de permitir determinar las posibilidades que tiene cada persona de ocupar distintos puestos de trabajo y, consecuentemente, las de sustituir unos empleados por otros o cubrir las necesidades de nuevos puestos de trabajo con las personas existentes en la organizacién, lo que, como se verd, tiene miiltiples ven- tajas frente a Ja contratacién en el exterior. El inventario de RRHH se integra dentro del Sistema de Informacién de RRHH, que es el que integra toda la informacién relativa a las personas de la orga- nizaci6n. Generalmente se encuentra informatizado y su principal objetivo es facili- tar la toma de decisiones en esta materia, incluyendo las relativas a seleccién de per sonas, formacién, evaluacién del mérito y del desempeiio, planificacién de carreras, promocién o despido. A su vez, el Sistema de Informacién de RRHH puede estar integrado en un Sistema de Informacién ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Plan- ning). Este tipo de sistemas, més que programas de ordenador son sistemas de informacién que integran aplicaciones informéticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y analitica, finanzas, produccién, mantenimiento, logistica, recursos humanos, materiales, ges- tién de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos y efectos, tesoreria, car tera, gestién de proyectos, etc. Los datos personales contenidos en el inventario de RRHH estan protegidos por la normativa de proteccién de datos de cardcter personal. 430 COMPORTAMIENTO HUMANO Y HABILIDADES DIRECTIVAS Escaneado con CamScanner4, CONCEPTOS RELATIVOS A LOS PUESTOS DE TRABAJO. El anilisis de puestos de trabajo es “el proceso de determinaci6n y comuni cin de informacién sobre la naturaleza de puestos de trabajo coneretos; es la determi. nacin de las tareas que comprenden dichos puestos y de las destrezas, e y responsabilidades exigidas de sus titulares para su desempefio corre otro modo, es “el proceso de determinacién, mediante la observacio informaci6n pertinente relativa a la naturaleza de puestos de trabajo concretos”, El disefio de puestos de trabajo es “el Proceso de estructuracién del trabajo y de designacién de las actividades de trabajo coneretas de una persona o grupo de personas para aleanzar ciertos objetivos de la organizacién”. Aborda la cues- tién basica de cémo han de desempefiarse los puestos, y dénde han de desempefiarse. ‘onocimientos cto”. Dicho de ny estudio, de quién ha de desempefiarlos El andlisis y el disefio de puestos de trabajo estan muy relacionados. La mayoria de los andlisis se realizan sobre puestos de trabajo que han sido previamente dise- fiados. También es frecuente el redisefio de puestos realizado como consecuencia de un previo andlisis del que se desprende la necesidad de su modificacién porque, por ejemplo, contiene tareas innecesarias o, en general, es ineficiente. Elanilisis de puestos es fundamental para el desarrollo de las diversas funciones de la direccién de RRHH. Por ejemplo, no es posible determinar un sistema salarial sin haber definido previamente los puestos de trabajo a los que habré de referirse. Tampoco se puede realizar un reclutamiento sin conocer las exigencias del puesto de trabajo que se ha de cubrir. Aunque con frecuencia se utiliza el término “puesto de trabajo” como si fuera equivalente a los términos cargo, tarea, funcién, ocupaci6n, etc., estrictamente, en el andlisis de puestos se distinguen los siguientes términos: * Micromovimiento: es el movimiento més elemental, como el que se hace para coger o soltar un objeto. + Elemento: es la agregacién de dos o més micromovimientos, de modo que pueda considerarse una entidad completa, como levantar, transportar o colocar un objeto. . * Tarea: es una agrupaci6n de elementos que constituye un paso l6gico y necesario en la realizacién del trabajo por un empleado. Se realiza una tarea siempre que se hace un esfuerzo humano, fisico o mental, con una finalidad concreta. ; * Funcién: es una agrupacién de tareas realizadas para atender las responsabilida- des de un puesto de trabajo. * Responsabilidad: obligacién de cumplii ~ . — conjunto de hnviones y responsabilidades que constituyen el trabajo asignado a una sola persona. rciertas tareas y asumirciertas funciones. LAPLANIFICACION DE LOS RRHH Y EL ANALISIS Y DISENO OE LOS PUESTOS.., $91 Escaneado con CamScannerén de cargos idénticos en cuanto a sus tareas y res. + Puesto de trabajo: agrupaci ; significativas, y lo bastante parecidos para justifcar ponsabilidades principales 0 su inclusién en un tinico andli Ocupacién: grupo de puestos de trabajo semeja intes. No siempre es facil distinguir entre tareas y funciones. Con frecuencia, lo mas sencillo es considerar a aquéllas como subconjuntos de éstas. Por ejemplo, en una clinica, una de las funciones de un recepcionista es atender a los enfermos que acu- den al centro, y una de las tareas de esa funcién es darles paso cuando queda libre quien ha de atenderles. En cuanto a los conceptos de “cargo” y de “puesto de trabajo”, la diferencia radica en que éste puede ser ocupado por mas de una persona, mientras que no ocu- re lo mismo con el cargo. Por ejemplo, una clinica puede tener dos recepcionistas (que son dos cargos) para el mismo puesto de trabajo. El de ocupacién es otro con- cepto diferente: el puesto de recepcionista requiere destrezas, esfuerzo y responsa- bilidad semejantes en diferentes organizaciones, por lo que puede hablarse de la ocupacién de recepcionista. Figura 13.3. Micromovimiento ¥ Elementos ¥ Tareas ¥ Funciones t——_ Responsabilidades _ Cargos ¥ Puestos v Ocupaciones 5. DISENO DE PUESTOS DE TRABAJO El disefio de un puesto de trabajo exige tomar decisiones sobre quién, qué, d6nde, cuando, por qué y cémo serd desempefiado este. Se suele dividir en tres fases: 332. COMPORTAMIENTO HUMANO Y HABILIDADES DIRECTIVAS Escaneado con CamScanner1. Especificacién de las tareas, en la que se seftalan las tareas diferentes que han de * ealizarse en el puesto. 2, Especificacién del método de realizacién de las tareas, en la que se sefala cmo ha de efectuarse cada una de ellas, 3, Combinacién de varias tareas en puestos concretos asignables a personas con- cretas, en la que se agrupan las distintas tareas para formar puestos de trabajo. Bajo la “concepcién mecanicista del hombre”, en Ja que a este se le considera como una maquina o herramienta del proceso de produccién, tiende a buscarse la especializacién de las personas y a simplificarse las tareas en exceso. Tabla 13.2. Enfoques en el disefio de puestos + Concepcién mecanicista del hombre + Enfoque socio-técnico Hoy, bajo un “enfoque socio-técnico” se considera fundamental compatibilizar las exigencias de la organizacién con las de las personas, evitando la excesiva espe- cializacién que conduce al trabajo rutinario y repetitivo que, a su vez, da lugar al aburrimiento e incluso a la degradacién del ser humano. Con esta Perspectiva, son importantes los conceptos de Ambito y profundidad de los puestos de trabajo: + Eldmbito se refiere al ntimero y variedad de tareas realizadas. Cuando el ambito de un puesto de trabajo es escaso, la persona realiza pocas tareas diferentes ylas repite una y otra vez. * Laprofundidad es el grado de libertad de la persona para planificar y organizar su propio trabajo, para trabajar a su propio ritmo y para moverse y comunicarse libremente. La especializacion tiene ventajas evidentes: se requieren menos destrezas en las Personas, las pocas que requieren se mejoran gracias a la repeticién y prictica de las mismas tareas; es mds sencillo reclutar personas que tienen tareas concretas y for- marlas en ellas; los salarios pueden ser mas bajos dada la facilidad de sustitucién de Linas personas por otras; el producto final es més uniforme, ete. Sin embargo, la falta de ambito y de profundidad del puesto de trabajo puede dar lugar a descontento, con dl riesgo de consiguientes retrasos, absentismo, defectos y errores cometidos cons- Glenlemente, consiguiente falta de calidad, etc. En general, aunque con excepciones, © conveniente que los puestos de trabajo tengan cierto Ambito minimo, cierta pro- fundidad minima o ambas caracteristicas. LAPLANIFICACION DE LOS RAHH Y EL. ANALISIS Y DISENO DELOS PUESTOS... $33 Escaneado con CamScannerPara limitar la rutina y el aburrimiento, asf como para elevar su dmbito y su pro. fandidad, se acude a la rotacién, a la ampliaci6n y al enriquecimiento de los puestos de trabajo: nee + Larotacién de puestos de trabajo consiste en el intercambio periddico de asig. naciones de trabajo a las personas. Por ejemplo, un trabajador de un hipermer. cado puede estar algtin tiempo trabajando como reponedor, otro como cajero, otro como asistente en el almacén, etc, Ademés de motivar a las personas, con- tribuye a su formacién, al hacer que el individuo conozca distintas dreas y acti- vidades de la organizacién. + Laampliacién del puesto de trabajo consiste en incorporar a éste nuevas tareas de naturaleza semejante, es decir, en ensanchar su 4mbito, encomendando a su titular mas tareas, sin que la dificultad ni la responsabilidad precisas para des- empefiarlas se alteren de modo significativo. + El enriquecimiento del puesto de trabajo consiste en elevar su categoria ampliando tanto su Ambito como su profundidad. Ademés de incorporar nuevas tareas, el puesto se hace més interesante, implicando nuevas responsabilidades y animando al desarrollo personal. Actualmente, predominacierta perspectiva derivada de un enfoque socio-técnico en el que, ademds de buscarse que los puestos tengan un Ambito y una profundidad minima, se trata de que los disefios de puestos se basen en los conceptos de equipos auténomos de trabajo o de productividad de grupo, con el objeto de que las personas perciban el sentido de su trabajo y comprueben su contribucién al producto y a su calidad. Como se recordard, sobre estas cuestiones se trat6 en el capitulo 8 sobre la eficiencia y la motivaci6n en el puesto de trabajo. Otros factores relativos al disefio de los puestos de trabajo son el entorno fisico y los horarios de trabajo: * _Elentorno fisico, que hace referencia a cuestiones como la temperatura, la ven tilaci6n, la humedad, la luz, el color y el ruido. Son elementos que influyen en Jos resultados del trabajo y que, en buena medida, se encuentran garantizados Por normas sobre seguridad ¢ higiene en el trabajo que son de obligado cumpli- miento y que, evidentemente, condicionan el disefio. Los horarios de trabajo. Los horarios constituyen una variable que puede uti- lizarse para elevar la productividad y reducir los costes. Actualmente son fre~ Cuentes e] uso de horarios como la semana reducida (aumento de las horas de trabajo diario, reduciendo el niimero de dfas de trabajo a la semana), el horario flexible (en el que los empleados eligen, dentro de ciertos limites, el momento de comienzo y de final de su jornada diaria de trabajo), y el trabajo compartido en virtnd del cual dos o més personas que trabajan a tiempo parcial desempefian u? Puesto que normalmente seria ocupado por una sola persona o tiempo complet) 334 COMPORTAMIENTO HUMANO. Y HABILIDADES DIRECTIVAS Escaneado con CamScanner6, ANALISIS DE PUESTOS DE TRABAJO Como se ha sefialado anteriormente, el ai vel proceso de determinacién y comunicacién de informacion sobre la naturaleza de puestos de trabajo concretos; es la determinacién de las tareas que comprenden dichos puestos y de las destrezas, conocimientos y responsabilidades ex igidas de sus ttulares para su. desempefio correcto”, EI producto final del andlisis es una descrip- cién escrita con las exigencias efectivas en los puestos, Como también se ha sefialado ya, el tal para todas las funciones de direccié aporta, se encuentran los siguientes: + Definicién de los puestos. Realiza una descripeién de sus funciones y responsa- bilidades util para los titulares actuales y para sus supervisores, asi como para los empleados futuros. MAlisis de puestos de trabajo es andlisis de puestos de trabajo es fundamen- de recursos humanos. Entre los datos que + Lanecesidad de redisefio de puestos. + Informacién para un reclutamiento eficaz, identificando las exigencias de los puestos y describiendo las habilidades necesarias para desempefiarlos, lo cual ayuda a identificar a los tipos de personas que deben ser reclutadas. + Laimportancia de las diferentes destrezas y capacidades, lo que permite realizar comparaciones objetivas entre diversos candidatos en el proceso de seleccién del individuo que mejor se adapte al puesto de trabajo. Las funciones y responsabilidades que deben enseiiarse al empleado recién con- tratado para que sea titil desde el principio y se sienta como tal Datos necesarios para determinar las necesidades de formaci6n y desarrollo de las personas para desempefiar los puestos de trabajo actuales y los que puedan llegar a desempefiar en el futuro. Informacién para orientar a las personas en su carrera profesional y para que puedan fijar metas de progreso en la organizacién por sf mismas. Posibles elementos de seguridad en el trabajo. Un conocimiento profundo de lo que se supone que ha de hacer exactamente el titular del puesto, lo que permite evaluar sus resultados. Datos imprescindibles para fijar una remuneraci6n justa, al informar sobre el nivel de dificultad del puesto, sus funciones y responsabilidades, las habilidades Y capacidades que exige, etc. Por consiguiente, la mayorfa de las grandes funciones de la Direccién de RRHH ependen hasta cierto punto de un correcto andlisis de los puestos de trabajo. Para realizar un andlisis, se estudian los distintos puestos y sus exigencias, come Parindolos con las caracteristicas de las personas que actualmente son sus titulares. LAPLANIFICACION DE LOS ARHH Y EL ANALISIS Y DISENO DE LOS PUESTOS... $95 Escaneado con CamScanner‘Se enumeran las tareas que comprende cada puesto y se determinan las habilidades, rasgos de personalidad, y nivel formativo necesarios para desempefiarlo correcta mente. Inicialmente, se trata de informar sobre cada puesto de trabajo tal como es, no tal como debiera ser, ni como lo fue, ni como lo es en otras organizaciones seme- jantes, Solo posteriormente se estudiaréin las posibilidades de mejora, Como se ha sefialado, el anélisis de puestos de trabajo no s6lo comporta analizar Jos contenidos de éstos, sino también informar sobre los resultados obtenidos. Tales resultados se presentan normalmente en forma de descripcién y de especificacién de los puestos: * La descripcién se centra en los puestos en sf. Expone qué es cada puesto y cud- les son sus funciones, responsabilidades y condiciones generales de trabajo. + La especificaci6n se centra en las caracteristicas que son necesarias para des- empefiar cada puesto. Los cuatro métodos mas frecuentemente utilizados para el andlisis de puestos de trabajo son la observacién directa, las entrevistas, los cuestionarios y los métodos mixtos. Veamos cada uno de ellos: 1. La observacién directa consiste en observar a quienes desempefian el puesto y tomar los datos necesarios para describirlo, es decir, cuestiones tales como qué es lo que se ha hecho, cémo se ha hecho, durante cuanto tiempo, cual era el ambiente de trabajo y qué equipo y herramientas se han utilizado. Un inconveniente importante de este método es que se encuentra limitado a los puestos que requieren ciclos breves y repetitivos. Los puestos complejos (el de contable 0 el de administrativo, por ejemplo) requieren perfodos de observacién tan prolongados que este método resulta poco prictico. Otro inconveniente es que el observador ha de tener una gran formacién para saber lo que hay que observar y lo que hay que registrar, lo cual puede obligar a utilizar un impreso con informaci6n normalizada para complementarlo mientras se observa el tra~ bajo, para evitar omisiones de informacin importante. ‘Tabla 13.3. Métodos de anilisis + Observacién directa + Entrevista + Cuestionarios + Métodos mixtos 2, La entrevista se basa en una conversacién personal con el titular del puesto, generalmente en el propio lugar de trabajo. Las entrevistas pueden ser estruct- radas (cuando el formato esté predisefiado) o no estructuradas (cuando el for- 36 COMPORTAMIENTO HUMANO Y HABILIDADES DIRECTIVAS Escaneado con CamScanner imato se va desarrollando a medida que se realiza la entrevista). Las entrevistas estructuradas tienen la ventaja de que se garantiza la cobertura de todos los aspectos relevantes, y facilitan la comparacién entre la informacién obtenida de diferentes personas que ocupan el mismo puesto, EI principal inconveniente de este método es que requiere mucho tiempo para preparar las entrevistas asi como acudir al lugar y Ievarlas a cabo. Los cuestionarios suelen estar formados por unas cuatro paginas con preguntas de tipo objetivo y de tipo explicativo. El titular del puesto cumplimenta el cues- tionario y lo devuelve al analista tras ser revisado por el supervisor inmediato. Cuando el puesto est vacante, el cuestionario es cumplimentado por el titular del puesto existente en otra parte de la organizacién, si lo hay, y, si no, por el superior del puesto. Este método tiene la ventaja de que permite obtener informacién de gran nimero de empleados en un periodo relativamente corto y con un costo limitado, y el inconveniente de que el informante o el analista interpreten err6neamente la informacién. Otro inconveniente es que realizar los cuestionarios puede exigir mucho tiempo y tener un coste relativamente elevado. Una alternativa semejante a este método consiste en que el titular redacte una descripcién del puesto, con la aprobacién de su superior inmediato. Con los métodos mixtos se trata de aprovechar las ventajas y evitar los inconve- nientes de los métodos anteriores. Los métodos mixtos més utilizados son: (1) el cuestionario y entrevista con el ocupante del puesto (éste rellena el cuestionario y después es sometido a una entrevista rapida, con el cuestionario como referencia); (2) el cuestionario con el ocupante del puesto y Ia entrevista con el superior (para ampliar y aclarar los datos obtenidos); (3) el cuestionario y la entrevista con el superior (4) la observa- ci6n directa del ocupante y la entrevista con el superior; (5) el cuestionario y la observacién directa, ambos con el ocupante; y (6) el cuestionario con el superior y la observacién directa del ocupante. Algunos de los problemas mas frecuentes que se suclen presentar en el andlisis de puestos de trabajo son los siguientes: 1. La falta de apoyo en alta direccién, que debiera dejar claro ante todos los empleados que la participacién plena y sincera es extremadamente importante. 2. La falta de comunicacién de la importancia del proceso y de la necesidad de esa participacién. 3. El empleo de un tinico método simple de andlisis cuando es necesaria la com- binacién de medios de recogida de informacién mediante un método mixto. 4. La falta de participacién del superior y del ocupante del puesto en el disefio del andlisis, siendo su colaboracién esencial. LA PLANIFICACION DE LOS RRHH Y EL ANALISIS Y DISENO DE LOS PUESTOS... $37 Escaneado con CamScanner5, La falta de formacién o de motivacién de los ocupantes de los puestos, quienes son una gran fuente de informaci6n y raras veces estén preparados y motivados para generar datos de calidad para el andlisis. 6. La distorsién de las actividades como consecuencia de esa falta de forma. cién, Por ejemplo, pueden tratar de acelerar el ritmo de trabajo cuando son observados, si no han sido advertidos de que no se pretende juzgar su habi- lidad 0 su capacidad de trabajo. 7. La falta de concesién a los empleados de tiempo suficiente para realizar el andlisis en profundidad. 8. La falta de aprovechamiento de los datos obtenidos en la fase inicial de informacién. Estos datos deben utilizarse para determinar si el puesto se desempefia correctamente o si se pueden introducir mejoras. RESUMEN Con la planificacién de los RRHH se trata de asegurar que habré personas dis- ponibles, con las caracterfsticas y capacidades necesarias, cuando la organizacién las necesite y donde las necesite. La planificacién es la primera fase del proceso de direccién, a la que seguiran la organizacién, la gestién y el control. Los planes a corto plazo han de ser congruentes con los planes a largo plazo. La forma mis extendida de planificacién a largo plazo es la denominada planifica- ci6n estratégica, que es un proceso sistematico que da sentido, direcci6n y continui- dad a las actividades diarias de una organizacién, le permite visualizar el futuro e identificar los recursos, principios y valores requeridos para Ilevar a buen término sus objetivos, para lo cual debe seguir una serie de pasos y estrategias que definan os objetivos a corto, medio y largo plazo, al identificar metas y objetivos con el fin de desarrollar estrategias para alcanzarlos. Junto a la planificacién formal, existe una planificacién informal, que predo- mina en las pequefias empresas. EI punto de partida para la planificaci6n es el inventario de RRHH, que es el registro 0 catalogaci6n pormenorizada de la informacién sobre el personal de la empresa en cuanto a sus datos generales de identificacién, instruccién, capacitacién, experiencia, trayectoria en la empresa, perfil actitudinal y de personalidad, asf como desempefio laboral. Contiene datos tanto cuantitativos como cualitativos y se integra en el Sistema de Informacién de RRHH que, a su vez, puede estar integrado en un Sistema de Informacién ERP, que integran aplicaciones informiticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa. El anilisis de puestos de trabajo es la determinacién de las tareas que compren- den dichos puestos y de las destrezas, conocimientos y responsabilidades exigidas de sus titulares para su desempeiio correcto. 338 COMPORTAMIENTO HUMANO Y HABILIDADES DIRECTIVAS Escaneado con CamScannerBl disefio de puestos de trabajo especitfica ¢ jos, quien ha de desempeftarlos y donde han de disefio de puestos de trabajo es “el y de designacisn de las actividades de trabajo « ‘6mo han de desempefiarse los pues- desempefiarse, tign basica de c6mo han de desempeiiarse los estos, qui - y donde han de desempefiarse, Puestos, quien ha de desempefiarlos Bl anilisis y el disefio de puestos de trabajo estan muy relacionados, El diseio comporta la determinacién de | ; las tareas que han de realizarse en el puesto, la especificacién del método dt le realizarlas, y la combinacién de varias tareas en puestos concretos asignables a personas concretas, Superada la concepcién mecanicista del hombre, hoy, bajo un enfoque socio- téenico se considera fundamental compatibilizar las exigencias de la organizacién con las de las personas, evitando Ia excesiva especializacién que conduce al trabajo rutinario y repetitivo que, a su vez, da lugar al aburrimiento e incluso a la degradu- cién del ser humano. Con esta perspectiva, son importantes los conceptos de Ambito y profundidad de los puestos de trabajo. Para limitar la rutina y el aburrimiento, asi como para elevar su Ambito y su profundidad, se acude a la rotacién, a la ampliacién yal enriquecimiento de los puestos de trabajo. Otros factores relativos al disefio de los puestos de trabajo son el entorno fisico y los horarios de trabajo. La mayoria de las grandes funciones de la direccién de RRHH dependen hasta cierto punto de un correcto anilisis de los puestos de trabajo. Sus resultados se pre- sentan normalmente en forma de descripcién y de especificacién de los puestos. Los cuatro métodos més frecuentemente utilizados para el andlisis de puestos de trabajo son la observacién directa, las entrevistas, los cuestionarios y los métodos mixtos. La aplicacién de estos métodos no esta exenta de dificultades, la primera de las cuales suele ser la falta de apoyo de la alta direccién. CUESTIONES DE AUTOCOMPROBACION Responda verdadero o falso: 1. Los objetivos de ta planificacién de los RRHH son permitir a la empresa anvic Parse a sus necesidades futuras de RRHH e identificar las précticas convenien Para hacer frente a esas necesidades. La forma més extendida de planificaci6n a largo plaz ficacion estratégica. pat El inventario de RRHH contiene sélo datos cuantitativos. 0 es la denominada plani- \S PUESTOS... 339 ‘APLANIFICACION DE LOS RRHH Y EL ANALISIS Y DISENO DE LO: Escaneado con CamScannerEl enriquecimiento del puesto de trabajo consiste en clevar su. categoria ampliando tanto su dmbito como su profundidad. Una de las dificultades que suelen presentarse en el anilisis de puestos de trabajo es la falta de apoyo en la alta direccién. Marque la respuesta correcta: La funcién consistente en dividir el trabajo entre las personas y los grupos y coordinar sus actividades, se denomina: a) Planificacién. b) Organizacién. c) Gestién. d) Ninguna de las anteriores. {Cudl de los siguientes no forma parte de los grupos de datos que se incluyen dentro del inventario de RRHH? a) Aspectos curriculares. b) Antecedentes laborales. ©) Evaluacién psicotécnica. d) Ninguna de las anteriores. EI proceso de estructuracién del trabajo y de designacién de las actividades de trabajo concretas de una persona o grupo de personas para alcanzar ciertos obje- tivos de la organizacién se denomina: a) Disefio de puestos de trabajo. b). Andlisis de puestos de trabajo. ©) Especificacién de puestos de trabajo. d) Ninguna de las anteriores. . A.una agrupacién de tareas realizadas para atender las responsabilidades de un puesto de trabajo, se le denomina: a) Fancién. b) Elemento. ©) Cargo. d) Ninguna de las anteriores. . Cul de los siguientes no es uno de los métodos mixtos de anélisis de puesto’ de trabajo? 349 COMPORTAMIENTO HUMANO Y HABILIDADES DIRECTIVAS Escaneado con CamScannera) El cuestionario y entrevista con el ocupante del puesto (ste rellena el cues tionario y después es sometido a una entrevista rapida, con el cuestionario como referencia), b) El cuestionario con el ocupante del puesto y Ia entrevista con el superior (para ampliar y aclarar los datos obtenidos), c) El cuestionario y la entrevista con el superior. d) Ninguna de las anteriores, Respuestas a las preguntas de verdadero 0 falso: 1. Es verdadero. Permitir a la empresa anticiparse a sus necesidades futuras de RRHH ¢ identificar las précticas convenientes para hacer frente a esas necesida- des son objetivos de la planificacién de los RRHH. 2. Es verdadero. La planificacién estratégica es la forma de planificacion a largo plazo més extendida, 3. Es falso. El inventario de RRHH contiene datos cuantitativos y cualitativos. 4, Es verdadero, El enriquecimiento del puesto de trabajo consiste en elevar su categorfa ampliando tanto su émbito como su profundidad. 5. Es verdadero, La primera de las dificultades suele ser la falta de apoyo de la alta direccién, Respuestas a las preguntas de respuesta miiltiple: 1. La respuesta correcta es organizacién. El enunciado responde al concepto de la funcién de organizacién. 2. La respuesta correcta es ninguna de las anteriores. Tanto los aspectos curti- culares como los antecedentes laborales y Ia evaluaci6n psicolégica constituyen grupos de datos que se incluyen dentro del inventario de RRHH. 3. La respuesta correcta es disefio de puestos de trabajo. El enunciado responde al concepto de disefio de puestos. 4, La respuesta correcta es funcién. Una funcién es una agrupacién de tareas rea- lizadas para atender las responsabilidades de un puesto de trabajo. 5. La respuesta correcta es ninguna de las anteriores. Todas las respuestas ante- riores se corresponden con métodos mixtos de andlisis. LA PLANIFICACION DE LOS RRHH Y EL ANALISIS Y DISENO DE LOS PUESTOS... $41 Escaneado con CamScanner