FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos es la técnica o metodología utilizada para alcanzar

objetivos en un tiempo estimado.
El volumen de trabajo, sumado a unas variables y unos requisitos cada vez más
complejos han dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones
administren su trabajo por proyectos. Sin embargo, antes de conocer más detalles
sobre la administración de proyectos, es importante tener claro qué es un
proyecto.
En la gestión de proyectos se suele distinguir cuatro fases: la iniciación, la
planificación, la ejecución y el cierre. No obstante, dentro de la fase de ejecución
es común que se incluya una “sub-fase” que tiene también entidad propia: la de
seguimiento y control.
Todo proyecto lo podemos estructurar en cinco fases: inicio, planificación,
ejecución, seguimiento y cierre. En este post explicaremos cuál es su objetivo,
actividades se componen y cuáles son los documentos esenciales necesarios a
preparar en cada una de las etapas.
Análisis de viabilidad: para garantizar la efectividad y el éxito, se realiza un análisis
para determinar si para la empresa es conveniente abordar el proyecto. En
algunas ocasiones el proyecto puede no ser beneficioso y es preferible no
embarcarse en el mismo. Para ello se realiza un análisis de viabilidad en el que se
analiza el alcance del proyecto, los riesgos de llevarlo a cabo y si el mismo es
viable en cuanto a plazo, costo y calidad. Si dicho análisis arroja un resultado
favorable, se procederá con la siguiente fase.
Planificación detallada: en esta fase se realiza una hoja de ruta que marcará el
camino a seguir y la manera de hacerlo. Un mal cálculo en esta fase puede
significar un problema para la empresa y generar pérdidas económicas. Para que
los resultados sean positivos es fundamental detallar las actividades que se
llevarán a cabo, planificar comunicaciones y realizar un estudio minucioso para
calcular los recursos materiales, humanos y económicos necesarios para ejecutar
el plan en el tiempo estipulado. Finalmente, si se aprueba el proyecto, se
procederá a realizar un contrato donde conste la aceptación de términos y
condiciones.
Ejecución: en esta tercera etapa se asignan y ejecutan las actividades
programadas para alcanzar el objetivo estipulado. En esta fase, aunque no se
suelen presentar inconvenientes, es importante mantener una optima
comunicación para comprobar que las actividades se ajustan en tiempo, costo y
calidad a lo establecido en el proyecto.
Seguimiento y control: el objetivo en esta fase es realizar un seguimiento, control y
observación del progreso del proyecto para corroborar que se ejecuta de manera
correcta y, si no es así, captar rápidamente las desviaciones que pudieran
suceder, con el fin de realizar cambios en la planificación. Esto se efectúa
mediante una serie de acciones que incluye el seguimiento de tareas, el análisis
de estado y avance, la detección de fallas y variaciones, la realización de un
análisis de los costos para hallar desviaciones y evitar que los mismos sobrepasen
los límites máximos estipulados, entre otras.
Cierre: en esta última etapa culmina el proceso; en esta fase se corrobora que el
proyecto este completo y se hayan cumplido los objetivos, se analizan los
resultados obtenidos con respecto a las estimaciones, se presentan los
entregables, se efectúa un balance y se realizan las acciones necesarias para dar
formalmente por finalizado el proyecto.

PLANIFICACIÓN DE LOS PARAMETROS DE UN PROYECTO

El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las

actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del
proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecución,
tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos
recursos, etc.
Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y una
gestión de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los
condicionantes exigidos por nuestro cliente.
Alcance del proyecto:
Un proyecto en el que no se realiza una definición el alcance en forma correcta, es
un proyecto condenado a grandes problemas en su planeación, ejecución, control,
por lo que su probabilidad de esto se reduce considerablemente.
Estructuras:
Las organizaciones funcionales proporcionan el fundamento básico a partir del
cual se llevan a cabo las actividades orientadas hacia el proyecto; el proyecto
integra los esfuerzos del equipo para lograr los objetivos del proyecto. El gerente
de proyectos, que sirve como el punto focal para las actividades del proyecto,
determina el "cuando" y el "que" del trabajo; los gerentes funcionales, al apoyar
todos los proyectos, determinan el "cómo" se hará el trabajo.
Costo:
El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la
terminación aceptable del proyecto. El costo se basa en un presupuesto que
abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que
servirán para llevar a cabo el proyecto. Puede incluir los sueldos de los
que trabajan en él, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo
o de instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que
se encargan de algunas actividades. Por ejemplo, si se trata de una boda, entre
otras cosas se presupuestará lo siguiente: flores, vestido de la novia, frac,
agencia de banquetes, pastel, alquiler de la limusina, fotógrafos.
Estimación de tiempos:
La estimación del tiempo forma parte del proceso de Gestión del Tiempo
de la Administración de Proyectos. La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los
procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. Los
procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente: 1
Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del
cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos
entregables del proyecto. 2 Establecimiento de la Secuencia de las
Actividades: identifica y documenta las dependencias entre las actividades del
cronograma. 3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y
las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del
cronograma. 4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la
cantidad de períodos laborables que serán necesarios para completar cada
actividad del cronograma. 5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias
de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de recursos
y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. 6
Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto
Recursos:
La estimación de recursos es una actividad importante que debe llevarse a cabo
con el mayor detalle posible, porque permite al comprador establecer una
aproximación al coste total y plazos del desarrollo del sistema.