MANUAL USUARIO BOS

2019
Departamento Becas Laborales
 INDICE

1. Presentación 2
2. Ingreso a la Plataforma 3
3. Inscripción de Cursos 5
4. Mensajes de Error y Ajustes 21
5. Reemplazos 24
6. Ingreso de Asistencia 29
7. Certificado de Asistencia Manual 32
8. Orden de Compra Manual 33
9. Estados de BOS 34

1
 1.- Presentación

Junto con saludarlos y darles una cordial bienvenida a nuestro Programa Anual de
Licitaciones de Becas Laborales OTIC SOFOFA les presentamos este Manual Operativo de
las Becas Laborales adjudicadas a través de nuestra plataforma de Becas OTIC SOFOFA
(BOS).

Esta herramienta no solo formaliza y establece un canal de comunicación seguro y

amigable entre nuestra área operativa y los OTEC participantes de nuestros programas,
sino también transparenta en cuanto a plazos y validaciones de cada curso, resultando
una guía respecto de las normas establecidas por SENCE para la operación de las Becas
Laborales y a los propios plazos indicados en nuestras Bases de licitación.

Por lo tanto, los invitamos a leer este manual que contiene una guía práctica y teórica
destinada a describir el funcionamiento técnico de la plataforma de administración del
Programa de Becas Laborales. Ante cualquier duda o comentario al respecto enviar su
requerimiento al correo becas@oticsofofa.cl

2
 2.- Ingreso a la Plataforma

1.-Digite en la barra de navegación de su computador el siguiente link:

http://bos.oticsofofa.cl/becasinscripcion/default.aspx

a) Los OTEC que a la fecha no se han adjudicado actividades deben ingresar a la

Plataforma con el RUT del OTEC, como Usuario y Contraseña. La contraseña debe
ser escrita sin puntos (.) ni guión (-). Enseguida la Plataforma le solicitará una
nueva contraseña, con la que el OTEC deberá ingresar al BOS.

b) Cuando es la primera ocasión en la que un Otec adjudica cursos en Sofofa, no

puede ingresar al sistema BOS, por lo que Operaciones debe desbloquear el Rut
del Otec para que puedan cambiar su contraseña al correo de becas@oticsofofa.cl

c) Los OTEC que se han adjudicado cursos en Licitaciones anteriores en el evento que
no recuerden su contraseña, deberán solicitar al correo becas@oticsofofa.cl el
desbloqueo de ésta indicando el RUT del OTEC.

d) Los OTEC que recuerden su contraseña deberán ingresarla para visualizar sus
cursos.

3
2.-Una vez que ingrese a la Plataforma de Becas Laborales podrá visualizar en la pantalla
los cursos adjudicados.

En esta pantalla se encuentra detallado cada curso que el OTEC se adjudicó. De izquierda a
derecha podrá visualizar el año y número de licitación (2018-6), luego el código (SF6-R-18-
10-0129), nombre del curso (Manejo de Animales durante el Transporte), el número de
participantes para la actividad (24), el número de horas totales (16), el estado de la
actividad (No Ingresado) y por último la columna Opciones.

4
Para aquellos OTEC que han trabajado en más de una Licitación con nosotros también
podrán visualizar los cursos anteriormente adjudicados. Por lo tanto, si necesita solo
visualizar aquellos cursos que actualmente están en proceso operativo (licitación actual)
puede filtrar por licitación o por un código específico de cursos.

3.- Inscripción de Cursos

El estado inicial de cada actividad adjudicada en esta Licitación será “No ingresado”, lo
que significa que no se ha ingresado ningún dato en la plataforma para el inicio del curso.
Para ingresar a la actividad debe pinchar el lápiz que se encuentra en la misma línea del
código del curso al que desea dar inicio en la columna “OPCIONES”.

5
Cuando haga clic sobre el lápiz se desplegará la siguiente pantalla, que cuenta con 5
pestañas (Curso-Participantes-Horario-Relatores-Confirmación):

6
1.- Pestaña Curso

a) Datos de Curso Adjudicado: Detalla los datos generales del curso, tales como:
Código Curso, Nombre del Curso, N° de Participantes y N° Total de Horas.

b) Inscripción de Curso: Debe ingresar cada dato solicitado en los formatos

establecidos. Área Temática, Institución Beneficiaria, Fecha de Inicio y Término del
Curso, Comuna y Dirección de ejecución del curso.
c) Si no viene Institución beneficiaria, ingresar OMIL.

7
d) Horario: Marcar los días de clases. Indicar los horarios de clases, teniendo presente
que los minutos de coffee no se contabilizan como minutos de la actividad de
capacitación. Por ello deberá considerar estos minutos en el horario general de
clases ya que se descontarán del horario final (ver ejemplo página xx). En la
observación puede detallar el horario completo, cuando éste varía en la segunda
semana.

8
¡IMPORTANTE!
 El máximo de horas diarias de capacitación autorizado por SENCE es de 6 horas
diarias, y el mínimo de 3 horas, las cuales se informan al momento de licitar y en
caso de modificación (extensión de jornada diaria), debe contactar a su ejecutivo
asignado y solicitar autorización.
 El horario no debe considerar los minutos de coffee como parte de la actividad, no
se consideran en la suma total de los minutos de capacitación.
 Los minutos de break si se consideran dentro del horario de capacitacion, para
poder así cuadrar las horas realizadas.
 Si el horario varía debe detallarlo en el campo de observaciones, o sí existe
información anexa al horario (suspensión de días, salidas a terreno, etc). Deberá
registrar días de clases. Adicionalmente en una pestaña más adelante (Horario)
deberá detallar día a día los horarios de las clases.
 Una vez que grabe todos los datos podrá avanzar, en caso contrario el sistema no
dejará que siga con la inscripción.

9
2.- Pestaña Participantes.

a) Datos del Curso Adjudicado: Descripción general de los datos del curso ingresados
en la pestaña curso.

10
 b) Ingreso de Participantes: En este campo deberá ingresar los datos de cada alumno
que participará en el curso (el ingreso de los participantes es de manera manual y
uno por uno). Cada vez que deba agregar un alumno tiene que llenar
obligatoriamente todos los datos solicitados y presionar “Agregar”. Así
sucesivamente hasta completar el listado de alumnos del curso. Al finalizar el
ingreso de alumnos presione botón “Siguiente”, para ir a la siguiente pestaña.
c) Cabe señalar que “Masivo Participante” y “Eliminar Masivo”, esta inhabilitada por
lo que no se puede cargar archivos

¡IMPORTANTE!
 Participantes Ingresados: Aquí aparecen todos los alumnos ingresados al curso.
Una vez que ha ingresado a uno o más participantes pueden corregir los datos
ingresados o de plano eliminar un alumno y agregar otro.
 Para corregir los datos debe editar presionando sobre el Lápiz ubicado en la misma
línea en que se encuentra el participante y en el campo de Ingreso de Participantes
se visualizarán los datos que ingresó originalmente, podrá corregir y deberá
nuevamente hacer clic sobre “Agregar”, (solo se puede realizar en estado
GRABADO)

11
  Si necesita eliminar al participante para agregar otro, debe hacer clic sobre la X
ubicada a un lado del lápiz, el participante será eliminado y podrá ingresar otro
hasta el tope máximo de alumnos indicado en el encabezado (Datos de Curso
Adjudicado).

3.- Pestaña Horario. El horario desplegado se origina en los datos ingresados por Ud. en

12
la pestaña “Curso”. El BOS permite editar el horario día a día.

¡EJEMPLO!

Si su actividad de capacitación contempla 5 horas diarias (300 minutos diarios de

capacitación) y se Inicia a las 09:00 PM, el cierre debiera ser a las 14:00 PM, pero si se dan
15 minutos de coffee, el cierre deberá ser a las 14:15 PM para que el BOS sume 300
minutos diarios a la capacitación. Recuerde que al ingresar los datos debe considerar que
los minutos de coffee (break) no se contabilizan como minutos de la actividad de
capacitación, y ello significa que el horario de cierre del curso se desplaza
proporcionalmente respecto de los minutos de break.

13
14
Cuando requiera modificar el horario de un día, debe hacer clic sobre el lápiz de ese día y
realizar la modificación y Grabar, (solo esta modificacion se realiza en estado GRABADO).

 En los casos que necesite deshabilitar feriados legales, que se encuentren entre
los días de ejecución del curso o aquellos días en que no se realicen clases debe
quitar (desactivar) el ticket de la columna de los “Activo”, dejar los horarios en 0,
ya que al momento del conteo de minutos estos se suman y provoca descuadre en
el total de horas, y luego presionar “Grabar”.

15
¡IMPORTANTE!

 Cuando se ha equivocado en el ingreso de las fechas o el horario general del

curso, debe volver a la Pestaña “Curso”(1°) corregir y Grabar, luego regresar a la
Pestaña “Horario”(2°) y presionar botón “Generar”, y automáticamente el
horario se modificará. Una vez finalizado presionar “Siguiente”. Si se
rectifican las fechas de inicio y termino deben presionar GENERAR por lo que si
ya habían ingresado el horario este volverá a 0, y deberá corregir día a día.
 (Esta modificación solo se realiza en estado GRABADO)

16
¡IMPORTANTE!

 Si usted edita el horario del curso en la pestaña “Curso” y pincha Grabar, los
cambios en pestaña “Horario” no se ven reflejados automáticamente hasta que
usted presione el botón Generar. Si usted modificó manualmente el horario de
algún día, directamente desde la pestaña “Horario”, al pinchar el botón Generar,
esta modificación será eliminada, por ende, deberá volver a modificar
manualmente el horario de algún día determinado.

17
4.- Pestaña Relatores.

Una vez registrado el horario presionar “Siguiente”, para que se abra pestaña Relatores.
Debe agregar al o los relatores que participen en la actividad, llenar los datos y presionar
agregar. El cambio o reemplazo de relatores debe ser autorizado por el OTIC en relación al
perfil autorizado en ficha técnica o propuesta para cada curso. Dicha autorización debe ser
solicitada al Ejecutivo de Becas Laborales asignado a cada Otec (se informa al momento de
notificar la adjudicación), con copia a la casilla becaslaborales@oticsofofa.cl, y
acompañada del Formulario de Rectificaciones, CV del Relator en formato Sofofa
(disponible para los Otec), y la acreditación del Relator(a) y/o Profesional de Apoyo. El
ingreso del/los Relatores/as y/o Profesionales de Apoyo, es obligatorio para los Otec.

¡IMPORTANTE!
 Ante supervisiones presenciales efectuadas por el OTIC, solo serán válidos los
Relatores que estén ingresados en BOS, favor considerar.

18
5.- Pestaña Confirmación.

Una vez que ingresó los relatores debe hacer clic sobre la pestaña de CONFIRMACION,
esta pantalla registra un resumen del curso, donde podrá revisar los datos ingresados. Si
los horarios y número de alumnos ingresados están correctos la pantalla no presentará
mensaje de errores.

Para cerrar el proceso debe adjuntar la Póliza de Accidentes o Certificado de Póliza

correspondiente a la actividad, donde se encuentre especificado claramente cada
participante inscrito y la vigencia de la póliza, por todo el periodo del curso.

19
Para subir el archivo correctamente, debe hacer clic sobre el botón “Seleccionar Archivo”,
y se desplegará la pantalla con todas las ubicaciones del PC. Debe dirigirse donde guardó
la póliza en su PC y seleccionar esta. Posteriormente, debe presionar la Flecha Verde que
indica hacia arriba para cargar el archivo en el curso (recomendamos no adjuntar archivos
de imagen (foto), hacerlo en formato PDF, Word, etc.).

El Otec NO debe presionar el botón Enviar, debido a que Becas Operaciones debe revisar y
confirmar la póliza, luego de eso ello proceden a cambiar de estado. El Otec, en estado
Enviado, perderá el control del curso para realizar cualquier tipo de modificación, salvo
para agregar, cambiar o quitar relatores (siempre y cuando sean previamente informados
a través de correo electrónico y autorizados), y realizar Reemplazos de participantes hasta
el 25% de transcurrida la fase lectiva (20% para cursos de Conducción Profesional y 15%
para Licitaciones 2019-1 y 2019-2) Toda otra acción estará restringida, y para poder
corregir algún dato mal ingresado o que cambie, deberá solicitarlo al correo
becas@oticsofofa.cl.

20
 4.- Mensaje de Errores y Ajustes

Cuando la plataforma arroje alguno o todos los errores que se detallan a continuación:

 El Número de Participantes tiene que ser igual al de la propuesta adjudicada.

Si le faltan participantes debe agregarlos siguiendo el procedimiento indicado en
la Pestaña Participantes. Importa considerar que SENCE autoriza la calidad de
participantes “oyentes”, pero no forman parte del curso, por lo tanto, solo se
debe ingresar el total de alumnos exactos que se indican en las bases asociados al
código que se adjudica. Ni más ni menos.
Es importante recalcar que el sistema BOS no permitirá realizar el cambio de
estado sin que coincidan exactamente los números de participantes (incluyendo
reemplazos).
En caso de que el número de participantes concuerde y aun así el sistema les
genere este mensaje de error, deberá contactarse con el área de Becas
Operaciones (becas@oticsofofa.cl).

21
 El Número de Horas tiene que ser Igual al de la propuesta adjudicada.
El coffee debe estar considerado en el horario para que cuadren las horas diarias
realizas. Para verificar que la cantidad de horas coincida con el total de horas
autorizados, debemos identificar todos los días de clases que dejamos en calidad
de ACTIVOS en la pestaña de horario y sumar todos los minutos para luego
dividirlos por 60 (1 hora) y el total resultante de esta operación será el número de
horas que ingresamos al sistema, el cual debe coincidir exactamente con el total
de horas que se encuentran en los Datos del Curso Adjudicado. Los días sin clases
deben quedar en 0 y desactivados para no afectar el conteo final de horas
ingresadas.
Si el sistema BOS arroja este mensaje, verificar en pestaña “Horario”, que los días
y el total de horas ingresado coincidan con el número de horas del curso
adjudicado (debe coincidir).

22
 La fecha de inicio del curso debe ser mayor a la fecha de hoy.
Los cursos deben ser ingresados (enviados) con 2 días hábiles de anticipación al
inicio de los mismos, dentro del horario indicado (hasta las 17:00 horas del
respectivo día), ya que son comunicados a SENCE con la misma antelación. La
plataforma no permite el envío de cursos (*) el mismo día que comienzan o en
fecha posterior a su inicio. Para esto debe contactar a Becas Operaciones
(becas@oticsofofa.cl).
Este error también ocurre cuando el curso estando en estado “Enviado”, debe ser
cambiado a estado “Grabado” por parte del Otic, para que el Otec pueda realizar
la modificación de datos del curso, producto de Rectificaciones autorizadas por el
Departamento de Becas Laborales. El cambio a “Enviado” debe ser gestionado por
el equipo de Becas Operaciones (becas@oticsofofa.cl), toda vez que el Otec ya
haya realizado las modificaciones en BOS producto de alguna rectificación.

23
 5.- Reemplazos

La pestaña Reemplazos se genera cuando el curso se encuentra en estado “Enviado” y ya

se encuentra en ejecución (si el curso da inicio el día 01/08/2019, la pestaña estará visible
a contar de esa fecha). De acuerdo a lo establecido por SENCE, los cursos de Becas
Laborales cuentan con un plazo de hasta el 25% de transcurrida la actividad (avance de la
ejecución del curso) para realizar los reemplazos de participantes que se requiera, a
excepción de los Cursos de Conducción Profesional, los cuales los Otec cuentan con un
plazo de hasta el 20% de transcurrida la actividad, y con un 15% los cursos de Registro
Especial (2019-1), y Talento Digital (2019-2), sin embargo cabe señalar que el sistema BOS
solo está diseñado para calcular el 25% de avance del curso, por lo que se les solicita a los
Otec que cuentan con cursos mencionados anteriormente, considerar como importante
esta información para evitar ingresar reemplazos fuera de plazo.

Nuestra plataforma registra por cada curso ingresado y enviado, la fecha y hora límite
para realizar los reemplazos en letras rojas y destacadas (siempre y cuando NO se
encuentren en estado “Grabado”). Pasado dicho plazo, la pestaña de Reemplazos se
cerrará automáticamente y por lo tanto ya no se podrán realizar más cambios de
participantes. El plazo límite para la incorporación de reemplazos en el sistema se
extiende hasta las 12:00 horas del día siguiente al del vencimiento del 25% de avance de
la ejecución del curso

24
Una vez identificado el participante que reemplazará, debe hacer un clic sobre el lápiz en
la línea del nombre del participante a quien va a reemplazar, en la Columna OPCIONES.

25
Una vez realizada dicha acción se desplegarán los datos del “Participante a Reemplazar” y
un recuadro titulado “Datos de Reemplazante”, que deberá llenar con los datos del nuevo
participante que incluirá en el curso.

Para todos los efectos, la “Fecha de Reemplazo” es la fecha desde que comenzó a asistir
el nuevo participante (reemplazante). No se considera la asistencia anterior del
participante reemplazado. Por último debe presionar Grabar.

¡IMPORTANTE!

 Cabe señalar que los reemplazos no se ingresan sobre reemplazos, esto quiere
decir que si un alumno reemplazante se retira, el Otec debe eliminarlo del sistema
y volver a subir otro reemplazo siempre como base el alumno inicial.

26
Una vez grabado el reemplazo, el RUT del reemplazante aparecerá al final de los datos del
alumno reemplazado, cada vez que se ingrese a la pestaña de reemplazos.

27
Para reemplazar un alumno ingresado como reemplazante, deberá eliminarlo presionando
el botón X. Una vez realizada esta acción, la persona inicialmente reemplazada volverá a
ser parte del curso, y tendrá que ser reemplazada por el nuevo reemplazo. La fecha del
reemplazo será aquella desde la que comienza a asistir el nuevo reemplazo. Todo esto
debe ocurrir hasta antes de cumplirse el 25% de avance de la ejecución del curso
(Licitación 3-2019, 20% para cursos de Conducción Profesional) y un 15% para los cursos
de Licitación 1-2019 Registro Especial, Licitación 2-2019 Talento Digital y Licitación 4-2019
Mantenimiento 4.0.

¡IMPORTANTE!
 Es importante que los Otec tengan conocimiento de que, si se desea editar o
eliminar información de un alumno considerado “Reemplazante”, se realice
directamente desde la pestaña “Reemplazos”. Por ningún motivo debe ser
eliminado un reemplazante desde la pestaña “Participantes”, ya que provocará un

28
 desajuste de información. Para aclarar dudas con respecto a esto, favor
contactarse con el área de Becas Operaciones (becas@oticsofofa.cl).

6.- Ingreso de Asistencia

El ingreso de asistencia debe realizarse una vez finalizada la actividad.

Los únicos dos criterios para ingreso de asistencia son: “A” que indica al alumno con
“Asistencia” a clases; e “I”, que indica Inasistencia a la clase por parte del participante.

Los reemplazos son válidos desde la fecha de reemplazo en el BOS.

29
El procedimiento para ingresar asistencia es el siguiente:

a) Debe hacer clic sobre el día en que completará la asistencia. La asistencia del
reemplazo corre desde la fecha indica en FECHA REEMPLAZOS.
b) Agregar información de la Nivelación.

30
c) Se desplegará la columna de ese día con todos los participantes.

d) Debe completar con A (Asistencia) o I (Inasistencia), según corresponda (Sólo una

“A” o una “I”).

e) Debe eliminar el símbolo destacado en siguiente imagen:

31
 f) Posteriormente debe Grabar.

7.- Certificado de Asistencia Manual

 Una vez que haya ingresado toda la asistencia, el OTEC deberá informar vía correo
a la casilla de Becas Operaciones (becas@oticsofofa.cl), para que realice el cierre
del curso en sistema BOS.
 El cierre del BOS implica que se habiliten 2 pestañas: Certificado de Asistencia y
Orden de Compra.
 Una vez finalizado el curso, Otec deberá solicitar a Becas Operaciones, el envío y
confección del Certificado de Asistencia Manual, donde depurarán la asistencia y
calcularán los porcentajes reales por cada participante que haya asistido a la fase
lectiva del curso (BOS no aproxima los porcentajes).

32
  Con el envío del Certificado de Asistencia, el Otec deberá comparar los porcentajes
por cada alumno con lo registrado en sistema SIC de SENCE, concretamente el
Formulario de Resumen Fase 1.
 Si los porcentajes no coinciden y existe la seguridad de que el error en la
información ingresada es en sistema BOS, solicitar a Becas Operaciones
(becas@oticsofofa.cl), que vuelva a abrir el curso para que el Otec realice el
cambio en el ingreso de asistencia. Luego, informar para que vuelvan a cerrar el
curso.
 Si los porcentajes coinciden, Otec ya estaría en condiciones para poder gestionar el
envío de los Diplomas y Actas de Formación y Asistencia, para que sean firmados
por el Otic dentro de los plazos establecidos en las Bases Administrativas de cada
Licitación.

8.- Orden de Compra Manual

 Una vez finalizada la Ceremonia de Certificación por parte del Otec, debe solicitar
el envío de la Orden de Compra Manual a Becas Operaciones
(becas@oticsofofa.cl), siempre y cuando el curso cuente con las siguiente
condiciones:
a) Otec haya efectuado el cobro de Anticipo por el valor de 50% del valor de
capacitación.
b) Cuando el Otec presenta multa aplicada, producto de supervisión Otic y/o
Fiscalización por parte de Sence.
c) Los participantes del curso cuenten con el beneficio de subsidios (rendibles por
parte del Otec): Subsidio Diario de Locomoción, Herramientas, Asistencia Técnica,
Práctica Laboral y/o Licencia Habilitante. BOS no discrimina los Montos a Rendir
(Subsidios), de los Montos a Facturar (Valor Capacitación del curso).
d) Si el curso cuenta con alumnos que reprobaron porque no alcanzaron a cumplir el
porcentaje mínimo de asistencia exigido (80% Cursos de Conducción Profesional /
75% Cursos restantes), el Valor de Capacitación por alumno el BOS lo calcula con
valor $0. La Orden de Compra Manual confeccionada por Becas Operaciones,
permite que a dichos participantes, se les calcule el valor por participante en
proporción a la cantidad de horas asistidas por cada alumno, además permite
calcular el valor capacitación a pagar por el Otic para los alumnos considerados
Desertores Justificados y no Justificados. (Otec debe enviar comprobante de
deserciones).

33
9.- Estados de BOS

NO INGRESADO
Estado inicial de cada curso en BOS, donde el OTEC no ha ingresado ningún tipo de
información ni datos requeridos.

GRABADO
En este estado, el OTEC puede comenzar a inyectar información al sistema a través de sus
5 pestañas iniciales: Cursos, Participantes, Horario, Relatores y Confirmación (ver página
6)

Además puede modificar datos que se encuentran erróneos:

Fecha de Inicio y término, ingresar o eliminar participantes iniciales, modificar horario día
por día, ingresar o eliminar Relatores y/o Profesionales de Apoyo, y por último, adjuntar
Póliza de Accidentes Personales.

ENVIADO
El OTEC ya no puede realizar ningún tipo de modificación en BOS (a excepción de ingreso
de Relatores).

Pestaña de Confirmación desaparece.

Pestaña de Asistencia queda habilitada.

Si el 25% de ejecución del curso aún no concluye, se agrega la pestaña de “Reemplazos”.

El OTEC puede comenzar a ingresar la asistencia de los alumnos.

EN GENERACIÓN DE SOLT
La fase lectiva del curso ya finalizó. La asistencia ya fue completada y se habilitan 2
pestañas: Certificado de Asistencia y Orden de Compra (*), los cuales pueden ser
descargados por el OTEC.

(*) Para mayor detalle, revisar puntos 7 y 8 de este Manual.

34