Estudio y Comparación de Costos y Beneficios de un Proyecto

El análisis del Valor Presente de Phone Check

El análisis del Valor Presente de Phone Check

La entrada de dos competidores obligó a los dueños de Phone Check a realizar un cambio de giro que les
permitiera encontrar una fórmula para retomar el crecimiento que los había caracterizado desde sus inicios.

La empresa Phone Check está en el negocio de la tecnología desde hace cinco años, donde ha alcanzado un
reconocido liderazgo en el rubro de la inscripción telefónica de personas que asisten a diversos seminarios y
convenciones. Sin embargo, en el último tiempo los contratos han disminuido considerablemente, lo que ha
puesto en peligro la estabilidad económica de la firma.
Esta situación obligó a los dueños a realizar un cambio de giro que les permitiera encontrar una fórmula para
retomar el crecimiento que los había caracterizado desde sus inicios.
Sabían que era un rubro sensible, pues el modelo era replicable. De hecho, en el último tiempo, habían entrado
dos competidores a este nicho poco tradicional. Bajo este análisis, era obvio que la empresa no había puesto su
foco en la innovación, la que debía estar en la base del negocio, si querían tener éxito.
Así, llevaban dos meses analizando varios proyectos, pero siempre topaban con lo costoso de la inversión y el
poco beneficio que ofrecían. Ya habían desechado varias iniciativas, por lo cual la preocupación cundía y el
ambiente tenso lo sentían todos los trabajadores.
Esta situación continuó hasta que Tomás, uno de los dueños de la firma, llegó con la idea de implementar un
nuevo sistema informático basado en Internet. El sistema incluía la utilización de un software que permitiría que
una persona pudiera registrarse, para los eventos a los que ellos daban servicios de inscripción masiva, desde
cualquier parte del mundo a través de la web.
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El análisis del Valor Presente de Phone Check

Calculando los costos

Parecía que el proyecto era la solución que estaban esperando en Phone Check, pero aún debían saber si
efectivamente era conveniente en términos financieros. Para ello, tal como habían hecho con las otras
posibilidades, realizarían un análisis que permitiera evaluar distintas alternativas, traduciendo en dinero tanto los
costos como los beneficios de la iniciativa.
Así, los dueños de la empresa debían saber cuánto sería el costo de implementación y uso del nuevo software en
comparación con el sistema existente. Además, tenían que conocer cuáles serían los beneficios en los próximos
tres años al tener este programa informático en lugar del antiguo.
Lo primero que hizo Tomás fue estimar los costos de instalación del nuevo software. Entre éstos se consideraban:

La licencia que deberían pagar por el uso del programa para cada computador en el que se utilizaría.
El valor del nuevo servidor.
El costo de instalación.
El pago por la asesoría necesaria para ejecutar el programa.

Para cada una de estas variables, los costos son los siguientes:

Costo de instalación Software

Licencia para 10 computadores US$ 5.000

Costo Nuevo Servidor US$ 2.000

Costo de Instalación US$ 1.500

Costo Honorarios Consultoría US$ 1.000

Además, el dueño de la empresa consideró todos los costos relacionados con la implementación del nuevo
sistema, tales como el gasto en capacitar al personal que usaría el software y las horas de trabajo que estos
empleados perderían por asistir a la capacitación. Estos son:

Costo horas de trabajo

Gastos capacitación para 10 trabajadores (20 hrs.) US$ 4.000

Costo pérdida mano de obra 10 trabajadores (20 hrs.) US$ 4.000

Estudio y Comparación de Costos y Beneficios de un Proyecto

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El análisis del Valor Presente de Phone Check

Luego de estimar estos costos, Tomás simplemente sumó cada uno de los ítems y mostró al resto de los socios
que el costo total para tener operativo el nuevo sistema era de US$17.500.

Parecía que el nuevo proyecto era la solución que estaban esperando en Phone Check, pero aún
debían saber si efectivamente era conveniente en términos financieros. Para ello, tal como habían
hecho con las otras posibilidades, realizarían un análisis de costo-beneficio con el cual podrían
evaluar distintas alternativas, traduciendo en dinero tanto los costos como los beneficios de la
iniciativa.

¿Y los beneficios?

El costo les pareció razonable a los socios de Tomás. Sin embargo, no olvidaban los fracasos en los análisis
anteriores, pues en todos los casos se había demostrado que no había mayores beneficios o, si los había, no
compensaban el desembolso requerido para optimizar el servicio.
Entonces, Tomás explicó que después de varios análisis, llegó a la conclusión de que el nuevo software
permitiría registrar al doble de personas en la misma cantidad de tiempo. Así, si normalmente eran capaces de
obtener una ganancia de US$200 por la firma de personas en un período de 40 horas, implementando el nuevo
sistema podrían duplicar la ganancia, alcanzando US$400 durante el mismo tiempo.
Considerando este dato, Tomás explicó a sus socios lo siguiente: si se pueden doblar las ganancias en una
semana laboral de 40 horas, pasando de US$ 200 a US$ 400, es decir US$ 200 extras, se tendrán ganancias
extras de US$ 800 por mes, o bien en un año, 12 x USS$ 800 = US$ 9.600 por año.
Si se tiene en cuenta que la vida útil de este software es de tres años, antes que quede obsoleto y se deba realizar
una nueva inversión, se puede considerar que su implementación, que cuesta US$ 17.500, proporcionará
beneficios adicionales de US$ 9.600 por año.
Ahora bien, si quisiéramos saber cuánto es el valor presente de este monto anual por tres años, debemos tener
presente que un depósito en el banco proporciona un 10% anual. Con esto, podemos realizar el siguiente cálculo
del valor presente de estos beneficios extras:

VP = 9.600/1.1 + 9.600/1.1 2 + 9.600/1.1 3 = US$ 23.873,8

Es decir, en dinero de hoy, los ahorros equivalen a US$ 23.873,8, los que comparados con los US$ 17.500 de la
inversión, resultan muy superiores.
Con este simple análisis, quedó demostrado que los beneficios de implementar este nuevo proyecto
compensaban absolutamente los costos. Por lo que tras presentar estos datos, Tomás convenció a sus socios de
implementar el nuevo software, el cual reportaría grandes beneficios, mejorando el estado financiero de la
empresa a futuro y permitiendo agendar y desarrollar los proyectos que se encontraban en carpeta.

Estudio y Comparación de Costos y Beneficios de un Proyecto

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El análisis del Valor Presente de Phone Check

Tomás explicó que después de varios análisis, llegó a la conclusión de que el nuevo software
permitirá registrar al doble de personas en la misma cantidad de tiempo y aumentar las ganancias
semanales, compensando absolutamente los costos de implementación y reportando grandes
beneficios a la empresa.

Aprendiendo de Phone Check

Si bien, este es un ejemplo sencillo de un análisis de valor presente, muestra que usar este método puede ayudar
a determinar la mejor opción, en cualquier tipo de negocio o proyecto.
Cabe señalar que algunas inversiones muestran beneficios de inmediato, mientras que otras requieren un
período más amplio, dado que la inversión es mayor. Evidentemente, cuando las ganancias son inmediatas la
decisión es fácil de tomar.
Si, por ejemplo, Tomás hubiese considerado que la inversión era a solo dos años, antes de tener que hacer una
nueva, habría realizado el siguiente calculo:

VP = 9.600/1.1 + 9.600/1.12 = US$ 16.661,2

Es decir, las ganancias extras en dos años en valor presente alcanzan a US$ 16.661,2, lo que comparado con los
US$ 17.500 de inversión que se debe desembolsar, no alcanza a compensarla, o muestra que el proyecto debe
operar con ese nivel de eficiencia durante tres o más años para ser considerado exitoso.
Sin embargo, cuando se necesita un mayor tiempo para recuperar la inversión inicial antes de obtener beneficios,
existe un mayor riesgo asociado, por ejemplo, que aparezca un sistema mejorado que es adquirido por la
competencia antes que se cumplan los tres años del proyecto.

A continuación, te invitamos a comentar la siguiente pregunta:

Pregunta

¿Crees que existen beneficios que no fueron considerados por Juan Alberto durante su análisis?¿Cuáles?

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