Manual de Procedimientos Erp Dsinf

MANUAL DE OPERACIÓN SW DE GESTION 1
I. INGRESO Y SALIDA
INGRESO
Para ingresar al sistema se debe ir a la página de Login, escribir las credenciales, marcar la casilla del
recaptcha y hacer click en Ingresar.
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dsinf@dsinf.cl www.dsinf.cl
SALIDA
Para salir del sistema se debe hacer click en el nombre del usuario y luego en el botón Salir.
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II. DASHBOARD
Al hacer click en las líneas horizontales en el encabezado se despliega la lista de secciones en formato
extendido.
Al hacer click en las distintas secciones de la pantalla el usuario es enviado a la sección correspondientes.
Asimismo, en cada cuadro se ven reflejadas la cantidad de cotizaciones y pedidos y los totales y cantidades
de compras, ventas y gastos del mes en curso.
Las ventas y compras de los últimos 6 meses se ven reflejadas en el gráfico de curvas del dashboard. Los
valores que se muestran son valores netos.
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III. CONFIGURACION
Dentro de la sección configuración se encuentra el acceso para Configurar datos de la empresa.
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En la sección de configuración se configuran valores para el uso general del sistema.

Cuando se cambie un valor, para que los mismos se hagan efectivos se debe, luego del cambio hacer click en
el botón correspondiente para Guardar los cambios realizados.
Los folios iniciales corresponden a los números con los que iniciarán los documentos especificados.
Para que un tipo de documento inicie desde un número en particular.
Las comisiones AFP corresponden a las comisiones actuales que cobran las AFPs.
Estos valores serán aplicados cuando esté disponible el módulo de RRHH para, por ejemplo, las liquidaciones
de sueldo.
La Tasa de impuesto corresponde al IVA que utiliza el sistema para los cálculos de impuestos en compras y
ventas. En caso que dicho valor sea actualizado por el gobierno, es en esta sección donde debe aplicarse el
cambio.
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En la sección Bancos aparece la lista de los bancos existentes. Si alguno deja de funcionar o cambia de
nombre, es en esta sección donde puede modificarse la información o eliminarse de la lista.
El Tiempo de validez para la cotización se puede modificar indicando el plazo que será indicado en las
cotizaciones que se envían a los clientes.
En la sección Centros de costo se ingresan los centros de costo a los cuales serán cargados los gastos y las
compras dependiendo del local.
Los Autorizadores de OC son las personas que pueden autorizar las órdenes de compra que se generarán
para las compras en los distintos locales.
Los Autorizadores de inventario son las personas que pueden autorizar los movimientos de inventario en los
distintos locales o entre locales.
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En la sección Plazos de pago se pueden agregar, editar o eliminar los plazos de pago establecidos en caso de
ser necesario.
Para poder agregar nuevos valores en las distintas secciones existe un botón junto al título que permite
hacerlo.
Hacer click en el botón Ingresar nuevo para agregar valores
Se abrirá un popup donde se deben ingresar los datos requeridos y hacer click en el botón Guardar.
Para editar alguno de los valores se debe realizar el cambio y hacer click en el botón Guardar.
Para eliminar alguno de los valores se debe hacer click en el botón Eliminar correspondiente.
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IV. USUARIOS
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VIII. COMPRAS / GASTOS

ORDENES DE COMPRA
En la página inicial de las ordenes de compra se muestra la tabla de todas aquellas que han sido generadas
en el sistema.
Para ingresar una nueva orden de compra debemos hacer click en el botón Nueva orden de compra. Eso nos
deriva a la siguiente pantalla en la que podremos ingresar el detalle para la Orden de compra.
Para ingresar el detalle, se ingresará cada ítem en la Orden de compra haciendo click en el botón Agregar
ítem. Al hacer click se abrirá un popup donde iremos ingresando el detalle del ítem, que puede estar
categorizado en Consumibles, Productos para venta o Servicios, dependiendo de cual sea la finalidad del
ítem que se vaya a comprar.
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Luego de seleccionar el tipo de compra irán apareciendo las siguientes casillas a ser llenadas dependiendo
de las opciones que vayamos seleccionando.
Para consumibles se desplegarán los siguientes campos:
Para los Productos para venta se desplegarán los siguientes campos:
Para incluir servicios se desplegarán los siguientes campos:
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Luego de llenar los datos del ítem a comprar debemos hacer click en Agregar ítem a la OC para que quede
registrado.
Al ingresar los ítems automáticamente irá apareciendo el total de la cotización y se muestra el campo para
seleccionar el Proveedor.
Una vez seleccionado el proveedor aparecerán los siguientes campos a llenar para completar la Orden de
compra.
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Al hacer click en Ingresar orden de compra seremos redirigidos a la página inicial de las Ordenes de compra
donde aparecerá registrada la que generamos.
La Orden de compra aparece en estado No autorizada y para que sea autorizada debemos hacer click en el
botón , eso nos enviará a la siguiente pantalla en la que podemos seleccionar a la persona que autoriza el
envío de la Orden de compra.
En la sección de Ordenes de compra cambia el estado de la OC a Autorizada y aparece el nombre de la

persona que la autoriza. Junto con esto aparece a la izquierda el botón Ver orden de compra y a la
derecha el botón para Anular la OC.
Adicionalmente luego que la orden de compra es autorizada se genera la transacción de compra

correspondiente.
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Al hacer click en el botón Ver orden de compra se abrirá en otra pestaña del navegador la Orden de
compra en formato PDF.
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COMPRAS
En la página inicial de compras se muestra la tabla de todas aquellas que han sido generadas en el sistema,
ya sea a partir de una Orden de compra como las que son ingresadas directamente.
Para ingresar una Compra directamente debemos hacer click en el botón Nueva compra directa y eso nos
enviará a la siguiente pantalla, en la cual haremos el ingreso de los Items exactamente de la misma forma
que para la Orden de compra.
La otra forma es a partir de una Orden de compra. Cuando ésta es autorizada automáticamente se genera la
compra con los mismos datos del proveedor y de los ítems ingresados.
Al generarse la compra se habilitan 2 botones, Ingreso de productos recibidos y Anular compra .
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DESPACHOS RECIBIDOS
Si vamos a la opción Despachos recibidos veremos la tabla de todas las recepciones de productos registradas
en el sistema.
Para ingresar el despacho de productos debemos, en la pantalla de compras, hacer click en el botón Ingreso
de productos recibidos y seremos redirigidos a la pantalla donde ingresaremos la recepción de los
productos de la compra.
En la pantalla aparecerán los productos incluidos en la compra que no han sido recepcionados.
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Para agregar los ítems para registrar la recepción se debe hacer click en el botón y se agregarán a la lista
inferior.
Luego se debe ingresar los datos de la recepción: fecha, hora, cantidad de bultos y la persona que
recepcionó los ítems.
Finalmente para registrar la recepción se debe hacer click en Guardar recepción de productos. Esto generará
el registro de la recepción y cambiará el estado de la compra a Recibida al igual que el registro de recepción.
Al registrarse la recepción de productos se activan 2 botones. A la izquierda el botón Subir documentos y

a la derecha el botón Editar datos de recepción .
Al hacer click en Editar datos de recepción somos redirigidos a la ventana donde podremos editar los
datos de recepción: fecha, hora, cantidad de bultos recibidos y persona que recepcionó los productos.
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Al hacer click en Subir documentos somos enviados a la página donde podremos subir la información de
los documentos con los cuales recibimos el despacho que pueden ser: guía de despacho, factura o boleta.
Una vez subido un documento puede subirse un documento adicional, por ejemplo: si los productos fueron
recepcionados con una guía de despacho, utilizando este mismo botón podremos subir la factura o boleta
correspondiente a la compra.
Al seleccionar el tipo de documento se despliegan los demás campos a ser llenados. Se puede corregir el
monto de la factura y se deben ingresar los datos correspondientes ala Forma de pago, Fecha de emisión de
la boleta o factura y la Fecha para el primer pago.
Luego de hacer click en el botón Ingresar detalle para el pago y seremos dirigidos a la siguiente pantalla para
el ingreso de los datos restantes correspondientes al pago.
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Cuando hacemos click en Ingresar datos de pago se abre un popup donde ingresaremos la información del
pago de cada cuota. Una vez se han ingresado los datos de todas las cuotas desaparece el botón para
Ingresar datos de pago.
Al igual que en el ingreso de los documentos de pago de otras operaciones, abajo del detalle aparece el total
de la factura o boleta y éste desaparecerá cuando al finalizar el ingreso de las cuotas pactadas, la suma
coincide con el total.
Para guardar el ingreso de los datos de pago y que la factura o boleta quede registrada en la sección de
Pagos y Cobros se debe hacer click en el botón Guardar.
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Al finalizar el ingreso se activa el botón Ver documentos en el registro de la recepción de productos. Al

hacer click en este botón seremos dirigidos a una pantalla donde podremos ver los documentos que han
sido ingresados para la Recepción de productos correspondiente.
Una vez guardados los datos, la factura o boleta será registrada en la sección de Pagos y Cobros. Asimismo,
la recepción de los productos automáticamente ingresa los productos recepcionados en el inventario y en
caso de ser productos para venta, en la lista de productos.
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DEVOLUCIONES
Al ingresar en la sección de Devoluciones aparecerá la pantalla donde se verá la lista de Devoluciones de

compras ingresadas en el sistema.
Al hacer click en el botón Ingresar una nueva devolución se mostrará la lista de Despachos recibidos con un
botón a la izquierda de cada registro para Ingresar devolución .
Al hacer click para ingresar la devolución seremos enviados a la siguiente pantalla donde aparecen los ítems
recibidos, de los cuales seleccionaremos los que serán devueltos.
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Al seleccionar los ítems a ser devueltos, se van agregando a la tabla que muestra el detalle de la devolución,
y automáticamente aparecerán los detalles de la devolución.
Para que la devolución quede registrada se debe hacer click en Ingresar devolución.
Al ingresarse la devolución aparecen 2 botones, a la izquierda para subir la Nota de crédito y a la derecha
para Anular la devolución. Al hacer click en Subir nota de crédito veremos la pantalla en la que
tendremos que ingresar los datos correspondientes.
Es importante ingresar el Nº NC, ya que si no se especifica NO se registrará el documento de la Nota de
Crédito.
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Al igual que al ingreso de las facturas de compra y venta, se debe ingresar el detalle para el pago de la Nota
de crédito y para que la Nota de crédito quede ingresada se debe hacer click en el botón Guardar.
Una vez se hace click en Guardar se registran los datos de la Nota de crédito y se genera el registro en la
sección de Pagos y Cobros.
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CATEGORIA GASTOS
En la sección de Categoría gastos vemos las categorías ingresadas en el sistema para los gastos que se vayan
ingresando. La categoría Materiales y Repuestos es la única que no puede ser editada ni eliminada ya que es
la que se utiliza para registrar los ítems cuando se generan Ordenes de servicio.
Para ingresar una nueva categoría se debe hacer click en el botón Ingresar una nueva categoría de gastos.
Al hacer click en Ingresar una nueva categoría de gastos aparecerá un popup donde ingresaremos la nueva
categoría.
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Luego de ingresada la categoría queda registrada y aparece en la lista de categorías de gastos.
Al generarse el registro se activan 2 botones a la izquierda para la edición y para la eliminación de la

categoría.
Al hacer click en el botón para editar podremos cambiar el nombre de la categoría.

Al hacer click en el botón para eliminar la categoría será eliminada de la lista.
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GASTOS
En la pantalla de Gastos visualizaremos todos los gastos que hayan sido ingresados en el sistema.
Para registrar un nuevo gasto se debe hacer click en el botón Ingresar un nuevo gasto. Al hacer click
aparecerá un popup donde se debe ingresar la información requerida, en primer lugar el local donde será
registrado el gasto. Luego se debe seleccionar la categoría del gasto a ingresar, y dependiendo de la
selección se desplegarán los campos correspondientes para el ingreso del resto de información.
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Luego de ingresados los datos requeridos se debe hacer click en Ingresar gasto para que sea registrado en el
sistema.
Al ingresar el gasto aparecen a la izquierda el botón para subir la factura o boleta y a la derecha el botón
para anular el gasto. El botón para anular solo estará activo mientras no se haya ingresado el documento de
pago.
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Al hacer click en Subir documento de pago somos redirigidos a la pantalla en la que seleccionaremos el
documento de pago, y con eso se desplegarán el resto de campos para el ingreso del número de boleta o
factura, forma de pago y las fechas de emisión del documento y del primer pago.
Luego de ingresados los datos se debe hacer click en el botón Ingresar detalle para el pago.
En la pantalla del detalle del pago debemos ingresar los datos de pago de todas las cuotas pactadas y que
están indicadas en el Plazo de pago. Luego de ingresados los datos de todas las cuotas y que el total cuadre
con el total de la factura podemos subir el documento digitalizado en caso de ser necesario y luego debemos
hacer click en el botón Guardar para que la información de pago se vea reflejada en la sección Pagos y
Cobros.
Al guardarse el documento de pago el número aparece indicado en el registro del gasto.
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Asimismo la información del pago se ve reflejada en la sección Pagos y Cobros.
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PROVEEDORES
En la página correspondiente a los proveedores veremos la lista de los que se encuentran registrados en el
sistema.
Para ingresar un nuevo proveedor debemos hacer click en el botón Ingresar un nuevo proveedor.
Al hacer click seremos redireccionados a la página donde ingresaremos los datos del proveedor a registrar
en el sistema.
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Para que se guarde el nuevo proveedor en el sistema, luego de ingresados los datos se debe hacer click en el
botón Guardar datos del proveedor.
En el registro de los proveedores tenemos 3 botones al lado izquierdo: Editar proveedor , Eliminar
proveedor y Ver detalle del proveedor .
Al hacer click en Eliminar proveedor no será eliminado, sino que cambiará el estado a Bloqueado.
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Al hacer click en Editar proveedor , somos redirigidos a una pantalla en la que veremos todos los datos
ingresados del proveedor y nos permitirá cambiarlos y después poder guardar los cambios.
Para guardar cualquier cambio que se haga en los datos del proveedor se debe hacer click en Guardar datos
del proveedor.
Al hacer click en Ver detalle del proveedor ingresaremos en una pantalla donde veremos todos los datos
ingresados del proveedor pero sin la posibilidad de modificarlos.
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IX. VENTAS / DESPACHOS

COTIZACIONES
En la página inicial de las cotizaciones se muestra la tabla de todas las cotizaciones que han sido generadas
en el sistema.
Para generar una nueva cotización se debe hacer click en el botón Ingresar nueva cotización.
Se debe seleccionar el local en el que se está realizando la operación y hacer click en Continuar.
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Se muestra la pantalla donde aparecen los productos disponibles para ser ingresados en la cotización
Para ingresar cada producto se debe ingresar la cantidad, si el precio es diferente al que debe ser ingresado
se debe reemplazar por el correcto y hacer click en el botón
Junto a la cantidad aparece el stock correspondiente al producto, la unidad de medida del producto, la
ubicación en la que se encuentra en el local, precio al por menor, precio al por mayor y la cantidad a partir
de la cual cambia el precio al por menor por el precio al por mayor.
En la última columna se ingresa el porcentaje de descuento del producto en caso que corresponda.
Al agregar el producto, el mismo se muestra en la sección inferior
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Para ingresar en la cotización un producto que no se encuentre en la lista se debe llenar la primera fila con
los datos del producto a cotizar.
Para ingresar en la cotización un servicio que se cotice al cliente se debe hacer click en el botón Agregar
servicio
Aparecerá un popup en el que se debe ingresar la información del servicio a cotizar
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En caso de existir un error al ingresar el producto para la cotización se debe eliminar de la lista haciendo
click en el botón
Luego de finalizado el ingreso de productos se debe seleccionar el cliente para que se desplieguen los demás
campos a ser llenados
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En caso de ser requerido se puede ingresar un descuento que será aplicado a toda la venta. El descuento
puede ser ingresado como un porcentaje de la venta o puede ser un valor definido que será aplicado al valor
neto.
Se debe seleccionar el plazo de pago
Se debe ingresar un email para el envío de la cotización en caso de requerirse o que el mail del destinatario
sea diferente al ingresado en la ficha de cliente.
En caso de existir observaciones para la cotización se deben ingresar en la casilla Observaciones.
Luego de tener ingresados todos los datos requeridos se debe hacer click en Ingresar cotización para que la
misma sea procesada.
Al quedar ingresada la nueva cotización se activan 5 botones, 3 a la izquierda y 2 a la derecha.

A la izquierda: Ver cotización , Enviar cotización , Generar pedido .
A la derecha: Editar cotización (en mantención, NO USAR), Anular cotización .
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Al hacer click en Ver cotización se abre en otra pestaña del navegador la cotización en formato PDF.
Al hacer click en Enviar cotización se envía la cotización automáticamente al email registrado del cliente
o, en caso de haber ingresado un email para la cotización, a esa dirección de correo.
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Al hacer click en Generar pedido se genera automáticamente el pedido, y al mismo tiempo se registra la
operación de venta con los datos de la cotización.
Una vez generado el pedido desaparecen los botones para generar pedido, editar y anular la cotización.
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PEDIDOS
La tabla muestra los pedidos que han sido generados en el sistema
Para generar un nuevo pedido se debe hacer click en el botón Ingresar nuevo pedido.
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Se muestra la pantalla donde aparecen los productos disponibles para ser ingresados en el pedido
se debe reemplazar por el correcto y hacer click en el botón
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Para ingresar en el pedido un servicio solicitado por el cliente se debe hacer click en el botón Agregar
servicio.
Aparecerá un popup en el que se debe ingresar la información del servicio a ingresar en el pedido.
En caso de existir un error al ingresar el producto en el pedido, se debe eliminar de la lista haciendo click en
el botón
campos a ser llenados.
El Centro de costo es opcional.

En caso de ser requerido se puede ingresar un descuento que será aplicado a todo el pedido. El descuento
puede ser ingresado como un porcentaje del total o puede ser un valor definido que será aplicado al valor
neto.
Se debe seleccionar el plazo de pago.
En caso de existir observaciones para el pedido se deben ingresar en la casilla Observaciones.
Luego de tener ingresados todos los datos requeridos se debe hacer click en Ingresar pedido para que el
mismo sea procesado.
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Al quedar ingresado el nuevo pedido se genera automáticamente la transacción de venta.
Al quedar ingresado el nuevo pedido se activan 4 botones, 2 a la izquierda y 2 a la derecha.

A la izquierda: Ver pedido , Subir OC .
A la derecha: Editar pedido (en mantención, NO USAR), Anular pedido (Se deshabilita una vez se haya
completado el despacho de productos).
Al hacer click en Ver pedido se mostrará el pedido en formato PDF.
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Al hacer click en Subir OC seremos enviados a otra página donde podremos guardar los datos en caso de
haber recibido una Orden de compra de parte del cliente, a partir de la cual se generó el pedido.
En la segunda casilla podemos seleccionar el archivo de la orden de compra para guardar la imagen o el
documento. Los formatos admitidos son pdf, doc, docx, jpg, jpeg, png o gif.
En la tercera casilla se debe ingresar el número de la Orden de compra.
Por último, para guardar la información se debe hacer click en Guardar OC.
Una vez guardada la información de la Orden de compra en el pedido, el ícono cambia de color de verde a
ámbar indicando que ya se ingresó la Orden de compra. Al haberse ingresado ya una Orden de compra,
puede ingresarse nuevamente del mismo modo, y la nueva, reemplazará a la antigua.
Al ingresar la Orden de compra, el número aparecerá en la información del pedido, y si se subió el archivo
del documento, se activará en el link en el número de la Orden de compra de modo que al hacer click en él
se visualiza el documento subido.
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VENTAS
La tabla de ventas muestra las ventas que han sido generadas en el sistema
Para generar una nueva venta se debe hacer click en el botón Ingresar venta directa.
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Se muestra la pantalla donde aparecen los productos disponibles para ser ingresados en la venta.
se debe reemplazar por el correcto y hacer click en el botón .
Para ingresar en la venta un servicio se debe hacer click en el botón Agregar servicio.
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Aparecerá un popup en el que se debe ingresar la información del servicio a ingresar.
En caso de existir un error al ingresar el producto se debe eliminar de la lista haciendo click en el botón .
campos a ser llenados.
El Centro de costo es opcional.

En caso de ser requerido se puede ingresar un descuento que será aplicado a toda la venta. El descuento
puede ser ingresado como un porcentaje de la venta o puede ser un valor definido que será aplicado al valor
neto.
Se debe seleccionar el plazo de pago.
En caso de existir observaciones para la venta se deben ingresar en la casilla Observaciones.

Luego de tener ingresados todos los datos requeridos se debe hacer click en Ingresar venta para que la
misma sea procesada.
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Al quedar ingresada la nueva venta se activan 3 o 4 botones, 2 a la izquierda y 2 a la derecha.

A la izquierda: Generar despacho , Generar orden de servicio (en el caso de existir venta de servicios).
A la derecha: Editar venta (en mantención, NO USAR), Anular venta (Se deshabilita una vez se haya
completado el despacho de productos).
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DESPACHOS
Al ingresar a la sección de despachos veremos la lista de todos los despachos que han sido generados.
En la misma ventana se encuentra la opción para generar despachos sin necesidad de una venta, como en el
caso de los despachos para solo traslado de mercadería o para traslado de mercadería para algún evento o
similares.
El registro del despacho se realiza de la misma forma que el despacho de una venta.
Para generar el despacho de una venta se debe hacer click en el botón Generar despacho a la izquierda
del registro de la venta y seremos enviados a otra página donde se deben seleccionar los productos a ser
despachados, retirados o entregados.
En la primera sección encontramos la lista de productos incluidos en la venta y de los cuales

seleccionaremos los que serán despachados.
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Para seleccionar los productos a ser despachados, en caso de ser una cantidad menos a la cantidad en la
venta, llenamos la casilla con la cantidad correcta y hacemos click en el botón .
Al seleccionar el producto a ser despachado, aparecerá en la segunda sección. En este punto, si hubo algún
error en el producto seleccionado para despacho, debe ser eliminado del despacho haciendo click en el
botón .
Una vez está completa la lista de productos se deben llenar los demás datos del despacho.
Se debe ingresar luego los datos del cliente para el despacho y las observaciones en caso de existir.
Una vez completados todos los datos del despacho se debe hacer click en el botón Procesar despacho para
guardar todos los datos ingresados y generar el despacho correspondiente.
Se genera el despacho y somos redirigidos a la página de despachos donde aparecen registrados los datos
que ingresamos.
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Al hacer click en el número del despacho veremos todos los detalles ingresados.
Cuando se ingresa un despacho aparecen 3 botones, uno a la izquierda y dos a la derecha.

A la Izquierda: Subir documentos de la venta .
A la derecha: Editar despacho , Anular despacho .
Al hacer cick en el botón Subir documentos de la venta somos redirigidos a otra página donde debemos
seleccionar el tipo de documento que se utilizará para el despacho.
Se deben ingresar los datos correspondientes al documento.

En el caso de la Guía de despacho solo se debe ingresar el número de la guía y el archivo en caso de ser
necesario.
En el caso de Boleta o Factura se deben ingresar el número del documento, en caso que el total indicado no
sea correcto (como por ejemplo cuando la factura se hace para más de una venta) hay que cambiarlo por el
valor correspondiente, la forma de pago, la fecha de emisión de la boleta o factura y la fecha para el primer
pago (En caso que sea pago al día se debe seleccionar la misma fecha que la de emisión del documento).
Luego se debe hacer click en Agregar datos para el pago.
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Al ingresar en la ventana para el ingreso del detalle para el pago se debe hacer click en Ingresar datos para
el pago de la cuota Nº X, donde X corresponde al número de cuotas indicadas en el plazo de pago para la
venta. El botón desaparecerá una vez se hayan ingresado los datos de todas las cuotas a ser pagadas (Valor,
número de transacción o cheque, fecha de pago).
Debajo de los datos de pago aparece el total de la factura y se indica cuando el total del detalle para el pago
no coincide. En este caso deben ser modificados los detalles del pago para que coincidan con el valor total
de la factura.
Al hacer click en el botón para agregar el detalle del pago aparece un popup para el ingreso de datos.
Una vez ingresados los detalles del pago de las cuotas se puede seleccionar en caso que se requiera el
archivo digitalizado del documento (factura o boleta) y para guardar la información se DEBE hacer click en el
botón Guardar. Este punto es importante porque al hacer click en Guardar se generan los datos que
permitirán que se visualice la información de la factura o boleta en la sección de Pagos y Cobros.
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Al haber guardado los datos se habilitan en el despacho 3 botones a la izquierda y se mantienen los 2 de la
derecha.
A la izquierda: Subir documentos de la venta . Ver documentos de la venta , Subir documento de
despacho recepcionado .
La opción Subir documentos de la venta permite subir nuevamente el documento y reemplazar el anterior
o subir un documento adicional, por ejemplo, si se subió originalmente la Guía de despacho, en esta opción
podremos subir la Factura o Boleta o viceversa.
La opción Ver documentos de la venta nos permite ver los documentos que ya han sido ingresados para
la operación. En el caso de haber subido el documento digitalizado, al hacer click en el número del
documento se podrá visualizar el mismo.
La opción Subir documento de despacho recepcionado nos envía a la página donde debemos ingresar los
datos cuando el despacho ha sido recepcionado por el cliente.
En caso de requerirse se puede subir el documento firmado por el cliente y se debe ingresar el nombre de la
persona que recibió el despacho.
Luego se debe hacer click en Guardar despacho recepcionado para finalizar el proceso de despacho.
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Cuando se finaliza el proceso de despacho el estado tanto del despacho como de la venta cambia a
Despachada.
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DEVOLUCIONES
Al ir a la sección Devoluciones veremos una página donde aparecerán todas las devoluciones ingresadas en
el sistema.
Para ingresar una devolución de sebe hacer click en Ingresar una nueva devolución, eso nos llevará a la
siguiente página donde aparecerán los despachos realizados, y ahí deberemos seleccionar el despacho al
cual corresponde la devolución que se va a ingresar.
En la lista de despachos realizados se muestran el número de despacho, venta, factura, la fecha del
despacho, los totales de la transacción y el cliente al que se realizó la venta.
Para ingresar la devolución se debe hacer click en el botón Ingresar devolución.
La pantalla para ingresar el detalle de los productos a incluir en la devolución nos muestra la lista de los
productos que fueron despachados y para agregar el producto en la devolución debemos ingresar la
cantidad a devolver y hacer click en el botón .
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Al ingresar el ítem automáticamente el sistema muestra los totales de la devolución. Para eliminar un ítem
que fue agregado, se debe hacer click en el botón . Al finalizar se debe hacer click en Ingresar devolución.
Una vez la devolución ha sido ingresada aparecerá en la lista de devoluciones y mostrará los datos de la
devolución, la venta, despacho y factura correspondientes, un botón a la izquierda y uno a la derecha.
A la izquierda: Subir nota de crédito
A la derecha: Anular devolución
Al hacer click en Subir nota de crédito somos enviados a la página donde se deben ingresar los datos para
correspondientes a la devolución. Se deben ingresar el número de la Nota de crédito, el plazo de pago,
cantidad de cuotas y la forma de pago, la fecha de emisión de la nota de crédito y la fecha para el primer
pago. Luego se debe hacer click en Ingresar datos para el pago para poder ingresar los detalles para el pago
de la devolución.
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Para ingresar el detalle del pago de la Nota de crédito se debe hacer click en Ingresar datos para el pago de
la cuota. Aparacerá un popup para ingresar los detalles del pago de la cuota dependiendo del medio de
pago seleccionado.
Al ingresar los datos de la cuota el detalle aparecerá en la página. En caso de ser más de una cuota, se
deberá ingresar el detalle para el pago de todas. Al finalizar desaparecerá el botón para agregar los detalles
del pago de las cuotas.
Al igual que en el ingreso de los detalles del pago en las facturas/boletas, abajo del detalle aparece el monto
total del documento y a medida que se ingresan las cuotas indica el monto de diferencia entre las cuotas
ingresadas y el total. Al completarse el monto correcto, el mensaje desaparece.
Se puede subir el documento digitalizado de la Nota de crédito en caso de requerirse.
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Para que la información sea registrada es necesario hacer click en el botón Guardar. Con esto aparecerán
los datos en la sección de Pagos y Cobros.
Al guardar la nota de crédito la misma quedará registrada en la devolución y si se subió un archivo se

generará el link para ver el documento haciendo click en el número de la nota de crédito.
El botón para subir el documento cambia de verde a ámbar, esto indica que al ejecutar el procedimiento
nuevamente, la nueva información reemplazará la anterior.
En la sección de Pagos y Cobros se registra la información del siguiente modo.
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ORDENES DE SERVICIO
Las órdenes de servicio pueden generarse directamente o a partir de una venta de algún servicio haciendo
click en el botón que aparece a la izquierda de la fila.
Para generarla directamente sin existir una venta se debe hacer click en la sección del menú Ventas /
Despachos -> Ordenes de servicio y luego en el botón Nueva orden de servicio.
Cuando generamos una orden de servicio directamente, una vez finalizada se genera la venta.
También podemos generar una orden de servicio directamente desde una venta.
Los procedimientos para el llenado de la orden de servicio son los mismos.
Al generar la venta de un servicio se activa el ícono donde hay que hacer click para poder generar la
Orden de servicio.
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Al ingresar en la pantalla de la Orden de servicio hay que ingresar los datos del servicio que se ejecutará y
luego se debe hecer click en Guardar orden de servicio.
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Al guardar la orden de servicio se guarda el número en el registro de la venta y se genera el registro en la

lista de Ordenes de servicio.
El botón Ver orden de servicio abre el PDF de la Orden de servicio con todos los datos ingresados hasta el
momento.
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El botón Ingresar detalle nos envía a la página donde podremos ingresar detalles adicionales de la Orden
de servicio, como por ejemplo la fecha de ejecución, valor del servicio, materiales y repuestos utilizados o la
corrección de los datos ingresados con anterioridad.
Para que se guarden las modificaciones de los datos ingresados debemos hacer click en el botón Guardar
trabajo a realizar.
Para el ingreso de materiales y/o repuestos se debe ingresar el proveedor, ítem a utilizar, precio, cantidad y
en caso de ser requerido, el centro de costo, y luego hacer click en el ícono .
Para utilizar ítems del inventario, en el proveedor se debe seleccionar Inventario, al ser de este modo, no se
ingresa un valor y el ítem es descontado del inventario.
______________________________________________________________________________________________________________
Al ingresar el ítem, se agregará a la lista y se agregará el valor al total.
Una vez ingresados todos los datos, y aprobada la Orden de servicio, se debe marcar la opción Trabajo
aprobado y hacer click en Trabajo por ejecutar.
Una vez guardados los datos de la ejecución del trabajo se actualiza la fecha de ejecución en los datos de la
Orden de servicio, se agrega el botón de Entregar y cambian el botón Ingresar detalle a color ámbar y
el estado a En proceso.
En la sección Ventas, la venta correspondiente también cambia su estado a En proceso.
Una vez finalizado el trabajo se debe pasar a la entrega, y en la sección Ordenes de servicio debemos hacer
click en el botón Entregar de la Orden de servicio correspondiente.
______________________________________________________________________________________________________________
Para la entrega debemos llenar los datos de la persona que recibe el trabajo y su RUT y la fecha de recepción
y hacer click en Entregar orden de servicio.
Una vez finalizada la Orden de servicio quedan registrados los cambios, el estado cambia a Finalizada y
aparece el botón Subir documento que utilizaremos para subir los datos de la factura o boleta del
servicio. En el registro de la venta también cambia el estado a Finalizada.
Al hacer click en Subir documento somos redirigidos a otra página donde debemos seleccionar el tipo de
documento de pago (factura o boleta).
Se deben ingresar los datos correspondientes al documento.

Se deben ingresar el número del documento, en caso que el total indicado no sea correcto (como por
ejemplo cuando la factura se hace para más de una venta) hay que cambiarlo por el valor correspondiente,
______________________________________________________________________________________________________________
la forma de pago, la fecha de emisión de la boleta o factura y la fecha para el primer pago (En caso que sea
pago al día se debe seleccionar la misma fecha que la de emisión del documento).
Luego se debe hacer click en Ingresar detalle para el cobro.
Al ingresar en la ventana para el ingreso del detalle para el cobro se debe hacer click en Ingresar datos para
el pago de la cuota Nº X, donde X corresponde al número de cuotas indicadas en el plazo de pago para la
venta. El botón desaparecerá una vez se hayan ingresado los datos de todas las cuotas a ser pagadas (Valor,
número de transacción o cheque, fecha de pago).
Debajo de los datos de pago aparece el total de la factura y se indica cuando el total del detalle para el pago
no coincide. En este caso deben ser modificados los detalles del pago para que coincidan con el valor total
de la factura.
Al hacer click en el botón para agregar el detalle del pago aparece un popup para el ingreso de datos.
______________________________________________________________________________________________________________
Una vez ingresados los detalles del pago de las cuotas se puede seleccionar en caso que se requiera el
archivo digitalizado del documento (factura o boleta) y para guardar la información se DEBE hacer click en el
botón Guardar. Este punto es importante porque al hacer click en Guardar se generan los datos que
permitirán que se visualice la información de la factura o boleta en la sección de Pagos y Cobros.
______________________________________________________________________________________________________________
CLIENTES
Al ingresar a la sección de clientes seremos dirigidos a la página donde veremos la lista de clientes
ingresados en el sistema.
Para agregar un nuevo cliente debemos hacer click en el botón Ingresar un nuevo cliente, ésto nos dirigirá al
formulario para ingreso de clientes, donde deberemos ingresar todos los datos del cliente.
Hay 3 secciones a llenar con datos del cliente:
- Datos generales
- Datos de facturación
- Condiciones comerciales
Luego de ingresar los datos se debe hacer click en el botón Guardar datos del cliente para que quede
ingresado en el sistema.
______________________________________________________________________________________________________________
En la lista de clientes, para cada cliente aparecen las opciones de Editar, Eliminar y Ver detalles.
Al hacer click en la opción para Editar el cliente ingresaremos a una pantalla donde se muestra un formulario
igual al del ingreso, pero donde se muestran todos los datos del cliente. En esta pantalla se pueden corregir
los datos del cliente o ingresar los datos que no hayan ingresados antes.
Para guardar los cambios se debe hacer click en Guardar cambios.
______________________________________________________________________________________________________________
Al hacer click en la opción para Eliminar el cliente, el registro no se elimina, sino que el cliente cambia a
tener estado Bloqueado, y ya no será elegible en ninguna de las opciones de la sección Ventas.
______________________________________________________________________________________________________________
Al hacer click en la opción para ver los datos del cliente ingresaremos a una ventana donde solo estará
habilitada la visualización de la información del cliente.
______________________________________________________________________________________________________________
EXPORTAR DATOS A FORMATO MICROSOFT EXCEL
En las páginas principales de las distintas secciones, si en la parte superior derecha de la pantalla aparece un
botón lo utilizaremos para exportar la lista completa de datos mostrados en esa pantalla a formato
Microsoft Excel.
______________________________________________________________________________________________________________
DETALLE DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA
En las pantallas principales de las cotizaciones, pedidos o ventas, ordenes de compra,compras o gastos,
despacho o recepción de productos, etc. Al hacer click en el número de la operación se visualiza el detalle
que la compone.
Por ejemplo:
______________________________________________________________________________________________________________

Manual de Procedimientos Erp Dsinf

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MANUAL DE OPERACIÓN SW DE GESTION 1

Dentro de la sección configuración se encuentra el acceso para Configurar datos de la empresa.

En la sección de configuración se configuran valores para el uso general del sistema.

Hacer click en el botón Ingresar nuevo para agregar valores

VIII. COMPRAS / GASTOS

Para consumibles se desplegarán los siguientes campos:

Para los Productos para venta se desplegarán los siguientes campos:

Para incluir servicios se desplegarán los siguientes campos:

En la sección de Ordenes de compra cambia el estado de la OC a Autorizada y aparece el nombre de la

Adicionalmente luego que la orden de compra es autorizada se genera la transacción de compra

Al generarse la compra se habilitan 2 botones, Ingreso de productos recibidos y Anular compra .

Al registrarse la recepción de productos se activan 2 botones. A la izquierda el botón Subir documentos y

Al finalizar el ingreso se activa el botón Ver documentos en el registro de la recepción de productos. Al

Al ingresar en la sección de Devoluciones aparecerá la pantalla donde se verá la lista de Devoluciones de

Luego de ingresada la categoría queda registrada y aparece en la lista de categorías de gastos.

Al generarse el registro se activan 2 botones a la izquierda para la edición y para la eliminación de la

Al hacer click en el botón para editar podremos cambiar el nombre de la categoría.

Al guardarse el documento de pago el número aparece indicado en el registro del gasto.

Asimismo la información del pago se ve reflejada en la sección Pagos y Cobros.

IX. VENTAS / DESPACHOS

Al agregar el producto, el mismo se muestra en la sección inferior

Aparecerá un popup en el que se debe ingresar la información del servicio a cotizar

Se debe seleccionar el plazo de pago

En caso de existir observaciones para la cotización se deben ingresar en la casilla Observaciones.

Al quedar ingresada la nueva cotización se activan 5 botones, 3 a la izquierda y 2 a la derecha.

La tabla muestra los pedidos que han sido generados en el sistema

Al agregar el producto, el mismo se muestra en la sección inferior

El Centro de costo es opcional.

Al quedar ingresado el nuevo pedido se genera automáticamente la transacción de venta.

Al quedar ingresado el nuevo pedido se activan 4 botones, 2 a la izquierda y 2 a la derecha.

Al hacer click en Ver pedido se mostrará el pedido en formato PDF.

Al agregar el producto, el mismo se muestra en la sección inferior

Aparecerá un popup en el que se debe ingresar la información del servicio a ingresar.

El Centro de costo es opcional.

En caso de existir observaciones para la venta se deben ingresar en la casilla Observaciones.

Al quedar ingresada la nueva venta se activan 3 o 4 botones, 2 a la izquierda y 2 a la derecha.

En la primera sección encontramos la lista de productos incluidos en la venta y de los cuales

Cuando se ingresa un despacho aparecen 3 botones, uno a la izquierda y dos a la derecha.

Se deben ingresar los datos correspondientes al documento.

Al guardar la nota de crédito la misma quedará registrada en la devolución y si se subió un archivo se

En la sección de Pagos y Cobros se registra la información del siguiente modo.

Al guardar la orden de servicio se guarda el número en el registro de la venta y se genera el registro en la

Al ingresar el ítem, se agregará a la lista y se agregará el valor al total.

En la sección Ventas, la venta correspondiente también cambia su estado a En proceso.

Se deben ingresar los datos correspondientes al documento.

Hay 3 secciones a llenar con datos del cliente:

EXPORTAR DATOS A FORMATO MICROSOFT EXCEL

DETALLE DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA

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