PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 1065.19.14 MACROPROCESO: CONTROL INTERNO _| Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 Version: 01 SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision: A\caldia Municipal Julio 30 de 2015 de Yumbo INFORME DE AUDITORIAINTERNA | Pagina 1 de 20 Proceso / Subproceso | Macroproceso Gestién de Transito y Transporte. a auditar: Objetivo de la Evaluar la gestion adelantada por la Secretaria de Transito y Transporte dei Auditoria: Municipio de Yumbo, respecto a los procesos y procedimientos objeto de la auditoria y normatividad relacionada | Alcance dela Procesos y Procedimientos aprobados por MECI-Calidad a cargo de la| Auditoria: Secretaria de Transito y Transporte Yumbo. Proceso: Regulacién del Transito| y Régimen Sancionatorio - Procedimientos: Gestion de Comparendos de Transito, Cobro Coactivo a Comparendos de Transito, Operatives de Control e Inmoviizacion de Vehiculos; Proceso: Registro de Vehiculos y Conductores - Procedimiento: Generacién de Licencias de Transito y Tarjetas de Operacién. Sustitucién de Vehiculos de Traccién Animal. Pian de Mejoramiento suscrito con la Oficina de Control interno. Criterio de fa Ley 769 de 2002 Cédigo Nacional de Transito, Ley 1383 de 2010 — Modificacién Auditoria: al Cédigo Nacional de Transito, Manual de Infracciones de Transito junio del 2010, Ley 1548 de 2012, Decreto Nacional 0178 de 2012. | Responsable del proceso / subproceso | Dra. ingrid Esperanza Gémez Moreno | a Auditar: Cargo del Auditado: | Secretaria de Transito y Transporte Auditor Lider: Isabel Cristina Hincapié Lopez er m | Equipo Auditor: Isabel Cristina Hincapié Lopez, Angie Alvear Arce y Oscar Marino Prado | Mera. Recttone [Mayo 30 de 2017 | Horainicio: |e:00am. [FE gg, [5:00pm Periodo a Auditar: Enero - abril de 2017 Documentos Auditados: | Procedimientos establecidos y aprobados por MECI-Calidad (Generacién de Licencias de Transito y Tarjetas de Operacién), registros, evidencias y convenios y/o contratos Municipio de Yumbo. | El objetivo de Ia auditoria fue evaluar la gestién adelantada por la Secretaria de Transito y Transporte del | Municipio de Yumbo, respecto a los procesos y procedimientos objeto de la auditoria y normatividad |relacionada. 4. ACTIVIDADES DESARROLLADAS: De conformidad al programa anual de Auditorias aprobado por el Comité Coordinador Control Interno para) la vigencia 2017, se realiz6 auditoria interna al Macroproceso Gestion de Transito y Transporte en el|fm? MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 | Ge | PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 ' SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision: Alcaldia Municipal a e Julio 30 de 2015 de Yumbo _INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 2 de 20 La auditoria fue instalada en la Oficina de la Secretaria de Transito y Transporte el dia 23 de mayo de 2017, con la presencia de funcionarios de la dependencia. En uso de la palabra la Secretaria de Despacho solicita al jefe de la Oficina de Control Intemno que se incluya en la muestra auditar los tramites de prescripci6n que se han adelantado a su cargo pues encuentra dificultad para la unificacién de la informacién por lo que considera importante las conclusiones de la auditoria para adoptar los correctivos que correspondan, Para el trabajo de campo se disefiaron listas de verificacién con preguntas abiertas y cerradas, teniendo en cuenta la normatividad vigente ademas de los contratos suscritos por la Entidad Territorial y relacionados con los criterios de la auditoria. Durante el ejercicio auditor se realizaron las siguientes actividades: Visita a la Secretaria de Transito y Transporte Entrevista con los responsables de los Procedimientos tomados en muestra de auditoria. Diligenciamiento de las listas de verificacién con los responsables de los procedimientos. Revision cumplimiento de actividades del Plan de Accion 2017 | Elaboracion del informes. 2. ASPECTOS RELEVANTES: Durante el proceso auditor se destaca la disposicién de los funcionarios y el personal de apoyo administrative de la Secretaria de Transito y Transporte para suministrar informacion y atender este proceso auditor. Revisado el Seguimiento Planes de Mejoramiento por Procesos de la Secretaria de Transito y Transporte se verificé que esta cumplid en un 100% con el Plan de Mejoramiento a los Hallazgos detallados por la Oficina | de Control Interno en la Auditoria especial al convenio suscrito entre el Municipio de Yumbo y el Centro de | Diagnéstico Automotor de Tulud Ltda, realizada en la vigencia 2016. 3, RESULTADOS DE LA AUDITORIA De acuerdo a los procesos y procedimiento documentados y aprobados por MECI — Calidad, el Macroproceso Gestion de Transito y Transporte, esta conformado por los procesos Regulacién de Transito y Regimen Sancionatorio, Registro de vehiculos y conductores, de los procesos mencionados se tom6 como muestra los siguientes procedimientos y el cumplimiento al Decreto Nacional 0178 de 2012 Gestién de Comparendos de Transito. Cobro coactivo a comparendos de Transito Operatives de control e inmovilizacion de vehiculos. Generacién de licencias de Transito y tarjetas de operacién, | Sustitucién de vehiculos de traccién animal | Pian de Mejoramiento por procesos de la auditoria especial al convenio suscrito entre el Municipio de Yumbo y el Centro de Diagnéstico Automotor de Tulua Ltda.MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 Version: 01 SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision: Alcaldia Municipal Julio 30 de 2015, deYumbo | __ INFORME DE AUDITORIA INTERNA, Pagina 3 de 20 3.1. Gestion de Comparendos de Transito. Este procedimiento tiene como objetivo definir la ruta a seguir durante la regulacién del trénsito, orientado a mejorar las condiciones de movilidad vias, sancionando aquellos comportamientos prohibidos que se requieren sean identificados en pro del respeto de la norma, de los derechos de los demas, necesarios para) la convivencia ciudadana, para la optimizacién de la movilidad y el mas importante en pro del respeto al derecho fundamental de la vida. Lo definido en este procedimiento aplica al proceso Regulacién del Trénsito | y Régimen Sancionatorio, inicia con la entrega e imposicién de comparendos y finaliza con el archivo por ago 0 traslado a cobro coactivo de la multa Este procedimiento consta de siete (7) pasos, durante el proceso auditor se evidencio: Entrega de Comparendos: De acuerdo a la necesidad de los agentes de transit se evidencia la entrega de comparendos su correspondiente registro en el libro radicador relacionando la informacién descrita en el procedimiento, se observé control de la entrega de comparendos asignados a los agentes de transito mediante registro impreso creado por la Secretaria de Transito y Transporte especificamente el auxiliar administrative, se recomienda implementar este registro de acuerdo a lo establecido por el Sistema de Gestion de Calidad de! Municipio, Imposicién de Comparendos: Durante el proceso auditor se observé la entrega de los comparendos originales impuestos por los agentes de transito, cumpliendo con los tiempos establecidos en el procedimiento. Ruta Interna del Comparendo: Durante el ejercicio auditor se evidencid que de este paso no se estan implementando las siguientes actividades: el auxiliar administrativo de la recepcién recibe la orden de comparendo verificando que los comparendos entregados estén radicados en la planilla de control, el consecutivo asignado al agente diligenciando el Control a la Ruta de Comparendos cédigo 140/02-29.01 su correcto diligenciamiento y tiempo de entrega, de lo anterior se observé que este registro esta obsoleto, algunos comparendos no se entregan dentro del plazo establecido en el procedimiento y se presentan enmendaduras en el diligenciamiento del formato; posteriormente el procedimiento describe que mensualmente el equipo de apoyo debe realizar informe acerca de la entrega completa y oportuna de los comparendos por parte de los Agentes de Transito al Jefe de Despacho para que se tomen los correctivos pertinentes. Se observé que este informe no se esta realizando por parte de la Secretaria de Transito y Transporte; finalmente este paso define que una vez cargada la informacién en la oficina de sistemas, se debe remitir a la inspeccién de transito los comparendos y el registro de control a la ruta de comparendos cédigo GTT-RT-FOO01 para firma de recibido. En el trabajo de campo se detecté que esta actividad no se esté llevando a cabo de acuerdo al procedimiento, ya que la oficina de sistemas devuelve este registro al auxiliar administrative y esta posteriormente realiza la entrega directamente a la inspeccién dejando como constancia una copia del documento. Aceptacién de la Infraccién: Este paso del procedimiento no se esta llevando a cabo, ya que en la modificacién de la norma se establecié que el infractor después de asistir al curso obligatorio de normas de transito podra cancelar el 50% de la multa sin necesidad de otra actuacién administrativaMACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 [Versign:o1 | | SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emisién: Alcaldia Municipal oe Julio 30 de 2015, de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 4 de 20 Negacién de la Infraccién: Se evidencié el cumplimiento del procedimiento en este paso, durante el proceso auditor se tomé como muestra el comparendo No. 140244418 del 8 de marzo de 2016 y la expedicién del fallo con ntimero de resolucion 0135. Cabe destacar que la entrega del fallo absolutorio se realiza mediante registro de control creado por la oficina, no establecido por MECI-Calidad, Pago de Multas: Se evidencié que el personal de apoyo de sistemas solicita diariamente a las entidades bancarias los recibos de pago del dia anterior, posteriormente procede a ingresar la informacién al software y enviar a tesoreria en archivo fisico y plano firmado por el jefe de despacho Informes: El procedimiento describe que la oficina de sistemas semestralmente debera presentar informe al jefe de despacho sobre el total de comparendos por tipo de infraccién en el periodo, valor, descuentos ‘efectuados y pagos recibidos, con el fin de determinar acciones de intervencién administrativa y preventiva ena ciudadania, durante el proceso auditor el personal manifests que desconoce la realizacién del informe, ademas menciond que el aplicativo no permite generar esta informacion. De este procedimiento se evidencié que los siguientes pasos no se estén implementando: Cuadro No. 1 Pasos del procedimiento que no se implementan. 1. El auxiliar administrativo de la recepcion recibe la orden de comparendo verificando que los comparendos entregados estén radicados en la pianila de control, el consecutivo asignado al agente diigenciando el Control a la Ruta de Comparendos codigo 140/02-28.01 su correcto dligenciamiento y tiempo de entrega. 2. Mensualmente el equipo de apoyo debe realizar informe acerca de la entrega completa y oportuna de los comparendos por parte de los Agentes de Transito al Jefe de Despacho para que se tomen los correctivos pertinentes. 3. Una vez cargada la informacién en la ofcina de sistemas, remite a la inspeccién de transito los comparendos y el registro de control ala ruta de comparendos c6digo GTT- RT-FO001 para firma de recibido. ‘4. En cuanto aceptacién de la Infraccién, con la documentacién aportada por el infractor el equipo de apoyo proyectard la Resolucion de Descuento para la firma del inspector y entrega al solicitante. | 5.La oficina de sistemas semestralmente debera presentar informe al jefe de despacho sobre el total de comparendos por tipo de infraccion en el periodo, valor, descuentos efectuados y pagos recibidos, con el fin de determinar acciones de intervencion administrativa y preventiva en la ciudadania Fuente: Listas de Verificacion Equipo Auditor. 3.2 Cobro Coactivo a Comparendos de Transito. Atendiendo lo solicitado en la instalacién de la auditoria llevada a cabo el dia 23 de mayo de 2017, con la Secretaria de Despacho se procede a auditar este procedimiento en particular.MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Codigo: GCI-EI-02-FO 019 TROD: 105.19.14 Version: 01 SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision’ | Alcaldta Municipal |___ Julio 30 de 2015 |___ de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 5 de 20 “Este procedimiento tiene como objetivo identificar a los ciudadanos aptos para conducir vehiculo automotor| en las diferentes categorias estipuladas en la norma, en cumplimiento de los requisitos establecidos, lo definido en este procedimiento aplica para los usuarios que se acerque a solicitar este servicio y que cumplan con los requisitos de ley estipulados para la expedicién de licencias de conduccién” Durante el ejercicio auditor se identificé que la redaccién del objetivo no corresponde al titulo del procedimiento. Este procedimiento consta de cuatro (4) pasos, durante el procesos auditor se evidencié: Previo: Respecto a la recepcién de expedientes el procedimiento indica que el profesional de cobro coactivo mediante oficio recibe mensualmente los expedientes de comparendos por parte de la inspeccién verificando ‘que estos contengan la imposicion debidamente ejecutoriada, se observé durante el proceso auditor que no se encuentra definido una periodicidad, el oficio se envia aproximadamente 3 veces al mes. Posteriormente se describe en el procedimiento que el profesional de cobro coactivo trasiada al auxiliar administrativo para realizar el registro de la resolucién y apertura en el software generando el mandamiento de pago, esta actividad no se esta llevando a cabo ya que actualmente esta oficina no cuenta con software. Finalmente en cuanto ala citacién al infractor se observé que se esta realizando correctamente de acuerdo al procedimiento. En cuanto a notificacién del mandamiento de pago el procedimiento describe que una vez vencido los diez (10) dias de plazo para lograr la notificacién personal se procede a notificar mediante correo certificado en caso de devolucién de esta se debe publicar en la pagina web en los siguientes 20 dias o antes que se configure la prescripcién el mandamiento de pago devuelto, se evidencid que se esta realizando la publicacién antes de la prescripcién dentro del término de tres (3) afios. El personal de apoyo debe realizar nota ejecutoria de publicacién firmada por el jefe de despacho con la cual se da inicio al mandamiento de | cobro, actualmente la oficina de cobro coactivo ejecuta esta actividad por cantidades significativas | justificando que es por temas de archivo. Como evidencia de la publicacién en pagina web la oficina de| prensa y comunicaciones emite constancia y la Secretaria de Transito una nota ejecutoria de la publicaciér en carteleras, de lo anterior no se evidencié constancia emitida por prensa y comunicaciones, reposa carpeta | digital con Screenshots de las publicaciones realizadas. Después de que el infractor recibe la citacién o notificacién de mandamiento de pago y se presenta a la oficina de cobro coactivo el auxiliar administrativo hace firmar la Notificacién Personal cédigo GT-RT-FOO07, se observé que este registro no es diligenciado, lo realizan en el FO003 Acta de Notificacion Personal, cabe mencionar que el procedimiento documentado y aprobado por MECI ~ Calidad relaciona estos dos registros con el mismo nombre. Acuerdos de Pago: Después de la notificacién del mandamiento de pago el infractor puede solicitar un acuerdo de pago, el auxiliar administrativo debe realizar un estudio financiero y de capacidad de pago de acuerdo a las especificaciones del procedimiento, durante el proceso auditor se observé que esta actividad se est llevando a cabo de acuerdo al Decreto Municipal 277 del 30 de diciembre de 2016 y el reglamento| interno de cartera y continuamente se expide resolucién de aprobacién de mandamiento de pago, se hace firmar el pagaré con la respectiva huella por el infractor anexando los documentos correspondientes. Las actividades posteriores en este paso no se estan llevando a cabo ya que actualmente esta informacion se esta reconstruyendo debido a que la pagina del SIMIT presenta errores al verificar esta informacion y de los archivos de las vigencias 2012 y 2014 no hay soportes de los recibos de pago.MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 | Versién: 01 | | SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision: Aicaldia Municipal Julio 30 de 2015 de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 6 de 20 Cobro Coactivo: El abogado de apoyo debe realizar la investigacién de los bienes del infractor solicitando mediante oficio a las Secretarias de Transito cercanas y a los bancos para certificacion de cuentas, asi como otros mecanismos de bisqueda. Durante el trabajo de campo se evidencié archivo digital enviado por parte de cobro coactivo donde se relacionan 5.649 personas, a entidades como Davivienda, Banco Pichincha, Banco de Bogota, Bancoomeva, etc. Las actividades posteriores en este paso no se estan llevando a cabo ya que actualmente se encuentra en proceso de ejecucién e interrupcién de prescripcién. Excepciones: El procedimiento describe que cuando aplique la prescripcién de la multa el inspector de transito solicitara a cobro coactivo certificar que el infractor cuenta con expediente, a los siguientes tres (3) dias habiles se deben generar respuesta firmada por el jefe de despacho, acto administrativo de prescripcion y notificacién al usuario, se detecté en el ejercicio de la auditoria que esta actividad la realiza cobro coactivo.MACROPROCESO: CONTROL INTERNO _| Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 Version: 01 an | SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision: | Alcaldia Municipal Julio 30 de 2015 [de Yumbo INFORME DE AUDITORIAINTERNA | __—Pagina 7 de 20 _ Cuadro No. 2 Pasos del procedimiento cobro coactivo que no se implementan. 1. La inspeccién de Transito remite mensualmente los expedientes de comparendos mediante ofcio al profesional de la oficina de cobro coactivo quien verifica que contenga la resolucién de imposicién debidamente ejecutoriada, | 2. Después de verificar el auxiliar administratvo realiza el registro de la resolucién para apertura del | cexpediente en el software dando inicio al proceso de cobro coactvo. '3. En caso de devolucion de mandamiento de pago por parte del correo certificado, se publica en los siguientes 20 dias o antes que se configure la prescrincién en la pagina web de la entidad, tal como lo | contempla de Decreto Nacional 019 de 2012 y por aviso en sitio visible de la Alcaldia Municipal 4. Si vencido el termino no se manifesta el infractor se realiza nota ejecutoria de publicacién por parte {del personal de apoyo firmada por el jefe de despacho y se procede a jniciar el mandamiento de cobro. '5. Como evidencia de la publicacién en pagina web, la oficina de prensa emite constancia y el secretario| de transito emite nota ejecutoria de la publicacién en las carteleras, las cuales se archivan en el 6. Cuando la persona recibe la lain o nolificacion del mandamiento de pagoy se presen ala ofcna de cobra coaetvo, el auxiar adminsirativo hace frmarla noiicacion personal digo GT-RT-FOO07 | 7. Una vez notifoago el infractr el mandamiento de pago, este puede solar realizar un acuerdo de ago acogiéndose a las faclidades de pago establecues pola entdad, el aullar administrate realza fl estudio nancier de acuerdo al valor dela mllaycapseidad de page. 8. Elabogade de apoyo una vez se dentfqueelineumplivento de a primera cota debe eaizararvado telfénico con el fn de Iie el cobro persuasivo dligenciando el registro de. cobro telefonco de comparendos de vansio oSdgo GT-RT-FO004, 8. Cuando el inactor incumple con el pago de la segunda cucla Sonsecutva el ebogade de apoyo proyecta comunicado escrito para la firma del jefe de despacho, el cual se envia por correo certificado al | Ciudadano y se adunta copia l expedient el infractor 710. cuando elincumpimiento es reteraivoparalatercera cota del acuerdo, el abogado de apoyo revisa| en el sistema que efecivamente se encuenten las tes cuotas vencidas sin pagar y se procede a| proyecar la resoluc6n de declaratoia sin igenci, frmada por el jee de despacho,emitectacién para Gligencia de notfcacen personal de resolucon de declaratora si vgencia de acuerdo de pago codigo GrERT F008 ns “1, Se emite la reslucén del embargo para fo cial se consulta en el SIT el estado de cuenta del infractor, se imprime y se anexa al expedente 42, En caso de denfcar que un inactor tere varias multas te debe realzar por economia procesal un auio de acumulacién de procesos cédgo GT-RT-FOOOS para tramitaro en uno solo y se envia natitcaciin de ato al iteresago en ol rgisvo cdigo GT-RT-FO006, 43. Si se evidencia posesion de cuenias bancaras del inracior, el abogado de apoyo envia fico al banco soltando la congelacion de a cuenta y pasado tes (8) das sla po eserto que se certfque la spicacion dela medi, 14, Si iene vehicuo se envia a a Secretaria de Transioy Transport donde el vehiculo se encuenra registrado ofa solctando se reqite el embargo con copia dela respecva resolvcion Pasado cinco (6) dias el abogado de apoyo envia a la STT solicitud para que emita el certificado de tradicién del \etleulo donde se vriique fa apleacin dela medida 1. Cuando apique a prescripan, el inspector de trio envia un ofio a cobro coactve solctando cerquen sel inractor cuenta Gon expedient, en fs siguientes tres (3) dias hables se le conesta fimado por el ete de despacho, el inspecorreaiza acto administrative de prescipcton y nolifa al svar, Fuente: Listas de Verificacion Equipo Auditor.MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 Version: 04 SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision Alcaldia Municipal |_ Julio 30 de 2015 de Yumbo ___INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 8 de 20 {Se evidencié que el procedimiento Cobro Coactivo a Comparendos de Transito documentado y aprobado por MECI - Calidad, define en contenido un objetivo y alcance los no coinciden con la finalidad del mismo, con lo cual se pueden generar confusiones en su interpretacion. En entrevista llevada a cabo el dia 31 de marzo de 2017, la profesional universitaria de cobro coactivo manifesté que a la fecha no ha sido posible implementar completamente la informacion correspondiente a cobro coactivo en el software excepto las liquidaciones de acuerdos de pago. Informa que existen inconvenientes con la mayoria de los acuerdos de pago aproximadamente el 80% de estos presentan errores en la plataforma SIMIT y la informacion presentada a la Secretaria de Hacienda. Respecto a los acuerdos de pago actualmente solicitan a la Secretaria de Hacienda los soportes de archivos planos de ingreso a bancos para que de esta manera se pueda verificar la causa de la sancién y el saldo real de cartera. En cuanto a certificacién de pagos ingresados al software actualmente son 495 y pendiente por ingresar 810. Durante el ejercicio auditor se evidencié el trabajo realizado por el equipo de cobro coactivo para la consolidacién de una base de datos en formato Excel, lo cual no es adecuado teniendo en cuenta la importancia de esta informacién, ya que se presenta riesgos en su custodia. La Profesional Universitaria de Cobro Coactivo suministré al equipo auditor base de datos en formato Excel que contenia el listado de comparendos a los cuales les fue declarada prescripcién de la obligacion mediante resolucion administrativa de la vigencia 2017, de un total de trecientos veinticinco (325) comparendos se tomé una muestra de veinticuatro (24), como el fundamento principal que motivaba las prescripciones correspondia al vencimiento de términos para la expedicién de la resolucion de sancién o para el agotamiento del tramite de jurisdiccién coactivo a partir de la ejecutoria de dicha resolucion; se procedié a verificar por distintos medios si las notificaciones al presunto infractor 0 su apoderado se realizaron por medio idéneo y dentro del término de ley. Para ello el equipo auditor procedié a verificar en el aplicativo ORFEO, plataforma tecnolégica oficial utilizada por la Administracion Central para tramitar correspondencia de ingreso y salida de manera formal. Realizada la validacién se encontré lo siguiente: Cuadro No. 3 Muestra Auditoria Interna. [= exteapteten] ee, | a [ 3 7106401 | $884.25 | 05-ene-13 ala | «| 367s4s8 | $568.70 | o8-nov12 | st 5 568154 $ 535.600 14-nov-11 Si Fuente: Muestra Equipo Auditor.MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 Version: 01 SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision Alcaldia Municipal Julio 30 de 2015 de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 9de 20 [Como puede observarse con relacién alos comparendos No. 771991, 596678, 1106491, 3575499 y 568154, el equipo auditor constato que el termino trascurrido entre la resolucién que impone la sancién y la notificacién que aparece en Ia plataforma ORFEO permite interrumpir el termino de prescripcion y en consecuencia, | | considera que la resolucién que declara la extincién de la obligacién se motive sin la suficiente diligencia de | | verificacién de la totalidad de los documentos, actos, actas y evidencia que deberian formar parte integral del expediente Unico. Si bien es cierto, en auditorias anteriores se evidencid ausencia de control en el) Sistema de Gestion Documental y dispersién de los documentos que deben conformar un expediente para tramite en jurisdiccién coactiva, encontramos en este ejercicio un programa ambicioso que pretende mejorar la Gestion Documental en general de todo el procedimiento sancionatorio y de jurisdicci6n coactiva. No obstante lo anterior y como quiera que el acto administrativo que extingue la obligacién podria constituir un comportamiento con incidencia disciplinaria y podria poner en riesgo recursos publicos, es deber de esta oficina en los términos de la Ley 1474 de 2011, informar de tal situacion al Representante Legal de la entidad | y comunicar lo correspondiente a la Contraloria Municipal y a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la) ‘Administracién Central para lo de su competencia | | 3.3 Operativos de Control e Inmovilizacién de Vehiculos. Este procedimiento tiene como objetivo mejorar las condiciones vehiculares y peatonales de circulacién vial, |y disminuir la accidentalidad en la jurisdiccién de Municipio, lo definido en este procedimiento aplica al proceso Regulacién del Transito y Régimen Sancionatorio, inicia con la programacién de los operativos y | termina con la entrega de vehiculos inmovilizados. | | | Este procedimiento consta de dos (2) pasos, durante el procesos auditor se evidencié: | Programacién: Los coordinadores de agentes de transito son los encargados de realizar la programacién | con los veintinueve (29) agentes que tienen a su disposicién teniendo en cuenta las peticiones, quejas y| reclamos de la comunidad, los sitios de mayor accidentalidad en el Municipio y el direccionamiento del secretario de despacho, durante el proceso auditor se evidencié el correspondiente cronograma de operativos de acuerdo a lo definido en el procedimiento, En cuanto a su programacién de tumos a continuacién se presentan una relacién de que estan establecidos en el procedimiento y los que actualmente estén cumpliendo los agentes de transito:MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 | PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 Versién: 01 | SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emisién: Alcaldia Municipal a p Wee Julio 30 de 2015 de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA _ Pagina 10 de 20 Cuadro No. 4 Turnos de Agentes de Transito. Establecidoen | Turno Realizado Procedimiento | Actualmente ter Tumo | 5:00Am- 1:00 Pm| 6:00 Am -2:00 Pm | 240 Tumo | 1:00 Pm-9:00 Pm| 2:00 Pm - 10:00 Pm Ger Tumo | 9:00 Pm 6:00 Am | 10:00 Pm -6:00 Am 5:00 Am - 5:00 Pm | 6:00 Am - 6:00 Pm 5:00 Pm - 5:00 Am | 6:00 Pm - 6:00 Am Turnos Domingos Fuente: Listas de Verific in Equipo Auditor. 2016, posteriormente se define que los coordinadores deben programar unas unidades en la salida a Dapa, en la salida de la Cumbre y en la Via Panorama a fin de cubrir el plan retorno los dias festivos, se evidencié que actualmente no se estan realizando operativos de acuerdo a los descrito en el procedimiento, ya que debido a temas de recargos dominicales y festivos fue suspendida la programacién; adicionalmente se establece que la programacién debe ser entregada por escrito a cada uno de los agentes de transito en el) registro Programacién de Operativos, el entrevistado manifesto que la informacién se esta socializando| mediante un grupo en Whatsapp de la que hacen parte todos los agentes de transito no de manera escrita. | | Durante el proceso auditor el entrevistado manifesto que este horario lo estan manejando desde la vigenel| El coordinador debe realizar rondas con el fin de verificar el cumplimiento de la programacién por parte de cada agente y estar en frecuente comunicacién por via telefénica Avantel, se observé que las verificaciones son realizadas, sin embargo la comunicacién via Avantel no es posible debido a que la mayoria de los agentes no poseen este medio de comunicacién el cual suministrado por la administracién central Inmovilizaciones de Vehiculos: En la imposicién de comparendo y segun la infraccién se realiza la correspondiente inmovilizacién del vehiculo teniendo en cuenta lo expresado en el cédigo nacional de transito; cuando se realiza por infraccién el agente de transito procede a llamar la grlia y esta lo traslada a los parqueaderos autorizados, donde se realiza el inventario de vehiculos y motos, actualmente la Secretaria de Trénsito ha dispuesto un contratista en cada uno de los parqueaderos a fin de llevar un control de las entradas y salida de vehiculos. Respecto a la entrega de vehiculos la Secretaria de Transito cuenta con personal en la taquilla No. 6 para llevar a cabo este proceso, se evidencié talonario de entrega con el correspondiente consecutivo, dos (2) sellos secos y debidamente firmado por la Secretaria de TransitoMACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 | PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | ‘SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision Alcaldia Municipal Julio 30 de 2015 de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 11 de 20 Cuadro No. 5 Pasos del procedimiento Operativos de Control que no se implementan. 7. De lunes a sdbado se programan tres turnos: primer tumo de 6:00 Am a 1:00 Pm, un segundo turno de 1:00 Pm a 9:00 Pm y un tercer turno de 9:00 Pm a 5:00 Am: en cada turno minimo dos (2) agentes volantes y dos (2) agentes disponibles que cubre llamados de accidentes. Los domingos se programan dos turnos de doce horas cada uno: primer turno de 5:00 Am a §:00 Pm y segundo turno de §:00 Pm a §:00 Am, og 2. Los dias festivos se programan mas unidades para cubrir el plan retorno en la salida a Dapa, en la salida de la Cumbre y en la via panorama 3. La programacién se entrega por escrito a cada uno de los agentes de transito, en el registro de programacién de operativos; el coordinador realizara rondas para verificar que se cumpia con la programacién, ademas se comunicara frecuentemente por via telefonica AVANTEL. Fuente: Listas de Verificacién Equipo Auditor. En entrevista realizada al coordinador de este proceso, manifesto que a la fecha la Secretaria de Transito y Transporte cuenta con veintinueve (29) agentes de transit, expresd que esta cantidad no es suficiente para ‘cumplir con la regulacién vehicular del Municipio, ademas en cuanto a su comunicacién actualmente solo| disponen de siete(7) equipos AVANTEL, generando una inadecuada comunicacién entre ellos, lo cual es| fundamental a la hora de prestar el servicio; en distintas ocasiones se han presentado retrasos en el ‘cumplimento de sus funciones por la ausencia de este medio de comunicacién, generando un impacto negativo a la comunidad, cabe resaltar que se han presentado quejas debido a la tardanza en el servicio. Adicionalmente manifiesta que a la fecha cuentan con ocho (8) motocicletas para los veintinueve (29) agentes, teniendo en cuenta que la cantidad es insuficiente, las que se encuentran disponibles estan en mal estado, pues hace aproximadamente dos (2) afios no se ha realizado el correspondiente mantenimiento a las mismas, por lo cual se han visto en la necesidad de utilizar los vehiculos personales. | 3.4 Generacién de Licencias de Transito y Tarjetas de Operacién. | | Este procedimiento tiene como objetivo asegurar la expedicién, registro y suscripcién de las licencias de | trénsito y tarjetas de operacién para dar respuesta a las solicitudes presentadas en la Secretaria de Transito |y Transporte, lo definido en este procedimiento aplica al proceso de registro de vehiculos y conductores, inicia con la solicitud del usuario y finaliza con la expedicién de la licencia de transito y de operacion previo | ala verificacién del cumplimiento de los requisitos de ley estipulados. Este procedimiento consta de dos (2) pasos, durante el procesos auditor se evidencié: Previo: La Secretaria de Transito y Transporte cuenta previamente con los consecutivos, la marcacién de las placas asi como con los sustratos para la impresién de licencias de conduccién y realizar la matricula de vehiculos, el auxiliar administrativo anualmente verifica la disponibilidad de consecutivos para las placas entregados por el RUNT, quien las recibe inventariadas y se hace responsable de su custodia y control, el rocedimiento describe que el proveedor debe realizar la entrega de sustratos directamente al jefe deMACROPROCESO: CONTROL INTERNO —_| Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 a Version: 01 | SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS. Fecha de Emision | Alcaldia Municipal | Julio 30 de 2015 {___de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA. Pagina 12 de 20 despacho quien realiza la respectiva verificacion, sin embargo esta actividad la esta realizando actualmente un contratista, de los consecutivos entregados el jefe de despacho debe solicitar al RUNT el correspondiente certificado, esta actividad a la fecha no se esta llevando a cabo por parte del equipo de trabajo. Cuando el personal de apoyo requiere sustratos para la generacién de licencias de transito el procedimiento establece que las debe solicitar directamente al jefe de despacho quien los debe entregar relacionados de a 200 Unid con niimero inicial y inal haciendo firmar en libro radicador, durante el proceso auditor se evidenci6 que los sustratos son entregados de a 30 Unid no especificamente por la jefe de despacho y es en libro radicador. Cada vez que es utilizado un sustrato por el equipo debe ser diligenciado el registro Control de Sustrato de Licencias de Transito cédigo GTT-RV-FO002 relacionando Ia informacion correspondiente, se observé que este registro no se esta utilizando actualmente. El procedimiento describe que a la hora de presentarse dafios con los sustratos, estos deben ser devueltos al jefe de despacho para su destruccién, realizar acta de baja y generar reporte al RUNT, sin embargo este proceso no se esta llevando a cabo, los, sustratos dafiados son enviados directamente al proveedor quien se supone que se encarga del proceso de destruccién. Atencién de Tramites: El procedimiento define que el auxiliar administrativo debe recepcionar los documentos y verificar que estos coincidan con la informacién cargada en el RUNT, sin embargo esta actividad es realizada por un contratista. Una vez asignado el numero de placa al usuario el auxiliar administrativo debe registrarlo en el Control de Placas codigo GTT-RV-FO003 para evitar asignar un numero repetido, se evidencié que este registro no es diligenciado, posteriormente cuando se procede a entregar fisicamente la placa del vehiculo se debe hacer firmar al propietario o tramitador del concesionario en el libro radicador de entrega de placas y debe ser entregada la boleta de radicacién cédigo GTT-RV-FO004 en la cual se define el tiempo de validez para transitar sin licencia de conducci6n, durante el proceso auditor se evidencid que a pesar de que utilizado el libro radicador el personal de generacién de Generacién de Licencias de Transito y Tarjetas de Operacién manifest6 que desconoce la existencia del registro GTT-RV- FO004. En caso de encontrar inconsistencias se debe generar acto administrativo firmado por el jefe de despacho, se ingresa al sistema el numero de acto administrativo, cddigo del organismo de transito asignado por el Ministerio de Transporte y fecha de expedicién del acto administrativo, procediendo a efectuar la correccién respectiva, sin embargo el entrevistado manifesto que aunque a la fecha no se han presentado inconsistencias, desconoce el proceso que debe llevar a cabo, por lo que se sugiere a la Secretaria de | Transito y Transporte socializar sus procesos y procedimientos al personal. Cada vez que se genera una licencia de transito el profesional de apoyo debe diligenciar el registro Control de Sustrato de Licencias de Transito cédigo GTT-RV-FO002 relacionando la informacién correspondiente, el entrevistado manifest6 que mensualmente es consolidado un archivo en Excel y en un formato enviado por el proveedor, pero no es diligenciado el registro correspondiente.MACROPROCESO: CONTROL INTERNO _| Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 Version: 01 SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emisién: Alcaldia Municipal Bs eas Julio 30 de 2015 de Yumbo INFORME DE A\ 1A INTERNA Pagina 13 de 20 _ jiento Generaci6n de Licencias de Tr: [(Cuadro No. 6 Pasos del procedi | que no se implementan. | 4. El proveedor de la Secretaria de Transitoy Transporte, debe entregar al Jefe de Despacho | debidamente inventariados verifcando que estén completos en su consecutivo | | | procediendo a la custodia de estos. 2. Como medida de control el Jefe de Despacho solicita al RUNT, certificacién de los consecutivos entregados al proveedor para la generacién de sustratos. 3. Cada que se utilice un sustrato el personal de apoyo profesional deberé diligenciar el Control de sustrato de licencias de trénsito codigo GTT-RV-FO002 relacionando el némero| de placa, tramite realizado, fecha, numero de solictud y numero de especie venal que arroja el sistema RUNT. RP eI 4, Los sustratos dafiados se devuelven al jefe de despacho para su destruccién, reaizacion acta de bajas y generar reporte al RUNT. |5. El auxliar administrativo decepciona los documentos y verifica que coincidan con la informacién cargada en el RUNT, cuando no esta cargada la informacién se direcciona al cconcesionario para que le ingresen la informacion al sistema |. Una vez asignado el numero de placa al usuario, el auxiliar administrativo registra en el control de placas cédigo GTT-RV-FO003 para evitar asignar un numero repetido. |7. Se procede a entregar fisicamente la placa del vehiculo haciendo firmar al propietario 0 | tramitador del concesionario en el libro radicador de entrega de placas y entrega boleta de | radicacion codigo GTT-RV-FO004 en la cual se define el tiempo de validez para transitar sin {licencia de conducci6n. 8. Cada que se genere una licencia de transito el profesional de apoyo debera diligenciar el control de sustrato de licencias de transito cédigo GTT-RV-FO002 relacionando el numero de placa, tramite realizado, fecha, numero de solicitud y numero de especie vena Fuente: Listas de Verificacién Equipo Auditor. 3.5 Sustitucién de Vehiculos de Traccién Animal. | Mediante el Decreto Nacional 0178 del 27 de enero 2012, del Ministerio de Transporte, se establecieron| medidas relacionadas con la sustitucién de vehiculos de traccién animal, se autoriza la sustitucion de vehiculos de traccién animal por vehiculos automotores debidamente homologados para carga, para facilitar e incentivar el desarrollo y promocién de actividades alternativas y sustitutivas para los conductores de vehiculos de traccién animal. | De acuerdo al censo realizado al inicio del proceso en el Municipio de Yumbo, que permitié identificar la cantidad de vehiculos de traccién animal en el afio 2012, se encontré un total de setenta y cinco (75)| beneficiarios de los cuales treinta y cuatro (34) fueron sustituidos, quedando pendientes cuarenta y un (41),| se realizaron programas de capacitacién dirigidas a los conductores de los binomios, el proceso de sustitucién consistié en la entrega de un valor de $ 8.000.000 millones de pesos a cada beneficiario representados en proyectos productivos o la compra de un vehiculo usado, para lo cual se dispuso en el afio.fi at MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 | i "PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE. | TRD: 105.19.14 | | -_ Version: 01 | SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emisién | Alcaldia Municipal _ Julio 30 de 2015 de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 14 de 20 2013 un presupuesto de $ 476 630.625 millones de pesos, ejecutado mediante convenio de asociacién No. 110-11-03-733 del 29 de julio de 2013 con la Fundacién Integral Para América Latina ~ FIPAL. Desde la vigencia 2016 se vienen realizando reuniones periddicas tal como lo establece el Comité de Traccién Animal, las cuales se basaron principalmente en la busqueda de métodos para la sustitucién y revisar las propuestas realizadas por las partes, para lograr un acuerdo y de esta manera dar cumplimiento de lo dispuesto en la norma, actualmente se han realizado visitas a los sitios de trabajo de los conductores que se acogerén al programa, el cual consiste en proporcionar una unidad productiva 0 vehiculo motocarro homologado para carga liviana hasta de 700 kilos como lo establece la norma, de los cuarenta y uno (41) beneficiarios trece (13) han seleccionado la opcién de moto carro a la fecha. Para el cumplimiento del programa se ha dispuesto un presupuesto de $ 615,000.00 millones de pesos, que equivalen a $ 15.000.000 millones por cada beneficiario, que se ejecutaran a través de una concesién con la Union Temporal Seguridad Vial Vehicular Para Yumbo contrato No. 110-10-04-032 del 30 de mayo de 2017. Cabe mencionar que aun no se ha definido un procedimiento para la desintegracién de vehiculos de traccién animal que permita garantizar la conservaci6n, cuidado y mantenimiento de los semovientes, a la fecha la propuesta es entregarlos en adopcién a personas que cumplan con los requisitos definidos por la Secretaria de Transito y posteriormente realizar visitas de seguimiento. De acuerdo al Decreto Nacional 0178 de 2012 el plazo para la sustitucion de vehiculos de traccién animal se fijo para el 30 de enero de 2013, la Secretaria de Transito manifest que espera terminar este proceso de sustitucién el 30 de noviembre de la presente vigencia definiendo este como el plazo maximo, de esta manera beneficiando a los cuarenta y un (41) conductores acogidos al programa 3.6 Plan de Mejoramiento Mediante auditoria especial realizada en la vigencia 2016 al convenio suscrito entre el Municipio de Yumbo y el Centro de Diagnéstico Automotor de Tulua Ltda. De la cual como resultado se suscribio el dia 13 de mayo de 2016 un plan de mejoramiento por procesos con un total 19 hallazgos, en el seguimiento realizado el dia 15 de noviembre de 2016 por parte de esta oficina de control se evidencié que los hallazgos 5.1.2, 5.5.1 y 5.6.2 un avance del 0%, por lo cual se realizé reunién con el fin de pactar un compromiso para el cumplimiento de estas acciones correctivas, definiendo como un plazo adicional hasta el 15 de mayo de 2017. Respecto al hallazgo 5.1.2 se pacté sustituir la accién correctiva de la siguiente manera: Construir la base de datos del 100% de los vehiculos de servicio publico y el 30% del servicio particular matriculado en esta secretaria, Durante el proceso auditor se realizé verificacién al cumplimiento de las acciones correctivas anteriormente mencionadas, evidenciando lo siguiente:MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRO: 105.19.14 Version: 01 SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision Alcaldia Municipal Julio 30 de 2015 de Yumbo. INFORME DE AUDITORIA INTERNA. Pagina 15 de 20 Cuadro No. 7 Avance Plan de Mejoramiento Auditoria CDAT Vigencia 2016. Hatez9° | peseripcion del aliazgo | Acc Gorrectva Vertieacion Accién Anterior: | Respecto a la base de datos de servicio piblico ta ‘Secetara ce| Se eudenessrenvo en Excel con vn ttle u ansito ¥| 2.576 vehicules, donde se relaciona su La Secretaria de Transito | Transporte capacidad, placa, clase de vehiculo, modelo, pase sel mieten ati teeg | CORSETS <3 | mee) carecan mipeto joa Keebecactn, Ettego each de sto | SPSS cel ech | nome, drecsen tno de registro automotor ti | sonics ‘comparendos: - om fisica, Respecto a la base de datos de vehiculos 12 |Senespedo alcumpimient|,ccign Actua: |patcuares se evidence arcs en Excel con Cénatur a base de | on ttl Ge 7.054 vehicules, done se relcona que el CDAT no cumpliscon'a| stag del. 100% de | SU capacidad, placa, clase de vehiculo, modelo, a id 108 Jigs vehiculos de | marca, carroceria, linea, documento, nombre, documentos por cuanto en Is | servicio publco y el| dreccién y teléfono, Se observé que fueron visita ocular no se evidencié | sox, "gel servicio | consolidadas de ia siguiente manera: KIE: 326, archivo digital de los mismos. | paricuiar “IWE: 995, JWF: 868 y JWD: 1000, para un total frattclado en esta| 0 18810 que rpresnta 4S de tal de feria vehicis Elinfome a diembre 31 de ‘De acverdoalpan de abajo parla habitacén 2013 prosortado por el AT Ge lor poies ofslee laborado pore reapecto a esta acudad Secreara ce “Transto, “ae vento. ‘mantesta que el Mrleplo se Complmient de aus aciades medate acts ‘Yanbo enveg el redo con Ge reunion general y regio flora, en lo desing "a parqueadero Ale cbseearon que eteena ne campl can as ‘meant rexouton No. 684 Condes ptmas pera se zac. coms de" agosto 21 602018 | cciar un plan de [Pa Ofloa.tmpoco cvela con sercis de Manifestan naver enwegese | Reza" wn fan de |25\9 Yenergia, ademas dea presence nectar paras manfcl| "ante, °° 85 | hae unde en whi Qvidencia por pane’ de los | 2ctvidades La Secretaria de Trénsito realize una viabilitad 5.6.1 aie desarroliar ar sooo orcas, para| idea de pare gue este prodo pueda ser eee ee race ang |llevar a cabo. la|nabiltado como patio oficial, concluyendo que: Tampese los fometos "ge |Mabiitacion de! | Defiienda que la compra dellote se realiz6 para Poe ss OTmoe, Gf |servico ce plo a consrvctn de uncer de un caro sca tnventaro para ol inorso 0 opi para a slorcén de poblacon wherabiey ce felis guamenie hneiay convene, acemss presenta Une moma aus solo @EMCALT Probie rete esti enol POT fora que puede ser utlzago el remanent ce 5c4 ma, se requere una alraacon de pate del nonorabe Cansjo Mancina facutnds oer Neale Municpa! para el aproveshamant de some hee tnremaneno ete feeno ase. ‘Se evisencis que la Realaar un plan oe | Aéminacen Cental de ayo, en ca! sees ce, Terese | aaten, "as | Ya que et hallazgo presenta ia misma accion saz [2m Spotunamentesi|aciudades | Soren cel 631, Secretaria do Transeo) | Serco de patos de veniclos eee eee eee ltmovlizades, puesto ue Se rect qu lo ervego en 6 L mes de apoto ce 2085. Fuente: Listas de Verificacion Equipo Auditor.MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 ion: 01 SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emisién A\caldia Municipal Julio 30 de 2015 ___de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 16 de 20 De acuerdo a las evidencias suministradas por la Secretaria de Transito y Transporte, se concluye que este despacho obtuvo un cumplimiento del 100% en el Plan de Mejoramiento suscrito con esta oficina de control 3.7 Plan de Desarrollo. Mediante Acuerdo Municipal 002 del 01 de Junio de 2016, se adopta el Plan de Desarrollo 2016 - 2019, Yumbo Territorio de Oportunidad para la Gente, se observa que el sector denominado Movilidad y Competitividad consta de: un (1) programa, dos (2) subprogramas y diez (10) metas producto. Seguin el plan de accién de la Secretaria de Transito y Transporte, suministrado por el Departamento Administrativo de Planeacién e Informética, para cumplir con la ejecucién de las metas producto, posee un total de $ 2.770.373.940 millones de pesos de los cuales con corte al mes de marzo se contraté el 41% y se realizaron pagos por 14% de lo contratado, por lo tanto se puede decir que esta ejecucién es baja frente al total del recurso apropiado, lo cual puede llegar a afectar el cumplimiento para la presente vigencia de algunas metas producto. Realizado seguimiento a las metas producto del sector Movilidad y Competitividad, se evidencid lo siguiente: Cuadro No. 8 Metas Producto Secretaria de Transito y Transporte. Meta Producto Observacién Esta mela presenta el 40% de avance, que | Desaroiar + campana anual de cuturapor| careaponse al ealzacin de 4 tales, so | tna movaad segura fevidenearon registos fotograicas y lstedo | deasstencie do cada acwvidad. Insalr 300 dlapoutvas de seguridad val_[ Esta meta tene un avance del 0% sla meta preseria un 14% de_avance ‘correspondiente 2, 208.6 M2. de vias pavimentacas,” se evidenc regatro fotografie. gir 4 oes sacar Vi gmt tae un race 0% Teta eipresenia_un avance_det 17%] Imolemertar 1 estatgia para a |corespondiente sl avance de 2 de as 10 mmoderizagin en matera de sefvicos de | acvdades que hacen parte de esta mela tran y segurdng va | producto. cabe resatar que algunas tenon [fecha determnaion en septembre Demarcar 8,000 M2 de vias pavimentadas. |Ejecutar 8 proyectos del Plan de Movildad de Yumbo, i ‘Susttuir el 100% de los vehicules de leaceién animal quetransitan en el Municipio, implementar ef Plan Eatvatégieo de ‘Seguridad vial para la Alcaldia Municipal de | Esta meta tone un avance del 0%. Yumbo. Tmplementar 1 Plan Ploto de paraderos para eltransporte Publica, ‘Aumentar a 38 el nimnero de rulas dal re Esta meta tene un avance del 0%, Fuente: Hojas de Trabajo equipo Auditor. Esta meta tiene un avance del 0% Esta meta tiene un avance del 0% Esta meta tne un avance del 0%,MACROPROCESO: CONTROL INTERNO Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 = Version: 01 SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emisi6n: Alcaldia Municipal Julio 30 de 2015 de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 17 de 20 Cuadro No. 9 Ejecucién Presupuesto Enero a Marzo de 2017. copico ‘VIABILIDAD "APROP. 4 “APROP. rin | coneerro | Frovaers | Aei9r | nemiron | exe | S59" | oemncron | eure [4500 exe FT Fac fo0s1000 | SSO fsosrnon | wasome ot Delete | Pote Sean | Seamooo{ 0} 3} ‘anse0t | enon obras | ratsooaz- | 1.147000000 | Seauese | —e—| 1.147 000000 | Seas |— —] Sf ee i '368.200.000 o ‘968,200,000 ° 0 o frie Ae anos t fe ae poms | oo s602 [2 yy 1.051108762 | 1.001.108752| 128 soseee 1001100782 rzss0esse| 0 | 0 Scene co (sas | ini inabocia sola Tapes Feria ce | seg Aca entae | Meee | Hsiasey aso a rsoareren | 0 o fo torso pine oe mee s RP SSO Foner ge Ave.1e.0 | os reece ex e60000 | 281250000 | 0 zeresnoo0 | 0 ojo} Io us memes | | 4, OBSERVACIONES: | | 4.1. Cobro Coactivo a Comparendos de Transito. 4.1.1 Durante el proceso auditor se observé que el drea de Cobro Coactivo maneja la mayoria de la informacién en formato Excel (archivo editable), debido a que no poseen un software que permita el cargue, adecuado manejo y sobre todo veracidad de la informacién que reposa en esta area. 4.2 Operativos de Control e Inmovilizacién de Vehiculos. 4.2.1 Se observo que este procedimiento presenta debilidades en el cumplimiento de sus funciones debido a que no cuenta con los suficientes equipos telefonicos para cada uno de los agentes de transito, asi como el numero de motocicletas, por lo que se evidencié que en su mayoria deben movilizarse en sus vehiculos personales. 4.3 Plan de Desarrollo 4.3.1 Para cumplir con la ejecucién de las metas producto, posee un total de $ 2.770.373.940 millones de pesos de los cuales con corte al mes de marzo se contraté el 41% y se realizaron pagos por 14% de lo contratado, por lo tanto se puede decir que esta ejecucién es baja frente al total del recurso apropiado, lo cual puede llegar a afectar el cumplimiento para la presente vigencia de algunas metas producto. Como se observa en el cuadro No. 7 Metas Producto Secretaria de Transito y Transporte del presente informe.MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO o19| PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 | Version: 01 | | SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS. Fecha de Emision: Alcaldia Municipal - ___| Julio 30 de 2015 de Yumbo | __ INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 18 de 20 | 5. HALLAZGOs: 5.1 Gestion de Comparendos de Transito. 5.1.1 No se implementan los pasos establecidos en el procedimiento Gestin de Comparendos de Transito, como lo indica el cuadro No. 1 del presente informe. 5.2 Cobro Coactivo a Comparendos de Transito. 5.2.1 No se implementan los pasos establecidos en el procedimiento Cobro Coactivo a Comparendos de Transito, como lo indica el cuadro No. 2 del presente informe. 5.2.2 El procedimiento documentado y aprobado por MECI ~ Calidad Cobro Coactivo a Comparendos de Transito cédigo GTT-RT-PROO2, el objetivo y alcance que describe no corresponde a la actividad que lleva a cabo este proceso 5.2.3 De conformidad con lo evidenciado por el equipo auditor, el area de Cobro Coactivo para dar| cumplimiento a sus procesos, presenta riesgo alto e inminente, debido a que no pose un software para el manejo correcto y confiable de la informacién, se observé que esta es consolidada en archivos Excel. 5.2.4 Hallazgo con presunta incidencia fiscal y disciplinaria: En los términos de lo sefialado en el estatuto anticorrupcion ley 1474 de 2011, es deber de esta Oficina de Control comunicar al Representante Legal de la Administracién Central y adicionalmente correr traslado a la Contraloria Municipal de Yumbo y a la Oficina de Control interno Disciplinario de la Administraci6n Central cuando las evidencias allegadas en debida forma por un equipo auditor, en ejercicio de tal actividad establezcan indicios de presuntas conductas disciplinarias que puedan vulnerar la Ley 734 de 2002 *Cédigo Disciplinario Unico’, que amenacen 0 pongan en riesgo recursos de la Administraci6n Municipal. Por ello esta Oficina de Control, una vez en firme el presente hallazgo deber de comunicar para que se adelanten las investigaciones correspondientes con relacion alas ‘expediciones de las resoluciones que declararon las prescripciones de los comparendos No. 771991, 596678, 1106491, 3575499 y 568154. 5.3 Operativos de Control e Inmovilizacién de Vehiculos. 5.3.1 No se implementan los pasos establecidos en el procedimiento Operativos de Control e Inmovilizacin de Vehiculos, como lo indica el cuadro No. 5 del presente informe.MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-E1-02-FO 019 | PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 i as ‘Version: 01 2 ‘SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision’ Alcaldia Municipal Julio 30 de 2015 de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA. [ Pagina 19 de 20 5.4 Generaci6n de Licencias de Transito y Tarjetas de Operacién. | 5.4.1 No se implementan los pasos establecidos en el procedimiento Generacién de Licencias de Transito y| Tarjetas de Operaci6n, como lo indica el cuadro No. 6 del presente informe. 5.4.2 El procedimiento describe que a la hora de presentarse dafios con los sustratos, estos deben ser devueltos al jefe de despacho para su destruccién, realizar acta de baja y generar reporte al RUNT, sin embargo este proceso no se esté llevando a cabo, los sustratos dariados son enviados directamente al Proveedor quien se supone se encarga del proceso de destruccién. 5.5 Sustitucion de Vehiculos de Traccién Animal. 5.5.1 De acuerdo al Decreto Nacional 0178 de 2012, ‘en e/ cual se establecen medidas relacionadas con la sustitucién de vehiculos de traccién animal”, se observé que la Secretaria de Transito y Transport actualmente adelanta acciones para dar cumplimiento a lo establecido en el mencionado decreto, sin embargo no se ha realizado la sustitucién de los cuarenta y un (41) beneficiarios del programa, el plazo para la sustitucién de vehiculos de traccién animal se definié para el 30 de enero de 2013, por lo anterior se presenta incumplimiento con lo establecido en la norma. 6. CONCLUSION DE LA AUDITORIA: Una vez finalizado el ejercicio auditor se evidencié debilidad para alcanzar los objetivos de los subprocesos evaluados, los cuales son documentados y aprobados por MEC! - Calidad, debido a que se presenta incumplimiento a los pasos deseritos en cada uno de ellos, ademas de utilizar algunos registros obsoletos 0 por lo contrario no usar los que establecen cada uno de los procedimientos. Por otro lado cabe mencionar que el érea de cobro coactivo presenta riesgo alto e inminente en el manejo de su informacién, esto debido a la ausencia de un software el cual permite seguridad y veracidad de la informacion que reposa en esta area. 7, RECOMENDACIONES: ‘* Culminado el trabajo de campo, la Oficina de Control Interno recomienda de manera respetuosa a la Secretaria de Transito y Transporte lo siguiente: ‘+ Aplicar los formatos actualizados y aprobados en cumplimiento en la implementacién del sistema de gestién de la calidad. que corresponden a los procedimientos de la Secretaria de Transito y Transporte. ‘© Ejecutar la totalidad recurso econémico disponible con el fin de cumplir con las metas producto del sector Movilidad y Competitividad del Plan de Desarrollo 2016 - 2019 "Yumbo Territorio de Oportunidades para la Gente’,eS ee MACROPROCESO: CONTROL INTERNO | Cédigo: GCI-EI-02-FO 019 "PROCESO: EVALUACION INDEPENDIENTE | TRD: 105.19.14 Version: 01 ‘SUBPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS Fecha de Emision Alcaldia Municipal Julio 30 de 2015 _de Yumbo INFORME DE AUDITORIA INTERNA Pagina 20 de 20 * En cuanto a Plan de Mejoramiento suscrito con la Secretaria de Transito y Transporte durante la vigencia 2016, especificamente el hallazgo No. 5.5.1 y 5.5.2 relacionados con la habilitaci6n de los patios oficiales piiblicos, como quiera que se evidencia los parqueaderos: Los Primos, Memo y Algo Mas y Los Amigos, no han cumplido la totalidad de los requisitos que establece la ley para en funcionamiento éptimo de los mismo, la Secretaria de Transito deberd implementar los correctivos necesarios para subsanar las debilidades para el correcto funcionamiento del servicio. ‘© Es importante suscribir un plan de mejoramiento, con acciones preventivas y correctivas, que permitan eliminar las causas de los hallazgos detectados y evitar la materializacion de situaciones potencialmente no deseables, que afecte la gestion adelantada para cumplir con las metas producto del sector Movilidad y Competitivi Desarrollo Municipal 2016 - 2019. 8. FIRMAS: et incagie a Nombre: Isabel Cristina Hincapié Cargo: Auditor Lider See s Nombre: Oscar Marino Prado Mera Nombre: Angy Tatiana Alvear Arce Cargo: Técnico de Apoyo Cargo: Técnica de Apoyo