BSKEsSalud Perd saludable “Decenio de fa iqualdad de Oportunidedes para Mujeres y Hombres” “Afio del Fortelecimiento de ia Soberania Nacional" NOTAN® 64 -GEP-GCPI-ESSALUD-2022 Lima, 7.8 ENE, 2022 2.6 ERE Mi? Sefior ELOY DURAN CERVANTES RECIBIDC | Gerente Central de Proyectos de Inversién : Pa, : Recomendaciones para una adecuada formulacién de los términos de referencia (TdR) para la contratacién de los servicios de mantenimiento especializado anual © multianual de los equipos de alta tecnologia (EAT) a nivel institucional Referencia_ > a) Memorando Circular N° 011-GCPI-ESSALUD-2021 ») Informe N° 007-DAV-GEP-GCPI-ESSALUD-2022 Me dito a uted para saluéarlocorclalmente en atencin al documento de la referencia 2) mediante el cual su Despacho difundié @ los Organos Desconcentrados a nivel nacional las recomendaciones y lineamientos para la formulaci6n de los términos de referencia (TdR) para la contratacion de los servicios de mantenimiento de equipos blomédicos, electromecénicos e infraestructura hospitalaria. ‘Al respecto, la Sub Gerencia de Mantenimiento de esta Gerencia ha efectuado la evaluacion de los TAR para la contratacién de los servicios de mantenimiento especializado de los EAT a nivel Insttuctonal, determinandose lo siguiente: 4, Los ODC’s vienen formulando los TAR de los servicios de mantenimiento especializado de sus EAT con algunas deficiencias y omisiones, incumpliendo la normativa que se detalla a continuacién > EI Instructive ‘Formulacion de espectficaciones técnicas para la contratacion de bienes y términos de referencia para contratacién de servicios y consultorias en general’, aprobado mediante Resolucion N°423-2013-OSCE/PRE, puesio que no se respeta la estructura basica establecida por el OSCE en la formulacion de los TAR. > Los articulos 29 y 35 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, referidos a los criterios para la adecuada formulacién de los TAR de contratacion de {os servicios y eleccién de los sistemas de contratacién existentes a nivel del Estado. > Los articulos 24 y 25 de la Directiva de Gerencia General N’ 24-GCPI-ESSALUD- 2019 V.01, "Normas de Gestién del Mantenimiento Hospitalario on ESSALUD’, aprobada mediante Resolucién de Gerencia General N* 1563-GG-ESSALUD-2019, referidos a los criterios para la formulacién de los TdR para la contratacion de los. servicios de mantenimiento de equipos biomédicos y equipos de alta tecnologia de la Institucion, 2. Los TAR de los servicios de mantenimiento especializado contratados para los EAT no estarian formulandose de manera adecuada, puesto que se ha evidenclado que algunos ‘ODC's pretendian contratar los servicios de mantenimiento especializado de sus EAT 3 % considerando una frecuencia de reemplazo de repuestos que carecia sustento técrico, ni andlisis previo de las recomendaciones establecidas por los fabricantes de los equipos en los manuales técnicos, de! historial de fallas y de ia frecuencia de uso del equipo. Siempre ||) snapusbloReKEsSalud Peri saludable “Deconlo de la gualded de Oportunidades pare Mujeres y Hombres" “ano del Fortalecimiento de ta Soberania Nacional” 3. Los TAR de los servicios de mantenimiento especializado contratados para los EAT no estarian formulandose de manera objetiva, puesto que se ha evidenciado que algunos DC's llegaron a formular sus TAR considerando solo actividades basicas de mantenimiento y exclufan sin sustento actividades especializadas como calibraciones, actualizaciones de software, uso de instrumentos y herramientas especializadas y fantomas, contraviniendo lo tecomendado por los fabricantes de los equipos en sus manuales téonicos. 4, Los TAR de los servicios de mantenimiento especializado contratados para los EAT no estarlan formulandose con precisién, puesto que se ha evidenciado que varios ODC's, formulan cus TAR sin detallar los repuestos que deberdn ser reemplazados durante la vigencia de contrato, lo que estaria ocasionando que en las cotizaciones presentadas durante los estudios de mercado, los contratistas incrementen sus costos inconsistentemente. 5. De los tres (03) tipos de servicios que los ODC’s vienen aplicando para la contratacién de los mantenimientos especializados de los EAT bajo su responsabilidad, se ha determinado que el servicio de mantenimiento especializado a todo costo no estaria ‘cumpliendo con lo establecido en los articulos 29 y 36 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en lo referente a que no se precisa en los TAR, los repuestos que los contratistas suministrardn durante la vigencia dei contrato, lo que estaria ocasionando que en las cotizaciones presentadas durante los esludios de mercado, los Pama: contratistas incrementen sus costos inconsistentemente, es decir, el precio de los citados iS ‘ servicios no reffejaria de manera adecuada las reales actividades que se lleqan_2 a clecutar, Incrementandose los costos asumidos por la Insftucién, lo que a su vez origina SPER Y/ una distorsion en el mercado, por cuanto e! valor estimado de estos procesos no podria ser utlizado como un antecadiente histérico para futuros estudios de mercado. Asimismo, se ha determinado que el servicio de mantenimiento especializedo mano de obra y el Servicio de mantenimiento espocializado mano de obra + repuestos + capital de trabajo, si cumplen con lo establecido en los articulos 29 y 36 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, 6. Algunos ODC's han venido efectuando la contratacién multianual de los servicios de mantenimiento especializado de sus EAT, sustentado en el articulo 142 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, que reduce drésticamente la carga administrativa (menos procesos logisticos), se reduce 6! costo de los servicios (al ser contratos por varios afios), garantizéndose la continuidad operativa de los EAT. En tal sentido, con la finalidad de optimizar la gestion de mantenimiento de los EAT a nivel Institucional, la Sub Gerencia de Mantenimiento con la conformidad de esta Gerencia ha formulado las siguientes recomendaciones para que sean implementadas por las areas de ingeniera de los ODC's 4. Se recomienda gestionen de manera prioritaria la contratacién de los servicios de mantenimiento especializado de los EAT que tengan bajo su responsabilidad, para mantener su éptimo funcionamiento durante la vida ati, gerantizar la continuidac de su operatividad, y de esta manera salvaguardar la importante inversién efectuada por la Institucién en la adquisicién de estos equipos. Siempre cone puebloASxeEsSalud Pert saludsble “Decenio de fa Igualdad de Oportunidades para Mujeres y Hombres" ‘atio del Fortalecimiento de la Soberania Nacional” 2, Se recomienda reformular los TAR para ia contratacion de los servicios de mantenimiento especializado de los EAT, en concordancia a lo establecido en la normativa que se detalla a continuacién: > El instructive “Formulacion de especificaciones técnicas para la contratacién de bienes y términos de referencia para contratacién de servicios y consuitorias en general, aprobado mediante Resolucién N°423-2013-OSCEJPRE, a fin de respetar la estructura basica establecida por el OSCE en la formulacion de los TAR > Los aiticulos 29 y 35 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, a fin de que se apliquen los criterios para la adecuada formulacion de los TOR de contratacién de los servicios y la eleccién de los sistemas de contratacién existentes a nivel Estatal > Los arliculos 24 y 25 de la Directiva de Gerencia General N° 24-GCPI-ESSALUD- 2019 V.01, “Normas de Gestién de! Mantenimiento Hospitalario en ESSALUD’, aprobada mediante Resolucién de Gerencia General N° 1863-GG-ESSALUD-2019, a fin de que adopten los criterios para la adecuada formulacién de los TAR para la contratacién de los servicios de mantenimiento de equipos biomédicos y equipos de alta tecnologia de la Institucion. 3. Se recomienda tener en consideracién los siguientes dos (02) tipos de servicios que cumplen_con_la_normatividad vigente, para la contratacién de los mantenimientos especializados de los EAT: > Servicio de mantenimianto especializado mano de obra > Servicio de mantenimiento especializado mano de obra + repuestos + capital de trabajo. 4 Se recomienda comunicar a los ODC's que el tipo de servicio de mantenimiento especializado a todo costo, no estarfa cumpliendo con los articulos 29 y 35 def Raglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en lo referente @ que no se precisa en los TAR, los repuestos que se suministraran durante la vigencla del contrato, lo que estaria ocasionando que en las cotizaciones presentadas durante los estudios de mercado, los contratistas incrementen sus costos inconsistentemente, con un potencial perjuicio para la institucion, 5. Se recomienda comunicar a los ODG's que es beneficioso para la Institucion efectuar la contratacién multianual de los servicios de mantenimiento de sus EAT, sustentado en el articulo 142 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, puesto que se reduce drasticamente la carga administrativa (menos procesos logisticos), se reduce el costo de los servicios (al ser contratos por varios afios), garantizandose la continuidad operativa de los EAT. : | “Ties PES WATERSS rat cnc sorcery PATI ep faa ce SGN /AraW0 i Siempre Se cece its 115:2022-017 eneipuebloddkessalud [COPIA] CARGO "Decenia de la Iqualciad de Oportunidados para Mujeres y Hombres "ano del Fortalecimionto dle le Soberania Nacional" MEMORANDO CIRCULAR N° 0% -GCPI-ESSALUD-2022 in PARA: DIREGTORES DE LAS REDES ASISTENCIALES 1 GERENTES DE LAS REDES ASISTENCIALES | GERENTES DE LAS REDES PRESTACIONALES: a GERENTE DEL INSTITUTO NACIONAL CARDIOVASCULAR. ‘ DE: ELOY DURAN CERVANTES Gerente Central de Proyectos de Inversion ’ © xSUNTO: Recomendaciones para una adecuada formulacién de los términos {yf de referencia (TdR) para la contratacién de los servicios de ‘\ mantenimiento especializado anual 0 multianuial.delos.equinos de yr alta tecnologia (EAT) a nivel Institucional. OFICWADE gestion DoGuNeNfiR = \ RECEPCION ; \, REFERENCIA: a) Memorando Circular N° 011-GCPI-ESSALUD}2021 ., { b)NotaN’ JOY -GEP-GCPI-ESSALUD-2022 FECHA: Lima, i DESPACHO LOCAL | Es grato dirigirme a Usted para saludarlo(a), y en atencién al documento de la referencia a), mediante el cual la Gerencia Central a mi cargo difundié a los Organos Desconcentrades a nivel nacional las recomendaciones y lineamientos para la formulacién de los términos de referencia (TdR) para la contratacion de los servicios de mantenimiento de equipos biomédicos, electromecanicos e infraestructura hospitalaria. Al respecto, la Sub Gerencia de Mantenimiento de la Gerencia de Ejecucién de Proyectos, mediante Informe N° 007-DAV-SGM-GEP-GCPI-ESSALUD-2022 adjunto al documento de la referencia b), realiz6 la evaluacién de fos TAR para la contratacién de los servicios de mantenimiento especializado de los EAT a nivel institucional, determinando deficiencias y omisiones en su formulacién, incumplimiento la normatividad Institucional y del Estado vigente, En ese sentido, remitimos a su Despacho el resultado de a evaluacién realizada, a fin de que disponga a la Oficina de Administracién y al area de Ingenieria del Organo Desconcentrado a su cargo 0 la que haga sus veces, implementar las recomendaciones indicadas en el mencionado informe, bajo responsabilidad. Atentamente, t “Siempre | } eoetpueblo Ce: GEP/ GIA, Archivo Proy.: 35-SG142022, Nive 46.2022.017Atkessalud Pert saludabte ae i INFORME N° 007-DAV-SGM-GEP-GCPI-ESSALUD-2022 Essay A ING. EDUARDO TOLEDO PONCE acento Sub Getente de Mantenimiento SGM-GEP-GCPI De : ING, DANFER ASTETE VALDEZ Supervisor de Mantenimiento de Equipos Asunto 1 Recomendaciones para una adecuada formulacion de la contratacién de los servicios de mantenimiento especializado anual o multianual de los equipos de alta tecnologia’ a nivel Institucional. Fecha Lima, 21 de enero de 2022. Es grato dirigirme a usted para saludarlo cordialmente, y en atencién a lo indicado en el asunto, informar lo siguiente: |, ANTECEDENTES 4. La Gerencia Central de Proyectos de Inversién mediante Carta Circular N° 042- GCPI-ESSALUD-2019, difundid a los ODC’s la Directiva de Gerencia General N° 24-GCPI-ESSALUD-2019 V.01, "Normas de Gestién de! Mantenimiento Hospitalario en ESSALUD’, aprobado mediante Resolucién de Gerencia General N° 1863-GG- ESSALUD-2019, en cuyo numeral 24.3, se establecen los lineamientos para la adecuada formulacién de los términos de referencia (en adelante TdR) para la contratacién de los servicios de mantenimientos del equipamiento hospitalarro. 2. La Gerencia Central de Proyectos de inversion mediante Memorando Circular N° 019-GCPI-ESSALUD-2021, solicité a los Organos Desconcentrados a nivel nacional priorizar las gestiones para la contratacién del servicio anual especializado de mantenimiento preventivo y correctivo de sus equipos de alta tecnologia (en adelante EAT). 3. La Gerencia Central de Proyectos de Inversion mediante Memorando Circular N° 011-GCPI-ESSALUD-2021, difundi6 a los Organos Desconcentrados a nivel nacional las recomendaciones y lineamientos para la formulacién de los TAR para la contratacién de los servicios de mantenimiento de equips biomédicos, electromecanicos e infraestructura hospitalaria. Il ANALISIS 1. Definicion de EAT en EsSalud 4. Un equipo de alta tecnologia EAT en EsSalud esté definido como un equipo biomédico de diagnéstico y tratamiento que cumple las siguientes caracteristicas: > Complejidad tecnolégica. > Alto costo de adquisicion > Requiere de infraestructura especializada y pre-instalaciones para su funcionamiento. 2. Cabe sefialar que el Ciclotrén no es equipo biomédico, es un equipo de alto grado de automatizacién y flexibilidad para la produccién de radioisotopes, el cual es complementado con el equipamiento y los sistemas necesarios para la produccién de radiois6topos PET; sin embargo, es considerado como un equipo de alta tecnologia, puesto que retine las 3 caracteristicas descritas previamente. 1de12AdkesSatud Pert saludable INFORME N? 007-DAV-SGM-GEP.GCPI-ESSALUD-2022 ANALISIS 2. Sustento de la necesidad de contratacién de los servicios de mantenimiento de los EAT. 4. Por las caracteristicas descritas previamente, los EAT son equipos estratégicos y requieren de mantenimiento especializado para mantener su éptimo funcionamiento durante la vida util, por lo cual es prioritario que los ODC’s gestionen sus servicios de manienimiento especializado y de esta manera salvaguardar la importante inversion efectuada por la Institucion, ANALISIS 3, Anéli de los TAR formulados por los ODC’s 4. En estos tiltimos afios, se ha podido evidenciar que los ODC’s vienen formulando los TaR de los servicios de mantenimiento especializado de sus EAT con algunas deficiencias, incumpliendo las siguientes normativas: > El Instructive “Formulacion de especificaciones técnicas para la contratacion de bienes y términos de referencia para contratacién de servicios y consultorfas en general’, aprobado mediante Resolucién N°423-2013-OSCEIPRE, puesto que ‘no se respeta la estructura basica establecida por el OSCE en la formulacion de los TAR. En el Anexo 2 del citado Instructivo se establece la estructura basica que deberd tener los TdR para la contratacion de los servicios de mantenimiento: “Aare N° 2 Determinacton de lor trminos de relerencta para lo contratoci 1.” Denominacién de Io conratoeiso, 2) Finoliced pice 3. Antecedentor 4. Objetivor de la contratocisn 5. Aleancory doveripién del servicio ‘S11 elvedader 15.2 Procediniento 15. Plan de reboja ‘Sud Recursos @ sor provislot por el proveeder 5.5 Recursos y faclodes a ter provstor por fa Enfidod [5.6 Reglomentor Téenicor, Norma Melroligicat y/o Sanilarias nocionales 5.7 Normos téeicos 5.8 Impacto ambiental 59 Seguras ‘5.10 Prestaciones areotorios o to presiacién principal 5.10.1 Mantenimiento preventive 5.10.2 Soperto téenico 5.10.3 Coparitacién y/o entrenomienlo Requorimianles del proveedor y de #v personal Luger y ploze de presiecién dol servicio Retwltados esperados Oror obligacionee del contratisle ‘Adelenioe ‘Subcontratactén Confidendialided Propiedod intelactool ‘Medios de control durante fe ejecucién contraclval Forma de poge Feérmula de racjoste ‘Oras penolidedes oplicables Respomebilided por viel ecalloe Declorotoria de viobilided Normative especifico 2de12AakesSalud Perti saludable INFORME N° 007-DAV-SGM-GEP-GCPI-ESSALUD-2022 > Los articulos 29 y 35 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado vigente, aprobado por el Decreto Supremo N° 344-2018-EF y sus modificatorias, referidos 2 los criterios para la adecuada formulacién de los TdR de contratacion de los servicios y la efinicion de los sistemas de contratacion existentes a nivel Estatal. sriruLow. ACTUACIONES PREPARATORIAS CAPITULO REQUERIMIENTO Y PREPARACION DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACION Articulo 28. Requerimiento 291, Las especiicaciones técnicas, ls términos de referencia o ! experiente tecnico de obra, que Intogran €! requerimiento, comlenen la dosonpolcn objativa y precise de las caracorisivas y/o requistos Tunelenales relevantes para cumplt fa raiad publica de i contratacién y las condiciones en les que se ‘lecula,Inluyende abigaciones de evaniarmiani cgi da informacion y tecnofogies de posicionsminto ‘espacial, talos como la georreferenciacdn, en obras y consultorias de obras. requeriniento incluye, ‘ademas, los requisites de callicscin que so considoren necesaris. 20.2. Para la cortraacién de obras, la planficacion incliye f@ Kieniflcacién y asignacion de riesgos previsibies de ocurr durante la ejecucion, asi com las acciones y planes de inervencion para reductios 0 miigaroe, conforme a los formatos que spruebe sf OSCE. E/ andisis de resgos implica clasicarlos par nivelss on funciona: su probebiided de ocurenciay i) su impacto en la ejecucion de ia obra. 29.3, Al defini el requerimienio no se incluyen exigencias desproporcianadas al objeto de Ia ‘contratacié, irazonebles innecosaras refeidas aa calfieacion de los potereiales postares que Hinton ‘0 impien la cancurencia do fos mismos u orenten Is canratacion hacia uno de ols. 204, En la detinoién del requerimiento no se hace referencia a fabrcacion 0 procedencia, procedimiente de fobrcacién, merees, patentes o tos, orgon o preduecisn determinados, ni deseripcion ‘que orienta fe contratacin hasta elas, salve que le Entided haya implamentado ol covrespondiente ‘rovaso de eslandarleaién debicamento autorizado por su Tiulr, n cuye caso so agregan las palabras ‘oequivalente’ a continuacién de aicha referencia 29.8. El requerimiento puedo olur las reforonalas antos moncionadas trsténdose de material biblograico exstonte on of mercado, cuya adquiscion obedezca a planes curiculares yfo pedagsgieos, ‘por contenido temdtico, val de espedielzacién u ctras espeoticacionas debidamonto justiicadas por ‘1 éroe usuaria, debiendo establecerse el ul, autor y edleién quo corresponds a las caracteisticas roqueridas. '28.6 Adicionalmente, ol requerimientoincluye las exigencies prevstes en loyee, reglemantos téenios, rronnas metroligieas yo santarioe, roglamentas y demas normas quo regulan al objato do la contrataciin ‘on cardclerobigatoro.Asimisma, puede inclu elspescionos provistes en normas técnices de carter ‘oluntaro, siempre que: sivan para asegurar e! cumplimianta de ls requisites funcioneles 0 técnicos; 1) se vertique que existe en ef morcedo algun organismo que puede acrodtar el cumplimianta de dicha norm técnica; ¥, i) no contravengan las normas de carécter obigatorio mencionedes. 28,7. EI requorimiento de tienes o servicios en general de carécter permanente, cuya provisién se ‘raquiera de manera continua o persica se realza por peiodos no merores a un (1) af. 129.8 Elérea usuaria es responsable do la adecuada formulacién del requerimiento, debiendo asegurar la calidad t@onica y reducr a necesidad de su reformulacién por erroras 0 deficiencies téenicas que reporcutan en ! proceso de contratacon. 28.9. En la defnicién del requerimiento la Enfded analiza la necesided de contar con prestaciones accesorias @ fn de garantzar, enre otros, 0] mantenimiento preventive y comsctive en funcion de neturaleza del requerimento 728.10, Antes do formular ef equerimiento, el érea usuarie, en coorinacién con el Srgano encergado de las contrataciones verfca si su necasided se encuortra definida en una icha de homologacion det Listace de Requerimientos Homologados implementade por PERU COMPRAS, une ficha técnica def Listaco de Bienes y Servicios Comunos, 0 en el Catdlaga Electrénico de Acuerdos Marco. En dicho caso, ff raquarimientarecoge las caracoristicas faonioas ya definias 29.11. El requenimnto puede ser moaicado para mejorar, actualar 0 perfeccionar las espacificaciones teenies, los terminos de referencia y ef expediente técnico de obra. as! como los requisites de calicacian, previa jusifieacion quo forma parte del expediente de contratacién, bajo rasponsablided Las modifoacionas cuentan con fe eprobasion del drea usuarta cd Articulo 35. Sistemas de Contratacién {Las contrataciones contemplan alguno de jos siguientes sistemas de contatacin: '2) A uma aleada, aplceble cuanco les cantades, magnitudes y caldades do la prestacion estén Servicio de mantenimiento especializado mano de obra: este tipo de servicio std conslifuido slo por la prestacién de la mano de obra, es decir, los contratistas ejecutan el mantenimiento preventivo y correctivo del equipo y en caso se requieran de reemplazo de repuestos, éslos tienen que ser suministrados por EsSalud. > Servicio de mantenimiento especializado_a todo costo: este tipo de servicio implica Ta prestacién de la mano de obra mas el suministro de todos los repuestos que sean necesarios para la adecuada operatividad del equipo (no se precisa los repuesios y la cantidad que deberan ser suministrados durante la vigencia del contrato) Este tipo de servicio implica que el contratista asume la responsabilidad de importar e instalar los repuestos que requiera el equipo durante la vigencia del contrato, sin costo adicional para la Institucidn, reduciéndose considerablemente los periodos de inoperatividad del equipo. > Servicio de mantenimiento especializado mano de obra + repuestos + capital de {rabaio: este tipo de servicio implica la prestacion de la mano de obra mas el ‘suministro de repuestos (identificados y detallados en los TdR) mas un capital de trabajo. Se precisa que el capital de trabajo se estima en el rango de 20 - 30% del costo de la mano de obra, es exclusivo para la adquisicién de repuestos para los mantenimientos correctivos y se encuentra incluido en el costo del servicio, considerandose su extorno a la Institucién si no es utilizado. 2. De la evaluacién de los tres tipos de servicios de mantenimientos especializados antes mencionados se tiene el siguiente andlisis: i) Servicio de mantenimiento especializado mano de obra’ Y Cumple con los arficulos 29 y 35 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Es aplicado cuando los ODC’s requieren ejecutar periédicamente actividades especializadas de mantenimiento preventivo y correctivo en Sus 7 q Bde 12A@kEsSalud Pert saludable sa INFORME N® 007-DAV-SGM-GEP.GCPLESSALUD-2022 EAT sin considerar ef reemplazo de repuestos, o tienen escasos recursos presupuestales. Este tipo de servicio no garantiza la operatividad del equipo durante ta vigencia del contrato, tiene el inconveniente de que cuando el EAT presenta una falla de funcionamiento y el mantenimiento correctivo requiere el reemplazo de repuestos, éstos deberan ser suministrados por la Institucién, y la mayoria de veces es suministrado con mucho retraso, puesto que el ODC tiene que realizar el proceso logistico de adquisicién, lo cual podria requerir varios meses, perjudicéndose la atencién a los asegurados, por los amplios petiodos de inoperatividad del equipo. il) Servicio de mantenimiento especializado a todo costo: No cumpliria con los atticulos 29 y 35 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en lo referente a que no se precisa en los TAR, los repuestos que los contratistas suministraran durante la vigencia del contrato, lo que estaria ocasionando que en Jas cotizaciones presentades durante tos estudios de mercado, jos contratistas incrementen sus costos inconsistentemente. V_ Este tipo de servicio garantiza la operatividad del equipo durante la vigencia del contrato; sin embargo, tiene el inconveniente de que cuando el EAT no presenta fallas de funcionamiento, el contratista no suministraré ningun repuesto, en perjuicio de la Institucién i) Serviclo de mantenimiento especializado mano de obra + repuestos + capital de abajo: ¥ Cumple con los articulos 29 y 35 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Noes aplicado por los ODC's por desconocimiento. V_ Este tipo de servicio garantiza la operatividad del equipo durante fa vigencia del contrato, garantiza el reemplazo de los repuestos necesarios puesto que se establecen de manera precisa en los TAR y ademas cuenta con un capital de trabajo. Se precisa que el capital de trabajo se estima en el rango de 20 - 30% del costo de la mano de obra, es exclusivo para la adquisicion de repuestos para los mantenimientos cortectivos y se encuentra incluido en el costo del servicio, considerandose su extomno a la Institucién si no es utlizado, 3. Se ha podido constatar que algunos ODC's estén efectuando la contratacién multianual de los servicios de mantenimiento especializado de sus EAT, sustentado en el articulo 142 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado lo cual es. valido, recomendable y beneficioso para la Institucién En la contratacién muitianual de los servicios de mantenimiento especializado de los. EAT los ODC's tienen en consideracién los siguientes aspectos favorables para la Institucién: +1 Reduccién de los pracesos logisticos de contratacién. Y Reduccién significativa de los costos de los servicios de mantenimiento especializado por parte de los contratistas, al ser un contrato por varios afios. ¥ Garantiza la continuidad de operatividad de los EAT. Cabe precisar que, el articulo 142 del citado Reglamento estipula lo siguiente: "Articulo 142. Plazo de ejacucién contractual 9de 12Ak Essalud Pert saludable INFORME N® 007-DAV.SGM.GEP-GCPL-ESSALUD-2022 142.1, Elplaz0 de ojecucion contractual so inca al da siguiente det perteccionamento del contrato, desde Ja facha que se setableaca en el contrato 0 desde la fecha en que se cumplan las condiciones previstas en el ‘contrato, gin sea el caso, 1422, Loe dooumontos al procedimiento de seleccién pueden establecer que ®) plaz0 de ejecucion contaciual soa haste un méximo de tr (3) 0s, salvo que por eyes especiales o por la natualeza de la prestacicn ee requiera plazos meyores, slomora y cuando se adopten las prevsiones.presupuestarias hhecesarias pera garentizar el pago ce las obligaciones, segin las reglas previsias en la normativied del Sistema Nacional de Preeupuosto Public. "142.3 El plazo de ejecuotén contractual de ls contra de suparisién de obra est vineulado la duracion e la obra supervised 142.4, Cuando 80 haya previsto an of cantrato de suporvisisn que las actvidedes comprenden le liquidactén del cantrato ds obra) el contro de supervsian culmine on oas0 [a iquidecién saa somatida a aria; 1) 0! 'pago pores abores hasta el momanto on que 89 efectia Is racopsién de [a obra, os roalizado bajo el sistoma (e farfas mientras que la parteypacion del euporvisor on el procedimianto do liquidecién es pagaca emplesndo tf sisteme a suma alzede, 142.5, Talendose de contrates de supervisisn de servicios, ef plazo de ojecucién se encuentra vineulado a (a curacién del servicio 142.6, Cuando se trate del arrendamiento de biones inmuebls, of plazo puede ser hasta por un mximo de tres (9) affos prorrogables en forma sucesiva por igual 0 menor plaza; reservéndose le Ent sf derecho de ‘asoiverunlateraiments elcontrato antes de vencimiento prevsto, sin reconocimianto de ucro cesante ni dato femorpente, suistandose los reajustes que pudleran acordarse al Indico de Precios al Consumidor que establece el insitto Nacional de Estedistica @ informeétca ~INEL 142.7. Cuando se produzcan eventos ro alribulblos alas partes que originen Ia paralizacién dela ejecucién e las prostaciones, estas pueden acordar por escrito la suspensisn del plazo de efecucién contrectual, hasta Ta culminacién de dicho evento, sin que ell suponga al caconaciniento de mayores gastos generaes ya costos Giractos, segdn corresponds al objeto dela contratacion, sal aquellos que resuilen necesaros pera viablzar fa suspension 142.8. Reiniciado el plaz0 do efocucisn corresponde @ la Entidad comunicar al contraista fa modiicecion 16 las fechas oe ajecuetin, respetando ls finds em los que so acords la suspensién.” VI. CONCLUSIONES 1 Los EAT son equipos estratégicos y requieren de mantenimiento especializado para maniener su 6ptimo funcionamiento durante la vida stil, por lo cual es priortario que los ODC’s gestionen la contratacién de los servicios de mantenimientos de estos equipos, y de esta manera salvaguardar la importante inversion efectuada por la Institucién. Los ODG’s vienen formulando los TdR de los servicios de_mantenimiento especializado de sus EAT con algunas deficiencias, incumpliendo la normativa que se detalla a continuacién > El Instructivo "Formulecién de especificaciones técnicas para la contrataoién de biones y términos de referencia para contratacién de servicios y consultorlas en general’, aprobado mediante Resolucién N°423-2013-OSCE/PRE, puesto que no se respeta la estructura basica establecida por el OSCE en la formulacion de los TAR > Los articulos 29 y 36 del Reglamento de fa Ley de Contrataciones del Estado, referidos a los criterios para la adecuada formulacién de los TaR de contratacién de los servicios y eleccién de los sistemas de contratacion existentes a nivel Estatal. > Los articulos 24 y 25 de la Directiva de Gerencia General N° 24-GCPI- ESSALUD-2019 V.01, "Normas de Gestiin del Mantenimionto Hospitalario en ESSALUD’, aprobado mediante Resolucién de Gerencia General N° 1583-GG- ESSALUD-2019, referidos a los criterios para la formulacién de los TAR para la contratacién de los servicios de mantenimiento de equipos biomédicos y equipos de alta tecnologia de la Institucion. Los TaR de los servicios de mantenimiento especializado contratados para los EAT no estarian formutandose de manera adecuada, puesto que se ha evidenciado que algunos ODC's pretendian contratar los servicios de mantenimiento especializado de 10 de 12,Rak Essalud vu. Pert saludable INFORME N° 007-DAV-SGM-GEP-GCPLESSALUD-2022 sus EAT considerando una frecuencia de reemplazo de repuestes sin ningun sustento técrico, ni andlisis previo de las recomendaciones establecidas por los fabricantes de los equipos en los manuales técnicos, del historia de fallas y de la frecuencia de uso del equipo, Los TAR de los servicios de mantenimiento especializado contratados para los EAT no estarian formulandose de manera objetiva, puesto que se ha evidenciado que algunos ODC's llegaron a formular sus TAR considerando solo actividades basicas de mantenimiento y exclulan sin sustento actividades especializadas como calibraciones, actualizaciones de software, uso de instrumentos y herramientas especializadas y fantomas, contraviniendo lo recomendado por los fabricantes de os equipos en sus manuales técnicos. Los TUR de los servicios de mantenimiento especializado contratados para los EAT no estarian formulandose con precisién, puesto que se ha evidenciado que varios ODC's, formulan sus TAR sin detallar los repuestos que deberan ser reemplazados durante la vigencia de contrato, lo que estaria ocasionando que en las colizaciones presentadas durante los estudios de mercado, los contratistas incrementen sus costos inconsistentemente. De los tres (03) tipos de servicios que los ODC’s vienen aplicando para la contratacién de los mantenimientos especializados de los EAT bajo su responsabilidad, se ha determinado que el servicio de mantenimiento especializado 2 todo costo no estara cumpliendo con lo establecido en los articulos 29 y 36 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en lo referente a que no se precisa en los TAR, los repuestos que los contratistas suministraran durante la vigencia del contrato, Io que estarla ocasionando que en las cotizaciones presentadas durante los estudios de mercado, los contratistas incrementen sus. costos inconsistentemente, es decir, el precio de los citados servicios no reffejaria de manera adecuada las reales actividades que se llegan a ejecutar, 1crementandose los costos asumidos por la Institucién, lo que a su vez origina una distorsién en el mercado, por cuanto el valor estimado de estos procesos no podria ser utiizado como un antecedente historico para futuros estudios de mercado. Asimismo, se ha determinado que el servicio de mantenimiento especializado mano de obra y ef servicio de mantenimiento especializado mano de obra + repuestos + capital de trabajo, si cumplen con lo establecido en los articulos 29 y 35 de! Reglamento de ia Ley de Contrataciones del Estado. Algunos ODC's estén efectuando Ia contratacién multianual de los servicios de mantenimiento especializado de sus EAT, sustentado en el articulo 142 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, lo cual es valido, recomendable y beneficioso para la Institucion, puesto que se reduce la carga administrativa por los procesos logisticos, se reducen los costos de los servicios (al ser contratos por varios afios) y se garantiza la continuidad de operativided de los EAT. RECOMENDACIONES Se recomienda que la GCP! solicite a los ODC’s gestionen de manera prioritaria la contratacin de los servicios de mantenimiento especializado de los EAT que tengan bajo su responsabilidad, para mantener su dptimo funcionamiento durante Ja vida til, garantizar la continuidad de su operatividad, y de esta manera salvaguardar la importante inversion efectuada por la Institucién en a adquisicién de estos equipos. lide 12Béxessalud Pert saludable INFORME N? 007-DAV-SGM-GEP.GCPI-ESSALUD-2022 2, Se recomienda que la GCP! solicite a los ODC’s reformular sus TdR para la contratacién de los servicios de mantenimiento especializados de sus EAT, en concordancia a lo establecido en la normativa que se detalla @ continuacion: > El instructive "Formulacién de especificaciones técnicas para ‘a contratacién de bienes y términos de referencia para contratacién de servicios y consuitorias en general’, aprobado mediante Resolucién N“423-2013-OSCEIPRE, a fin de respetar la estructura basica establecida por el OSCE en la formulacion de los TAR. > Los articulos 29 y 35 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, a fin de que se apliquen los criterios para la adecuada formulacién de los TAR de contratacién de los servicios y la eleccion de los sistemas de contratacion existentes a nivel Estatal > Los articulos 24 y 25 de la Directiva de Gerencia General N° 24-GCPI- ESSALUD-2019 V.01, “Normas de Gesti6n de! Mantenimiento Hospitalario en ESSALUD’, aprobado mediante Resolucién de Gerencia General N° 1563-GG- ESSALUD-2019, a fin de que adopten los criterios para la adecuada formulacion de los TAR para la contratacién de los servicios de mantenimiento de equipos biomédicos y equipos de alta tecnologia de la Institucién. 3, Se recomienda que la GCPI solicite a los ODC's tener en consideracién los dos (02) tipos de servicios factibles seauin la normativa vigente, para la contratacién de los mantenimientos especializados de sus EAT: > Servicio de mantenimiento especializado mano de obra > Servicio de mantenimiento especializado mano de obra + repuestos + capital de trabajo. 4, Se recomienda que la GCP! comunique a los ODC's que el tipo de servicio de mantenimiento especializado a todo costo, no estatia cumpliendo con los articulos 29 y 35 del Reglamento de Ia Ley de Contrataciones dol Estado, eno referente a que no se precisa en los TAR, los repuestos que se suministraran durante la vigencia del contrato, 10 que estaria ocasionando que en las cotizaciones presentadas durante los estudios de mercado, los contratistas incrementen sus costos inconsistentemente, es decir, el precio de los citados servicios no reflejaria de manera adecuada las reales actividades que se llegan a elecutar, incrementandose los costos asumidos por la Institucion, lo que a su vez origina una distorsi6n en el mercado, por cuanto el valor estimado de estos procesos no podria ser utiizado como un antecedente histérico para futuros estudios de mercado, con tun potencial perjuicio para la Institucion. 5. Se recomienda que la GCP! comunique a los ODC's que es beneficioso para la Institucién efectuar la contratacién multianual de los servicios de mantenimiento de sus EAT, sustentado en el articulo 142 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, puesto que se reduce la carga administrativa por los procesos logisticos, se reducen los costos de los servicios (al ser contratos por varios afios) y se garantiza la continuidad de operatividad de los EAT. Por lo que informo a usted para conocimiento y fines 12de12> \ RAKESSOG wereeme CARGO 0 "Ao el Stereo et Per 200 ase apne” MEMORANDO CIRCULAR N*g)// -soPLESsALUD-2021| 7S PARA: GERENTES DE LAS REDES PRESTACIONALES DE |.INMA: ce GERENTES Y DIRECTORES DE LAS REDES ASISTENCIAL Cerner nye GEREVTE De OFERTA TUBE | ese DIRECTOR DEL INSTITUTO NAGIONAL CARDIOVAGL : ‘TE eT ESD GERENTE DEL CENTRO NACIONAL-DE SALUD RENAUESPACHO LOCAL LOURDES RAMIREZ RAMIREZ Z Getente Central de Proyectos de vers (e) REC! Recomendaciones y lineamientos vara la formulacién de los Términos | RECEPTOR | Se ‘Retro (ORs) "para conaacn do savaios as : oti, 7 Manterimiento de equipos biomécicos, electrorpectriva — Infraestructura hospitalaria Yemen oe REFERENGIA: 8) Memorandum N° 481-GG-ESSALUD-2021 H ») Nota N* Y&8-GEP-GCPI-ESSALUD-2021 LUMAR 2 ©} ‘Norma de gestiin del mantenimiento hospltaleriolen EsSalud" tastes aprobada mediante Resoluciin de Gerencia General N= 1563.6} “a Wascsaiua EBSALUDZO16, de fecha 16102010 SACRO NAG remo esata aa con 4) Momorando. Cleulsr N° O16-6CPHESSALUD-2020,--do-feehae——-——— MESA DE PARTES | ©) Memorando Creu SI SESURO SOCIAL DE SALUD FT} Maa goat @) Informe ivan: 162-2020106R MAR, 20: 4) Instructwo para fa “Formulacién de Especificaciones il ein A contratacién de bisnes y términos de referencia para lajcontratacion ~““°"9 Flexible | de servicios y consultorias en General’, aprobac eymeese MAR 2001 : Resolucién N * 423-20130SCEIPRE (y sus modifieators Lima, <9 NR 200 Me dirjo 2 usted para saludarlo (a) cordiaimente, en atencién al decumento de la referencia a), ‘mediante el cual la Gerencia General solicita a esta Gerencia Central dictar las mecidas Correctivas necesarias para que en lo sucesivo no se welvan a preseniar observaciones que conlieven a la declaracién de nulidad de los procesos de selecclén para la contratacién de servicios de mantenimiento de equipos blomédicos, elestromecdnicos e Infraestructura hospitatarla A respecto, la Gerencig de Ejecucién de Proyectos mediante documento de la referencia b), comunica que algunos Organos Desconeentrados vienen incumpliondo las recomendaciones y |ineamientes establecidos en ios documentos normativos de las referencias c) y d), elaborando doficientemente los TDRs para la contratacién de servicios de mantentmiento nospitalatio. Por tanto, considerando lo establecido en los documentos de las referencias e) yf) la clada Geroncia hha elaborado e} documento denominado "Recomendaciones y ineamientos pera la elaboraciin jp} 08 108 Término$ de referencia para la contratacién de servicios de mantenimlento" adjunto aia mrt @ Teferencia b), que servird de gula a las areas de Ingenieria y Adguisiciones para la correcta formulacién de los TDRs. En este sentido, recomendamos a su Despacho que a través de su Ofieina de Administracion se Gisponga @ sus dreas de Ingenieria y Adquisiciones consigerar las recomendaciones antes indicadas para la formulactén de ios TORS. Asimiemo, recomendamos dispener a su Oficina de ‘Administracion, que realice las acclones correctivas y discipinarias que cortespondan ante os. i funclonarios y servidores que por su falta de diligencia y debido al Incumplmiento de los lingamientos y drectivas institucfonales diatan la contratacién de los servicios de mantenimiento, i Atentamente, vo etal pt ap joann Pesan Modusige FEMAR 2022 || TRI oly cxoareer’ 60-202HOJA DE RUTA cooRDaR AL OVECTAR DOCUMENTO 8 SUPERVSAR 4S ~00 22 ~ Off ROROAD: NORMAL URGENTE apse i le — = ee ed aA i [wpe 3S--S607- 2026 Cu? 7) LENE, 2 | ; | 3 ‘ 5 5 , : | | | denn TenneonONECeTArO ONO 1e,GMUNATRGROE, —sRANEROACO CNA cen snawanecunes Seeererneer ceeavedl tae ‘A HACERSESUNAIOTO Giemnre