Estructuración del proyecto del sistema en desarrollo

Aprendiz: Jenny Paola Ramírez Cuéllar

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de Gestión y Desarrollo Sostenible Sur Colombiano, Pitalito -Huila

Ficha de Caracterización: Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información (2848239)

Instructor: Gustavo Ramón Sánchez

Agosto 05 de 2021

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Estructuración del proyecto del sistema de información

Aprendiz: Jenny Paola Ramírez Cuéllar

05 de Agosto de 2021

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 TITULO DEL PROYECTO

DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN, PARA EL MEJORAMIENTO EN EL

MANEJO ORDENADO DE LOS DATOS DE CONDUCTORES, PROPIETARIOS,
VEHÍCULOS, Y DEMÁS PROCESOS DE LA EMPRESA “COOTRAFUN”

Empresa

Cooperativa de Transportadores Los Fundadores “COOTRAFUN”

Gerente

CARLOS ALBERTO FALLA

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 INTRODUCCIÓN

Dentro de esta estructuración del proyecto, veremos cómo al realizar un sistema de

información nuevo para la empresa COOTRAFUN, ayudamos a solucionar muchos de
los problemas que se tienen en cuanto al manejo de su información y realización de
procesos diarios. El propósito con este proyecto es ayudar a la empresa a que sus
colaboradores con esta herramienta puedan mejorar el registro y consulta de la
información a diario que haya plasmada en el sistema, y así mejorar su desempeño al
momento de realizarlo y presentarlo.

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 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿Necesita la empresa “COOTRAFUN” un sistema de información?

De acuerdo con las entrevistas realizadas a los diferentes colaboradores de la empresa

COOTRAFUN, en este caso Lorena (Secretaria) y a María Camila del área de
(Recursos humanos), con previa autorización de Carlos Alberto Falla (Gerente,
Representante Legal); se evidencia que aunque la cooperativa ya cuenta con un
sistema de información, creado para el manejo de los datos de los conductores y
vehículos tanto que ingresan, como los que se retiran a diario; hemos comprobado, que
el sistema de información que manejan actualmente, aunque les ha ayudado a tener un
buen manejo de su información, tiene limitaciones que no permiten que los procesos
sean más agiles y productivos en el manejo de su información.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Luego de plantear la propuesta al Gerente Carlos Alberto Falla, de crear un sistema de

información nuevo; durante el proceso de aprendizaje en la etapa lectiva del tecnólogo
en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información en el Servicio Nacional de
Aprendizaje “SENA”; con las indicaciones, necesidades encontradas durante la visita,
información actualizada brindada por parte de los colaboradores, y datos específicos
que a futuro podría ayudar en los procesos diarios de la labor de cada usuario del
programa; Me han manifestado que sería muy bueno intentar crear un nuevo programa
con el mejoramiento a todas las necesidades que se han observado durante el tiempo
que han manejado el sistema de información actual.

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 OBJETIVO GENERAL

Crear un sistema de información que pueda ayudar en el manejo diario de la

información, tanto de los conductores, propietarios y vehículos que ingresan y se retiran
de la empresa; un sistema en el cual se pueda ingresar información, y de manera
ordenada la muestre de acuerdo con el número de cedula o número interno del
vehículo, y/o alguno de los servicios adquiridos, además registrar pagos realizados a la
empresa por parte de los conductores o asociados a seguridad social, para poder sellar
el tarjetón de los conductores.

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 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Dentro del programa deben evidenciarse, datos de los conductores tales

como:

 Nombre, Número de cédula, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, dirección,

teléfono, EPS, información de un contacto o familiar en caso de emergencia, si
tiene hijos o no, Número de licencia de conducción, fecha de ingreso, fecha de
retiro, fecha de vencimiento de los documentos del conductor, opción para tomar
foto al conductor, móvil a conducir, categoría de la licencia de conducción,
autorización por parte del propietario del vehículo para realizar planillas de viaje
a otros departamentos o municipios, etc.

 Cuando haya necesidad de consultar un conductor, al dar clic en el nombre se

despliegue un cuadro con toda la información de éste.

 Fecha de pago de los servicios adicionales por parte de los conductores, como lo
son GPS y Frecuencia.

 Crear la opción de al ingresar fecha de ingreso y fecha final, se genere la

liquidación del conductor.

 Del vehículo específicamente debe aparecer la siguiente información:

 Placa del vehículo, información consignada en la tarjeta de propiedad, datos

básicos del propietario del vehículo, número interno del vehículo asignado por la
secretaría de transito del Quindío, fecha de vencimiento de los documentos y
seguros anuales obligatorios del vehículo, tales como SOAT, Revisión tecno
mecánica, Pólizas extra y contra, etc.

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 Necesidades del sistema en general:

 Registrar el pago de la Seguridad Social de los conductores, el cual se realiza

actualmente en un Excel, pero sería bueno ingresarlo a este sistema y con solo
consultar el número del móvil aparezca si ya se realizó el pago.

 Que exista la opción de sacar un filtrar un dato específico, tal como, listado de
conductores activos, listado de conductores inactivos, listado de conductores
afiliados a una EPS, ARL o Caja de compensación, mes de ingreso, mes de
retiro, entre otros; y se despliegue un listado con dicha información solicitada;
esto con el fin de presentar informes actualizados semanal o mensualmente
tanto de conductores, vehículos y/o propietarios.

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 ALCANCE DEL PROYECTO

El propósito con este proyecto es crear un sistema que pueda ayudar a todos los
colaboradores de COOTRAFUN, a llevar un mejor manejo y control de la información,
ya que en la empresa hay labores que se realizan mediante herramientas ofimáticas
(Excel, Word) que hacen más lenta la labor de registro y consulta de información; la
idea es que todos estos procesos se puedan realizar en este nuevo software para que
las labores sean más agiles y con un mayor control de la información, para con ello
mejorar tanto el desempeño de las tecnologías como el desempeño de los
colaboradores.

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 CONCLUSIONES

Una vez culminado este proceso de conocimiento y estudio de la empresa

COOTRAFUN, con quienes realizaré el proyecto; conocer sus necesidades y objetivos
con la realización de un nuevo sistema de información; se evidencia que es muy
necesario realizar e implementarlo, ya que aunque actualmente se cuenta con un
sistema de información, dicho sistema al ser tan antiguo, tiene procesos que son muy
lentos, hay información incompleta tanto de conductores como de asociados; al
consultar una información no envía los datos concretos, no cuenta con opciones que
puedan mostrar información actual de los usuarios, no tiene opción de filtrar y generar
un informe en PDF de un dato específico, entre otras muchas necesidades; que con la
realización de este nuevo sistema de información, se tiene la motivación de una mejora
en los procesos anteriormente mencionados y muchos otros más para agilizar las
labores diarias de las áreas que utilizan el sistema.

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