CASO:

En la Empresa “Los Guaduales” el Gerente General no ha permitido elaborar el Programa de

Gestión Documental (PDG). A usted, como responsable del archivo de la empresa, se le ha
pedido que le explique al Gerente las razones por las cuales debe permitir realizar el PGD.

La importancia de elaborar un programa de gestión documental es porque permite llevar el

almacenamiento físico de documentos al plano digital, es decir a un software o medio
tecnológico, lo que conllevaria a la mejora continua de la administración de la empresa y a la
toma de decisiones.

Las 5 razones por las cuales se debe elaborar el programa de Gestión Documental son:

1-Dar cumplimiento a lo ordenado por el artículo 25 de la Ley 594 de 2000 y con ello evitar
sanciones económicas y detrimento patrimonial para la empresa, pues está estipulado que
por autorización expresa al Ministerio de Cultura a través del Archivo General de la Nación,
debe reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las empresas privadas que
presten servicios públicos.

2-Dar cumplimiento a lo ordenado por el artículo 5 del Decreto 2609 de 2012 cuando en su
Literal E como principio de oportunidad se establece lo siguiente:

e) Principio de Oportunidad: Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen

que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas
para consultarlos y utilizarlos.Pues al elaborar este programa mantendríamos toda la
documentación actualizada de manera transparente, real y legal, para que en caso de que
sea requerida por alguna autoridad judicial, no nos vallamos a ver inmersos en procesos
penales por incumplimiento a esta norma y por violación al derecho de la información al que
teienen todos nuestros clientes en un momento determinado que lo requieran y que no
podamos brindarlo por no contar con estas alternativas tecnológicas para distribuir, organizar
y planear dicha información y/o documentos.

3-sistematiza el uso de los materiales, soportes y equipos de calidad ayudando al cuidado

del medio ambiente.

4- Ayuda a que los archivos sean auténticos logrando su importancia en la administración y la

transparencia de la información; garantizando la protección de datos y la regulación anti
trámites, los cuales afectan de manera directa el desarrollo de la política documental .

5-Gestiona la producción documental en cuanto a sus procedimientos, trámites

administrativos y flujos documentales, haciendo que se normalicen los formatos para la
producción de documental

-Buscar y socializar un enlace de un sitio en Internet donde se expongan las pautas para la
elaboración del Programa de Gestión Documental:
En este enlace pgd programa de gestión documental del Archivo General de la Nación:

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica_archivistica/
Instrumentos_Archivisticos/PGD/PGD_AGN_2018.pdf.
Podremos evidenciar los lineamientos para los procesos de gestión documental