CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

APLICABLE A LOS INTERMEDIARIOS DE SEGUROS

DE HDI SEGUROS S.A. Y

HDI SEGUROS DE VIDA S.A.

I - 0003 - 01 – 01

BOGOTÁ, ABRIL 2018

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INDICE

1. PRINCIPIOS GENERALES ............................................................................................................................ 4

2. CUMPLIMIENTO DE LEYES, ESTATUTOS, INSTRUCCIONES Y DEMÁS LEGISLACIÓN
DE COLOMBIA ................................................................................................................................................ 5
3. PROCEDIMIENTOS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD
PROFESIONAL PARA LAS PERSONAS NATURALES VINCULADAS A LAS AGENCIAS Y
AGENTES DE SEGUROS ..................................................................................................................................... 5
4. NORMAS DE CONDUCTA....................................................................................................................... 6
5. PROHIBICIONES ..................................................................................................................................... 8
6. MANEJO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA ............................................................................................. 8
7. INHABILIDADES ...................................................................................................................................... 9
8. CONFLICTOS DE INTERÉS ........................................................................................................................ 10
9. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES AL INCUMPLIMIENTO DE ESTE
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA .................................................................................................................... 11
10. MECANISMOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN DE GARANTIZAR EL
ACCESO E INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO ................................................................... 11
11. APROBACIÓN ........................................................................................................................................ 12
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INTRODUCCIÓN

El presente Código de Ética y Conducta es aplicable a las personas que ejerzan la intermediación de
seguros (corredores, agencias y agentes) así como a las personas naturales vinculadas a Agentes y/o
Agencias que ejerzan labores de intermediación de seguros y con los cuales se establezcan vínculos
comerciales para la promoción y venta de los productos de seguros de HDI SEGUROS S.A. y HDI SEGUROS
DE VIDA S.A. (en adelante LAS COMPAÑÍAS)

En este documento los arriba nombrados serán designados genéricamente como Intermediarios o personas
que ejerzan la intermediación e incluye las actuaciones de sus empleados y representantes en el ámbito del
negocio que se adelante para HDI SEGUROS S.A. y HDI SEGUROS DE VIDA S.A. Quienes en adelante se
denominarán LAS COMPAÑÍAS.

Todas las actuaciones de los Intermediarios que lo asocien a la comunidad como representante de LAS
COMPAÑÍAS, deberán hacerse con integridad, honestidad, confianza, eficacia y eficiencia en la
administración de los recursos, justicia, buen trato y adecuada comunicación para trabajo en comunidad.

Todos los Intermediarios de LAS COMPAÑÍAS, serán responsables de Administrar con pulcritud, eficiencia
y eficacia, los bienes y la información que le sean encargados para su administración como lo haría un buen
hombre de negocios.

Será obligación de todos los Intermediarios dar cumplimiento al siguiente Código de Ética y Conducta
aplicable a las personas que ejerzan la intermediación de seguros, frente a clientes, proveedores, entidades
de control y vigilancia, otros intermediarios y la comunidad en general.
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1. PRINCIPIOS GENERALES

Sus principales funciones son:

 Promover la previsión y seguridad.

 Asesorar a los asegurados para la adecuada prevención y cobertura de sus riesgos personales
y patrimoniales.
 Facilitar a LAS COMPAÑÍAS la información precisa para que la estimación, tarifación y asunción
de los riesgos se realice correctamente.
 Colaborar en caso de siniestro con LAS COMPAÑÍAS y sus peritos para una rápida tramitación
y justa liquidación, asistiendo con tal motivo a los asegurados y beneficiarios.
 Contar con el profesionalismo e idoneidad para prestar el mejor servicio a los asegurados, a
LAS COMPAÑÍAS y a la Sociedad en general.
 Realizar su actividad profesional con el mayor respeto a las normas jurídicas, dentro de
principios éticos y con respeto de la autonomía de las partes.
 Desarrollar su actividad con la mayor diligencia, buena fe y sentido de la responsabilidad.
 Realizar sin demora los pagos y rendición de cuentas derivados de su gestión conscientes de
que custodian fondos de terceros.
 Realizar publicidad moderada y no dar lugar a confusión con otras actividades.
 Ofrecer sus servicios, respetando la dignidad de la profesión, no realizando afirmaciones
engañosas o improcedentes sobre sus condiciones profesionales y la naturaleza y alcance de
su función. En ningún caso anunciarán reducciones, bonificaciones u otras ventajas que no
respondan a una tarificación correcta y a unas condiciones autorizadas por LAS COMPAÑÍAS.
 Cuidar permanentemente su formación profesional y la de sus colaboradores, actualizando los
conocimientos en la técnica aseguradora y en los diversos productos que ofrece LAS
COMPAÑÍAS.
 Respetar estrictamente el secreto profesional, salvo autorización expresa de las partes
legítimamente interesadas en el contrato de seguro.
 Defender y propugnar los valores humanos y profesionales del presente Código de Ética, cuyos
principios y normas deben ser pauta en su propia conducta y en la de sus colaboradores, aun
después de haber cesado en la actividad profesional.
 Cumplir los compromisos adquiridos con LAS COMPAÑÍAS
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2. CUMPLIMIENTO DE LEYES, ESTATUTOS, INSTRUCCIONES Y DEMÁS LEGISLACIÓN DE

COLOMBIA

Los intermediarios serán responsables del cumplimiento de las leyes, estatutos, instrucciones y demás
legislación del país. Entre otras:

 Las leyes que regulan la actividad comercial y más específicamente la actividad aseguradora,
Decreto 663 de 1993 y Decreto 2555 de 2010.
 Las leyes fiscales en relación con los impuestos nacionales, distritales, municipales y demás.
 Las leyes para colaborar con el Gobierno Nacional en la identificación de actos delictivos o
conductas sospechosas de clientes o clientes potenciales, incluyendo el cumplimiento del Código
para la prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
 Las leyes en relación con la no utilización de Software piratas y las relativas a la protección de datos
personales.

3. PROCEDIMIENTOS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD PROFESIONAL PARA

LAS PERSONAS NATURALES VINCULADAS A LAS AGENCIAS Y AGENTES DE SEGUROS

Capacidad profesional

Dentro del proceso de selección y vinculación de los intermediarios con LAS COMPAÑÍAS se establece en
el MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE CANALES DE
DISTRIBUCIÓN que los agentes y agencias a vincular deben contar con experiencia en el mercado y tener
clave registrada en otra Aseguradora; para ello se define la obligatoriedad en la presentación del certificado
de idoneidad que acredite a las personas naturales vinculadas al intermediario o a este, según sea el caso.
Esta certificación debe cumplir con los siguientes criterios:

 Los datos deben ser verídicos y verificables.

 La fecha del certificado no debe ser mayor a 4 años.
 Debe contar con la firma de la aseguradora o entidad acreditadora.

Adicionalmente deben diligenciar el formato SUCIS, el cual debe ser diligenciado con los datos de las
personas naturales vinculadas al agente o agencia, en éste se identifica la forma de acreditación, entidad
que acredita y fecha de última acreditación. Este formato actúa como fuente de información para el control
de idoneidad.

Los datos anteriormente mencionados serán validados y confrontados por el funcionario encargado de LAS
COMPAÑÍAS, con los demás documentos soporte requeridos para su vinculación contenidos en el MANUAL
DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE CANALES DE DISTRIBUCIÓN.

Capacitación

LAS COMPAÑÍAS realizan el proceso de formación de agentes, agencias, y corredores contenido en el

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE CANALES DE DISTRIBUCIÓN,
en donde se identifica la necesidad de capacitación y se crea un plan anual de formación.
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4. NORMAS DE CONDUCTA

Respecto de los Tomadores, Asegurados y/o Beneficiarios:

 Los intermediarios analizarán a fondo las necesidades de seguro de sus clientes y les
recomendarán las medidas de prevención del riesgo aconsejables, especialmente si inciden en una
tarifación más favorable.

 Explicarán a sus clientes de forma objetiva y veraz sobre las distintas características, derechos,
obligaciones y costos relativos de los seguros que, a su entender, puedan ser adecuados a los
riesgos que pretendan cubrir.

 Facilitarán su información y asesoramiento únicamente en aquellos campos donde estén

capacitados. Se abstendrán de ofrecer garantías y coberturas que no se encuentren expresamente
consignadas en la póliza.

 Pondrán siempre los intereses legítimos del cliente y su lealtad al mismo por encima de su propio
beneficio. La cuantía de la retribución que obtengan por la realización de sus funciones, no deberá
incidir en ningún caso en la calidad de sus servicios.

 Trasladarán con toda diligencia a las partes los documentos e informaciones complementarias
relativas a la contratación del seguro. Si observaran cualquier error u omisión, procurarán
subsanarlo de inmediato. Advertirán al cliente de la necesidad de comunicar oportunamente las
modificaciones de los riesgos y de poner al día las medidas de prevención y, en función de esta
información, aconsejarán la actualización de la póliza.

 Entregar en forma oportuna y rápida a los asegurados los documentos expedidos por LAS
COMPAÑÍAS.

 Informar de manera suficiente a los clientes sobre los amparos y exclusiones de los contratos de
seguros ofrecidos, así como de los demás documentos que conformen el contrato de seguros.

 En caso de siniestro, asesorarán al asegurado o beneficiario al formular la declaración, advirtiéndole

de las consecuencias de consignar datos inexactos u omitir circunstancias que afecten a su
valoración y liquidación. Si se hubieran hecho cargo de la declaración de siniestro, la trasladarán sin
demora a la Aseguradora; salvo cuando estén facultados por la misma para actuar en forma distinta.

 Cuando el intermediario cese en su actividad profesional, lo advertirá a sus clientes y adoptará las
medidas necesarias para que la atención a los asegurados y beneficiarios se mantenga sin
inconveniente alguno para ellos.
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Obligaciones frente a los tomadores:

Los intermediarios deben suministrar a los consumidores financieros, previa, concomitante o posteriormente
a la celebración del contrato de seguro, la siguiente información de manera cierta, suficiente, clara y
oportuna:
1. Los derechos y obligaciones emanados del contrato de seguro y de las condiciones particulares.
2. El alcance de la cobertura, de las exclusiones y de las garantías de los productos de seguros
ofrecidos.
3. El alcance de los servicios de intermediación.
4. Los costos del producto y su comercialización, de acuerdo con lo establecido en el art. 9 de la Ley
1328 de 2009.
5. La forma de vinculación contractual del intermediario (dependiente, independiente, exclusivo, etc.,
etc.) con la entidad aseguradora y su estado de inscripción en el Sistema Unificado de Consulta de
Intermediarios de Seguros.
6. La responsabilidad que como intermediario le corresponde frente al consumidor financiero.
7. La autorización otorgada por la entidad aseguradora para comercializar el producto de seguros
ofrecido.
8. El procedimiento, plazos y documentación a tener en cuenta para la reclamación de un siniestro.
Notificarle que esta información también se encuentra disponible en la página de Internet de LAS
COMPAÑÍAS.
9. Los canales por medio de los cuales puede formular una petición, queja o reclamo.
10. Informar el alcance de las decisiones del defensor del cliente, así como el rango o tipo de quejas a
las que aplica.
11. Informar a los consumidores financieros, que en la página WEB de LAS COMPAÑÍAS, está
disponible el texto de los modelos de los contratos estandarizados que se emplean con la clientela,
para su conocimiento y consulta.

Respecto de LAS COMPAÑÍAS:

 Promocionar los productos y servicios de LAS COMPAÑÍAS cuando ésta se lo solicite.

 Informar sobre las actividades realizadas y sobre los resultados obtenidos en ejecución de la labor
de intermediación.
 Seguir las instrucciones dadas por LAS COMPAÑÍAS en materia de condiciones de pago de primas
y financiación de las mismas.
 Obrar siempre en el desarrollo de su actividad con observación de las políticas comerciales internas
de LAS COMPAÑÍAS.
 Informar a LAS COMPAÑÍAS en forma veraz y oportuna lo que conozca sobre la solvencia moral y
económica de sus clientes y que pueda ser determinante para LAS COMPAÑÍAS en la suscripción
de los riesgos.
 Guardar reserva de la información y datos que lleguen a su conocimiento y de cuya divulgación
pueda derivarse algún perjuicio para LAS COMPAÑÍAS, sus clientes u otros intermediarios de
seguros, obrando dentro del principio de libre y leal competencia.
 Suministrar a LAS COMPAÑÍAS la información que ésta le solicite tendiente a aclarar sus cuentas
en desarrollo de lo estipulado en la cláusula anterior.
 Observar y cumplir las normas de Prevención para el Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo, y de Gobierno Corporativo que tiene establecidos LAS COMPAÑÍAS.
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 Actualizar, al menos en forma anual o cuando las circunstancias así lo determinen, la información
suministrada a LAS COMPAÑÍAS respecto del intermediario así como el certificado de existencia y
representación legal expedido por la Cámara de Comercio (para el caso de las agencias y agentes),
copia del certificado vigente de inscripción en el RUT y el formulario de vinculación de clientes
establecido por las normas de prevención del lavado de activos.
 Devolver a LAS COMPAÑÍAS los formularios y documentos que tenga en su poder a la terminación
del contrato, o cuando LAS COMPAÑÍAS se lo solicite.
 Cumplir los compromisos adquiridos con LAS COMPAÑÍAS.

5. PROHIBICIONES

Se prohíbe a los Intermediarios:

 Realizar prácticas desleales de comercialización de los productos o servicios de LAS COMPAÑÍAS.

 Ofrecer a sus clientes o proveedores sus servicios o experiencia profesional a título personal.
 Colocar seguros en condiciones distintas de las ofrecidas por LAS COMPAÑÍAS, con engaño para
el asegurado.
 Ceder parte alguna de sus comisiones en favor de los asegurados, ofrecer beneficios que la póliza
no garantiza o exagerar estos.
 Sugestionar a los asegurados con miras a dañar negocios suscritos por otras agencias, agentes o
corredores de LAS COMPAÑÍAS o de otra aseguradora.
 Incurrir en conductas que puedan calificarse a juicio de LAS COMPAÑÍAS como competencia
desleal y en especial le está prohibido aceptar u otorgar amparos o comprometerse a asumir
riesgos a nombre de LAS COMPAÑÍAS sin previa autorización para ello.
 Conceder plazos o beneficios no autorizados por LAS COMPAÑÍAS para el pago de las primas, así
como retener los dineros que recaude y que provengan de los seguros colocados en LAS
COMPAÑÍAS.
 Cobrar o recaudar primas superiores a las liquidadas y facturadas por LAS COMPAÑÍAS.
 Transferir dineros transitoria o permanentemente a cuentas bancarias personales o de vinculados
familiares, o terceros que no tengan relación con el desarrollo de la operación de LAS COMPAÑÍAS.
 Modificar, añadir, corregir o enmendar las pólizas y documentos expedidos por LAS COMPAÑÍAS,
así como retirar o retener partes de estos, aunque esto no ocasione perjuicios a la misma.
 Facilitar a terceros u otros intermediarios la utilización de su vinculación (clave) con LAS
COMPAÑÍAS para la generación de negocios que dicho tercero o intermediario no puede canalizar
por no tener un vínculo vigente con LAS COMPAÑÍAS
 Hacer propagandas de cualquier naturaleza y tipo u ofrecer beneficios a nombre de LAS
COMPAÑÍAS.
 Hacer uso de la imagen de LAS COMPAÑÍAS o de sus logotipos o enseñas comerciales en
cualquier tipo de documento o material sea este impreso o digital.

6. MANEJO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA

Los Intermediarios no podrán utilizar ningún tipo de información del cliente para beneficio propio o de
terceros en detrimento de la seguridad del cliente asegurado o tercero.
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Tampoco podrán revelar intencionalmente información de propiedad de LAS COMPAÑÍAS, sistemas de

información, datos e información de proveedores u otros intermediarios.

Todo lo anterior excepto en casos de autorización previa, expresada por escrito por parte del cliente,
proveedor, o de los otros intermediarios o por requerimiento de autoridad competente o mandato
constitucional o legal.

7. INHABILIDADES

El intermediario debe declarar no encontrarse incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad que lo

limite o le impida la actividad definida en los términos del contrato de vinculación con LAS COMPAÑÍAS, las
siguientes son inhabilidades:

Corredores de seguros:

De los corredores de seguros, no podrán ser socios las personas jurídicas:

a. Que tengan primas de seguros propios o de su clientela comercial que excedan el veinte por ciento
(20%) del total de las que el corredor de seguros obtenga directamente en el año.

b. Que tengan un socio o administrador inhabilitado para ser socio de una sociedad corredora de
seguros.

De los corredores de seguros, no pueden ser socios las personas naturales que:

a. Que estén inscritas como agentes colocadores de seguros en los ramos donde el corredor de
seguros pueda servir de intermediario al público.

b. Que tengan la calidad de empleados públicos o trabajadores oficiales, o pertenezcan a cuerpos

públicos colegiados. Se exceptúan de esta disposición quienes solamente desempeñen funciones
docentes.

c. Que sean directores, gerentes, administradores o empleados de instituciones bancarias y de crédito.

d. Que sean socios, directores, administradores o empleados de empresas comerciales, cuando las
primas correspondientes a los seguros de dichas empresas o de su clientela comercial excedan el
veinte por ciento (20%) del total de las que obtengan anualmente para las compañías aseguradoras
con las cuales sirva de intermediario el corredor de seguros.

e. Que sean menores de edad y los extranjeros no residentes en el país por más de un año.

f. Que sean directores, gerentes y funcionarios de compañías de seguros o de capitalización.

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Agentes

No son hábiles para actuar como agentes colocadores:

a. Quienes ejerzan cargos oficiales o semioficiales o pertenezcan a cuerpos públicos colegiados. Se

exceptúan de esta disposición, quienes solamente desempeñen funciones docentes.

b. Los directores, gerentes, administradores o empleados de instituciones bancarias y de crédito.

c. Los socios, directores, administradores o empleados de empresas comerciales, cuando las primas
correspondientes a los seguros de dichas empresas o de su clientela comercial, excedan el veinte
por ciento (20%) del total de los que obtengan anualmente para las compañías aseguradoras que
representen.

d. Los menores de edad y los extranjeros no residentes en el país por más de un año.

e. Los directores, gerentes y funcionarios de compañías de seguros o de capitalización.

Agencias:

No podrán dirigir las agencias colocadoras aquellas personas que se encuentren en los casos siguientes:

a. Cuando la agencia sea dirigida por una sociedad de comercio, si las primas correspondientes a los
seguros propios de ésta o de su clientela comercial exceden el veinte por ciento (20%) del total de
los que obtenga directamente en el año para las compañías aseguradoras que represente;

b. Cuando la sociedad de comercio que dirija la agencia, tenga algún socio o administrador que esté
inhabilitado para actuar como agente colocador de seguros;

c. Cuando la persona natural que haya de dirigir la agencia se encuentre en alguno de los casos
previstos por el numeral 6 del artículo 41 del presente Estatuto, y

d. Cuando el director de la agencia o alguno de los socios o administradores de la sociedad, según

sea el caso, estén inscritos como agentes colocadores de los ramos de seguros que la agencia
pueda válidamente ofrecer al público.

8. CONFLICTOS DE INTERÉS

Los Intermediarios:

Evitarán situaciones generadoras de conflictos de interés frente a sus clientes, proveedores, demás
colaboradores, otras aseguradoras y terceros en general.

Se abstendrán de solicitar y recibir de clientes y proveedores, cualquier contraprestación pecuniaria o de

bienes materiales a cambio de la prestación de los servicios suyos o de LAS COMPAÑÍAS.
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Toda contratación de seguros y trámite de indemnizaciones se hará con total transparencia y no obteniendo
ventaja personal no autorizada en la ejecución de la operación.

No podrán utilizar la imagen, la reputación o nombre de LAS COMPAÑÍAS, con el fin de obtener beneficios
o favores para sí o para terceros.

No podrán recibir regalos ni atenciones, directa o indirectamente, para favorecer a un tercero cliente,
proveedor o intermediario, en detrimento de los beneficios de LAS COMPAÑÍAS.

La inobservancia de cualquiera de las normas contenidas en éste Código de Ética y Conducta aplicable a
las personas que ejerzan la intermediación de seguros, será considerada como violación grave de sus
obligaciones y será causal suficiente para dar terminación a las relaciones comerciales.

9. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES AL INCUMPLIMIENTO DE ESTE CÓDIGO DE

ÉTICA Y CONDUCTA

Sanciones. Las siguientes son las sanciones que LAS COMPAÑÍAS puede imponer a un intermediario:

a) Amonestación o llamado de atención;

b) Aplicar los mecanismos contractuales consagrados en los contratos suscritos con los intermediarios;

c) Suspensión o inhabilitación para comercializar productos de LAS COMPAÑÍAS;

10. MECANISMOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN DE GARANTIZAR EL ACCESO

E INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR FINANCIERO

LAS COMPAÑÍAS velarán por el cumplimiento de la obligación de garantizar el acceso e información al

consumidor financiero entre otros, mediante los siguientes mecanismos:

- Cláusulas especiales en los contratos que se firmen con los intermediarios de seguros.
- Exigencia de la observancia del presente Código.