REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION

INSTITUTO POLITECNICO UNIVERSITARIO “SANTIAGO MARIÑO”

Importancia de
Los manuales administrativos

BACHILLER:
ANDREA OJEDA

C.I 28.069.286
ING. INDUSTRIAL

INTRODUCCION

Los manuales son una guía de instrucciones de todos los procedimientos de las actividades que las personas
realizan en un área específica de una empresa.  Como objetivos y beneficios es de fijar políticas, definir
funciones, determinar y delimitar responsabilidades, permitir ahorro de tiempo, evitar desperdicios, reducir
los costos, facilitar la selección de personal, construir una base, servir base de adiestramiento, comprender el
plan de la empresa. Los manuales tienen normas y procedimientos que se utilizan dentro de la organización
para realizar por secuencia lógica cada una de las actividades, unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar
duplicaciones. Las normas y procedimientos ayudan a tener actividades que integran los procesos, se
complementan con diagramas de flujo, formularios, reportes que se usan en cada uno de los procedimientos
que se realizan en la institución. Todo manual debe contener información detallando cada una de las
actividades que realiza cada responsable que trabaja en un departamento; es decir, paso a paso lo que debe
realizar y quien es el responsable de cada tarea.  Todo proceso exige llevar el seguimiento de las acciones a
través de serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados entre otros.

Importancia de los manuales administrativos

Los manuales administrativos son instrumentos de apoyo para el buen funcionamiento de la organización, ya que contienen
información amplia y detallada acerca de sus funciones, base legal, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas,
grado de autoridad y responsabilidad, puestos en general, etc.

Uno de estos manuales es el de organización e información, que por lo regular contiene una visión en conjunto de la
institución; además, precisa las funciones, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.

Los manuales administrativos, en general, son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la
empresa. Cabe aclarar que al mencionar documentos se refiere tanto al papel, como a documentos archivados en una
computadora, un disco compacto o una memoria USB.

Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de información: de organización, de procedimientos, de
áreas funcionales, de operación, entre muchos otros; es decir, los manuales presentan una visión de conjunto del
organismo social, así como la ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes del mismo, con el fin de
propiciar la uniformidad del trabajo.

Es importante que cuente con manuales administrativos, ya que ayudan a informar y orientar la conducta de los integrantes
de tu empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deben seguir para cumplir con los objetivos
trazados.

Los manuales incluyen normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del
tiempo y su relación con las funciones, procedimientos y la organización de la empresa.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica muy útil para lograr una eficiente administración ya que sirve
como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la
cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa.

Uno de los mayores problemas de la humanidad es y ha sido la mala comunicación, esta, puede producir divorcios y hasta
guerras mundiales y por ende una mala comunicación en nuestra empresa puede ocasionar grandes dolores de cabeza

Algunos de los problemas más comunes en las empresas en México y en gran parte de Latinoamérica, es que los empleados
no siempre entienden las funciones que deben desempeñar o se encuentran confundidos en ellas, lo anterior no es por falta
de capacidad, sino más bien, por otros factores como:

• Indicaciones contradictorias e inconsistentes

• Falta de control sobre el trabajo
• Escasa o nula claridad en las funciones
• Limitado sentido de pertenencia

Dichos puntos son actualmente considerados por la OMS como Factores de Riesgo Psicosocial en el trabajo, los cuales son
incluso, parte de las acciones que aborda la NOM-035 y son estos los principales motivos por lo que existe una gran rotación
de personal

Estas situaciones desafortunadamente son frecuentes tanto en las micro, pequeña, mediana y hasta en las grandes
empresas, lo que hace fundamental la implementación de manuales de procedimientos
Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la
ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades
administrativas que lo constituyen. En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la
administración concernientes a políticas, organización y procedimientos.

Es importante que todos los colaboradores conozcan y entiendan la visión, misión y valores a los que se orienta la
organización, así mismo, comprendan las funciones que su puesto requiere, objetivos, características, requisitos y
responsabilidades y cuál es el alcance de estas funciones.

En síntesis, los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes,
legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para el mejor desempeño.

A lo largo de nuestro camino, en Eguía Coaches, hemos entendido la necesidad de sistematizar el funcionamiento de una
empresa de una manera más coordinada y eficaz, por lo que hemos diseñado 6 manuales de procedimientos:

• Inducción (Historia, Misión, Visión, Valores, Servicios)

• Políticas y Procedimientos Administrativos

• Recursos Humanos

• Perfil de Puestos

• Puestos y Funciones

• Entrevista de Salida

Enfocados en dotar a tú organización de poderosas herramientas de administración y gestión, mismas que la llevaran a un
nuevo nivel de mejora continua.

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos
administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que
contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el
aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de
información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales
se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier
área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.
 CONCLUSION
Los Manuales Administrativos en cualquier organización es una necesidad, de que las políticas sean respetadas, de
reducir errores operativos, evitar que los cambios en el sistema organizacional surja de una decisión demasiado rápida,
reducir el periodo de capacitación de los empleados, facilitar la inducción de los nuevos empleados a los nuevos puestos.
Estas y otras necesidades son suficientes para justificar la elaboración de los Manuales Administrativos.

Existe aún otra justificación de mucho peso para la elaboración de los Manuales Administrativos, son ordenamientos
juridicos marcados en la Ley orgánica de la Administración Pública Federal y en el Reglamento Interior de la Secretaria de
Hacienda y Crédito Público. Dichos ordenamientos en muchas ocasiones pueden causar que las organizaciones autoricen
la elaboración de éstos manuales solamente para cumplir un requisito ante Hacienda y dejan por un lado los verdaderos
motivos que deben impulsar la elaboración de los manuales, reflejándose en la calidad de los mismos ya que no
satisfacen ninguna de las necesidades mencionadas

Mucha veces se nos encomienda un trabajo y no tenemos idea de como comenzarlo, las Bases para la elaboración,
integración, actualización y distribución de los Manuales Administrativos, nos da una herramienta muy útil de como
organizar la elaboración de los Manuales, nos muestra paso a paso el procedimiento que se llevó para la elaboración de
los Manuales Administrativos del INEGI, quién es el responsable en este caso especifico de la elaboración de los mismos
(para los manuales del INEGI el responsable es el titular del área administrativa) y en forma más general nos proporciona
la idea de quien pudiera ser el responsable en cualquier otra organización Se recomienda pues, que se adapte y se utilice
como guía para realizar los Manuales Administrativos de cualquier organización