SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN 01

(SG-SST)
CODIGO
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD PROCEDIMIENTO DE CONTROL SRQ-SST-P-004
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1. OBJETIVO

Definir controles para la elaboración, aprobación, implementación, control y manejo de

documentos del SG-SST, el almacenamiento, acceso, Revisión, protección y disposición
de los registros en SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S.

2. ALCANCE

El presente procedimiento afecta a todos los documentos y registros que formen parte del
SG-SST, y a todos los documentos recibidos de las partes externas que intervengan en
actividades sujetas a dicho sistema.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Líder del Sistema de
Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Líder el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
➢ Asesorar a los trabajadores en la documentación del SG-SST en forma coherente,
congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza de la empresa.
➢ Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento.

4. METODOLOGIA

Todos los documentos generados por el SG-SST de SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S.

deberán tener las siguientes características:

4.1. Encabezados. Los documentos del SG-SST de la empresa, los procedimientos,

planes, fichas técnicas, instructivos, entre otros, tendrán el siguiente encabezado:

SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD Y SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN 01

(SG-SST)
CODIGO
GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
POLITICA DE SST
EN EL TRABAJO Página

Los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de SIMEC RQ

INGENIERIA S.A.S. dependiendo de las necesidades de los procesos, se identifican de la
siguiente forma:

Estructura del Código: SRQ-SST-YY- #

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SRQ: Es el prefijo que identifica el nombre de la empresa

SST: Es el prefijo que identifica la pertenencia al SG-SST.

Y: 2 letras que indican a que proceso pertenece el documento

#: Es un número consecutivo del documento.

4.2. Pie de Página

Se ubica en la primera hoja de todos los documentos del SG-SST

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:

4.3. ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ

▪ Nombre De quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento.

▪ Cargo: Cargo que ocupa quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento, según
sea el caso

▪ Fecha: día/mes/año de elaboración, revisión y aprobación del documento

4.4. Código identifica al documento de acuerdo al tipo de documento, el proceso al que

pertenece, utilizando la siguiente codificación.

Prefijo PROCESO
SRQ SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S.
SST Seguridad y Salud en el Trabajo
YY Proceso al que Pertenece

Prefijo TIPO DE DOCUMENTO

PO Política
PG Programa
P Procedimiento
F Formato
MA Manual
M Matrices
P Procedimientos
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R Reglamentos
PA Planes
I Inspecciones

5. CUERPO DEL DOCUMENTO

Para la realización del cuerpo del documento se realizará teniendo en cuenta la siguiente
información, utilizando la nomenclatura determinada a continuación. El cuerpo de trabajo
debe realizarse siempre con Arial 11, cuando se realice tablas o cuadro se puede reducir el
tamaño de la letra para ajustar al contenido.

➢ Objetivo. Define el tema y el propósito del documento, procedimiento u otro

documento. Sirve para complementar la información del título.

➢ Alcance. Establece los límites de aplicabilidad de los documentos del Sistema de

Gestión de Calidad.

➢ Precisiones y/o condiciones generales Hace referencia a las aclaraciones que

sea necesarias como efectuar políticas, recomendaciones, instrucciones,
aplicaciones de uso (cuando se usa y como se usa).

➢ Responsable. Indica el cargo de la(s) persona(s) de la empresa a cargo de la

aplicación del documento.

➢ Metodología y/o descripción del proceso. Se realiza una descripción detallada en

párrafo de las actividades a realizar, indicando el responsable de la misma.

➢ Formatos aplicables. Recopilación de formatos nombrados en el desarrollo del

documento y que aplican para el desarrollo del procedimiento programa.

➢ Definiciones. Contiene la lista de términos técnicos con sus definiciones y la

equivalencia de palabras y abreviaturas que se emplean en el procedimiento y se
consideran convenientes incluir dentro del documento, para su mayor comprensión.

➢ Historial de cambios Incluye las dos últimas versiones del documento, en cada
una, la descripción de la modificación realizada y referencia los cargos a los cuales
se distribuye el documento. Esta debe realizarse en la siguiente tabla.
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FECHA DE VERSIÓN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIÓN MODIFICADA
01 Original

6. CONTROL DE DOCUMENTOS

CÓDIGO
TIPO DE NOMBRE DEL FECHA DE ESTADO DEL MEDIO DE VIGENTE
SISTEMA VERSIÓN UBICACIÓN RESPONSABLE
DOCUMENTO DOCUMENTO APROBACIÓN DOCUMENTO SOPORTE DESDE
SIGLA NÚMERACIÓN

Identificación de la necesidad de crear o modificar documentos. El personal de la

empresa SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S identifica la necesidad de crear o modificar un
documento, teniendo en cuenta la importancia del mismo, como apoyo en el proceso del
SGSST.

Aprobación de documentos. Todos los documentos, elaborados para el SGSST, serán

aprobados por Gerencia de la empresa SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S registrando la
fecha de aprobación de estos documentos en el formato.

Elaboración o modificación de documentos. El encargado o Consultor Externo elabora

o modifica el documento solicitado, se le asigna el código en caso de ser un documento
nuevo o se modifica la versión cuando el documento ya existe.

Difusión o distribución. El encargado o Consultor Externo, realiza la entrega del

documento creado o modificado, en medio físico o magnético al personal requerido,
oficializando esta actividad con la firma de recibido, recoge las copias obsoletas,
identificándolas con una “X” por el lado de la hoja utilizada. Estas copias son utilizadas
como papel de reciclaje y en caso de contener información confidencial de la empresa, el
mismo se destruye.

El asesor de SST relaciona los documentos internos en el “SRQ-SST-LM-001 LISTADO

MAESTRO DE DOCUMENTOS”, así se tendrá un índice actualizado de los documentos
del SGSST y las fechas de las actualizaciones.

7. REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El responsable de SST, tendrá la responsabilidad de revisar los documentos que apliquen

al SGSST, con el propósito de evaluar la pertinencia y las necesidades de posibles cambios
a los mismos. Durante las auditorías internas realizadas al SG-SST o las realizadas por
entes externos, se realizará una segunda revisión para garantizar el cumplimiento de la
normatividad. Esta información será revisada en el SRQ-SST-LM-001 Listado Maestro de
Documentos y Registros.
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8. CONTROL DE REGISTROS

La empresa SIMEC RQ INGENIERIA S.A.S, garantizara la legibilidad de los registros

aplicados en las siguientes condiciones:

➢ Serán con letra legible (preferiblemente imprenta).

➢ Deberán llenarse todos los espacios
➢ Debe llenarse a tinta o digital.
➢ Evitar tachones y enmendaduras.
➢ Firmar con el nombre de la persona que lo diligencia si aplica.
➢ Nombres del cargo si aplica.
➢ Los registros deben utilizarse en tiempo real.
➢ Hacerlo en consecutivo si aplica.
➢ Archivarlo en el sitio y la carpeta correspondiente.
➢ Diligenciar observaciones y recomendaciones si son necesarios.
➢ Tener en cuenta las copias, si se requiere.

Los registros serán controlados a través del “SRQ-SST-LM-001 Listado Maestro de

Documentos y Registros”.

9. PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN PARA CREAR, MODIFICAR Y

RETIRAR UN DOCUMENTO

REGISTRO/
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
IDENTIFICAR NECESIDAD DE CREAR MODIFICAR
O RETIRAR DOCUMENTO.
Todo trabajador puede manifestar a Gerencias o Todos los Correo Electrónico de
1
encargado SST, los requerimientos de elaboración, trabajadores la empresa
modificación o retiro del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.
EVALUAR LAS NECESIDADES PRESENTADAS.
Analizar la viabilidad de creación, modificación, Formato Solicitud de
anulación de documentos. Creación,
Encargado de la
2 Si el análisis de la necesidad avala la solicitud, esta se modificación o retiro
SST
consigna en el Formato Solicitud de Creación, de documentos y
modificación o retiro de documentos y registros; y se registros
envía al Encargado de la SST.
AUTORIZAR LA ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O
RETIRO DE DOCUMENTOS. Solicitud de
Recibe formato de Solicitud para crear, modificar o Creación,
Encargado de la
3 retirar documento, evalúa la pertinencia del modificación o retiro
SST
requerimiento a la luz del cumplimiento de los requisitos de documentos y
legales, de las normas y de su impacto en el Sistema registros
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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Si es avalado da respuesta al Encargado SST.

Continúa actividad 4.
Si no es avalado, incluye la respectiva justificación. Fin
del procedimiento.
Si es una anulación o retiro de obsoleto continúa en la
actividad 11.
ELABORAR O MODIFICAR LOS DOCUMENTOS
El responsable de la elaboración o modificación del
documento, lo elabora o modifica según corresponda,
Encargado de la Documento
4 teniendo en cuenta el Procedimiento para el control de
SST Preliminar
registros.
Si es una modificación se registran en la sección
“control de cambios”, las modificaciones significativas.
REVISAR EL DOCUMENTO.
Revisar si el documento está acorde con las directrices
establecidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo y por lo tanto en la normatividad Encargado de la
5
vigente. SST
Si no cumple se devuelve a la Actividad 4 a quien lo
elaboró para que realice los ajustes requeridos.
Se procede a su codificación.
CODIFICAR EL DOCUMENTO.
Se revisa que el documento cumpla con los aspectos
formales establecidos en el presente procedimiento. Se
asigna el código, número de versión y fecha de acuerdo
Encargado de la Documento
6 con las directrices establecidas.
SST Codificado
Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido
en el numeral 4.4 del presente procedimiento de control
de documentos y registros del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST.
Encargado de la
APROBAR EL DOCUMENTO
SST
El documento es aprobado y adoptado con las firmas
7 Representante Documento Firmado
correspondientes en la sección Control de Documentos.
Legal
Se deberá gestionar su publicación.

ACTUALIZAR LISTADO MAESTRO DE

DOCUMENTOS. Encargado de la
Listado Maestro de
8 Se actualiza el Listado Maestro de Documentos con el SST
Documentos
nuevo documento o con la información del documento
modificado.
ARCHIVAR DOCUMENTO
El documento original con las firmas de los Encargado de la
9 responsables de su elaboración, revisión y aprobación SST
se mantendrá bajo custodia en el archivo en la oficina
de administración el cual debe reposar por 20 años
DISTRIBUIR Y DIVULGAR
Comunicar al trabajador que realizó la solicitud, la Encargado de la
Correo Electrónico de
10 publicación del documento. SST
la empresa
Identificar el personal relacionado con el documento e
informar vía correo electrónico, los cambios o
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modificaciones en el mismo, así como si se trata de una

creación.
Hacer la divulgación de los documentos para asegurar
su entendimiento, comprensión e implementación
inmediata, e informar la localización o ruta de acceso
donde pueden consultar el documento.
RETIRAR EL DOCUMENTO OBSOLETO
Se hace la actualización en el Listado Maestro de
Documentos, se descargan los documentos anulados u Encargado de la
Listado Maestro de
11 obsoletos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud SST
Documentos
en el Trabajo y al documento físico se le coloca un sello
OBSOLETO.
Se actualiza el Listado Maestro de Documentos.
COMUNICAR DOCUMENTO OBSOLETO
Una vez retirado el documento del Listado Maestro de Encargado de la
Correo Electrónico de
12 Documentos y del Sistema, se debe informar a los SST
la empresa
trabajadores interesados acerca de su retiro para evitar
su uso no intencionado.

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NOMBRE RESPONSABLE DILIGENCIARLO

Listado Maestro de Documentos Consultor/ Líder SG-SST
Formato Solicitud de Creación,
modificación o retiro de Consultor /Líder SG-SST
documentos

11. GLOSARIO

➢ Copia Controlada: Copia de un documento del SG-SST Interno o Externo

entregada a la persona específica, la cual debe ser reemplazada por una versión
nueva cada vez que se genere, se identifica porque tiene el sello de “COPIA
CONTROLADA”.

➢ Copia No Controlada: Copia de un documento del SG-SST Interno o Externo

entregada a la persona específica, sin compromiso de actualización a las nuevas
versiones, se identifica porque no tiene ningún tipo de sello.

➢ Documento: Información y su medio de soporte.

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➢ Documentos Externos: Documentos requeridos y utilizados por el SG-SST que

son generados por entidades diferentes a la empresa SIMEC RQ INGENIERIA
S.A.S
➢ Documentos internos: Todos los documentos del SG-SST que se generan por la
organización.
➢ Documento Obsoleto: Documento que no tiene vigencia, o ha sido reemplazado
por otro.
➢ Especificaciones: Documento que establece requisitos.
➢ Información: Datos que posee un significado.
➢ Instructivo: Documento que describe la secuencia de pasos para realizar una
actividad o proceso.
➢ Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso.
➢ Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas.
➢ SG-SST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

12. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA DE VERSIÓN
CAMBIOS REALIZADOS
MODIFICACIÓN MODIFICADA
01 Original