ORGANIZACIÓN

DOCENTE - SONIA P ROJAS A.

 PROCESO ORGANIZACIONAL

División de trabajo Coordinación

DIVISIÓN DE TRABAJO

Es la delimitación de funciones con

el fin de realizar actividades con
mayor precisión, eficiencia y
especialización, mediante la
simplificación de los procesos y el
trabajo. (Munch, 2014, pág. 57)
ETAPAS DE LA DIVISIÓN DE TRABAJO
DIVISIÓN DE TRABAJO
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Se realiza la descripción de los macroproceso,
procesos y funciones primordiales que se
desarrollan en la organización
DEFINICIÓN DE FUNCIONES Se eligen las funciones más importantes
CLASIFICACIÓN Se agrupan cada una de las funciones de
acuerdo con los macroprocesos

DEFINIR LINEAS Se definen las líneas de comunicación e

interrelación
DEFINICIÓN DE MICROPROCESOS Se definen los procesos por áreas o
departamentos
JERARQUIZACIÓN

Corresponde a la estructura de la empresa por centros

de autoridad y comunicación que se relacionan entre sí.
Existen diferentes tipos de autoridad lineal, funcional y
staff.
LINEAL

• Lineal: su autoridad y la toma

de decisiones se agrupa en
Gerente general
una sola persona; el superior
asigna responsabilidades del
trabajo a los subalternos; la Subgerentes
responsabilidad y autoridad
se comunica en una sola línea.
Autoridad de línea Directores
______________
 FUNCIONAL

• Funcional: agrupa funciones

de acuerdo con las áreas Gerencia
genereal
funcionales de la empresa
______________ Director Director de
Financiero producción

Proceso
Contabilidad Tesoreria Compras
productivo
 STAFF

• Esta estructura
corresponde a la ayuda, Gerente
General
apoyo y asesoramiento Asesor jurídico
de especialistas con
respecto al manejo de Subgerente Subgerente

conocimientos a la
autoridad de línea. Director Director Director
 DEPARTAMENTALIZACIÓN

se realiza a través de una división orgánica que permite a las empresas desempeñar sus actividades con
eficiencia, para departamentalizar deberá seguir con las siguientes etapas:
Definir el proceso
Listar y clasificar todas las funciones
Ordenarlas de acuerdo a su jerarquia
Asignar actividades a cada departamento
Asignar responsabilidades, funciones y puestos
Establecer líneas de comunicación e interrelación
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es
diseñada por los gerentes, este
proceso implica tomar decisiones
con respecto a la asignación de
trabajos especializados, reglas de
comportamiento de los
colaboradores y el nivel de
decisiones.
 TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONAL

GERENCIA
FINANCIERA
Agrupan actividades
similares según su función
Contabilidad Presupuesto Tesoreria Cartera
principal.
 TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
POR PRODUCTOS
La departamentalización
se realiza por líneas de
producto, esta estructura
GEREN CIA DE PRODUCCIÓN
se da principalmente en las
industrias
División División de División de División de
de bebidas enlatados dulceria aceites
 TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
GEOGRAFICA O POR TERRITORIOS
Esta estructura se da
principalmente las
actividades realizadas por
Gerencia
las áreas están alejadas
Suramericana físicamente de la empresa.
Por lo general se utiliza en
Chile Peru Argentina Colombia
el área de ventas.
 TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
POR PROCESOS

Se diseñan departamentos
orientados a los procesos.
PROCESO

Maquinado
Corte Union Ensuelado
del corte
PORQUE REVISAR LA
ESTRUCTURA

El planteamiento de nuevas
estrategias en las empresas para
lograr la competitividad, exige que
estas revisen si la estructura
organizacional actual es adecuada
para llevar a cabo los nuevos retos y
crear valor para la empresa.
FACTORES QUE AFECTAN
LA ESTRUCTURA

• El tamaño de la propia
organización.
• La disponibilidad y el uso de las
nuevas tecnologías.
• Los cambios en el entorno
industrial o sectorial.
• Los mercados a los que atiende la
organización.
• El grado de calificación de las
personas que laboran.
COORDINACIÓN

La coordinación es el proceso de
sincronizar y armonizar las
actividades para realizarlas con la
oportunidad y calidad requeridas.
(Munch, 2014, pág. 57). El trabajo se
basa en la coordinación, la cual
radica en establecer mecanismos de
esfuerzos donde las funciones y los
resultados se realicen sin duplicidad,
pérdida de tiempo y falta de
responsabilidad.
ACTIVIDADES DE UNA
ORGANIZACIÓN

Una vez establecidos los niveles

jerárquicos y los departamentos de
la empresa, se deberá definir las
actividades o labores que se van a
realizar en cada unidad de trabajo de
cada uno de los departamentos; para
la elaboración de las funciones se
establecen técnicas de análisis de
puestos de trabajo y su distribución
de actividades.
ELEMENTOS DE ANÁLISIS
DE LAS ACTIVIDADES

El análisis de las actividades se

realiza con base en los criterios de
productividad, finalidad, nivel y de
tipología
Criterios de productividad
Análisis de actividades bajo el enfoque del
incremento de productividad
Se distingue que actividades aportan valor agregado
al producto o servicio y cuales no lo aportan
La unidad de medida, será el tiempo estimado en
realizar la actividad
Tiempo total de la actividad (realización de la
actividad)
Tiempo total = tiempo total dedicado al trabajo
efectivo + tiempo total improductivo
Tiempo total del trabajo = tiempo total de trabajo
estricto + tiempo de trabajo suplementario por
deficiencias de diseño o especificaciones + tiempo
suplementario de trabajo por deficiencias en el
proceso
Tiempo de trabajo estricto: tiempo mínimo que se
necesita par aobtenre una unidad de producción o
para generar una unidad de servicio. Este tiempo
incorpora el valor añadido al producto o servicio
Tiempo de trabajo suplementario por deficiencias
de diseño o especificaciones: es el tiempo que se
incluye al trabajo estricto debido a que el producto
o servicio no ha sido diseñado óptimamente.
Tiempo de trabajo suplementario por deficiencias
de proceso: es el tiempo que se incluye al trabajo
estricto sin aportar valor añadido, deficiencias en el
proceso por mala utilización de maquinas o equipos
Tiempo improductivo: es causado por factor
humano y por el entorno en que esta inmersa la
organización; se interrumpe la labor por deficiencias
de la dirección, de los operadores y por otros
factores del entorno
Criterios de finalidad

Actividad de crecimiento: orientadas a un

Análisis de actividades por su finalidad (para funcionamiento mejor, más productivo de la
qué o para quién se realizan) unidad
El criterio de finalidad clasifica las actividades
Actividades externas: se dirigen al exterior de
en:
la unidad o departamento, es decir hacia otras
Actividades internas: actividades de unidades de la organización o hacia los
mantenimiento y actividades de crecimiento clientes.
Actividades externas: actividades enfocadas a
otros departamentos de la organización y
actividades enfocadas a los clientes

Actividades internas: beneficiario la propia

unidad o departamento donde se realizan

Actividades de mantenimiento: orientadas a

mantener el funcionamiento del
departamento unicamente
Criterio de nivel
Se refiere a la distribución de las actividades
entre el personasl
Las actividades pueden ser técnicas y no
técnicas
Se identifca a que tipo de personal son
asignables según su nivel de formación
Criterio de tipología
Clasificar las actividades dentro de una
tipología reducida de actividades estándar
Actividad estándar: Comunicaciones, diseño
de documentos y análisis de datos
Esta aplicación del criteio permite
comprender la naturaleza de las actividades y
adecuar los medio empleados para su
ejecución
ANÁLISIS DE LAS
ACTIVIDADES

La finalidad de la aplicación de los

criterios mencionados es obtener
una fotografía de la forma como
realizan las actividades en la
organización, con el fin de establecer
el diagnostico y ofrecer
recomendaciones para el
mejoramiento y el incremento de la
productividad.
Criterio de
productividad

Se da por la reducción de tiempo total de

trabajo y el tiempo improductivo. La primera
consiste en realizar estudios mediante el
ajuste de las normas de calidad a las
necesidades del proceso a través de las
diferentes técnicas de análisis del valor
(reducción de costos vs aumento de
utilidad). La segunda por medio de una
política para la planificación de la producción
y control de los materiales o el
mantenimiento de las maquinas o
condiciones de trabajo, aquí se tiene en
cuenta a los operadores en cuanto a la
motivación, ambiente laboral, disciplina y
medición de actividades.
Criterio de finalidad

El buen funcionamiento de la organización

va a la par con el predominio de las
actividades externas dirigidas a los clientes,
es decir las que producen un valor adicional
y las internas de crecimiento dentro de la
organización. En especial, un exceso de
importancia de las actividades internas de
mantenimiento puede ser indicativo de
alteración organizativa. Así mismo, un exceso
de actividad externa hacia otras unidades de
la organización, excepto cuando esté
plenamente justificado por la asignación de
funciones, puede ser otro indicativo de
alteración o disfunción.
Criterio de nivel

Distribución adecuada de las

actividades, es decir que estén
asignadas al personal que
corresponda de acuerdo con su
formación y capacidad, esto permite
que el desempeño de estas sea
mayor, así como la incorrecta
distribución trae consigo un menor
nivel de desempeño generando un
clima laboral en conflicto.
Criterio de tipología

El valor adicionado a las líneas sea

acorde con los costos de los recursos
utilizados, verificando la
descomposición de las actividades
de acuerdo con su tipología.
TÉCNICAS Y MEDIOS DE
MEJORA DE LAS
ACTIVIDADES

Las técnicas se basan en la información obtenida

de las actividades a partir de los diferentes
cuestionarios cualitativos y cuantitativos, así como
entrevistas a los directivos y colaboradores de la
organización; se deberá:
• Realizar un inventario detallado de todas las
actividades
• Cuantificar el desempeño de las diferentes
actividades por tiempo y persona
• Cuantificar el valor de las diferentes actividades
• Clasificar las actividades de acuerdo a cada
criterio establecido
• Identificar los costos de los recursos utilizados
GRACIAS